Ini Tugas Sekretaris Termasuk Kualifikasi dan Skill yang Dibutuhkan

(Image by pressfoto on Freepik)

Lancarnya tugas sekretaris menjadi salah satu kunci penting dalam kelancaran administratif perusahaan. Itulah kenapa masih banyak perusahaan yang membutuhkan peran sekretaris.

Jadi, bagi yang tertarik berkarier sebagai sektretaris, kamu punya peluang yang cukup menjanjikan.

Bahkan di tengah pesatnya perkembangan teknologi seperti sekarang, fungsi sekretaris di kantor masih tidak tergantikan.

Namun, karena perubahan zaman pula, kualifikasi untuk menjadi sekretaris turut mengalami perkembangan.

Lantas, apa saja skill sekretaris yang perlu kamu kuasai untuk meningkatkan daya saing sebagai sekretaris?

Yuk, kita bahas selengkapnya di bawah ini! Tapi sebelum itu, mari kenalan lebih jauh dengan profesi sekretaris terlebih dulu!

• Sekretaris berbeda dari asisten pribadi
• Mengapa profesi sekretaris masih relevan di era digital?
• Peluang karier untuk sekretaris
• Tugas sekretaris yang utama
• Kualifikasi pendidikan yang diperlukan
• Skill sekretaris yang wajib dimiliki
• Soft skill sekretaris yang dibutuhkan
• Etika dan profesionalisme
• Bahasa asing sebagai nilai tambah
• Keterampilan teknologi yang perlu dipelajari
• Kesimpulan tentang tugas sekretaris
• Pertanyaan seputar tugas sekretaris

Sekretaris berbeda dari asisten pribadi

Masih banyak orang menganggap bahwa sekretaris sama dengan asisten pribadi. Padahal, keduanya memiliki peran yang berbeda, baik dari segi tugas dan lingkup pekerjaan.

Pada umumnya, sekretaris fokus pada tugas-tugas administratif yang lebih luas. Misalnya seperti pengelolaan dokumen, manajemen jadwal, dan koordinasi tim.

Sekretaris bekerja untuk satu atau lebih eksekutif di perusahaan.

Sementara itu, asisten pribadi lebih sering menangani kebutuhan pribadi atasan. Contohnya seperti mengatur perjalanan atau mengelola keuangan.

Itulah kenapa asisten pribadi biasanya bekerja secara eksklusif untuk satu individu, baik itu direktur, selebritas, atau tokoh publik lain.

Mengapa profesi sekretaris masih relevan di era digital?

Keahlian interpersonal merupakan salah satu alasan kenapa sekretaris masih relevan di era digital. Sekretaris harus membangun dan menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.

Nah, keahlian dalam berkomunikasi dan empati inilah yang sulit digantikan oleh teknologi.

Kemudian, sekretaris juga mampu memahami nuansa budaya dan sosial dalam berbagai situasi.

Kemampuan memahami nuansa budaya dan sosial dalam berbagai situasi ini memungkinkan mereka untuk bertindak sebagai perantara yang efektif dalam menjaga image positif perusahaan.

Tak berhenti sampai situ, sekretaris pun harus mampu beradaptasi dengan perubahan yang cepat. Baik itu perubahan dalam prosedur kerja, teknologi, hingga kebutuhan pimpinan.

Berbagai kondisi tersebut membuat banyak perusahaan membutuhkan peran sekretaris. Jadi, tidak mengejutkan jika profesi satu ini menawarkan peluang karier yang cukup menjanjikan.

Peluang karier untuk sekretaris

Tiap perusahaan memiliki jenjang karier yang berbeda untuk posisi sekretaris. Namun, pada umumnya, peluang karier untuk profesi sekretaris mencakup jenjang berikut:

1. Sekretaris junior: menangani tugas-tugas administrasi dasar.
2. Sekretaris senior: mengelola tugas sekretaris yang lebih kompleks.
3. Asisten eksekutif: membantu eksekutif tingkat C (CEO, CFO, COO) dalam berbagai tugas.
4. Manajer administrasi: memimpin tim administrasi perusahaan.

Tugas sekretaris yang utama

Untuk meningkatkan peluang peningkatan karier sebagai sekretaris, kamu harus mampu menjalankan tugas sekretaris dengan baik. Berikut beberapa tugas sekretaris pada umumnya:

1. Mengelola jadwal, pertemuan, dan rapat

Sebagai sekretaris, kamu bertanggung jawab menjadwalkan pertemuan/rapat, baik internal maupun eksternal.

Tugas mengelola jadwal meeting ini mencakup pengaturan waktu, tempat rapat, hingga perlengkapan yang dibutuhkan saat rapat.

Sekretaris juga bisa bertugas untuk membuat notulen rapat dan memberikan reminder rapat tertentu.

2. Menyiapkan dan menyusun laporan/dokumen penting

Untuk mendukung kebutuhan program administrasi perusahaan, sekretaris harus mampu menyusun berbagai jenis dokumen.

Sebagai contohnya seperti laporan, surat, proposal, hingga presentasi. Selain itu, kamu juga perlu mengelola arsip dokumen-dokumen tersebut, baik secara fisik maupun digital.

3. Komunikasi dengan pihak internal dan eksternal

Dalam pekerjaan sehari-hari, sekretaris akan berkomunikasi dengan banyak pihak internal dan eksternal.

Tugas sekretaris ini mencakup koordinasi dengan departemen lain, menjawab telepon, hingga menerima tamu perusahaan.

4. Menangani korespondensi (surat)

Tugas sekretaris juga meliputi korespondensi. Kamu bertanggung jawab atas kegiatan surat-menyurat.

Sebagai contohnya seperti menyortir surat masuk, mengarsip surat-surat yang sudah selesai diproses, serta mengelola email masuk dan keluar.

Kualifikasi pendidikan yang diperlukan

(Image by jcomp on Freepik)

Pada umumnya, perusahaan mencari calon sekretaris dengan gelar D3 atau S1 dalam bidang administrasi, sekretaris, manajemen, atau bidang terkait lainnya.

Pendidikan formal di jurusan tersebut memberikan dasar kuat dalam komunikasi bisnis, manajemen, dan etika profesional yang dibutuhkan sekretaris.

Lantas, apakah lulusan dari jurusan lain tidak bisa menjadi sekretaris?

Tentu bisa! Untuk membekali diri dengan skill sekretaris yang relevan, kamu dapat mengikuti kursus, pelatihan, seminar, atau workshop yang berhubungan dengan bidang sekretaris.

Selain itu, tingkatkan juga nilai tambah dengan mendapatkan sertifikasi profesi sekretaris.

Carilah sertifikasi yang telah menerapkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) sesuai kebijakan Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

Pengalaman kerja sebagai faktor penentu

Selain pendidikan, biasanya perusahaan juga mempertimbangkan pengalaman kerja kandidat saat merekrut sekretaris.

Dengan memiliki pengalaman kerja relevan, artinya seseorang memiliki pemahaman tentang tugas-tugas sekretaris dan mampu bekerja di lingkungan kantor.

Berikut beberapa jenis pekerjaan yang umumnya dianggap relevan untuk posisi sekretaris:

• Sekretaris
• Asisten administrasi
• Resepsionis
• Asisten manajer
• Staf administrasi
• Customer service

Skill sekretaris yang wajib dimiliki

Syarat menjadi sekretaris tidak hanya mencakup kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja. Selain itu, kamu juga perlu menguasai beberapa skill sekretaris berikut ini:

Penguasaan software pengolahan data

Pekerjaan sekretaris akan berkutat dengan banyak data. Oleh sebab itu, kamu perlu menguasai Microsoft Word, Excel, dan Power Point untuk membuat dokumen, presentasi, dan mengelola data.

Alternatifnya, kamu juga bisa menggunakan Google Workspace, terutama untuk kolaborasi tim.

Kemampuan mengetik cepat dan akurat

Dengan mengetik cepat dan akurat, kamu bisa menyelesaikan tugas-tugas administratif secara efisien dan minim kesalahan. Berlatihlah teknik mengetik tanpa melihat keyboard (touch typing) untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi.

Pengelolaan email dan sistem komunikasi digital

Sekretaris harus mampu mengelola email secara efektif. Kemampuan ini meliputi organisasi inbox dan membalas email dengan cepat.

Selain itu, pahami pula cara menggunakan platform komunikasi digital seperti Zoom, Slack, dan Teams untuk berkomunikasi dengan pihak lain.

Manajemen file dan dokumen digital

Kuasai sistem pengarsipan untuk mengatur dan menyimpan file digital secara sistematis, sehingga nantinya memudahkan pencarian.

Kamu bisa menggunakan layanan cloud storage seperti Google Drive. Lalu, lakukan backup data dengan rutin untuk mencegah kehilangan data.

Soft skill sekretaris yang dibutuhkan

Selain keterampilan teknis, bekali juga dirimu dengan menguasai beberapa soft skill sekretaris. Soft skill sekretaris akan melengkapi keterampilan teknis dan meningkatkan nilai dirimu.

Kemampuan organisasi dan manajemen waktu

Sebagai sekretaris, kamu harus mampu menentukan tugas sekretaris mana yang paling mendesak untuk diselesaikan lebih dulu.

Itulah kenapa kamu perlu menguasai kemampuan organisasi, perhatian terhadap detail, dan manajemen waktu dengan baik.

Komunikasi efektif

Komunikasi efektif mencakup kemampuan komunikasi lisan dan tulisan secara jelas dan mudah dipahami.

Tak kalah penting, praktikkan juga active listening untuk mendengarkan lawan bicara dengan penuh empati.

Kemampuan multitasking

Pada beberapa situasi, kemungkinan kamu harus mengerjakan lebih dari satu tugas sekretaris sekaligus.

Oleh sebab itu, kuasai kemampuan multitasking agar seluruh tugas tersebut bisa selesai tempat waktu tanpa mengurangi kualitas pekerjaan.

Kemampuan berpikir kritis dan penyelesaian masalah

Saat berhadapan dengan masalah dalam pekerjaan, sekretaris harus mampu mengidentifikasi masalah tersebut dan mencari solusi efektif.

Di sinilah kemampuan berpikir kritis dan problem-solving berperan penting.

Kemampuan adaptasi

Jadilah pribadi yang fleksibel agar kamu mampu menyesuaikan diri dengan perubahan tuntutan tugas sekretaris maupun lingkungan kerja.

Bersikaplah terbuka terhadap perubahan sehingga kamu bisa lebih mudah menerimanya sebagai bagian dari pekerjaan.

Kemampuan bekerja dalam tim

Sekretaris tidak bisa bekerja sendirian. Oleh sebab itu, kuasai keterampilan teamwork agar bisa bekerja sama dengan rekan kerja demi mencapai tujuan bersama.

Bangunlah hubungan yang baik dengan rekan kerja maupun atasan.

Etika dan profesionalisme

(Image by pressfoto on Freepik)

Di samping keterampilan teknis dan soft skill sekretaris, syarat menjadi sekretaris juga melibatkan etika dan profesionalisme. Kedua hal tersebut penting untuk menjaga reputasi perusahaan maupun dirimu sendiri.

Kode etik profesi sekretaris

Kode etik adalah serangkaian pedoman yang mengatur sikap dan perilaku sekretaris dalam menjalankan tugasnya secara profesional.

Tujuannya untuk menjaga martabat profesi sekretaris dan melindungi kepentingan perusahaan. Berikut beberapa poin penting dalam kode etik profesi sekretaris:

• Profesionalisme: menampilkan sikap profesional dalam berperilaku, berbicara, dan berpakaian.
• Integritas: bertindak adil, jujur, dan bertanggung jawab dalam tiap tindakan.
• Kerja sama: mampu bekerja sama dengan rekan kerja secara baik.
• Loyalitas: loyal kepada perusahaan dan pimpinan.
• Kerahasiaan: wajib menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama bekerja.

Pentingnya menjaga rahasia perusahaan

Informasi rahasia adalah aset berharga bagi perusahaan. Baik itu berupa strategi bisnis, data keuangan, hingga informasi pribadi karyawan.

Kebocoran informasi dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Misalnya kerugian finansial, hilangnya kepercayaan klien, hingga tuntutan hukum.

Oleh sebab itu, sekretaris wajib menjaga kerahasiaan informasi perusahaan sebagai salah satu bentuk profesionalisme.

Cara menunjukkan profesionalisme di tempat kerja

Selain menjaga rahasia informasi perusahaan, kamu juga bisa melakukan cara-cara berikut untuk menerapkan profesionalisme di tempat kerja:

• Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas sekretaris
• Berbicara dengan sopan santun
• Menjaga etika komunikasi
• Terbuka terhadap saran dan kritik
• Menunjukkan inisiatif dalam bekerja.

Bahasa asing sebagai nilai tambah

Salah satu fungsi sekretaris di kantor adalah menjadi “jembatan” antara perusahaan dengan klien atau kolega.

Tak jarang, klien dan kolega tersebut berasal dari negara lain sehingga mereka tidak bisa berbahasa Indonesia.

Untuk menghadapi situasi tersebut, memiliki bahasa asing sangat penting. Hingga kini, bahasa Inggris masih menjadi bahasa internasional yang paling umum dipakai di dunia bisnis.

Namun, tergantung pada relasi perjalanan bisnis dan industri perusahaan, beberapa bahasa lain seperti Mandarin, Korea, Jepang, dan bahasa-bahasa Eropa juga tak jarang digunakan.

Keterampilan teknologi yang perlu dipelajari

Selain memiliki kemampuan bahasa asing, memiliki keterampilan teknologi juga dapat membantu meningkatkan nilai tambahmu sebagai sekretaris.

Di sisi lain, skill sekretaris satu ini akan membantumu menjalankan fungsi tugas sekretaris dengan lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa keterampilan teknologi yang perlu kamu pelajari:

• Sistem manajemen informasi perusahaan atau enterprise resource planning (ERP): mengelola berbagai aspek bisnis seperti data kontak dan inventaris.
• Aplikasi manajemen proyek (Trello, Asana, atau lainnya): berkolaborasi dengan tim untuk menyelesaikan proyek.
• Software video conference (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams): untuk mengatur fungsi rapat virtual.

Kesimpulan tentang tugas sekretaris

Meskipun fungsi teknologi berkembang pesat, peran dan tugas sekretaris di perusahaan tidaklah tergantikan. Perusahaan masih butuh sekretaris untuk berkomunikasi dan negosiasi dengan berbagai pihak.

Selain itu, tugas sekretaris juga mencakup pengelolaan jadwal, penyusunan dokumen, dan penanganan korespondensi.

Untuk menjalankan seluruh tugas sekretaris dengan baik, kamu perlu menguasai sejumlah keterampilan teknis dan soft skill.

Keterampilan teknis meliputi penguasaan software pengolahan data, mengetik cepat dan akurat, pengelolaan email, hingga manajemen file.

Sedangkan, beberapa soft skill sekretaris mencakup manajemen waktu, komunikasi efektif multitasking, berpikir kritis, problem-solving, adaptasi, serta teamwork.

Agar profilmu terlihat lebih unggul di mata perusahaan, kuasai pula bahasa asing dan keterampilan teknologi terbaru.

Setelah itu, segera apply lowongan kerja sebagai sekretaris melalui Jobstreet by SEEK. Download aplikasinya di App Store atau Play Store!

Dapatkan pula informasi menarik seputar dunia kerja dengan mengunjungi rubrik Tips Karier. Good luck!

Pertanyaan seputar tugas sekretaris

Selain berbagai informasi di atas, simak berbagai pertanyaan yang paling sering ditanyakan seputar tugas sekretaris berikut ini!

1. Apakah seorang sekretaris harus menguasai teknologi terbaru?
   ⁠Ya, sekretaris perlu menguasai fungsi teknologi terbaru untuk meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi dalam bekerja.
2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris profesional?
   ⁠Waktu yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris profesional sangat bervariasi, bisa sekitar 2–4 tahun.
   ⁠Waktu yang dibutuhkan ini bergantung pada beberapa faktor seperti pendidikan formal, pengalaman kerja, kemampuan belajar, dan lingkungan kerja.
3. Apakah kemampuan bahasa asing wajib dimiliki oleh sekretaris?
   ⁠Kemampuan bahasa asing untuk sekretaris bukanlah kewajiban mutlak. Namun, skill ini dapat membuatmu lebih bernilai bagi perusahaan.
   ⁠Kamu bisa membantu perusahaan untuk menjalin hubungan dengan mitra bisnis internasional.
4. Apa yang membedakan sekretaris di perusahaan kecil dan besar?
   ⁠Sekretaris di perusahaan kecil dan besar sama-sama memberikan dukungan fungsi operasional dan administratif. Namun, sekretaris di perusahaan kecil umumnya memiliki tugas yang lebih luas dan beragam.
   ⁠Di sisi lain, tugas sekretaris di perusahaan besar biasanya lebih spesifik dengan spesialisasi tertentu.
   ⁠Sebagai contohnya, sekretaris departemen yang fokus mendukung tugas administratif di departemen tertentu.
5. Bagaimana prospek kerja untuk sekretaris di masa depan?
   ⁠Prospek kerja untuk sekretaris di masa depan cukup menjanjikan. Namun, kemungkinan akan terjadi transformasi peran yang signifikan.
   ⁠Sekretaris akan cenderung lebih fokus pada tugas-tugas yang butuh skill interpersonal tinggi. Contohnya seperti komunikasi, negosiasi, dan problem-solving.