Trello: Fitur dan Cara Menggunakannya untuk Kolaborasi Kerja

Kamu pasti sudah tahu bahwa salah satu kunci sukses sebuah tim kerja mencapai target adalah kolaborasi yang efisien. Nah, kalau kamu sedang mencari tools untuk menunjang kolaborasi kerja, Trello bisa menjadi solusi.

Dengan berbagai fiturnya, Trello bisa memudahkan kamu merencanakan, mengorganisir, dan melacak progres pekerjaan secara real-time. Alhasil, cara kerja kamu maupun tim bisa lebih efisien dan efektif.

Lantas, apa itu Trello? Apa saja kelebihan dan kekurangan Trello? Bagaimana cara menggunakan Trello untuk keperluan project management? Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari Bersama!

• Apa Itu Trello?
• ⁠Fitur-fitur Trello yang Mendukung Produktivitas Kerja
• Cara Menggunakan Trello untuk Kolaborasi Kerja
• Kelebihan dan Kekurangan Trello di Dunia Kerja
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Trello

⁠Apa Itu Trello?

Trello adalah aplikasi project management dan kolaborasi kerja. Secara garis besar, fungsi Trello adalah untuk mengelola dan mengerjakan berbagai tugas secara lebih efisien. Itulah kenapa banyak orang menyebut aplikasi ini sebagai Trello project management.

Kalau diibaratkan, fitur Trello mirip seperti papan tulis kosong. Dalam papan tersenit. kamu bisa menempelkan berbagai sticky notes berisi detail project, seperti brief, data dan dokumen pendukung, serta tenggat waktu. 

Dengan Trello, kamu bisa mengelola berbagai project dalam satu tempat terpusat. Jadi, semua anggota tim yang masuk dalam project bisa tahu sudah sejauh mana project berjalan, apa saja yang harus dikerjakan, dan siapa yang mengerjakan.

Ketika sebuah project terstruktur, kolaborasi tim bisa berjalan efisien. Nah, untuk menggunakan Trello, kamu dan seluruh anggota tim harus membuat akun terlebih dulu. Setelah itu, lakukan Trello login untuk mulai menjalankan project.

⁠Fitur-fitur Trello yang Mendukung Produktivitas Kerja

Untuk membantu para penggunanya mengelola project, aplikasi Trello hadir dengan serangkaian fitur yang terdiri dari Boards, Lists, Cards, dan Menu. Berikut adalah penjelasan masing-masing fitur tersebut:

Boards

Fungsi Boards dalam aplikasi Trello adalah seperti papan tulis. Setiap kali akan mengelola project baru, kamu bisa menambahkan board pada Trello. 

Apakah itu project membuat website? Penulisan artikel SEO? Rencana outing dengan tim? Semua bisa kamu masukkan sebagai project dalam Boards! 

Agar lebih mudah, ubahlah nama board sesuai dengan project yang kamu kerjakan. Bahkan, kamu juga bisa mengubah tema dan warna board sesuai preferensi atau kebutuhan project, seperti layaknya di papan tulis.

Untuk membuat board baru, klik opsi “Create New Board” di bagian atas aplikasi Trello. Kamu juga dapat memilih tema dan warna board sesuai preferensi. Jika sudah, klik “Create Board” untuk mulai menggunakannya! 

Lists

Kalau Boards adalah papan tulis, fitur Lists dalam Trello adalah kotak-kotak yang kamu gambar di papan tersebut. Setiap kotak atau list mewakili tahapan kerja dalam project. 

Sebagai contoh, suatu project memiliki tiga lists di board Trello. List pertama adalah “to-do” untuk menjabarkan tugas-tugas yang harus dikerjakan. Lalu, list kedua bernama “doing” berisi daftar tugas yang tengah dikerjakan. Terakhir, list ketiga adalah “done” berisi tugas yang sudah selesai.

Nah, gunakan ketiga list tersebut untuk menjabarkan setiap pekerjaan dan juga statusnya.

Dengan adanya Lists, kamu pun jadi lebih mudah memantau riwayat aktivitas tiap tugas. Untuk membuat list, kamu bisa klik opsi di bawah nama tiap board. Menariknya lagi, kamu juga dapat membuat lists sebanyak mungkin sesuai kebutuhan project.

Cards

Fitur Cards ibarat sticky notes yang kamu tempelkan pada gambar kotak di papan tulis. Artinya, Cards di aplikasi Trello bisa kamu “tempelkan” pada Lists yang sudah dibuat. 

Seperti sticky notes, kamu bisa mengisi Cards dengan hal-hal penting terkait tugas. Misalnya seperti brief dari klien, dokumen dan data yang dibutuhkan, hingga mengatur anggota tim untuk mengerjakan tugas tertentu. 

Selain itu, fitur Cards juga bisa kamu pindah-pindah untuk memudahkan pengaturan dan menambahkan keterangan dalam kolom komentar.

Untuk menambahkan card baru, kamu cuma perlu klik “Add a Card” pada list yang diinginkan. Kemudian, ubah pengaturannya sesuai kebutuhan tugas, misalnya dengan menambahkan detail pada kolom komentar.  

Selain “Add a Card”, kamu juga bisa memberikan label warna pada tiap card. Misalnya, label merah untuk card yang harus dikerjakan lebih dulu atau label oranye untuk card yang tidak terlalu urgent.  

Lalu, jika ada card yang harus dipindahkan ke list lain sesuai progress pengerjaan, kamu hanya perlu klik suatu card, tahan, dan geserlah ke list yang diinginkan.

Menu

Fitur lain yang tak kalah penting dalam aplikasi Trello adalah Menu. Fungsinya adalah untuk mengatur tugas-tugas dalam project. 

Melalui Menu, kamu bisa menambah dan mengurangi anggota dalam card, mengubah deadline, dan masih banyak lagi.

Berbagai fitur Trello di atas tentunya bisa memudahkan kamu dan tim untuk berkolaborasi mengerjakan project. Lantas, bagaimana cara menggunakan aplikasi Trello?

⁠Cara Menggunakan Trello untuk Kolaborasi Kerja

Pada dasarnya, Trello adalah aplikasi yang cukup mudah digunakan. Meski begitu, wajar kalau para first-timer masih merasa bingung menggunakan fitur-fiturnya. 

Untuk membantumu, berikut adalah cara mudah menggunakan Trello untuk keperluan kolaborasi kerja:

1. Buat board untuk project baru

Pastikan seluruh anggota tim sudah membuat akun dan melakukan Trello login. Kemudian, buatlah tim terlebih dulu dengan klik opsi Create Team pada aplikasi Trello. 

Jika sudah, buatlah board dengan klik opsi Create New Board di halaman tim. Ubahlah nama dan deskripsi board sesuai keperluan project.

2. Buat card untuk setiap task-list pekerjaan 

Tambahkan lists dalam board. Sesuaikan jumlah lists dengan tahapan kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project. Lalu, buatlah card di dalam list. Kamu bisa mengisi card dengan rincian tugas yang harus dikerjakan.

3. Pindahkan card ke list sesuai dengan prioritas

Pindahkan card ke list sesuai dengan prioritas masing-masing. Misalnya, card dengan deadline terdekat bisa kamu pindahkan ke list prioritas tinggi. Dengan begitu, kamu dan tim bisa segera mengerjakannya terlebih dulu. 

4. Tambahkan deadline dan kolom custom ke cards

Tambahkan deadline dan kolom custom pada cards yang kamu buat. Dengan adanya deadline, seluruh anggota tim bisa mengatur waktu pengerjaan tugas. Hasilnya, project pun dapat selesai tepat waktu.

5. Gunakan Trello Power-Ups untuk sinkronisasi ke kalender

Manfaatkan fitur Trello Power-Ups pada aplikasi Trello project management untuk mengintegrasikan Trello ke fitur kalender. Setelah terhubung, deadline setiap card akan langsung muncul di kalender.

6. Undang rekan kerja dan anggota tim yang bersangkutan

Bagaimana kalau kamu butuh bantuan anggota tim lain di tengah pengerjaan project? Untuk situasi seperti ini, kamu bisa menambahkan member baru ke board yang sudah dibuat. Cukup undang dengan memasukkan email anggota tim atau share link menuju board Trello.

7. Koneksikan dengan Google Drive untuk memantau pekerjaan

Manfaatkan pula fitur Power-Ups untuk menghubungkan Trello dengan Google Drive. Hal ini akan memudahkanmu untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan dalam pengerjaan project. Kamu dan anggota tim bisa langsung mengakses file Google Drive melalui card tanpa harus men-download ulang. 

⁠Kelebihan dan Kekurangan Trello di Dunia Kerja

Sebagai aplikasi project management, Trello memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Apa saja? Berikut penjelasannya:

Kelebihan Trello

• User interface simpel dan responsif sehingga mudah digunakan.
• Bisa mengirim dokumen tanpa aplikasi tambahan.
• Setiap perubahan akan terlihat secara real-time dan ada riwayat aktivitas.
• Mudah menambah atau mengurangi member ke dalam project.
• Sistem notifikasi mumpuni.

Kekurangan Trello

• Tidak bisa mengubah kolom komentar.
• Butuh koneksi internet.
• Harus membayar kalau ingin menggunakan fitur tambahan.
  ⁠

Kesimpulan

Trello adalah aplikasi yang bisa membantu kamu meningkatkan efisiensi project management. Dengan beragam fitur seperti Boards, Lists, dan Cards, Trello akan memudahkan kolaborasi dan pengaturan project. Apalagi, tampilan Trello juga simpel sehingga mudah digunakan.

Jadi, bagi kamu yang ingin berkarier sebagai project manager, coba pahami dan gunakan aplikasi Trello untuk menunjang pekerjaanmu.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Trello

1. Bagaimana cara menggunakan Trello untuk kolaborasi kerja?
   ⁠- Buat card untuk setiap task-list pekerjaan.
   ⁠- Pindahkan card ke list sesuai dengan prioritas.
   ⁠- Tambahkan deadline dan kolom kustom ke cards.
   ⁠- Gunakan Trello Power-Ups untuk sinkronisasi ke kalender.
   ⁠- Undang rekan kerja yang bersangkutan.
   ⁠- Koneksikan dengan Google Drive untuk mempermudah berbagai dokumen kerja.
   ⁠
2. Apakah Trello bayar?
   ⁠Kamu bisa menggunakan Trello secara gratis. Namun, ada sejumlah fitur tambahan yang aksesnya membutuhkan biaya.
   ⁠
3. Project management tools apa saja?
   ⁠Selain Trello, beberapa project management tools lain adalah Slack, Asana, Microsoft Project, Typetalk, dan JIRA.
   ⁠
4. Apa perbedaan JIRA dan Trello?
   ⁠JIRA adalah aplikasi project management dengan fitur yang lebih kompleks daripada Trello, sehingga lebih sering digunakan oleh para developer.
   ⁠
5. Bagaimana cara hapus board di Trello?
   ⁠- Buka fitur Menu > Close Board.
   ⁠- Klik tombol Permanently Delete Board.
   ⁠- Masuk ke laman Boards > klik tombol View Closed Board.
   ⁠- Klik tombol Delete pada board yang hendak dihapus.
   ⁠
6. Bagaimana cara hapus card di Trello?
   ⁠- Pilih card yang hendak dihapus > klik Archive pada menu card.
   ⁠- Akan muncul opsi Delete setelah kamu mengarsip card
   ⁠- Klik tombol Delete tersebut untuk menghapus card secara permanen.
   ⁠
7. Bagaimana cara delete list di Trello?
   ⁠- Buat board baru.
   ⁠- Pindahkan list yang hendak dihapus ke board tersebut.
   ⁠- Tutup board dan hapus dari Trello.
   ⁠- Setelah menghapus board, semua list di dalamnya akan ikut terhapus.
   ⁠
8. Apa perbedaan Trello dan Evernote?
   ⁠Trello adalah aplikasi project management tool berbasis visual, sedangkan Evernote adalah aplikasi untuk mengumpulkan ide, membuat catatan, hingga mengumpulkan artikel.