Problem Solving: Arti, Manfaat, Proses, dan Contohnya di Dunia Kerja
Setiap orang pastinya tidak ingin mengalami masalah, termasuk di dunia kerja. Namun, masalah terkadang diperlukan untuk pengembangan diri. Karena itu, kamu harus tahu seluk-beluk bagaimana cara menyelesaikan masalah dengan tepat atau disebut dengan problem solving.
Bisa dibilang, problem solving skill adalah salah satu kemampuan terpenting yang wajib dimiliki oleh setiap karyawan, apapun posisi dan bidang mereka. Temuan dari National Association of College and Employers (NACE) pun memperkuat kebutuhan tersebut. Sebab, lebih dari 60% perusahaan mengutamakan kandidat yang memiliki kemampuan creative problem solving.
Lantas, apa itu problem solving dan apa saja manfaat spesifik yang bisa kamu dapatkan dengan menguasainya? Yuk, kita pelajari di sini, lengkap dengan cara meningkatkan kemampuan tersebut!
- Apa Itu Problem Solving?
- Tujuan dan Manfaat Problem Solving
- Proses Problem Solving
- Metode-metode Problem Solving
- Tips Mengasah Kemampuan Problem Solving
- Contoh Problem Solving di Dunia Kerja
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Problem Solving
Apa Itu Problem Solving?
Pada dasarnya, problem solving artinya kemampuan untuk mencari solusi terbaik dari sebuah hambatan atau masalah yang sedang dihadapi. Problem solving adalah proses yang memerlukan sejumlah soft skill.
Sesuai dengan pengertian problem solving, kemampuan tersebut mencakup bagaimana kamu bisa mengidentifikasi permasalahan, menganalisis informasi yang terkait, berpikir kreatif, dan pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan berbagai faktor.
Tujuan dan Manfaat Problem Solving
Mengingat tujuan problem solving adalah untuk mengatasi hambatan dalam hidup, termasuk dunia kerja, menguasai kemampuan ini tentunya akan sangat menguntungkan kamu.
Manfaat problem solving yang pertama adalah kamu bisa mengasah kreativitas serta kepercayaan dirimu. Saat kamu berhasil menyelesaikan masalah yang membuatmu gelisah, kamu akan berpikir bahwa kamu punya kemampuan yang memadai untuk mengatasi rintangan berat lainnya.
Selain itu, ketika kamu harus mengatasi sebuah hambatan, tentunya kamu akan dituntut untuk memutar otak. Inilah yang membuatmu bisa berpikir secara out of the box dan menemukan solusi unik.
Tapi, manfaat dari creative problem solving tidak hanya akan terasa untuk dirimu sendiri, lho! Justru, karena kamu harus mengambil keputusan yang mempertimbangkan kesejahteraan pihak terkait lainnya, kamu bisa mengasah kemampuan komunikasi dan empati.
Dengan kemampuan problem solving, kamu pun juga dapat menjaga hubungan harmonis dengan orang lain. Pada akhirnya, kamu akan merasa lebih puas saat bekerja dan bisa menekan risiko burnout. Apalagi, mengingat burnout bisa menyebabkan banyak masalah kesehatan menurut WebMD.
Proses Problem Solving
Lalu, bagaimana problem solving digunakan untuk membantu memecahkan masalah? Berikut langkah-langkah problem solving yang bisa kamu ikuti:
Memetakan masalah
Logikanya, kamu tidak bisa memecahkan masalah kalau kamu sendiri tidak tahu apa yang menghambatmu. Maka dari itu, identifikasi masalah menjadi bagian paling penting sekaligus mendasar dalam langkah-langkah problem solving.
Di sini, kamu perlu mengetahui apa saja yang ingin kamu atasi secara detail. Misalnya, mungkin kamu ingin bisa datang ke kantor lebih pagi agar tidak terlambat.
Mengidentifikasi akar penyebab masalah
Kalau kamu sudah memahami masalah apa saja yang ingin diselesaikan, sekarang kamu perlu mengetahui penyebabnya. Tapi, terkadang sebuah masalah bisa saja terjadi karena lebih dari satu faktor.
Nah, supaya lebih efektif, kamu perlu mengetahui akar terdalam yang memengaruhi semua faktor tersebut.
Misalnya,contoh problem solving dalam kehidupan sehari-hari, kamu mengetahui bahwa penyebab utama kamu sering terlambat ke kantor adalah karena terlambat bangun dan terjebak kemacetan di jalan.
Menetapkan urutan prioritas permasalahan
Setelah mengetahui apa saja penyebab utama dari masalah yang kamu hadapi, sekarang saatnya kamu membuat daftar prioritas. Daftar prioritas mencakup apa saja aspek yang harus kamu utamakan terlebih dahulu, dan mana yang bisa kamu kesampingkan untuk nanti.
Masih menggunakan contoh problem solving dalam kehidupan sehari-hari agar tiba di kantor tepat waktu, kamu bisa berfokus pada faktor internal dulu.
Misalnya, karena kamu tidak bisa mengendalikan arus lalu lintas, setidaknya kamu bisa bangun dan berangkat lebih pagi dari biasanya. Nah, agar kamu tidak mengantuk saat bangun lebih pagi, kamu juga harus beristirahat lebih awal.
Menyusun alternatif solusi
Terkadang, bisa saja solusi yang kamu pikirkan di awal tidak dapat diterapkan secara efektif karena keadaan tertentu. Jadi, jangan lupa membuat rencana B atau alternatif dari proses pemecahan masalah tersebut.
Dalam konteks praktik problem solving agar tidak terlambat ke kantor, kamu dapat mencari solusi lain seandainya kamu tetap kesulitan bangun jauh lebih pagi dari biasanya. Contohnya, berunding dengan atasan untuk membuat jadwal kerja remote pada hari-hari tertentu atau beralih ke moda transportasi lain.
Menjalankan solusi dan melakukan evaluasi
Jika kamu sudah menemukan masalah yang ingin diatasi, penyebabnya, dan berbagai cara untuk mengatasinya, sekarang saatnya untuk menerapkan solusi tersebut.
Supaya kamu tidak mudah kewalahan, cobalah menerapkan satu solusi pada suatu waktu terlebih dulu, alih-alih semuanya secara bersamaan. Dengan pendekatan problem solving secara bertahap, kamu akan lebih mudah mencari solusi terbaik yang paling efektif dan apa saja yang harus ditingkatkan dari sana.
Kemudian, terapkan hasil pembelajaran yang kamu dapatkan dari proses evaluasi tersebut dalam keseharianmu agar tidak mengulangi kesalahan yang sama.
Metode-metode Problem Solving
Dalam dunia profesional, ada banyak teknik problem solving yang bisa kamu gunakan untuk meningkatkan kualitas produk, mencapai target KPI, atau bahkan meningkatkan hubungan dengan rekan kerja.
Berikut 8 model problem solving yang sering dijumpai, yaitu:
World Cafe
Cara kerja dari teknik problem solving ini sebenarnya tidak berbeda jauh dengan focus group discussion. Sebab, kamu hanya perlu mengumpulkan setidaknya 12 orang untuk dibagi menjadi 4-5 kelompok kecil per meja.
Setelah memilih pemimpin diskusi untuk setiap meja, semua orang akan mengetahui pertanyaan apa saja yang perlu dijawab dalam sesi diskusi.
Kemudian, setiap kelompok akan punya waktu 20 menit untuk berdiskusi sebelum harus pindah ke meja lainnya dan memberi tahu apa yang sudah mereka dapat kepada pemimpin diskusi dari kelompok baru.
Karena model problem solving World Cafe sangat menuntut partisipasi aktif dari setiap anggotanya, metode ini juga bisa menjadi ajang yang baik untuk memperdalam hubungan antar pegawai.
Problem Definition Process
Selain World Cafe, kamu juga bisa menggunakan Problem Definition Process yang cukup sederhana. Sesuai namanya, metode problem solving ini melibatkan kemampuan mengidentifikasi masalah dan menjabarkan proses yang diperlukan untuk mengatasinya.
Namun, ada satu tambahan yang membuat teknik Problem Definition Process cukup unik. Jadi, setelah memetakan kebutuhan yang ingin dipenuhi, kamu juga perlu menjustifikasi alasan dari keperluan tersebut
Setelah memetakan urgensi dari masalah yang ditentukan, barulah kamu bisa memahami penyebabnya secara menyeluruh, membuat kalimat singkat dan sederhana yang merangkum esensi masalah tersebut, serta langkah-langkah mengatasinya.
Six Thinking Hats
Ingin pendekatan problem solving yang lebih menyeluruh dan bisa dilakukan sendirian maupun secara berkelompok? Kamu dapat mencoba teknik Six Thinking Hats yang diciptakan oleh Edward de Bono, seorang dokter, psikolog, dan filsuf dari Malta.
Sejalan dengan arti namanya, metode problem solving ini mengharuskan kamu dan anggotamu menjalani enam peran yang diwakilkan oleh berbagai warna “topi”, yaitu:
- Topi biru/kondektur: menetapkan agenda dan merangkum diskusi agar tidak melenceng;
- Topi hijau/kreatif: mengeksplorasi berbagai ide dari setiap sudut pandang;
- Topi merah/emosi: mengungkapkan perasaan terdalam tanpa perlu justifikasi logika;
- Topi kuning/optimis: melihat sisi terang dari masalah yang dibahas dan solusinya;
- Topi hitam/hakim: mengkritisi setiap solusi untuk meminimalkan risiko.
- Topi putih/fakta: mempertimbangkan informasi apa saja yang sudah dimiliki dan apa lagi yang perlu kamu kumpulkan.
Discovery & Action Dialogue (DAD)
Sama seperti World Cafe, metode DAD sangat menekankan partisipasi aktif anggota kelompok. Sebab, kamu harus menanyakan ketujuh pertanyaan berikut ke setiap partisipan:
- Bagaimana kamu bisa mengetahui ada masalah A?
- Bagaimana kamu bisa berkontribusi untuk memecahkan masalah A?
- Apa yang menghambatmu memecahkan masalah tersebut?
- Apa kamu kenal seseorang yang bisa memecahkannya dengan konsisten?
- Apa kamu punya ide?
- Apa yang harus kamu lakukan untuk mengatasinya? Ada sukarelawan?
- Ada lagi yang perlu dipertimbangkan?
Kemudian, di akhir sesi diskusi bersama, orang yang bertindak sebagai notulen akan merangkum wawasan penting dan langkah-langkah konkret yang perlu diambil.
The 5 Whys
Kalau kamu ingin proses pemecahan masalah yang lebih menitikberatkan pada proses identifikasi akar masalah, The 5 Whys merupakan pilihan yang tepat.
Alasannya, dengan metode ini, kamu harus membuat lima pertanyaan yang dimulai dengan kata “mengapa” dan berkaitan dengan masalah yang dihadapi.
Lalu, di setiap poin, kamu akan menggali jawaban dari pertanyaan-pertanyaan sebelumnya. Dengan begitu, kamu bisa menemukan penyebab paling utama dari masalah yang sedang kamu hadapi.
Design Sprint 2.0
Butuh pendekatan proses penyelesaian masalah yang lebih teknis untuk membuat produk? Design Sprint 2.0 dapat membantumu menemukan solusi nyata dari hambatan yang sedang kamu hadapi.
Prinsip problem solving ini sebenarnya hampir sama dengan Agile yang sering digunakan di perusahaan startup. Pada dasarnya, kamu akan membuat beberapa kelompok kecil.
Kemudian, kelompok-kelompok kecil ini akan memetakan masalah yang dihadapi konsumen dan membuat sketsa kerangka dari solusi mereka. Kemudian, dari sketsa tersebut lahirlah prototipe produk fisik.
Namun, proses Design Sprint 2.0 tidak berhenti sampai di sana saja. Setelah membuat prototipe produk, setiap kelompok masih harus melakukan uji coba mendalam dan meningkatkan kualitas prototipe tersebut dari hasil evaluasi.
Open Space Technology
Apakah kamu punya tim berisikan orang-orang yang ahli dan berinisiatif untuk belajar secara mandiri? Kamu bisa melibatkan mereka dengan metode creative problem solving seperti Open Space Technology.
Berbeda dengan metode-metode sebelumnya yang memerlukan arahan spesifik, Open Space Technology justru lebih menekankan kebebasan dan fleksibilitas.
Sebab, setelah kamu memperkenalkan topik yang ingin dibahas, kamu cukup membiarkan semua orang berdiskusi secara leluasa. Lalu, kamu bisa mendengarkan solusi yang mereka presentasikan sebagai proses penyelesaian masalah.
Lightning Decision Jam
Bagi kamu yang punya banyak masalah, tapi bingung harus memulai dari mana, ada satu metode untuk membantumu menentukan prioritas, yaitu Lightning Decision Jam.
Pada metode problem solving ini, kamu akan diminta menuliskan semua kekhawatiran, tantangan, dan kesalahan yang pernah dibuat berkaitan topik tertentu di dalam sebuah buku catatan kecil.
Lalu, kamu dan anggota tim dapat memilih masalah mana yang sekiranya perlu diselesaikan terlebih dahulu. Jika sudah, barulah kamu bisa merancang solusi untuk mengatasinya bersama-sama ataupun sendirian.
Tips Mengasah Kemampuan Problem Solving
Mengingat problem solving skill adalah kemampuan yang sangat diperlukan untuk kehidupan sehari-hari maupun profesional, mungkin kamu sedang mencari cara untuk meningkatkannya.
Jangan berkecil hati, kamu bisa mencoba tiga tips berikut untuk mengasah kemampuanmu:
Tingkatkan keterampilan teknis
Pertama dan yang paling penting, kamu perlu mengasah kemampuan analitik dan deduksi logis untuk bisa menerapkan problem solving dengan baik.
Kalau kamu merasa kedua hal tersebut adalah kelemahan terbesar dalam dirimu, tenang dulu. Kamu bisa mengasahnya dengan rajin membaca buku, memecahkan studi kasus, atau bahkan mengikuti pelatihan problem solving.
Temukan peluang-peluang baru
Salah satu kunci kesuksesan pemecahan masalah adalah kejelian melihat peluang tersembunyi di sekitar. Maka dari itu, kamu harus selalu mencari berbagai kesempatan untuk menjalankan solusimu.
Nah, agar kamu dapat menemukannya dengan lebih mudah, kamu perlu memiliki pikiran yang terbuka dan bisa melihat sebuah isu dari berbagai sudut pandang. Dengan demikian, kamu akan lebih bersedia mendobrak zona nyaman serta mencoba hal-hal baru yang belum pernah terpikirkan sebelumnya.
Berfokus pada orang lain
Sering kali, pengambilan keputusan kita akan berdampak pada nasib orang lain. Oleh sebab itu, saat melakukan problem solving, pastikan kamu juga mempertimbangkan perasaan, pemikiran, dan situasi mereka.
Dengan lebih memahami lawan bicara, kamu tidak hanya akan melatih empati untuk menjalin hubungan baik, tapi juga mendapatkan wawasan baru yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah.
Contoh Problem Solving di Dunia Kerja
Saat berinteraksi dengan banyak orang di sebuah organisasi, kamu akan berhadapan dengan berbagai tantangan. Supaya kamu lebih siap menghadapinya, berikut berbagai contoh kasus problem solving dalam organisasi secara nyata:
Contoh 1: Deadline mepet dan beban kerja banyak
Salah satu contoh problem solving yang akan sering kamu jumpai di dunia profesional adalah tugas yang menumpuk dengan tenggat waktu berdekatan. Jika kamu berada dalam situasi ini, jangan panik dulu.
Pertama, tarik napas agar kamu bisa berpikir dengan jernih. Setelah itu, kamu bisa menggunakan pendekatan pemecahan masalah untuk menentukan daftar prioritas tugas, mulai dari yang paling urgent hingga yang bisa dikerjakan nanti.
Kalau kamu sudah membuat prioritas, sekarang tentukan mana yang sekiranya harus kamu kerjakan sendiri dan mana yang bisa kamu delegasikan kepada rekan kerja. Tapi, pastikan kemampuanmu dan orang yang kamu mintai bantuan sesuai dengan persyaratan teknisnya.
Contoh 2: Konflik internal dalam tim
Apa yang harus kamu lakukan ketika hubungan antara anggota tim jauh dari kata harmonis hingga mereka enggan bekerja sama? Langkah pertama untuk problem solving dalam organisasi seperti ini adalah dengan mengetahui penyebab dari konflik tersebut.
Misalnya, mungkin ada perbedaan dalam gaya kerja atau kepribadian orang tertentu yang menyebabkan perselisihan. Tapi, terlepas dari penyebabnya, kamu harus tetap tenang dan mendengarkan sudut pandang dari setiap orang. Hargai pendapat mereka, tunjukkan empati, dan berikan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.
Contoh 3: Rasio turnover tinggi dalam tim
Biaya yang diperlukan untuk mencari karyawan pengganti dan melatih mereka dari awal bisa sangat mahal. Bahkan, menurut estimasi SHRM, nominal tertingginya bisa mencapai 250.000 dolar AS.
Maka dari itu, kamu perlu segera bertindak saat ada banyak pegawai yang mengundurkan diri dari tempat kerja secara bersamaan hingga rasio turnover tim kamu meningkat drastis.
Pertama, ketahui apa saja yang mendorong keputusan tersebut. Terutama, dari segi apakah ada kaitannya dengan kebijakan perusahaan seperti beban kerja, jadwal kerja, dan gaji.
Kalau kamu sudah memetakan penyebabnya, barulah kamu bisa menyampaikannya kepada petinggi terkait untuk mendiskusikan solusinya bersama-sama agar menguntungkan pegawai.
Kesimpulan
Sekarang, kamu sudah memahami esensi dari pengertian problem solving dan manfaatnya secara menyeluruh. Intinya, ingatlah bahwa memiliki kemampuan ini akan menguntungkanmu dalam berbagai aspek kehidupan sehari-hari maupun profesional untuk menunjang kesejahteraanmu.
Untuk mengasah kemampuan tersebut, teruslah berlatih dan belajarlah dari berbagai contoh kasus problem solving di kehidupan nyata. Salah satu sumber pembelajaran yang bisa kamu gunakan adalah rubrik Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Lalu, agar kemampuanmu terus berkembang, jangan lupa terapkan secara nyata di dunia kerja.
Kalau kamu sedang mencari perusahaan yang tepat untuk mengembangkan kariermu, Jobstreet by SEEK menawarkan akses ribuan lowongan pekerjaan yang dapat kamu temukan di website dan aplikasi smartphone Android serta iOS.
Setelah mengirimkan lamaran, kamu juga bisa berlatih dengan alat praktik wawancara supaya lebih siap. Yuk, kembangkan dirimu dengan Jobstreet!
Pertanyaan Seputar Problem Solving
- Apa yang dimaksud dengan problem solving?
Problem solving artinya tindakan memecahkan masalah dalam kehidupan sehari-hari dan profesional.
- Apa langkah-langkah dalam problem solving?
Langkah-langkah problem solving melibatkan identifikasi masalah, penyelidikan akar masalah, pembuatan daftar prioritas pemecahan masalah, analisis informasi, pembuatan solusi, memilih solusi, penerapan solusi, dan evaluasi.
- Apa tujuan dari problem solving?
Tujuan problem solving adalah untuk mengatasi hambatan yang membuatmu kesulitan memenuhi kebutuhan penting atau meraih pencapaian tertentu.
- Bagaimana cara meningkatkan kemampuan problem solving?
Untuk meningkatkan skill problem solving, kamu bisa rutin membaca buku, mempelajari studi kasus, dan mengikuti pelatihan khusus.
- Strategi apa yang harus dilakukan dalam problem solving?
Terlepas dari metode yang digunakan, kamu harus bisa menganalisis informasi, melakukan riset, dan mempertimbangkan pendapat orang lain supaya keputusanmu bersifat objektif serta menguntungkan semua pihak.
- Mengapa strategi problem solving di dunia kerja diperlukan?
Selain meningkatkan peluang mendapatkan pekerjaan, mengetahui strategi problem
solving yang tepat akan membantumu mencapai target dan menjaga hubungan baik
dengan orang lain.
- Apa langkah terakhir dalam problem solving?
Langkah terakhir dalam problem solving adalah menerapkan solusi yang sudah dirancang dan mengevaluasi efektivitasnya.
