Di dunia profesional, salah satu skill yang paling banyak digunakan adalah komunikasi. Sangat penting bagi kamu untuk menguasai berbagai jenis komunikasi. Ada banyak cara untuk memastikan komunikasi kamu efektif di setiap bagian kehidupan, baik untuk kepentingan pribadi maupun profesional. Komunikasi yang efektif dapat membantu kamu terhindar dari menghindarkan kamu dari miskomunikasi, sehingga memungkinkan kamu untuk bekerja lebih lancar dan meningkatkan produktivitas.
Kemampuan komunikasi yang baik juga dapat membantu mengembangkan karier kamu karena skill ini dipandang sebagai kualifikasi dasar untuk menjadi pemimpin yang baik. Kamu dapat melatih dan mengembangkan skill komunikasi seiring berjalannya waktu.
Baca terus artikel ini untuk mengetahui berbagai macam skill komunikasi, kesalahan yang bisa dihindari, dan cara untuk mempertajam skill tersebut!
Dalam lingkungan kerja yang dinamis, kamu harus dapat berkomunikasi dengan berbagai macam orang, mulai dari rekan kerja, senior, junior, hingga customer atau client. Terdapat beberapa skill yang perlu kamu miliki dalam berkomunikasi seperti memberi dan memproses informasi dengan baik, mendengarkan dengan aktif, dan pemahaman yang baik tentang perspektif orang lain. Penting untuk memahami berbagai kelompok orang dengan latar belakang budaya yang berbeda agar kamu dapat berkomunikasi dengan efektif. Komunikasi tidak harus selalu verbal, komunikasi non-verbal atau tertulis juga sering kali diperlukan secara profesional.
Dalam lingkungan kerja, kamu akan berinteraksi dengan berbagai macam orang dengan jabatan dan peran yang berbeda-beda. Dalam situasi ini, kemampuan berkomunikasi yang baik memungkinkan kamu untuk berinteraksi secara efektif dan efisien dengan rekan kerja, apa pun jabatannya. Sebuah tugas sederhana, jika tidak disertai dengan komunikasi yang baik, tidak dapat berjalan lancar dan bahkan mungkin menimbulkan konflik.
Komunikasi juga bisa membantu kamu memperpanjang jenjang karier. Dengan berkomunikasi secara efektif, kamu akan mendapatkan kepercayaan dari rekan kerja dan atasan untuk menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab yang lebih besar. Kamu bisa menjadi seorang leader dengan skill komunikasi yang baik, terbuka, dan mampu mendengarkan pendapat rekan kerja lain.
Komunikasi memainkan peran penting dalam mencapai tujuan bersama dalam sebuah tim. Kemampuan komunikasi yang baik memastikan semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan yang ingin dicapai dan memungkinkan kolaborasi antar tim. Dengan saling bertukar informasi, kamu dan anggota tim dapat berbagi ide, sumber daya, serta diskusi strategi yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Komunikasi yang buruk dapat memicu perbedaan pemahaman atau pendapat yang menyebabkan terjadinya konflik di tempat kerja dan mengganggu kinerja tim, menurunkan produktivitas dan menghambat proses kerja. Informasi yang tidak disampaikan secara efektif dapat menghasilkan pemahaman yang berbeda-beda, menyulitkan pemahaman, dan berpotensi menyebabkan kesalahpahaman atau kekeliruan dalam menjalankan tugas.
Untuk mencapai efektivitas komunikasi di tempat kerja, penting untuk memahami empat gaya komunikasi yang berbeda: Verbal, Nonverbal, Tertulis, dan Interpersonal. Setiap gaya komunikasi memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing, serta berpengaruh pada cara informasi diproses dan diterima oleh rekan kerja. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk membaca situasi dan menyesuaikan gaya komunikasi yang tepat dengan situasi dan orang yang berbeda di tempat kerja.
Untuk mengidentifikasi dan menyesuaikan gaya komunikasi di tempat kerja, kamu perlu mengetahui lawan bicara dan situasi di mana komunikasi akan terjadi. Komunikasi formal dengan customer memerlukan komunikasi verbal, sedangkan komunikasi formal dengan CEO biasanya terjadi secara tertulis melalui e-mail. Sementara itu, informasi informal untuk rekan kerja sebaya dapat disampaikan melalui komunikasi verbal maupun nonverbal, tetapi kamu harus tetap memperhatikan peraturan dan etika yang berlaku.
Baca terus untuk mengetahui jenis-jenis komunikasi dan cara menyempurnakannya!
Komunikasi verbal adalah salah satu jenis komunikasi yang banyak dipakai baik dalam kehidupan pribadi maupun di ranah profesional. Komunikasi ini menggunakan kata-kata dan disampaikan secara lisan, baik secara langsung maupun melalui telepon atau video call.
Dengan komunikasi verbal, anggota perusahaan di semua level dapat membangun hubungan sesama rekan kerja di mana penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada penerima informasi. Komunikasi verbal juga banyak dilakukan saat bekerja, seperti untuk memimpin pertemuan dan menyampaikan presentasi progres kerja, serta memberikan arahan dan bimbingan untuk junior. Komunikasi verbal berperan penting dalam berinteraksi dengan customer. Tanpa komunikasi verbal, sangatlah sulit untuk mewujudkan hubungan yang harmonis dan pekerjaan yang lancar.
Untuk bisa berkomunikasi verbal dengan baik, ada beberapa hal yang harus diingat dan diasah seperti:
Untuk meningkatkan kepercayaan diri saat menyampaikan istilah yang belum pernah kamu dengar, perhatikan artikulasi dan pengucapan pada setiap kata. Kamu bisa merekam diri sendiri mengucapkan kata tersebut dan membandingkannya dengan rekaman pengucapan di kamus atau Google. Setelah mempelajari cara yang benar, latihlah mengucapkannya di depan rekan kerja sebagai audiens.
Nada bicara dapat menyampaikan emosi dan niat, baik positif maupun negatif. Penting untuk memilih nada bicara yang sesuai dengan situasi dan pendengar. Sebagai contoh, “Selamat ya!” dapat terdengar tidak ikhlas jika kamu ucapkan dengan nada rendah. Menempatkan diri pada posisi pendengar juga dapat membantu kamu dalam menentukan nada bicara yang tepat.
Untuk meningkatkan kemampuan menjadi pendengar yang aktif, berlatihlah dengan rekan kerja dengan cara menatap mata lawan bicara, menggunakan ekspresi wajah yang sesuai, dan teknik parafrase untuk bertanya kembali. Penting juga untuk tidak menyela omongan lawan bicara.
Empati diperlukan untuk menjadi pendengar dan pembicara yang baik. Dengan berempati, kamu bisa memperkuat hubungan di tempat kerja. Selain mendengarkan dengan aktif, kamu bisa melatih empati dengan memosisikan diri di tempat orang lain dan memberi validasi atas pengalaman mereka. Memberikan kenyamanan fisik dan emosional, seperti pelukan pertemanan atau tepukan di bahu juga dapat membantu.
Komunikasi verbal di tempat kerja memerlukan informasi yang jelas dan ringkas untuk menghemat waktu. Untuk memastikan informasi yang akan kamu sampaikan jelas dan ringkas, gunakan bahasa sederhana, hindari pengulangan kata-kata, dan bacakan hasil tulisan kamu untuk memperhatikan nada bicara kamu. Informasi yang jelas dan ringkas akan mempermudah proses pemahaman serta meningkatkan produktivitas.
Berbicara di depan umum memang terdengar menyeramkan, namun ini bisa kamu atasi dengan berlatih menumbuhkan rasa percaya diri agar proses komunikasi berjalan lancar. Kuasai materi yang akan kamu sampaikan, perhatikan juga intonasi suara dan bahasa tubuh. Menyampaikan informasi dengan rasa percaya diri dapat menumbuhkan rasa hormat dari rekan kerja.
Agar dapat menarik batas atau menegakkan aturan di tempat kerja, penting untuk menyampaikan informasi dengan tegas dan asertif. Kamu dapat mengembangkan skill ini dengan memperhatikan gaya komunikasi kamu dan mempraktikkannya dengan rekan kerja. Jangan takut meminta akuntabilitas dari rekan kerjamu dengan cara yang tegas.
Dengan tuntutan ruang kerja yang berat, tidak ada salahnya kamu menghibur rekan kerja kamu dengan menyelipkan sedikit humor saat berkomunikasi secara verbal. Humor bisa digunakan untuk menghilangkan penat dan menarik perhatian rekan kerja. Humor juga bisa meningkatkan skill komunikasi kamu dan membantu menumbuhkan kepercayaan diri serta membuat kamu lebih santai.
Komunikasi nonverbal adalah salah satu jenis komunikasi yang dilakukan tanpa ucapan dan ujaran. Komunikasi ini biasanya terdiri dari berbagai bahasa tubuh seperti kontak mata, ekspresi wajah, dan gerak tubuh. Komunikasi nonverbal hanya bisa dilakukan secara langsung karena tidak memungkinan dilakukan melalui perantara.
Komunikasi nonverbal penting dalam ruang kerja karena dapat memberikan informasi tambahan yang tidak tersampaikan oleh komunikasi verbal. Komunikasi nonverbal biasanya memberikan informasi tambahan tentang suasana hati, keinginan, dan niat seseorang yang tidak dapat dinyatakan dengan kata-kata. Memahami komunikasi nonverbal dapat membantu kamu menjadi komunikator yang efektif serta memahami cara berkomunikasi yang terjadi di lingkungan kerja kamu.
Beberapa hal yang perlu diingat dan dilatih untuk dapat berkomunikasi secara nonverbal dengan baik adalah:
Bahasa tubuh merupakan gerakan fisik yang terdiri dari ekspresi wajah, postur tubuh, dan kontak mata yang sangat penting dalam komunikasi nonverbal. Untuk mempelajari bahasa tubuh, kamu dapat mengamati bagaimana orang di sekitarmu menggunakan bahasa tubuh mereka dalam berkomunikasi nonverbal dan menirunya jika kamu kesulitan dalam membedakan bahasa tubuh.
Selalu usahakan untuk menatap mata orang yang sedang berbicara dengan kamu dan jaga tatapan mata agar terlihat tegas dan tenang. Kamu bisa meminta pendapat dari rekan kerja kamu tentang kontak mata yang kamu buat dan berlatih secara rutin untuk meningkatkan kemampuanmu dalam berkomunikasi nonverbal dengan lebih baik.
Tanpa mengujarkan kata, kamu bisa menyampaikan bahwa kamu senang atau sedih melalui ekspresi wajah. Kamu bisa melatih ekspresi wajah dengan memperhatikan wajah di cermin, merekam diri sendiri saat berkomunikasi, dan mempraktikkannya dengan rekan kerja. Selain itu, jangan ragu untuk meminta pendapat rekan kerja atau atasan tentang ekspresi wajah kamu agar kamu bisa melakukan perubahan atau penyesuaian yang lebih baik.
Selain kontak mata yang cukup dan ekspresi wajah yang sesuai, postur tubuh yang baik akan membantu memperlihatkan bahwa kamu serius dan fokus dalam berkomunikasi. Untuk melatih postur tubuh, cobalah memperbaiki posisi duduk atau berdiri agar badanmu tidak membungkuk dan tegang. Kamu bisa melatih postur tubuh dengan olahraga atau stretching di rumah dan selalu perhatikan postur tubuh kamu sehari-hari untuk segera memperbaikinya ketika terasa tidak benar.
Kamu dapat melatih gerakan tubuh kamu dengan memperhatikan situasi dan konteks ketika berkomunikasi, seperti ketika kamu sedang diwawancarai atau memberikan presentasi. Kamu juga dapat merekam diri sendiri dan memperhatikan gerakan tubuh yang kamu gunakan dan sesuaikan dengan pesan yang ingin kamu sampaikan. Selain itu, kamu juga dapat meniru gerakan tubuh dari tokoh publik atau senior yang kamu kagumi untuk meningkatkan kemampuan mengontrol gestur tubuh kamu dalam berkomunikasi.
Melalui kontak fisik, seseorang dapat menunjukkan dukungan dan empati yang dapat membantu membangun hubungan yang baik di antara rekan kerja. Namun, penting untuk memperhatikan konteks dan intensitas dari kontak fisik yang dilakukan agar tidak berlebihan. Untuk mempraktikkannya, kamu bisa mencoba memberikan tepukan di punggung rekan kerja ketika mereka melakukan tugas dengan baik atau mengajak untuk tos ketika merayakan hal yang positif. Jangan ragu untuk mendengarkan input dari rekan kerja mengenai kontak fisik yang kamu lakukan, dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
Selain memperhatikan konteks, seperti memakai pakaian yang sesuai, penting juga untuk memperhatikan detail lain seperti rambut dan make-up yang rapi dan tidak berlebihan. Misalnya, wawancara membutuhkan pakaian formal dan rapi sedangkan event sosial sesama rekan kerja membutuhkan pakaian yang lebih santai agar tidak terlihat kaku. Dengan melatih faktor-faktor tersebut, seseorang dapat meningkatkan kemampuan dalam menyampaikan informasi secara efektif tanpa adanya persepsi negatif dari audiens.
Skill komunikasi tertulis adalah bentuk komunikasi antara dua pihak atau lebih yang menggunakan kata-kata dan menggunakan tulisan sebagai media utama. Ada berbagai macam format komunikasi tertulis seperti surat, email, pesan teks, laporan, proposal, dan catatan. Komunikasi tertulis dianggap lebih formal dari skill komunikasi yang lain karena dibutuhkan perencanaan yang baik dan perhatian pada detail seperti format, tata bahasa, dan ejaan.
Komunikasi tertulis sangat lazim digunakan di ranah profesional karena bisa menyampaikan informasi lebih terstruktur dan terorganisasi. Karena tertulis, komunikasi ini memungkinkan adanya rekaman untuk pesan dan informasi yang penting sehingga bisa dilihat kembali di kemudian hari.
Dengan komunikasi tertulis, kamu bisa memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan informasi yang sama sehingga bisa efisien dalam waktu dan pemahaman. Komunikasi tertulis juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam bekerja karena semuanya tertulis dan bisa digunakan sebagai bukti apabila ada kecurangan.
Komunikasi tertulis penting untuk memberikan kesan positif pada diri pribadi dan perusahaan. Email adalah bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan di lingkungan kerja, dan penggunaannya yang tepat dapat meningkatkan citra profesional. Surat fisik atau email juga dapat memperkuat hubungan antara perusahaan dan rekan bisnis melalui ucapan selamat atau terima kasih, sehingga membantu membangun hubungan profesional yang positif.
Untuk dapat berkomunikasi secara tertulis dengan baik, ada beberapa hal yang harus diingat dan dilatih seperti:
Karena sifatnya yang formal, komunikasi tertulis membutuhkan usaha ekstra sebelum bisa disebar ke penerima. Kamu bisa belajar kembali tentang ejaan dan tata bahasa dalam menulis untuk menghindari salah ejaan dan kurangnya tanda baca. Jangan sampai salah mengeja nama-nama penting seperti institusi dan nama orang. Pastikan kamu membaca ulang tulisan yang sudah selesai sebelum dikirim. Kamu juga bisa menggunakan alat bantu untuk mengecek tanda baca dan tata bahasa yang tepat.
Selain memastikan ejaan dan tata bahasa, kamu juga harus memastikan isi konten yang sudah kamu tulis tersampaikan dengan jelas dan secara ringkas. Tulislah langsung ke intinya setelah menyapa pembaca, jangan bertele-tele dalam menulis informasi agar pembaca tidak kebingungan. Susun paragraf dengan rapi agar alur tulisan kamu mudah diikuti. Tulisan yang jelas dan ringkas akan menghemat waktu dan energi pembaca.
Sesuaikan gaya bahasa yang digunakan untuk audiens kamu. Coba variasikan nada tulisan untuk menghindari kesan terlalu kaku. Gunakan bahasa yang sopan dan santai, serta hindari penggunaan istilah yang hanya dikenal oleh sebagian orang. Selalu baca kembali tulisanmu dan revisi jika diperlukan agar tulisanmu dapat disampaikan dengan lebih efektif.
Pastikan kamu selalu ingat siapa audiens dari tulisan kamu dan fokus pada informasi yang relevan bagi mereka. Untuk memastikan tulisan kamu mudah dipahami, gunakan bahasa yang sederhana dan jelas serta pertimbangkan format tulisan apakah formal atau informal. Jangan lupa untuk menambahkan informasi tambahan yang relevan bagi audiens.
Komunikasi tertulis di ruang kerja bisa mempersuasi dan mempengaruhi pembaca untuk melakukan atau menghadiri sesuatu. Kamu bisa memulai dengan memahami tujuan dari informasi tersebut, apakah mengajak, melarang, atau mendorong suatu hal. Kemudian, gunakan kata-kata yang persuasif yang menarik perhatian audiens. Kamu juga bisa menambahkan ringkasan di akhir tulisan untuk membuat pesanmu mudah diingat.
Dalam komunikasi tertulis, kecerdasan emosional dapat membantu kamu menyampaikan pesan dengan lebih efektif. Perhatikan perasaan pembaca dan pilih kata-kata yang tepat untuk menyampaikan emosi kamu. Kamu juga bisa menunjukkan empati dan sopan santun dalam tulisan. Hal ini dapat membuat pembaca merasa lebih terhubung dengan tulisanmu dan membantu meningkatkan kemampuan persuasi.
Setelah selesai menulis dan memastikan semua hal di atas, yang perlu kamu lakukan adalah membaca tulisan kamu sendiri. Bacalah dan lihat apa teks kamu mudah dipahami. Kamu juga bisa minta teman atau rekan kerja kamu untuk memeriksa hasil tulisan kamu.
Skill komunikasi interpersonal artinya adalah kemampuan individu berinteraksi dan berkomunikasi dengan efektif. Karyawan dengan skill komunikasi interpersonal dibutuhkan untuk membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja, customer, dan partner bisnis. Skill ini meliputi kemampuan mendengarkan dan berkomunikasi.
Semua aktivitas dalam bekerja membutuhkan interaksi dengan orang lain. Interaksi ini harus efektif agar tidak mengganggu flow pekerjaan di hari tersebut. Soft skill ini menjadi hal yang wajib dimiliki karyawan di semua level karena komunikasi interpersonal yang baik dapat membantu memperkuat budaya perusahaan dan meningkatkan kepuasan customer. Komunikasi interpersonal juga bisa membantu dalam menyelesaikan konflik, memimpin rapat, memberi masukan untuk junior, dan menjelaskan presentasi. Memiliki skill komunikasi interpersonal yang baik dapat membuat kamu lebih unggul dari yang lain dan dapat meningkatkan kesuksesan di dunia kerja.
Untuk memiliki skill komunikasi interpersonal yang baik, kamu bisa mencatat dan melatih beberapa hal ini:
Konflik adalah hal yang sebisa mungkin dihindari, namun karena manusia selalu berinteraksi maka konflik pasti akan terjadi. Hal pertama yang bisa kamu lakukan adalah mengontrol emosi kamu sendiri agar kamu bisa mendengarkan dan tidak menanggapi dengan emosional. Pahami sudut pandang kedua belah pihak dan cari jalan tengahnya. Pastikan juga kamu tidak menggunakan kata-kata kasar dan defensif.
Untuk meningkatkan kemampuan negosiasi pada komunikasi interpersonal, pertama-tama dengarkan dengan cermat pandangan dan kebutuhan pihak lain. Selanjutnya, gunakan bahasa yang santun dan diplomatis untuk mengajukan tawaran atau solusi yang bisa memuaskan kedua belah pihak. Jangan lupa untuk mempertimbangkan batas-batas atau kondisi yang mungkin mempengaruhi hasil negosiasi. Terakhir, jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan atau mencari bantuan dari pihak lain ketika diperlukan. Kesepakatan yang dicapai bisa ditulis di kertas agar lebih jelas.
Membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja sangat penting untuk meringankan beban kerja dan menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan. Salah satu cara untuk meningkatkan jaringan kerja adalah dengan mengenali rekan kerja lebih dalam, seperti hobi dan minat yang sama. Selain itu, hadiri event sosial yang diadakan oleh perusahaan untuk memperluas jaringan kamu. Jaga komunikasi yang baik dengan rekan kerja kamu dengan cara memberikan apresiasi atas kerja keras mereka atau memberikan pendapat yang positif.
Dengan hubungan yang baik, komunikasi akan menjadi mudah. Kenali rekan kerja kamu dan cari tahu apa yang mereka harapkan dari sebuah hubungan profesional. Saat jam istirahat di tempat kerja, luangkan waktu kamu untuk menyapa dan mengobrol dengan rekan kerja. Kamu juga bisa berinteraksi dengan mereka melalui media sosial. Berikan dukungan apabila rekan kerja kamu terlihat kesusahan dengan tugas mereka. Hindari konflik dan keributan kecil yang tidak perlu dengan mendiskusikan perbedaan dengan kepala dingin.
Dalam membangun komunikasi interpersonal yang efektif, penting untuk memiliki kemampuan memberikan feedback dan kritik secara tepat. Untuk meningkatkan kemampuan ini, pastikan feedback yang diberikan selalu bersifat konstruktif dan memberikan solusi yang berguna. Selain itu, ketika menerima kritik, jangan terbawa emosi dan selalu berusaha untuk membuka pikiran. Kamu juga bisa meminta pendapat dan kritik kepada teman atau rekan kerja kamu, mereka akan merasa dihargai dan diberikan ruang untuk pikiran mereka.
Kamu harus bisa memperhatikan sekitarmu, baik itu lingkungan maupun manusia yang terlibat di dalamnya. Kamu bisa mencoba dengan membagi fokus untuk diri kamu dan untuk orang lain. Perhatikan lawan bicara dengan menatap mata mereka dan berikan pendapat yang sesuai. Hindari menggunakan handphone atau gadget lainnya ketika mereka sedang berbicara agar fokus kamu tidak terbagi. Ajukan pertanyaan yang berkaitan agar mereka tahu kamu memperhatikan dan mendengarkan.
Penting untuk memiliki kepekaan budaya dalam komunikasi interpersonal, terutama di lingkungan kerja yang semakin beragam. Cobalah untuk mengakomodasi perbedaan budaya dengan memahami dan menghargai keunikan mereka. Jangan ragu untuk bertanya atau mencari informasi tentang budaya mereka, karena hal ini dapat membantu mempererat hubungan dan membangun kerja tim yang harmonis.
Itulah berbagai penjelasan tentang skill komunikasi dan bagaimana cara meningkatkannya untuk memperbaiki komunikasi personal dan profesional. Setelah mengetahui jenis-jenis skill komunikasi, kamu bisa menentukan mana yang terbaik untuk digunakan di situasi yang tepat. Semua jenis skill komunikasi saling berkaitan satu sama lain. Kamu bisa mencantumkan skill komunikasi yang tepat di resume sesuai dengan role yang kamu tuju di perusahaan!
Jangan lupa untuk terus berlatih bersama rekan kerja atau teman kamu. Ruang kerja adalah tempat dinamis yang kerap berubah, maka kamu harus selalu bisa menyesuaikan. Practice makes perfect. Jadi, aplikasikan tips yang sudah kamu baca dengan tekun untuk terus mengembangkan skill komunikasi kamu!
Selain skill komunikasi, kamu juga bisa mempelajari keterampilan lain sambil mengikuti pelatihan bermutu di seekMAX agar kamu bisa mengembangkan diri dan meraih kesuksesan dalam berkarier. Di seekMAX, kamu bisa memperluas networking dengan komunitas JobStreet untuk diskusi online dengan profesional atau talent lainnya.
Majukan perjalanan kariermu dengan JobStreet sekarang juga! Jika kamu sudah memiliki profil, mari perbarui profil JobStreet kamu dengan pengalaman dan keterampilan baru. Kamu juga bisa membaca Tips Karier kami untuk berbagai tips seputar bagaimana menjadi komunikator yang efektif, menulis CV agar dilirik HR, dan perkembangan dunia profesional.
Untuk akses yang lebih mudah, unduh aplikasi JobStreet di Google Play Store dan juga Apple App Store. Dengan begitu, kamu bisa melihat lowongan kerja baru langsung dari handphone!