Kolaborasi Adalah Bentuk Kerja Sama, Ini Fungsi dan Contohnya

Kemampuan melakukan kolaborasi adalah salah satu skill yang penting untuk sukses di dunia kerja.

Hal itu tidak lepas dari banyaknya tugas atau pekerjaan yang perlu dikerjakan banyak orang.

Sebagai contoh, seorang social media specialist tentu akan kesulitan bekerja jika tidak melakukan kolaborasi dengan graphic designer.

Tanpa disadari, cara berkolaborasi sering dilakukan pada kehidupan sehari-hari. Bahkan, kolaborasi atau collaboration memiliki peranan besar dalam proses mencapai tujuan. 

Lantas, apa sebenarnya arti kolaborasi, manfaat, dan bagaimana cara melakukannya di dunia kerja? Mari simak informasi selengkapnya dalam artikel berikut ini! 

• Apa Itu Kolaborasi di Dunia Kerja?
• Tujuan Kolaborasi
• Jenis-Jenis Kolaborasi di Dunia Kerja
• Contoh Kolaborasi di Dunia Kerja
• Penerapan Kolaborasi di Dunia Kerja
• Cara Meningkatkan Kolaborasi di Tempat Kerja
• Tipe Alat Kolaborasi di Dunia Kerja
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Kolaborasi

⁠Apa Itu Kolaborasi di Dunia Kerja? 

Ketika berpikir tentang arti kolaborasi, kamu mungkin juga akan memikirkan kata kerja sama.

Secara garis besar, kolaborasi dan kerja sama tidak ada perbedaan. Kolaborasi dan kerja sama adalah usaha yang dilakukan beberapa orang atau kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

Namun, hubungan maupun interaksi setiap orang atau kelompok yang melakukan kolaborasi dengan pihak lain biasanya lebih intens.

Jika dibandingkan, orang atau kelompok yang melakukan kerja samaa biasanya cenderung fokus terhadap tugas masing-masing.

Terlepas dari hal itu, fokus utama kolaborasi dan kerja sama adalah mencapai tujuan bersama.

⁠Tujuan Kolaborasi 

Dalam kehidupan sehari-hari, kemampuan berkolaborasi dengan orang lain merupakan hal yang penting.

Skill kolaborasi juga sangat diperlukan dalam lingkup kerja profesional, tidak peduli apa pun bidang pekerjaannya.

Ada 6 tujuan utama dalam penerapan kolaborasi di tempat kerja, yakni:  

1. Menangani permasalahan dengan cepat 

Tujuan pertama dari adanya collaboration adalah mempercepat penyelesaian sebuah problem atau tugas.

Koloborasi kerja saat ini jauh lebih mudah terutama karena adanya berbagai tools manajemen seperti Asana, Trello, dan Notion. 

Melalui berbagai tools itu, anggota sebuah tim kerja bisa dengan mudah mengakses dan mengerjakan tugas secara bersama.

Dengan begitu, setiap karyawan dapat semakin mudah menyelesaikan setiap tugas mereka masing-masing.

2. Meningkatkan pemahaman terhadap diri sendiri 

Dengan kolaborasi, kamu juga bisa memahami atau mengenal diri sendiri. Aktivitas kerja secara bersama membuat kamu bisa menyadari kekurangan diri. 

Kesadaran itu pada akhirnya bisa menjadi bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas dan value diri.

3. Saling belajar satu sama lain 

Proses kolaboratif adalah momen untuk bisa saling belajar satu sama lain.

Sebagai contoh, kamu terlibat project dengan beberapa orang dari berbagai divisi. Setiap individu dari berbagai divisi itu pasti memiliki keterampilan, pengetahuan, serta latar belakang yang berbeda. 

Dari perbedaan itulah akan tertuang sejumlah ide-ide, kreativitas, dan pemikiran yang beragam.

Jadi, kamu pun bisa memperoleh pandangan yang berbeda dari rekan kerja. Selain itu, kamu juga bisa menyerap pengetahuan dari rekan kerja lainnya. 

4. Meningkatkan produktivitas kerja 

Kolaborasi adalah upaya yang tepat untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dengan kolaborasi, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Hal itu selanjutnya bakal membuat kamu dan tim jadi lebih produktif di tempat kerja.  

5. Menciptakan suasana kerja yang lebih positif 

Adanya kolaborasi dalam dunia kerja dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif. Sebab, setiap karyawan akan terlibat interaksi secara aktif satu sama lain. 

Berkolaborasi juga menciptakan relasi baru dengan rekan kerja yang sebelumnya tidak kamu kenal. Hal itu nantinya akan memudahkan proses kerja sama dalam project atau tugas berikutnya. 

6. Memperlancar proses komunikasi 

Tujuan lain kolaborasi adalah menciptakan komunikasi yang baik antar karyawan. Hal ini tidak lepas dari intensitas kerja sama yang dilakukan dalam penyelesaian berbagai tugas. 

Saat komunikasi antar karyawan sudah terjalin dengan baik, peluang terjadi miscommunication akan sangat kecil.

⁠Jenis-Jenis Kolaborasi di Dunia Kerja 

Dalam dunia kerja, terdapat berbagai jenis kolaborasi yang dapat terjadi. Umumnya, bentuk kolaborasi terbagi menjadi dua tipe, yaitu synchronous dan asynchronous.

Synchronous collaboration mengacu pada interaksi secara real-time. Di lain sisi, asynchronous sifatnya lebih fleksibel, seperti kolaborasi menggunakan tools atau software tertentu. 

Setiap jenis collaboration itu dapat diterapkan di kantor. Berikut ini beberapa diantaranya: 

1. Kolaborasi tim 

Jenis yang pertama adalah team collaboration. Penerapannya ketika melibatkan anggota tim yang sudah saling mengenal dalam jangka cukup lama.

Artinya, tim yang terlibat telah mengenal karakter, kelebihan, serta kekurangannya satu sama lain. 

Dalam sebuah team collaboration, terdapat seorang team leader. Dialah yang bertanggung jawab dalam menjaga agar aktivitas kerja sama dapat berjalan baik.

Saat berkolaborasi dengan tim, ditetapkan deadline serta achievement dari setiap anggota secara terbuka. 

2. Kolaborasi eksternal 

Selanjutnya, kamu akan menemukan implementasi external collaboration.

Sesuai dengan namanya, kolaborasi ini melibatkan pihak eksternal. Dalam hal ini, kolaborasi eksternal terjalin antara individu atau kelompok dari perusahaan yang berbeda. 

Pelaksanaan external collaboration bisa memberikan berbagai manfaat, seperti kesempatan saling berbagi pengetahuan, memperluas wawasan, serta meningkatkan networking. 

3. Kolaborasi internal 

Dalam pengenalan jenis-jenis kolaborasi, kamu juga dapat mengenal internal collaboration.

Proses kolaborasi ini berlangsung dengan melibatkan individu atau kelompok yang berada dalam satu organisasi atau perusahaan. 

Implementasinya kerap dilakukan dengan tujuan sebagai sarana pengembangan diri.  

4. Kolaborasi virtual 

Saat ini kamu bisa merasakan manfaat kolaborasi lewat adanya virtual collaboration.

Dalam virtual collaboration, aktivitas kerja sama berlangsung secara daring dengan memanfaatkan berbagai platform.

Penerapannya memungkinkan kamu berkolaborasi dengan orang lain yang terpisah jarak. 

5. Kolaborasi antar departemen 

Selanjutnya, ada bentuk aktivitas kerja sama yang melibatkan dua atau lebih departemen berbeda. Departemen itu berada di sebuah perusahaan atau organisasi yang sama. 

Penerapannya kerap dilakukan ketika ada salah satu departemen memerlukan bantuan departemen lain.

Sebagai contoh, departemen yang memerlukan karyawan baru akan berkolaborasi untuk menemukan kandidat yang tepat bersama departemen HRD. 

6. Cloud collaboration 

Jenis kolaborasi dalam dunia kerja yang bisa kamu temukan berikutnya adalah cloud collaboration. Ini merupakan contoh penerapan asynchronous collaboration. 

Kolaborasi ini bekerja dengan memanfaatkan teknologi berbasis cloud. Kelebihannya terletak pada kemudahan dalam mendorong setiap orang untuk berkolaborasi.

Setiap anggota memperoleh hak serta akses untuk mengirim maupun mengubah file yang tersimpan di layanan berbasis cloud.  

Metode ini juga memungkinkan proses kerja sama yang berlangsung secara real time meski terpisah oleh jarak yang jauh.  

7. Community collaboration 

Kamu juga bisa menemukan tipe kolaborasi yang dikenal dengan istilah community collaboration.

Pelaksanaannya bertujuan untuk membangun rasa kebersamaan dalam sebuah komunitas. 

Oleh karena itu, implementasi jenis kolaborasi ini banyak berlangsung pada aktivitas pembelajaran serta sharing pengetahuan. 

8. Strategic alliance 

Pemahaman tentang apa itu kolaborasi dapat pula kamu ketahui dari strategic alliance.

Bentuk kolaborasi ini biasanya melibatkan dua atau lebih organisasi maupun perusahaan berbeda. Bahkan, tak jarang kalau pihak-pihak yang terlibat merupakan kompetitor.  

Implementasi strategic alliance banyak dilakukan oleh perusahaan besar serta UMKM.

Melalui kolaborasi ini, perusahaan bisa memperoleh berbagai keuntungan, seperti peningkatan efektivitas pemasaran, menghemat biaya operasional, dan bahkan mendorong pengembangan produk. 

9. Kolaborasi jejaring 

Terakhir, kamu bisa menemukan jenis kolaborasi yang disebut sebagai jejaring kolaborasi.

Collaboration jenis ini berlangsung dengan mengandalkan konsensus dalam setiap problem dan mencari solusinya. 

Dalam prosesnya, setiap tim yang berkolaborasi akan mengandalkan keahlian secara kolektif dibandingkan individu.  

⁠Contoh Kolaborasi di Dunia Kerja 

Setelah memahami jenis-jenis kolaborasi, selanjutnya kita bisa mengenali bagaimana implementasinya di tempat kerja.

Terdapat beberapa contoh pelaksanaan kolaborasi di tempat kerja, antara lain: 

1. Berbagi dokumen 

Contoh kolaborasi di tempat kerja yang paling sederhana adalah ketika kamu berbagi akses sebuah dokumen. Melalui cara ini, setiap orang mendapatkan akses bisa dengan mudah meng-edit maupun berkomentar pada dokumen tersebut.  

2. Manajemen tugas 

Selanjutnya, implementasi kolaborasi dalam dunia kerja dapat ditemukan dalam manajemen tugas.

Dalam hal ini, kamu akan menjumpai adanya collaboration berupa pembagian tugas secara terpisah. 

Di dalamnya terdapat beberapa komponen yang meliputi pelacakan, tenggat waktu, maupun alokasi sumber daya.  Manajemen tugas yang baik memastikan setiap orang dapat menyelesaikan tugasnya. 

3. Diskusi dan brainstorming 

Collaboration bisa juga kamu terapkan dalam wujud diskusi serta brainstorming. Lewat kedua proses ini, kamu bisa memperoleh gagasan serta pendapat dari setiap orang. 

Gagasan tersebut termasuk salah satu bentuk kontribusi yang merupakan komponen penting dari collaboration.

Diskusi dan brainstorming juga bermanfaat dalam pengambilan keputusan yang tepat. 

4. Konferensi video 

Contoh kolaborasi selanjutnya adalah konferensi video. Pelaksanaannya termasuk dalam kategori virtual collaboration. 

Di situ, ada berbagai pihak yang ikut serta dan melakukan berbagai interaksi. Kamu pun bisa menjumpai pelaksanaannya dalam bentuk webinar maupun virtual meeting. 

5. Training dan sharing session 

Contoh implementasi collaboration adalah dalam pelaksanaan kegiatan training serta sharing session. Dalam kegiatan tersebut, kamu bisa menjumpai kolaborasi yang dapat berlangsung secara dua arah. 

Pemateri berkesempatan untuk membagikan pengetahuan, sementara itu para peserta dapat mengajukan pertanyaan.  

⁠Penerapan Kolaborasi di Dunia Kerja 

Dalam dunia kerja, collaboration menjadi sebuah aspek penting untuk mencapai target. Perusahaan bisa menerapkannya dalam berbagai situasi, termasuk di antaranya adalah:  

1. HR menangani tantangan remote working 

Implementasi yang pertama adalah bagaimana collaboration menjadi solusi dalam penerapan sistem kerja remote.

Para karyawan yang bekerja remote memiliki kecenderungan untuk bekerja secara mandiri. Hal itu membuat jumlah interaksi akan berkurang.

Untuk mengatasi hal itu, divisi HRD harus menerapkan strategi kolaborasi yang tepat untuk mendorong kerja sama antar karyawan. Dengan strategi yang tepat dari HRD, para karyawan bisa berinteraksi dan bekerja sama dengan nyaman. 

2. Tim IT berkolaborasi untuk mengurangi tiket IT support 

Penerapan ini terjalin antar departemen yang melibatkan tim IT dengan departemen lain.

Tim IT dapat memberikan pengetahuan terkait hal-hal yang sifatnya teknis dengan departemen lainnya. Tujuannya untuk meminimalkan permintaan tiket IT support.  

Contohnya, tim IT menyediakan FAQ berkaitan dengan permasalahan IT yang sering terjadi.

Keberadaannya bisa menjadi panduan bagi departemen di luar IT untuk menyelesaikan permasalahan IT yang relatif sederhana.  

Jenis kolaborasi ini memberikan manfaat bagi kedua belah pihak. Di satu sisi, tim IT bisa lebih fokus dalam menjalankan tugas utamanya.

Sementara itu, karyawan non-IT dapat dengan mudah menyelesaikan permasalahan sederhana terkait IT.  

3. HR meningkatkan kualitas onboarding dan mengurangi turnover 

Contoh penerapan kolaborasi d dunia kerja selanjutnya berkaitan dengan proses onboarding karyawan baru.

Dalam tahapan ini, divisi HRD merupakan divisi yang memiliki peran penting. Divisi HRD bisa melakukan kolaborasi dengan berbagai divisi lain untuk memudahkan proses onboarding karyawan baru tersebut.  

Contoh bentuk kolaborasi yang dapat dilakukan oleh HRD di antaranya adalah:  

• Menyediakan mentor atau pembimbing khusus untuk membantu karyawan baru dalam beradaptasi
• Mengenalkan karyawan baru dengan karyawan lama, termasuk di antaranya melaksanakan room tour ruang kerja 

Peningkatan kualitas onboarding karyawan baru sangatlah penting bagi perusahaan. Apalagi, masa-masa onboarding adalah momen karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru.  

Onboarding dengan kualitas yang buruk bakal menimbulkan kesan negatif di pikiran karyawan baru.

Jika itu terjadi, ada kemungkinan karyawan baru tidak betah dan mulai berpikir mencari pekerjaan lain pada hari pertamanya bekerja.

4. Kolaborasi pemasaran untuk meningkatkan brand awareness 

Marketing collaboration merupakan salah satu contoh kolaborasi sekaligus strategi marketing yang yang menguntungkan.

Biasanya, kamu memerlukan strategi ini saat perusahaan meluncurkan atau mengembangkan produk baru. 

Contoh kolaborasi pemasaran yaitu perusahaan menjalin kolaborasi dengan influencer.

Nantinya, influencer yang terpilih membuat konten sesuai brief dari perusahaan. Harapannya pengikut dari influencer tersebut dapat mengenal dan melakukan pembelian produk yang dipasarkan. 

⁠Cara Meningkatkan Kolaborasi di Tempat Kerja 

Mengingat pentingnya kolaborasi dan berbagai manfaatnya, kamu perlu menerapkan upaya tepat dalam meningkatkannya. 

Ada berbagai metode yang bisa kamu terapkan. Berikut ini beberapa diantaranya: 

1. Latih kemampuan mendengar aktif 

Untuk meningkatkan collaboration skill dengan baik, kamu perlu mengembangkan kemampuan mendengar secara aktif.

Kemampuan mendengar termasuk bagian dari skill berkomunikasi yang sangat penting.  

Kemampuan mendengar aktif sangat membantu dalam mengumpulkan informasi secara lebih efektif. Alhasil, kamu bisa mengetahui setiap gagasan maupun ide yang dilontarkan oleh rekan kerja.  

2. Tentukan tujuan yang jelas 

Kolaborasi adalah bentuk kerja sama yang akan terwujud ketika masing-masing pihak memiliki tujuan sama.

Oleh karena itu, kamu perlu terlebih dahulu menetapkan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan yang jelas membuat proses kolaborasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Setiap orang yang terlibat bisa mengetahui perannya masing-masing. Selanjutnya, mereka akan berupaya memberikan kontribusi terbaik demi mencapai tujuan bersama.

3. Tentukan figur untuk dicontoh 

Upaya meningkatkan collaboration berikutnya adalah dengan menetapkan sosok yang bisa dijadikan sebagai teladan.

Saat membangun tim, pastikan ada sosok yang mampu memberikan teladan yang positif bagi setiap anggota.  

Lalu, siapa yang bisa kamu tunjuk sebagai teladan? Pilihannya sangat beragam seperti misalnya karyawan berpengalaman, atasan, atau karyawan yang dianggap mempunyai kelebihan dalam bidang tertentu.  

4. Tetap fleksibel 

Aspek selanjutnya yang perlu kamu terapkan dalam meningkatkan kolaborasi adalah bersikap fleksibel.

Sikap fleksibel penting terutama jika kamu berhadapan dengan banyak orang dalam proses tersebut. Pasalnya, masing-masing pihak akan memiliki tugas serta kewajiban tersendiri.  

Untuk mencapai hasil bersama sambil menjaga relasi, fleksibilitas perlu diterapkan dalam batasan tertentu.

Hanya saja, pastikan kalau sikap yang fleksibel jangan sampai membuat pekerjaan terbengkalai atau bahkan melewati tenggat deadline.

5. Rayakan output kolaborasi 

Merayakan hasil kerja jadi salah satu cara lain untuk meningkatkan kolaborasi.

Perayaan tersebut merupakan wujud adanya pengakuan atas kontribusi setiap anggota yang ikut berpartisipasi. 

Dengan adanya perayaan hasil kerja, proses kolaborasi selanjutnya kemungkinan besar akan lebih mudah. Pasalnya, setiap anggota tim sudah mengenal cara kerja masing-masing orang.

6. Gunakan alat dan software kolaborasi 

Untuk meningkatkan kolaborasi dalam dunia kerja, kamu perlu memanfaatkan tool yang tepat.

Kamu tidak perlu khawatir karena sekarang ada berbagai jenis software, baik yang gratis maupun berbayar. 

Masing-masing perangkat tersebut memberikan manfaat dalam meningkatkan kemampuan berkolaborasi.  

⁠Tipe Alat Kolaborasi di Dunia Kerja 

Untuk memudahkan implementasi kolaborasi di tempat kerja, ada berbagai tools yang menarik yang bisa kamu gunakan. Berikut ini beberapa diantaranya: 

1. Platform komunikasi tim: Slack dan Microsoft Teams 

Pilihan pertama adalah dengan memanfaatkan tools komunikasi berbasis messenger.

Kamu memang bisa memanfaatkan platform pesan seperti WhatsApp maupun Telegram. Namun, ada tools yang khusus untuk meningkatkan kolaborasi, yakni Slack dan Microsoft Teams.  

Kedua aplikasi ini menyediakan platform komunikasi yang efektif. Di situ, kamu bisa berkolaborasi dengan anggota tim secara leluasa.

Proses kolaborasi di platform Slack maupun Microsoft Team akan lebih mudah karena keduanya dilengkapi banyak fitur seperti mini survey, reminder, integrasi aplikasi, dan sebagainya. 

2. Alat manajemen proyek: Trello dan Notion 

Berikutnya, kamu dapat memanfaatkan platform yang berguna untuk melakukan manajemen proyek. Ada dua pilihan tools yang menarik untuk digunakan, yakni Trello dan Notion.

Keduanya merupakan layanan manajemen proyek yang bisa dimanfaatkan secara gratis. 

Fitur yang ada di dalamnya juga terbilang lengkap. Kamu bisa menggunakan kedua tool ini untuk memantau kinerja anggota tim, mengatur tenggat waktu, maupun integrasi dengan berbagai aplikasi. 

3. Kolaborasi dokumen: Google Drive dan OneDrive 

Selanjutnya, kamu jangan sampai melupakan penggunaan aplikasi yang memungkinkan proses kolaborasi dokumen.

Caranya sederhana, yakni dengan memanfaatkan layanan penyimpanan berbasis cloud.  

Ada banyak layanan penyimpanan cloud yang ada di internet. Kalau ingin yang gratis, opsi terbaiknya adalah Google Drive dan OneDrive.

Kamu bisa menyimpan berbagai jenis file di kedua layanan penyimpanan berbasis cloud tersebut. Hanya saja, terdapat perbedaan yang cukup mencolok dari kapasitas keduanya.  

Google menyediakan layanan Google Drive secara gratis dengan kapasitas 15 GB.

Kalau melebihi jumlah tersebut, kamu bisa memilih akses berlangganan. Sementara itu, Microsoft hanya menawarkan fasilitas penyimpanan sebanyak 5 GB secara gratis.  

⁠Kesimpulan 

Itulah penjelasan lengkap terkait kolaborasi beserta implementasinya di dunia kerja.

Dalam dunia kerja yang semakin kompleks dan terkoneksi, kolaborasi jadi salah satu kunci kesuksesan organisasi maupun individu.

Bagi organisasi atau perusahaan, kolaborasi yang baik antar karyawan akan menghasilkan banyak manfaat, seperti peningkatan produktivitas kerja tim. Jika produktivitas tim meningkat, target perusahaan tentu akan lebih mudah tercapai.

Di sisi lain, individu atau karyawan juga akan mendapat banyak manfaat dari kolaborasi.

Beberapa manfaat kolaborasi bagi individu atau karyawan adalah pengingkatan kreativitas, mempercepat proses adaptasi, hingga memperluas koneksi atau networking.

Pada akhirnya, kolaborasi juga bisa meningkatkan karirmu sebagai individu.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Kolaborasi

1. Apa arti dari kolaborasi?
   ⁠Kolaborasi adalah proses ketika ada dua orang atau lebih melakukan proyek bersama-sama. Proses tersebut berlangsung saat pihak yang terlibat memiliki tujuan dan misi yang sama.
   ⁠
2. Apa manfaat dari kolaborasi?
   ⁠Manfaat kolaborasi adalah meningkatkan produktivitas, mendorong terciptanya lingkungan kerja yang positif, hingga menjadi sarana dalam pengembangan keahlian karyawan. 
   ⁠
3. Apa contoh kolaborasi?
   Beberapa contoh kolaborasi adalah rapat online sebuah tim kerja, manajemen tugas, diskusi dan brainstorming, hingga training dan sharing session.
   ⁠
4. Apa saja bentuk kolaborasi di dunia kerja?
   ⁠Ada berbagai jenis-jenis kolaborasi yang dapat kamu temukan dalam dunia kerja seperti team collaboration, external collaboration, internal collaboration, cross department collaboration, virtual collaboration, cloud collaboration, community collaboration, strategic alliance, serta kolaborasi jejaring.
   ⁠
5. Bagaimana cara meningkatkan kolaborasi?
   ⁠Ada berbagai upaya yang bisa kamu terapkan ketika ingin meningkatkan collaboration, yaitu:
   ⁠- Berlatih mendengar secara aktif
   ⁠- Menetapkan sosok yang dijadikan sebagai teladan
   ⁠- Menetapkan tujuan jelas
   ⁠- Bersifat fleksibel
   ⁠- Melakukan perayaan bersama
   ⁠- Memanfaatkan tool khusus