Action plan adalah sebuah tools yang berguna meningkatkan produktivitas kerja. Kamu bisa menggunakan action plan untuk mencapai target kerja apa pun, mulai dari proyek kerja umum, marketing, sales, hingga HRD sekalipun.
Memangnya, apa itu action plan? Secara garis besar, Action plan adalah rencana tertulis berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu target.
Setiap tugas biasanya disertai keterangan deadline, anggota tim yang bertanggung jawab, sumber daya yang dibutuhkan, hingga penilaian progress. Nah, action plan biasanya berbentuk tabel.
Lantas, bagaimana contoh action plan? Bagaimana langkah yang tepat untuk membuat action plan di dunia kerja? Apa saja manfaat action plan? Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama.
Apa pun bidang kerjanya, action plan bisa menunjang pekerjaanmu sehari-hari. Dengan membuat dokumen action plan, kamu bisa merasakan berbagai manfaat berikut:
Dalam dunia kerja, tidak jarang kita kewalahan menghadapi pekerjaan yang menumpuk.
Apakah kamu pernah mengalami hal yang sama? Situasi seperti itu sangat umum terjadi di dunia kerja.
Meski begitu, bukan berarti kamu bisa membiarkan pekerjaan berlalu begitu saja, ya. Untuk mengatasi hal tersebut, kamu bisa membuat action plan.
Dokumen satu ini bisa mencatat tugas prioritas atau langkah-langkah yang harus kamu lakukan untuk mencapai suatu target. Adanya action plan membuat kamu tahu apa yang harus dikerjakan setiap hari.
Hasilnya, kamu bisa kerja secara lebih efisien sehingga turut meningkatkan produktivitas kerja. Di sisi lain, target kerja tersebut juga dapat tercapai sesuai tenggat waktu.
Pada dasarnya, action plan adalah tool planning untuk mencapai target. Jenis targetnya mencakup banyak hal, termasuk tujuan karier.
Setelah menetapkan tujuan karier, tuliskan langkah-langkah yang perlu kamu ambil untuk mencapainya. Susunlah langkah-langkah tersebut dalam bentuk action plan.
Kamu tak harus membuatnya sendiri dari awal, kok. Saat ini, tersedia banyak template dan contoh action plan gratis yang bisa kamu pakai untuk keperluan karier.
Dengan menulis action plan, kamu juga bisa mempersiapkan diri untuk menghadapi kemungkinan hambatan yang muncul.
Jadi, jika hambatan tersebut benar-benar muncul, kamu bisa mengambil tindakan tepat untuk mengatasinya. Hal itu tentnunya dapat membawamu selangkah lebih dekat dengan tujuan karier.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, manfaat action plan bisa untuk membantu kelancaran proyek kerja apa pun. Contohnya seperti action plan marketing, sales, hingga HRD.
Setiap proyek biasanya memiliki target besar yang harus dicapai. Tanpa planning yang jelas, kamu dan tim tentu akan kesulitan untuk meraih target tersebut. Di sinilah action plan yang efektif dapat membantu kamu.
Dalam action plan, kamu bisa mem-breakdown target besar menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil. Kemudian, tentukan tugas-tugas yang harus dilakukan untuk setiap target yang ingin kamu atau tim gapai.
Agar progresnya terpantau, beri deadline untuk masing-masing tugas. Kamu juga bisa menuliskan nama anggota tim yang bertanggung jawab atas tiap tugas, serta resources untuk menyelesaikan tuganya.
Dengan berbagai rincian informasi tersebut, action plan menjadi efektif untuk memandu kamu menjalankan proyek secara lebih terarah.
Sebuah perusahaan biasanya terdiri dari sejumlah departemen. Nah, setiap departemen tentunya memiliki anggota dengan jumlah berbeda.
Dengan banyaknya jumlah kepala, lantas bagaimana perusahaan bisa mencapai tujuan bersama? Jawabannya adalah dengan membuat action plan.
Melalui rencana tertulis yang harus dipatuhi, perusahaan dapat menyatukan semua karyawan dari beragam departemen untuk mencapai tujuan bersama.
Manfaat satu ini biasanya akan membutuhkan bermacam-macam action plan. Jadi, action plan pertama akan menjabarkan daftar tujuan untuk masing-masing departemen.
Kemudian, setiap departemen akan membuat action plan yang lebih spesifik, seperti misalnya action plan sales, pemasaran, atau produksi konten. Dalam action plan departemen itulah kamu bisa menuangkan target ke langkah-langkah yang lebih detail.
Dengan adanya action plan untuk mencapai target bersama, akan tumbuh sense of belonging dan rasa tanggung jawab pada setiap karyawan.
Kamu pasti sudah tahu bahwa komunikasi merupakan salah satu kunci kesuksesan kolaborasi kerja. Sebaliknya, miskomunikasi bisa menghambat kelancaran kolaborasi.
Kabar baiknya, kamu dapat mencegah miskomunikasi atau kesalahpahaman dengan membuat action plan.
Umumnya, action plan berisi tugas-tugas untuk mencapai target, nama anggota tim yang bertanggung jawab atas tiap tugas, sumber daya, hingga deadline seluruh tugas.
Intinya, action plan memberikan informasi lengkap kepada anggota tentang proyek yang dikerjakan. Dengan memahami informasi yang sama, kesalahpahaman pun bisa dicegah.
Lalu, adanya deadline juga membantu seluruh anggota untuk bekerja tepat waktu. Kamu bahkan bisa menggunakan action plan tersebut untuk memantau progress proyek.
Nah, supaya bisa mendapatkan manfaat maksimal dari action plan, kamu perlu membuatnya dengan tepat. Memangnya, bagaimana cara membuat action plan di dunia kerja?
Baca Juga: 10+ Contoh Skala Prioritas & Cara Membuatnya
Entah itu action plan marketing, sales, maupun HRD, cara membuat rencana tertulis di dunia kerja cenderung sama. Kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut sebagai panduan:
Sebelum mulai membuat action plan, tentukan dulu tujuan yang ingin kamu dan tim capai.
Apakah kamu hendak melakukan marketing campaign baru? Atau mungkin kamu ingin meningkatkan penjualan produk?
Apapun tujuannya, pastikan kamu menuliskannya secara jelas dan spesifik. Untuk itu, kamu bisa menggunakan kerangka SMART dalam menentukan tujuan action plan.
SMART merupakan singkatan dari specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound. Berikut penjelasan lengkapnya:
Tujuan action plan harus bersifat spesifik. Maka dari itu, jabarkan tujuanmu sedetail mungkin. Sebagai contoh, kita akan membuat action plan sales dengan tujuan meningkatkan penjualan produk.
Nah, sebaiknya jangan hanya menuliskan “meningkatkan penjualan produk” sebagai tujuan action plan. Kamu bisa sekaligus menentukan persentase kenaikan yang ingin dicapai.
Contoh penulisannya bisa seperti, “Meningkatkan penjualan sebesar 50%,” atau “Mendapat pemasukan Rp500 juta dari penjualan produk.”
Dalam kerangka SMART, measurable berarti tujuan action plan dapat diukur. Sebetulnya, dengan menambahkan angka spesifik pada tujuan, kamu bisa lebih mudah mengukur tujuan tersebut.
Namun, kamu tidak boleh asal menambahkan angka-angka, ya. Kamu juga perlu menentukan metrik atau kriteria tertentu untuk mengukur keberhasilan tujuan.
Misalnya, kalau tujuanmu adalah meningkatkan penjualan, kamu bisa menggunakan jumlah pemasukan sebagai salah satu kriteria pengukuran.
Dengan memenuhi faktor measurable dalam tujuan action plan, kamu dan tim akan lebih mudah memantau progress suatu proyek.
Memiliki planning untuk meraih target yang tinggi merupakan hal yang baik. Meski begitu, pastikan bahwa tujuan dari action plan tetap achievable atau realistis untuk dicapai.
Pertimbangkan kembali resources yang tim kamu miliki, baik itu sumber daya manusia, alat, teknologi, dan sebagainya. Kemudian, sesuaikan tujuanmu dengan kapasitas seluruh sumber daya tersebut.
Dengan action plan yang bersifat achievable, kamu bisa mengatur ekspektasi yang lebih realistis. Hal itu tentnunya dapat membantumu meningkatkan motivasi untuk mencapai tujuan sekaligus mencegah frustrasi berlebihan.
Tujuan action plan juga harus bersifat relevan dengan kebutuhan dan kemampuan kamu serta tim.
Misalnya, kamu ingin meningkatkan sales produk sebesar 30%. Setelah itu, buatlah action plan yang relevan dengan tujuan tersebut.
Karena fokusnya adalah penjualan produk, kamu dapat menyusun strategi untuk membuat orang-orang tertarik membeli produk tersebut.
Contohnya strategi yang bisa kamu dan tim pakai adalah memberikan promo menarik, kerja sama dengan influencer, atau melakukan digital campaign.
Dengan adanya action plan yang relevan, setiap langkah yang kamu ambil bisa memberikan kontribusi langsung terhadap tujuan utama.
Dalam kerangka SMART, time-bound berarti tujuan action plan harus memiliki deadline atau tenggat waktu yang jelas.
Kembali lagi ke contoh action plan sederhana untuk penjualan di atas, kamu bisa menuliskan tujuan seperti, “Meningkatkan penjualan produk sebesar 30% dalam waktu 6 bulan.”
Adanya tenggat waktu bisa membantu kamu untuk mengatur prioritas kerja. Kamu juga bisa menghindari penundaan demi mencapai tujuan secara tepat waktu.
Tak hanya itu, pemberian tenggat waktu juga dapat memudahkanmu dalam memonitor progress tujuan. Misalnya, kamu bisa melakukan evaluasi setiap sebulan sekali selama 6 bulan untuk memastikan bahwa proyekmu berjalan sesuai rencana.
Untuk langkah selanjutnya, buatlah daftar tindakan berdasarkan tujuan yang telah kamu tetapkan.
Bagilah tujuan utama menjadi tujuan-tujuan yang lebih kecil. Cara ini dapat membuat tujuan akhir tidak tampak overwhelming atau mengintimidasi.
Selain itu, dengan membuat tujuan-tujuan kecil, kamu bisa mengerjakannya secara lebih ringan. Namun, kalau merasa tujuan tersebut masih terlalu luas, bagi lagi menjadi daftar tugas yang lebih mudah dilakukan.
Misalnya untuk contoh action plan sederhana di marketing, tujuannya adalah meningkatkan brand awareness sebesar 50% dalam waktu 6 bulan. Untuk mencapainya, kamu perlu berkolaborasi dengan social media influencers.
Nah, saat menjalankan daftar tugas tersebut, kamu bisa membaginya lagi menjadi beberapa tindakan kecil. Misalnya, kamu bisa melakukan riset profil influencers, meminta rate cards, serta membuat brief konten untuk mereka.
Ketika membuat action plan, jangan lupa memberi deadline atau tenggat waktu pada tiap tugas yang sudah ditentukan. Kemudian, lengkapi juga dengan timeline yang tepat.
Jadi, ketika dibaca, tugas-tugas tersebut akan terlihat runut. Kamu pun bisa tahu tugas mana yang harus diprioritaskan atau diselesaikan di awal untuk mencapai tujuan dengan tepat waktu.
Selain itu, adanya timeline yang jelas dapat membantumu memantau progres berbagai tugas. Kamu bisa memastikan agar setiap tugas berjalan on track sesuai rencana.
Misalnya, mari kita ambil action plan HRD yang punya tujuan mengurangi turnover rate sebesar 20% dalam 1 tahun. Nah, kamu bisa menentukan timeline pada setiap tugas untuk mencapai tujuan tersebut.
Contohnya seperti meninjau ulang kebijakan HR dalam minggu pertama, membuat perbaikan kebijakan yang lebih pro-karyawan pada minggu 2-4, lalu mengajukan perbaikan tersebut kepada manajemen pada minggu berikutnya, dan seterusnya.
Apa pun tujuan dari action plan, kamu pasti membutuhkan sumber daya untuk mencapainya, terutama dalam mengerjakan tugas-tugas.
Oleh sebab itu, tinjau kembali berbagai hal yang kamu punya. Resources ini bisa berupa software atau peralatan khusus, uang, data atau informasi, hingga personel.
Untuk membuatnya, mulailah dengan menilai skill masing-masing anggota tim. Kemudian, delegasikan tugas sesuai skill dan kemampuan mereka.
Jangan lupa tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tugas tersebut, serta hal yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Sebagai gambaran, mari kita ambil contoh action plan sales promotion. Tujuan dari action plan tersebut adalah menciptakan pasar untuk produk baru yang akan dirilis.
Untuk mencapai tujuan tersebut, kamu perlu mengetahui anggota tim mana saja yang paling unggul dalam riset pasar, pengembangan produk, serta strategi penjualan.
Kemudian, beri mereka akses seperti alat untuk research and development (R&D), platform analitik pemasaran, serta data target konsumen.
Setelah selesai membuat action plan, jangan berpikir tugas kamu sudah selesai, ya. Kamu masih harus memantau progres action plan yang telah kamu buat. Tujuannya untuk memastikan bahwa setiap tugas dalam action plan bisa selesai sesuai tenggat waktu.
Nah, bagaimana caranya? Kamu bisa tentukan kriteria atau metrik yang akan digunakan untuk memantau progres action plan.
Metrik ini biasanya melibatkan angka agar mudah diukur. Contohnya seperti hasil penjualan produk, jumlah followers, atau jumlah traffic website.
Selain itu, jangan lupa mengadakan meeting rutin atau membuat laporan departemen. Misalnya, buat jadwal pertemuan atau laporan per dua minggu untuk melihat kemajuan target serta kendala yang menyertainya.
Sebagai contoh, kamu memiliki action plan proyek SEO website dengan tujuan menaikkan traffic sebesar 50% dalam waktu 6 bulan. Menurut timeline, website harus meningkatkan traffic minimal 20% pada bulan ketiga.
Nah, untuk mengetahui sudah seberapa dekat dengan tujuan utama, kamu bisa mengecek kenaikan traffic website per bulan.
Jadi, kalau seandainya progres action plan belum berjalan sesuai timeline, kamu bisa segera mengambil tindakan.
Nah, sekarang kamu telah mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk membuat action plan. Tapi, seperti apa bentuk action plan yang mudah dipahammi? Kamu mempelajari template-nya pada poin berikut!
Baca Juga: Berpikir Komputasional: Arti, Manfaat, Tujuan, Metode & Contoh
Secara umum, template action plan sederhana untuk dunia kerja terdiri dari masalah, tujuan, tabel action plan, metrik sukses, serta tracking dan proses evaluasi. Yuk, kita bahas satu per satu!
Seperti yang telah dijelaskan di awal, langkah pertama dalam membuat action plan adalah menentukan tujuan.
Tujuan biasanya berangkat dari suatu kondisi atau masalah yang dihadapi perusahaan. Kamu bisa menuliskan masalah tersebut di bagian awal action plan.
Dalam dunia kerja, jenis masalah perusahaan tentu bisa bermacam-macam. Contohnya, permintaan produk yang anjlok, website perusahaan tidak muncul pada peringkat atas hasil pencarian online, atau menurunnya tingkat brand engagement di media sosial.
Tak perlu menuliskannya panjang-panjang. Cukup sampaikan sebagai problem statement dalam 1-2 kalimat yang jelas.
Dengan menjelaskan problem statement ke dalam action plan, kamu bisa menentukan tujuan secara lebih fokus.
Setiap action plan pasti memiliki tujuan atau target. Maka dari itu, jangan pernah terlewat menentukan tujuan saat membuat action plan.
Sesuaikan tujuan dengan masalah atau problem statement yang sudah kamu tulis. Kamu bisa membuatnya dengan menggunakan pula kerangka SMART seperti penjelasan di atas.
Contohnya, saat ini kamu sedang menghadapi masalah penurunan sales untuk produk X. Maka, tujuan yang bisa kamu buat adalah, “Meningkatkan penjualan produk X sebesar 30% dalam 6 bulan.”
Tujuan action plan bisa berbeda jika masalah yang kamu hadapi adalah rendahnya online presence brand. Untuk masalah tersebut, kamu bisa membuat tujuan seperti, “Website muncul pada halaman pertama hasil pencarian online dalam waktu 3 bulan.”
Bagian ini bisa dibilang fokus utama dari pembuatan action plan. Berdasarkan tujuan yang telah ditentukan, buat tabel action plan, lalu isi setiap kolomnya sesuai kebutuhan pekerjaan.
Sebagai gambaran, detail isi action plan untuk social media campaign kemungkinan besar akan berbeda dari action plan untuk project management.
Dalam social media campaign, beberapa detail isi yang bisa kamu cantumkan adalah target, tugas, tentukan tenggat waktu, person-in-charge atau PIC, update tugas, dan hasil kerja.
Sementara action plan untuk project management biasanya berisi deskripsi tugas atau tindakan, task owner, tanggal mulai dan tenggat waktu tugas, sumber daya, ekspektasi output, serta hasil kinerja sesungguhnya.
Komponen satu ini sebenarnya tidak wajib dicantumkan dalam template action plan. Namun, kamu tetap perlu menentukan metrik untuk mengukur kesuksesan action plan.
Pada dasarnya, metrik untuk setiap action plan bisa berbeda-beda, tergantung pada tujuan yang hendak dicapai.
Sebagai contoh, kamu membuat action plan untuk digital marketing campaign. Tujuannya adalah meningkatkan customer engagement di website perusahaan.
Berarti, beberapa metrik yang bisa kamu gunakan untuk mengukur kesuksesan action plan tersebut adalah page views, bounce rate, time on page, exit page, dan conversion rate.
Namun, beda lagi jika tujuanmu adalah meningkatkan brand awareness di media sosial. Metrik yang bisa kamu gunakan untuk tujuan tersebut adalah impression rate, reach, click, share, mentions, hingga search volume.
Setelah selesai membuat action plan, kamu masih harus memantau progress action plan sesuai timeline yang ditetapkan.
Tracking dan evaluasi bisa dilakukan melalui meeting atau laporan secara berkala. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui apakah progres action plan berjalan on-track atau tidak.
Jika ternyata progres tidak berjalan sesuai timeline, lakukan evaluasi untuk mengidentifikasi penyebabnya. Kemudian, segera tetapkan solusi agar action plan kembali on-track.
Nah, berdasarkan template yang terdiri dari pernyataan masalah hingga tracking, kini kamu bisa membuat action plan sendiri. Lantas, action plan contohnya seperti apa?
Kamu bisa membuat action plan secara manual berdasarkan langkah-langkah dan template yang sudah dijelaskan di atas.
Supaya lebih mudah, kamu juga dapat menggunakan contoh tabel action plan dari Jobstreet di bawah ini:
Problem statement: Perusahaan akan merilis produk baru.
Tujuan campaign marketing: Meningkatkan brand awareness hingga 30% dalam 3 bulan.
Tugas | Task Owner | Timeline | Indikator Keberhasilan | Biaya | Hasil |
Membuat halaman landing page | Divisi web devloper | 2 minggu | Landing page yang interaktif sudah bisa diakses pada 1 Januari 2025. |
|
|
Merancang dan merilis kampanye media sosial (Instagram, TikTok, Facebook) | Divisi digital marketing | 2 minggu | 100.000 tayangan dalam minggu pertama. |
|
|
Merancang dan mengirim email promosi ke daftar pelanggan | Divisi email marketing | 2 minggu | Tingkat open rate 30% dan click rate 15%. |
|
|
Problem statement:
Tujuan action plan:
PIC | Timeline | Deskripsi | Note | Hasil |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Problem statement:
Tujuan project management:
Tugas | PIC | Tanggal | Deadline | Sumber | Ekspektasi | Hasil |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Problem statement:
Tujuan action plan:
No | Task | Deadline | Sumber | Note | Tanggal selesai |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Problem statement:
Tujuan action plan:
Target | Deskripsi | Deadline | PIC | Update | Hasil |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Action plan adalah rencana tertulis berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu target. Kamu bisa menerapkan action plan untuk berbagai bidang kerja, mulai dari project management, sales, marketing, hingga HRD.
Dengan fungsinya tersebut, action plan dapat menjadi tool bermanfaat untuk membantu struktur pekerjaan kamu.
Selain itu, action plan juga dapat membantumu meningkatkan produktivitas kerja, mencapai tujuan karier, hingga mendukung kelancaran proyek.
Secara gatis besar, action plan berguna sebagai alat untuk mendukung tim mencapai tujuan bersama serta mencegah kesalahpahaman dalam kolaborasi.
Untuk membuat action plan, kamu perlu menentukan tujuan terlebih dulu. Kemudian, buatlah daftar tindakan, tentukan timeline, siapkan resources, dan pantau progres action plan secara berkala.
Nah, sudah paham bagaimana cara membuat action plan, kan? Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi seputar dunia kerja dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Baca Juga: Etika Profesi: Arti, Prinsip, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya