10+ Contoh Skala Prioritas & Cara Membuatnya

Ketika memiliki banyak pekerjaan atau tugas, orang akan cenderung mengalami kebingungan untuk memulai pekerjaan. Apakah ini terjadi dengan kamu juga? 

Jika kamu sedang penuh dengan deadline, maka penting untuk memahami skala prioritas. Dengan begitu, kamu bisa menyelesaikan berbagai pekerjaan secara lebih efektif dan efisien. 

Nah, uraian berikut ini akan membahas tentang pengertian, manfaat, tujuan, cara membuat, hingga tips dan contoh menyusun skala prioritas tersebut. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa baca hingga selesai! 

• Apa Itu Skala Prioritas?
• Manfaat dari Skala Prioritas
• Tujuan Membuat Skala Prioritas
• Faktor yang Memengaruhi Skala Prioritas
• Contoh Skala Prioritas dalam Dunia Kerja
• Cara Membuat Skala Prioritas
• Tips Sukses Menerapkan Skala Prioritas
• Kesimpulan

Apa Itu Skala Prioritas? 

Sumber : Envato

Dikutip dari Forbes, untuk mencapai kesuksesan, diperlukan kemampuan dalam memahami tujuan. Artinya, kamu harus tahu mana tujuan yang penting dan mana tujuan yang bisa ditinggalkan untuk sementara waktu, mengingat kita tidak bisa mengerjakan semua hal sekaligus. 

Oleh sebab itu, skala prioritas menjadi sesuatu yang sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang beragam. 

Menurut situs Fiberly, skala prioritas adalah suatu metode yang digunakan untuk mengategorikan tugas berdasarkan tingkat kepentingannya. Skala prioritas memungkinkan kamu mengetahui apa yang harus diperhatikan terlebih dulu, dan apa yang bisa ditangani selanjutnya. 

Dengan memanfaatkan skala prioritas, kamu tidak akan merasa terbebani oleh sebanyak apa pun tugas yang ada. Hal ini karena kamu sudah paham bagaimana cara mengalokasikan waktu serta energi secara efektif dan efisien. 

Sebagai contoh, kamu terlibat dalam suatu proyek besar. Di sana, ada beberapa jobdesc yang harus segera diselesaikan karena deadline sudah semakin dekat. 

Jika tidak menyusun skala prioritas, deadline yang penuh bisa membuatmu tertekan. Kamu tidak tahu mana tugas penting yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Akhirnya, kamu pun akan kewalahan dan pekerjaan pun justru menjadi berantakan. 

Berbeda jika kamu sudah menyusun skala prioritas untuk mengerjakan proyek tersebut. Semua tugas bisa kamu selesaikan satu per satu sesuai tingkat urgensinya. 

Dengan demikian, proses pengerjaan tugas menjadi lebih tertata, sehingga kemungkinan besar juga akan selesai pada tenggat waktu yang telah ditentukan sebelumnya. 

Manfaat dari Skala Prioritas 

Sumber : Envato

Skala prioritas dapat membuat kamu menjadi lebih fokus dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Kamu dapat memilah mana yang urgen serta harus segera diselesaikan, dan mana yang bisa ditunda.

Di samping itu, memiliki skala prioritas juga memberikan berbagai benefit lainnya. Berikut beberapa manfaat skala prioritas, seperti dikutip dari Detik.

1. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi 

Ketika memiliki skala prioritas, kamu bisa mengerjakan sesuatu secara efisien. Kamu sudah tahu urutan pekerjaan yang harus diselesaikan pertama kali dan seterusnya, sehingga pekerjaan pun akan lebih cepat selesai.

Dengan demikian, produktivitasmu akan meningkat karena kamu bisa segera beralih ke pekerjaan lainnya.

2. Mengurangi stres dan kecemasan 

Ketika punya banyak pekerjaan, tetapi tidak memiliki skala prioritas, kamu pasti akan kebingungan. Kamu tidak tahu dari mana akan menyelesaikannya karena semua tugas terlihat penting dan harus segera diselesaikan. Jika dibiarkan, hal ini bisa memicu stres dan kecemasan.

Namun, jika memiliki skala prioritas, kamu bisa menyusun jadwal yang rinci guna menyelesaikan pekerjaan satu per satu. Dengan demikian, stres dan rasa cemas pun dapat dihindari.

3. Membantu mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang 

Tujuan jangka pendek adalah sesuatu yang ingin dicapai dalam waktu dekat. Sedangkan tujuan jangka panjang, yaitu sesuatu yang ingin dipenuhi dalam kurun waktu cukup lama.

Nah, dengan memiliki skala prioritas, kamu akan semakin terbantu ketika sedang berproses untuk mencapai tujuan jangka pendek dan panjang.

Sebagai contoh, kamu punya tujuan menjadi karyawan terbaik di kantor dalam satu tahun. Maka, kamu pun dapat melakukan serangkaian upaya untuk dapat mencapainya.

Di sinilah skala prioritas berperan. Dari serangkaian upaya tersebut, kamu bisa menyusun mana yang paling mendesak dan wajib dilakukan, dan mana yang tidak terlalu penting.

4. Meningkatkan fokus dan konsentrasi 

Fokus dan konsentrasi bisa dicapai ketika tidak mendapat banyak distraksi atau gangguan. Oleh sebab itu, skala prioritas bisa menjadi salah satu kunci untuk meningkatkan konsentrasi saat bekerja.

Dengan memiliki skala prioritas, kamu tidak akan mudah terganggu oleh hal-hal di sekitar yang tidak masuk prioritas. Sehingga, tingkat fokus dan konsentrasi terhadap hal-hal yang sudah diprioritaskan pun akan meningkat.

5. Meningkatkan kualitas hidup secara keseluruhan 

Manfaat skala prioritas lainnya adalah meningkatkan kualitas hidup secara keseluruhan. Hal ini dapat terjadi karena kamu tidak perlu melakukan segala hal untuk mencapai suatu tujuan.

Cukup kerjakan hal-hal tertentu yang memang penting dan memberi dampak signifikan. Akhirnya, pekerjaan pun menjadi semakin efektif dan efisien, kualitas hidup juga meningkat.

Tujuan Membuat Skala Prioritas 

Sumber : Envato

Selain mendapat berbagai manfaat di atas, membuat skala prioritas juga dilakukan untuk mencapai berbagai tujuan. Dikutip dari Kompas, beberapa tujuan seseorang menyusun skala prioritas kebutuhan adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi tugas dan kegiatan yang paling penting 

Melalui skala prioritas, kamu akan tahu mana tugas dan kegiatan yang paling penting sehingga kamu pun dapat segera menyelesaikannya. 

Secara umum, skala prioritas memang dibuat untuk mengklasifikasikan berbagai jenis pekerjaan berdasar tingkat urgensi masing-masing. 

2. Mengalokasikan sumber daya secara efektif 

Untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, kita sering kali membutuhkan dukungan dari berbagai sumber daya. Nah, dengan adanya daftar skala prioritas, kamu dapat membagi berbagai sumber daya tersebut sesuai dengan kebutuhan. 

Pekerjaan yang paling diprioritaskan akan mendapat dukungan sumber daya paling maksimal. Harapannya, pekerjaan tersebut dapat segera diselesaikan sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan. 

Bayangkan jika tidak ada skala prioritas, pembagian sumber daya tentunya tidak akan bisa menjadi efektif. Sebab kita tidak tahu mana pekerjaan yang penting dan harus didahulukan. 

3. Menentukan urutan penyelesaian tugas 

Setiap tugas pasti memiliki tahapan penyelesaiannya. Dengan daftar skala prioritas, kita bisa menentukan urutan dari setiap tahapan yang ada untuk menyelesaikan tugas dengan efisien. 

4. Memenuhi tenggat waktu 

Skala prioritas membantu memastikan bahwa setiap pekerjaan akan selesai sesuai deadline. Hal ini karena semua pekerjaan telah dibagi-bagi berdasar tenggat waktunya. 

Sebagai contoh, ada satu proyek besar, di mana tenggat waktu penyelesaiannya adalah selama satu bulan. Lalu, proyek besar tersebut di-break down menjadi berbagai aktivitas. Selanjutnya, setiap aktivitas diurutkan berdasar skala prioritas yang memiliki tenggat waktu masing-masing. 

Dengan demikian, setelah satu bulan yang diberikan, semua pekerjaan telah berhasil diselesaikan. Target pun terpenuhi sesuai tenggat waktu. 

5. Mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang 

Setiap aktivitas yang dilakukan tentu memiliki tujuan. Ada yang ingin dicapai dalam jangka pendek atau dalam waktu dekat, ada pula yang menjadi target jangka panjang. 

Untuk dapat mencapai semua tujuan, seseorang harus paham mana kebutuhan utama yang harus dipenuhi terlebih dulu, dan mana yang bisa menyusul. Nah, di sinilah skala prioritas diperlukan. 

Melalui skala prioritas, kamu akan mengupayakan berbagai hal untuk memenuhi kebutuhan utama yang sifatnya harus segera dipenuhi. Setelah itu, barulah mengupayakan untuk impian yang ingin dicapai dalam jangka panjang. 

6. Meningkatkan peluang untuk sukses 

Tujuan skala prioritas selanjutnya yaitu dapat membantu meningkatkan peluang sukses. Maksudnya, dengan memiliki daftar aktivitas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas sesuai tingkat urgensinya, kemungkinan tujuanmu akan tercapai sesuai harapan pasti jauh lebih besar. 

Jika kamu bisa konsisten menerapkan skala prioritas, bukan tidak mungkin peluangmu untuk mencapai kesuksesan jauh lebih besar. 

Baca Juga: Feedback: Pengertian, Tips Menyampaikan dan Menerima di Tempat Kerja 

Faktor yang Memengaruhi Skala Prioritas 

Sumber : Envato

Skala prioritas dipengaruhi oleh beberapa faktor, di antaranya: 

1. Urgensi dan deadline 

Skala prioritas bisa disusun berdasar hal-hal penting terlebih dahulu. Di samping itu, deadline juga perlu dijadikan salah satu acuan utama. 

Pekerjaan yang sudah mendekati deadline atau batas waktu pengerjaan harus diutamakan untuk segera diselesaikan. 

2. Pentingnya tugas atau kegiatan 

Semakin penting tugas, maka skala prioritasnya juga semakin tinggi. Sementara itu, jika pekerjaan atau tugas tidak begitu penting, maka bisa menjadi pertimbangan untuk menempatkan hal tersebut pada tingkat prioritas bawah. 

3. Dampak tugas atau kegiatan 

Setiap tugas atau kegiatan pasti memiliki dampak ketika dilakukan. Coba pikirkan ulang, seberapa besar pengaruh dampak tugas tersebut terhadap pekerjaan secara keseluruhan? 

Jika dampak suatu tugas memang sangat besar, kamu bisa mempertimbangkan hal tersebut sebagai salah satu prioritas. Sebaliknya, ketika kegiatan atau tugas tidak terlalu memiliki dampak yang signifikan, hal tersebut bisa disebut bukan prioritas. 

4. Ketersediaan sumber daya 

Skala prioritas kebutuhan juga dipengaruhi oleh ketersediaan sumber daya. Ketika tersedia sumber daya melimpah, kamu bisa menggunakannya untuk menyelesaikan tugas yang diprioritaskan terlebih dahulu, sebelum dialihkan ke tugas lain. 

5. Keterampilan dan kemampuan individu 

Keterampilan dan kemampuan juga menjadi faktor yang memengaruhi penyusunan skala prioritas. Secara umum, individu dapat memprioritaskan pekerjaan sesuai keterampilan dan kemampuannya. 

Selanjutnya, pekerjaan-pekerjaan di luar kemampuan bisa dilakukan belakangan. Semua ini dapat membantu pekerjaan selesai secara efektif dan efisien. 

6. Situasi dan keadaan saat ini 

Situasi dan pekerjaan saat ini juga memengaruhi penyusunan skala prioritas. Misalnya, tiba-tiba terjadi bencana, maka skala prioritas yang sudah disusun sejak awal bisa saja berubah menyesuaikan keadaan lingkungan. 

Fokusnya berubah menyesuaikan kondisi paling terkini karena jika tetap sesuai prioritas awal, hasilnya bisa saja tidak akan optimal. 

Contoh Skala Prioritas dalam Dunia Kerja 

Sumber : Envato

Supaya makin paham, kamu bisa simak beberapa contoh skala prioritas kebutuhan dalam dunia kerja berikut ini: 

1. Skala Prioritas Rencana Keuangan Bisnis 

• Membayar berbagai tagihan dan gaji karyawan. 
• Melakukan investasi untuk pengembangan bisnis dan mencapai tujuan keuangan. 
• Mengalokasikan simpanan untuk dana darurat. 
• Menyediakan dana untuk media promosi dan penjualan. 
• Menganggarkan kegiatan sosial perusahaan. 

2. Skala Prioritas Rencana Pemasaran 

• Melakukan pemasaran di media sosial. 
• Melakukan optimasi situs web. 
• Melakukan kampanye menggunakan email. 
• Mengumpulkan data dan wawasan (riset pasar). 
• Mencari kesempatan untuk kerja sama dengan influencer. 

3. Skala Prioritas Pengelolaan Proyek 

• Melakukan perencanaan awal, seperti identifikasi tujuan, menyusun anggaran, membuat jadwal, dan sebagainya. 
• Mengembangkan prototipe. 
• Melakukan pengujian produk (barang maupun jasa) guna memastikan kualitasnya. 
• Mengembangkan fitur tambahan sesuai kebutuhan berdasarkan berbagai masukan. 
• Melakukan peluncuran dan pemasaran produk. 

4. Skala Prioritas dalam Menangani Komplain dari Pelanggan 

• Komplain yang melibatkan kerusakan produk atau mengganggu aktivitas sehari-hari. 
• Komplain yang menimbulkan dampak besar bagi citra dan pendapatan perusahaan. 
• Komplain yang mesti diselesaikan dalam waktu wajar. 
• Komplain yang penanganannya melibatkan pihak eksternal sehingga harus diselidiki secara lebih lanjut. 
• Komplain berupa usulan untuk perbaikan yang secara umum dapat ditangani secara fleksibel. 

5. Skala Prioritas Harian di Kantor 

• Mengerjakan tugas yang menjadi tanggung jawab sendiri (individu). 
• Membantu tugas rekan dalam satu tim/divisi. 
• Membantu pekerjaan divisi lain. 
• Membuat check list terkait tugas yang sudah selesai dan belum. 
• Menyusun evaluasi dan laporan. 

6. Skala Prioritas dalam Kegiatan Produksi 

• Menghitung estimasi biaya produksi untuk barang maupun jasa. 
• Menyediakan alat dan bahan baku yang dibutuhkan. 
• Melakukan produksi sesuai pesanan. 
• Memproduksi berbagai marketing tools untuk memperluas pasar sehingga dapat membantu meningkatkan penghasilan. 
• Melakukan riset atau survei untuk pengembangan produk. 

7. Skala Prioritas dalam Mengerjakan Tugas Kehumasan 

• Membuat berbagai press release terkait perusahaan. 
• Menjalin komunikasi yang baik dengan para mitra. 
• Membuat konten di media sosial resmi perusahaan secara aktif, bisa berupa konten keluarga, anak, maupun yang lainnya sesuai target market perusahaan. 
• Menyusun rencana pengembangan di bidang kehumasan. 
• Menyediakan merchandise atau souvenir perusahaan. 

8. Skala Prioritas Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) 

• Melakukan riset kebutuhan dan permasalahan SDM di perusahaan. 
• Melakukan pendampingan untuk peningkatan skill. 
• Membuat penilaian terhadap kinerja SDM di perusahaan. 
• Merekrut SDM baru sesuai kebutuhan perusahaan. 
• Menyusun laporan terkait aktivitas pengembangan SDM. 

9. Skala Prioritas Pengelolaan Pelanggan 

• Siaga membantu mengatasi setiap permasalahan yang dialami pelanggan. 
• Mengelompokkan data pelanggan berdasar kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Misalnya, pelanggan berdasar jumlah transaksi, tempat tinggal, usia, kondisi ekonomi, dan sebagainya. 
• Rutin menyapa dan memberikan penawaran secara berkala. 
• Menyelenggarakan kegiatan bersama pelanggan secara berkala. Misalnya, agenda family gathering dengan semua pelanggan setia, dan sebagainya. 
• Memberikan bingkisan istimewa kepada pelanggan tertentu. Misalnya, target market perusahaan adalah keluarga, maka bisa dibuat bingkisan untuk kepala keluarga terbaik, dan sebagainya. 

10. Skala Prioritas Admin 

• Melakukan pelayanan terhadap pelanggan. 
• Membuat catatan terhadap setiap transaksi yang dilakukan. 
• Menyusun kebutuhan rumah tangga perusahaan dan membelanjakannya. 
• Melakukan inventarisasi dan stock opname. 
• Membantu tim berbagai divisi ketika dibutuhkan. 

11. Skala Prioritas bagi Pekerja Freelance 

• Menyusun to-do-list harian. 
• Melakukan pekerjaan sesuai urutan deadline. 
• Mencari kesempatan atau penawaran job baru. 
• Mempelajari berbagai skill baru yang dapat menunjang pekerjaan, sehingga bisa menghasilkan uang tambahan. 
• Membeli berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk aktivitas pekerjaan. 
• Berwisata sebagai sarana refreshing untuk menjaga mood dan menemukan inspirasi baru. 

Baca Juga: 8+ Cara Mudah Menghilangkan Ngantuk Saat Kerja 

Cara Membuat Skala Prioritas 

Sumber : Envato

Dikutip dari Tirto, berikut beberapa cara membuat atau menyusun skala prioritas, di antaranya: 

1. Buat daftar semua tugas yang harus diselesaikan 

Sebelum membuat skala prioritas, pastikan kamu sudah menyusun semua tugas yang perlu diselesaikan. Hal ini menjadi dasar agar tak ada tugas yang terlewatkan.  

2. Kategorikan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya 

Kamu bisa melakukan tahap ini menggunakan tabel skala prioritas seperti yang diperkenalkan Steven R. Covey. Dalam tabel tersebut, terdapat empat kuadran yang menentukan tingkatan skala prioritas suatu hal. 

• Kuadran I: Penting dan mendesak. 
• Kuadran II: Penting, tetapi kurang mendesak. 
• Kuadran III: Kurang penting, tetapi mendesak. 
• Kuadran IV: Kurang penting dan kurang mendesak. 

Jadi, cara menyusun skala prioritas bisa dilakukan dengan membuat contoh tabel skala prioritas berdasar empat kuadran tersebut. 

3. Tetapkan deadline untuk setiap tugas 

Setiap tugas harus memiliki deadline-nya. Jika tidak, tidak akan ada acuan untuk menyelesaikannya secara tepat waktu. 

Ketika menentukan deadline, kamu bisa mengacu pada deadline yang diberikan oleh atasan atau perusahaan. Jika ada deadline yang sama, pertimbangkan untuk menyelesaikan tugas yang memiliki dampak besar terlebih dahulu. 

4. Alokasikan waktu dan sumber daya yang sesuai 

Ada kalanya pekerjaan tertentu harus dilakukan pada pagi hari, ada pula yang harus malam hari, dan sebagainya. Sumber daya pun demikian, perlu dibagi-bagi sesuai kebutuhan. 

Oleh sebab itu, kamu perlu mengalokasikan waktu dan sumber daya sesuai kebutuhan agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. 

5. Evaluasi dan sesuaikan skala prioritas secara berkala 

Skala prioritas bersifat dinamis, sehingga kamu perlu mengevaluasinya setiap waktu. Lihat bagaimana perfomamu dan hasilnya ketika menyelesaikan skala prioritas sebelumnya. Dari sana, kamu bisa menyesuaikan skala prioritas baru dengan kondisi terkini. 

Tips Sukses Menerapkan Skala Prioritas 

Sumber : Envato

Agar skala prioritas yang telah disusun sukses diterapkan, kamu bisa melakukan beberapa tips berikut ini: 

1. Fokus pada satu tugas pada satu waktu 

Usahakan untuk selalu fokus. Tidak perlu mengerjakan dua hal secara bersamaan dalam satu waktu karena justru dapat menghilangkan fokus. 

2. Hindari multitasking 

Mirip seperti poin sebelumnya. Tidak perlu mengerjakan banyak hal sekaligus atau menjadi multitasking. Cukup kerjakan satu per satu secara berurutan dan terukur. 

3. Delegasikan tugas jika memungkinkan 

Jika memungkinkan, kamu bisa meminta bantuan kepada tim untuk menyelesaikan tugas yang ada. Tentunya tim yang dimaksud adalah mereka yang sudah expert atau memiliki skills yang relevan dengan tugasnya, ya. 

4. Katakan tidak pada permintaan yang tidak penting 

Jangan mengiyakan semua hal, apalagi terhadap hal-hal yang tidak penting, karena itu justru akan menambah daftar pekerjaan. Fokus pada apa yang ada terlebih dahulu, baru memikirkan yang lainnya. 

5. Beristirahatlah secara teratur untuk menghindari kelelahan 

Tidak perlu memaksakan diri. Istirahat juga diperlukan dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan. 

Jika terus memforsir diri, kamu bisa kelelahan dan berujung sakit. Tentu hal tersebut justru akan menghambat aktivitas pekerjaan. 

Kesimpulan 

Demikian uraian tentang skala prioritas beserta contoh dan cara membuatnya. Secara umum, pengertian skala prioritas adalah metode untuk menetapkan urgensi dari suatu hal. 

Dalam dunia kerja, metode skala prioritas sangat penting, karena bisa membuat pekerjaan berjalan secara lebih efektif dan efisien. Di samping itu, skala prioritas juga akan membuat kamu memiliki gambaran yang jelas terhadap suatu aktivitas. 

Selanjutnya, jika kamu memiliki pertanyaan lain seputar pengembangan karier maupun kehidupan di dunia kerja secara lebih lanjut, kamu bisa langsung membaca berbagai artikel menarik di laman Tips Karier Jobstreet. Sementara itu, untuk informasi berbagai lowongan pekerjaan, kamu bisa menyimaknya di sini. 

Pertanyaan Seputar Skala Prioritas 

1. Bagaimana cara menentukan mana yang lebih penting dan mendesak? 

Kamu bisa menanyakan kepada diri sendiri jika hal ini dilakukan untuk menyusun skala prioritas pribadi. 

Namun, jika tujuannya adalah untuk membuat skala prioritas bagi perusahaan, maka kaitkan dengan dampak yang akan dihasilkan dari suatu tindakan atau aktivitas. Dari situ, kamu akan tahu mana yang lebih penting dan mendesak. 

2. Bagaimana jika saya memiliki banyak tugas dengan tingkat urgensi dan kepentingan yang sama? 

Secara teori, hal tersebut tidak mungkin terjadi karena masing-masing tugas memiliki urgensi masing-masing. Namun, jika kamu tetap merasa demikian, cobalah untuk memahami tentang skala prioritas secara lebih mendalam. 

Hal tersebut akan membantumu memiliki perspektif berbeda dalam memandang tingkat urgensi suatu tugas. Dari situ, kamu bisa membedakan mana yang lebih penting dan mana yang tidak. 

3. Apa perbedaan antara skala prioritas dan daftar tugas? 

Secara umum, skala prioritas sudah mencakup daftar tugas. Namun, daftar tugas belum tentu mencakup skala prioritas, karena daftar tugas adalah susunan tugas yang harus dikerjaan. 

Sementara skala prioritas adalah daftar tugas yang sudah dipilah sesuai prioritasnya untuk dikerjakan. 

4. Bagaimana cara menyusun skala prioritas untuk tim? 

Penyusunan skala prioritas untuk tim bisa dilakukan dengan membuat daftar tugas, mengategorikan tugas berdasar urgensi, menetapkan deadline, membagi sumber daya dalam tim, serta senantiasa melakukan evaluasi dan penyesuaian terhadap kondisi terkini.