Mengenal Slack, Platform untuk Bantu Kolaborasi dan Produktivitas Kerja

Image by freepik

Seiring teknologi yang semakin maju, tidak menutup kemungkinan tempat kerjamu menggunakan banyak platform digital untuk menyelesaikan tugas dan berkomunikasi. Bisa jadi, Slack adalah salah satu aplikasi pilihan perusahaanmu.

Data dari Tech Report menyebut, ada lebih dari 400.000 organisasi di seluruh dunia yang menggunakan aplikasi Slack untuk menunjang pekerjaan. Dengan fiturnya yang helpful, Slack sudah jadi tool utama para pekerja.

Memangnya, bagaimana cara menggunakan platform ini untuk meningkatkan produktivitas? Jobstreet sudah rangkum penjelasan lengkapnya di bawah ini.

• Apa Itu Slack?
• Manfaat Aplikasi Slack untuk Pekerjaan
• Fitur dari Slack untuk Bantu Produktivitas
• Tips Memaksimalkan Slack untuk Produktivitas Kerja
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Aplikasi Slack

Apa Itu Slack?

Slack adalah aplikasi berkirim pesan yang tersedia di komputer dan smartphone untuk ruang lingkup perusahaan. Meski demikian, fitur utamanya tidak terbatas sampai di chatting saja.

Untuk mendukung produktivitas, Slack juga dilengkapi fitur untuk saling berkirim file dan berkomunikasi melalui panggilan suara serta video.

Manfaat Aplikasi Slack untuk Pekerjaan

Berikut adalah berbagai manfaat platform Slack untuk mendukung kelancaran operasional di tempat kerja:

Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi tim

Slack menyediakan platform yang untuk berkomunikasi secara langsung melalui pesan teks, suara, atau video.

Apalagi, ada fitur saluran (channels) memungkinkan kamu untuk mengorganisir percakapan berdasarkan proyek atau tim tertentu, sehingga bisa mengikuti dan berpartisipasi dalam diskusi yang relevan.

Kamu juga dapat membuat saluran privat untuk diskusi yang lebih rahasia atau saluran publik untuk berbagi informasi kepada seluruh tim.

Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja

Dengan integrasi aplikasi seperti Google Drive, Trello, atau GitHub, Slack memungkinkan akses langsung ke alat-alat produktivitas yang dibutuhkan tanpa harus meninggalkan platform Slack. Jadi, kamu bisa hemat waktu dan energi saat mencari atau mengelola informasi.

Selain itu, adanya fitur untuk mengatur panggilan suara/video secara langsung dari Slack membantu mempermudah koordinasi, terutama jika anggota tim bekerja secara remote.

Mengurangi miskomunikasi dan kebingungan

Pesan langsung dan percakapan dalam saluran yang terorganisir membantu mengurangi miskomunikasi.

Alasannya, semua anggota tim memiliki akses ke informasi yang sama, dan riwayat percakapan memungkinkan untuk melacak konteks dari setiap keputusan atau diskusi.

Adanya akses informasi ini akan mengurangi potensi kebingungan yang sering muncul ketika informasi tersebar di berbagai platform atau melalui komunikasi yang tidak terstruktur seperti email.

Memudahkan berbagi informasi dan pengetahuan

Fitur berbagi file dan pencarian lanjutan di Slack sangat membantu dalam manajemen informasi. Kamu bisa dengan mudah mengunggah dan mencari dokumen, presentasi, atau file lainnya di dalam percakapan atau saluran tertentu.

Di lain sisi, kamu bisa menggunakan pencarian lanjutan untuk menemukan informasi yang spesifik bahkan dari percakapan yang lama. Terutama, untuk referensi atau audit nantinya.

Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi

Dengan semua percakapan terdokumentasi dan tersimpan di Slack, anggota tim bisa lebih bertanggung jawab atas tugas masing-masing.

Notifikasi otomatis dan integrasi dengan tool manajemen proyek mempermudah untuk mengingatkan tentang tenggat waktu atau melacak kemajuan proyek secara real-time. Ini meningkatkan transparansi di antara tim dan menghindari risiko terlewatnya informasi penting.

Membangun budaya kerja yang lebih positif dan terhubung

Slack bisa memfasilitasi komunikasi kerja sekaligus membangun budaya kerja yang baik. Ini didukung dari adanya fitur emoji, GIF, atau meme yang bisa memperkaya interaksi tim dan membangun hubungan sosial di antara anggota tim.

Selain itu, penggunaan saluran untuk topik non-kerja seperti hobi bersama juga meningkatkan rasa kebersamaan dan keakraban di antara anggota tim.

Fitur dari Slack untuk Bantu Produktivitas

Image by pressfoto on Freepik

Bagaimana fitur-fitur yang tersedia di aplikasi dan situs web Slack bisa membantu produktivitas? Ini dia penjelasan lengkapnya:

Saluran (Channels)

Channel di Slack memungkinkan kamu mengelompokkan percakapan berdasarkan proyek, tim, atau topik tertentu. Kamu bisa lebih mudah menemukan informasi yang kamu butuhkan tanpa harus mencari di berbagai tempat.

Selain itu, kamu juga bisa membuat saluran publik untuk seluruh tim atau saluran pribadi untuk kelompok yang lebih kecil.

Pesan Langsung (Direct Messages)

Fitur pesan langsung membantu kamu berkomunikasi secara pribadi dengan rekan kerja. Ini sangat berguna untuk diskusi yang lebih sensitif atau membutuhkan respon cepat tanpa harus melibatkan orang lain.

Percakapan Grup (Group Conversations)

Percakapan grup di Slack membantu kamu berdiskusi dengan beberapa orang sekaligus tanpa membuat saluran baru. Fitur ini cocok untuk rapat kecil atau diskusi ad-hoc yang tidak perlu diketahui semua anggota tim.

Panggilan Suara dan Video (Voice and Video Calls)

Slack menyediakan fitur panggilan suara dan video yang memungkinkan kamu berkomunikasi lebih efektif.

Kamu bisa mengadakan virtual meeting atau konsultasi dengan rekan kerja meskipun berada di lokasi yang berbeda, sehingga menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.

Berbagi File (File Sharing)

Dengan fitur berbagi file, kamu bisa dengan mudah mengirim dan menerima dokumen, gambar, atau jenis file lainnya langsung di dalam percakapan.

Kamu pun tidak selalu harus mengirim email terpisah dan memastikan semua file terkait disimpan dalam konteks yang tepat.

Integrasi Aplikasi (App Integrations)

Slack mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi seperti Google Drive, Trello, dan Asana. Integrasi ini memungkinkan kamu mengakses dan menggunakan berbagai alat produktivitas langsung dari Slack, sehingga kamu tidak perlu berpindah-pindah aplikasi.

Pencarian Lanjutan (Advanced Search)

Fitur pencarian lanjutan di Slack membantu kamu menemukan pesan, file, atau saluran tertentu dengan cepat.

Kamu bisa menggunakan berbagai filter untuk mempersempit pencarian dan memastikan menemukan informasi yang tepat tanpa membuang banyak waktu.

Otomasi (Automation)

Slack menawarkan fitur otomasi melalui bot dan integrasi dengan alat otomatisasi lainnya. Kamu bisa membuat alur kerja otomatis, seperti pengingat atau pemberitahuan otomatis, yang membantu mengurangi pekerjaan repetitif dan meningkatkan efisiensi.

Kustomisasi (Customization)

Atur tampilan Slack sesuai preferensi kamu, seperti tema warna dan pengaturan notifikasi. Ini membantumu menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan sesuai preferensi, sehingga kamu bisa bekerja dengan lebih baik.

Baca Juga: Apa itu CMS? Ini Definisi, Contoh, dan Fungsinya

Tips Memaksimalkan Slack untuk Produktivitas Kerja

Image by our-team on Freepik

Berikut adalah berbagai cara menggunakan aplikasi Slack dengan baik agar kinerja kamu semakin produktif:

Buat struktur saluran yang jelas dan terorganisir

Saat membuat channel, jangan lupa gunakan judul yang spesifik dan sertakan deskripsi singkat yang menjelaskan tujuan saluran tersebut.

Misalnya, kamu bisa memberi nama "Proyek A - Tim Pengembangan" atau "Marketing - Kampanye Q3" untuk saluran tertentu. Dengan begini, anggota tim bisa menemukan dan bergabung dengan saluran yang relevan tanpa kebingungan.

Gunakan pesan langsung untuk komunikasi pribadi

Pesan langsung atau direct messaging sangat berguna untuk berbicara secara langsung dengan satu anggota tim tanpa mengganggu yang lain.

Gunakan fitur ini untuk membahas hal-hal yang lebih pribadi atau membagikan informasi yang tidak perlu diketahui semua orang dalam tim.

Gunakan percakapan grup untuk percakapan yang lebih kecil

Di sisi lain, percakapan grup sangat disarankan untuk berdiskusi dalam kelompok kecil tanpa harus membuat saluran baru.

Misalnya, kamu bisa membuat group chat untuk membahas koordinasi proyek kecil yang memerlukan kolaborasi dari beberapa divisi.

Gunakan reaksi dan emoji untuk meningkatkan komunikasi

Reaksi dan emoji dapat memberikan umpan balik cepat atau menunjukkan perasaan terhadap pesan di luar interaksi tatap muka.

Semisal, kirimkan emoji thumbs up untuk menunjukkan persetujuan atau emoji tertawa untuk menambahkan sentuhan humor dalam diskusi.

Gunakan pencarian untuk menemukan informasi dengan cepat

Fitur pencarian Slack memungkinkan kamu untuk mencari pesan, file, atau tautan tertentu yang pernah dibagikan dalam percakapan.

Gunakan filter untuk mencari berdasarkan tanggal, pengirim, atau jenis file untuk menemukan informasi yang diperlukan dengan lebih efisien.

Ubah pengaturan untuk menyesuaikan pengalaman

Sesuaikan pengaturan notifikasi Slack agar sesuai dengan preferensi kerjamu. Misalnya, atur waktu do not disturb saat kamu perlu fokus atau sudah menyelesaikan jam kerja untuk menjaga boundaries.

Selain itu, kamu juga bisa menerima pemberitahuan langsung melalui desktop dan smartphone untuk saluran tertentu yang penting melalui fitur pengaturan.

Manfaatkan integrasi untuk meningkatkan fungsionalitas Slack

Integrasikan aplikasi lain yang sering kamu gunakan seperti Google Drive, GitHub, atau Zoom ke dalam Slack. Dengan demikian, kamu akan memiliki akses langsung ke file atau alat yang kamu perlukan tanpa harus meninggalkan platform Slack agar lebih hemat waktu.

Lakukan panggilan suara dan video untuk komunikasi yang lebih personal

Gunakan fitur panggilan suara dan video Slack untuk rapat atau diskusi yang memerlukan komunikasi yang lebih detail. Misalnya, saat kamu harus menjelaskan ide yang rumit dan sulit disampaikan melalui pesan teks saja. Jadi, semua orang bisa lebih paham.

Berbagi layar untuk kolaborasi yang lebih efektif

Manfaatkan fitur share screen untuk menunjukkan presentasi, dokumentasi, atau aplikasi secara langsung kepada anggota tim. Ini sangat berguna dalam kolaborasi proyek atau saat perlu memberikan demonstrasi langsung tentang suatu konsep atau solusi.

Kesimpulan

Aplikasi Slack memiliki banyak fitur untuk mendukung produktivitas, mulai dari channel khusus untuk obrolan, panggilan video/suara, pencarian lanjut, hingga integrasi dengan berbagai platform untuk pekerjaan.

Semua ini akan membantumu menghemat waktu kerja karena kamu tidak perlu repot-repot berpindah aplikasi, mencari informasi dari lama, dan kamu bisa berkomunikasi secara langsung dengan rekan kerja. Bahkan, jika mereka sedang berada di luar kantor.

Jadi, mengingat banyak perusahaan sudah menggunakan Slack, tidak ada salahnya kamu mencantumkan skill menggunakan platform satu ini saat melamar pekerjaan.

Supaya lebih praktis, kamu dapat mendaftar akun dan mengisi profil Jobstreet untuk menemukan lowongan pekerjaan idaman. Alternatif lainnya, kamu bisa mendapatkan aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store dan App Store.

Terakhir, jangan lupa juga untuk membaca panduan lainnya di rubrik Tips Karier Jobstreet supaya kamu tidak tertinggal dengan tren dunia kerja terkini, ya!

Baca Juga: Ragam Fungsi Microsoft Word untuk Mempermudah Pekerjaan

Pertanyaan Seputar Aplikasi Slack

1. Apa saja integrasi yang tersedia untuk Slack?
   ⁠Menurut website resmi Slack, kamu bisa mengintegrasikan aplikasi ini dengan Google Suite, Zoom, GitHub, Jira, Notion, Amazon Web Services, Workday, dan masih banyak lagi.
2. Bagaimana cara mengamankan data di Slack?
   ⁠Aktifkan 2FA (two-factor authentication) melalui fitur pengaturan, dan gunakan pengaturan peran serta izin dengan hati-hati untuk mengontrol akses ke informasi sensitif. Terakhir, jangan lupa membuat password yang kuat dan rutin menggantinya.
3. Apa perbedaan antara Slack dan platform komunikasi lainnya?
   ⁠Jika platform komunikasi lain pada umumnya menggunakan threads atau grup untuk membagi topik pembicaraan, Slack memiliki fitur channels.
   ⁠Selain itu, Slack memiliki fitur integrasi yang lebih lengkap serta panggilan video dan suara. Sedangkan, platform lainnya mungkin hanya memiliki fitur komunikasi dasar melalui chat.