Meeting: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Tujuannya di Dunia Kerja

Dalam dunia kerja, kamu akan sering berdiskusi dengan banyak orang untuk membahas banyak hak penting yang menyangkut pekerjaan. Karena itu, meeting adalah kegiatan yang tidak bisa terpisahkan dari pekerjaan apa pun.

Tapi, sebenarnya apa yang dimaksud dengan meeting? Apa manfaatnya di tempat kerja? Bagaimana menjaga produktivitas dan efektivitas meeting? Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama.

• Apa Itu Meeting?
• Mengapa Rapat Pertemuan Penting dalam Lingkungan Kerja?
• Tujuan dan Manfaat Meeting
• Jenis-jenis Meeting
• Alat dan Platform Meeting Online
• Mengenal Zoom Meeting
• Langkah-langkah Membuat Akun Zoom
• Cara Membuat Zoom Meeting
• Mengelola Zoom Virtual Meeting
• Pelaksanaan Meeting yang Efektif
• Menjaga Produktivitas Meeting
• Pengenalan Notulen Meeting (MOM)
• Manfaat Notulen Meeting
• Komponen Utama Notulen Meeting
• Tugas dan Tanggung Jawab Notulis
• Tips Efektif Menulis Notulen Meeting
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Meeting

⁠Apa Itu Meeting? 

Menurut Mosvick, R. K. (1996), meeting atau pertemuan adalah komunikasi kelompok yang diadakan untuk membahas agenda tertentu pada waktu yang sudah ditentukan.

Biasanya, topik yang menjadi pembahasan utama setiap meeting memerlukan pemecahan bersama dari semua orang yang menghadiri pertemuan.

Agenda meeting bisa muncul hampir setiap hari di tempat kerja, baik secara offline maupun online. Pasalnya, hasil meeting akan sangat menentukan produktivitas dan arah kerja setiap individu yang mengikutinya.

⁠Mengapa Rapat Pertemuan Penting dalam Lingkungan Kerja?  

Ada beberapa alasan yang membuat rapat menjadi hal penting dalam lingkungan kerja, di antaranya:  

1. Memperkuat komunikasi dan kolaborasi

Meeting memberi ruang untuk anggota tim bisa mengutarakan pendapat dan bertukar informasi secara langsung. Dengan pertemuan face-to-face, anggota tim dapat lebih mudah memahami perspektif satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama.

2. Pengambilan keputusan yang efektif

Melalui meeting, semua orang di tempat kerja dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan. Informasi itu nantinya berguna untuk menghasilkan keputusan terbaik pemecahan masalah di lingkungan kerja dari berbagai opsi solusi yang muncul.

3. Meningkatkan keterlibatan tim

Meeting memberi kesempatan kepada setiap anggota tim untuk berkontribusi bagi perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis. Dengan demikian, mereka akan lebih merasa didengar dan diapresiasi.

4. Memperkuat hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis

Melalui rapat langsung maupun virtual, kamu dapat meminta kritik dan saran kepada partner kerja maupun bisnis terkait proyek yang sedang berjalan.

Selain itu, kamu juga bisa membicarakan detail lanjutan proyek tersebut dengan jelas bersama merka. Dengan begitu, miskomunikasi dapat diminimalisir dan kamu bisa lebih dekat dengan mereka.

⁠Tujuan dan Manfaat Meeting 

Setelah melihat pentingnya rapat, kita juga jadi tahu bahwa ada tujuan dan manfaat khusus dengan menyelenggarakan rapat, di antaranya:

1. Menjelaskan tujuan di balik setiap pertemuan 

Tujuan meeting adalah memastikan semua peserta memahami mengapa mereka harus berkumpul dan apa saja yang perlu dicapai. Jadi, peserta bisa menyiapkan diri sebelum rapat. 

2. Manfaat pertemuan yang efektif 

Pertemuan yang baik dapat memiliki berbagai manfaat, mulai dari meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan keterlibatan tim, dan memotivasi peserta karyawan dengan kejelasan target.

⁠Jenis-jenis Meeting 

Ketika masuk dunia kerja, tidak menutup kemungkinan kamu akan mengikuti berbagai macam rapat. Berikut beberapa contoh meeting yang sering muncul di lingkungan kerja:

1. Kick-off meeting 

Kick-off meeting adalah pertemuan untuk memulai sebuah proyek baru. Biasanya, kamu akan membahas target proyek, jadwal, tugas, dan harapan yang terkait dengan proyek tersebut.

2. Meeting tim rutin 

Sesuai namanya, jenis pertemuan ini melibatkan semua anggota tim setiap minggu, bulan, atau dua minggu sekali. Tujuan meeting tim rutin adalah untuk berbagi update tentang hasil, tugas terkini, menyelaraskan pemahaman mengenai alur kerja, dan memecahkan masalah.  

3. Meeting evaluasi proyek

Wrap up meeting adalah rapat untuk menilai progres dari sebuah tugas, melihat pencapaian yang ada, dan mengidentifikasi bagian yang perlu ditingkatkan.

Melalui meeting evaluasi, semua anggota tim bisa mengetahui hasil kinerja mereka, apakah sudah sesuai ekspektasi, masih jauh, atau ada kendala tertentu selama proyek berlangsung.

4. Meeting pelatihan

Meeting ini juga dikenal sebagai training meeting. Pertemuan konferensi ini diselenggarakan untuk memberi pembekalan tentang keterampilan atau tren terkini yang relevan dengan industri tempat kerjamu.

5. Meeting Presentasi Produk atau Layanan

Seperti namanya, meeting presentasi ditujukan untuk memperkenalkan atau menjelaskan detail dari sebuah produk dan layanan kepada audiens. Dengan demikian, audiens akan lebih memahami keunggulan penawaran tersebut dan tertarik dengannya.

6. Huddle Meeting

Huddle meeting adalah rapat singkat yang mengundang semua anggota tim. Umumnya, durasinya tidak sampai 60 menit atau bahkan kurang dari 30 menit.

Tujuan huddle meeting adalah untuk meluruskan pemahaman tentang strategi kerja, berbagi kabar ringan, dan memecahkan masalah kecil.

7. Townhall Meeting

Townhall meeting adalah rapat terbuka yang diadakan oleh tim manajemen atau eksekutif tempat kerja untuk berbagi visi misi, hasil pencapaian, serta perubahan kebijakan.

Mengingat tujuan meeting adalah untuk meningkatkan keterlibatan di tempat kerja, townhall meeting juga bisa menjembatani hubungan antara petinggi dan pegawai melalui sesi pertemuan virtual maupun tatap muka.

8. Annual Meeting 

Annual meeting adalah rapat yang diadakan setiap tahun, sesuai arti namanya. Biasanya, agenda pertemuan ini melibatkan review terhadap hasil pencapaian selama setahun kebelakang dan strategi jangka panjang yang akan diterapkan untuk kedepannya.

9. Hybrid Meeting 

Hybrid meeting adalah jenis rapat yang diadakan secara fisik dan virtual. Beberapa anggota tim akan menghadiri rapat di kantor atau lokasi yang sudah ditentukan secara tatap muka. Di lain sisi, anggota lain mengikuti peretemuan di tempat masing-masing melalui platform rapat online.

10. Virtual Meeting

Berbeda dengan hybrid meeting, virtual meeting adalah rapat yang diselenggarakan secara online tanpa pertemuan tatap muka.

Dengan kata lain, semua yang hadir hanya perlu mengakses ruang rapat online yang sudah disediakan pada platform video conference melalui komputer atau smartphone.

Baca Juga: 15 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya 

⁠Alat dan Platform Meeting Online 

Untuk mengadakan rapat virtual, kamu perlu aplikasi atau website yang menghubungkan semua peserta dalam meeting room atau ruang rapat khusus.

Berikut adalah beberapa contoh platform rapat online yang populer di tempat kerja, menurut Meeting Fever:

• Zoom 
  Platform ini populer dengan fitur video conference, obrolan, dan berbagi layar. Kamu bisa mengakses Zoom melalui browser maupun aplikasi khusus untuk berbagai OS komputer.
• Microsoft Teams 
  Platform ini merupakan bagian dari paket Microsoft Office 365. Microsoft Teams menyediakan berbagai fitur untuk kolaborasi tim, termasuk video conference, chat, dan integrasi dengan aplikasi Office lainnya.
• Google Meet 
  Platform ini terintegrasi dengan aplikasi Google lainnya. seperti Gmail dan Google Calendar. 

Lantas, apa saja kelebihan dan kekurangan masing-masing platform meeting online tersebut? Berikut beberapa di antaranya:

• Zoom
  ⁠- Kelebihan: Mudah digunakan, stabil, dan memiliki fitur yang lengkap. 
  ⁠- Kekurangan: Perlu pengaturan keamanan dan privasi lebih lanjut.
• Microsoft Teams
  - ⁠Kelebihan: Terintegrasi dengan aplikasi Microsoft Office. 
  ⁠- Kekurangan: Beberapa fitur memerlukan berlangganan Office 365.
• Google Meet: 
  ⁠- Kelebihan: Terintegrasi dengan layanan Google lainnya, sederhana dan mudah diakses. 
  ⁠- Kekurangan: Fitur yang lebih terbatas dibandingkan dengan platform lain. 

⁠Mengenal Zoom Meeting 

Zoom Meeting adalah platform online yang memungkinkan kamu untuk mengadakan rapat virtual hanya bermodalkan koneksi internet.

Selama rapat dengan Zoom Meeting, kamu bisa mengakses berbagai fitur penting berikut ini:

• Video Conference: Untuk melihat dan berbicara dengan anggota lain dalam pertemuan secara langsung melalui webcam.
• Share Screen: Untuk membagikan presentasi atau dokumen pada layar komputer.
• Chat: Fitur obrolan untuk mengirim pesan teks kepada peserta lain selama meeting.
• Rekaman Rapat: Untuk merekam meeting agar bisa ditonton kembali nanti. 

⁠Langkah-langkah Membuat Akun Zoom 

Sebelum bisa mengadakan rapat di Zoom, kamu harus memiliki akun terlebih dahulu. Untuk membuatnya, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

• Daftar dengan alamat email aktif dan buat password yang unik untuk akunmu.
• Lakukan verifikasi email dengan mengklik link yang dikirimkan ke inbox. Jika kamu tidak bisa menemukannya, coba cek folder Spam atau Social.
• Setelah akun sudah terverifikasi, lengkapi profil pengguna dengan nama lengkap, foto profil, dan pilih zona waktu yang digunakan.

⁠Cara Membuat Zoom Meeting 

Setelah memiliki akun, sekarang kamu bisa membuat link menuju meeting room di Zoom untuk dikirim ke semua peserta rapat. Berikut adalah cara membuat link Zoom Meeting dengan mudah menurut laman Zoom:

• Masuk ke akun Zoom yang sudah terdaftar.
• Pilih opsi “Buat Meeting” di pojok kanan atas website atau aplikasi Zoom, lalu klik “Schedule”.
• Isi beberapa atau semua bagian berikut dalam menu Opsi Rapat (Meeting Options):
  ⁠- Topik atau judul rapat. Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas untuk memberikan gambaran pertemuan.
  ⁠- Deskripsi rapat (opsional).
  ⁠- Tanggal dan waktu rapat.
  ⁠- Durasi rapat.
  ⁠- Nama dan alamat email yang akan diundang.
  ⁠- Frekuensi pengulangan rapat, misalnya setiap hari, minggu, atau bulan.
  ⁠- Atur opsi keamanan yang ingin digunakan.
  ⁠- Klik “Simpan”. 

Untuk mengirim link ke orang lain, kamu hanya perlu masuk ke tab “Participants” atau “Peserta” dari agenda rapat yang sudah dibuat. Lalu, klik “Copy Invite Link”. 

⁠Mengelola Zoom Virtual Meeting 

Karena Zoom meeting berjalan virtual, kemungkinan muncul masalah tentu cukup besar. Salah satu kendala yang cukup sering muncul saat virtual meeting adalah suara peserta yang tumpang tindih.

Nah, untuk menghindari hal itu dan beberapa kendala lainnya, kamu bisa mengikuti tips mengelola Zoom virtual meeting di bawah ini:

• Atur izin penggunaan audio dan video dengan sesuai. Saat presentasi, tarik akses untuk menyalakan mikrofon dan berbagi layar agar kamu tidak mudah diinterupsi.
• Atur tampilan Layout supaya rekaman video semua orang bisa terlihat di menu rapat untuk memantau fokus mereka.
• Jika ingin berbagi tampilan slide presentasi, nyalakan fitur Screen Sharing dan pastikan ukuran tangkapan layarmu cukup besar agar terlihat semua orang.
• Kalau ada yang ingin bertanya, arahkan mereka untuk menggunakan fitur Chat atau obrolan agar tidak menyela presentasimu.
• Sebelum memulai rapat, jangan lupa nyalakan rekaman meeting dan nonaktifkan ketika rapat sudah berakhir.

Baca Juga: Master of Ceremony (MC): Tugas, Skill dan Tipsnya 

⁠Pelaksanaan Meeting yang Efektif 

Virtual meeting melalui Zoom akan lebih efektif dan menghemat waktu waktu kalau kamu menerapkan kiat-kiat berikut:

• Aktifkan pengaturan keamanan untuk menyaring orang yang bisa masuk ke ruang rapat. Kamu bisa mengaktifkan passcode atau memberikan izin masuk secara manual untuk setiap pemohon.
• Pilih kualitas audio dan video yang sesuai dengan kecepatan internetmu. Pastikan resolusinya tidak terlalu tinggi hingga membebani bandwidth, atau terlalu rendah sampai membuat presentasi serta suaramu tidak jelas.
• Manfaatkan fitur-fitur tambahan Zoom Meeting untuk mendorong partisipasi. Misalnya, kalau kamu ingin mengadakan sesi diskusi, coba bagi anggota menjadi beberapa kelompok dalam breakout room atau ruangan virtual terpisah.
• Kalau ada yang tidak memiliki akun Zoom, jangan lupa sediakan undangan alternatif seperti link rapat yang bisa diakses melalui browser. Dengan demikian, mereka tidak perlu membuat akun dan dapat langsung mengikuti rapat. 

⁠Menjaga Produktivitas Meeting 

Menurut Atlassian, produktivitas rapat bisa berkurang karena 73% pekerja menggunakan waktu tersebut untuk menyelesaikan tugas lain. Padahal, fungsi meeting sangat penting untuk menjaga kelancaran komunikasi.

Tapi, kamu bisa menjaga fokus semua peserta dengan tips dan trik berikut: 

• Perhatikan batas waktu rapat yang sudah ditentukan. Kamu perlu memulai dan mengakhiri rapat sesuai jam yang tertera dalam undangan.
• Hindari pembicaraan yang melenceng dari topik rapat untuk menghemat waktu.
• Terapkan teknik pemecahan masalah seperti root cause analysis untuk mengetahui akar permasalahan dan merancang solusi yang tepat.
• Dorong kontribusi peserta dengan memberikan mereka pertanyaan atau dorong mereka menyuarakan ide yang mereka miliki dengan memberi contoh memulai terlebih dahulu.

⁠Pengenalan Notulen Meeting (MOM) 

Selain menerapkan tips dan trik di atas untuk menjaga produktivitas rapat, kamu juga perlu membuat Minutes of Meeting (MOM). Apa itu MOM dan mengapa fungsinya sangat penting?

Pada dasarnya, minutes of meeting adalah notulensi rapat atau catatan tertulis yang merangkum hal-hal penting dari pertemuan. Jadi, kamu pun bisa mencegah terjadinya miskomunikasi.

⁠⁠Manfaat Notulen Meeting 

Berikut adalah manfaat membuat MOM meeting: 

• Mencatat keputusan penting yang telah disepakati bersama oleh semua peserta rapat.
• Memastikan akuntabilitas dengan merinci siapa yang membuat keputusan dan bertanggung jawab atas sebuah tugas.
• Memberikan referensi untuk pelaksanaan proyek atau pengambilan tindakan lanjutan. 

⁠Komponen Utama Notulen Meeting 

Supaya semua peserta bisa memahami isi notulen rapat secara jelas, pastikan catatan yang kamu buat mencakup keempat elemen penting di bawah ini: 

• Identitas rapat yang terdiri dari tanggal dan waktu penyelenggaraan, serta lokasinya.
• Daftar peserta yang hadir dan tidak hadir.
• Judul dan agenda rapat untuk mempermudah pengarsipan.
• Ringkasan tentang pembicaraan dan keputusan yang sudah diambil secara singkat, padat, serta jelas.

⁠Tugas dan Tanggung Jawab Notulis 

Orang yang bertanggung jawab membuat notulen rapat adalah notulis. Untuk menjadi notulis yang baik, kamu harus bisa memenuhi berbagai tugas berikut ini:

• Menyimak jalannya rapat secara saksama. Hal ini membutuhkan kemampuan mendengarkan secara aktif.

• Mencatat semua informasi penting dari rapat sambil mendengarkan percakapan para peserta. Dengan demikian, notulis memerlukan kemampuan multitasking.

• Menyusun catatan rapat setelah pertemuan selesai untuk membuat notulen yang jelas serta rapi. Jika disyaratkan oleh tempat kerja, mereka perlu mengikuti format atau template yang telah disediakan.

⁠Tips Efektif Menulis Notulen Meeting 

Lalu, bagaimana cara membuat notulen meeting yang tepat? Kamu bisa mengikuti tips dan trik berikut ini:

• Persiapkan diri dengan baik sebelum rapat dimulai. Pastikan kamu sudah menyiapkan alat untuk mencatat dan beristirahat yang cukup agar bisa fokus.

• Tulis isi notulen dengan bahasa yang jelas dan susunan kalimat yang rapi.

• Prioritaskan mencatat informasi yang penting saja sebagai bahan rujukan untuk kegiatan berikutnya.

⁠Kesimpulan 

Meeting tatap muka maupun virtual sangat penting dalam dunia kerja untuk menjaga produktivitas dan arah kerja, menghindari miskomunikasi, hingga menemukan solusi atau penyelesaian masalah.

Agar bisa berpartisipasi dalam meeting dengan baik, kamu perlu sejumlah skill, mulai dari manajemen waktu, mendengarkan secara aktif, dan menulis notulen secara jelas serta rapi.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Baca Juga: Apa Itu Proaktif? Inilah Manfaat, Contoh, dan Tipsnya! 

⁠Pertanyaan Seputar Meeting 

1. Bagaimana cara mengatasi keheningan awkward dalam meeting?
   ⁠Sebelum memulai rapat, kamu bisa mengangkat topik yang kasual terlebuh dahulu secara singkat untuk mencairkan suasana, seperti menanyakan kegiatan saat weekend. Setelah itu, beri semua peserta kesempatan untuk berbicara dengan mengajukan pertanyaan yang membutuhkan jawaban spesifik.
   ⁠
2. Apa perbedaan antara meeting fisik dan virtual dalam konteks efektivitas?
   ⁠Rapat secara fisik memungkinkan interaksi langsung, sehingga semua bisa lebih terlibat. Sementara itu, rapat virtual cenderung lebih praktis dan mendukung fleksibilitas waktu serta lokasi.
   ⁠
3. Apa saja alat teknologi yang dapat membantu meningkatkan produktivitas meeting?
   ⁠Untuk mendorong partisipasi dari anggota tim jarak jauh, kamu bisa mengundang mereka menghadiri rapat virtual melalui Zoom atau platform lainnya. Lalu, aplikasi manajemen seperti Trello atau Asana bisa mempermudah proses pemberian tugas setelah rapat dan melacak progresnya.