Cara Membalas Email Offering Letter dan Contoh Jawabannya
Ringkasan:
- Membalas email offering letter dengan tepat adalah bentuk profesionalitas sekaligus cara membangun kesan positif di mata HRD, baik saat menerima maupun menolak tawaran.
- Selalu baca surat penawaran dengan cermat agar kamu benar-benar memahami detail pekerjaan, gaji, benefit, dan ketentuan lain sebelum memberikan respons.
- Ucapan terima kasih dan bahasa yang sopan menjadi fondasi penting dalam setiap balasan, karena itu menunjukkan sikap menghargai kesempatan yang diberikan.
- Negosiasi, klarifikasi, atau permintaan waktu tambahan sah dilakukan selama disampaikan dengan alasan yang logis dan bahasa yang profesional.
- Respons yang tepat waktu, jelas, dan bernada positif membantu menunjukkan komitmen, kedewasaan, serta kesiapanmu memasuki dunia kerja.
Kamu baru saja mendapat email offering letter dari perusahaan? Selamat! Itu tandanya kamu sudah berhasil lolos ke tahap terakhir proses rekrutmen karyawan.
Dalam praktiknya, email offering letter adalah email yang memberitahukan bahwa kamu adalah kandidat terpilih, lengkap dengan lampiran berisi rincian posisi dan gaji.
Lantas, bagaimana dan kapan seharusnya kamu menjawab email offering letter? Tak perlu khawatir!
Dalam artikel kali ini, Jobstreet by SEEK akan membantumu memahami bagaimana caranya menyusun email balasan offering letter beserta contohnya. Yuk, kita pelajari bersama!
- Langkah Membalas Email Offering Letter
- Contoh Balasan Email Offering Letter
- Tips Menjawab Offering Letter
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Email Offering Letter
Langkah Membalas Email Offering Letter
Melansir dari situs The Muse, membalas email offering letter dengan baik merupakan bukti profesionalitas dari kandidat pelamar kerja.
Di sisi lain, hal ini juga menjadi cara untuk meninggalkan kesan positif pada HRD, sekalipun kamu harus menolak tawaran tersebut.
Berikut adalah tahapan cara membalas email offering letter yang tepat:
1. Baca surat penawaran dengan cermat
Pertama, baca seluruh isi surat penawaran kerja tersebut dengan cermat.
Perhatikan semua detailnya, mulai dari deskripsi pekerjaan, tanggal mulai kerja, besaran gaji, tunjangan, syarat, serta ketentuan lainnya.
Pastikan semua poin tersebut sudah jelas dan sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati ketika interview.
Jika belum, kamu bisa menyampaikannya melalui balasan email yang akan kamu buat.
2. Ucapkan terima kasih
Selalu awali email balasanmu dengan ucapan terima kasih.
Misalnya dalam bahasa Indonesia, kamu bisa menulis “Terima kasih atas tawaran untuk posisi [nama posisi].”
Dalam bahasa Inggris, kamu bisa menulis “Thank you for offering the position of [nama posisi].”
Ucapan terima kasih menunjukkan bahwa kamu mengapresiasi kesempatan yang ditawarkan oleh perusahaan. Hal ini juga dapat meninggalkan kesan baik pada pihak HRD.
3. Konfirmasi penerimaan tawaran
Jika kamu setuju dengan semua poin dalam surat penawaran, segera konfirmasikan persetujuanmu dengan jelas.
Pastikan kamu menggunakan bahasa profesional saat menyampaikan komitmen dan antusiasme terhadap posisi yang dilamar.
4. Negosiasi (jika perlu)
Jika ada poin yang ingin kamu negosiasikan, seperti gaji pokok atau tanggal mulai bekerja, jangan ragu menyampaikannya dengan bahasa yang sopan dan profesional.
Lengkapi permintaan negosiasi dengan alasan logis, lalu berikan beberapa alternatif yang realistis.
Misalnya, dalam offering letter tertulis gaji Rp5.500.000 dan kamu ingin negosiasi menjadi Rp6.000.000.
Kamu bisa adjust kenaikan gaji dengan menyesuaikan gaji di pasar kerja. Atau, terima gaji yang ditawarkan dengan meminta benefit lain.
Langkah itu sekaligus menjadi salah satu cara untuk menunjukkan kemampuan negosiasi kamu.
Sebab, negosiasi adalah keterampilan penting yang dibutuhkan untuk sukses menjalani dunia kerja, mulai dari menyelesaikan masalah hingga menciptakan kesepakatan dalam kontrak kerja.
5. Tanyakan hal-hal yang belum jelas
Jika ada bagian dari surat penawaran kerja yang menurut kamu belum jelas, jangan ragu untuk bertanya.
Misalnya, “Apakah asuransi kesehatan atau BPJS termasuk dalam paket tunjangan kerja?”
Dengan cara ini, kamu bisa menghindari risiko kehilangan hak karyawan saat mulai bekerja.
6. Konfirmasi tanggal mulai kerja
Setelah menerima tawaran pekerjaan, pastikan kamu menyebutkan kembali kapan kamu akan mulai bekerja sesuai dengan kesepakatan.
Hal ini ditujukan untuk memastikan tak ada kesalahpahaman antara kamu dan perusahaan.
7. Tutup dengan nada positif
Terakhir, tutup balasan email offering letter menggunakan nada positif. Sampaikan bahwa dengan senang hati kamu bergabung ke divisi baru dan ingin segera memberi kontribusi positif pada perusahaan.
Contoh Balasan Email Offering Letter
Berikut adalah beberapa contoh balasan email offering letter untuk berbagai situasi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris:
1. Contoh balasan penerimaan tawaran kerja
Ketika kamu menerima surat tawaran kerja dan tertarik dengan tawaran tersebut, jangan tunggu lama untuk membalasnya!
Berikut contoh balasan surat tawaran kerja yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan.
Subjek: Konfirmasi Penerimaan Posisi [nama posisi] di [nama perusahaan] “Kepada [Nama HRD], Terima kasih atas tawaran kerja untuk posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Saya sangat antusias menerima penawaran kerja ini dan tidak sabar untuk segera bergabung dengan tim. Saya juga telah membaca seluruh persyaratan dan ketentuan kerja yang tercantum dalam surat penawaran dan menyetujuinya. Untuk itu, melalui email ini, saya mengonfirmasi bahwa saya dapat mulai bekerja pada tanggal [cantumkan tanggal mulai yang disepakati]. Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Saya berharap dapat memberikan kontribusi positif kepada [nama perusahaan terkait]. Hormat saya, [Nama lengkap]” |
2. Contoh balasan dengan negosiasi gaji
Dalam proses mencari pekerjaan, ada kalanya offering letter dari perusahaan tidak sesuai dengan ekspektasi kita sebagai pelamar kerja.
Salah satu hal yang sering muncul adalah perbedaan ekspektasi terkait gaji.
Jika menerima tawaran kerja dengan gaji yang menurutmu kurang sepadan dengan kompetensi dan pengalamanmu, kamu bisa mengirim balasan dengan negosiasi gaji.
Berikut contoh cara membalas offering letter dengan negosiasi upah:
Subjek: Negosiasi Penawaran Kerja untuk [nama posisi] “Yth. [Nama HRD], Terima kasih atas tawaran kerja untuk posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan. Namun, setelah membaca offering letter, saya ingin mendiskusikan kembali besaran gaji yang telah ditawarkan. Berdasarkan riset yang saya lakukan dan pengalaman kerja saya sebelumnya, saya berharap nominal gaji pokok dapat disesuaikan kembali menjadi [angka yang kamu harapkan]. Tentunya, saya tetap sangat antusias dengan posisi ini dan berharap dapat mencapai kesepakatan bersama. Dengan hormat, [Nama lengkap]” |
3. Contoh balasan untuk menunda keputusan
Dalam proses rekrutmen, ada kalanya kamu harus mempertimbangkan terlebih dahulu poin-poin dalam offering letter.
Beberapa contoh situasi yang kerap terjadi adalah saat mendapatkan tawaran dari perusahaan lain atau ada syarat dan ketentuan yang belum sesuai dengan harapanmu.
Nah, jika kamu membutuhkan waktu untuk berpikir, tidak salahnya membuat balasan offering letter dengan isi menunda keputusan.
Berikut contohnya:
Subjek: Permohonan Waktu Tambahan untuk Memberikan Keputusan Tawaran Kerja “Kepada [Nama HRD], Terima kasih tawaran kerja untuk posisi [nama posisi] di [nama perusahaan]. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Namun, saya membutuhkan waktu tambahan untuk mempertimbangkan terlebih dahulu tawaran ini. Apakah memungkinkan untuk memberikan jawaban paling lambat pada [tangga]? Saya berharap hal ini tidak menjadi masalah dan saya sangat antusias atas kesempatan ini. Terima kasih sebelumnya atas pengertiannya. Hormat saya, [Nama lengkap].” |
4. Contoh balasan menolak tawaran kerja
Situasi lain yang bisa muncul saat menerima offering letter adalah keputusan untuk menolak penawaran tersebut. Misalnya karena gaji atau benefit yang tidak sesuai job desk setelah negosiasi.
Jika memutuskan untuk menolak tawaran perusahaan, segera balas offering letter dalam 24–48 jam setelah kamu menerima balasan negosiasi.
Berikut contoh cara membalas email offering letter apabila kamu menolaknya:
Subjek: Penolakan Tawaran Kerja untuk Posisi [nama posisi] “Yth. [nama HRD], Terima kasih sebelumnya atas tawaran kerja untuk posisi [nama posisi]. Setelah mempertimbangkan semuanya dengan matang, seperti [alasan penolakan, contoh peluang karir], mohon maaf saya harus memutuskan untuk menolak tawaran yang sudah diberikan. Ini merupakan keputusan yang sulit karena saya sangat menghargai kesempatan yang sudah Ibu/Bapak berikan. Semoga kita dapat bekerja sama di lain kesempatan dan saya harap Bapak/Ibu bisa segera menemukan kandidat yang sesuai. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya. Salam hangat, [Nama lengkap].” |
5. Contoh balasan dengan bahasa Inggris
Apabila mendapatkan surat tawaran kerja dalam bahasa Inggris, idealnya balas menggunakan bahasa yang sama.
Berikut adalah contoh dan cara membalas email offering letter bahasa Inggris yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan:
Subjek: Accepting the Position of [nama pekerjaan] at [nama perusahaan] “Dear Mr./Mrs. [nama HRD], Thank you for offering me the position [nama posisi] at [company name]. I am delighted to accept this job opportunity and excited about contributing my competencies to your esteemed team. I have thoroughly reviewed the terms and conditions listed in the offering letter and am pleased to confirm my acceptance. I look forward to starting on [start date] as agreed and to be a part of such a progressive organization. Thank you again for entrusting me with this position. Best regards, [nama lengkap]” |
Baca Juga: Agreement adalah Dokumen Penting Proses Rekrutmen: Pelajari Disini!
Tips Menjawab Offering Letter
Agar email balasanmu lebih profesional dan efektif, perhatikan beberapa tips di bawah ini:
1. Jangan terburu-buru
Ketika mendapatkan offering letter, tentu kamu merasa senang dan antusias hingga terkadang ingin segera membalasnya.
Namun, penting sekali untuk tetap tenang dan meluangkan waktu untuk mempelajari seluruh isi surat dengan teliti.
Dengan begitu, kamu bisa memastikan bahwa semua detail sudah sesuai kesepakatan. Mulai dari deskripsi pekerjaan, gaji, benefit, hingga poin hari pertama kerja wajib kamu perhatikan.
Jika ada beberapa hal yang memerlukan klarifikasi, tandai langsung dan siapkan pertanyaan sebelum memberikan balasan email offering letter.
2. Gunakan bahasa yang formal dan profesional
Penggunaan bahasa sangatlah penting dalam membalas email profesional. Bahasa dalam email juga mencerminkan kepribadian sekaligus tingkat profesionalismemu.
Jadi, pastikan kamu menggunakan kalimat yang jelas, rapi, dan formal agar pesan mudah dipahami serta terkesan profesional.
Selain itu, hindari penggunaan bahasa santai, seperti “Aku setuju” atau “Oke, deal ya.”
Sebagai gantinya, kamu bisa menggunakan kalimat yang menunjukkan rasa hormat, seperti “Terima kasih atas kesempatan yang diberikan.”
3. Perhatikan tata bahasa dan ejaan
Pada era digital seperti sekarang, tata bahasa dan ejaan dalam menulis email tak hanya menunjukkan citra diri.
Tapi, hal itu juga dapat memengaruhi hubungan dengan perusahaan, klien, atau bahkan kolega.
Kesalahan tata bahasa ketika membalas offering letter juga bisa memberikan kesan kamu kurang teliti.
Untuk itu, luangkan waktu untuk membaca secara cermat email yang akan dikirim. Jika perlu, gunakan platform pengecek tata bahasa seperti Grammarly atau UPDF AI, untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan.
Selain itu, perhatikan juga format email-mu. Gunakan paragraf yang rapi untuk memisahkan poin-poin utama agar mudah untuk dipahami.
Sebagai contoh, pisahkan kalimat ucapan terima kasih, klarifikasi syarat kerja, dan konfirmasi tawaran ke dalam paragraf yang berbeda.
Penting dipahami, email balasan termasuk interaksi pertamamu dengan perusahaan sebagai calon karyawan. Jadi, penting sekali untuk bisa meninggalkan kesan positif.
4. Kirim email balasan tepat waktu
Idealnya, kamu harus membalas offering letter dalam 24 jam atau paling lambat 48 jam setelah kamu menerimanya.
Respons cepat dapat menunjukkan bahwa kamu antusias dan menghargai peluang yang telah diberikan oleh perusahaan.
Jika kamu membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan tawaran, langsung balas email menggunakan template email seperti yang sudah dicontohkan di atas.
Namun, ingat, jangan menunda terlalu lama tanpa adanya alasan yang jelas. Jika melewati tenggat waktu, HRD bisa menganggap kamu tidak berminat atau berkomitmen terhadap posisi yang ditawarkan.
Selain itu, pastikan juga untuk menginformasikan kepada pihak HRD kapan kamu akan memberikan keputusan final.
Hal ini sangat penting terlebih bila kamu mempertimbangkan beberapa tawaran sekaligus.
Baca Juga: Bingung Apakah Diterima Kerja atau Tidak? Cek Tanda-Tanda Ini!
Kesimpulan
Cara menjawab email offering letter tidak serumit yang dibayangkan, kan? Meski begitu, kamu tetap perlu persiapan dan memilih kata-kata yang tepat.
Ketika menerima offering letter, usahakan tetap tenang di tengah euforia mendapat pekerjaan yang diimpikan.
Lalu, luangkan waktu untuk membaca seluruh isi email dengan cermat. Apabila ada poin-poin yang masih bingung, segera balas dan tanyakan di email tersebut.
Adapun jika kamu tertarik dengan tawaran kerja terkait atau mungkin ingin menolaknya, tetap segera balas email tersebut. Kamu bisa menggunakan beberapa contoh email di atas sesuai kondisi kamu.
Selain itu, jangan lupa juga untuk selalu menggunakan bahasa formal, perhatikan tata bahasa, dan cek ulang email sebelum dikirim.
Dengan begitu, kamu bisa memulai karir baru dengan lebih percaya diri.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Email Offering Letter
- Apa yang harus dilakukan jika ada beberapa hal yang ingin saya negosiasikan setelah menerima email offering letter?
Jika ada hal yang ingin dinegosiasikan, seperti gaji, tanggal mulai kerja, atau tunjangan, pastikan kamu memahami poin-poin tersebut terlebih dahulu. Gunakan nada yang positif saat mengajukan negosiasi, termasuk awali email dengan ucapan terima kasih.
Setelah itu, siapkan argumen yang solid terkait alasan kamu ingin melakukan negosiasi. Misalnya untuk poin gaji, jelaskan keterampilan atau pengalaman kerjamu yang relevan dengan posisi terkait. - Bagaimana cara menolak tawaran pekerjaan dengan sopan?
Kalau kamu memutuskan untuk menolak tawaran pekerjaan, tetap balas email offering letter dengan profesional, ya.
Awali dengan ucapan terima kasih atas penawaran kerja. Setelahitu, jelaskan alasan penolakannya secara jelas menggunakan bahasa yang berkonotasi positif.
Terakhir, tutup email dengan nada positif juga, seperti harapan baik untuk perusahaan atau kerja sama di masa mendatang. - Berapa lama waktu yang wajar untuk membalas email offering letter?
Idealnya, offering letter harus dibalas dalam 24 hingga 48 jam sejak diterima. Kalau membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan tawaran tersebut, langsung sampaikan ke HRD, ya.
