20+ Tips Menutup Email Secara Profesional
Di era digital seperti sekarang, email telah menjadi alat komunikasi utama di dunia kerja. Menurut International Data Corporation, pada tahun 2017, para pekerja menghabiskan 28% dari waktu kerja mereka untuk mengecek, membaca, dan merespons email.
Tak heran, dengan internet yang semakin mudah diakses, jumlah email yang dikirim dan diterima secara global terus meningkat setiap tahunnya. Menurut data Statista, pada tahun 2021, ada sekitar 319,6 miliar email yang dikirim dan diterima setiap harinya di seluruh dunia. Angka ini diproyeksikan akan meningkat menjadi 376,4 miliar email harian pada tahun 2025.
Meskipun masyarakat sudah banyak yang tahu bagaimana cara menggunakan email, tak jarang yang mungkin belum memahami bagaimana cara menutup email. Padahal, penutup email memainkan peranan penting.
Penutup email yang baik dapat meningkatkan kepercayaan dan kredibilitas kamu. Sementara itu, akhiran email yang kurang sesuai mungkin saja bisa merusak nama baik kamu. Oleh karena itu, jangan sampai jadi yang salah satunya ya!
Artikel ini akan membantu kamu, terutama fresh graduates dan first jobbers, untuk memahami pentingnya menutup email formal dengan baik.
- Pentingnya penutup email yang profesional
- Cara terbaik mengakhiri email
- Penutup email paling populer
- Penutup email yang kreatif
- Penutup email yang harus dihindari
- Enam contoh cara mengakhiri email
- Cara follow up setelah mengirim email
- Tips untuk tanda tangan email (email signatures)
- Tingkatkan kesan positif di lingkungan kerja bersama JobStreet!
- FAQ
Pentingnya penutup email yang profesional
Meskipun isi email sangat penting, namun cara mengakhiri email juga memiliki dampak signifikan. Berikut ini beberapa alasannya.
Membentuk kredibilitas dan profesionalisme
Email yang ditutup dengan cara yang tepat dapat menunjukkan bahwa kamu adalah seseorang yang kompeten dan menghargai etika komunikasi profesional.
Hal ini dapat membangun kredibilitas kamu di mata rekan kerja, atasan, atau klien. Selain itu, email yang diakhiri dengan baik juga dapat menunjukkan kalau kamu merupakan individu yang memperhatikan detail sehingga citra profesional kamu dapat menjadi lebih kuat.
Misalnya, Silmi adalah seorang pekerja baru di suatu perusahaan dan dia perlu mengirim laporan proyek lewat email kepada atasannya. Setelah Silmi menulis email dengan tata bahasa yang baik, Silmi mengakhiri email dengan "Hormat saya, Silmi", lalu mengirimnya.
Contoh penutup email di atas ini menunjukkan bahwa Silmi menghargai atasannya dan menjunjung etika profesional sehingga kredibilitas Silmi terbentuk di mata atasannya.
Menciptakan kesan positif yang berkesinambungan
Cara mengakhiri email juga bisa meninggalkan kesan positif yang berkesinambungan pada penerima. Penutup email yang sopan dan tepat dapat menciptakan rasa hormat dan apresiasi di benak pembacanya, yang bisa membantu membangun hubungan kerja yang baik.
Selain itu, penutup email yang baik juga bisa menunjukkan sikap kamu yang positif dan proaktif. Hal ini dapat memberikan kesan positif dan membuat orang lain ingin bekerja sama dengan kamu di masa depan.
Contohnya, Nindy merupakan seorang HR profesional yang baru saja mengadakan wawancara dengan kandidat potensial. Setelah wawancara, Nindy mengirimkan email kepada kandidat tersebut dengan pesan, "Terima kasih telah meluangkan waktu untuk berbicara dengan saya hari ini. Saya terkesan dengan keterampilan dan pengalaman Anda. Kami akan segera menginformasikan Anda tentang langkah selanjutnya. Hormat kami, Nindy".
Penutup email ini menciptakan kesan positif karena menunjukkan bahwa Nindy menghargai waktu dan usaha yang dilakukan oleh kandidat. Selain itu, Nindy memberi tahu kandidat bahwa ia akan segera menginformasikan tentang langkah selanjutnya juga menunjukkan profesionalisme dan rasa hormatnya terhadap proses rekrutmen, yang dapat meninggalkan kesan berkesinambungan dan positif pada kandidat.
Menghindari salah pengertian dan kesalahpahaman
Komunikasi yang jelas dan efektif sangat penting dalam email bisnis, dan penutup email memiliki peran penting dalam hal ini. Penutup email yang baik dapat membantu meringkas email kamu dan memberikan indikasi yang jelas tentang apa yang kamu harapkan selanjutnya, baik itu balasan, tindakan, atau informasi tambahan.
Oleh karena itu, penutup email yang efektif dapat membantu menghindari salah pengertian dan kesalahpahaman, serta memastikan bahwa pesan yang ingin kamu sampaikan dapat dipahami pembaca dengan cara yang kamu maksud.
Contohnya, Nadya adalah seorang project manager yang mengirimkan email kepada anggota tim tentang task yang perlu diselesaikan. Nadya mengakhiri email dengan, "Mohon untuk menyelesaikan tugas ini sebelum akhir pekan. Saya akan mengadakan pertemuan tim pada hari Senin untuk membahas progress kita. Terima kasih.".
Penutup email di atas memberikan instruksi yang jelas kepada anggota tim Nadya sehingga dapat menghindari potensi kesalahpahaman tentang apa yang perlu anggota tim tersebut lakukan.
Cara terbaik mengakhiri email
Pastikan email kamu menciptakan kesan positif pada penerima pesan. Simak beberapa tips berikut untuk mengakhiri email kamu dengan cara yang terbaik:
Buatlah dengan ringkas dan jelas
Sebelum mengakhiri email, pastikan pesan utama kamu telah disampaikan dengan ringkas dan jelas. Jangan biarkan penerima bingung dengan maksud email kamu. Ringkaslah poin-poin penting yang ingin disampaikan dan pastikan email kamu mudah dipahami.
Gunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar
Mengakhiri email dengan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar sangat penting untuk menciptakan kesan profesional. Oleh karena itu, biasakan untuk memeriksa kembali penutup email kamu dan pastikan tidak ada kesalahan yang mengurangi kualitas email kamu.
Selain itu, pastikan juga format penutup email kamu sesuai dengan standar yang berlaku. Misalnya, gunakan baris baru untuk menuliskan kata penutup, nama kamu, dan jabatan atau perusahaan kamu (jika diperlukan).
Pilih nada yang tepat
Nada dalam komunikasi tertulis ini merupakan salah satu cara untuk mengungkapkan sikap atau suasana hati melalui kata-kata yang pas. Pemilihan kata yang tepat penting untuk memastikan pesan kamu diterima dengan cara yang kamu harapkan.
Misalnya, kalau kamu mengakhiri email bisnis dengan "Salam hangat," kamu menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat. Namun, jika kamu mengakhiri email kepada teman dekat dengan "Salam hormat," mungkin email kamu akan terasa terlalu formal.
Jadi, bagaimana cara memilih kata yang tepat? Pertama, pikirkan konteksnya. Apakah ini email bisnis atau pribadi? Apakah ini pertama kalinya kamu berkomunikasi dengan penerima atau kamu sudah mengenal penerima sebelumnya? Kalau ini email bisnis atau pertama kalinya kamu berkomunikasi dengan penerima, lebih baik memilih kata-kata yang lebih formal.
Sesuaikan penutup email kamu dengan audiens dan tujuannya
Mempersonalisasi penutup email agar sesuai dengan audiens dan tujuan dapat meningkatkan kualitas penutup email kamu. Sebelum mengakhiri, pertimbangkan siapa saja penerimanya dan apa yang ingin kamu capai melalui email tersebut.
Misalnya, kalau kamu mengirim email kepada klien untuk mengajak mereka bekerja sama, maka penutup yang tepat mungkin berbunyi: "Saya berharap dapat membahas kesempatan ini lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian Anda."
Sementara itu, kalau kamu mengirim email kepada rekan kerja untuk mengingatkan tentang batas waktu, penutup yang cocok bisa seperti: "Mohon untuk segera menyelesaikan tugas tersebut. Terima kasih atas kerja samanya."
Penutup email paling populer
Berikut adalah beberapa pilihan penutup email yang populer, terutama dalam lingkungan profesional, bersama dengan penjelasan singkat tentang kapan dan bagaimana kamu bisa menggunakannya:
Sincerely (Salam hormat)
Penutup email klasik yang menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme. Cocok untuk situasi formal dan semi-formal. Misalnya, ketika untuk mengirim laporan atau permintaan kepada atasan atau klien.
Regards (Salam)
Penutup yang umum dan netral. Dapat digunakan dalam berbagai konteks, baik formal maupun informal. Sangat pas jika kamu berkomunikasi dengan rekan kerja atau klien yang sudah kamu kenal.
Best regards (Salam hangat)
Sedikit lebih hangat daripada "Salam". Penutup ini bisa digunakan ketika kamu sudah memiliki hubungan yang baik dengan penerima email.
Best wishes (Semoga sukses)
Cocok untuk situasi di mana kamu ingin menunjukkan dukungan atau harapan baik kepada penerima. Contohnya seperti dalam email perpisahan atau ucapan selamat.
Cheers (Salam)
Informal dan santai. Cocok untuk komunikasi dengan teman atau rekan kerja yang akrab. Hati-hati dalam penggunaannya dalam konteks yang sangat formal.
Thanks (Terima kasih)
Penutup yang baik kamu kamu berniat untuk berterima kasih kepada penerima email. Pastikan untuk menyertakan apa yang kamu syukuri untuk membuat email kamu jadi lebih berkesan dan tulus.
Warmly (Salam hangat)
Sebuah penutup yang hangat dan ramah, cocok untuk digunakan kepada teman atau rekan kerja yang sudah akrab. Namun, penutup ini mungkin terlalu informal untuk situasi bisnis yang sangat formal.
Cordially (Salam hormat)
Penutup yang formal dan sopan, cocok untuk situasi bisnis atau profesional. Menunjukkan rasa hormat dan penghargaan terhadap penerima.
Penutup email yang kreatif
Email adalah seni komunikasi digital. Dan layaknya sebuah seni, bagian penutupan adalah bagian yang sangat penting. Kalau kamu mencari cara untuk memberikan kesan akhir yang kreatif, berikut ada tiga cara yang bisa membantu kamu.
Gunakan humor atau anekdot
Humor merupakan salah satu cara untuk membangun komunikasi dengan audiens dengan cara yang menyenangkan dan memberi kesan positif. Lelucon ringan atau menggunakan anekdot di penutup email bisa menjadi hiburan singkat yang menenangkan sekaligus menunjukkan bahwa kamu adalah seseorang yang memiliki rasa humor dan bisa membuat suasana lebih relaks.
Namun, penting juga untuk diingat bahwa humor harus digunakan dengan bijaksana. Pastikan lelucon atau anekdot yang kamu gunakan adalah sesuatu yang sopan dan tidak akan menyinggung audiens.
Tambahkan ajakan untuk bertindak
Mengakhiri email dengan ajakan untuk bertindak (call to action) bisa menjadi cara yang sangat efektif untuk memastikan bahwa audiens memahami apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.
Call to action bisa membantu kamu dalam memfasilitasi komunikasi yang efisien. Dengan memberitahu penerima pesan apa yang perlu mereka lakukan selanjutnya, berarti kamu meminimalisir potensi kebingungan atau kesalahpahaman. Hasilnya, penerima tidak perlu menebak-nebak apa yang diharapkan dari mereka karena telah diarahkan dengan jelas oleh call to action kamu.
Call to action ini mempertegas tujuan kamu dalam suatu email dan mendorong penerima untuk melanjutkan interaksi. Misalnya, kamu menulis email kepada klien atau rekan kerja dan kamu bisa menutupnya seperti ini: "Jangan lupa untuk memeriksa lampiran yang telah saya kirimkan dan mohon kabari jika ada pertanyaan."
Sertakan kutipan atau frasa yang bermakna
Menambahkan kutipan atau frasa yang bermakna di akhir email bisa menjadi cara yang elegan dan inspiratif untuk menutup komunikasi. Bayangkan kamu sedang membaca buku cerita favoritmu sebelum tidur. Ceritanya sangat seru dan kamu tidak bisa berhenti membaca. Namun, semua cerita pasti berakhir. Nah, bagian akhir cerita itu penting agar ceritanya jadi lebih berkesan dan kamu bisa mengingatnya.
Sama seperti buku cerita, email juga perlu diakhiri dengan cara yang baik. Salah satu caranya adalah dengan menambahkan kutipan atau kalimat yang bermakna. Kutipan itu seperti aftertaste yang baik di akhir makanan, mengingatnya membuat kamu gembira. Contohnya, jika kamu sedang menulis kepada seorang mahasiswa yang sedang menghadapi kegagalan di tugas kuliahnya, kamu bisa menutup email kamu dengan sesuatu seperti, "Ingatlah seperti yang dikatakan Thomas Alva Edison, 'Kegagalan adalah kesempatan untuk memulai lagi dengan lebih cerdas'."
Menyertakan kutipan seperti ini bisa memberikan dorongan semangat dan menunjukkan bahwa kamu peduli. Namun perlu diperhatikan juga untuk membuat kutipanmu relevan dengan konteks email kamu.
Penutup email yang harus dihindari
Jangan sampai email yang sudah panjang-panjang kamu tulis malah jadi bumerang karena penutupnya terasa “garing”. Perhatikan poin-poin berikut saat menutup email kamu.
Penutup email yang terlalu informal
Dalam konteks profesional, menggunakan penutup email yang terlalu informal bisa memberikan kesan tidak serius dan kurang menghargai penerima email. Contohnya, penutup seperti "Salam hangat" (Best regards) atau "Hormat saya" (Yours truly) adalah bentuk penutup yang umum dan cukup formal digunakan dalam konteks bisnis di Indonesia. Menggantinya dengan "Salam" (Best) atau "Sampai jumpa" (Take care) bisa dianggap terlalu santai untuk situasi formal, apalagi jika email tersebut ditujukan kepada atasan atau klien.
Memang, penutup yang informal bisa menciptakan suasana yang lebih santai dan ramah. Tapi perlu diingat juga konteks dan situasinya. Apabila email ditujukan kepada rekan kerja yang akrab, penutup informal mungkin bisa diterima. Namun, jika ditujukan kepada atasan, klien, atau dalam konteks formal lainnya, lebih baik menggunakan penutup yang sopan dan profesional.
Menggunakan terlalu banyak tanda seru atau emoji
Dalam komunikasi digital, termasuk email, tanda seru dan emoji seringkali digunakan untuk mengekspresikan emosi dan menambahkan nuansa yang lebih personal. Namun, penggunaan yang berlebihan dapat memberi kesan kurang profesional dan berlebihan, terutama dalam komunikasi bisnis. Misalnya, penutup email seperti "Terima kasih banyak!!!!" atau "Salam semangat! 😊😊😊" mungkin terlihat ramah dan antusias, tapi dapat menimbulkan kesan yang tidak serius atau berlebihan. Dalam konteks profesional, hal ini bisa dianggap kurang pantas.
Selain itu, penggunaan emoji dalam email profesional juga harus dihindari. Meskipun emoji bisa membantu mengkomunikasikan nada dan emosi, mereka sering kali dianggap tidak profesional dan lebih cocok untuk percakapan informal atau media sosial. Jadi, sebaiknya batasi penggunaan tanda seru dan emoji dalam email. atu atau dua tanda seru dapat diterima jika hanya untuk menekankan poin tertentu, tetapi hindari penggunaan berlebihan. Namun, untuk amannya, sebaiknya hindari penggunaan emoji dalam konteks profesional.
Perlu kamu ingat, dalam komunikasi profesional, terutama melalui email, kesan yang ditimbulkan haruslah serius dan berkomitmen, bukan sebaliknya.
Menutup email dengan pertanyaan, bukan kata penutup
Mengakhiri email dengan pertanyaan bisa membuat penerima merasa bingung dan tidak yakin apa yang harus dilakukan selanjutnya. Hal ini bisa dianggap kurang sopan karena seolah-olah membebani penerima dengan tanggung jawab untuk merespons. ontoh, jika kamu menutup email dengan pertanyaan seperti, "Bagaimana menurut Anda?" atau "Apa pendapat Anda?" Penerima mungkin merasa perlu untuk merespons segera, bahkan jika mereka belum memiliki jawaban atau memerlukan waktu untuk berpikir.
Hal ini bisa menimbulkan tekanan dan membuat penerima merasa tidak nyaman. Sebaiknya, kalau kamu memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan, sampaikan sebelum penutup email. Misalnya, kamu bisa menulis, "Saya berharap bisa mendapatkan feedback perihal draft laporan yang saya lampirkan. Terima kasih." Kemudian, tutup email dengan kata-kata penutup yang sopan dan jelas, seperti "Hormat saya.”
Hal ini akan memberikan penerima kesempatan untuk merespons pertanyaan kamu dengan waktu mereka sendiri, tanpa merasa terbebani. Selain itu, penutup email yang jelas dan sopan juga menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme kamu kepada penerima.
Jadi, selalu pastikan untuk menutup email dengan cara yang tepat, dan hindari penggunaan pertanyaan sebagai penutup email.
Penutup yang menggunakan frasa generik atau klise
Penggunaan frasa generik atau klise seperti "Salam" (Regards) tanpa ada tambahan lain bisa membuat email kamu tampak tidak tulus dan tidak berkesan. Kamu bisa mencoba untuk mempersonalisasi penutup email kamu dengan menambahkan detail lebih lanjut atau menggunakan frasa yang lebih kreatif dan unik, terutama kalau kamu sering berkomunikasi dengan penerima email tersebut. Misalnya, kalau kamu mengenal penerima emailnya dengan baik, kamu bisa menambahkan penutup yang lebih personal, seperti "Semoga hari Anda menyenangkan.”, "Selamat menjalankan aktivitas.", atau "Terima kasih telah membaca email ini."
Dengan mencoba untuk mempersonalisasi penutup email kamu, kamu berpotensi membangun hubungan yang lebih baik dengan penerima email kamu.
Enam contoh cara mengakhiri email
Belum pernah menjalin hubungan dengan calon penerima email kamu? Tenang. Berikut enam contoh penutupan email yang berbeda untuk situasi yang berbeda, tergantung pada siapa penerima dan apa tujuan pesan kamu:
Penutup email untuk klien
Klien adalah elemen penting dari sebuah bisnis. Oleh karena itu, menjaga hubungan baik dengan mereka dalam sebuah email pun menjadi sangat penting. Baca selengkapnya supaya penutup email kamu sesuai dengan pembaca email kamu.
Sincerely (Salam hormat)
“Sincerely” merupakan penutup yang paling sering digunakan dan paling aman untuk digunakan dalam hampir semua jenis email profesional, termasuk untuk klien. "Sincerely" menunjukkan rasa hormat kamu dan formalitas.
Contohnya:
"We greatly appreciate the opportunity to work with you. Should you have further questions, do not hesitate to contact us.
Sincerely,
[Nama kamu]"
Best regards (Salam hangat)
“Best regards” merupakan penutup yang sesuai kalau kamu ingin lebih hangat namun tetap profesional dalam menutup email kamu. Kamu bisa menggunakan penutup ini saat mengakhiri email yang berisi diskusi yang ramah atau memberikan jawaban atas pertanyaan klien.
Contohnya:
“Thank you for reaching out to us. We hope this explanation is helpful to you. Feel free to reach us with any further queries.
Best regards, [Nama kamu]"
Yours truly (Hormat saya)
Penutup ini cukup formal dan sering digunakan dalam surat bisnis. Meskipun begitu, bukan berarti "Yours truly" tidak bisa digunakan untuk mengakhiri email yang sangat formal atau penting.
Contohnya:
"We appreciate your patience and cooperation during this process. If you have any further concerns or queries, feel free to reach us.
Yours truly, [Nama kamu]"
Penutup email untuk rekan kerja atau supervisor
Jika dibandingkan dengan email untuk klien, hubungan kerja yang lebih dekat dengan rekan kerja atau supervisor memungkinkan kamu untuk menutup email dengan lebih santai.
Thanks (Terima kasih)
“Thanks” adalah penutup email yang ramah, pantas digunakan ketika kamu ingin mengekspresikan rasa terima kasih dalam email atau ketika rekan kerja atau supervisor kamu telah melakukan sesuatu yang membantu kamu.
Contohnya:
"I appreciate the time you've taken to review my report. Your feedback will greatly help in improving it.
Thanks,
[Nama kamu]"
Best (Salam)
Penutup yang serbaguna dan profesional. Bisa digunakan untuk banyak situasi. “Best” ini bisa kamu gunakan dalam komunikasi semi-formal dengan rekan kerja atau atasan.
"I've attached the proposal for the upcoming project. Looking forward to your thoughts on it.
Best,
[Nama kamu]"
Cheers (Salam)
Penutup yang santai dan ramah. Tepat digunakan dalam lingkungan kerja yang santai dan informal. Kamu mungkin bisa menggunakan "Cheers" ketika isi email ringan dan hubungan kamu dengan penerima bersifat akrab.
Contohnya:
"Just wanted to share the great news about our team winning the innovation challenge. Let's celebrate when we meet!
Cheers,
[Nama kamu]"
Penutup email untuk manajer atau eksekutif
Ketika berkomunikasi dengan manajer atau eksekutif, menutup email dengan baik dapat membantu kamu menciptakan kesan profesional dan mempertahankan hubungan kerja yang baik. Simak contoh dan penggunaannya di sini.
Regards (Salam)
Regards adalah penutup yang profesional dan sopan, dianggap cocok untuk menutup email sebagian besar komunikasi bisnis, termasuk email untuk manajer atau eksekutif.
Contohnya:
"I have attached the completed project report for your review. Any feedback would be greatly appreciated.
Regards,
[Nama kamu]"
Thank you (Terima kasih)
Sesuai digunakan ketika kamu telah meminta sesuatu dari manajer atau eksekutif. Bisa juga digunakan ketika mereka telah melakukan sesuatu untuk kamu.
Contohnya:
"Thank you for considering my request for additional resources for our project. I believe this will significantly improve our efficiency.
Thank you,
[Nama kamu]"
Respectfully (Salam hormat)
Penutup yang sangat formal. “Respectfully” cocok digunakan dalam komunikasi formal dan penting dengan atasan.
Contohnya:
"I appreciate your guidance on this matter and will incorporate your suggestions into our plan.
Respectfully,
[Nama kamu]”
Penutup email untuk perekrut
Ketika berkomunikasi dengan perekrut kerja dalam sebuah email, sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara profesionalisme dan antusiasme.
Thank you (Terima kasih)
“Thank you” menunjukkan rasa syukur dan apresiasi kamu terhadap job recruiters. Penutup ini bisa menyampaikan bahwa kamu menghargai waktu dan usaha perekrut.
Contohnya:
"Thank you for considering my application. I'm excited about the opportunity to contribute to your team.
Thank you,
[Nama kamu]"
Best (Salam)
Penutup ini adalah cara yang aman dan profesional untuk mengakhiri email kamu ke perekrut. “Best” berfungsi dengan baik jika email kamu bernada formal.
Contohnya:
"I'm looking forward to the potential of working with your team.
Best,
[Nama kamu]"
Looking forward to hearing from you (Saya mengharapkan kabar/balasan dari Anda)
Penutup ini asertif dan menunjukkan rasa antusias kamu karena kamu memberi sinyal pada perekrut bahwa kamu tertarik dengan kesempatan yang ditawarkan dan tak sabar menunggu langkah selanjutnya.
Contohnya:
"I'm excited about the potential of this role and look forward to possibly furthering the discussion.
Looking forward to hearing from you, [Nama kamu]"
Penutup email untuk calon pemberi kerja
Dalam email seperti ini, kamu perlu menunjukkan antusiasme dan keinginan untuk bergabung dengan tim mereka.
Thank you (Terima kasih)
Penutup ini menunjukkan rasa terima kasih kamu dan penghargaan atas waktu sang calon pemberi kerja.
Contohnya:
"I appreciate your time and consideration in reviewing my application. I am eager to potentially contribute to your organization.
Thank you,
[Nama kamu]”
Best (Salam)
“Best” merupakan akhiran yang profesional dan netral, cocok untuk berbagai jenis email.
Contohnya:
"I'm eager to explore the potential of working with your esteemed team.
Best,
[Nama kamu]"
Looking forward to hearing from you (Saya mengharapkan kabar/balasan dari Anda)
Penutup ini menunjukkan kepada calon pemberi kerja bahwa kamu serius dan bersemangat tentang peluang yang ada. Penutup ini juga secara halus mendorong penerima untuk merespons email kamu.
Contohnya:
"I'm intrigued by the prospect of bringing my expertise to benefit your team.
Looking forward to hearing from you,
[Nama kamu]"
Penutup email untuk kolega di berbagai departemen atau tim
Kamu sebaiknya menggunakan bahasa yang santai namun tetap profesional. Meskipun kamu mungkin memiliki hubungan yang akrab dengan mereka, penting juga untuk menjaga profesionalitas.
Thanks (Terima kasih)
Penutup yang menekankan rasa terima kasih bagi pembaca email dan rasa menghargai.
Contohnya:
"Thanks for your cooperation on this project. Let's touch base next week to discuss further.
Thanks,
[Nama kamu]"
Best (Salam)
Penutup yang netral, namun tetap profesional.
Contohnya:
"I've attached the latest report for your review. Feel free to reach out if you have any questions.
Best,
[Nama kamu]"
Take care (Sampai jumpa)
Menutup email dengan “Take care” menunjukkan kepedulian kamu terhadap kolega kamu.
Contohnya:
"I understand how busy this period has been for our team. I appreciate all your hard work.
Take care,
[Nama kamu]"
Cara follow up setelah mengirim email
Setelah mengirim email, bisa jadi kamu menunggu balasan dengan penuh harapan. Tapi jangan khawatir, kamu bisa lakukan follow up. Simak informasi selengkapnya di bawah:
Tips melanjutkan percakapan setelah mengirim email
Jangan terburu-buru. Beri waktu penerima untuk merespons. Mereka mungkin sibuk atau memerlukan waktu untuk merumuskan balasan.
Ingatkan juga secara sopan. Jika beberapa hari telah berlalu dan kamu belum mendapatkan balasan, kirim email follow up secara singkat dan padat. Sampaikan bahwa kamu hanya memastikan bahwa email yang kamu telah kirim telah diterima dan dibaca.
Ingat, jangan membuat penerima merasa bersalah atau terbebani ya.
Strategi menghadapi loop
Loop merujuk pada situasi ketika pertanyaan atau isu yang sama terus menerus dibahas melalui email tanpa mencapai resolusi, sering kali karena kurangnya pemahaman atau komunikasi yang tidak jelas.
Jika ini terjadi, temukan akar masalahnya: Apa yang menyebabkan loop ini? Apakah ada pertanyaan yang belum terjawab atau masalah yang belum terselesaikan? Setelah itu, coba selesaikan dengan satu email yang jelas dan langsung.
Cara menangani email yang tak direspons
Jika waktu sudah berjalan cukup lama dan kamu tidak mendapat balasan, mungkin email kamu tidak sampai atau tenggelam dalam inbox mereka. Coba kirim ulang email kamu. Jika masalahnya terus berlanjut, coba hubungi mereka melalui saluran lain atau minta bantuan dari orang lain yang mungkin dapat membantu.
Tips untuk tanda tangan email (email signatures)
Pentingnya branding yang konsisten dan informasi kontak
Tanda tangan dalam email merupakan kesempatan emas untuk mempromosikan brand kamu secara konsisten. Ini adalah ruang agar kamu bisa memasukkan logo perusahaan, nama lengkap, jabatan, serta informasi kontak seperti alamat email, nomor telepon, dan alamat kantor. Selain itu, memastikan informasi kontak kamu mudah diakses dalam tanda tangan email memudahkan orang untuk menghubungi kamu.
Masukkan link media sosial dan detail lainnya yang relevan
Email signatures bisa menjadi cara yang efektif untuk mempromosikan media sosial profesional yang relevan dengan pekerjaan kamu. Namun, penting untuk selalu menjaga relevansi. Misalnya, kalau kamu adalah seorang profesional di bidang kreatif, mungkin lebih relevan untuk menampilkan profil Instagram yang berisi portofolio kerja kamu.
Cara membuat tanda tangan yang profesional dan menarik secara visual
Pilih warna dan font yang sesuai dengan branding kamu dan pastikan itu mudah dibaca. Jaga agar tanda tangan kamu tetap simpel dan rapi. Sebaiknya, gunakan gambar dengan resolusi tinggi, dan pastikan tautan yang disertakan bekerja. Jika kamu menginginkan tampilan yang lebih dinamis, kamu bisa mempertimbangkan untuk menggunakan elemen interaktif seperti ikon media sosial yang di-klik, atau bahkan GIF.
Tingkatkan kesan positif di lingkungan kerja bersama JobStreet!
Meningkatkan kesan positif di lingkungan profesional tidak hanya bisa kamu dapatkan melalui penutup email yang efektif, tetapi juga melibatkan banyak aspek lain.
Bagi kamu yang ingin upgrade, sekarang kamu bisa mempelajari skill baru melalui berbagai video edukasi pendek dan berkualitas di seekMAX. Selain itu, kamu juga bisa berdiskusi secara online dengan ahli dan talent lain yang tergabung di komunitas JobStreet.
Jangan lupa untuk memperbarui profil JobStreet kamu, baca kembali informasi di laman Tips Karier, dan mulai jemput masa depanmu dengan lowongan-lowongan pekerjaan di JobStreet.
Segera download aplikasi JobStreet secara gratis hanya di Apple App Store atau Google Play Store!
FAQ
Apa penutup email terbaik untuk email formal?
"Hormat saya," (Yours truly), "Salam hormat," (Best Regards), atau "Terima kasih," (Thank you) sering digunakan. Pastikan juga penutup yang kamu pilih sesuai dengan nada dan tujuan email kamu.Bisakah saya menggunakan emoji di penutup email saya?
Meskipun emoji dapat menambahkan sentuhan pribadi, sebaiknya hindari penggunaan emoji dalam email formal.Bagaimana cara follow up setelah mengirim email?
Kamu dapat melakukan follow up dengan mengirim email singkat beberapa hari atau seminggu setelah email awal dikirimkan, tergantung juga pada urgensi situasinya. Sampaikan bahwa kamu hanya ingin memastikan bahwa mereka telah menerima dan memiliki kesempatan untuk membaca email kamu.Haruskah saya selalu menyertakan tanda tangan email (email signature)?
Sebaiknya iya karena email signature memberikan informasi kontak tambahan dan meningkatkan profesionalitas email kamu.Bolehkah menggunakan penutup email kreatif dalam email profesional?
Boleh, selama masih sopan, profesional, dan sesuai dengan konteks email kamu.
