Kualifikasi Back Office Bank, Jenis Pekerjaan, dan Tugasnya

Poin utama: 

• Back office bank adalah posisi yang mengelola operasional, administrasi, dan sistem internal agar layanan front office dapat berjalan lancar dan akurat.
• Peran back office mencakup akuntansi, operasional, IT, hingga SDM, yang semuanya saling terhubung untuk menjaga stabilitas dan efisiensi bank.
• Kualifikasi back office umumnya meliputi pendidikan D3/S1 yang relevan, penguasaan tools kerja, serta ketelitian dan kemampuan analisis yang kuat.
• Meski jarang berhadapan dengan nasabah, tanggung jawab back office sangat besar karena berpengaruh langsung pada kepatuhan dan risiko bank.
• Karier back office menawarkan jenjang yang stabil, dengan gaji kompetitif dan peluang berkembang bagi yang konsisten mengasah skill teknis. 

Ingin bekerja di bank, tapi kurang suka menjadi petugas front office seperti teller? Tenang, ada posisi back office yang bisa kamu pilih. 

Pekerjaan back office bank umumnya berlangsung di belakang layar, sehingga kamu tidak berhubungan langsung dengan nasabah. Meski begitu, tugas back office bank tetap krusial bagi kelancaran operasional. 

Memangnya, apa saja tugas yang harus dilakukan oleh back office bank? Lalu, seperti apa kualifikasi untuk menjadi back office bank? Yuk, temukan jawaban selengkapnya melalui ulasan berikut!

• Apa Itu Back Office Bank?
• Jenis Pekerjaan Back Office Bank
• Tugas dan Job Desc Umum Back Office Bank
• Kualifikasi dan Syarat Umum Back Office Bank
• Kisaran Gaji Kerja Back Office Bank
• Tips Mendapatkan Pekerjaan Back Office Bank
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Back Office Bank

Apa Itu Back Office Bank?  

Back office bank adalah salah satu posisi kerja di bank yang bertanggung jawab atas proses operasional, administrasi, dan berbagai fungsi pendukung lain.  

Tanpa adanya back office, pekerjaan front office yang berhubungan langsung dengan nasabah tidak akan bisa berjalan.

Contohnya, layanan nasabah dapat berlangsung efektif apabila proses operasional dan administrasi di bagian back office sudah jelas. 

Demi mewujudkan efektivitas kerja, pekerjaan back office pun dibagi menjadi beberapa jenis. Apa saja? 

Jenis Pekerjaan Back Office Bank

Umumnya, pekerjaan back office bank terbagi menjadi bagian akuntansi dan keuangan, operasional, teknologi informasi, serta sumber daya manusia. Berikut penjelasannya: 

1. Akuntansi dan keuangan 

Bidang back office satu ini fokus pada pengelolaan keuangan internal, analisis keuangan, dan pelaporan untuk mendukung operasional bank.

Berikut adalah beberapa tanggung jawab back office bank bidang akuntansi dan keuangan:

• Manajemen kas untuk memastikan bank memiliki likuiditas cukup bagi kebutuhan operasional dan investasi.
• Memantau dan menyusun anggaran untuk memastikan penggunaan dana sesuai rencana.
• Membuat laporan keuangan bulanan, triwulanan, dan tahunan untuk diberikan kepada manajemen dan regulator (seperti Otoritas Jasa Keuangan (OJK) atau Bank Indonesia).
• Menghitung dan melaporkan kewajiban perpajakan, termasuk PPN dan PPh.
• Menjaga keseimbangan antara laporan internal dengan laporan pihak ketiga, seperti rekening bank. 

2. Operasional 

Dalam bagian operasional, back office bank bertanggung jawab atas tugas-tugas teknis dan administratif yang penting untuk mendukung layanan dan transaksi bank. 

Beberapa job desk back office bank di bidang operasional adalah: 

• Mengelola data terkait pembayaran pinjaman, transfer dana, dan transaksi lainnya.
• Memeriksa keakuratan informasi yang di-input oleh petugas front office. Contohnya seperti dokumen pinjaman atau data nasabah.
• Memastikan transaksi antarklien atau antarbank berhasil diselesaikan tepat waktu.
• Memastikan seluruh aktivitas operasional bank sudah mematuhi regulasi internal dan eksternal.
• Menyimpan, mengarsip, dan mengelola dokumen penting seperti kontrak nasabah dan laporan operasional.
• Mengidentifikasi potensi risiko operasional dan menyusun langkah mitigasi. 

3. Teknologi informasi 

Pekerjaan di bidang teknologi informasi ditujukan untuk mendukung sistem teknologi dan infrastruktur digital yang menjadi pondasi operasional bank. 

Beberapa tugas utama back office bank di bidang ini adalah: 

• Merancang dan mengelola sistem database untuk menyimpan data nasabah, laporan, dan transaksi.
• Melindungi data nasabah dan sistem bank dari berbagai ancaman keamanan, seperti malware.
• Mengembangkan, memelihara, dan memperbarui software perbankan.
• Mengembangkan layanan berbasis teknologi, seperti aplikasi mobile banking.
• Mengelola sistem backup dan pemulihan data untuk memastikan data nasabah tetap aman jika terjadi bencana atau hal-hal tidak diinginkan.
• Memberikan bantuan teknis kepada karyawan bank. 

4. Sumber daya manusia (SDM) 

SDM adalah bidang kerja back office bank yang fokus pada pengelolaan kebutuhan karyawan. 

Bidang SDM inilah yang menangani proses rekrutmen hingga pengembangan karier. Berikut beberapa tugas utamanya: 

• Menangani proses pencarian, seleksi, dan perekrutan karyawan baru sesuai kebutuhan bank.
• Menghitung gaji, bonus, dan insentif karyawan, serta memastikan pembayarannya tepat waktu.
• Mengelola data karyawan, absensi, kontrak kerja, dan dokumentasi lainnya.
• Mengadakan program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
• Memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan melalui sistem penilaian berbasis target.
• Menangani hubungan antara manajemen dan karyawan, termasuk penyelesaian konflik. 

Tugas dan Job Desc Umum Back Office Bank

Berdasarkan jenis pekerjaan yang telah dijelaskan, kamu mungkin sudah mendapat gambaran tentang job desc back office bank. 

Secara lebih spesifik, berikut tugas dan job desk utama yang akan kamu kerjakan jika menjadi petugas back office bank: 

1. Proses transaksi 

Tugas satu ini mengharuskan kamu untuk memproses dan mengelola transaksi perbankan demi memastikan kelancaran operasional. 

Beberapa rincian pekerjaan yang akan kamu lakukan adalah: 

• Settlement transaksi: menyelesaikan transaksi, seperti kliring cek atau transfer dana, melalui sistem perbankan.
• Verifikasi transaksi: memastikan seluruh data transaksi dari front office sudah benar dan sesuai dengan prosedur bank.
• Rekonsiliasi: membandingkan data transaksi dalam sistem internal dengan laporan pihak ketiga untuk memastikan tidak ada perbedaan.
• Error handling: menyelidiki dan menyelesaikan transaksi yang mengalami kesalahan atau kegagalan, seperti pengembalian dana. 

2. Pelaporan keuangan 

Job desc satu ini berkaitan dengan pembuatan dan penyampaian laporan keuangan kepada manajemen atau otoritas terkait, seperti OJK dan Bank Indonesia. 

Umumnya, pelaporan keuangan memiliki tugas-tugas berikut: 

• Pembuatan laporan internal: menyusun laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan tentang kondisi keuangan bank, termasuk arus kas, laba rugi, dan neraca.
• Pencatatan akuntansi: mencatat setiap transaksi dan memastikan catatan tersebut sesuai standar akuntansi, seperti Pernyataan Standar Akuntansi keuangan (PSAK).
• Analisis keuangan: memberikan insight kepada manajemen tentang pengeluaran operasional, pendapatan, hingga tren keuangan yang berpengaruh terhadap strategi bank.
• Audit internal dan eksternal: mendukung proses audit dengan menyediakan dokumen yang dibutuhkan. 

3. Administrasi 

Kegiatan operasional bank tidak akan bisa berjalan lancar tanpa administrasi, yang mencakup:

• Pencatatan operasional: menyusun catatan berisi aktivitas harian bank, mulai dari jadwal kegiatan, pencatatan inventaris, hingga pengeluaran logistik.
• Pengelolaan dokumen nasabah: meng-input, mengelola, dan memperbarui data nasabah.
• Pengelolaan kontrak dan perjanjian: mengelola dokumen terkait deposito, pinjaman, atau produk lain untuk memastikan kesesuaiannya dengan regulasi.
• Kepatuhan administratif: memastikan setiap proses administratif sesuai dengan kebijakan bank maupun regulasi eksternal. 

4. Analisis data 

Selanjutnya, tugas back office bank adalah analisis data. Fokus utamanya adalah mengolah dan menganalisis data untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. 

Berikut sejumlah rincian pekerjaannya: 

• Pengumpulan data: mengumpulkan data dari berbagai sumber, seperti laporan transaksi, sistem perbankan, hingga hasil survei nasabah.
• Pengolahan data: menyusun data menjadi laporan terstruktur menggunakan tools atau software analitik seperti Microsoft Excel dan SQL.
• Identifikasi tren: mengidentifikasi pola dari data keuangan dan operasional untuk memberikan wawasan atau rekomendasi.
• Laporan analitik: menyajikan data dalam bentuk tabel, grafik, atau dasbor interaktif yang mudah dipahami oleh manajemen. 

5. Pengarsipan dokumen 

Dalam pengarsipan, kamu harus mampu menjaga keamanan, keteraturan, dan aksesibilitas berbagai dokumen bank. 

Berikut beberapa tugas dan tanggung jawab utamanya: 

• Pengaturan keamanan dokumen: menjaga kerahasiaan dokumen, terutama yang berhubungan dengan transaksi keuangan dan data nasabah.
• Pengelolaan arsip fisik: menyimpan dokumen-dokumen penting seperti kontrak dan laporan transaksi dalam sistem pengarsipan manual secara terorganisir.
• Pengelolaan arsip digital: mengunggah dan menyimpan dokumen dalam sistem database digital yang aman dan mudah diakses.
• Pemeliharaan dokumen: rutin melakukan audit untuk memastikan dokumen dalam pengarsipan tidak rusak dan masih relevan. 

Kualifikasi dan Syarat Umum Back Office Bank

Untuk menjadi petugas back office bank yang andal, tentunya ada kualifikasi dan syarat yang perlu dipenuhi. Berikut beberapa di antaranya:

1. Pendidikan formal  

Mayoritas bank umumnya menetapkan kualifikasi pendidikan formal minimal D3 atau S1 untuk posisi back office.  

Biasanya, bank mencari lulusan D3 untuk mengisi posisi entry-level. Sementara itu, lulusan S1 lebih diutamakan untuk peran yang membutuhkan pemahaman mendalam atau potensi jenjang karier lebih tinggi. 

Kualifikasi jenjang pendidikan formal ini ditujukan untuk memastikan bahwa calon petugas back office mampu memahami proses keuangan, administrasi, teknis, dan operasional perusahaan. 

2. Latar belakang pendidikan  

Selain jenjang pendidikan, latar belakang pendidikan juga menjadi kualifikasi back office bank yang tak kalah penting. 

Biasanya, bank lebih mengutamakan kandidat dengan latar belakang yang relevan, seperti lulusan jurusan Akuntansi, Keuangan, Ekonomi, dan Manajemen. 

Meski begitu, jurusan lain juga turut dipertimbangkan oleh bank sesuai kebutuhan. 

Misalnya,  lulusan Sistem Informasi untuk mengisi posisi IT, serta Teknik Industri untuk menangani manajemen operasional. 

3. Keterampilan teknis  

Tentunya, tugas back office bank membutuhkan keterampilan teknis untuk mendukung aktivitas kerja sehari-hari. 

Salah satu keterampilan teknis yang paling utama adalah penggunaan Microsoft Office untuk mengolah data, dokumen, serta membuat presentasi laporan. 

Selain itu, kamu juga perlu menguasai software akuntansi seperti SAP atau Oracle untuk mengelola data transaksi secara efisien. 

Lalu, tingkatkan pula daya saingmu dengan memahami tentang core banking system. 

4. Keterampilan soft skills

Soft skills sama pentingnya dengan keterampilan teknis. Skill satu ini dibutuhkan agar kolaborasi tim dan tugas dapat berjalan baik. 

Meski posisi back office minim interaksi dengan nasabah, kamu tetap akan sering berurusan dengan rekan kerja dan atasan. 

Nah, salah satu soft skill penting yang harus dikuasai staf back office bank adalah komunikasi. Dilansir dari Trainingcred, komunikasi merupakan kunci hubungan di industri perbankan yang sukses.

Selain itu, back office bank juga perlu memiliki skill problem-solving untuk menganalisis masalah dengan cepat dan menemukan solusi tepat. 

Tak kalah penting, kamu pun harus mampu memperhatikan hal-hal detail (attention to details). Tujuannya untuk memastikan keakuratan setiap data demi menghindari kesalahan.

Baca Juga: 10+ Prospek Karier Jurusan Perpajakan dan Kisaran Gajinya 

Kisaran Gaji Kerja Back Office Bank

Dengan berbagai jenis pekerjaan dan kualifikasi di atas, kira-kira berapa kisaran gaji petugas back office bank? 

Ada sejumlah faktor yang memengaruhi jumlah gaji back office bank, seperti skala bank, lokasi bank, hingga posisi kerja.

Namun, pada umumnya, kisaran gaji petugas back office bank adalah sebagai berikut:

• Staf administrasi: Rp4–6 juta per bulan.
• Staf IT support: Rp4–12,8 juta per bulan.
• Staf logistik: Rp4,5–6 juta per bulan.

Tips Mendapatkan Pekerjaan Back Office Bank

Setelah mengetahui job desc hingga kisaran gaji back office bank, apakah kamu tertarik apply kerja di posisi tersebut?

Jika iya, yuk, ketahui dulu cara mendapatkan kerja back office di bank! 

1. Riset perusahaan 

Pelajari visi, misi, budaya, dan nilai-nilai yang diterapkan oleh bank incaranmu. Informasi ini biasanya tersedia pada situs resmi bank atau laporan tahunan mereka.  

Kemudian, kenali peran back office di bank tersebut, misalnya seperti jenis layanan yang mereka kelola. 

Di samping itu, kamu juga bisa membaca job desc pada info lowongan kerja back office. Cara ini dapat membantumu fokus pada keterampilan yang dibutuhkan. 

2. Persiapkan CV dan lamaran yang baik 

Ciptakan kesan pertama yang kuat dengan membuat CV dan lamaran yang menarik. 

Sertakan informasi relevan pada CV, yakni dengan fokus pada pengalaman atau pendidikan yang mendukung pekerjaan back office. Contohnya seperti proyek keuangan atau magang di bagian administrasi. 

Jangan lupa cantumkan skill penting untuk back office bank, seperti penggunaan Microsoft Office, software akuntansi, dan analisis data. 

Lalu, untuk surat lamaran, sesuaikan isinya dengan bank tujuanmu. Ceritakan alasan kamu tertarik bekerja sebagai back office di bank tersebut dan bagaimana kamu bisa berkontribusi.

3. Networking 

Manfaatkan jaringan profesional untuk mendapatkan rekomendasi atau informasi kerja. Salah satu caranya adalah menghadiri job fair atau event karier.  

Selain itu, kamu juga bisa memanfaatkan media sosial untuk bergabung dengan grup perbankan. Cara ini dapat memberimu akses untuk terhubung dengan profesional di industri tersebut. 

4. Pengembangan diri  

Ikuti seminar, workshop, atau pelatihan untuk meningkatkan keterampilan dan mendapatkan sertifikasi yang relevan. Hal ini dapat meningkatkan daya saingmu di mata rekruter. 

Misalnya, kamu bisa mengikuti pelatihan software yang sering dipakai di back office bank, seperti SAP atau aplikasi database. 

Opsi jalur pengembangan diri lainnya adalah mengambil sertifikasi keuangan yang diakui di industri seperti Chartered Financial Analyst (CFA).

Baca Juga: 10+ Jenis Pekerjaan di Industri Perbankan dan Kisaran Gajinya

Kesimpulan  

Secara garis besar, cack office bank bekerja di balik layar untuk menangani proses transaksi, pelaporan keuangan, administrasi, analisis data, hingga pengarsipan dokumen. 

Pekerjaan tersebut membutuhkan latar belakang pendidikan yang relevan, yakni minimal lulusan D3 atau S1 Akuntansi, Keuangan, dan Manajemen.  

Selain itu, kamu juga perlu menguasai sejumlah keterampilan, seperti penggunaan Microsoft Office dan software akuntansi, komunikasi, problem-solving, dan attention to details.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Pertanyaan Seputar Back Office Bank  

1. Apa perbedaan antara front office dan back office bank?
   ⁠Front office adalah bagian di bank yang langsung berhubungan dengan nasabah. Contoh profesi front office adalah customer service dan teller.
   ⁠
   ⁠Sementara itu, back office bekerja di belakang layar untuk memastikan kelancaran proses internal, termasuk administrasi dan pengelolaan data. Contoh posisi back office di bank adalah tim IT dan staf akuntansi.
2. Apakah ada sertifikasi khusus yang dibutuhkan untuk menjadi back office bank?
   ⁠Tidak semua posisi back office bank butuh sertifikasi khusus. Namun, memiliki sertifikasi bisa meningkatkan peluangmu untuk mendapat pekerjaan.
   ⁠
   ⁠Beberapa contohnya adalah sertifikasi Brevet Pajak A dan B, Association of Chartered Accountants (ACCA), dan Certified Information Systems Auditor (CISA).
3. Apa saja tantangan menjadi back office bank?
   ⁠Beberapa tantangan di bidang back office bank adalah:
   ⁠- Banyak tugas dengan deadline cukup ketat.
   ⁠- Butuh ketelitian tinggi.
   ⁠- Mayoritas tugas bersifat rutin dan administratif, sehingga bisa terasa monoton.
   ⁠- Tuntutan kepatuhan regulasi.
   ⁠- Perubahan teknologi, sehingga butuh adaptasi cepat.
4. Apakah dibutuhkan pengalaman kerja sebelumnya untuk menjadi back office bank?
   ⁠Kini, banyak bank yang membuka peluang kerja untuk fresh graduate, terutama untuk posisi entry-level. Jadi, selama kamu punya latar belakang pendidikan dan skill dasar yang relevan, kamu punya peluang untuk menjadi back office bank.