Hal yang Dilakukan Setelah Terima Surat Peringatan di Kantor

Mendapatkan surat peringatan kerja (SP) bisa menjadi pengalaman menegangkan bagi karyawan. Tetapi, ini sebenarnya bukanlah akhir dari kariermu. Ingatlah bahwa setiap orang bisa melakukan kesalahan.  

Jadi, daripada panik dan mengambil keputusan tanpa pikir panjang, sebaiknya tetap bijak dalam menanganinya. Yang penting adalah bagaimana cara kita merespons dan belajar dari kesalahan tersebut. 

Lantas, bagaimana sikap yang tepat saat dapat SP? Yuk, pelajari langkah-langkah yang bisa dilakukan ketika menerima surat peringatan kerja berikut ini! 

• Mengapa Surat Peringatan (SP) Dikeluarkan?
• Isi Surat Peringatan Karyawan
• Hal yang Dilakukan Setelah Menerima Surat Peringatan
• Menghadapi Konsekuensi Lebih Lanjut
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Cara Menghadapi SP

Mengapa Surat Peringatan (SP) Dikeluarkan? 

Surat peringatan (SP) adalah surat resmi dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan sebagai peringatan karena tindakan atau perilaku yang melanggar aturan perusahaan.  

Pemberian surat peringatan diatur dalam Undang-Undang No. 11 tahun 2020 atau yang dikenal dengan UU Cipta Kerja. Adapun beberapa alasan umum yang sering menjadi dasar dikeluarkannya surat peringatan antara lain: 

• Tidak hadir di tempat kerja tanpa pemberitahuan atau izin yang sah. 
• Datang terlambat secara terus-menerus meskipun telah diberikan peringatan sebelumnya. 
• Karyawan melanggar kebijakan/peraturan perusahaan atau perjanjian kerja yang telah disepakati. 
• Tidak mencapai target kinerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 
• Tindakan atau perilaku yang dianggap tidak pantas atau merugikan lingkungan kerja. 

SP adalah bagian dari proses disiplin untuk memberikan kesempatan agar memperbaiki diri. Artinya, jika menerima SP, perusahaan berharap kamu memperbaiki perilaku yang tidak sesuai. Pada akhirnya, SP bermanfaat untuk menjaga lingkungan kerja agar tetap positif. 

Isi Surat Peringatan Karyawan 

Untuk mengambil langkah yang tepat, penting untuk memahami isi dan struktur surat tersebut. Biasanya surat ini diberikan sebagai respon terhadap pelanggaran tertentu. Isinya memiliki beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan. 

Sebagai gambaran, berikut ini penjelasan mengenai isi surat peringatan karyawan: 

Jenis surat peringatan 

Surat peringatan terdiri dari 3, yaitu dikenal sebagai SP 1, SP 2, dan SP 3. Perbedaan surat ini yaitu: 

• Surat peringatan pertama (SP 1) yaitu peringatan awal yang diberikan kepada karyawan. Jika kamu mendapat SP 1, kamu diberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjamu. 
• Jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan setelah SP 1, perusahaan akan mengeluarkan SP 2. Surat ini menandakan bahwa perusahaan semakin serius menangani masalah dan menjelaskan konsekuensi yang mungkin dihadapi jika tidak ada perubahan. 
• SP 3 adalah peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan tegas. Surat ini biasanya menunjukkan bahwa situasi sudah sangat serius. Perusahaan memberikan informasi mengenai sanksi serius yang mungkin dikenakan, seperti penurunan jabatan atau pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Komponen utama dalam surat peringatan 

Lalu, apa saja komponen utama yang umumnya terdapat dalam isi surat peringatan karyawan? Berikut ini poin-poin pentingnya: 

• Tanggal saat surat peringatan dikeluarkan. Ini penting untuk menentukan kapan tindakan disipliner dimulai. 
• Detail pelanggaran yang mencakup penjelasan rinci mengenai pelanggaran yang dilakukan, termasuk tanggal, waktu, dan situasi yang terjadi. Detail ini membantu karyawan memahami konteks dari pelanggaran tersebut. 
• Referensi kebijakan yang menjadi acuan terhadap kebijakan perusahaan yang dilanggar. Hal ini penting agar karyawan dapat memahami alasan di balik surat peringatan. 
• Penjelasan tentang apa yang diharapkan dari karyawan untuk memperbaiki situasi, baik itu perubahan perilaku, peningkatan kinerja, atau tindakan lainnya. 

Konsekuensi yang terjadi jika karyawan tidak memperbaiki kesalahan yang ada. Konsekuensi ini termasuk kemungkinan tindakan disipliner lebih lanjut. Ini memberikan gambaran jelas mengenai risiko yang mungkin dihadapi. 

Berapa lama kena SP? 

Surat peringatan biasanya berlaku selama 6 bulan. Hal ini sesuai dengan Perppu Cipta Kerja Pasal 154A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan. 

Dalam peraturan tersebut, dinyatakan bahwa PHK bisa terjadi jika pekerja melakukan pelanggaran, setelah sebelumnya diberikan SP 1, SP 2, dan SP 3. Adapun masing-masing SP berlaku paling lama 6 bulan. 

Hal yang Dilakukan Setelah Menerima Surat Peringatan 

Ketika kamu dapat SP, kamu tak perlu khawatir. Kamu bisa melakukan beberapa hal berikut agar kamu tidak salah langkah: 

Bersikap tenang dan profesional 

Saat menerima surat peringatan, langkah pertama yang penting adalah menjaga emosi tetap stabil. Meskipun situasi ini bisa membuatmu merasa cemas atau marah, bersikap tenang akan membantumu berpikir jernih. 

Salah satu cara untuk meredakan ketegangan adalah dengan bernapas dalam-dalam. Setelah merasa lebih tenang, tunjukkan sikap profesional. Hal tersebut memberikan kesan positif dan menunjukkan bahwa kamu siap untuk memperbaiki diri. 

Baca dan pahami isi surat 

Langkah berikutnya adalah membaca surat peringatan dengan cermat. Pastikan kamu membaca setiap kalimat dengan hati-hati. Perhatikan informasi seperti: 

• Detail pelanggaran yang menjadi alasan dikeluarkannya SP. Pahami dengan jelas apa yang dianggap sebagai pelanggaran. 
• Ketahui kebijakan perusahaan yang dilanggar, sehingga kamu bisa memahami konteksnya. Apakah ini terkait dengan perilaku, kinerja, atau pelanggaran kebijakan? 
• Tindakan apa yang diharapkan dari kamu untuk memperbaiki situasi? Ini penting untuk rencana perbaikan. 

Setelah membaca surat dengan teliti, identifikasi poin-poin utama yang menjadi fokus peringatan. Mengetahui hal ini akan membantu kamu menentukan langkah berikutnya yang harus diambil. 

Evaluasi diri 

Menerima surat peringatan bisa menjadi momen refleksi diri. Gunakan kesempatan ini untuk mengevaluasi diri dan memahami kesalahan-kesalahan yang mungkin kamu lakukan. 

Identifikasi kesalahan yang mungkin telah kamu lakukan. Lalu, pertimbangkan apa yang bisa kamu lakukan secara berbeda. Dengan mengevaluasi diri, kamu tidak hanya memahami kesalahan, tetapi juga bisa menemukan cara untuk tumbuh dan belajar. 

Baca Juga: 4 Tips Cara Menjawab Gaji yang Diharapkan

Meminta klarifikasi 

Jika ada hal yang tidak jelas atau kamu merasa ada kesalahpahaman, jangan ragu untuk meminta klarifikasi dari atasan atau HRD. 

Ajukan pertanyaan dengan sopan dan profesional. Kemudian sampaikan keinginanmu untuk memahami situasi agar bisa melakukan perbaikan. Ini menunjukkan bahwa kamu proaktif dalam menyelesaikan masalah. 

Menyusun rencana perbaikan 

Setelah kamu memahami situasi dan melakukan evaluasi diri, saatnya untuk mengambil tindakan nyata. Buatlah rencana perbaikan yang jelas dan terstruktur. 

Kamu bisa menentukan langkah-langkah konkret yang bisa kamu ambil untuk memperbaiki kesalahan. Misalnya, jika masalahnya terkait dengan kinerja, buatlah jadwal kerja yang lebih teratur. Jangan lupa untuk menetapkan target yang ingin kamu capai.  

Pikirkan juga rencana jangka panjang, seperti pengembangan keterampilan baru atau meningkatkan kompetensi. 

Berkonsultasi dengan HR 

Meskipun SP dikeluarkan oleh HRD, mereka bukanlah musuh yang perlu dihindari. Sebaliknya, HR justru bisa menjadi sumber daya yang sangat berharga dalam situasi seperti ini. Jadi, jangan ragu untuk mendiskusikan masalahmu dengan mereka.  

HR bisa memberikan pandangan objektif dan menawarkan solusi yang mungkin belum kamu pikirkan. Mereka juga dapat membantumu merencanakan langkah-langkah perbaikan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.  

Selain mendiskusikan masalah, HR juga bisa memberikan dukungan dan saran tentang bagaimana kamu bisa memperbaiki situasi. 

Membangun kembali kepercayaan 

Setelah mengambil langkah perbaikan, kamu perlu fokus pada membangun kembali kepercayaan di tempat kerja. Caranya dengan menjalin komunikasi dengan atasan dan rekan kerjamu. 

Diskusikan masalah secara jujur dan transparan. Kemudian sampaikan rencana perbaikan yang telah kamu buat. Ini menunjukkan bahwa kamu berkomitmen untuk berubah dan siap untuk bekerja sama.  

Komunikasi yang baik membantumu menghindari kesalahpahaman di masa depan dan memperkuat hubungan profesional. 

Tunjukan perubahan nyata 

Selanjutnya, tunjukkan perubahan yang nyata untuk membangun kembali kepercayaan. Implementasikan rencana perbaikanmu dengan serius dan tunjukkan komitmenmu untuk terus berkembang. 

Perubahan yang konsisten akan memperkuat image kamu sebagai seseorang yang siap memperbaiki diri dan berkontribusi positif di tempat kerja. 

Mengembangkan keterampilan dan pengetahuan 

Setelah situasi membaik, pastikan kamu tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kamu bisa mengikuti pelatihan dan workshop untuk meningkatkan kompetensi profesional. Selain membantu kamu menghindari kesalahan yang sama, kamu akan lebih siap menghadapi tantangan.  

Lalu, teruslah mencari cara untuk meningkatkan kompetensimu. Misalnya, dengan belajar keterampilan baru, memperdalam pengetahuan yang sudah ada, atau mencari mentor yang bisa membimbingmu. 

Dokumentasikan pekerjaan dengan baik 

Mendokumentasikan pekerjaanmu dengan baik juga tak kalah penting. Catatan yang rapi membantu kamu melacak progres dan memastikan kamu berada di jalur yang benar.  

Dokumentasi yang baik juga bisa menjadi referensi apabila kamu perlu menunjukkan kinerjamu. Selain itu, hasil dokumen ini juga membuktikan bahwa kamu telah melakukan perbaikan. 

Jadi, buatlah catatan yang terorganisir dengan rapi. Catat setiap pencapaian, kesulitan yang dihadapi, dan langkah-langkah yang kamu ambil untuk mengatasinya. 

Menghadapi Konsekuensi Lebih Lanjut 

Meskipun sudah berusaha memperbaiki diri, bukan tidak mungkin perusahaan mengeluarkan SP 2 dan SP 3. Sebagaimana diketahui, surat ini diberikan sebagai teguran lanjutan. 

Lalu, bagaimana cara menghadapinya jika menerima konsekuensi lebih lanjut? 

Mengantisipasi surat peringatan lanjutan 

Menyadari tanda-tanda yang menunjukan adanya surat peringatan lanjutan sangatlah penting. Apalagi jika kamu menyadari bahwa masalah di tempat kerja belum sepenuhnya terselesaikan. 

Tanda-tanda ini menjadi sinyal bahwa situasi yang kamu hadapi cukup serius. Situasi ini juga memerlukan perhatian serta usaha yang lebih besar. Adapun tanda-tanda adanya SP lanjutan, baik SP 2 maupun SP 3 adalah: 

• Atasan atau rekan kerja memberikan feedback negatif yang konsisten. Hal tersebut bisa menjadi indikator bahwa perbaikan yang diharapkan belum tercapai. 
• Jika kamu melakukan kesalahan yang sama meskipun sudah menerima SP 1, kemungkinan besar perusahaan akan melanjutkan dengan SP 2. 

Jika SP lanjutan dikeluarkan, segera lakukan evaluasi mendalam mengenai situasi yang dihadapi. Sama seperti penjelasan sebelumnya, buat rencana perbaikan secepat mungkin sangatlah penting. 

Mengajukan banding atau mengklarifikasi 

Jika kamu merasa ada ketidakadilan atau kesalahpahaman, kamu bisa mengajukan banding, kok. Namun, sebelumnya kamu harus mempelajari prosedur pengajuan banding yang ada di perusahaanmu.  

Banding harus diajukan ketika kamu yakin bahwa ada kesalahan dalam penilaian atau ada informasi yang belum dipertimbangkan. Jadi, pastikan bahwa kamu banding diajukan dengan dasar yang kuat berupa bukti atau argumen yang mendukung. 

Namun, sebelum melakukannya, penting untuk memahami prosedur pengajuan banding yang ada di perusahaanmu. Sebagai gambaran, berikut ini langkah-langkah umum dalam pengajuan banding: 

• Pahami kebijakan perusahaan tentang pengajuan banding dan pastikan kamu mengikuti langkah-langkah yang benar. 
• Siapkan bukti atau argumen yang kuat untuk mendukung permohonan bandingmu. Ini bisa berupa dokumen, email, atau kesaksian dari rekan kerja. 
• Ketika mengajukan banding, pastikan untuk tetap tenang dan profesional. Sampaikan pendapatmu dengan jelas dan objektif. 

Tak ketinggalan, saat mengajukan banding, tetap pertahankan sikap tenang dan profesional.  

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, kamu tidak hanya bisa menghadapi surat peringatan dengan lebih baik, tetapi juga memperbaiki diri dan tumbuh lebih kuat. 

Menerima dan belajar dari pengalaman 

Meskipun mendapatkan SP lanjutan bisa terasa berat, penting untuk melihat situasi ini sebagai kesempatan untuk belajar dan berkembang. 

Setiap orang dapat melakukan kesalahan, tetapi cara kita merespons adalah yang terpenting. Cobalah ambil waktu untuk merenungkan pengalaman ini dan tunjukkan bahwa kamu berkomitmen untuk memperbaiki diri. 

Mulailah menunjukkan perubahan positif dalam kinerja. Ingat, tantangan dapat menjadi batu loncatan menuju kesuksesan yang lebih besar. 

Kesimpulan 

Menerima surat peringatan di tempat kerja bisa menjadi pengalaman yang menegangkan dan menguras emosi. Namun, kamu harus menanggapinya dengan bijaksana. Saat dapat SP, penting untuk membaca surat dengan cermat supaya kamu memahami alasannya. 

Jangan lupa, periksa bukti-bukti yang disertakan. Setelah itu, evaluasi diri dan cari tahu area mana yang perlu kamu perbaiki. Jangan ragu untuk bertanya kalau ada yang kurang jelas atau minta bimbingan dari HR.  

Tetap pertahankan sikap tenang dan profesional, baik dalam diskusi dengan atasan atau saat melakukan perbaikan. Ingat, tujuan dari surat peringatan ini adalah supaya kamu bisa memperbaiki kinerja dan menghindari masalah yang lebih besar di masa depan. 

Perlu diingat, menerima SP juga bukan akhir dari segalanya. Yakinlah bahwa kamu masih bisa bangkit dan bahkan meningkatkan karier. 

Meski begitu, tidak ada salahnya kamu mulai mengintip peluang-peluang baru untuk bekerja di tempat lain. Siapa tahu nantinya kamu bisa menemukan lingkungan kerja yang lebih baik dan yang lebih rewarding. 

Dapatkan informasi tentang peluang kerja yang menjanjikan di Jobstreet by SEEK. Sebagai platform yang menyediakan berbagai lowongan kerja dari perusahaan-perusahaan terpercaya, Jobstreet memberikan akses ke ribuan peluang karier yang menarik.   

Jangan lupa juga untuk mampir ke laman Saran Karier Jobstreet. Temukan berbagai tips, panduan, dan wawasan yang bisa membantumu mencapai karier impianmu. 

Kunjungi sekarang dan mulai perjalananmu menuju karier yang lebih cemerlang bersama Jobstreet! 

Pertanyaan Seputar Cara Menghadapi SP 

Apa yang harus saya lakukan setelah menerima surat peringatan pertama? 

Tetap tenang, baca dan pahami isi surat, evaluasi diri, dan buat rencana perbaikan. Bila perlu, diskusikan dengan atasan. 

Apakah surat peringatan mempengaruhi karir saya? 

Bisa, terutama jika tidak ada perbaikan setelahnya. Namun, memperbaiki kesalahan dan menunjukkan perubahan bisa mengurangi dampaknya. 

Bagaimana cara mengatasi rasa cemas setelah menerima surat peringatan? 

Luangkan waktu untuk menenangkan diri dan fokus pada tindakan perbaikan. Lalu, konsultasikan dengan HR atau atasan untuk mendapatkan dukungan. 

Apakah saya bisa mendapatkan promosi setelah menerima surat peringatan? 

Jika kamu menunjukkan perbaikan signifikan dan kinerja yang konsisten, promosi masih mungkin terjadi. 

Bagaimana cara memperbaiki hubungan dengan rekan kerja setelah menerima surat peringatan? 

Bersikap terbuka, komunikatif, dan tunjukkan perubahan positif dalam perilaku. Ini akan membantu memulihkan kepercayaan dan kolaborasi dengan tim.