5+ Contoh Surat Cuti Melahirkan: Format & Cara Buatnya

Apakah kamu berencana mengajukan waktu rehat sementara dari kerja untuk mempersiapkan kelahiran buah hati? Jika iya, kamu perlu menulis dan menyerahkan surat permohonan cuti melahirkan terlebih dahulu ke perusahaan.

Secara garis besar, surat permohonan cuti melahirkan ditujukan untuk memberitahukan atasan dan rekan kerja bahwa kamu tidak available sementara dalam hal pekerjaan untuk mengurus kelahiran.

Lalu, seperti apa format surat cuti melahirkan yang tepat, dan bagaimana cara mengajukannya dengan baik agar kolaborasi tim tetap terjaga?  

Untuk membantumu mempersiapkannya dari sekarang, Jobstreet sudah menyediakan berbagai contoh surat cuti melahirkan dan tips membuatnya dalam artikel ini. Simak sampai akhir, ya.

• Apa Itu Surat Cuti Melahirkan?
• Aturan Surat Cuti Melahirkan
• Prosedur Pengajuan Surat Cuti Melahirkan
• Format Surat Cuti Melahirkan
• Cara Membuat Surat Cuti Melahirkan
• Kumpulan Contoh Surat Cuti Melahirkan
• Tips Mengajukan Cuti Melahirkan
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Surat Cuti Melahirkan

⁠Apa Itu Surat Cuti Melahirkan? 

Sesuai namanya, surat izin cuti melahirkan adalah surat formal yang diajukan oleh karyawan perempuan untuk tidak bekerja sementara dengan alasan kelahiran dan mengurus buah hati.

Dengan adanya pemberitahuan surat cuti melahirkan, perusahaan dapat segera mencari orang yang bisa menggantikan tugas karyawan tersebut selama durasi cuti. Sementara itu, karyawan yang mengajukan cuti bisa lebih fokus pada proses persalinan dan pemulihan.

⁠Aturan Surat Cuti Melahirkan 

Lalu, kapan sebaiknya mengajukan surat cuti melahirkan? Aturan pengajuan surat cuti melahirkan bisa berbeda-beda di setiap instansi. Namun umumnya, kamu bisa mengambil cuti sejak usia kehamilan 8 bulan atau ketika mendekati hari perkiraan lahir (HPL).

Awalnya, karyawan perempuan berhak atas cuti melahirkan minimal 1,5 bulan sebelum tanggal kelahiran dan 1,5 bulan setelah melahirkan. Hal itu tertuang dalam Pasal 82 ayat (1) dari Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. 

Namun, per 2 Juli 2024, peraturan tersebut digantikan dengan UU Nomor 4 Tahun 2024. Berdasarkan Pasal 4 ayat (3) dan ayat (5) undang-undang tersebut, seorang ibu berhak atas cuti melahirkan paling singkat 3 bulan pertama.

Namun, durasi cuti bisa diperpanjang hingga 3 bulan setelah melahirkan apabila terdapat kondisi khusus, sesuai rekomendasi tenaga kesehatan yang menangani proses persalinan.

Selain itu, karyawan pria juga bisa mengajukan surat izin cuti melahirkan selama 2 hari untuk mendampingi proses persalinan istrinya.

Namun, jika dokter menemukan adanya kondisi medis khusus pada istri, permohonan cuti bagi suami atau cuti ayah dapat diperpanjang 3 hari atau sesuai durasi yang tercantum dalam perjanjian bersama pemberi kerja.

Terkati durasi dan proses pengajuan cuti melahirkan, ada baiknya kamu berdiskusi terlebih dahulu dengan HR maupun atasa. Adanya diskusi di awal membuat kamu dan tim bisa mempersiapkan hand over atau peralihan tugas lebih dini.

⁠Prosedur Pengajuan Surat Cuti Melahirkan 

Setelah mengetahui bagaimana ketentuan cuti melahirkan, mungkin kamu bertanya-tanya bagaimana cara mengajukannya kepada HR atau atasan? Nah, untuk menjawab rasa penasaran kamu, berikut adalah pengajuan surat cuti melahirkan untuk PNS dan karyawan swasta:

Pegawai Negeri Sipil (PNS) 

Dikutip dari laman website Badan Kepegawaian Negara (BKN), PNS yang ingin mengambil cuti melahirkan harus mengajukan surat permohonan Pemberian Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) instansi tempat kerjanya.

Kemudian, PPK akan meneruskan surat permohonan tersebut kepada BKN. Setelah itu, BKN akan menerima usulan dari PNS yang bersangkutan melalui Direktorat Status & Kedudukan Kepegawaian.

Usulan yang diterima kemudian harus melewati tahap verifikasi terlebih dahulu. Jika memenuhi syarat, permohonan cuti akan maju ke tahapan Penetapan Pertimbangan Teknis CLTN.

Terakhir, setelah lolos pertimbangan teknis, instansi yang berkaitan akan menerima surat pemberitahuan untuk diteruskan kepada pegawai yang bersangkutan.

Karyawan Swasta 

Prosedur pengajuan cuti melahirkan di perusahaan swasta sangat bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, secara umum, karyawan yang ingin cuti bersalin harus memberitahukan HRD dan atasan langsung.

Selanjutnya, karyawan perlu mengajukan surat permohonan cuti melahirkan, disertai surat keterangan dokter yang menyatakan perkiraan tanggal HPL serta kondisi kesehatan ibu dan bayi.

Setelah memastikan bahwa dokumen persyaratan sudah lengkap, perusahaan akan meninjau permohonan cuti dan memberi konfirmasi tertulis tentang persetujuan cuti tersebut.

⁠Format Surat Cuti Melahirkan 

Sebenarnya, membuat surat cuti melahirkan tidak ribet, kok. Hal terpenting adalah surat harus sesuai dengan format cuti melahirkan yang tepat.

Idealnya, surat permohonan cuti melahirkan harus mencakup hal-hal penting berikut ini:

• Kop surat perusahaan: Terdiri dari logo, nama, dan informasi kontak tempat kerja.
• Nomor surat: Berisi nomor pembuatan surat untuk mempermudah pengarsipan oleh HRD.
• Perihal: Kamu bisa menuliskan “Permohonan Cuti Melahirkan” untuk bagian ini agar HRD tahu isi dari suratmu.
• Detail penerima: Kamu perlu menuliskan “Kepada Yth. [Nama atasan atau bagian HRD]”, serta nama dan alamat tujuan perusahaan secara lengkap di bagian atas surat.
• Isi surat: Terdiri dari kalimat pembuka seperti “Dengan hormat” dan “saya yang bertanda tangan di bawah ini”, diikuti oleh nama dan jabatan karyawan, tanggal mulai dan akhir cuti, serta alasan cuti, yaitu melahirkan.
• Surat keterangan: Jelaskan bahwa kamu telah melampirkan surat keterangan dari dokter kandungan untuk pertimbangan HRD.
• Permohonan penunjukan pengganti sementara: Sampaikan dalam suratmu bahwa kamu ingin perusahaan mencari pengganti atau sudah menemukan orang yang bisa menyelesaikan tugasmu untuk sementara selagi kamu mengambil cuti.
• Kalimat penutup: Kamu bisa menuliskan kalimat seperti “Demikian surat permohonan cuti ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Terima kasih atas perhatian dan pengertian Anda.”
• Tanda tangan dan nama lengkap karyawan: Agar surat permohonan cuti semakin sah, jangan lupa bubuhkan tanda tangan serta nama lengkapmu.

⁠Cara Membuat Surat Cuti Melahirkan 

Agar surat permohonan izin cuti melahirkan bisa diterima atasan dan HRD, pastikan kamu mengetahui cara membuat surat cuti melahirkan seperti di bawah ini:  

1. Gunakan format surat yang sesuai dengan ketentuan perusahaan

Pertama, pastikan kamu menulis surat permohonan izin cuti melahirkan menggunakan format yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Biasanya, contoh surat cuti melahirkan harus memiliki kop surat perusahaan atau setidaknya menggunakan template yang telah disediakan oleh HRD. Pastikan kamu mencantumkan tanggal penulisan surat di bagian atas, ya.

2. Isi semua informasi yang diperlukan dengan lengkap dan akurat

Saat menulis surat permohonan izin cuti, gunakan bahasa formal dengan ejaan baku karena ini adalah surat resmi. Periksa kembali apakah semua bagian yang diminta sudah terisi dengan akurat, termasuk informasi pribadi dan detail waktu cuti. Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, ya.

3. Lampirkan surat keterangan hamil dari dokter

Tidak ketinggalan, lampirkan surat keterangan dari dokter. Surat pernyataan kondisi hamil dan perkiraan tanggal melahirkan ini diperlukan sebagai bukti medis.

Dengan adanya surat dokter, perusahaan bisa memverifikasi kondisi kesehatanmu dan memberi persetujuan saat kamu mengajukan permohonan cuti melahirkan untuk karyawan swasta.

Untuk memastikan proses pengajuan berjalan lancar, kamu bisa mengajukan surat permohonan cuti melahirkan kepada atasan atau HRD setidaknya 1 bulan sebelum HPL.

Pemberitahuan 1 bulan cuti bersalin merupakan waktu yang cukup bagi perusahaan mengatur penggantian sementara untuk pekerjaanmu. Selain itu, HRD juga bisa segera memperhitungkan besaran gaji yang kamu terima selama dan setelah cuti.

4. Simpan bukti persetujuan cuti

Ketika surat cuti melahirkan disetujui, kamu akan mendapatkan bukti persetujuan cuti dari tempat kerja. Biasanya, dokumentasi ini berupa surat balasan atau memo dari HRD yang mengonfirmasi permohonan cutimu.

Simpanlah bukti persetujuan cuti dengan baik sebagai referensi jika diperlukan di kemudian hari. Terutama, jika kamu menemukan adanya kesalahan dalam perhitungan gaji karena cuti melahirkan.

Baca Juga: Offering dalam Dunia Kerja: Manfaat, Isi, dan Tahapannya

⁠Kumpulan Contoh Surat Cuti Melahirkan 

Supaya makin jelas, berikut berbagai contoh surat izin cuti melahirkan yang bisa kamu sesuaikan dengan format surat cuti melahirkan di tempat kerjamu:

1. Contoh surat cuti melahirkan karyawan swasta 

⁠2. Contoh surat pengajuan cuti melahirkan karyawan swasta untuk karyawan pria yang ingin mendampingi istrinya bersalin

⁠3. Contoh surat cuti melahirkan guru

⁠4. Contoh surat cuti melahirkan dari bidan 

⁠5. Contoh surat cuti melahirkan PNS

⁠Tips Mengajukan Cuti Melahirkan 

Setelah melihat beragam contoh surat cuti melahirkan, ada baiknya kamu juga mempelajari cara mengajukannya kepada perusahaan. Ikuti langkah-langkah di bawah ini agar pengajuan cutimu lancar, ya!

1. Ajukan cuti jauh-jauh hari 

Sebaiknya kamu mengajukan cuti melahirkan jauh-jauh hari sebelum HPL atau minimal 1 bulan sebelumnya. Dengan demikian, perusahaan bisa melakukan penyesuaian atau pergantian karyawan sementara, dan kamu bisa lebih fokus mempersiapkan persalinan.

Selain itu, mengajukan cuti lebih awal juga menunjukkan sikap profesional dan tanggung jawab terhadap pekerjaanmu. 

2. Siapkan semua dokumen yang diperlukan 

Setelah mengabarkan rencana cuti kepada HRD, segera persiapkan semua dokumen yang diperlukan untuk pengajuan cuti.

Selain surat izin cuti melahirkan, surat keterangan dokter atau bidan juga harus dicantumkan dengan menjelaskan tanggal perkiraan lahir dan kondisi kesehatanmu. Jadi, perusahaan bisa mempercepat proses persetujuan cutimu.

3. Komunikasikan rencana cuti kepada atasan dan rekan kerja 

Selain mengajukan surat permohonan cuti secara resmi kepada HRD, sampaikan juga rencana cutimu kepada atasan langsung dan rekan setim.

Komunikasi yang baik akan menciptakan suasana kerja yang mendukung dan meminimalisir kesalahpahaman terkait pelaksanaan tugas saat kamu tidak available dalam pekerjaan.

Coba beri tahu rekan kerja tentang jadwal cuti kamu dan durasinya, sehingga mereka bisa mempersiapkan diri untuk mengatasi pekerjaan yang biasanya kamu tinggalkan. Terutama, untuk pembagian tugas kepada anggota tim yang ada dan pengaturan daftar prioritas.

4. Delegate tugas-tugas kepada rekan kerja lain 

Sebelum membuat surat cuti melahirkan, pastikan kamu menyerahkan tugas-tugasmu kepada rekan kerja lain.

Caranya, buatlah daftar tugas harian atau proyek yang sedang kamu kerjakan. Lalu, berikan instruksi yang jelas kepada rekan kerja yang akan mengambil alih.

Jika perlu, adakan pertemuan khusus untuk menjelaskan detail tugas dan memberi mereka kesempatan untuk bertanya. Dengan begitu, mereka akan lebih memahami tanggung jawab yang akan diemban selama kamu menjalani cuti bersalin.

5. Buat rencana untuk kembali bekerja setelah cuti 

Terakhir, rencanakan juga bagaimana kamu akan kembali bekerja setelah cuti melahirkan. Tentukan tanggal aktif bekerja kembali, lalu beritahukan rencanamu kepada atasan dan HRD.

Jangan lupa membuat daftar prioritas pekerjaan yang perlu diselesaikan setelah aktif bekerja, sehingga kamu bisa langsung menyesuaikan diri dengan ritme kerja. Pada akhirnya, rencana yang baik akan membantumu tetap produktif dan efisien.

⁠Kesimpulan 

Surat permohonan cuti melahirkan adalah dokumen yang wajib kamu ajukan jika ingin mengajukan waktu istirahat sementara dari pekerjaan selama dan sesudah bersalin.

Idealnya, surat ini harus menjelaskan identitasmu, maksud dari cutimu, dan berapa lama kamu akan cuti seperti contoh surat cuti melahirkan di atas.

Selain itu, kamu juga harus merencanakan bagaimana caranya agar operasional perusahaan tetap lancar selama kamu mengambil cuti. Terkait hal ini, ada baiknya kamu berdiskusi dengan HRD dan atasan untuk menemukan solusi terbaik.

Jangan lupa sampaikan juga rencana cutimu kepada rekan kerja, delegasikan tugas yang biasa kamu lakukan kepada mereka, dan jangan ragu-ragu mencari pengganti sementara jika diperlukan. Pastikan kamu melakukan semua hal tersebut setidaknya 1 bulan sebelum cuti, ya.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Baca Juga: 24 Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Terlengkap

⁠Pertanyaan Seputar Surat Cuti Melahirkan 

1. Apakah karyawan kontrak berhak atas cuti melahirkan? 
   ⁠Ya, karyawan kontrak juga berhak menerima cuti melahirkan sesuai UU Nomor 4 Tahun 2024 pasal 4 ayat (3) dan ayat (5). 
   ⁠
2. Apa yang harus dilakukan jika perusahaan menolak cuti melahirkan? 
   ⁠Setiap karyawan perempuan yang hamil berhak atas cuti melahirkan, terlepas dari status kepegawaian mereka. Oleh karena itu, setelah mengajukan surat cuti, kamu perlu berunding dengan perusahaan dan berkonsultasi dengan ahli hukum untuk menemukan jalan keluar yang terbaik apabila perusahaan tidak memberikan cuti bersalin.
   ⁠
3. Apakah karyawan tetap mendapatkan gaji selama cuti melahirkan? 
   ⁠Ya, menurut UU Nomor 4 Tahun 2024, karyawan tetap berhak menerima gaji penuh (100%) selama cuti melahirkan untuk 3 bulan pertama dan bulan keempat. Lalu, 75% dari total upah bulanan pada bulan kelima dan keenam cuti setelah melahirkan (jika diperlukan menurut hasil pemeriksaan dokter).