Ketika masuk dunia kerja, terkadang kamu bisa saja mendadak jatuh sakit atau punya keperluan mendesak di luar pekerjaan.
Pada momen itulah kamu perlu surat izin tidak masuk kerja. Namun, menulis surat izin bisa jadi tugas yang menantang, terutama jika kita bingung atau tidak tau cara menyampaikan pesan yang tepat dan sopan.
Padahal, surat izin tidak masuk kerja adalah jemabatan komunikasi yang penting antara karyawan dan atasan.
Tapi, kamu tidak perlu khawatir. Kamu bisa mempelajari berbagai contoh surat izin tidak masuk kerja untuk berbagai alasan lengkap dengan formatnya dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama.
Sesuai namanya, surat izin tidak masuk kerja adalah surat kamu berikan kepada supervisor langsung untuk diteruskan kepada divisi personalia/SDM.
Tujuan surat ini adalah agar kamu diizinkan tidak datang ke kantor atau tidak bekerja selama waktu yang ditentukan.
Misalnya, kalau kamu terpaksa beristirahat seharian di rumah atas anjuran ahli kesehatan, kamu perlu menyerahkan surat izin sakit tidak masuk kerja.
Hal yang sama juga berlaku untuk urusan lain. Membuat surat izin tidak masuk kerja karena keperluan keluarga jadi contoh lain yang sering muncul di dunia kerja.
Apa saja yang harus tercantum dalam surat izin sakit kerja atau surat izin cuti karena alasan lainnya?
Nah, agar hasilnya lebih rapi dan jelas, pastikan suratmu menyertakan empat elemen berikut:
Isi dari kop surat izin kerja mencakup tanggal penulisan, perihal yang ingin disampaikan secara tertulis, dan informasi mengenai jumlah lampiran jika ada.
Keberadaan kop surat izin tidak masuk kerja ini membantu staf personalia mengetahui isi dari surat tersebut secara sekilas tanpa memakan banyak waktu.
Seperti surat pada umumnya, surat izin kerja memiliki salam pembuka. Tapi, bahasa yang digunakan lebih kaku karena sifat suratnya lebih formal.
Biasanya, bagian ini diawali dengan kalimat “Kepada Yang Terhormat”, lalu disusul dengan nama divisi atau individu yang menerima surat tersebut.
Isi dari surat resmi untuk meminta izin tidak masuk kerja selalu diawali dengan identitas lengkap pengirim surat yang terdiri dari nama, jabatan, dan nomor induk pegawai.
Setelah itu, barulah kamu menyampaikan alasan kamu meminta izin untuk cuti dari pekerjaan untuk sementara disertai dengan durasinya.
Jika ingin membuat surat izin kerja malam, kamu perlu memberitahukan alasan kamu meminta perubahan jam kerja dan jadwal yang diinginkan.
Isi surat izin tidak masuk kerja yang tepat tidak hanya berhenti di bagian permohonannya.
Di sini, kamu bisa menyatakan bahwa informasi yang terkandung dalam suratmu maupun lampiran yang disertakan sudah benar.
Terakhir, barulah kamu ucapkan terima kasih atas perhatian dan izin pembaca surat yang sudah mau menyempatkan waktu mereka.
Sayangnya, tidak semua surat izin akan diteruskan atau diterima divisi personalia. Ada banyak alasan yang membuat surat izin tidak diterima seperti salah satunya karena salah penulisan.
Pastikan kamu menerapkan tips berikut ini agar surat izin tidak masuk kerja yang sudah kamu tulis diterima oleh atasanmu. Berikut tipsnya:
Pertama dan yang paling penting, kamu perlu mengingat bahwa surat meminta izin tidak masuk kerja adalah surat resmi yang akan masuk ke arsip bisnis.
Oleh sebab itu, kamu harus menulis suratmu dengan format yang sesuai untuk surat formal. Pastikan suratmu sudah memiliki semua elemen yang disyaratkan.
Mengingat surat permohonan izin tidak masuk kerja termasuk dalam jenis surat yang beredar di lingkungan bisnis, kamu perlu menulisnya dengan bahasa formal.
Kemampuan menulis surat dalam bahasa baku menunjukkan bahwa kamu memang bisa bersikap profesional dan serius.
Perlu diingat, tugas utama divisi personalia juga mencakup organisasi arsip surat yang berkaitan dengan kondisi dan performa karyawan.
Ketika kamu mencantumkan tanggal pengajuan dengan jelas, mereka bisa mengkategorikan surat itu dengan lebih mudah. Hal ini akan sangat berguna untuk keperluan referensi masa depan.
Pada akhirnya, kalau kamu bisa mempermudah alur kerja divisi lain, kamu pun bisa menciptakan hubungan kerja yang baik dengan mereka.
Selain tanggal pengajuan izin tidak masuk kerja, sebaiknya kamu juga menyertakan identitas pribadimu sebagai pengirim. Kamu tetap harus menulis identitas pribadi meski berniat menyerahkan suratnya secara tatap muka.
Hal itu ditujukan agar penerima suratmu tahu siapa yang ingin mengajukan cuti. Pastikan kamu mencantumkan nama, jabatan, dan nomor induk pegawai.
Baik atasan langsung maupun divisi personalia ingin mengetahui apakah permintaan izin cutimu layak disetujui atau tidak.
Sesuai dengan sifat surat resmi yang baik dan benar, jangan lupa menjelaskan mengapa kamu meminta izin tidak masuk kerja dengan logis dan jelas.
Kamu tidak perlu khawatir jika kamu merasa tidak nyaman menceritakan alasanmu secara detail.
Kamu bisa menggunakan alasan yang lebih umum, tapi tetap harus jelas seperti "memiliki urusan pribadi" atau “harus menyelesaikan urusan keluarga yang mendesak”.
Untuk menghitung gaji yang akan kamu terima berdasarkan sisa jatah cutimu dengan akurat, tim personalia perlu mengetahui berapa lama kamu tidak akan hadir di tempat kerja.
Atas dasar itu, kamu juga harus menyebutkan secara spesifik berapa lama kamu akan mengambil cuti agar penerima surat bisa membuat perhitungan secara tepat.
Ketika kamu mengambil izin untuk tidak masuk kerja, tentunya bagian tugasmu akan terbengkalai untuk sementara.
Oleh sebab itu, kamu juga harus menyampaikan solusi alternatif untuk menyelesaikan tugasmu selama cuti.
Misalnya, kamu bisa menunjuk orang yang akan menggantikan tugasmu sesuai dengan kesepakatan bersama. Kamu juga bisa berinisiatif menyelesaikan tugasmu dari rumah selama izin atau menyelesaikannya sebelum cuti.
Tindakan ini juga menunjukkan bahwa kamu memiliki kemampuan memecahkan masalah yang baik. Apalagi, problem solving skill sangat dibutuhkan oleh banyak perusahaan.
Penelitian dari Deloitte menunjukkan bahwa menunjukkan apresiasi di tempat kerja bisa meningkatkan motivasi, performa, dan produktivitas karyawan di tempat kerja. Tenang, menunjukkan apresiasi terhadap rekan kerja tidak harus sulit, kok.
Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah dengan mengucapkan terima kasih.
Karena itu, jangan lupa menulis terima kasih atas perhatian pembaca di akhir surat.
Profesionalisme seorang karyawan tercermin dari berbagai hal, mulai dari penampilannya hingga ketelitiannya terhadap kualitas kerja. Hal ini juga berlaku untuk kerapian surat izin yang kamu kirim.
Sebelum mengirimkan surat kepada manajer langsung atau divisi personalia, pastikan nama pengirim maupun penerima sudah tertulis dengan benar.
Jika sudah, baca kembali suratmu untuk menghindari kesalahan ejaan.
Setiap perusahaan pastinya sudah memiliki prosedur administrasi untuk mencegah tumpang tindih. Karena itu, alangkah baiknya kamu menaati alur tersebut.
Misalnya, kalau perusahaan mensyaratkan surat cuti disampaikan kepada atasan langsung terlebih dahulu, ikuti ketentuan tersebut.
Kamu juga harus memperhatikan ketentuan media dari perusahaan untuk mengirim surat.
Setalah mengetahui pengertian, format, dan cara membuat surat izin tidak masuk kerja, kini saatnya kamu mencoba menulis sendiri.
Jika masih bingung, kamu bisa menyimak 24 contoh surat izin untuk berbagai keperluan di bawah ini dan sesuaikan dengan situasimu. Berikut contoh surat izin tidak masuk kerja:
Dear [Nama penerima], I hope this message finds you well. I am writing to request a leave of absence from [tanggal awal izin] to [tanggal akhir izin] due to [alasan singkat]. I have taken steps to ensure a smooth transition during my absence by [solusi alternatif]. I am willing to provide any necessary documentation to support this request. Thank you for your consideration. Sincerely, [Nama pengirim] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan ini saya memberi informasi bahwa pada [hari dan tanggal cuti], saya tidak bisa masuk untuk bekerja karena ada [keperluan] yang sangat tidak bisa ditinggalkan. Sehubungan dengan hal itu, saya bermaksud untuk memohon izin tidak bekerja pada tanggal tersebut. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
Berikut adalah contoh surat izin sakit kerja dengan informasi bahwa kamu akan melampirkan surat dokter setelah nanti kembali bekerja:
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan surat ini saya memohon izin tidak masuk kerja pada [hari dan tanggal] karena masalah kesehatan. Jika pada esok hari kondisi saya belum kunjung membaik, saya akan melampirkan surat dokter saat saya kembali bekerja seperti biasa. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tanggal dan tempat pengajuan izin] Hal : Surat Permohonan Izin Tidak Masuk Bekerja Kepada Yang Terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan hormat saya ingin memberitahukan Anda bahwa pada [hari dan tanggal] saya tidak bisa bekerja seperti biasanya karena saya memiliki urusan pribadi mendesak yang tidak dapat ditinggalkan. Oleh sebab itu, saya bermaksud untuk memohon izin dari Anda untuk tidak masuk kantor pada tanggal tersebut. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Nama Lengkap: … Bersama dengan surat permohonan ini, saya ingin meminta izin untuk tidak masuk kerja mulai [tanggal awal izin] hingga [tanggal akhir izin] karena alasan pernikahan. Acara pernikahan saya akan berlangsung pada [tanggal acara] di [lokasi acara]. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Melalui surat permohonan izin tidak masuk ini, saya bermaksud meminta izin tidak masuk bekerja pada [hari dan tanggal] mendatang karena [alasan]. Berkaitan dengan hal itu, saya melampirkan keterangan dari ketua Rukun Tetangga (RT) setempat sebagai bukti bahwa alasan tersebut benar adanya. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
Berikut adalah contoh surat pemberian izin cuti kerja yang bisa kamu modifikasi:
[Kop surat perusahaan] Dengan hormat, Melalui surat ini, kami memberikan izin cuti kepada Saudara/i [Nama Pegawai], dengan rincian sebagai berikut: Tanggal Mulai Cuti: [Tanggal Mulai] Izin cuti ini diberikan dengan pertimbangan [sebutkan alasan, misalnya keperluan pribadi atau keluarga]. Kami mengharapkan Saudara/i dapat memastikan bahwa semua pekerjaan yang bersifat mendesak telah diselesaikan atau diatur penggantinya. [Salam penutup] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan ini, saya ingin memberitahukan bahwa pada [hari dan tanggal] saya tidak dapat hadir untuk bekerja seperti biasanya dikarenakan ada anggota keluarga dekat yang meninggal. Saya mengajukan izin karena saya tidak bisa meninggalkan upacara pemakamannya. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya, [nama pengirim], yang saat ini menjalani magang di [nama perusahaan] dalam [divisi kerja], dengan ini memberitahukan bahwa saya membutuhkan izin tidak masuk pada [hari dan tanggal], dikarenakan [alasan mengajukan cuti]. Saya telah berkoordinasi dengan [nama atau departemen terkait] untuk memastikan bahwa tanggung jawab saya selama izin dapat ditangani dengan baik. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan ini saya memberitahukan bahwa saya memerlukan izin tidak masuk pada [hari dan tanggal] dikarenakan [alasan singkat]. Saya telah menginformasikan rekan kerja saya tentang kepergian saya dan mereka bersedia untuk memberikan bantuan tambahan atau merencanakan pekerjaan saya agar tidak terganggu selama ketidakhadiran saya. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: … Bermaksud untuk meminta izin tidak bekerja, dikarenakan sedang dalam keadaan sakit. Adapun menurut pemeriksaan tenaga kesehatan, saya harus menjalani rawat inap di [nama rumah sakit] untuk memulihkan keadaan, terhitung mulai dari [tanggal]. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
Selamat pagi, Bapak/Ibu [nama penerima], Saya ingin meminta izin tidak hadir bekerja mulai dari [tanggal] hingga [tanggal] karena mengalami kecelakaan saat pulang dari kantor kemarin. Dokter menyarankan saya untuk beristirahat minimal dua bulan. Oleh karena itu, saya baru dapat kembali bekerja pada [tanggal]. Saya akan terus memberikan kabar mengenai kondisi saya dan rencana kembali ke kantor. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. |
Berikut adalah template surat izin tidak masuk kerja karena sakit yang lengkap dengan lampiran berupa surat dokter:
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak bekerja pada [tanggal dan hari] karena sakit. Saya mengajukan permohonan izin ini karena menurut keterangan doketer saya harus beristirahat selama [durasi yang ditentukan]. Sebagai bukti, saya telah melampirkan surat keterangan dokter. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
Bagaimana jika perusahaan meminta kamu mengirimkan surat izin tidak bekerja tulis tangan? Tenang, kamu bisa melihat contoh surat izin kerja tulis tangan yang umum di bawah ini.
Bahkan, kamu juga bisa mengubahnya menjadi contoh surat izin tidak masuk kerja karyawan pabrik tulis tangan dengan cara menyertakan nama pabrik. Berikut contohnya:
Untuk surat izin sakit, inilah contoh surat izin sakit tulisan tangan yang bisa kamu jadikan template:
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak bekerja pada [hari dan tanggal] dikarenakan anak kandung saya sedang sakit, dan saya tidak bisa meninggalkannya. Sebagai bukti, saya juga akan melampirkan surat keterangan dari dokter mengenai kondisi fisik anak saya. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Bersamaan dengan surat ini, saya ingin mohon izin tidak masuk kerja pada [hari dan tanggal] dikarenakan adanya urusan pribadi yang memerlukan perhatian saya segera. Sebelum tanggal izin tersebut, saya bersedia memberikan informasi lebih lanjut atau berkoordinasi dengan rekan kerja agar segala sesuatunya tetap berjalan dengan lancar selama saya tidak hadir. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Yang Terhormat Manajer Personalia* [nama pabrik], Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : … Memohon izin tidak masuk kerja pada [hari dan tanggal] karena ada kepentingan keluarga yang membutuhkan kehadiran saya dan tidak bisa saya tinggalkan. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Kepada Yth, Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Lengkap : Dengan hormat ingin mengabarkan bahwa pada [hari dan tanggal] mendatang, saya tidak bisa bekerja seperti biasanya dikarenakan ada kepentingan keluarga yang sangat mendesak. Sehubungan dengan hal itu, saya bermaksud untuk memohon izin untuk tidak masuk kerja pada tanggal tersebut. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Cuti Kerja Tahunan Yang Saya Hormati Bapak/Ibu [nama penerima], Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Dengan ini saya mengajukan permohonan cuti kerja tahunan selama [jumlah hari] mulai dari [tanggal] sampai [tanggal]. Saya akan memastikan bahwa semua pekerjaan yang penting telah diselesaikan sebelum tanggal mulai cuti. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Bersamaan dengan surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa pada [hari dan tanggal] mendatang saya tidak dapat masuk bekerja seperti biasanya dikarenakan ada urusan keluarga yang sangat mendesak. Berkenaan dengan hal tersebut, saya bermaksud untuk izin tidak bekerja pada tanggal yang disebutkan. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang Terhormat [nama penerima], Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Saya mohon izin tidak dapat hadir bekerja pada [tanggal] karena ada urusan pribadi yang harus segera saya tangani. Saya telah menginformasikan dan akan berkoordinasi dengan rekan kerja untuk memastikan pekerjaan saya tetap berjalan lancar selama ketidakhadiran saya. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang Terhormat Kepala Sekolah [nama sekolah], Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Memohon izin tidak masuk kerja pada [hari dan tanggal] karena [alasan]. Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Yang terhormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Bermaksud memberitahukan bahwa saya tidak bisa masuk kerja pada [hari dan tanggal] karena sakit. Sehubungan dengan hal tersebut, saya pun bermaksud meminta izin untuk menjalani pemeriksaan medis terlebih dahulu. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] Ket: |
[Tempat dan tanggal pengajuan izin] Hal: Permohonan Izin Perubahan Shift Kerja Yang Terhormat [nama penerima], Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Lengkap: … Bermaksud mengajukan izin untuk bekerja shift malam pada [tanggal] dikarenakan adanya kebutuhan proyek yang mendesak. Saya akan memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya akan terselesaikan dengan baik selama shift malam ini. Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih. Hormat saya, [Nama pengirim] |
Itulah aneka contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa kamu ubah sesuai kebutuhan, serta cara membuatnya dengan tepat.
Skill menulis surat izin perlu kamu kuasai untuk menunjukkan bahwa kamu bisa berkomunikasi dengan profesional. Sebab, kemampuan komunikasi akan menjadi bekal untuk memajukan kariermu.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!