6 Nilai-Nilai Penting Untuk menjadi Seorang Komunikator yang Efektif

Sebagai makhluk sosial, interaksi antara satu dan yang lainnya merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh manusia. Interaksi sosial dapat terjadi apa bila dua individu, maupun kelompok, melakukan kontak sosial dan komunikasi. Komunikasi yang efektif adalah penyampaian informasi dan pemberian tafsiran serta reaksi dari informasi yang disampaikan. 

Komunikasi tentu saja menduduki peran penting dalam kehidupan manusia. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang efektif dan baik tentu saja bukan hanya tugas dari seorang public relations, sales atau marketing saja. Kemampuan berkomunikasi wajib dimiliki oleh setiap orang yang ingin mengembangkan karirnya.

Tanpa kemampuan komunikasi yang efektif, informasi yang ditujukan bagi seseorang atau pun suatu kelompok tidak dapat tersampaikan dengan baik. Kegagalan penyampaian informasi ini disebut sebagai miskomunikasi, dan sering kali dianggap sebagai hal yang sepele. Padahal, miskomunikasi sebenarnya memiliki dampak yang cukup besar.

Untuk mencegah miskomunikasi di kantor, penting bagi kamu untuk meningkatkan kemampuan komunikasi kantor dengan cara belajar public speaking. Di artikel ini, JobStreet akan membantu kamu dalam memahami cara menguasai skill komunikasi kantor yang efektif. Yuk cari tahu lebih lanjut!

Apa Itu Komunikasi yang Efektif di Kantor?

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita, pesan, atau informasi dari satu pihak berwenang ke pihak berwenang lainnya yang terjadi di dalam kantor atau perusahaan. Tidak hanya melalui meeting dan office gathering, komunikasi kantor juga bisa dilakukan dengan cara bercakap-cakap melalui aplikasi yang digunakan oleh kantor, seperti Trello.

Kemampuan berkomunikasi di kantor merupakan hal yang harus dimiliki setiap karyawan. Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan kerja sama antar tim, mengatasi dan mencegah krisis dan konflik antar karyawan, hingga menciptakan inovasi-inovasi yang dapat membantu perkembangan perusahaan. 

Namun, yang paling penting adalah komunikasi yang efektif dapat mencegah miskomunikasi. Miskomunikasi dapat berakibat pada timbulnya kesalahpahaman, ketidaktepatan dalam menyelesaikan suatu tugas atau proyek, bahkan hilangnya rasa kepercayaan terhadap perusahaan tersebut.

Jenis-jenis Komunikasi Kantor

Dalam membangun komunikasi yang efektif di kantor, ternyata terdapat beberapa jenisnya. Ragam komunikasi di kantor ini berhubungan dengan konteks pembicaraan serta dengan siapa kamu berkomunikasi. Ini dia penjelasan lengkapnya.

1. Komunikasi kepemimpinan

Komunikasi jenis ini biasanya berhubungan dengan para pejabat perusahaan atau leader suatu divisi di dalam perusahaan. Para leader adalah orang yang bertanggung jawab dalam menyampaikan informasi secara tepat kepada anggota timnya. Oleh karena itu, komunikasi kepemimpinan merupakan faktor yang cukup penting dalam mencapai tujuan perusahaan.

      2. Update seputar pekerjaan

Update seputar pekerjaan merupakan bentuk komunikasi yang sifatnya singkat. Update biasanya dilakukan secara kolektif oleh masing-masing divisi sesuai dengan tanggung jawab dan job description-nya. Untuk mempermudah update, suatu perusahaan biasanya menggunakan alat atau aplikasi komunikasi tertentu.

      3. Presentasi

Presentasi adalah alat komunikasi yang biasanya ditujukan bagi audiens dan acara yang lebih besar, seperti usulan inovasi tertentu atau pun pengenalan produk baru. Presentasi bertujuan untuk memaparkan informasi, mengusulkan ide, hingga meyakinkan seseorang atau suatu kelompok atas gagasan tersebut.

      4. Rapat 

Rapat atau meeting merupakan jenis komunikasi yang paling sering ditemui di dalam suatu perusahaan, Tujuannya pun dapat bermacam-macam, seperti merancang ide-ide yang akan diusulkan, memutuskan suatu keputusan, hingga melakukan evaluasi terhadap apa yang sudah dikerjakan. 

      5. Komunikasi formal dan informal

Komunikasi formal biasanya merupakan komunikasi yang dirancang oleh kantor untuk memudahkan pertukaran informasi. Komunikasi ini berkaitan erat dengan struktur kepengurusan perusahaan. 

Sebaliknya, komunikasi informal tidak mementingkan struktur kepengurusan perusahaan. Komunikasi ini biasanya terjadi secara spontan, natural dan berdasarkan atas kedekatan sosial. 

Setelah memahami pengertian, jenis-jenis, serta pentingnya mengembangkan kemampuan komunikasi kantor yang efektif, ada baiknya bagi kamu untuk mengetahui nilai apa saja yang harus diperhatikan jika ingin menjadi seorang komunikator yang efektif. Yuk simak tips berikut ini!

Nilai-nilai Penting untuk Fasih Belajar Public Speaking

Agar terjalin komunikasi yang baik dan punya skill public speaking di tempat kerja, sebaiknya kamu memikirkan enam nilai dasar yang harus dilibatkan dalam prosesmu berhubungan dengan sesama rekan kerja, atasan, klien, atau bahkan bawahanmu. Ini dia enam nilai penting untuk mewujudkan komunikasi yang efektif.

      1. Belas kasih

Belas kasih atau kepedulian merupakan hal yang sangat penting untuk dimiliki. Jika kamu benar-benar peduli dengan anggota tim dan sesama rekan kerja, proses serta hasil komunikasi pun akan terasa berbeda. Akan terjadi mutual respect atau rasa saling hormat di antara kedua komunikator yang berinteraksi.

      2. Kerendahan hati

Walaupun sikap rendah hati tidak dapat diukur, namun hal ini dapat membantu proses penyampaian informasi berjalan denga baik. Rendah hati dalam berkomunikasi dapat dilakukan dengan cara menyesuaikan gaya komunikasi, memahami bahasa sehari-hari, serta mengurangi jarak budaya dan sosial dengan rekan kerja yang punya latar belakang berbeda dengan kamu.

      3. Pengertian

Memiliki sifat pengertian berarti memiliki kemampuan untuk menangkap makna suatu situasi atau perbuatan. Sifat pengertian dapat dimiliki dengan cara tidak mudah menuduh orang lain, tidak membuat kesimpulan sendiri sebelum cross check, peka terhadap orang yang membutuhkan bantuan, dan berusaha mengambil keputusan yang paling adil tanpa memberatkan pihak mana pun.

      4. Kebijaksanaan

Kebijaksanaan bukanlah sesuatu yang dimiliki oleh orang-orang yang sudah tua atau lanjut usia saja. Siapa pun dapat menjadi orang yang bijak berdasarkan karakter dan pengalaman hidup mereka. Ketika berada di kantor, penting bagi kamu untuk selalu mengedepankan kebijaksanaan saat hendak berbicara maupun bertindak. 

      5. Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah perilaku penuh tanggung jawab untuk mencapai dan menyelesaikan tugas-tugas yang telah diberikan. Dalam konteks komunikasi kantor, akuntabilitas berarti seseorang harus bisa mempertanggungjawabkan informasi dan pesan yang disampaikan. Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk memperhatikan ucapanmu agar tidak menyinggung perasaan orang lain.

      6. Empati

Empati adalah kemampuan untuk memahami dan berhubungan dengan pikiran, emosi, atau pengalaman orang lain. Seseorang yang memiliki empati tinggi berarti mampu memahami situasi dari sudut pandang orang lain. 

Di tempat kerja, empati memiliki arti bahwa seseorang mampu membangun hubungan baik dengan karyawan lain di kantor. Memiliki kantor dengan budaya empati yang tinggi dapat memaksimalkan kinerja dan meningkatkan kualitas karyawan juga, lho!

Baca juga: Asah Kemampuanmu untuk Menjamin Masa Depan Karirmu

Tips Menjaga Komunikasi Saat WFH (Work from Home)

Selain secara tatap muka, berkomunikasi juga dapat dilakukan secara online atau daring, lho! Sejak adanya pandemi Covid-19, tren remote working atau WFH mulai menjamur akibat adanya larangan untuk keluar rumah. 

Pada situasi seperti ini, perusahaan hanya dapat mengandalkan komunikasi jarak jauh sebagai “modal” untuk memastikan keberlangsungan perusahaan. Jadi, kamu juga harus bisa menjaga kemampuan berkomunikasi secara efektif selama remote working. Ini dia tipsnya.

1. Lakukan komunikasi dua arah

Bekerja jarak jauh dapat menciptakan jarak yang sama antara karyawan dengan perusahaan. Tidak ada salahnya untuk memaksimalkan keterlibatan dalam setiap pertemuan virtual yang diadakan, seperti ikut menyalakan kamera, menjawab pertanyaan, serta menanggapi pembicaraan ketika hal tersebut relevan dengan pekerjaanmu. Selain itu, jangan takut untuk ikut memberi tahu apabila terjadi kesalahan teknis selama pertemuan virtual berlangsung.

      2. Jangan lupa untuk sesekali bertatap muka

Masih berhubungan dengan poin sebelumnya, mengaktifkan kamera dapat membuat komunikasi kantor selama WFH berjalan secara lancar. Hal ini dapat mencerminkan keseriusan kamu dalam bekerja serta antusiasme selama pertemuan virtual berlangsung. 

Selain itu, kamu juga dapat mendorong karyawan lainnya untuk melakukan hal yang serupa dan membuat pertemuan virtual menjadi lebih partisipatif.

      3. Fokus pada kualitas

Walaupun leader atau para atasan tidak dapat mengontrol hasil pekerjaan secara langsung, tetapi penting bagi kamu untuk memaksimalkan usaha tersebut. Kualitas hasil pekerjaan atau outcome merupakan cerminan dari diri kita sendiri. Apabila berhasil menjaga kualitas kerja selama WFH, kamu dapat membuktikan bahwa hal tersebut selaras dengan kualitas yang dimiliki.

      4. Ciptakan suasana informal

Apabila kantor memiliki jadwal senggang seperti happy hour  atau non-work slack channel dalam aplikasi komunikasi, tidak ada salahnya bagi kamu untuk mencoba menciptakan suasana informal. Kamu bisa melontarkan guyonan atau meme yang dapat mempererat hubungan antar karyawan. Namun, pastikan bahwa lelucon tersebut tidak menyinggung SARA.

      5. Tunjukkan kepedulian

Menunjukkan kepedulian selama WFH merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Kurangnya interaksi sosial dapat membuat seseorang melakukan isolasi diri yang dapat berakibat buruk, bahkan fatal, terhadap kesehatan mental. 

Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk menunjukkan kepedulian dengan menanyakan kabar rekan karyawan selama beberapa hari sekali agar orang tersebut tidak merasa terganggu.

Baca juga: Ingin Sukses Work from Home? Miliki 4 Skills dan Tools Penting Ini!

Itu dia tadi cara berkomunikasi secara efektif yang dapat membantu kamu memaksimalkan karir. Perlu diingat bahwa memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik perlu dimiliki bagi setiap orang yang ingin mengembangkan karir dan mencapai kesuksesan.

Peluang Belajar Public Speaking Bersama seekMAX!

Untuk menjawab semua kebutuhan pengembangan karirmu, JobStreet telah menghadirkan layanan seekMAX! Melalui seekMAX, kamu dapat mempelajari cara berkomunikasi secara efektif melalui video singkat dari para ahli di bidang komunikasi. 

Selain itu, kamu juga dapat mempelajari topik lain seperti bisnis dan keuangan, teknologi dan desain, penjualan dan pemasaran, dan masih banyak lagi. 

Kamu dapat melihat seluruh konten yang tersedia dengan mengunduh aplikasi JobStreet di Google Play Store atau Apple App Store. Semuanya gratis!

Jangan lupa untuk selalu perbarui profil JobStreetmu setiap kali mendapatkan pengalaman atau keterampilan baru dari mengikuti berbagai pelatihan dan kursus. Kunjungi laman Tips Karier untuk mendapatkan tips, berita industri, dan informasi lainnya.

Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karir, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karir. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.

Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.

Tentang SEEK Asia

SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat  yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.