Mengenal Project Management, Skill Penting dalam Dunia Kerja

Dalam dunia kerja yang dinamis dan penuh persaingan, kemampuan manajemen proyek atau project management adalah skill berharga yang dibutuhkan berbagai bidang pekerjaan. 

Bukan hanya project manager saja yang perlu menguasainya, tetapi juga para profesional di berbagai level dan disiplin ilmu. 

Dalam artikel ini, kita akan belajar memahami project management, mulai dari pengertian, pentingnya di dunia kerja, sampai elemen dan tahapan pelaksanaannya. 

Ada juga penjelasan soal berbagai metodologi, contoh penerapan, skill yang harus dikuasai, tantangan, hingga tips sukses menjadi project manager andal. Yuk, kita pelajari bersama!

• Apa Itu Project Management?
• Pentingnya Project Management di Tempat Kerja
• Elemen dalam Project Management
• Tahapan Proses Project Management
• Metodologi dalam Project Management
• Contoh Project Management dalam Pekerjaan
• Skill yang Dibutuhkan untuk Project Management
• Tantangan dalam Project Management
• Tips Sukses Project Management yang Efektif
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Project Management

⁠Apa Itu Project Management? 

Dikutip dari situs APM, project management adalah penerapan proses, metode, skills, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kriteria yang sudah disepekati.

Dalam praktiknya, project management memilik hasil akhir spesifik yang harus dicapai dengan anggaran yang telah ditetapkan dan dalam jangka waktu tertentu.

Secara garis besar, tujuan project management adalah untuk mengubah ide cemerlang menjadi hasil nyata, baik berupa produk maupun layanan.

Adapun project manager merupakan orang yang bertanggung jawab mengelola jalannya proyek berikut berbagai rincian terkait. Sebagai person in charge, manajer proyek harus punya berbagai keahlian, mulai dari komunikasi, pengetahuan bisnis, hingga negosiasi. 

⁠Pentingnya Project Management di Tempat Kerja 

Dengan menerapkan prinsip yang tepat, project management dapat memberikan berbagai manfaat. Beberapa manfaat project management adalah: 

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas 

Perencanaan yang matang dan terorganisasi tentnunya dapat membantu tim menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan tepat. 

Sumber daya yang tersedia perlu dimanfaatkan secara optimal, termasuk tenaga, waktu, dan dana sehingga produktivitas bisa meningkat. Jika sudah demikian, proses kerja pun berlangsung secara efektif dan efisien. 

2. Mengurangi risiko dan ketidakpastian 

Melalui proses identifikasi dan analisis risiko secara proaktif, tim dapat mengantisipasi atau meminimalkan dampak negatif selama pelaksanaan proyek. Penyusunan rencana secara spesifik juga memberi solusi alternatif saat terjadi kendala yang tidak terduga. 

3. Meningkatkan kualitas hasil project 

Melalui standarisasi dan kontrol kualitas yang ketat, manajemen proyek dapat memastikan hasil akhir proyek memenuhi semua persyaratan dan ekspektasi. Hal itu juga menjelaskan bagaimana feedback dan evaluasi berkelanjutan dapat membantu tim meningkatkan kualitas proyek secara berkelanjutan.

4. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi tim 

Manajemen proyek juga menyediakan saluran komunikasi yang jelas dan terbuka. Pertukaran informasi dan kolaborasi antaranggota tim dipastikan akan berjalan lebih mudah, serta terhindar dari miskomunikasi dan mengurangi konflik. 

Kerja sama yang solid dan saling mendukung ini tentunya bisa mendorong produktivitas dan efektivitas kerja dalam mencapai tujuan. 

5. Meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja 

Manajemen proyek memberikan kesempatan pada anggota tim untuk terlibat dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan. Dengan begitu, rasa tanggung jawab dan motivasi mereka akan meningkat. 

Pencapaian target dan hasil project yang berkualitas akan menimbulkan rasa puas dan bangga pada tim sehingga meningkatkan produktivitas, semangat kerja, maupun loyalitas terhadap organisasi. 

⁠Elemen dalam Project Management 

Project management adalah proses rumit yang memiliki sembilan elemen penting. Semua elemen tersebut membutuhkan pengukuran dan pengelolaan baik agar proyek berjalan sesuai rencana. Berikut adalah beberapa elemen project management:

Scope (lingkup) 

Elemen pertama ini merujuk pada proses pengecekan apakah proyek telah berjalan pada jalur yang benar. Perancangan strategi, perincian struktur pekerjaan, serta verifikasi dan pengendalian ruang lingkup proyek jadi hal utama dalam elemen scope. 

Schedule (jadwal) 

Proses manajemen waktu meliputi penentuan timeline untuk semua aktivitas dan proyek secara menyeluruh, mulai dari urutan aktivitas, perkiraan durasi dan sumber daya yang dibutuhkan, hingga pengembangan dan pengendalian jadwal.  

Cost (biaya) 

Pelaksanaan manajemen proyek yang efektif juga membutuhkan penganggaran dan penetapan biaya. Manajemen biaya meliputi perkiraan biaya keseluruhan proyek, penetapan anggaran proyek, serta memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran tersebut. 

Quality (kualitas) 

Salah satu jaminan keberhasilan proyek adalah kualitas hasil akhir. Elemen project management ini berperan dalam merancang parameter kualitas, memantau hasil guna, memastikan kualitas unggul, serta menerapkan langkah tepat dalam pengendalian mutu. 

Resources (sumber daya) 

Elemen ini mengatur berbagai faktor yang berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja atau sumber daya manusia dalam suatu proyek. Selain itu, elemen ini juga termasuk pengelolaan pengadaan melalui proses pembelian secara efektif yang menghemat waktu dan memangkas biaya. 

Risk (risiko) 

Identifikasi risiko dan strategi perencanaan sangat penting dalam kesuksesan proyek. Biasanya, manajer proyek akan menganalisis risiko sesuai tren pasar. Adapun manajemen risiko mencakup perencanaan, identifikasi, analisis, pemantauan, dan pengendalian risiko. 

Communication (komunikasi) 

Komunikasi efektif sangat penting dalam menjembatani kesenjangan antara semua pihak yang terlibat dalam proyek sehingga hasil akhirnya serupa dengan yang ditargetkan. Proses komunikasi meliputi distribusi informasi, pelaporan kinerja, serta komunikasi dengan stakeholders. 

Stakeholders (pemangku kepentingan) 

Salah satu indikator keberhasilan suatu proyek adalah ketika hasil akhir sesuai target dan memenuhi atau bahkan melampaui harapan stakeholders. 

Untuk itu, seorang project manager wajib memberi tahu update pengerjaan proyek kepada semua pihak terkait, entah itu ke stakeholders internal (top management, anggota tim, manajer) maupun stakeholders eksternal (pelanggan, pemerintah, kontraktor, dan pemasok). 

⁠Tahapan Proses Project Management 

Fase atau tahapan manajemen proyek disebut juga kelompok proses, siklus hidup proyek, atau siklus manajemen proyek. Adapun beberapa proses project management adalah:

Inisiasi 

Merupakan fase awal ketika manajer proyek harus membuktikan bahwa suatu proyek bernilai dan layak dilakukan lewat serangkaian dokumen project management. Begitu proyek disetujui, manajer harus segera membentuk tim dan mendirikan kantor manajemen proyek. 

Perencanaan 

Tujuan tahapan ini adalah pembuatan rencana proyek berupa dokumen proyek komprehensif yang memaparkan secara rinci bagaimana sebuah proyek dijalankan. Adapun bagian inti rencana proyek mencakup: 

1. Jadwal
2. Anggaran
3. Rencana pengelolaan cakupan proyek
4. Rencana manajemen risiko
5. Rencana pengelolaan sumber daya
6. Rencana pengelolaan stakeholders. 

Eksekusi 

Tahapan eksekusi terjadi saat pelaksanaan rencana proyek untuk memenuhi tujuan dan sasaran proyek. Manajer bekerja mengawasi bagaimana pengelolaan proyek berjalan dan sejauh mana kemajuan proyek tersebut. 

Selain itu, pengalokasian kembali sumber daya atau penyesuaian waktu dan ruang lingkup sesuai kebutuhan juga berlangsung dalam tahap ini. 

Monitoring dan pengendalian 

Tahap keempat berjalan bersamaan dengan pelaksanaan proyek. Jadi, tim proyek mampu berjalan sesuai jadwal dan anggaran, sambil menerapkan prosedur pengendalian mutu. 

Pelaporan juga menjadi bagian penting dalam fase ini untuk melacak progress serta menyediakan data dan informasi terkini bagi stakeholders. 

Penutupan 

Penutupan proyek terjadi saat hasil akhir proyek dipresentasikan kepada stakeholders. Setelah semua pihak menyetujui, manajer melakukan pelepasan sumber daya, menyelesaikan dokumen, dan menandatanganinya. 

⁠Metodologi dalam Project Management 

Berbeda industri, berbeda pula metodologi project management yang diterapkan. Pengembangan metodologi ini menyesuaikan dengan kebutuhan industri, serta ukuran dan tingkat kompleksitas suatu proyek. 

Berikut adalah beberapa metodologi project management yang bisa kamu coba adopsi: 

1. Metodologi waterfall 

Metodologi waterfall merupakan pendekatan manajemen proyek secara linier. Artinya, setiap tahapan harus selesai terlebih dulu sebelum lanjut ke tahapan berikutnya. Metodologi waterfall juga familier dengan sebutan metode “slow and steady”. 

2. Metodologi agile 

Metodologi agile bergerak cepat dengan pembagian anggota tim ke beberapa kelompok. Dalam praktiknya, masing-masing kelompok bekerja pada bagian proyek yang berbeda.

Dengan menggunakan metodologi agile, anggota tim bisa lebih bebas memperhatikan aspek lain proyek dan boleh membuat beberapa perubahan seiring pelaksanaannya. 

3. Metodologi scrum 

Metodologi scrum merupakan salah satu jenis agile project management. Dalam metodologi scrum, bagian-bagian proyek dipecah menjadi bagian yang lebih kecil dan harus selesai dengan cepat atau sprint. 

Jika kamu menggunakan metodologi scrum, pertemuan rutin wajib dilakukan untuk meninjau progress dan mengatasi semua masalah melalui rapat yang dipimpin scrum master. 

4. Metodologi kanban 

Kanban merupakan jenis metodologi agile lainnya yang memastikan manajer memeriksa setiap tugas untuk menemukan cara paling efisien bagi semua pihak dalam mengatur proyek. Dalam praktiknya, papan kanban juga dapat berfungsi untuk memantau kemajuan anggota tim. 

⁠Contoh Project Management dalam Pekerjaan 

Lantas, bagaimana contoh project management dalam pekerjaan? Berikut adalah beberapa di antaranya yang bisa kamu pelajari:

Pengembangan produk baru 

Untuk contoh kegiatan pengembangan produk baru, project manager memulai dengan mendefinisikan tujuan dan lingkup produk. Kemudian, project manager membuat roadmap produk dan penjadwalan tugas-tugas pengembangan. 

Pengelolaan tim desainer, engineer, dan marketer juga penting agar proyek berjalan lancar. Secara berkala, pengujian dan evaluasi produk juga perlu dilakukan. Terakhir, tim melakukan peluncuran produk dan memantau kinerjanya di pasar. 

Peluncuran campaign marketing 

Bermula dari penentuan target audiens dan tujuan campaign, manajer proyek akan menyusun strategi marketing yang mencakup saluran komunikasi, pesan, dan anggaran. 

Berikutnya, produksi materi marketing berjalan sesuai kebutuhan proyek, diikuti pelaksanaan campaign dan monitoring hasil. Tahapan manajemen proyek berakhir dengan proses evaluasi efektivitas kampanye dan penyesuaian pada bagian tertentu. 

Penyelenggaraan acara 

Untuk contoh penyelenggaraan acara, manajer proyek wajib menentukan tujuan dan jenis acara, serta menyusun anggaran dan timeline terlebih dulu. Proses berlanjut ke pemilihan tempat dan penyewaan vendor. Setelah semua fix, promosi acara dan penjualan tiket berjalan. 

Saat hari H acara, tim bertindak mengelola logistik dan memastikan acara berjalan lancar. Setelah acara selesai, tim melakukan evaluasi dan mengidentifikasi area mana yang butuh perbaikan. 

Membangun situs web atau aplikasi baru 

Penerapan manajemen proyek bermula dari penentuan tujuan dan fungsionalitas situs web atau aplikasi. Pembuatan desain dan prototipe penting agar tim dapat mengembangkan situs web atau aplikasi melalui penggunaan teknologi yang tepat. 

Kemudian, tim melakukan pengujian dan debugging untuk mengecek apakah situs web atau aplikasi berfungsi baik. Setelah itu, peluncuran situs web atau aplikasi dilakukan, berikut pemeliharaan secara berkala. 

Memperbarui infrastruktur TI 

Pada tahap awal, manajemen proyek bekerja dengan menilai kebutuhan infrastruktur TI saat ini dan masa depan. Setelah itu, manajer membuat rencana pembaruan infrastruktur TI, serta memilih vendor, dan mengelola proyek pembaruan. 

Tahap penting berikutnya adalah proses migrasi data dan sistem ke infrastruktur, diikuti pengujian dan validasi infrastruktur baru. Terakhir, penerapan manajemen proyek ditutup dengan proses pelatihan kepada karyawan. 

⁠Skill yang Dibutuhkan untuk Project Management 

Kamu ingin menjadi project manager atau ingin mendalami project management? Berikut beberapa project management skill yang perlu kamu kuasai:

1. Kepemimpinan 

Saat mengelola proyek, kepemimpinan, bimbingan, dan dukungan dari sosok manajer proyek sangat penting dalam manajemen tim karena itu menentukan kelancaran proyek.

Untuk melatih skill kepemimpinan, coba berlatih sikap empati dan pengertian sehingga anggota tim merasa mendapat dukungan untuk bekerja dan berkolaborasi. 

2. Komunikasi 

Mengetahui cara berkomunikasi dengan efektif penting untuk mencegah miskomunikasi. Manajer proyek perlu terbiasa bersikap terbuka dan jujur dengan kolega, termasuk mendorong mereka agar aktif terlibat diskusi untuk membangun kepercayaan dalam tim. 

3. Pemecahan masalah 

Skill problem solving atau pemecahan masalah bukan hanya soal mencari solusi atau bahkan jawaban yang benar. Tapi, skill pemecahan masalah juga terkait dengan keahlian melihat masalah dari berbagai sudut pandang untuk mencari solusi terbaik.

4. Pengambilan keputusan 

Dalam manajemen proyek, membuat keputusan adalah pekerjaan harian seorang project manager. Terlepas dari kepentingan atau urgensi keputusan, manajer proyek harus memastikan pengambilan keputusan berjalan rasional dan tidak memihak. 

5. Negosiasi 

Dalam pelaksanaan project management, negosiasi akan terjadi sepanjang proyek berlangsung. Seni negosiasi menjadi senjata ampuh dalam memberdayakan peran manajer proyek demi mencapai keberhasilan proyek dan kepuasan stakeholders. 

6. Manajemen waktu 

Skill manajemen waktu dibutuhkan untuk menentukan prioritas tugas, mengurangi penundaan, dan mengelola tugas-tugas lain secara cermat. Biasanya, keterampilan manajemen waktu dan organisasi dapat berjalan beriringan. 

7. Manajemen stres 

Pekerjaan manajemen proyek pasti berada pada lingkungan bertekanan tinggi. Untuk itu, skill manajemen stres diperlukan agar manajer proyek dapat mengenali dirinya sendiri serta mengelola stres dengan praktik terbaik agar tetap bisa menyelesaikan proyek.

⁠Tantangan dalam Project Management 

Terlepas dari pentingnya project management, ada berbagai tantangan umum yang kerap muncul saat menjalankannya. Berikut beberapa di antaranya:

1. Komunikasi yang tidak efektif 

Komunikasi yang tidak efektif dengan sesama anggota tim, stakeholders, maupun klien bisa menimbulkan miskomunikasi yang berujung pada rework, penundaan, atau hasil yang tidak sesuai harapan. 

2. Kurangnya perencanaan dan organisasi 

Tanpa perencanaan dan organisasi yang matang, pelaksanaan project akan tidak terstruktur dan kurang terarah. Pada akhirnya, hal itu bisa membuang waktu, uang, dan sumber daya. 

3. Manajemen waktu yang buruk 

Pengelolaan waktu yang buruk dapat berakibat pada keterlambatan penyelesaian project. Jika hal itu terjadi, akan muncul banyak hal negatif, mulai dari kekecewaan klien, kerusakan reputasi, hingga sanksi finansial. 

4. Permasalahan sumber daya 

Masalah lain yang bisa muncul dalam penerapan project management adalah keterbatasan sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, atau bahkan biaya. Beberapa dampak negatif dari keterbatasan sumber daya adalah kualitas pekerjaan menurun atau penundaan proyek.

5. Lingkup proyek yang tidak jelas 

Jika tidak didefinisikan secara rinci, perubahan lingkup proyek di tengah proses bisa menyebabkan penambahan biaya, rework, dan penyelesaian terlambat. 

6. Perubahan yang tidak terduga 

Perubahan kebutuhan klien, regulasi baru, atau kondisi pasar tentunya bisa menghambat proyek. Untuk itu, seorang project manager harus punya fleksibilitas yang tinggi, memiliki kemampuan adaptasi, dan menguasai skill problem solving yang baik untuk mengantisipasi.

⁠Tips Sukses Project Management yang Efektif 

Untuk menjalankan project management yang efektif, kamu bisa mengikuti tips sukses penerapannya berikut ini:. 

Buat rencana yang jelas dan teratur 

Secara garis besar, project management adalah upaya untuk mencapai hasil atau tujuan tertentu dengan menggunakan sumber daya yang terbatas.

Nah, untuk mencapai hasil atau tujuan proyek, kamu wajib menyusun rencana proyek secara detail dan terstruktur. Cobalah menggunakan metodologi project management yang sesuai sebagai pemandu pelaksanaan proyek.

Komunikasikan secara efektif dengan semua pemangku kepentingan 

Bangun komunikasi secara terbuka dan transparan dengan semua stakeholder, baik internal maupun eksternal selama proses pelaksanaan project management. Manfaatkan berbagai kanal komunikasi untuk mempermudah, seperti email, chat, rapat, hingga platform kolaborasi online. 

Kelola waktu dan sumber daya dengan cermat 

Perkirakan waktu yang realistis untuk masing-masing tugas. Gunakan alat bantu project management agar manajemen waktu dan sumber daya terkelola baik. 

Pantau kemajuan proyek secara berkala 

Manfaatkan laporan dan platform kolaborasi untuk memvisualisasikan kemajuan proyek dan mengidentifikasi potensi masalah. Tidak kalah penting, lakukan evaluasi berkala untuk mengukur kinerja proyek. 

Lakukan penyesuaian dan koreksi bila diperlukan 

Bersikap fleksibel dan proaktif sangat penting dalam menghadapi perubahan rencana atau kendala tidak terduga. Dengan sikap fleksibel, penyesuaian rencana maupun timeline akan lebih mudah dilakukan. 

Belajar dari pengalaman dan terus tingkatkan keterampilan project management 

Untuk meningkatkan penguasan project management, cobalah melakukan refleksi terhadap setiap proyek yang selesai agar bisa mengambil pelajaran dari kesalahan terdahulu. 

Ikuti juga pelatihan, workshop, atau komunitas untuk bertukar informasi dan menambah pengalaman. 

⁠Kesimpulan 

Secara garis besar, project management adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian berbagai sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun orang yang bertugas memimpin project management adalah project manager.

Untuk bisa sukses dalam pekerjaannya, seorang project manager perlu menguasai beberapa skill, mulai dari komunikasi, negosiasi, manajemen waktu, pemecahan masalah, pengambilan keputusan, hingga manajemen stres.

Kamu tertarik bekerja atau membangung karier sebagai project manager? Jika iya, pastikan kamu menguasai berbagai metodologi project management dan tips penerapannya di atas, ya!

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Project Management

1. Apa perbedaan antara manajemen proyek dan manajemen program?
   ⁠Pada prinsipnya, kedua manajemen ini memiliki prinsip dan teknik serupa, tetapi manajemen program fokus pada pengelolaan program. Adapun program merupakan serangkaian proyek terkait yang dilakukan bersamaan dengan memanfaatkan ketersediaan sumber daya organisasi secara maksimal.
   ⁠
2. Apa saja sertifikasi project management yang tersedia?
   ⁠Beberapa organisasi internasional menyediakan sertifikasi dan pelatihan manajemen proyek adalah:
   ⁠- Sertifikasi project management Google yang mengajarkan berbagai dasar manajemen proyek.
   ⁠- Sertifikasi Project Management Institute (PMI) yang menjadi standar industri.
   ⁠- Sertifikasi Project Management Professional (PMP) sebagai kunci keberhasilan mengelola proyek yang kompleks.
   ⁠
3. Apa saja tren terbaru dalam project management?
   ⁠Era teknologi digital mendorong tren baru dalam project management, seperti:
   ⁠- Fokus pada otomatisasi tugas-tugas rutin.
   ⁠- Dukungan alat AI Generatif dalam pelaksanaan proyek.
   ⁠- Pemilihan software project management sesuai sumber daya dan advanced project.
   ⁠- Meningkatnya sistem kerja hybrid.
   ⁠- Pentingnya analisis data dalam project management berbasis data.
   ⁠- Menekankan pentingnya soft skill.