Apa itu Project? Contoh, Tujuan dan Jenisnya

Image by pressfoto on Freepik 

Saat memasuki dunia kerja, kamu akan sering berhadapan dengan berbagai macam proyek. Apapun bidang pekerjaan dan industri yang kamu geluti, project adalah sesuatu yang harus siap kamu hadapi. 

Di dalam sebuah perusahaan, project sering kali menjadi cara utama untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan efisien dan efektif. Bentuknya pun beragam, mulai dari pengembangan produk baru, peluncuran kampanye pemasaran, atau bahkan penyelenggaraan event besar. 

Bisa dibilang, membuat sebuah proyek menjadi kunci penting untuk mencapai target perusahaan yang sudah ditentukan. Tapi, sebenarnya apa arti project, ciri-ciri, tujuan, dan manfaatnya? Pelajari selengkapnya di sini! 

• Apa Itu Project?
• Manfaat dan tujuan dari Project
• Jenis-jenis Project
• Ciri-ciri Suatu Project
• Contoh Project
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Project

Apa Itu Project? 

Arti project adalah serangkaian tugas dan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Lalu, adakah perbedaan proyek dan project? Pada dasarnya, proyek merupakan kata serapan dari bahasa Inggris “project”. 

Suatu proyek biasanya bersifat sementara sehingga harus selesai dalam waktu yang telah ditetapkan. Kamu dapat terlibat dalam proyek seorang diri maupun bersama orang lain, tergantung tingkat kerumitannya.  

Alur sebuah proyek harus terstruktur dengan baik, mulai dari fase perencanaan hingga penutupan. Fase perencanaan project disebut tahap kick off, di mana ide-ide awal, visi, serta tujuan proyek akan ditetapkan. Saat proyek selesai dilaksanakan, maka akan dilakukan closing. 

Seluruh tahapan project ini memerlukan kolaborasi antara tim internal dan pihak eksternal. Dalam hal ini, project manager memainkan peran kunci atas keberhasilan sebuah proyek. 

Seorang project manager bertanggung jawab untuk merencanakan pembagian tugas antara anggota tim proyek dan memastikan komunikasi antara pihak yang terlibat dapat berjalan dengan baik. Hal ini penting agar proyek berjalan lancar dan sesuai dengan target yang ditetapkan. 

Manfaat dan Tujuan dari Project 

Project memiliki peran yang sangat penting dalam kesuksesan bisnis. Aktivitas ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai manfaat dan tujuan-tujuan strategis berikut ini: 

Mencapai tujuan bisnis 

Setiap proyek bertujuan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Contoh tujuannya misalnya meningkatkan penjualan, memperkenalkan produk baru, atau meningkatkan efisiensi operasional. 

Dengan merencanakan dan melaksanakan proyek dengan baik, perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut.  

Sebagai bagian dari tim proyek, kamu turut membantu perusahaan untuk mencapai hasil yang telah ditentukan secara tepat waktu, atau bahkan lebih awal. 

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja 

Manfaat project juga untuk mendorong efisiensi dan efektivitas kinerjamu. Singkatnya, proyek akan memberimu struktur dan rencana yang jelas untuk menyelesaikan kewajiban. Saat sudah ada timeline project, kamu pun tidak perlu berlama-lama menunggu instruksi. 

Bagi karyawan, terlibat dalam proyek-proyek yang menantang dan bermakna dapat meningkatkan motivasi. Secara tak langsung, proyek yang menarik akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan produktif. 

Meningkatkan komunikasi dan kerja sama tim 

Adanya proyek juga dapat membangun komunikasi antara semua anggota tim. Sebab, menurut riset dari Gusto, 37% pegawai akan lebih betah di tempat kerja kalau mereka merasa dekat dengan rekan setim. 

Dengan mempertemukan orang-orang yang memiliki aneka pengetahuan dan pengalaman, kamu bisa berkolaborasi untuk menjalin hubungan baik di tempat kerja. 

Mendorong inovasi 

Proyek sering kali menjadi tempat untuk mengembangkan ide-ide baru dan mendorong inovasi. Melalui proyek ini, perusahaan dapat mengembangkan produk atau layanan baru, meningkatkan proses bisnis, atau bahkan menciptakan solusi baru untuk masalah yang kompleks. 

Dalam jangka panjang, kepatuhan terhadap standar kualitas juga akan meningkatkan output dari project sehingga mampu menghasilkan produk yang lebih baik. 

Meningkatkan keterampilan 

Terlibat dalam proyek ternyata dapat memberikan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan baru, lho! Proyek-proyek ini juga memberikan peluang bagi anggota tim untuk belajar dari pengalaman dan meningkatkan praktik terbaik di masa depan. 

Nah, hasil kerja yang lebih baik juga akan menguntungkan tempat kerja sekaligus diri kamu sendiri. Terutama, dari segi personal branding. 

Menghemat waktu dan biaya 

Pengawasan dalam project tidak hanya berkaitan dengan kualitas pekerjaan. Justru, penggunaan dana dan waktu bekerja juga menjadi sorotan utama.  

Dengan adanya project, bisnis bisa menghemat pengeluaran dari segi uang dan waktu agar budget-nya tetap efisien. Sementara itu, untuk kamu sebagai pegawai, project juga akan memberimu lebih banyak kesempatan dan waktu mengembangkan kompetensi di luar pekerjaan. 

Baca Juga: Pelajari Cara Negosiasi gaji yang Tepat

Jenis-jenis Project 

Dalam bisnis, terdapat berbagai jenis proyek yang memiliki ciri dan tujuan yang berbeda. Jenis-jenis ini memerlukan strategi yang tepat dan mengelola sumber daya dengan efisien. 

Ini dia berbagai jenis project yang akan kamu temui di tempat kerja berdasarkan setiap kategorinya: 

Project Berdasarkan Skala 

Sesuai namanya, project berdasarkan skala merupakan jenis proyek yang melihat ukuran anggota timnya. Menurut Smart Brain, berikut ini macam-macam proyek berdasarkan skalanya: 

• Project berskala kecil: hanya perlu 3-5 orang tenaga kerja. Ciri khasnya yaitu kompleksitas tugas yang tidak terlalu tinggi. 
• Project berskala menengah: biasanya memiliki tim proyek 6-9 anggota. Sebab, tingkat kerumitan tugasnya sedikit lebih tinggi, tetapi tidak sesulit proyek berskala besar. 
• Project besar: umumnya memiliki lebih dari 10 orang tenaga kerja. Saat terlibat dalam proyek ini, kamu cenderung harus menyelesaikan banyak tugas yang kompleks. Karena itu juga, jenis proyek ini juga memiliki alokasi dana yang lebih besar. Menurut MIT Sloan Management Review, jenis megaproject bisa menerima kucuran dana lebih dari 1 miliar dolar. 

Project Berdasarkan Durasi 

Berikutnya, tipe proyek yang pembagiannya berdasarkan durasi, yaitu project jangka pendek dan jangka panjang.  

Biasanya, project jangka pendek hanya membutuhkan waktu penyelesaian kurang dari 1 bulan. Dengan kata lain, kamu bisa menyelesaikan proyek jangka pendek dalam waktu beberapa jam, hari, atau minggu saja. 

Di sisi lain, project jangka panjang memerlukan waktu yang lebih lama. Deadline-nya bisa berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Umumnya, kategori proyek memiliki kaitan dengan tugas yang lebih rumit. 

Project Berdasarkan Industri 

Ada juga pembagian tipe project berdasarkan industri dan pekerjaannya. Beberapa yang paling umum adalah sebagai berikut: 

• Project teknologi adalah proyek yang melibatkan pengembangan, implementasi, atau peningkatan sistem dan teknologi informasi dalam sebuah organisasi. Contohnya pengembangan software, implementasi sistem manajemen database, atau integrasi teknologi baru dalam infrastruktur IT perusahaan. 
• Project konstruksi merujuk secara khusus pada kegiatan pembangunan gedung atau fasilitas di dalamnya. Proyek ini biasanya melibatkan berbagai tim dan sumber daya, termasuk arsitek, insinyur, kontraktor, dan pekerja konstruksi. 
• Project manufaktur merupakan proyek untuk menghasilkan produk fisik yang bisa dilihat dan diraba. Produk ini dapat menguntungkan bisnis maupun konsumen. 
• Project marketing dan promosi bertujuan untuk mempromosikan produk atau layanan kepada pelanggan potensial. Prosesnya melibatkan pengembangan strategi marketing, pembuatan materi promosi, pelaksanaan campaign, dan analisis hasil. 
• Proyek organisasi dan manajemen bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja organisasi. Misalnya, restrukturisasi organisasi, implementasi sistem manajemen kinerja, atau pengembangan kebijakan dan prosedur baru. 

Ciri-ciri Suatu Project 

Apa saja karakteristik project yang paling utama? Umumnya, proyek di berbagai bidang pekerjaan harus memiliki ciri-ciri berikut: 

Memiliki tujuan yang jelas 

Image by ijeab on Freepik 

Pertama, ciri-ciri suatu project adalah memiliki tujuan spesifik. Artinya, target yang ingin dicapai oleh kegiatan tersebut harus jelas. Ketika melaksanakan proyek, kamu harus bisa mengukur hasilnya dan memiliki tenggat waktu. 

Contohnya, alih-alih hanya meningkatkan keuntungan, target project yang ideal adalah mencetak penjualan sebanyak Rp100 juta dalam 4 bulan pertama. 

Memiliki ruang lingkup yang terdefinisi 

Sebuah proyek harus memiliki ruang lingkup cakupan kegiatan yang spesifik untuk para anggota tim. 

Masih menggunakan contoh sebelumnya, ruang lingkup proyek yang ideal adalah meningkatkan penjualan lini produk elektronik terbaru. Dengan begitu, kegiatan pemasarannya akan lebih berfokus pada promosi seri barang tersebut. 

Kalau ruang lingkup tidak ditentukan sejak awal, manajemen proyek bisa jadi berantakan dan gagal mencapai tujuan. 

Memiliki waktu dan anggaran yang terbatas 

Karakteristik project berikutnya juga memiliki tenggat waktu. Waktu ini terhitung dari awal dimulainya proses perencanaan dan pembuatan konsep hingga peluncuran hasilnya. 

Project juga berjalan dengan sumber daya dana yang terbatas. Anggarannya telah ditentukan sebelum peresmian. Jumlah budget ini tidak akan berubah, kecuali jika ada persetujuan secara tertulis dari pemangku kepentingan. 

Memerlukan sumber daya manusia dan material 

Sebuah project hanya bisa berjalan kalau sudah memiliki berbagai sumber daya untuk operasionalnya. Sumber daya ini mencakup orang-orang yang berasal dari tim berbeda, bahan baku, dan alat-alat fisik maupun digital. 

Sama seperti budget-nya, alokasi material dan anggota tim untuk sebuah project juga terbatas. Tujuannya untuk menekan pengeluaran serta menjaga kualitas aspek operasional di luar tugas tersebut. 

Memiliki risiko dan ketidakpastian 

Terakhir dan yang tidak kalah penting, selalu ada risiko ketidakpastian di balik sebuah project. Contohnya, ada kemungkinan tempat kerjamu tidak bisa mencapai target yang telah ditentukan.  

Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor seperti berkurangnya jumlah anggota tim di tengah manajemen proyek, sumber daya yang tidak mencukupi, atau keadaan darurat di luar kendali. 

Contoh Project 

Apa saja berbagai contoh proyek yang sering ada di dunia kerja? Beberapa contoh project adalah sebagai berikut: 

Meluncurkan produk baru 

Peluncuran produk baru adalah salah satu contoh proyek yang paling umum dalam perusahaan. 

Proyek ini melibatkan berbagai tim, termasuk tim riset dan pengembangan, desain, pemasaran, dan produksi. Masing-masing pihak akan bekerja sama untuk menciptakan produk baru. 

Nantinya, produk tersebut harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan standar kualitas perusahaan. 

Membangun website 

Perusahaan seringkali melakukan proyek untuk mengimplementasikan sistem informasi baru, seperti membuat website. Ini merupakan salah satu contoh proyek yang ada di bidang teknologi dan pemasaran. 

Ide membangun website resmi diperlukan untuk promosi atau bahkan memproses pesanan dari pelanggan. Proyek ini melibatkan berbagai departemen, termasuk TI, marketing, dan tim product. 

Mereka bekerja sama untuk memastikan bahwa informasi dalam website telah sesuai dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. 

Project pengembangan software 

Selain website, kamu juga bisa mengikuti project mengembangkan sebuah software untuk smartphone maupun komputer jika kamu bekerja di bidang teknologi. Proyek ini berupa penggantian atau peningkatan software yang ada atau membuat yang baru. 

Tujuan dari proyek ini adalah memberikan solusi yang terintegrasi untuk mengelola berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, sumber daya manusia, manufaktur, dan rantai pasokan. Contohnya, aplikasi untuk melakukan pemesanan online, mengakses data, atau keperluan lainnya. 

Mengadakan acara 

Project di tempat kerja tidak harus selalu berkaitan dengan produk. Justru, acara khusus seperti ajang kumpul-kumpul untuk pegawai dan perayaan hari jadi juga termasuk dalam proyek. 

Umumnya, jenis project ini akan sering kamu temui kalau kamu bekerja sebagai event organizer. Proyek ini juga bisa melibatkan berbagai tim, termasuk tim acara, pemasaran, dan komunikasi. Mereka bekerja sama untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi acara yang sukses. 

Melakukan penelitian 

Sebelum meluncurkan produk atau jasa baru, tidak menutup kemungkinan tempat kerjamu juga akan melakukan riset pasar terlebih dahulu. Tentunya, riset ini juga termasuk dalam project. Sebab, membutuhkan orang yang ahli dan dana untuk menggelar sesi diskusi. 

Selain riset pasar, project ini juga bisa mencakup riset akademik. Contohnya ketika kamu bekerja sebagai dosen atau peneliti di lembaga pemerintah maupun swasta. 

Project pembangunan rumah 

Sebagai arsitek atau kontraktor, kamu akan sering terlibat dalam project pembangunan rumah untuk konsumen individual. Terutama, kalau kamu bekerja di perusahaan properti atau real estate. 

Namun, tidak menutup kemungkinan kamu juga akan menjalankan project ini untuk lembaga pemerintah. Contohnya, membangun wisma khusus pegawai pemerintahan jika mereka harus singgah di luar kota untuk pelatihan. 

Kesimpulan 

Project adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan di dunia kerja. Tujuan pengadaannya sangat berkaitan dengan target bisnis untuk mencapai keuntungan. 

Dengan manajemen project yang baik, perusahaan dapat merencanakan, mengorganisir, dan mengawasi proyek-proyek dengan cermat. Tak hanya itu, perusahaan dapat memastikan pencapaian hasil yang diinginkan dengan efisien. 

Berbeda dengan operasional biasa yang tidak terbatas oleh waktu dan dana, justru project memiliki anggaran dan tenggat waktu yang spesifik. Jadi, kamu harus siap beradaptasi di bawah tekanan untuk bisa sukses di sebuah proyek. 

Bagi karyawan, terlibat dalam project juga bisa mendekatkan dengan tim dan meningkatkan skills di tempat kerja, lho! Dengan keterampilan dan pengalaman yang tepat, kamu bisa menjadi pelamar yang banyak diminati. 

Apa kamu siap bekerja? Temukan lowongan pekerjaan idamanmu dalam genggaman di aplikasi Jobstreet by SEEK yang tersedia di Play Store dan App Store! Lalu, cantumkan semua skill dan pengalaman manajemen proyek yang kamu miliki ketika memperbarui profil pencarian kerja. 

Supaya kamu semakin siap menghadapi proyek di tempat kerja, asah skill dan pengetahuanmu dengan membaca artikel Tips Karier Jobstreet. Semoga sukses selalu! 

Pertanyaan Seputar Project 

1. Apa perbedaan antara project dan program? 

⁠Project memiliki tujuan yang lebih sempit dan periode waktu terbatas. Sementara itu, program adalah rangkaian dari banyak proyek untuk mencapai target yang lebih luas dan kegiatannya bersifat berulang. 

2. Bagaimana cara memulai project? 

⁠Untuk memulai sebuah proyek, kamu harus mengetahui masalah yang ingin dipecahkan. Selanjutnya buat rencana strateginya dan menyusun timeline. Lalu mulailah mengumpulkan material dan orang yang tepat, serta mengkomunikasikan rencana tersebut kepada mereka. 

⁠3. Apa saja ciri-ciri project yang sukses? 

Project yang sukses haruslah bisa mencapai target yang telah ditentukan. Pelaksanaannya tidak melewati batasan anggaran maupun deadline yang telah ditetapkan. 

4. Apa saja tips untuk menyelesaikan project dengan sukses? 

⁠Kamu perlu perencanaan yang matang, target yang spesifik, komunikasi yang transparan dengan semua anggota tim proyek, serta pengawasan secara berkala. Hal ini akan menjamin kualitas hasil kerja dan efisiensi waktu serta uang.