Miskomunikasi: Penyebab, Contoh, dan Cara Mengatasinya di Tempat Kerja

Komunikasi di tempat kerja tidak semudah berdiskusi atau bertukar pesan saat rapat, lho. Kalau memang semudah itu, tidak akan ada yang namanya miscommunication.

Nah, miskom atau miskomunikasi adalah sebuah kondisi yang sering kali menjadi sumber konflik sampai menurunkan produktivitas tim.

Miskom adalah salah satu tanda bahwa komunikasi di tempat kerja tidak berjalan efektif. Sebaiknya, jangan sepelekan hal ini. 

Menurut riset dari Gartner, komunikasi tidak efektif bertanggung jawab atas 70% terjadinya kesalahan di perusahaan. 

Untuk meminimalisir masalah tersebut, kamu wajib memahami apa itu miss komunikasi dan penyebabnya. Dengan begitu, kamu dapat menghindari sekaligus mengatasi miskomunikasi dengan rekan kerja.

Komunikasi efektif pada akhirnya akan sangat membantu kamu meningkatkan produktivitas kerja secara pribadi, maupun tim.

Lantas, bagaimana cara mengatasi miskomunikasi di tempat kerja? Apa saja teknik komunikasi efektif di kantor? Yuk, kita belajar soal apa itu miskomunikasi, mulai dari penyebab, dampak, dan cara mengatasinya dalam artikel ini.

• Apa Itu Miskomunikasi?
• Penyebab Miskomunikasi
• ⁠Dampak Miskom di Tempat Kerja
• Contoh Miskomunikasi di Tempat Kerja
• Cara Mengatasi Miskomunikasi di Tempat Kerja
• Teknik Komunikasi Efektif di Kantor
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Miskomunikasi

⁠Apa Itu Miskomunikasi?  

Miskomunikasi artinya kegagalan dalam berkomunikasi secara efektif. Secara umum, penyebab miskom adalah kesulitan atau kegagalan seseorang menyampaikan pesan yang ada dalam benaknya. Akibatnya, orang lain juga akan kesulitan memahami pesan tersebut. 

Dari sinilah bisa timbul kesalahpahaman dalam memaknai pesan. Saat dua belah pihak memiliki pemahaman berbeda tentang suatu pesan, masalah pun bisa muncul. 

Sebetulnya, miskom adalah situasi yang umum terjadi, terutama di tempat kerja. Meski begitu, bukan berarti kamu bisa membiarkannya. 

Ketika timbul kesalahpahaman akibat miskom di tempat kerja, risikonya adalah proses bisnis jadi berantakan hingga kinerja pun tidak maksimal. 

Karenanya, untuk menghindari dampak tersebut, kamu perlu memahami tentang apa itu miss communication. Mulailah dengan mencari tahu penyebab miskomunikasi terlebih dulu. 

⁠Penyebab Miskomunikasi

Miss komunikasi artinya terjadi kegagalan dalam berkomunikasi secara efektif. Secara umum, ada tiga faktor utama yang menjadi penyebab situasi tersebut. Tiga faktor utama penyebab miskom adalah sebagai berikut: 

1. Kurang jelas saat penyampaian pesan 

Salah satu faktor yang seringkali memicu miskom adalah ketika seseorang kurang jelas dalam menyampaikan pesan.

Hal itu bisa terjadi karena kesalahan bicara, ada informasi penting yang tertinggal, konteks tidak jelas, atau orang tersebut kesulitan menyusun kalimat untuk diucapkan. 

Permasalahan komunikasi tersebut bisa semakin parah jika penerima pesan hanya diam saja. Ia tidak mencoba mengecek atau mengklarifikasi pesan yang disampaikan, sehingga timbullah miskomunikasi. 

2. Perbedaan persepsi antara pengirim dan penerima 

Miskomunikasi juga bisa terjadi akibat perbedaan persepsi antara pengirim dan penerima pesan. Bisa jadi pihak pengirim sudah menyampaikan informasi dengan jelas. Namun, pihak penerima tidak menyimaknya dengan baik dan menyeluruh. 

Ia pun jadi tidak memahami inti dan tujuan dari pesan komunikasi yang terjadi. Hasilnya, orang tersebut memiliki persepsi yang berbeda dari maksud pengirim pesan. 

3. Gangguan dalam saluran komunikasi 

Meski pihak pengirim dan penerima pesan sudah berkomunikasi dengan jelas, ternyata  miskomunikasi tetap bisa terjadi. Penyebabnya adalah gangguan dalam saluran komunikasi.  

Misalnya saat mengobrol via telepon, kamu tidak bisa mendengar suara rekan kerja dengan jelas sehingga kesulitan memahami ucapannya. Hal ini pun rawan menimbulkan permasalahan komunikasi. 

Kalau sampai miskom terus menerus terjadi di tempat kerja, dampaknya cukup bahaya, lho! 

⁠Dampak Miskom di Tempat Kerja 

Meski miskom adalah hal yang cukup umum terjadi, kamu tetap harus proaktif menyelesaikan masalah tersebut. Soalnya, miskom bisa menyebabkan dampak negatif pada karyawan. Beberapa dampak negatif miskom adalah sebagai berikut: 

1. Menyebabkan konflik interpersonal antarkaryawan 

Seperti yang telah disebutkan, miskomunikasi dapat menimbulkan kesalahpahaman di antara rekan kerja. Situasi ini rentan menyebabkan konflik interpersonal antarkaryawan, baik dalam bentuk ketidaksepakatan atau pertengkaran. 

Kalau sampai terjadi berulang kali, hal tersebut akan berisiko merusak kepercayaan antarkaryawan. Kamu dan rekan kerja pun nantinya jadi sulit bekerja sama atau membangun hubungan baik. 

2. Pekerjaan terhambat 

Kesalahpahaman akibat miskom bisa mengakibatkan kesalahan dalam pekerjaan. Misalnya, kamu salah memahami brief dari klien, sehingga output kerjamu pun kurang sesuai.  

Jika ini terjadi, proses kerja pun jadi terhambat karena kamu harus melakukan revisi. Belum lagi kalau ternyata rekan kerja membutuhkan hasil kerjamu untuk mengerjakan bagiannya. Hal ini pun akan semakin menghambat proses kerja. 

3. Penurunan produktivitas dalam tim 

Ketika pekerjaan terhambat akibat miskom, produktivitas kerja tim otomatis akan ikut menurun. Dalam kondisi ideal, tim bisa menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang ditentukan.  

Namun, akibat miskomunikasi, tim harus melakukan klarifikasi dan memastikan ulang kejelasan tiap informasi. Hal ini tentnunya memakan waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk mengerjakan hal lainnya. 

4. Keterlambatan proyek  

Miskom juga bisa menyebabkan proyek kerja jadi terlambat. Tiap proyek di tempat kerja pasti memiliki deadline. Namun, kesalahpahaman akibat miskom membuat hasil kerjamu kurang sesuai dengan brief.  

Mau tidak mau, kamu harus merevisi pekerjaan tersebut. Akibatnya, proyek kerja pun terpaksa mundur dari deadline yang telah ditetapkan. 

5. Pembengkakan biaya proyek 

Saat proyek kerja terlambat, artinya proyek tersebut berjalan lebih lama dari timeline seharusnya. Hal ini berisiko membuat biaya proyek membengkak. Hasilnya, perusahaan jadi harus mengeluarkan biaya tambahan.  

Padahal, biaya tersebut tidak termasuk dalam anggaran awal proyek. Dengan kata lain, miskomunikasi berisiko merugikan perusahaan secara finansial. 

6. Mendapatkan informasi yang kurang akurat  

Miskomunikasi artinya pihak penerima pesan memiliki pemahaman yang kurang tepat atas pesan tersebut. Akibatnya, informasi yang didapatkan pun jadi kurang akurat. Informasi yang salah tentu akan berdampak buruk terhadap kualitas kerja. 

Bayangkan jika seseorang menggunakan informasi yang salah untuk mengambil keputusan bisnis. Bukan cuma performa bisnis yang terdampak, tapi juga reputasi perusahaan. 

Nah, agar punya gambaran lebih jelas tentang dampak miskomunikasi di tempat kerja, mari kita simak contoh miss komunikasi pada poin berikut ini! 

⁠Contoh Miskomunikasi di Tempat Kerja 

Tanpa kita sadari, miskomunikasi sebetulnya cukup sering terjadi di tempat kerja. Untuk memberikan contoh miskomunikasi, katakanlah sebuah advertising agency mendapat proyek membuat konten media sosial untuk klien ABC. 

Sebagai account executive, Thalia bertugas menyampaikan brief dari klien kepada tim produksi konten. Ia pun menjadwalkan rapat dengan tim produksi untuk membahas hal tersebut. 

Klien ABC memiliki kontrak 6 bulan dengan advertising agency. Mereka ingin dibuatkan 12 konten feed untuk akun Instagram mereka. 

Maksud klien ABC adalah 12 konten per bulan selama 6 bulan. Namun, Thalia tidak menjelaskan konteks tersebut. Tim produksi menganggap bahwa klien ABC butuh 12 konten saja untuk 6 bulan, atau masing-masing 2 konten per bulan.  

Ketika hari-H pengiriman konten, Thalia kaget karena tim produksi hanya membuat 2 konten. Barulah setelah itu kedua pihak sama-sama menyadari kesalahan masing-masing, yakni Thalia tidak menjelaskan konteks dan tim produksi tidak melakukan konfirmasi brief. 

Mau tidak mau, Thalia terpaksa memundurkan jadwal pengiriman konten ke klien ABC. Kejadian ini pun membuat klien ABC mempertanyakan kualitas agency. Akibatnya, mereka jadi ragu untuk kembali menggunakan layanan agency tersebut. 

Selain kisah Thalia, sebetulnya masih banyak contoh miss komunikasi lain di tempat kerja. Kabar baiknya, kamu bisa meminimalisir hal tersebut selama tahu cara mendeteksi dan mengatasi miskomunikasi. Bagaimana caranya? 

⁠Cara Mengatasi Miskomunikasi di Tempat Kerja

Meski sering terjadi di tempat kerja, untungnya miskom adalah hal yang bisa kamu hindari dan atasi. Berikut beberapa cara mengatasi miskomunikasi di tempat kerja: 

1. Kenali tanda-tanda miskomunikasi  

Kenali tanda-tanda miskomunikasi terlebih dulu. Dengan begitu, kamu bisa cepat mengambil tindakan jika menemui kondisi tersebut. 

Umumnya, tanda-tanda miskom di tempat kerja cukup seragam. Berikut beberapa di antaranya yang perlu kamu perhatikan:

• Karyawan melakukan silent treatment.
• Adanya sikap pasif-agresif.
• Karyawan bingung karena brief yang kurang jelas.
• Informasi yang overload.
• Karyawan cenderung pasif saat menerima informasi.
• Produktivitas kerja menurun.
• Revisi kerja meningkat.
• Banyak proyek kerja yang mundur dari deadline.
• Terjadi konflik antarkaryawan. 

2. Atasi konflik interpersonal antarkaryawan  

Salah satu dampak miskom di tempat kerja adalah terjadinya konflik interpersonal antarkaryawan. Jika hal ini terjadi, ajaklah karyawan yang bersangkutan untuk bicara.  

Namun, usahakan untuk melakukannya secara 1-on-1 saja agar mereka lebih leluasa menyampaikan sudut pandang masing-masing. Dengarkan rekan kerjamu dengan baik untuk memahami akar permasalahan.  

Kemudian, tinjau kembali peraturan perusahaan terkait masalah yang terjadi. Pastikan kamu tetap berpikir tenang dan objektif, ya. Jangan sampai kamu memihak karena itu akan memperlambat penyelesaian masalah. Jika perlu, kamu juga bisa meminta bantuan HRD untuk menangani konflik tersebut. 

3. Atasi hambatan pekerjaan karena miskom 

Bagaimana jika pekerjaan jadi terhambat akibat miskom? Untuk cara mengatasi miskomunikasi pada situasi ini, kuncinya adalah memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang proyek. 

Oleh sebab itu, kumpulkan seluruh anggota yang terlibat dalam proyek. Jelaskan kembali A-to-Z terkait proyek, mulai dari tujuan hingga output yang diharapkan. Jadikan sesi ini sebagai safe space bagi tim untuk bertanya tentang proyek hingga mereka memahaminya.

4. Cegah penurunan produktivitas dalam tim akibat miskom 

Salah satu dampak miskom adalah penurunan produktivitas. Untuk mengatasinya, coba tinjau ulang sistem komunikasi di dalam tim; apakah sudah efektif? Jika belum, kamu bisa bertukar pikiran dengan anggota tim untuk mencari solusi yang tepat. 

Misalnya, tim cenderung kurang aktif saat rapat pada hari Jumat yang bisa menimbulkan miskomunikasi. Untuk mengatasi itu, kamu bisa menerapkan peraturan “No-meeting Friday”. Harapannya, setiap anggota tim bisa lebih excited saat rapat pada hari lain, sehingga meningkatkan partisipasi. 

5. Hindari perolehan informasi yang kurang akurat 

Informasi kurang akurat biasanya terjadi karena informasi yang terpencar di berbagai saluran. Maka dari itu, gunakan satu saluran komunikasi terpusat untuk mengurangi risiko permasalahan miskomunikasi. 

Contohnya, kamu bisa menerapkan budaya koordinasi di group chat daripada mengirim pesan japri. 

Dengan begitu, seluruh anggota tim bisa mengetahui hasil koordinasi dan update terbaru soal proyek. Alhasil, semua anggota tim akan menerima informasi dengan akurat.

⁠Teknik Komunikasi Efektif di Kantor 

Selain menerapkan cara-cara di atas, kamu juga bisa meminimalisir miskom di tempat kerja dengan komunikasi efektif. Berikut beberapa langkah untuk melatih komunikasi efektif: 

1. Memperhatikan lawan bicara 

Agar komunikasi bisa berjalan efektif, kamu harus selalu memperhatikan lawan bicara dengan baik. Dengarkan secara aktif untuk memahami informasi yang disampaikan secara menyeluruh. Sebisa mungkin, hindari distraksi agar kamu bisa mendengarkan lawan bicara dengan jelas. 

2. Bersikap antusias terhadap lawan bicara  

Selanjutnya, kamu harus bersikap positif terhadap lawan bicaramu. Tunjukkan bahwa kamu antusias berkomunikasi dengan mereka. Kamu bisa sesekali menganggukan kepala atau mengeluarkan reaksi suara seperti “hmm” atau “oh” sebagai tanda bahwa kamu memperhatikan lawan bicara. 

3. Menunjukkan kepedulian dan rasa hormat 

Hormati lawan bicaramu sebaik mungkin. Jangan sampai mereka merasa bahwa kamu tidak memperhatikan mereka. 

Selama berbicara, jagalah kontak mata untuk menunjukkan bahwa kamu peduli. Tak kalah penting, hindari bermain ponsel selama komunikasi berlangsung. 

4. Menyatakan tujuan dengan jelas 

Miss komunikasi artinya terjadi kegagalan dalam memahami pesan. Untuk menghindarinya, sampaikan tujuanmu sejelas mungkin kepada lawan bicara. 

Jabarkan ekspektasimu agar lawan bicaramu tahu harus melakukan apa untuk memenuhi tujuan tersebut. 

5. Menanggapi apa yang dibicarakan lawan bicara 

Komunikasi efektif idealnya berjalan dua arah. Oleh sebab itu, usahakan untuk menanggapi apa yang dibicarakan lawan bicara. 

Kalau ia bertanya kepadamu, jawablah dengan baik. Atau kalau ada informasi dari lawan bicara yang kurang tepat, koreksilah agar tidak terjadi miskomunikasi. 

6. Menjaga tata krama di tempat kerja 

Komunikasi tidak hanya bersifat verbal, lho! Tapi, komunikasi juga mencakup aspek nonverbal seperti bahasa tubuh dan intonasi suara. 

Maka dari itu, jagalah tata krama di tempat kerja untuk menghindari miskom. Misalnya, hindari menguap saat rapat karena terkesan tidak menghargai peserta lain. 

⁠Kesimpulan

Secara garis besar, miskom adalah kegagalan dalam berkomunikasi secara efektif sehingga menimbulkan kesalahpahaman. 

Penyebabnya beragam, mulai dari penyampaian pesan yang kurang jelas, perbedaan persepsi, hingga gangguan dalam saluran komunikasi.

Meski terdengar sepele, miskomunikasi di tempat kerja bisa berakibat buruk jika dibiarkan.

Beberapa dampak yang bisa muncul dari miskomunikasi di tempat kerja adalah konflik interpersonal antarkaryawan, penurunan produktivitas kerja dan kolaborasi tim, hingga pembengkakan biaya proyek.

Tapi, kamu jangan khawatir karena miskomunikasi di tempat kerja bisa dihindari dan diatasi dengan komunikasi efektif. Adapun beberapa teknik komunikasi efektif adalah:

• Memperhatikan lawan bicara
• Bersikap antusias terhadap lawan bicara
• Tidak ragu bertanya ketika ada informasi yang kurang jelas
• Menunjukkan kepedulian dan rasa hormat
• Menyatakan tujuan dengan jelas
• Menanggapi apa yang dibicarakan lawan bicara
• Menjaga tata krama di tempat kerja 

Mengingat dampak miskomunikasi sangat krusial, komunikasi efektif adalah salah satu soft skill yang wajib kamu kuasai agar bisa cepat beradaptasi dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Dengan kata lain, komunikasi efektif adalah salah satu skill penunjang kesuksesan karirmu. Jadi, pastikan kamu terus berlatih dan melakukan evaluasi diri secara berkala untuk meningkatkan kualitas komunikasimu, ya!

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Miskomunikasi

1. Mengapa penting untuk menghindari miskom dalam komunikasi?
   ⁠Kamu perlu menghindari miskomunikasi di tempat kerja karena dapat menyebabkan konflik interpersonal antarkaryawan, menghambat pekerjaan, menurunkan produktivitas tim, membuat proyek terlambat, hingga meningkatkan biaya proyek.
   ⁠
2. Apa dampak miskom dalam hubungan pribadi dan profesional?
   ⁠Miskomunikasi dapat menimbulkan kesalahpahaman yang menyebabkan konflik interpersonal, baik secara pribadi maupun profesional. Akibatnya, hubungan dengan rekan kerja atau kerabat jadi renggang. Dalam konteks profesional, hal ini bisa mengganggu dinamika dan kolaborasi tim.
   ⁠
3. Bagaimana cara membedakan miskom dari komunikasi yang efektif?
   ⁠Untuk membedakan dengan komunikasi efektif, beberapa tanda umum di tempat kerja saat terjadi miskom adalah sebagai berikut:
   ⁠- Karyawan melakukan silent treatment.
   ⁠- Adanya sikap pasif-agresif.
   ⁠- Karyawan bingung karena inti pesan dalam brief yang kurang jelas.
   ⁠- Informasi yang overload.
   ⁠- Karyawan cenderung pasif saat menerima informasi.
   ⁠- Produktivitas kerja menurun.
   ⁠- Revisi kerja meningkat karena tidak menangkap inti pesan brief.
   ⁠- Banyak proyek kerja yang mundur dari deadline.
   ⁠- Terjadi konflik antarkaryawan.