Meeting: Apa itu, Manfaat, Jenis-Jenis, dan Etikanya

Meeting adalah salah satu aktivitas yang pasti akan kamu jalani di dunia kerja. Untuk melaksanakannya, akan ada undangan meeting dari atasan atau rekan kerja. 

Dalam satu hari, bisa jadi kamu menghadiri lebih dari satu meeting. Memangnya, apa saja yang dilakukan selama meeting? Yuk, simak lebih dalam tentang apa itu meeting di dunia kerja dalam artikel berikut. 

• Apa Itu Meeting?
• Manfaat Meeting
• Jenis-jenis Meeting
• Etika Meeting Offline
• Etika Meeting Online
• Rekomendasi Aplikasi untuk Meeting Online
• Tips Menjadwalkan Meeting yang Efektif
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Meeting

⁠Apa Itu Meeting? 

Pengertian meeting adalah kegiatan pertemuan terencana oleh sejumlah orang untuk membahas topik tertentu. Aktivitas meeting bisa terjadi di semua organisasi, termasuk di perusahaan atau kantor. 

Istilah meeting bisa juga disebut rapat karena memang merujuk pada aktivitas serupa. Meeting berasal dari bahasa Inggris yang berarti “rapat” atau “pertemuan” dalam bahasa Indonesia.  

Jadi, tidak perlu bingung kalau kamu mendengar orang lain menggunakan dua kata tersebut. Baik meeting dan rapat memiliki manfaat yang sama dalam mendukung komunikasi di dunia kerja. 

⁠Manfaat Meeting 

Mengikuti meeting artinya kamu akan bertemu dan berkomunikasi di ruangan yang sama. 

Kegiatan ini dapat memberikan berbagai manfaat untuk kelancaran pekerjaan kamu di perusahaan. Jadi, apa saja manfaat meeting? Berikut penjelasannya:

Membahas dan menyelesaikan masalah 

Pekerjaan di kantor tidak lepas dari yang namanya tantangan. Termasuk ada hal-hal yang muncul di luar rencana dan perlu strategi untuk mengatasinya. 

Nah, meeting bisa membantu kamu dan tim untuk membahas masalah tersebut bersama-sama. Dari sinilah bisa muncul banyak masukan dan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

Mengevaluasi pekerjaan 

Meeting kantor juga bermanfaat untuk mengevaluasi pekerjaan atau proyek yang telah dilakukan. Melalui meeting, kamu dan tim bisa sharing tentang kendala yang dihadapi selama bekerja. 

Misalnya, membahas pencapaian target dan bagaimana menentukan langkah selanjutnya untuk meningkatkan performa kerja. 

Mengatur pembagian tugas 

Setiap proyek di kantor pasti memiliki target khusus. Untuk mencapainya, setiap orang yang terlibat harus mampu menjalankan tugas masing-masing sesuai keahlian. 

Namun, bagaimana caranya mengatur pembagian tugas secara adil dan tepat? Kamu bisa membahas hal itu secara keseluruhan melalui rapat kerja. 

Mengambil keputusan 

Manfaat satu ini lebih sering dirasakan di kalangan manajemen atau C-level perusahaan, terutama terkait proses decision making. 

Peserta rapat akan mendiskusikan berbagai aspek untuk menghasilkan keputusan terbaik bagi perusahaan.  

Merencanakan pengembangan profesional 

Melalui meeting, kamu juga dapat merencanakan pengembangan profesional sebagai karyawan. Biasanya, meeting seperti ini dilakukan secara 1-on-1 dengan atasan. 

Tujuannya agar kamu bisa lebih leluasa menyampaikan aspirasi untuk mengembangkan diri.  

Berdasarkan hasil 1-on-1 meeting tersebut, atasan kamu juga bisa memberi masukan. Selain itu, atasan juga dapat memberi arahan terkait perencanaan karier profesional di perusahaan. 

⁠Jenis-jenis Meeting 

Terdapat tujuh jenis meeting yang sering digunakan dalam dunia kerja. Perbedaan tujuh jenis meeting ini didasarkan pada tujuan aktivitasnya. 

Mari kita kupas tujuh jenis meeting itu satu per satu!

Brainstorming ide 

Jenis meeting satu ini memiliki tujuan untuk mencari ide baru yang bisa diaplikasikan dalam proyek tertentu. Salah satu contohnya, strategi pemasaran atau campaign media sosial perusahaan. 

Dalam rapat brainstorming, tiap anggota tim bebas menyuarakan ide dan menyampaikan masukan untuk peserta lain.  

Tujuan jenis meeting ini adalah untuk mengumpulkan ide sebanyak mungkin. Jadi, pastikan suasana meeting nyaman agar semua peserta tidak takut menyampaikan ide mereka.

One-on-one 

One-on-one meeting hanya melibatkan dua orang. Biasanya pertemuan ini dilakukan oleh atasan dengan salah satu anggota tim.  

Melalui meeting satu ini, atasan dapat memberikan feedback terkait performa anggotanya. Karyawan juga bisa menyampaikan kendala yang dihadapi selama kerja sehingga atasan bisa membantu mencari solusi terbaik. 

One-on-one meeting bermanfaat meningkatkan kepercayaan antara dua orang karena suasana yang private. Pertemuan ini juga dapat mempererat hubungan dan bisa diterapkan di berbagai organisasi. 

Team building 

Team meeting tidak selamanya bersifat formal. Ada juga rapat team building yang bertujuan untuk membuat para anggota tim dan karyawan jadi lebih kompak. 

Dalam jenis team building, pembahasan tidak melulu soal pekerjaan. tetapi juga bisa dengan mengadakan permainan dan saling mengobrol santai atau outbound. 

Sesi berbagi informasi dan ilmu 

Jenis meeting satu ini juga dikenal sebagai information sharing. Pada sesi ini, pembicara menyampaikan informasi atau ilmu kepada para peserta rapat. 

Biasanya pembicara akan menggunakan tool seperti slide presentasi untuk menyajikan materi. 

Pengambilan keputusan 

Dalam rapat jenis ini, seluruh peserta saling berdiskusi untuk mencari kesepakatan akan suatu hal. Supaya berjalan lancar, dibutuhkan satu peserta meeting untuk mengambil keputusan final.  

Para peserta lain masih akan mendapat kesempatan untuk mengutarakan pendapat tentang keputusan tersebut. 

Problem solving 

Arti meeting problem-solving adalah rapat yang dilakukan untuk mencari solusi atas suatu masalah. 

Sebelum meeting, biasanya perlu ada penentuan poin-poin terkait detail masalah. Selain itu, akan ditentukan juga deadline penyelesaian hingga alternatif solusi. Nah, poin-poin tersebut bisa langsung dibahas saat rapat dan dicari jalan keluarnya. 

Laporan status 

Rapat ini biasanya digelar untuk membahas status terbaru terkait proyek yang sedang berjalan, mulai dari progress tugas masing-masing anggota tim hingga kendala yang dihadapi. 

Rapat laporan status perlu dilakukan secara rutin untuk memastikan proyek berjalan lancar. 

⁠Etika Meeting Offline 

Meeting kantor sering kali diadakan secara offline dan online. Setiap meeting mempunya aturan tak tertulis yang wajib dipatuhi. 

Dengan patuh pada etika ini, akan tercipta rasa hormat di kalangan peserta dan karyawan. Nah, bertikut ini sejumlah etika meeting yang dapat diterapkan saat offline: 

Datang sesuai jadwal yang ditentukan 

Pastikan kamu selalu datang tepat waktu saat meeting. Bahkan kalau memungkinkan, datanglah 15 menit sebelum meeting dimulai. 

Tepat waktu menunjukkan bahwa kamu profesional. Selain itu, ini menunjukkan kamu menghargai waktu peserta lain.  

Mengikuti agenda meeting 

Idealnya, undangan meeting diberikan beberapa hari sebelum jadwal. Dalam undangan ini, biasanya tercantum agenda yang akan dibahas dalam rapat. 

Nah, pelajari agenda tersebut sebaik mungkin. Jika ada pertanyaan atau masukan, segera sampaikan kepada atasan. Hal ini dapat membantu atasan untuk menilai apakah penyesuaian agenda perlu dilakukan atau tidak. 

Menyesuaikan letak duduk 

Etika meeting offline juga mencakup posisi duduk, lho. 

Ketika berada di ruang meeting, sesuaikan kursinya. Selain itu, atur posisi tubuh kamu saat duduk sejajar dengan para peserta lain. Terdengar simpel, tapi etika satu ini menunjukkan rasa hormat terhadap seluruh peserta. 

Mematuhi aturan berpakaian 

Jangan sampai salah kostum saat meeting! Misalnya, dress code untuk meeting adalah casual business. Jadi, kamu bisa mengenakan chinos, kaus, dan blazer berwarna serasi. 

Jika tidak ada aturan, kamu bisa pakai baju formal atau sesuai aturan seragam kerja. 

Berbicara secara bergiliran 

Sebagai peserta meeting, kamu tentu punya pendapat yang ingin disampaikan. Supaya rapat berjalan kondusif, tunggu hingga giliranmu tiba sebelum berbicara. 

Sebaliknya, saat ada peserta lain yang sedang berbicara, jangan sampai kamu menyela mereka, ya. Saat sesi tanya-jawab, angkatlah tangan terlebih dulu sebelum mengajukan pertanyaan. 

⁠Etika Meeting Online 

Selain rapat tatap muka langsung, beberapa perusahaan juga kerap mengadakan meeting online, terutama jika sistem kerjanya remote. 

Sama seperti rapat offline, team meeting secara online juga memiliki etika yang perlu kamu patuhi. Berikut ini diantaranya: 

Hindari keterlambatan 

Meskipun rapat diadakan secara online, bukan berarti kamu bisa seenaknya. Tetap datanglah tepat waktu dengan jadwal yang tertera dalam undangan online. 

Pastikan kamu sudah siap di dalam room meeting online sejak 10 menit sebelum dimulai. 

Pahami fitur meeting online 

Sebelum rapat, luangkan waktu untuk memahami fitur-fitur pada aplikasi meeting online. Pelajari cara mute mikrofon agar suaramu tidak mengganggu peserta lain. 

Selain itu, pahami juga cara share screen jika kamu harus presentasi. Jangan lupa, kamu juga perlu mengetahui langkah mengirimkan chat selama meeting berlangsung. 

Kenakan pakaian yang sesuai 

Meskipun tidak bertemu langsung, kamu tetap perlu mengenakan pakaian yang sesuai, ya! Kamu harus tetap terlihat rapi meskipun kantor kamu memiliki budaya yang santai.

Hindari mengenakan pakaian olahraga atau membiarkan handuk di kepala setelah mandi selama meeting. Hal ini hanya akan membuatmu terlihat tidak profesional. 

Pilih lokasi yang cocok 

Pilihlah lokasi yang kondusif dan cocok untuk mengikuti meeting online. Misalnya, di salah satu sudut kamar dengan dinding polos atau ruang kerja. 

Hindari memilih ruang tengah yang biasanya ramai oleh keluarga. 

Jangan makan atau minum selama pertemuan 

Usahakan untuk tidak makan atau minum selama meeting online. Mintalah izin kepada peserta lain terlebih dulu jika ingin makan atau minum. Setelah itu, jangan lupa matikan audio dan kamera untuk sementara. 

Aktifkan kamera 

Online meeting artinya kamu harus tetap present di depan komputer atau laptop sepenuhnya. Untuk itu, aktifkan kamera kamu selama meeting. 

Hal ini juga akan meningkatkan interaksi kamu dengan para peserta lain. 

Pertahankan kontak mata 

Jaga kontak mata selama online meeting supaya rapat menjadi lebih hidup dan dinamis. Untuk itulah, posisikan kamera komputer atau laptop hingga sejajar dengan mata kamu. 

Alhasil, kamu bisa lebih menjaga kontak mata dengan para peserta lain. 

Hindari menginterupsi pembicaraan 

Jangan pernah menginterupsi pembicaraan peserta lain selama meeting online. Tunggu hingga orang tersebut selesai berbicara sebelum kamu menyampaikan pendapat. 

Manfaatkan fitur Raise Hand untuk “mengangkat tangan” sebelum bicara. Fitur ini tersedia di platform Google Meeting atau Zoom. 

Mute jika sedang tidak berbicara 

Kalau sedang tidak berbicara, matikan atau mute mikrofon kamu. Tujuannya supaya tidak ada kebocoran suara-suara yang tidak diinginkan. 

Bayangkan saat rapat online ada suara kendaraan lalu-lalang atau tangisan bayi. Suara tersebut bisa mengganggu jalannya meeting. 

Batasi jumlah co-host 

Meeting kerja secara online juga butuh penanggung jawab untuk memastikan ketertiban rapat. Untuk itu, cukup tunjuk 1-2 orang menjadi co-host yang bertugas menerima peserta meeting. 

Tugas co-host juga dapat memberi akses share screen hingga mute peserta.  

Fokus pada satu tugas 

Hindari ber-multitasking saat mengikuti online meeting! Hal ini hanya akan membuat kamu tidak fokus menyimak diskusi. 

Kalau tetap begitu, kamu bisa kena tegur atasan. Apalagi jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan. Hal itu tentu akan mengganggu kelancaran meeting. 

Sampaikan ke rekan kerja lain bahwa sedang meeting 

Sebelum meeting online, sampaikan ke rekan kerja lain bahwa kamu akan mengikuti rapat. Kalau kamu berada di rumah, beritahu pula hal ini ke anggota keluarga. 

Dengan begini, kamu bisa fokus ikut meeting tanpa interupsi telepon, chat, atau panggilan dari orang rumah. 

Berbicara tidak terburu-buru 

Usahakan untuk berbicara secara perlahan saat kamu meeting online. Soalnya, mungkin saja ada peserta yang jaringan internetnya kurang kuat. 

Kalau kamu bicara terlalu cepat, bisa-bisa peserta meeting lain akan kesulitan mendengarkan suaramu dengan jelas. 

⁠Rekomendasi Aplikasi untuk Meeting Online 

Pemilihan aplikasi video conference juga krusial bagi kelancaran meeting online. Tak perlu khawatir, kamu bisa cek beberapa rekomendasinya di sini! 

Zoom Meeting 

Zoom Meeting adalah aplikasi konferensi video berbasis cloud. Platform ini tersedia gratis hingga 100 peserta dengan durasi meeting maksimal 40 menit. Apabila jumlah peserta lebih dari itu, kamu bisa pakai layanan Zoom versi berbayar. 

Berbicara tentang apa itu Zoom Meeting, kita tidak bisa melewatkan fitur-fiturnya. Salah satu keunggulan Zoom Meeting adalah kualitas videonya mencapai HD 720p. Tidak hanya itu, Zoom Meeting juga menyediakan fitur Virtual Background agar latar video lebih menarik.

Google Meet 

Google Meet adalah layanan konferensi video keluaran Google. Layanan ini terhubung dengan platform Google lain, seperti Google Calendar, Gmail, dan GDrive.  

Rapat menggunakan Google Meeting juga sangat mudah berkat interface-nya yang sederhana. Kamu bisa merekam jalannya online meeting yang hasilnya akan tersimpan otomatis di Google Drive. 

Microsoft Teams 

Selanjutnya ada aplikasi video conference dari Microsoft. Platform ini merupakan versi upgrade dari Skype for Business. 

Salah satu kelebihan layanan Microsoft Teams adalah aplikasinya sudah terintegrasi dengan Microsoft Office 365. Itu artinnya, Microsoft Teams sudah terhubung dengan produk Microsoft lain seperti Outlook, Word, dan OneNote. Hal ini tentu akan memudahkan kolaborasi di dunia kerja.

Cisco Webex Meeting 

Cisco Webex Meeting dikenal sebagai salah satu layanan konferensi video paling aman. Pasalnya, Cisco Webex Meeting mengusung sistem enkripsi end-to-end dan multilayer.

Cisco Webex Meeting juga bisa dipakai untuk mendukung kolaborasi tim seperti komunikasi via chat, terhubung dengan penyimpanan cloud, hingga sharing dokumen dan media. 

Zoho Meeting 

Rekomendasi lain datang dari Zoho Meeting. Fiturnya cukup lengkap, seperti chat group, screen sharing, rekaman meeting online, hingga integrasi dengan email.  

Bahkan, kamu juga bisa menambahkan extension Zoho Meeting ke dalam browser Firefox maupun Chrome. Dengan demikian, akses untuk meeting online bagi tim jadi lebih mudah! 

⁠Tips Menjadwalkan Meeting yang Efektif 

Sebelumnya, kamu sudah kenalan dengan apa itu meeting dan berbagai etika yang harus dipatuhi. Selain itu, masih ada hal-hal lain yang perlu kamu perhatikan agar meeting berjalan efektif. Apa saja? Berikut penjelasannya:

Tentukan agenda dan tujuan meeting 

Tentukan agenda meeting yang akan diadakan, kalau perlu sedetail mungkin. Tujuannya supaya pembahasan saat meeting tidak keluar dari agenda yang sudah ditetapkan.  

Tetapkan juga tujuan meeting, misalnya untuk brainstorming, update status proyek, atau lainnya. Jadi, kamu pun tahu harus mengundang siapa saja ke meeting kali ini. 

Batasi jumlah peserta 

Undanglah peserta meeting sesuai kebutuhan. Jadi, kalau rapat bertujuan untuk update status proyek, kamu hanya perlu mengundang karyawan yang memang terlibat langsung sebagai tim proyek tersebut. 

Pastikan semua peserta tahu jadwal dan tempat meeting 

Kirimkan undangan meeting beberapa hari sebelumnya supaya mereka bisa meluangkan waktu. 

Jangan lupa cantumkan informasi jadwal dan tempat meeting dalam undangan tersebut. Selain itu, berikan reminder beberapa jam atau sehari sebelum meeting. Hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada peserta yang salah jadwal atau tempat. 

Siapkan materi yang dibutuhkan 

Berdasarkan agenda yang telah ditentukan, siapkan materi sesuai kebutuhan meeting. Jadi, ketika harus menyampaikan pendapat atau menjawab pertanyaan, pembicaraanmu benar-benar berbasis data sehingga lebih akurat. 

⁠Kesimpulan 

Ketika terjun ke dunia kerja sebagai karyawan, kamu akan sering mengikuti meeting. Bentuk meeting-nya bisa offline maupun online dengan topik dan tujuan yang bervariasi. 

Persiapkan diri sebaik mungkin dan taati etika yang berlaku. Dengan menguasai hal ini, kamu jadi punya bekal tambahan untuk mendukung kariermu. 

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca
berbagai informasi dan Tips Karier soal dunia kerja di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Meeting 

1. Apa yang dimaksud dengan meeting? 
   ⁠Meeting adalah kegiatan pertemuan yang direncanakan oleh sekelompok orang untuk membahas topik tertentu. Biasanya, meeting ini diadakan di lingkungan kerja. 
   ⁠
2. Apa perbedaan meeting dan rapat? 
   ⁠Tidak ada perbedaan antara meeting dan rapat. “Meeting” berasal dari bahasa Inggris yang berarti “rapat” atau “pertemuan” dalam bahasa Indonesia.  
   ⁠
3. Apa tujuan dari meeting? 
   ⁠Tujuan dari meeting bisa bermacam-macam, di antaranya: 
   ⁠- Menyelesaikan masalah 
   ⁠- Mengevaluasi pekerjaan 
   ⁠- Mengatur pembagian tugas 
   ⁠- Mengambil keputusan 
   ⁠- Merencanakan pengembangan profesional 
   ⁠
4. Apa saja jenis-jenis meeting? 
   ⁠Berikut beberapa jenis meeting yang umum dilakukan di perusahaan: 
   ⁠- Brainstorming mencari ide
   ⁠- One-on-one
   ⁠- Team building 
   ⁠- Sesi berbagi informasi dan ilmu
   ⁠- Pengambilan keputusan
   ⁠- Problem solving
   ⁠- Laporan status
   ⁠
5. Apa yang harus kita lakukan saat meeting? 
   ⁠Patuhi etika yang berlaku saat meeting. Misalnya, datang tepat waktu, tidak menginterupsi peserta lain, berpakaian sopan, dan mengikuti agenda. 
   
6. Apa langkah-langkah menjadwalkan meeting? 
   ⁠Langkah-langkah umum menjadwalkan berbagai jenis meeting adalah sebagai berikut: 
   ⁠1. Tentukan dulu agenda dan memiliki tujuan meeting
   ⁠2. Batasi jumlah peserta
   ⁠3. Tentukan jadwal dan tempat meeting
   ⁠4. Kirimkan undangan meeting ke seluruh peserta
   ⁠5. Persiapkan materi meeting
   ⁠6. Tunjuk satu orang untuk menjadi penanggung jawab
   ⁠
7. Aplikasi apa saja untuk meeting online? 
   ⁠Zoom Meeting adalah salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk meeting online. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex Meeting, dan Zoho Meeting.