Jenis Report di Dunia Kerja dan Cara Membuatnya

Poin utama: 

• Report kerja berfungsi sebagai alat komunikasi penting di perusahaan untuk menyampaikan data, hasil, dan rekomendasi secara objektif.
• Jenis laporan kerja berbeda-beda tergantung fungsi dan waktunya, mulai dari laporan keuangan, kegiatan, hingga evaluasi dan laporan tahunan.
• Format report yang baik mencakup halaman judul, kata pengantar, isi, penutup, hingga lampiran.
• Penyusunan report kerja yang efektif efektif dimulai dari menentukan tujuan, mengumpulkan data akurat, lalu menulisnya secara ringkas dan terstruktur.
• Kemampuan membuat report yang jelas dan kredibel mencerminkan profesionalitas dan tanggung jawab kerja. 

Laporan atau report menjadi salah satu alat komunikasi yang sangat penting dalam dunia kerja profesional.

Laporan digunakan untuk menyampaikan informasi, menganalisis data, serta memberikan rekomendasi kepada pihak yang berkepentingan.

Ada beragam jenis report di dunia kerja yang memiliki fungsi berbeda. Baik laporan mingguan, bulanan, hingga laporan proyek, setiap jenisnya harus disusun dengan format dan teknik yang tepat agar mudah dipahami.

Nah, artikel ini akan membahas berbagai jenis laporan di dunia kerja secara lengkap, mmulai dari manfaat, jenis, hingga cara menyusunnya agar efektif dan informatif. Pastikan kamu membaca sampai akhir, ya! 

• Apa Itu Report Pekerjaan?
• Jenis Report dalam Dunia Kerja
• Format Umum Report Pekerjaan
• Cara Membuat Report Kerja
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Report dalam Dunia Kerja

Apa Itu Report Pekerjaan?

Report atau laporan adalah dokumen yang disusun secara sistematis dan berisi rangkuman objektif terkait pekerjaan yang telah dilakukan.

Secara garis besar, laporan dibuat untuk menginformasikan, memandu, hingga jadi acuan dalam pengambilan keputusan. 

Adapun dikutip dari RIB Software, setiap laporan harus dibuat dengan menyesuaikan audiens dan tujuan bisnis tertentu. 

Artinya, isi maupun tujuan laporan dari divisi marketing tentu berbeda dengan laporan dari divisi general admin.

Meski begitu, penyusunannya harus didasarkan pada fakta dan data yang ada di lapangan. 

Manfaat report di dunia Kerja 

Penyusunan laporan bisa memberikan berbagai manfaat, seperti: 

1. Membantu pengambilan keputusan 

Dalam bisnis, membuat keputusan yang efektif tidak bisa asal mengandalkan intuisi atau situasi.

Baik staf maupun pimpinan, harus memiliki alasan kuat yang mendasari keputusan yang mereka buat agar bisa dipertanggungjawabkan. 

Cortex menekankan adanya laporan sangat membantu pengambilan keputusan secara logis dan akurat.

Misalnya, banyak digital marketing specialist yang menentukan strategi konten berikutnya dengan mengacu pada laporan performa akun perusahaan atau campaign tertentu. 

2. Meningkatkan komunikasi 

Laporan juga menjadi bentuk komunikasi organisasi atau perusahaan. Sebagai media komunikasi internal misalnya, pimpinan bisa mengetahui progres atau kendala suatu divisi melalui laporan kinerja.

Sedangkan sebagai media komunikasi eksternal, laporan membantu publik dan stakeholder memahami kondisi perusahaan secara periodik.

3. Meningkatkan akuntabilitas 

Laporan berkaitan erat dengan akuntabilitas perusahaan. Oleh sebab itu, semua informasi harus disampaikan secara transparan tanpa ada manipulasi.

Selain itu, laporan juga harus dibuat dengan menyertakan data-data pendukung yang tepat untuk menjaga kredibilitas. 

4. Memudahkan dokumentasi 

Akan aneh jika perusahaan tidak memiliki dokumentasi kegiatan atau kinerja secara keseluruhan, kan? Nah, di sinilah manfaat laporan untuk jangka panjang. 

Laporan dapat membantu memahami bagaimana rekam jejak suatu strategi atau campaign, hingga kondisi perusahaan secara keseluruhan di periode-periode sebelumnya.

Jika membutuhkan informasi penting, tinggal buka folder laporan tertentu. Lalu, putuskan langkah berikutnya secara objektif.

Jenis Report dalam Dunia Kerja  

Dalam penggunaannya, kamu bisa menemukan berbagai jenis laporan yang digunakan dalam dunia kerja. Berikut penjelasannya: 

Jenis report berdasarkan fungsi 

Kategori pertama adalah dokumen laporan yang dibuat dengan fungsi tertentu, yakni:

1. Laporan keuangan (neraca, laba rugi, arus kas) 

Penyusunan laporan keuangan ditujukan untuk menyajikan informasi terkait kondisi keuangan perusahaan.

Kamu bisa menjumpai beberapa jenis laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, serta arus kas. 

2. Laporan kegiatan 

Ada juga laporan kegiatan yang dibuat sebagai sarana untuk melaporkan pekerjaan yang sudah dilakukan dalam kurun waktu tertentu secara mendetail.

Contohnya adalah laporan proyek dan laporan perjalanan dinas. 

3. Laporan penelitian 

Laporan penelitian juga sering muncul di hampir semua industri mulai dari IT, farmasi dan kesehatan, manufaktur dan otomotif, hingga FMCG. 

Isi laporan penelitian berkaitan dengan aktivitas penelitian yang sedang atau sudah dilakukan.

Contohnya adalah laporan penelitian uji coba kinerja suatu alat atau makanan tertentu sebelum didistribusikan.

4. Laporan evaluasi 

Berikutnya, ada laporan evaluasi. Laporan ini dibuat dengan tujuan untuk menilai aktivitas atau kegiatan yang sudah atau sedang berlangsung.

Contohnya adalah laporan program dan laporan kinerja. 

5. Laporan teknis 

Terakhir ada laporan teknis. Laporan ini memuat informasi yang bersifat teknis secara rinci, sehingga dapat dievaluasi kembali. 

Di dalamnya, kamu dapat menjabarkan data terkait kemajuan, proses, atau hasil yang didapatkan. Contohnya adalah laporan analisis data dan spesifikasi produk. 

Jenis report berdasarkan waktu 

Sementara report berdasarkan waktu, mencakup: 

Laporan berkala (bulanan, triwulanan, tahunan) 

Laporan berkala adalah dokumen berisi rangkuman apa saja yang telah dilakukan pada waktu tertentu.

Laporan ini umumnya disusun secara bulanan, triwulan, atau tahunan. Berikut perbedaannya: 

• Bulanan (monthly report): Standar umum untuk laporan kinerja tim, keuangan, dan pemasaran.
• Triwulanan (wuarterly report): Sering digunakan untuk laporan keuangan resmi dan evaluasi strategis (Q1, Q2, Q3, Q4).
• Tahunan (annual report): Laporan paling komprehensif yang merangkum seluruh kinerja dalam satu tahun kalendar kerja. Laporan ini sering bersifat publik (Annual Report Perusahaan Terbuka). 

Baca juga: Brand Ambassador: Arti, Tanggung Jawab, dan Kisaran Gajinya 

Format Umum Report Pekerjaan

Dalam penyusunan report, kamu harus memperhatikan format atau struktur penulisan laporan pekerjaan dengan benar. 

Terdapat beberapa bagian yang harus disertakan dalam laporan, yakni:  

1. Halaman judul 

Halaman judul layaknya identitas utama sebuah laporan. Bagian ini memuat judul laporan yang ditulis secara singkat dan jelas, serta dapat mewakili isi keseluruhan laporan.

Selain judul laporan, beberapa hal yang juga harus dicantumkan dalam halaman judul adalah nama perusahaan, tanggal pembuatan, hingga nama penyusun. 

2. Kata pengantar 

Hampir setiap laporan pasti memuat kata pengantar. Bagian ini berisi uraian singkat mengenai latar belakang penyusunan laporan, tujuan penulisan, serta ucapan terima kasih kepada pihak yang terlibat.

Tak perlu dibuat terlalu panjang. Kamu dapat menyusunnya dalam dua atau tiga paragraf. 

3. Daftar isi 

Format report kerja yang baik pasti selalu memuat daftar isi di dalamnya. Komponen ini mencakup sub-judul beserta nomor halamannya.

Dengan adanya daftar isi, pembaca bisa lebih mudah dan cepat saat mencari informasi yang dibutuhkan dalam laporan.

Membuat daftar isi tidak sulit, kok! Dengan memanfaatkan fitur yang ada pada Microsoft Office atau software sejenis, kamu bisa mendapatkan halaman daftar isi secara otomatis.  

4. Pendahuluan 

Saat menulis laporan, kamu juga perlu memperhatikan bagian pendahuluan.

Pendahuluan dalam laporan berisi informasi terkait deskripsi latar belakang, tujuan penyusunan secara spesifik, hingga lingkup pekerjaan yang dilakukan.

5. Isi 

Ini dia inti dari sebuah laporan. Isi laporan memuat informasi utama yang sangat detail, mulai dari objektif sebuah kegiatan, strategi yang digunakan, durasi, hingga hasilnya.

Oleh karena itu, kamu perlu membuatnya dengan jelas dan mudah dipahami.  

Supaya komprehensif, pertimbangkan untuk menuliskan isi laporan dengan mencakup 5W+1H. Apa saja 5W+1H tersebut? Berikut contohnya:

• Kegiatan apa yang tengah atau sedang kamu lakukan?
• Di mana lokasi kegiatan tersebut berlangsung? 
• Kapan pelaksanaan kegiatan itu kamu lakukan?
• Siapa saja yang ikut serta dalam kegiatan?
• Kenapa kegiatan tersebut perlu kamu lakukan?
• Bagaimana kamu menjalankan aktivitas tersebut? 

Lewat penjabaran tersebut, kamu akan bisa memberikan penjelasan yang lengkap terkait isi laporan.  

6. Penutup 

Isi dari bagian penutup umumnya adalah ucapan terima kasih dari para penyusun laporan dengan disertai tanda tangan dan nama lengkap.  

Dalam beberapa contoh report kerja, kamu akan menjumpai adanya penjabaran tentang ringkasan dari isi laporan. Misalnya, apakah KPI sudah tercapai atau harus dievaluasi ulang.  

Sebagai tambahan, tak ada salahnya kalau kamu membubuhkan saran yang ditujukan kepada pihak terkait, atau informasi berkaitan dengan kendala selama kegiatan. 

7. Daftar pustaka 

Cara membuat report kerja yang baik juga membutuhkan referensi dari sumber kredibel untuk menunjang argumenmu. Kamu bisa memasukkan setiap referensi di bagian Daftar Pustaka ini. 

Penulisan daftar pustaka pun tak boleh sembarangan. Kamu harus mengikuti format baku dalam penulisannya, seperti format APA, Vancouver, atau Chicago Style, agar mudah dipahami oleh pembaca. 

8. Lampiran 

Format report yang lengkap pasti memiliki lampiran di bagian akhir. Lampiran menjadi pelengkap yang penting untuk mendukung isi laporan. 

Lampiran bisa berupa data-data pendukung, seperti dokumentasi kegiatan, foto produk, kuitansi, tabel data, dan sebagainya.

Baca Juga: Key Performance Indicator (KPI): Arti, Contoh, dan Cara Buatnya 

Cara Membuat Report Kerja

Sekarang, kamu sudah mengetahui format report kerja secara lengkap.

Meski contoh laporan banyak tersebar di internet, kamu tetap harus memahami dasar penyusunan laporan kerja agar tidak salah sasaran.

Lalu, bagaimana cara membuat report kerja yang benar? Cermati langkah-langkah berikut ini, ya: 

1. Tentukan tujuan laporan 

Langkah pertama adalah menetapkan tujuan dari laporan pekerjaan. Tujuan laporan harus selalu berorientasi pada apa yang ingin dicapai.

Misalnya, menyajikan kemajuan fisik proyek konstruksi per bulan dan mengidentifikasi potensi keterlambatan.

Dengan adanya tujuan yang jelas, laporan bisa terfokus pada informasi tertentu secara tepat dan objektif. 

2. Kumpulkan data yang relevan 

Jenis report di dunia kerja dalam bentuk apa pun harus disusun berdasarkan data yang akurat. Pasalnya, data berguna sebagai validasi argumen dan hasil kerja. 

Ingat, laporan tanpa data akurat hanyalah opini atau cerita. Jadi, siapkan data-data yang dibutuhkan secara lengkap di awal agar proses penyusunan laporannya lebih efisien. 

3. Susun kerangka laporan 

Setelah mengumpulkan data, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah mulai menyusun kerangka laporan. 

Layaknya menulis sebuah artikel, kerangka laporan sangat membantu kamu dalam memudahkan penulisan secara sistematis dan terstruktur. Alhasil, laporan yang dibuat tampak rapi dan terfokus. 

Misalnya, kamu ingin menyusun laporan kegiatan CSR perusahaan. Maka, kamu bisa membuat kerangka laporannya sebagai berikut:

• Info singkat terkait lokasi pelaksanaan CSR.
• Potensi yang ada di lokasi CSR.
• Aktivitas utama yang berlangsung pada CSR.
• Hasil kegiatan dari CSR. 

4. Menulis dengan jelas dan ringkas 

Setelah mendapatkan data dan kerangka laporan, selanjutnya tinggal tulis menjadi sebuah report utuh. 

Saat menulis laporan, pastikan untuk menggunakan kalimat yang lugas dan tidak bertele-tele. Gunakan bahasa dengan format tulisan yang baku. 

Pasalnya, laporan kamu bakal dibaca oleh berbagai pihak, mulai dari staf, petinggi perusahaan, hingga stakeholder.

Selain itu, pastikan tidak ada kesalahan penulisan di dalamnya, ya! 

5. Visualisasi data 

Tahapan berikutnya adalah terkait cara penyampaian data. Kamu bisa saja menuliskan data dalam bentuk yang sederhana, misalnya berupa tabel.

Namun, hal tersebut akan membuat laporan kamu tidak menarik dan kurang detail. Alhasil, orang akan enggan membacanya. 

Lalu, bagaimana cara agar laporan terlihat lebih menarik dan enak dibaca? Caranya sederhana. 

Kamu bisa memanfaatkan visualisasi data. Dengan begitu, kamu bisa menampilkan data secara mencolok dan dapat dengan mudah dipahami oleh orang yang membacanya. 

Ada banyak tools yang bisa kamu manfaatkan untuk kebutuhan visualisasi data. Kamu bisa menggunakan tool semacam Tableau, Microsoft Power BI, dan berbagai software sejenis lainnya.  

6. Memeriksa Kembali Kesalahan 

Tahapan terakhir yang tak boleh kamu lewatkan adalah melakukan review ulang atas laporan yang sudah dibuat.

Tahapan ini penting, dengan tujuan menghindari adanya kesalahan pada laporan yang dibuat.

Bisa saja, ada banyak kesalahan yang tidak disadari selama kamu menyusun report kerja. Misalnya, kesalahan dalam penyampaian data, kesalahan penggunaan data, atau kesalahan yang sepele berupa salah ketik.

Kesimpulan

Nah, sekarang kamu sudah paham dengan berbagai jenis report di dunia kerja dan cara pembuatannya, kan?

Dengan panduan di atas, kamu tidak akan mengalami kesulitan yang berarti dalam cara membuat report kerja sendiri.

Apalagi, saat ini sudah banyak template report atau laporan pekerjaan yang bisa kamu dapatkan di internet.

Aplikasi pembuat laporan, seperti Canva, Microsoft Word, atau Microsoft Power Point juga bisa membantu kamu untuk menyusun laporan dengan tampilan yang lebih menarik.  

Lebih dari itu, kemampuan menyusun laporan dengan baik adalah salah satu keterampilan penting yang dapat meningkatkan performa dan memberikan kesan positif di hadapan atasan.

Oleh karena itu, kamu perlu mempelajari cara membuat report kerja secara efektif.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Pertanyaan Seputar Report dalam Dunia Kerja  

1. Apa perbedaan antara laporan dan proposal?
   ⁠Laporan merupakan dokumen yang kamu susun setelah menyelesaikan sebuah kegiatan. Selain itu, laporan bisa juga kamu buat ketika ingin menyampaikan progres kerja atas sebuah proyek. 
   ⁠
   ⁠Berbeda dari laporan, proposal merupakan dokumen terkait pengajuan kegiatan yang belum diselenggarakan. Pembuatan proposal tersebut merupakan bagian dari tujuan kegiatan agar dapat dilaksanakan.
2. Apa saja kesalahan umum dalam membuat laporan?
   ⁠Ada berbagai kesalahan yang kerap terjadi dalam penyusunan laporan. Kesalahan yang paling utama adalah terkait penggunaan data. Kamu perlu memastikan kalau data yang dipakai punya relevansi tinggi dan akurat. 
   ⁠
   ⁠Selain itu, lakukan pengecekan ulang untuk setiap laporan pekerjaan yang sudah kamu buat. Tujuannya adalah sebagai sarana pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam dokumen tersebut.