Mengenal Flow dalam Dunia Kerja: Manfaat, Contoh, dan Cara Penerapannya

Flow kerja adalah aspek penting dalam pekerjaan di bidang apa pun. Pasalnya, elemen ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi di berbagai bidang, khususnya di dunia bisnis.

Tak hanya itu, flow kerja juga bisa membantu meminimalisir kesalahan dan membuat proses kerja lebih terstruktur.

Sebaliknya, perusahaan yang tidak memiliki flow kerja cenderung kesulitan dalam mencapai tujuan bersama. Tanpa alur kerja yang baik, tugas menjadi tidak terarah dan komunikasi pun kurang efektif.

Nah, dalam artikel ini, akan ada penjelasan lengkap soal flow kerja, mulai dari definisi, elemen utama, cara membangun, dan contoh penerapannya dalam dunia kerja. Yuk, kita pelajari bersama.

• Apa Itu Flow Kerja?
• Pentingnya Menerapkan Flow Kerja
• Elemen Utama dalam Flow Kerja
• Cara Membangun Flow Kerja yang Efektif
• Contoh Penerapan Flow Manajemen Alur Kerja di Berbagai Industri
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Flow Kerja

⁠Apa Itu Flow Kerja?

Flow kerja atau workflow adalah serangkaian sistem yang dirancang untuk menyelesaikan pekerjaan dari awal hingga akhir. Dalam bahasa Indonesia, flow kerja artinya alur kerja.

Kehadiran alur tentunya bisa membantu menciptakan urutan kerja dengan jelas. Ketika sebuah tugas dirancang menggunakan flow yang sistematis, kamu bisa tahu bagaimana pekerjaan dimulai, siapa yang terlibat, alat apa yang digunakan, dan kapan tugas tersebut harus selesai.

Umumnya, flow kerja digambarkan melalui diagram alur atau bagan untuk memudahkan visualisasi prosesnya.

Kamu bisa membuatnya dalam bentuk alur sederhana yang hanya melibatkan dua atau tiga langkah, hingga proses yang kompleks dengan banyak tahapan.

Untuk memastikan adanya konsistensi dalam setiap langkah, proses ini dilakukan secara berulang.

Alhasil, semua anggota tim akan tahu apa yang harus dilakukan pada setiap tahapan proses. Pada akhirnya, kegiatan operasional bisa berjalan dengan lancar dan efisien.

⁠Pentingnya Menerapkan Flow Kerja

Penerapan flow kerja menawarkan sejumlah manfaat bagi perusahaan dan karyawan. Flow kerja tidak hanya bisa membantu meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim, tetapi juga meminimalisir kesalahan.

Berikut ini beberapa tujuan pembuatan alur kerja:

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Umumnya, alur kerja disusun secara rapi dan sistematis dengan tujuan mengurangi human error.

Setiap anggota tim akan lebih mudah mengetahui perannya, langkah-langkah yang harus diambil, dan sumber daya yang diperlukan dengan memahami workflow.

Ketika tugas yang terdefinisi dengan baik, pekerjaan bisa dilakukan lebih cepat dan kesalahan akan berkurang. Pada akhirnya, efisiensi dan produktivitas kerja pun semakin meningkat.

Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi

Flow kerja juga bisa membantu menciptakan transparansi dalam tanggung jawab. Pasalnya, setiap karyawan atau anggota tim sudah mengetahui tugasnya dan kapan harus menyelesaikannya.

Hal itu tentunya sangat membantu meningkatkan kepercayaan dan kemandirian dalam tim. Ketika setiap anggota tim sudah memahami tanggung jawab masing-masing, atasan atau pemimin tim pada akhirnya tidak perlu melakukan micromanage.

Mempermudah kolaborasi

Untuk mencapai target perusahaan, setiap anggota tim perlu melakukan kerja sama dan kolaborasi. Untungnya, kamu bisa mencapai kolaborasi yang efektif dengan menerapkan alur kerja yang jelas.

Melalui workflow yang terstruktur, setiap anggota tim akan tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan dapat dengan mudah berkoordinasi. Alhasil, kolaborasi pun berjalan smooth dan lancar tanpa hambatan komunikasi.

Meminimalisir kesalahan

Dengan adanya standar yang diterapkan dalam setiap tahap alur kerja, kamu dan tim bisa mengurangi human error. Pasalnya, setiap proses telah dipetakan dengan jelas sesuai standar yang berlaku.

Bisa dibilang, alur kerja yang rapi memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas.

Meningkatkan kualitas pekerjaan

Ketika proses kerja berjalan tanpa banyak kesalahan, kualitas hasil pekerjaan pun akan meningkat.

Nah, untuk mencapai itu, kamu dan tim memerlukan flow kerja yang baik. Pasalnya, flow kerja bisa membantu kamu dan tim menyelesaikan setiap tahapan dengan presisi serta mempermudah evaluasi perbaikan secara berkala.

⁠Elemen Utama dalam Flow Kerja

Agar kamu bisa merasakan berbagai manfaat di atas, buatlah flow kerja yang tepat dan memenuhi berbagai elemen berikut ini:

Tahap-tahap dalam flow kerja

Workflow adalah sesuatu yang bersifat fleksibel. Artinya, kamu bisa menyesuaikan tahapan alur kerja sesuai kebutuhan tim atau perusahaan. Namun, alur kerja umumnya melibatkan tiga tahapan utama, yakni:

• Perencanaan: Tahap awal di mana semua strategi, tujuan, dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan disusun. Perencanaan yang matang akan meminimalisir risiko kesalahan selama eksekusi.
• Eksekusi: Tahap pelaksanaan tugas yang telah direncanakan. Pada fase inilah pekerjaan dilakukan sesuai dengan peran dan tanggung jawab yang sudah ditentukan.
• Peninjauan: Setelah tugas dieksekusi, perlu ada tahap peninjauan atau evaluasi. Hal itu ditujukan untuk menilai kualitas hasil kerja dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Penentuan peran dan tanggung jawab

Dalam setiap tahap alur kerja, penting untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab semua anggota tim.

Hal itu termasuk menjabarkan tugas spesifik yang harus diselesaikan oleh individu atau tim, serta memberikan deskripsi pekerjaan yang jelas.

Penentuan tugas dan tanggung jawab ini memastikan bahwa tidak ada pekerjaan yang terabaikan, dan setiap orang memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Penetapan alur dan timeline yang jelas

Selanjutnya, tetapkan alur dari setiap tugas yang telah ditentukan. Kamu bisa mulai merinci tugas mana yang harus dikerjakan lebih dulu dan seperti apa urutannya. Kemudian, berikan timeline yang jelas pada keseluruhan proses.

Tak ketinggalan, tetapkan batas waktu (deadline) untuk setiap tugas. Dengan memberikan timeline yang jelas, setiap anggota tim akan tahu kapan pekerjaan harus diselesaikan, sehingga proyek atau tugas bisa selesai tepat waktu.

Penggunaan alat dan teknologi yang tepat

Untuk mendukung efektivitas flow kerja, karyawan harus memiliki akses ke sumber daya yang tepat. Teknologi yang sesuai dapat mempermudah penyelesaian tugas dengan lebih cepat dan akurat.

Hal tersebut termasuk penggunaan teknologi atau software yang mendukung kolaborasi dan manajemen proyek, seperti platform manajemen proyek, alat komunikasi, atau data yang diperlukan.

Sistem monitoring dan evaluasi

Setelah tugas selesai, penting untuk melakukan monitoring dan evaluasi. Proses ini bertujuan untuk menilai kinerja dan hasil pekerjaan.

Evaluasi juga bisa membantu kamu dan tim mengidentifikasi aspek-aspek yang berhasil dan yang perlu ditingkatkan.

Dengan monitoring yang baik, kamu dan tim dapat melakukan perbaikan berkelanjutan untuk alur kerja di masa depan.

⁠Cara Membangun Flow Kerja yang Efektif

Dengan mempertimbangkan berbagai elemen flow kerja di atas, kini saatnya kamu membuat alur kerja sendiri. Perhatikan cara berikut ini untuk membangun flow kerja yang efektif:

Memetakan proses bisnis yang ada

Sebelum membuat alur kerja baru, kamu perlu memahami bagaimana alur kerja yang sudah berjalan di perusahaan. Bagaimana caranya? Mulailah dengan beberapa aspek berikut:

• Mengidentifikasi tahapan utama dalam proses.
• Merinci tugas-tugas dalam setiap tahap.
• Mencatat sumber daya yang digunakan untuk setiap tugas, seperti alat, teknologi, atau orang.
• Menentukan pihak yang bertanggung jawab atas setiap tugas dan perannya.

Dengan pemetaan ini, kamu dapat melihat keseluruhan proses dengan jelas dan menentukan area yang dapat ditingkatkan.

Mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki

Setelah memetakan proses, kamu akan dapat melihat area yang bermasalah atau tidak efisien. Identifikasi setiap hambatan atau masalah yang muncul dalam alur kerja, seperti:

• Tugas yang memakan waktu terlalu lama.
• Tahap yang tidak berjalan lancar.
• Kesalahan berulang yang terjadi.

Dengan mengidentifikasi masalah-masalah ini, kamu bisa lebih mudah menentukan langkah perbaikan yang dibutuhkan.

Menentukan tujuan dan target yang jelas

Setelah memahami alur kerja perusahaan, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan dan target yang jelas pada setiap area yang ini kamu perbaiki. Kamu bisa memulai tahapan kedua ini dengan Output seperti apa, sih, yang ingin kamu dapatkan dari perbaikan tersebut?

Untuk membantu kamu menentukan tujuan dan target, cobalah menggunakan metode SMART. Berikut penjelasannya:

• Specific (Spesifik): Tujuan harus jelas dan terfokus.
• Measurable (Terukur): Hasil perbaikan harus bisa diukur, baik dari segi waktu, biaya, atau kualitas.
• Achievable (Dapat Dicapai): Pastikan target yang ditentukan realistis dan bisa dicapai.
• Relevant (Relevan): Tujuan harus relevan dengan kebutuhan bisnis dan alur kerja.
• Time-bound (Berbatas Waktu): Tetapkan batas waktu kapan perbaikan harus diselesaikan.

Dengan menetapkan tujuan yang terukur, kamu akan lebih mudah memonitor kemajuan dan hasil dari perubahan yang dilakukan.

Memilih alat dan teknologi yang tepat

Langkah ketiga yang harus kamu lakukan adalah mencari tools atau teknologi pendukung alur kerja.

Saat ini, sudah tersedia banyak tool untuk mengotomasi alur kerja agar lebih efisien. Menurut data Kissflow, teknologi automasi mampu meningkatkan produktivitas kerja hingga 66%.

Berikut adalah contoh teknologi yang bisa meningkatkan efektivitas flow kerja:

• Software manajemen proyek: Trello, Asana, atau Monday.
• Alat otomatisasi tugas rutin: Zapier atau Kissflow.
• Platform kolaborasi dan komunikasi tim: Slack atau Microsoft Teams.

Dengan teknologi yang tepat, kamu bisa mengurangi beban manual, menghindari kesalahan, dan mempercepat penyelesaian tugas.

Melakukan sosialisasi dan melatih tim

Setelah flow kerja baru selesai dirancang, kamu wajib mengadakan pelatihan dan sosialisasi kepada seluruh tim. Pelatihan ini memastikan bahwa semua orang selaras dan mampu mengikuti alur dengan benar.

Kamu tidak perlu melatih semua anggota tim. Kamu bisa memilih 1-2 orang karyawan yang punya pengaruh dalam tim. Setelah itu, tugaskan mereka untuk memberi tahu alur kerja baru kepada seluruh anggota tim.

Dengan alur dari atas ke bawah, proses sosialisasi flow kerja baru akan lebih efektif. Namun, pastikan kamu tetap melakukan monitoring secara berkala untuk memastikan seluruh tim memahami alur kerja baru tersebut.

Memonitor dan mengevaluasi flow kerja secara berkala

Setelah implementasi, lakukan monitoring dan evaluasi secara teratur. Pada awalnya, evaluasi bisa dilakukan lebih sering, misalnya setiap bulan, untuk memastikan alur kerja berjalan sesuai harapan.

Adapun beberapa aspek yang bisa kamu nilai terkait efektivitas flow kerja adalah:

• Apakah pekerjaan selesai sesuai dengan waktu yang ditetapkan?
• Apakah ada hambatan baru yang muncul?
• Bagaimana performa karyawan dalam menjalankan flow kerja?

Jika alur kerja sudah mulai stabil, intensitas evaluasi bisa kamu kurangi menjadi 3-6 bulan sekali.

Melakukan penyesuaian dan perbaikan secara berkelanjutan

Terakhir, jangan lupa menganalisis hasil evaluasi agar kamu bisa melakukan penyesuaian yang tepat pada alur kerja. Cari tahu aspek apa saja yang memberikan performa baik dan mana yang masih kurang.

Proses ini disebut continuous improvement atau perbaikan berkelanjutan untuk menjaga agar alur kerja selalu relevan dan efisien.

Setelah itu, terapkan perubahan yang diperlukan agar flow kerja berkembang seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis.

⁠Contoh Penerapan Flow Manajemen Alur Kerja di Berbagai Industri

Agar kamu punya gambaran lebih jelas tentang penerapan alur kerja, berikut beberapa contoh flow kerja di berbagai industri:

Industri manufaktur

Perusahaan di industri manufaktur biasanya sering melakukan sales order. Umumnya, alur kerja berawal dari salesperson yang membuat pesanan untuk klien.

Alur ini dapat memastikan pesanan berjalan secara sistematis, mulai dari pesanan hingga pengiriman, serta menjaga transparansi dan akuntabilitas. Sebagai ilustrasi, berikut uraian flow-nya:

1. Salesperson membuat pesanan klien.
2. Pesanan didokumentasikan dalam sales order yang harus disetujui oleh manajer.
3. Setelah persetujuan, salesperson membawa dokumen tersebut ke klien untuk ditandatangani.
4. Invoice dikirim ke klien.
5. Setelah pembayaran diterima, perusahaan akan memproses dan mengirimkan barang.
6. Dokumen sales order disimpan untuk dokumentasi dan audit di masa depan.

Industri IT

Sebuah perusahaan e-commerce menerapkan alur kerja manajemen proses bisnis pengiriman barang untuk memastikan keamanan pembeli dan penjual. Flow kerjanya adalah sebagai berikut:

1. Pembeli melakukan pemesanan dan pembayaran melalui platform e-commerce.
2. Perusahaan memverifikasi pembayaran dan memproses transaksi.
3. Barang diambil dari gudang, dikemas, dan dikirim ke pembeli.
4. Status pengiriman dan pembayaran dipantau hingga barang sampai ke pembeli.

Alur kerja ini memastikan setiap transaksi terverifikasi, pengiriman barang tepat waktu, dan statusnya bisa dipantau. Dengan menerapkan flow kerja di atas, kepercayaan antara pembeli dan penjual akan terjaga.

Industri jasa

Salah satu perusahaan di industri jasa adalah bank. Ketika ada nasabah yang hendak membuka rekening baru, bank akan menjalankan rangkaian tugas yang berurutan, seperti berikut ini:

1. Setelah nasabah memberikan data identitas, bank akan melakukan verifikasi.
2. Jika terbukti cocok, barulah bank akan memproses pembukaan rekening baru.
3. Kemudian, bank juga akan mendokumentasikan catatan transaksi untuk keperluan audit.

Industri kreatif

Contoh flow kerja juga bisa kamu temukan di industri kreatif, seperti digital agency yang menyediakan jasa pembuatan konten digital.

Proses alur kerja produksi berawal ketika account executive (AE) memberikan brief klien kepada tim kreatif.

Kemudian, tim kreatif akan mempelajari brief tersebut dan membuat timeline pengerjaan konten.

Selanjutnya, AE akan menyerahkan timeline tersebut kepada klien. Setelah klien setuju, tim kreatif akan mulai membuat konten sesuai brief klien dan timeline yang disepakati.

Industri pendidikan

Alur kerja juga dapat menaikkan efisiensi kerja di industri pendidikan. Contohnya, universitas menyediakan layanan administrasi seperti registrasi, pencetakan transkrip nilai, legalisir dokumen, hingga informasi beasiswa.

Untuk memudahkan mahasiswa, universitas menyediakan platform online dengan alur kerja singkat. Mahasiswa hanya perlu request keperluan pada platform tersebut.

Setelah itu, universitas akan memprosesnya dalam 3-7 hari kerja. Untuk menjaga transparansi kerja, setiap progress akan ditampilkan pada platform online.

⁠Kesimpulan

Flow kerja adalah serangkaian sistem untuk menyelesaikan pekerjaan sejak awal hingga akhir. Biasanya, alur kerja terdiri dari tahapan perencanaan, eksekusi, dan peninjauan. Nah, setiap tahapan tersebut memiliki tugas-tugas yang lebih spesifik.

Adanya flow kerja sangat penting bagi perusahaan di industri apa pun. Sebab, flow kerja dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, hingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.

Selain itu, alur kerja yang rapi juga dapat mempermudah kolaborasi dan meminimalisir kesalahan. Alhasil, kualitas pekerjaan pun dapat meningkat.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Flow Kerja

1. Apa perbedaan antara flow kerja dan proses bisnis?
   ⁠Flow kerja adalah serangkaian sistem untuk menyelesaikan kerja sejak awal hingga akhir. Di lain sisi, proses bisnis adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan produk bisnis.
   ⁠
2. Bagaimana cara memilih alat flow kerja yang tepat?
   - ⁠Petakan alur kerja yang berlaku saat ini.
   ⁠- Identifikasi area yang perlu perbaikan.
   ⁠- Carilah tools yang dapat memenuhi kebutuhan perbaikan tersebut.
   ⁠- Bandingkan beberapa tools sekaligus untuk memastikan alat tersebut memiliki user interface yang mudah dinavigasi.
   ⁠- Pilih tools bersifat scalable agar bisa disesuaikan dengan skala kebutuhan bisnis.
   ⁠
3. Apa saja tantangan dalam menerapkan flow kerja?
   ⁠- Karyawan sulit menerima perubahan alur kerja.
   ⁠- Rumitnya integrasi alur kerja.
   ⁠- Isu privasi dan keamanan alur kerja.
   ⁠- Terbatasnya akses terhadap data analitik alur kerja.
   ⁠- Sulit menemukan perangkat flow kerja yang scalable.
   ⁠
4. Bagaimana cara memastikan flow kerja tetap efektif dan efisien dalam jangka panjang?
   ⁠- Monitor dan evaluasi alur kerja secara berkala.
   ⁠- Lakukan penyesuaian dan perbaikan alur kerja yang berkelanjutan.
   ⁠- Beri pelatihan dan sosialisasikan alur kerja kepada karyawan.
   ⁠- Terapkan automasi pada alur kerja
   ⁠- Gunakan cloud dan perangkat lunak manajemen alur kerja untuk kemudahan akses data.