Cara Membalas Panggilan Interview Kerja via WhatsApp, Email, dan Contohnya
Poin utama:
- Meski cara membalas undangan interview kerja di WhatsApp dan email berbeda, namun pesan yang disampaikan harus menunjukkan profesionalisme dan keseriusan.
- Gunakan bahasa yang sopan, jelas, terstruktur, dan hindari kata singkatan atau bahasa non-formal supaya tidak ada kesalahpahaman di antara kamu dan HRD.
- Ketika membalas lewat email, pastikan mengucapkan terima kasih, mengonfirmasi jadwal, dan menanyakan detail bila ada hal yang belum jelas.
- Jika ada bentrok jadwal interview, sampaikan permohonan maaf dan usulkan alternatif jadwal dengan disertai alasan yang jelas.
- Setelah jadwal interview disepakati, lakukan persiapan dengan memperbanyak latihan dan melakukan riset terkait perusahaan dan posisi.
Mendapatkan panggilan interview jadi salah satu tanda bahwa kamu sudah semakin dekat dengan pekerjaan impian.
Namun, bagaimana cara membalasnya dengan sopan dan profesional? Baik itu melalui WhatsApp, email, atau pesan teks, penting untuk menunjukkan ketertarikan dan keseriusanmu.
Dalam artikel ini, kamu bisa belajar cara membalas undangan interview via WhatsApp dan email dengan tepat, termasuk contoh yang bisa kamu gunakan sebagai panduan.
Siap untuk meninggalkan kesan positif? Yuk, pelajari sampai akhir!
- Pentingnya Membalas Panggilan Interview dengan Profesional
- Cara Membalas Panggilan Interview via WhatsApp
- Cara Membalas Panggilan Interview via Email
- Tips Sukses Menghadapi Panggilan Interview
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Cara Membalas Panggilan Interview Kerja
Pentingnya Membalas Panggilan Interview dengan Profesional
Cara membalas panggilan interview bisa mencerminkan profesionalitas, keseriusan, dan etika kerjamu, lho.
Dalam dunia kerja, komunikasi efektif adalah salah satu kunci penting kesuksesan karier profesional.
Pasalnya, HRD sangat menyukai kandidat yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Nah, kamu bisa menunjukkan soft skill ini sejak proses rekrutmen. Dengan membalas tawaran wawancara secara jelas dan formal, kamu bisa meninggalkan first impression baik di mata HRD sebagai kandidat yang kompeten.
Dilansir dari Robert Walters Singapore, menanggapi undangan interview dengan responsif dan sopan juga menunjukkan bahwa kamu menghargai kesempatan wawancara yang diberikan.
Dari sana, HRD bisa melihat seberapa besar antusiasme kamu terhadap posisi yang dilamar.
Umumnya, HRD mengirim tawaran interview kerja lewat WhatsApp dan email. Yuk, pelajari bagaimana membalasnya dengan tepat.
Cara Membalas Panggilan Interview via WhatsApp
Berikut beberapa cara yang harus kamu perhatikan saat membalas panggilan wawancara kerja di WhatsApp:
Gunakan bahasa yang sopan dan profesional
Awali pesan dengan sapaan dan salam, seperti “Halo”, “Selamat pagi”, atau “Selamat sore”.
Jika dalam Bahasa Inggris, kamu bisa menggunakan “Hello”, "Good Morning", "Good Afternoon”, “I appreciate your message”, atau “Hope this email finds you well.”
Sapaan dan salam menunjukkan sikap hormat kepada pewawancara. Jadi, hindari penggunaan bahasa informal atau kata-kata yang terkesan santai.
Selain itu, cobalah untuk mencocokkan nada dan gaya komunikasi pewawancara agar lebih terhubung.
Hindari menggunakan bahasa gaul atau singkatan
WhatsApp memang populer sebagai aplikasi chatting yang santai. Meski begitu, hindari penggunaan istilah gaul atau singkatan tidak formal saat membalas tawaran wawancara kerja, ya.
Ingat, profesionalitas dan reputasi seorang kandidat dinilai sejak tahap seleksi kerja.
Jadi, jangan sampai kamu menulis “You” menjadi “u”, “Bapak” menjadi “Bpk”, “Terima kasih” menjadi “Makasih”, ya.
Perhatikan tata bahasa dan tanda baca
Penting untuk memperhatikan tata bahasa dan tanda baca ketika kamu membalas pesan. Pastikan kalimat lengkap dan tidak ada kesalahan ketik.
Lalu, perhatikan juga penggunaan huruf kapital dan tanda baca yang tepat untuk meningkatkan kejelasan pesan.
Pesan yang jelas dan rapi dapat menunjukkan bahwa kamu orang yang memiliki skill komunikasi yang baik.
Gunakan emoji dengan bijak
Jika merasa perlu menambahkan emoji untuk menunjukkan kesopanan dan antusiasme , pastikan kamu menggunakannya seperlunya dan sesuai konteks.
Misalnya, gunakan emoji senyum atau dua tangan setelah ucapan terima kasih.
Kamu harus ingat, penggunaan emoji yang berlebihan saat membalas undangan wawancara bisa membuat pesan terkesan tidak serius.
Jadi, selalu prioritaskan isi pesan di atas elemen emosional yang tidak perlu, ya!
- Contoh balasan panggilan interview via WhatsApp
Meski kelihatannya mudah, nyatanya membalas undangan interview perlu hati-hati dan dipikirkan matang-matang.
Nah, supaya lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh menjawab panggilan interview via WhatsApp yang dapat kamu gunakan di berbagai situasi:
1. Contoh balasan konfirmasi
Pesan:
Selamat pagi, Ibu Sari. Terima kasih atas panggilan interview yang saya terima. Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya akan hadir pada jadwal yang telah ditentukan, yaitu Senin, 23 Februari 2026, pukul 10.00 WIB di kantor PT Cipta Inovasi. Saya sangat menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi yang saya lamar. Terima kasih!
2. Contoh balasan menanyakan detail interview
Pesan:
Selamat siang, Bapak Andi. Terima kasih atas undangan yang saya terima mengenai wawancara kerja di PT Cipta Inovasi. Jika berkenan, saya ingin menanyakan beberapa detail, seperti format wawancara dan siapa saja yang akan hadir dalam wawancara. Hal ini akan membantu saya mempersiapkan diri dengan lebih baik. Terima kasih atas bantuan dan informasinya!
3. Contoh balasan meminta penjadwalan ulang
Pesan:
Selamat sore, Ibu Rina. Terima kasih atas undangan interview di PT Cipta Inovasi. Sayangnya, saya memiliki komitmen yang tidak dapat ditinggalkan pada jadwal yang ditentukan.
Apakah mungkin untuk menjadwalkan ulang interview pada hari yang berbeda? Saya sangat berharap bisa berdiskusi mengenai kesempatan ini. Terima kasih banyak atas pengertian Anda!
4. Contoh balasan terima Kasih
Pesan:
Halo, Bapak Rudi. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk interview di PT Cipta Inovasi. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang telah Anda berikan. Saya siap untuk berdiskusi lebih lanjut dan berharap bisa memberikan kontribusi positif bagi tim. Sampai jumpa di wawancara!
Baca Juga: Apa Itu Event Organizer? Inilah Tugas dan Cara Kerjanya!
Cara Membalas Panggilan Interview Via Email
Beda medium, beda juga cara komunikasinya. Menurut Green API, email adalah medium komunikasi yang lebih formal dan terstruktur daripada WhatsApp atau Telegram di dunia kerja.
Jadi, cara membalas panggilan interview di email juga tidak sama seperti di WhatsApp.
Untuk menjawab panggilan interview via email, kamu perlu lebih responsif untuk menghindari late reply.
Pasalnya, ada puluhan email HRD yang masuk setiap harinya, serta tidak semua HRD memiliki kecepatan respon yang sama dalam email.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan saat membalas email panggilan interview:
Balas email sesegera mungkin
Setelah menerima email panggilan interview, penting untuk membalasnya sesegera mungkin. Idealnya, kamu harus membalas dalam waktu 24 jam setelah menerima email.
Fast response akan meningkatkan peluang kamu mendapat konfirmasi atau informasi lanjutan lebih cepat dari HRD.
Selain itu, dengan cara ini, kamu juga sudah menunjukkan antusiasme dan menghargai kesempatan yang diberikan.
Gunakan salam yang tepat
Memulai email dengan salam yang tepat menunjukkan kesopanan dan profesionalisme.
Jika kamu tahu nama pewawancara, gunakan sapaan seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama]”.
Jika tidak, kamu bisa gunakan sapaan umum seperti “Yth. Tim Rekrutmen” atau “Yth. Jabatan Penerima”.
Pastikan untuk menuliskan nama dengan benar dan menggunakan gelar yang sesuai jika diperlukan.
Ucapkan terima kasih atas kesempatan interview
Setelah salam pembuka, jangan lupa ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Ungkapkan rasa syukurmu karena sudah dipertimbangkan untuk posisi mengisi posisi di perusahaan.
Misalnya, kamu bisa menuliskan, “Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti interview di PT. Cipta Inovasi. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang diberikan”.
Konfirmasi jadwal dan tempat interview
Setelah mengucapkan terima kasih, langkah selanjutnya adalah mengonfirmasi kembali jadwal dan tempat interview yang telah ditentukan. Pastikan untuk mencantumkan informasi tersebut dalam email balasan.
Misalnya, kamu dapat menulis, “Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya akan hadir pada wawancara yang dijadwalkan pada [tanggal dan waktu] di [alamat lokasi], atau dalam bahasa Inggris: "I would like to confirm that I will attend the interview for the [posisi yang dilamar], scheduled on [tanggal dan waktu].”
Jika ada ketidakjelasan, ini juga menjadi kesempatan untuk menanyakan detail interview lebih lanjut.
Tanyakan hal-hal yang belum jelas
Jika ada hal-hal yang masih belum jelas mengenai proses interview, jangan ragu untuk menanyakannya dalam email. Hal ini menunjukkan bahwa kamu serius dan ingin mempersiapkan diri dengan baik.
Misalnya, kamu bisa bertanya tentang format wawancara, apakah itu akan dilakukan secara individu atau panel, dan siapa saja yang akan hadir.
Contoh pertanyaan yang bisa kamu ajukan adalah, “Apakah wawancara ini akan dilakukan secara langsung atau daring? Apakah ada materi yang perlu saya persiapkan sebelumnya?”
Tutup email dengan salam hormat
Di akhir email, tutup dengan salam hormat yang formal. Ini menandakan bahwa kamu menghargai proses komunikasi ini.
Kamu bisa menggunakan frasa seperti “Hormat saya”, atau “Salam hormat”, diikuti dengan nama lengkap.
Jika perlu, tambahkan informasi kontak di bawah namamu, seperti nomor telepon atau alamat email, untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
- Contoh balasan panggilan interview via email
Berikut adalah contoh balasan panggilan interview via email untuk berbagai situasi. Yuk, cermati tata bahasa dan strukturnya!
1. Contoh balasan konfirmasi interview
Jika kamu ingin mengonfirmasi kehadiran pada jadwal wawancara yang telah ditentukan, berikut adalah contoh email balasan yang bisa digunakan:
Subject: Konfirmasi Wawancara di PT Cipta Inovasi Yth. Ibu Sari (HRD PT Cipta Inovasi) Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti wawancara di PT Cipta Inovasi. Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang diberikan. Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya akan hadir pada wawancara yang dijadwalkan pada Rabu, 25 Februari 2026, pukul 09.00 WIB di kantor PT Cipta Inovasi di Jl. ABC No. 10, Jakarta. Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan ini. Saya sangat menantikan pertemuan dengan tim di PT Cipta Inovasi. Hormat saya, |
2. Contoh balasan meminta perubahan jadwal
Terkadang, jadwal interview yang ditentukan perusahaan mungkin bentrok dengan jadwal penting kamu lainnya.
Dalam hal ini, kamu bisa ajukan permohonan perubahan dengan sopan. Berikut adalah contohnya:
Subject: Permohonan Perubahan Jadwal Wawancara di PT Cipta Inovasi Yth. Ibu Sari, Terima kasih atas undangan wawancara untuk posisi Marketing Executive di PT Cipta Inovasi. Saya sangat menghargai kesempatan ini. Namun, saya ingin memberitahukan bahwa saya tidak dapat hadir pada jadwal yang telah ditentukan, yaitu Rabu, 25 Februari 2026, pukul 09.00 WIB, karena ada komitmen yang tidak dapat saya tinggalkan. Apakah ada kemungkinan untuk menjadwalkan ulang wawancara pada hari lain? Saya tersedia pada Kamis, 26 Februari 2026, atau Jumat, 27 Februari 2026, di waktu yang sama. Namun, saya tetap terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut terkait jadwal wawancara. Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap bisa segera mendapatkan kesempatan untuk berbincang dengan tim di PT Cipta Inovasi. Terima kasih atas pengertian Ibu. Saya menantikan balasan dari Ibu. Hormat saya, |
3. Contoh balasan untuk menanyakan detail wawancara
Ketika menerima undangan interview, terkadang masih ada beberapa detail mengenai wawancara yang belum jelas.
Jika kamu perlu menanyakan lebih lanjut, berikut adalah contoh balasan yang dapat kamu gunakan:
Subject: Pertanyaan Mengenai Wawancara di PT Cipta Inovasi Yth. Ibu Sari, Terima kasih banyak atas undangan untuk wawancara di PT Cipta Inovasi untuk posisi IT Support. Saya sangat menghargai kesempatan ini. Saya ingin mengonfirmasi kehadiran saya pada Rabu, 25 Februari 2026, pukul 09.00 WIB. Namun, saya juga ingin menanyakan apakah wawancara ini akan dilakukan secara langsung atau daring. Jika secara langsung, mohon informasi mengenai lokasi wawancara dan apakah ada dokumen yang perlu saya bawa? Saya sangat menantikan kesempatan ini dan berharap bisa memberikan yang terbaik dalam wawancara nanti. Hormat saya, |
4. Contoh balasan untuk mengonfirmasi prosedur wawancara
Jika ingin memastikan bahwa kamu telah memahami semua detail mengenai prosedur wawancara, berikut adalah contoh balasan yang sesuai:
Subject: Konfirmasi Prosedur Wawancara di PT Cipta Inovasi Yth. Ibu Sari, Terima kasih atas undangan wawancara di PT Cipta Inovasi. Saya sangat menghargai kesempatan untuk berbicara mengenai posisi Project Manager. Melalui email ini, saya ingin mengonfirmasi bahwa saya telah menerima informasi mengenai jadwal wawancara pada Rabu, 25 Februari 2026, pukul 09.00 WIB. Apakah ada hal khusus yang perlu saya persiapkan, seperti presentasi atau materi tertentu? Terima kasih atas perhatian Ibu. Saya sangat menantikan kesempatan ini dan siap untuk memberikan yang terbaik. Hormat saya, |
Tips Sukses Menghadapi Panggilan Interview
Menghadapi panggilan interview bisa jadi pengalaman yang menegangkan. Namun, di momen inilah kamu berkesempatan unjuk menunjukkan impresi positif. Jadi, persiapan yang tepat sangat diperlukan.
Berikut adalah beberapa tips sukses dalam interview kerja:
1. Persiapkan diri dengan baik
Persiapan adalah kunci untuk meningkatkan rasa percaya diri saat menghadapi interview.
Luangkan waktu untuk melakukan riset tentang perusahaan, termasuk visi, misi, dan nilai-nilai yang mereka anut.
Cari tahu juga informasi deskripsi pekerjaan agar kamu dapat dengan mudah menjawab pertanyaan dan menjelaskan bahwa kamu adalah kandidat yang tepat.
Berlatih wawancara dengan menjawab pertanyaan umum, seperti “Ceritakan tentang diri Anda” atau “Apa kelebihan dan kekurangan Anda?” juga sangat membantu.
Semakin matang persiapan, kamu akan merasa makin nyaman dan percaya diri saat wawancara.
2. Datang tepat waktu
Terlambat datang wawancara bisa memberikan kesan buruk di mata pewawancara. Jadi, usahakan untuk tiba di lokasi wawancara setidaknya 10-15 menit lebih awal.
Jika wawancara dilakukan secara virtual, pastikan kamu sudah masuk ke platform yang ditentukan beberapa menit sebelum jadwal.
Datang lebih awal saat wawancara merupakan upaya menghargai waktu semua pihak.
Berbagai masalah teknis yang mungkin muncul tiba-tiba saat wawancara daring juga bisa diatasi tanpa mengganggu jadwal.
Lebih daripada itu, kamu juga jadi punya kesempatan untuk menenangkan diri dan mental sebelum wawancara dimulai.
3. Berpakaian rapi dan sopan
Penampilan pertama sangat penting untuk membuat kesan positif. Jadi, pastikan kamu mengenakan pakaian yang sopan, rapi, dan sesuai dengan budaya perusahaan.
Untuk posisi profesional seperti teller bank, customer service, atau sekretaris, pakaian formal seperti jas atau blazer bisa jadi pilihan yang aman. Pastikan pakaian yang kamu kenakan bersih dan rapi, ya!
Jika kamu ragu, lebih baik berpakaian sedikit lebih formal daripada terlalu santai.
Penampilan yang baik akan menunjukkan bahwa kamu serius dan menghargai kesempatan tersebut.
4. Bawa dokumen penting
Siapkan salinan dokumen penting yang mungkin diperlukan selama wawancara, seperti CV, surat lamaran, dan portofolio jika relevan. Membawa berkas tersebut menunjukkan bahwa kamu terorganisir dan siap.
Selain itu, bawa juga daftar pertanyaan yang ingin kamu tanyakan kepada pewawancara.
Inisiatif itu tidak hanya membantu kamu mengingat pertanyaan yang ingin diajukan, tapi juga menunjukkan bahwa kamu aktif dan terlibat dalam proses wawancara.
5. Tunjukkan antusiasme
Pewawancara sering mencari kandidat yang antusias pada posisi yang dilamar. Jadi, jangan ragu menunjukkan ketertarikanmu terhadap perusahaan dan peran yang ditawarkan.
Ekspresikan minatmu dengan bahasa tubuh yang positif, seperti tersenyum, menjaga kontak mata, dan bersikap terbuka.
Antusiasme yang tulus dapat membantu kamu menonjol di antara kandidat lain dan membuat kesan positif yang mendalam.
6. Follow up setelah interview
Setelah wawancara, penting untuk mengirimkan email atau pesan terima kasih kepada pewawancara. Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan sampaikan kembali minatmu untuk posisi tersebut.
Email setelah wawancara menunjukkan profesionalisme dan dapat mengingatkan pewawancara tentang kamu di tengah banyak kandidat lainnya.
Ketika melakukan follow up setelah interview, jangan ragu untuk mencantumkan poin-poin spesifik yang dibahas selama wawancara untuk menekankan komitmenmu terhadap posisi tersebut.
Kesimpulan
Ketika membalas panggilan interview, pastikan kamu menunjukkan etika, antusiasme, dan kesan positif kepada HRD dengan menggunakan bahasa yang sopan, profesional, dan jelas.
Selain itu, jangan lupa untuk mempersiapkan diri dengan baik sebelum wawancara agar kamu dapat menjawab pertanyaan dengan percaya diri.
Ingat, setiap wawancara adalah kesempatan untuk belajar dan berkembang. Jadi, tetaplah positif dan terbuka untuk pengalaman baru.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Baca Juga: Budgeting: Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Contoh Melakukannya
Pertanyaan Seputar Cara Membalas Panggilan Interview
- Apa yang harus saya lakukan jika tidak bisa hadir pada jadwal interview yang sudah ditentukan?
Jika kamu berhalangan hadir pada jadwal interview yang sudah ditentukan, segera hubungi pihak perusahaan. Sampaikan permohonan maaf dan jelaskan mengapa kamu tidak bisa hadir.
Setelah itu, usahakan untuk mengusulkan jadwal alternatif sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan ulang sesi interview. Kecepatan dan kejelasan komunikasi menunjukkan profesionalisme dan ketertarikanmu pada posisi tersebut. - Bagaimana cara memperkenalkan diri dalam email balasan?
Dalam email balasan, penting untuk memperkenalkan diri dengan jelas dan singkat. Mulailah dengan menyapa penerima email, kemudian nyatakan nama lengkap kamu dan posisi yang kamu lamar.
Misalnya, “Halo [Nama Penerima], saya [Nama Kamu], pelamar untuk posisi [Nama Posisi]”.
Selanjutnya, ungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan sampaikan bahwa kamu sangat menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut tentang posisi tersebut. Dalam Bahasa Inggris, kamu bisa menggunakan istilah "I look forward to hearing from you soon". - Bagaimana cara membalas panggilan interview jika tidak tertarik dengan posisi tersebut?
Jika kamu menerima panggilan interview tetapi tidak tertarik dengan posisi tersebut, tetap balas secara profesional. Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
Setelah itu, sampaikan bahwa setelah mempertimbangkan dengan matang, kamu memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi untuk posisi tersebut. Jangan lupa, pastikan untuk menjaga hubungan baik, karena kamu tidak pernah tahu kapan peluang lain mungkin muncul di masa depan. - Apa yang harus dilakukan jika jadwal interview bentrok?
Jika jadwal interview kamu bentrok dengan kegiatan lain, penting untuk segera menghubungi perusahaan dan menjelaskan situasimu. Setelah itu, usahakan untuk menawarkan beberapa alternatif waktu yang bisa kamu hadiri.
Sebagai contoh, kamu bisa mengatakan, “Saya minta maaf atas ketidaknyamanan ini, tetapi saya memiliki komitmen lain pada waktu yang telah dijadwalkan. Apakah memungkinkan untuk menjadwalkan ulang interview pada hari lain?” Respons cepat dan komunikasi yang baik akan menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu mereka dan tetap tertarik pada kesempatan yang ada.
