10+ Contoh Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, SP3

Image by KamranAydinov on Freepik

Mendapatkan surat peringatan (SP) dari tempat kerja tentu bisa menimbulkan kekhawatiran. Hal tersebut sangatlah wajar, apalagi menerima SP bisa berdampak pada gaji dan tunjangan yang akan kamu terima.

Biasanya, surat peringatan dikeluarkan secara bertahap, mulai dari SP 1, SP 2, dan SP 3. Tujuannya untuk memberikan kesempatan kepada karyawan tersebut agar bisa memperbaiki kesalahannya.

Memang, seperti apa bentuk surat peringatan karyawan dan bagaimana cara menyikapi saat mendapatkannya? Kali ini Jobstreet akan memberikan contoh surat peringatan karyawan, meliputi SP 1, SP 2, serta SP 3. Yuk, pelajari selengkapnya supaya kamu bisa menyiapkan diri!

• Apa Itu Surat Peringatan?
• Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
• Contoh Surat Peringatan 2 (SP 2)
• Contoh Surat Peringatan Karyawan 3 (SP 3)
• Fungsi Surat Peringatan Karyawan
• Faktor Penyebab Karyawan Dapat Surat Peringatan Kerja
• Langkah yang Harus Diambil Setelah Menerima Surat Peringatan Karyawan
• Cara Menanggapi Surat Peringatan dengan Profesional
• Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Setelah Menerima SP
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Surat Peringatan

Apa Itu Surat Peringatan?

Sederhananya, surat peringatan (SP) adalah pemberitahuan tertulis dari pihak perusahaan untuk menegur pegawai yang melanggar kebijakan di tempat kerja.

Karyawan bisa menerima surat tersebut jika menunjukkan perilaku yang tidak profesional, seperti melanggar peraturan, prosedur, atau ketentuan yang berlaku di tempat kerja.

Fungsinya sebagai peringatan formal yang ditujukan agar karyawan menyadari kesalahannya. Melalui SP, karyawan diberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya.

Itulah mengapa surat peringatan umumnya akan diberikan secara bertahap, mulai dari SP 1 (peringatan pertama), SP 2 (peringatan kedua), dan SP 3 (peringatan terakhir).

Jika setelah SP 3 karyawan tetap tidak menunjukkan perbaikan, perusahaan dapat mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)

Berikut adalah empat contoh surat SP1 untuk berbagai macam pelanggaran:

1. Contoh surat peringatan karyawan karena keterlambatan

PT Acme Corp

Jl. Pahlawan No. 45, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 005/SP1/HRD/VI/2024

Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)

Lampiran: -

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi terhadap kedisiplinan kerja Anda di PT Acme Corp, kami mencatat bahwa selama bulan Juni 2024, Anda telah terlambat hadir ke kantor sebanyak 3 kali, yaitu pada tanggal 3, 7, dan 10 Juni 2024.

Perilaku tersebut melanggar aturan yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan Pasal 8 tentang Kedisiplinan, yang mewajibkan seluruh karyawan hadir tepat waktu sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan.

Dengan ini, kami memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) sebagai teguran resmi. Kami berharap Anda dapat segera memperbaiki kedisiplinan kerja dan mematuhi aturan yang berlaku di perusahaan.

Apabila keterlambatan terus berulang atau tidak ada perbaikan dalam 30 hari ke depan, perusahaan akan mempertimbangkan tindakan disipliner lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kami berharap surat peringatan ini dapat menjadi dorongan bagi Anda untuk lebih disiplin dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.

Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

PT Acme Corp

2. Tidak hadir tanpa pemberitahuan

PT. MAJU JAYA ABADI

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 006/SP1/HRD/VI/2024

Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Dengan hormat,

Kami mencatat bahwa Anda tidak hadir tanpa pemberitahuan pada tanggal 5 dan 9 Juni 2024. Ketidakhadiran tanpa pemberitahuan tersebut dapat mengganggu operasional dan koordinasi tim, yang berdampak pada produktivitas dan kelancaran kerja di perusahaan.

Melalui Surat Peringatan 1 (SP1) ini, kami mengingatkan Anda untuk selalu memberitahukan ketidakhadiran kepada atasan langsung atau bagian HRD sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan. Kedisiplinan dalam memberikan informasi terkait absensi sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

Kami berharap Anda dapat segera memperbaiki hal ini dan tidak mengulanginya di masa mendatang. Apabila dalam 30 hari ke depan tidak ada perubahan atau terjadi pelanggaran berulang, maka perusahaan akan mempertimbangkan pemberian Surat Peringatan 2 (SP2) atau tindakan disipliner lainnya.

Harap perhatian Anda untuk hal ini demi kelancaran operasional perusahaan.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

PT. Maju Jaya Abadi

3. Mengabaikan tugas

PT. BERBICARA JUJUR

Jl. Kejujuran No. 123, Bandung

Telepon: (022) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 007/SP1/HRD/VI/2024

Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah menerima laporan bahwa Anda beberapa kali mengabaikan tugas yang diberikan oleh atasan pada minggu lalu. Sikap ini tidak sesuai dengan standar kerja yang diharapkan oleh perusahaan dan dapat berdampak pada kinerja tim serta pencapaian target perusahaan.

Melalui Surat Peringatan 1 (SP1) ini, kami berharap Anda dapat lebih meningkatkan tanggung jawab dalam menjalankan tugas, serta menyelesaikan pekerjaan yang diberikan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan arahan dari atasan.

Kami mengingatkan bahwa jika dalam 30 hari ke depan tidak ada perbaikan atau terdapat pelanggaran serupa, perusahaan akan mempertimbangkan pemberian Surat Peringatan 2 (SP2) atau tindakan disipliner lainnya sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.

Hormat kami,

[Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

4. Penyalahgunaan fasilitas perusahaan

PT. MUSIM SEMI LAGI

Jl. Kesetiaan Raya No. 123, Surabaya

Telepon: (031) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 008/SP1/HRD/VI/2024

Perihal: Surat Peringatan 1 (SP1)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami menemukan bahwa Anda telah menggunakan komputer kantor untuk keperluan pribadi selama jam kerja pada beberapa kesempatan. Tindakan ini melanggar kebijakan penggunaan fasilitas perusahaan yang telah ditetapkan, dan dapat mengganggu produktivitas serta kinerja operasional perusahaan.

Oleh karena itu, melalui Surat Peringatan 1 (SP1) ini, kami berharap Anda lebih bijaksana dalam menggunakan fasilitas perusahaan dan mengikuti aturan yang berlaku demi menjaga profesionalisme dan efisiensi kerja.

Kami mengingatkan bahwa jika pelanggaran ini kembali terjadi atau tidak ada perbaikan dalam 30 hari ke depan, maka perusahaan berhak untuk memberikan Surat Peringatan 2 (SP2) atau tindakan disipliner lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Anda.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

Contoh Surat Peringatan 2 (SP 2)

Di bawah ini adalah berbagai contoh surat peringatan karyawan SP 2:

1. Keterlambatan yang berulang

PT Acme Corp

Jl. Pahlawan No. 45, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 001/SP2/HRD/VI/2024

Perihal: Surat Peringatan 2 (SP2)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Surat Peringatan 1 (SP1) yang telah kami berikan pada tanggal [tanggal SP1], kami mencatat bahwa Anda masih terus mengalami keterlambatan hadir ke kantor dalam periode berikutnya. Keterlambatan ini terjadi pada 12, 15, dan 20 Juli 2024.

Perilaku ini bertentangan dengan Peraturan Perusahaan Pasal 8 tentang Kedisiplinan dan dapat memengaruhi kinerja tim serta operasional perusahaan secara keseluruhan.

Melalui Surat Peringatan 2 (SP2) ini, kami menegaskan bahwa Anda harus segera memperbaiki sikap dan disiplin dalam mengikuti jam kerja. Oleh sebab itu, perusahaan memberikan teguran berupa pemotongan tunjangan kinerja Anda untuk bulan Juli.

Kami berharap Anda dapat lebih bertanggung jawab dan memberitahukan absensi sesuai prosedur. Jika keterlambatan berulang ini masih terjadi dalam 30 hari ke depan, perusahaan akan mempertimbangkan tindakan disipliner lebih lanjut, yang bisa berupa pemotongan gaji atau pemutusan hubungan kerja.

Kami berharap Anda dapat menjadikan surat ini sebagai peringatan serius untuk meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas.

Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT Acme Corp

Tembusan:

HRD

2. Tidak hadir tanpa pemberitahuan

PT. MAJU JAYA ABADI

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 010/SP2/HRD/VII/2024

Perihal: Surat Peringatan 2 (SP2)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) kepada Anda pada tanggal 12 Juni 2024 terkait ketidakhadiran tanpa pemberitahuan. Namun, kami mencatat bahwa pada tanggal 2 dan 8 Juli 2024, Anda kembali tidak hadir tanpa pemberitahuan.

Dengan Surat Peringatan 2 (SP2) ini, kami mengingatkan bahwa ketidakhadiran tanpa pemberitahuan mengganggu operasional perusahaan dan memengaruhi kinerja tim secara keseluruhan. Oleh sebab itu, kami terpaksa melakukan pemotongan gaji dan tunjangan kinerja Anda untuk bulan Juli sebesar 40%.

Kami berharap Anda dapat lebih bertanggung jawab dan selalu memberitahukan absensi sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan. Jika ketidakhadiran tanpa pemberitahuan ini terus berlanjut, kami akan mempertimbangkan tindakan disiplin lebih lanjut, yang dapat mencakup pemotongan gaji tambahan, penempatan pada posisi yang lebih rendah, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.

Kami berharap Anda dapat segera memperbaiki sikap dan disiplin dalam menjalankan tugas di perusahaan.

Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT. Maju Jaya Abadi

Tembusan:

HRD

Arsip

3. Mengabaikan tugas

PT. BERBICARA JUJUR

Jl. Kejujuran No. 123, Bandung

Telepon: (022) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 011/SP2/HRD/VII/2024

Perihal: Surat Peringatan 2 (SP2)

Lampiran: -

Kepada,

Yth. [Nama Karyawan]

Jabatan: [Jabatan Karyawan]

Divisi: [Divisi Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) kepada Anda pada tanggal 12 Juni 2024 terkait pengabaian tugas yang diberikan. Namun, kami kembali menemukan bahwa Anda masih mengabaikan tugas pada minggu pertama Juli 2024. Hal ini tentu saja bertentangan dengan standar kerja yang diharapkan oleh perusahaan.

Melalui Surat Peringatan 2 (SP2) ini, kami berharap Anda dapat meningkatkan tanggung jawab dan menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik dan tepat waktu. Selain itu, sebagai tindakan disipliner, kami akan memotong tunjangan dan bonus kinerja Anda untuk bulan Juli sebesar 45%.

Jika dalam 30 hari ke depan tidak ada perubahan atau terdapat pelanggaran serupa, perusahaan akan mempertimbangkan tindakan disiplin lebih lanjut, termasuk kemungkinan pemutusan hubungan kerja.

Kami sangat mengharapkan perbaikan dari Anda demi kelancaran operasional perusahaan dan kerjasama yang lebih baik.

Atas perhatian dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT. Berbicara Jujur

4. Penyalahgunaan Fasilitas Perusahaan

Image by katemangostar on Freepik

PT. MUSIM SEMI LAGI

Jl. Kesetiaan Raya No. 123, Surabaya

Telepon: (031) 12345678

Email: [email protected]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 kepada Anda pada tanggal 12 Juni 2024 karena menggunakan komputer kantor untuk keperluan pribadi selama jam kerja. Namun, kami masih menemukan Anda mengulangi pelanggaran tersebut pada tanggal 2 dan 7 Juli 2024.

Dengan pemberian Surat Peringatan 2 ini, kami berharap Anda dapat lebih bijaksana dalam menggunakan fasilitas perusahaan. Sebagai peringatan, kami juga memotong tunjangan kinerja Anda untuk bulan Juli sebanyak 50%.

Jika penyalahgunaan ini berlanjut, kami akan mempertimbangkan tindakan disiplin lebih lanjut.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.

Hormat kami,

[Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

Contoh Surat Peringatan Karyawan 3 (SP 3)

Surat Peringatan 3 adalah peringatan terakhir yang diberikan kepada karyawan. Jika tidak ada perbaikan dalam waktu 6 bulan, perusahaan dapat mengambil langkah hukum, termasuk PHK.

Berikut adalah contoh-contoh surat peringatan karyawan tingkat terakhir dengan teguran dan sanksi yang lebih serius:

1. SP 3 Karena Terlalu Sering Terlambat

PT Acme Corp

Jl. Pahlawan No. 45, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 013/SP3/HRD/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3) dan Pemutusan Hubungan Kerja

Lampiran: -

Yth,

[Nama Karyawan]

[Bagian/Departemen]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan SP1 pada tanggal 12 Juni 2024 dan Surat Peringatan SP2 pada tanggal 12 Juli 2024 terkait keterlambatan berulang. Namun, hingga saat ini, kami mencatat bahwa Anda masih terlambat hadir ke kantor pada tanggal 1, 4, dan 8 Agustus 2024.

Melalui Surat Peringatan SP3 ini, kami mengingatkan bahwa ketidakdisiplinan waktu yang terus berulang tidak dapat diterima dan merupakan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan terkait kedisiplinan kerja. Meskipun telah diberikan dua peringatan sebelumnya, Anda masih belum menunjukkan perbaikan yang signifikan.

Oleh karena itu, perusahaan dengan berat hati memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan Anda, efektif per tanggal 31 Agustus 2024.

Kami menyampaikan terima kasih atas kerjasama dan kontribusi yang telah diberikan selama bekerja di PT Acme Corp. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, dan semoga sukses selalu menyertai langkah Anda ke depannya.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT Acme Corp

Tembusan:

HRD

2. Tidak hadir tanpa pemberitahuan

PT. MAJU JAYA ABADI

Jl. Merdeka No. 123, Jakarta

Telepon: (021) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 014/SP3/HRD/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3) dan Pemutusan Hubungan Kerja

Lampiran: -

Yth,

[Nama Karyawan]

[Bagian/Departemen]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 pada tanggal 12 Juni 2024 dan Surat Peringatan 2 pada tanggal 12 Juli 2024 terkait ketidakhadiran tanpa pemberitahuan. Namun, Anda kembali tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan pada tanggal 2 dan 9 Agustus 2024.

Melalui Surat Peringatan 3 (SP3) ini, kami menegaskan bahwa ketidakhadiran tanpa pemberitahuan yang terus berlanjut sangat mengganggu operasional perusahaan dan merupakan pelanggaran serius terhadap peraturan perusahaan serta perjanjian kerja yang telah disepakati. Ketidakhadiran ini tidak hanya berdampak negatif pada produktivitas tim, tetapi juga melanggar prinsip kedisiplinan yang berlaku di perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan dengan berat hati memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) efektif per tanggal 31 Agustus 2024.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi Anda selama bekerja di PT. Maju Jaya Abadi, dan kami berharap kesuksesan menyertai Anda di masa depan.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT. Maju Jaya Abadi

Tembusan:

HRD

3. Mengabaikan tugas

PT. BERBICARA JUJUR

Jl. Kejujuran No. 123, Bandung

Telepon: (022) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 015/SP3/HRD/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3) dan Pemutusan Hubungan Kerja

Lampiran: Bukti Pengabaian Tugas

Yth,

[Nama Karyawan]

[Bagian/Departemen]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 pada tanggal 12 Juni 2024 dan Surat Peringatan 2 pada tanggal 12 Juli 2024 terkait dengan pengabaian tugas. Namun, kami masih mendapati bahwa Anda kembali mengabaikan tugas yang diberikan pada minggu pertama dan kedua Agustus 2024. Bersama ini, kami lampirkan bukti terkait pengabaian tugas tersebut.

Melalui Surat Peringatan 3 (SP3) ini, kami menegaskan bahwa mengabaikan tugas tidak dapat diterima dan telah mengganggu kinerja tim serta operasional perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Anda efektif per tanggal 31 Agustus 2024.

Kami menghargai kontribusi Anda selama bekerja di PT. Maju Jaya Abadi, dan kami berharap kesuksesan menyertai Anda di masa mendatang.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT. Maju Jaya Abadi

Tembusan:

HRD

Arsip

4. Penyalahgunaan Fasilitas Perusahaan

PT. MUSIM SEMI LAGI

Jl. Kesetiaan Raya No. 123, Surabaya

Telepon: (031) 12345678

Email: [email protected]

Nomor: 016/SP3/HRD/VIII/2024

Perihal: Surat Peringatan 3 (SP3) dan Pemutusan Hubungan Kerja

Lampiran: Bukti Penyalahgunaan Fasilitas Perusahaan

Yth,

[Nama Karyawan]

[Bagian/Departemen]

Alamat: [Alamat Karyawan]

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 pada tanggal 12 Juni 2024 dan Surat Peringatan 2 pada tanggal 12 Juli 2024 terkait penyalahgunaan fasilitas perusahaan. Namun, kami masih menemukan bahwa Anda menggunakan komputer kantor untuk keperluan pribadi pada tanggal 3 dan 7 Agustus 2024. Terlampir bukti penggunaan fasilitas tersebut sebagai dasar penerbitan surat ini.

Dengan Surat Peringatan 3 (SP3) ini, kami menegaskan kembali pentingnya menggunakan fasilitas perusahaan sesuai dengan perjanjian kerja dan peraturan perusahaan yang berlaku. Karena penyalahgunaan fasilitas yang terus berulang ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, kami memutuskan untuk memutus hubungan kerja dengan Anda efektif per tanggal 31 Agustus 2024.

Kami berterima kasih atas kontribusi yang telah Anda berikan selama bekerja di PT. MUSIM SEMI LAGI dan berharap Anda sukses dalam karier masa depan.

Hormat kami,

[Nama Atasan Langsung]

Jabatan: [Jabatan Atasan]

PT. MUSIM SEMI LAGI

Fungsi Surat Peringatan Karyawan

Ingin tahu mengapa perusahaan menerbitkan surat peringatan kerja? Berikut adalah alasan selengkapnya:

Sebagai teguran resmi

SP berfungsi sebagai teguran resmi dari perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran.

Dokumen ini menjadi bentuk komunikasi resmi dari perusahaan. Dengan adanya surat ini, perusahaan secara formal telah menunjukkan perhatian atas terjadinya kesalahan. Karyawan pun diberikan kesempatan agar kesalahan tidak diulangi.

Bukti pelanggaran

Dalam surat peringatan juga mendokumentasikan detail kejadian, kronologi, dan sifat pelanggaran yang terjadi. Bukti ini penting sebagai dasar untuk tindakan lebih lanjut.

Jika karyawan mengulangi pelanggaran yang sama atau terjadi sengketa di kemudian hari, SP menjadi bukti yang sah.

Bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan disiplin

Jika terjadi pelanggaran berulang, surat peringatan menjadi bahan pertimbangan atas keputusan lanjutan. Artinya, SP yang telah diterbitkan sebelumnya menjadi dasar dalam pengambilan keputusan untuk tindakan disiplin yang lebih tegas.

Hal tersebut termasuk memberikan sanksi lebih berat atau tindakan disipliner lain seperti penundaan kenaikan gaji, pemotongan bonus, atau bahkan pemutusan hubungan kerja (PHK) jika pelanggaran terus berlanjut.

Pencegahan pelanggaran di masa depan

Ketika menerima SP, karyawa diharapkan lebih berhati-hati dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Melalui surat teguran, karyawan diharapkan menyadari kesalahannya dan memperbaiki perilakunya.

Teguran tertulis ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih disiplin. Menurut Forbes, perilaku tidak profesional di tempat kerja bisa menimbulkan kerugian hingga 20 miliar dolar bagi perusahaan. Pada akhirnya, peringatan ini sangat diperlukan untuk menjaga kinerja dan reputasi perusahaan.

Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja dan Cara Membuatnya

Faktor Penyebab Karyawan Dapat Surat Peringatan Kerja

Mengingat SP adalah alat yang sangat penting, maka penerbitannya pun tak bisa sembarangan. Ada beberapa alasan mengapa seorang karyawan bisa menerima surat tersebut dari perusahaan.

Berikut faktor penyebabnya karyawan bisa dapat SP agar kamu bisa menghindarinya:

Indisipliner

Indisipliner adalah salah satu alasan paling umum seorang karyawan mendapat SP.

Sering terlambat tiba di tempat kerja, tidak hadir tanpa pemberitahuan, atau menggunakan waktu kerja untuk keperluan pribadi adalah contoh tindakan yang memicu peringatan. Ketidakdisiplinan ini mengganggu operasional dan dapat menurunkan produktivitas tim.

Pelanggaran kebijakan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan internal yang harus ditaati oleh semua karyawan. Melanggar kebijakan ini merupakan pelanggaran serius yang bisa berujung pada pemberian SP.

Beberapa hal yang termasuk pelanggaran kebijakan perusahaan seperti memulai bisnis sampingan yang melibatkan kompetitor atau membocorkan informasi rahasia perusahaan ke pihak luar.

Kinerja dan perilaku tidak profesional

Karyawan yang menunjukkan kinerja buruk atau perilaku tidak profesional tentu bisa berujung SP.

Beberapa contohnya seperti mengabaikan tugas, menggunakan bahasa kasar atau tidak pantas, serta tidak sopan terhadap atasan dan rekan kerja. Perilaku seperti ini mengganggu suasana kerja dan dapat merusak hubungan di tempat kerja.

Tidak patuh terhadap atasan

Sejumlah perusahaan juga bisa menerbitkan SP pada karyawannya yang tidak mematuhi atasan. Menolak arahan atau mengabaikan perintah atasan dapat dianggap sebagai pelanggaran disiplin yang berpotensi merugikan tim dan proyek yang sedang berjalan.

Jadi, kalau kamu tak mau menerima SP, pastikan kamu melakukan tanggung jawab pekerjaanmu, ya!

Penyalahgunaan fasilitas perusahaan

Fasilitas yang disediakan oleh perusahaan seperti komputer, kendaraan, atau alat-alat kerja lainnya hanya boleh digunakan untuk keperluan pekerjaan. Penyalahgunaan fasilitas untuk kepentingan pribadi atau tidak sesuai aturan dapat memicu peringatan resmi.

Maka dari itu, kalau kamu mendapatkan fasilitas perusahaan, jangan sampai menggunakannya untuk hal-hal di luar pekerjaan.

Langkah yang Harus Diambil Setelah Menerima Surat Peringatan Karyawan

Apa yang harus kamu lakukan kalau kamu menerima surat peringatan di tempat kerja? Tetap tenang, dan lakukan langkah-langkah ini:

Baca surat dengan seksama

Segera setelah mendapatkan peringatan, bacalah isinya dengan teliti.

Pastikan kamu memahami alasan mengapa surat tersebut diberikan dan apa saja yang perusahaan harapkan dari karyawan yang bersangkutan.

Evaluasi diri

Kalau kamu sudah selesai membaca surat, lakukan evaluasi diri. Pikirkan kembali tindakan atau perilaku yang menyebabkan kamu menerima surat tersebut.

Jujurlah pada diri sendiri tentang apa yang perlu kamu perbaiki.

Diskusi dengan atasan atau HRD

Kemudian, segera jadwalkan pertemuan dengan atasan langsung atau HRD. Diskusikan surat yang kamu terima dan minta klarifikasi jika ada hal yang belum jelas. Jangan lupa tanyakan apa saja langkah konkret yang bisa kamu ambil untuk memperbaiki kesalahanmu.

Simpan semua dokumen terkait

Pastikan kamu menyimpan semua dokumen penting yang terkait dengan penerbitan SP ini.

Dokumen tersebut meliputi surat peringatan, asesmen dari atasan, hasil kinerja, dan catatan dari setiap pertemuan untuk referensi di masa depan. Dengan demikian, kamu bisa mengikuti langkah-langkah yang diharapkan.

Rencanakan tindakan perbaikan

Image by rawpixel.com on Freepik

Berikutnya, tentukan langkah-langkah spesifik yang akan kamu ambil untuk memperbaiki kesalahanmu dan meningkatkan kinerjamu.

Sampaikan rencana karier kamu kepada atasan atau HRD untuk memastikan bahwa kamu berada di jalur yang benar.

Fokus pada pekerjaan

Jika kamu sudah menetapkan rencana perbaikan, fokuslah pada pekerjaanmu. Tunjukkan bahwa kamu serius dalam memperbaiki diri dan berkomitmen untuk bekerja lebih baik.

Jaga etos kerja dan teruslah berusaha memberikan yang terbaik dalam setiap tugas yang kamu kerjakan.

Cara Menanggapi Surat Peringatan dengan Profesional

Bisakah kamu menanggapi surat teguran karyawan? Ya, asalkan dengan profesional. Pastikan kamu menerapkan tips-tips berikut, ya!

Tetap tenang dan tidak reaktif

Ketika menerima surat ini, usahakan tetap tenang dan jangan reaktif. Hindari menunjukkan emosi negatif seperti marah atau kesal.

Sebagai gantinya, ambil waktu sejenak untuk merenung dan berpikir jernih sebelum memberikan tanggapan.

Memberi tanggapan tertulis

Setelah membaca surat dengan seksama, buat tanggapan tertulis yang profesional. Dalam tanggapan tersebut, akui kesalahan jika memang benar terjadi dan sampaikan rencana perbaikan yang akan kamu lakukan.

Namun, kalau ada hal yang kamu rasa kurang adil atau tepat, sampaikan juga dalam tanggapan tersebut dengan sopan dan jelas.

Mengikuti prosedur banding, jika diperlukan

Bagaimana kalau kamu merasa bahwa peringatan tersebut tidak adil? Cek kembali apakah perusahaan memiliki prosedur banding.

Ikuti prosedur mengajukannya dengan mengumpulkan bukti yang mendukung posisi kamu, lalu sampaikan kepada pihak yang berwenang.

Mencari dukungan dan konsultasi

Terakhir, kamu bisa meminta bantuan dari rekan kerja, atasan lain, atau HRD yang kamu percaya. Diskusikan situasi kamu dan minta saran tentang langkah terbaik yang bisa kamu ambil agar kamu bisa bersikap dengan lebih objektif.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Setelah Menerima SP

Sebaliknya, berikut adalah berbagai reaksi dan tindakan yang tidak boleh kamu lakukan saat mendapatkan SP dari perusahaan:

• Reaktif atau emosional
  ⁠Kalau kamu merespons peringatan dengan emosional, hal ini bisa memperburuk situasi. Sebab, reaksi yang berlebihan bisa membuatmu terlihat kurang profesional. Jadi, tetap tenang dan pikirkan langkah yang lebih bijaksana.
• Tidak berbicara dengan atasan atau HRD
  ⁠Lupa berdiskusi dengan atasan atau HRD setelah menerima peringatan adalah sebuah kesalahan. Alasannya, komunikasi langsung bisa membantu kamu memahami permasalahan dengan lebih jelas dan menunjukkan bahwa kamu berkomitmen untuk memperbaiki diri.
• Tidak memberi tanggapan dengan segera
  ⁠Menunda-nunda untuk memberi tanggapan terhadap peringatan adalah kesalahan lain yang harus dihindari. Sebab, kebiasaan ini bisa menunjukkan bahwa kamu tidak peduli dengan profesionalisme di tempat kerja dan kurangnya rasa tanggung jawabmu sebagai karyawan.
• Tidak melakukan evaluasi
  ⁠Jika kamu tidak melakukan evaluasi diri setelah menerima peringatan, kamu akan sulit mengetahui apa yang perlu diperbaiki. Akibatnya, kamu akan lebih berisiko mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.

Kesimpulan

Surat peringatan (SP) karyawan adalah alat yang sangat penting bagi perusahaan dalam menjaga disiplin, memperbaiki kinerja, dan mencegah masalah lebih lanjut. Tak hanya sebagai teguran, SP juga sebagai dokumen resmi yang mendokumentasikan pelanggaran dan sebagai alat pencegahan agar karyawan tidak mengulangi kesalahan.

Meskipun mungkin terdengar negatif, menerima SP bukanlah akhir dari perjalanan kariermu. Sebagai karyawan, kamu bisa menjadikan SP sebagai peringatan awal untuk meningkatkan diri.

Jika ditanggapi dengan bijak, SP bisa menjadi kesempatan untuk mengevaluasi kinerja, memperbaiki perilaku, dan membuktikan bahwa kamu dapat tumbuh dari kesalahan.

Namun, kalau kamu memutuskan untuk mencari peluang baru, manfaatkan fitur pencarian kerja di Jobstreet by SEEK.

Untuk mempermudah, kamu bisa mengakses website atau aplikasi Jobstreet by SEEK di App Store dan Play Store untuk mencari lowongan kerja sekaligus mengisi profil pencarian kerja untuk melamar pekerjaan.

Terakhir, jangan lupa untuk terus mengembangkan soft skill seperti komunikasi, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja dalam tim. Dengan soft skill yang baik, kamu akan lebih mudah beradaptasi dan sukses di berbagai lingkungan kerja.

Yuk, temukan lebih banyak artikel seputar tren dunia kerja di rubrik Tips Karier!

Pertanyaan Seputar Surat Peringatan

1. Kapan Surat Peringatan dapat digunakan?
   ⁠Surat ini bisa diterbitkan setelah seorang karyawan melakukan pelanggaran kebijakan perusahaan atau menunjukkan sikap yang kurang profesional.
2. Siapa yang berhak membuat Surat Peringatan?
   ⁠HRD dan atasan langsung seperti supervisor atau team leader berhak membuat surat untuk peringatan kerja.
3. Bagaimana cara menanggapi Surat Peringatan?
   ⁠Pertama, tetaplah tenang dan teliti isi surat tersebut secara objektif. Lalu, berikan tanggapan tertulis yang sopan dan jelas tentang pengakuanmu dan hal-hal yang kamu rasa kurang adil.
   ⁠Terakhir, sampaikan tanggapan tersebut kepada HRD atau atasan, dan buat rencana untuk meningkatkan performa kamu di tempat kerja.
4. Apakah surat peringatan memiliki kekuatan hukum?
   ⁠Ya, dilansir dari Hukum Online, surat ini dapat mendasari pemutusan hubungan kerja berdasarkan ketentuan Undang-undang Cipta Kerja terbaru.