Panduan dan Contoh Minutes of Meeting yang Wajib Diketahui!

Minutes of meeting adalah catatan tertulis resmi dari sebuah kegiatan rapat. Minutes of meeting (MoM) biasanya berisi pernyataan tentang masalah yang dibahas pada saat rapat dan tanggapan atau keputusan terhadap masalah tersebut, serta daftar peserta yang hadir dalam rapat. Isinya bukan catatan kata demi kata (transkrip) dari rapat yang dilakukan, melainkan ringkasan poin-poin penting dari seluruh pembahasan rapat.

Dilansir dari AllBussiness.com, minutes of meeting ini penting dibuat setiap rapat. Gunanya adalah untuk perlindungan hukum terhadap keputusan yang diambil saat rapat, menyediakan catatan mengenai detail rapat yang dilakukan, dapat dijadikan tolok ukur kemajuan dari suatu proyek, dan menyatakan kepemilikan dari hasil vote, tugas, dan keputusan.

Minutes of meeting biasanya dibuat saat rapat dan setelah itu dibagikan ke peserta rapat. Pembuatan minutes of meeting biasanya dilakukan oleh sekretaris, tapi tidak jarang anggota tim diberi tugas ini juga. Oleh karena itu, sebuah keterampilan penting untuk dipelajari sehingga seseorang dapat menjadi peserta aktif dalam rapat.

Kunci untuk mencatat minutes of meeting secara efektif terletak pada seberapa baik kamu melakukan persiapannya. Kamu harus memilih alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik. Jika kamu masih pemula, kamu tentu saja akan membutuhkan contoh  minutes of meeting dan panduan pembuatannya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang diikuti oleh contoh dalam membuat minutes of meeting yang bisa kamu pelajari.

Sebelum Rapat Dimulai

• Gunakan Minutes of Meeting Sebelumnya sebagai Referensi atau Template

Referensi dibutuhkan untuk mulai menulis minutes of meeting supaya kamu tahu bagaimana cara penulisannya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika tidak ada minutes of meeting sebelumnya, mintalah salinan dari sekretaris departemen lain. Tiru format salinan yang sudah kamu dapatkan dan isi judul masalah yang akan dibahas. Setiap perusahaan mungkin memiliki format berbeda dalam pembuatan minutes of meeting, berikut adalah struktur minutes of meeting yang umum digunakan.

• Heading–Nama komite (atau unit bisnis), tanggal, lokasi, dan waktu dimulainya rapat.
• Peserta–Nama orang yang memimpin rapat beserta nama semua orang yang menghadiri rapat (termasuk tamu) dan mereka yang absen.
• Persetujuan dari minutes of meeting sebelumnya–Catatan tentang apakah minutes of meeting sebelumnya telah disetujui dan apakah ada perbaikan yang dilakukan.
• Item tindakan–Laporan tentang setiap topik yang dibahas dalam rapat. Ini dapat mencakup urusan yang belum selesai dari pertemuan sebelumnya. (Untuk setiap item, catat subjek diskusi, nama orang yang memimpin diskusi, dan keputusan apa pun yang mungkin telah dicapai.)
• Pengumuman–Laporan tentang pengumuman apa pun yang dibuat oleh peserta, termasuk item agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya.
• Pertemuan Berikutnya–Catatan tentang di mana dan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan.
• Waktu selesai–Catatan waktu berakhirnya rapat.
• Tanda tangan–Nama orang yang membuat minutes of meeting dan tanggal penyerahannya.

• Tentukan Caramu Mencatat Minutes of Meeting

Jika kamu lebih suka pakai cara konvensional, kamu bisa memilih untuk memakai pulpen dan kertas. Namun, jika kamu lebih nyaman pakai cara yang lebih modern, pakailah teknologi yang tersedia seperti laptop, tablet, atau handphone. Tanyakan juga kepada atasanmu untuk memastikan apakah mereka setuju dengan caramu atau ingin kamu menggunakan cara lain. Jika kamu memilih mencatat menggunakan gadget, pastikan bahwa alat pencatatmu bisa berfungsi dengan baik dan bisa langsung backup file yang sedang dikerjakan. Siapkan juga pulpen dan kertas untuk berjaga-jaga bila ada masalah teknis.  

• Bacalah Agenda Rapat Terlebih Dahulu

Membaca agenda rapat sebelum mulai rapat akan memberikanmu bayangan tentang apa saja yang akan dibahas saat rapat. Buatlah outline berdasarkan agenda rapat yang akan dilakukan. Sisakan ruang-ruang kosong yang cukup untuk menulis pembahasan rapat. Hal ini bisa membuat pekerjaanmu jadi lebih mudah dan bisa membuatmu lebih cepat mencatat.

Saat Rapat Berlangsung

• Siapkan Daftar Hadir

Kamu butuh daftar semua peserta yang hadir saat rapat untuk dicatat dalam minutes of meeting. Selain itu, daftar hadir juga dibutuhkan agar kamu bisa mengetahui siapa saja yang datang dan berbicara pada saat rapat berlangsung. Ini juga bisa mencegah situasi canggung ketika kamu tidak tahu nama-nama peserta rapat.

• Catat Waktu Rapat

Catatlah jam dimulainya rapat hingga jam rapat selesai. Hal ini diperlukan untuk mengetahui berapa lama rapat berlangsung. Selain itu, kamu juga bisa bertugas sebagai time keeper yang memastikan agar pembahasan tidak molor dan keluar jalur. Kamu bertanggung jawab untuk mengingatkan bahwa ada agenda lain yang belum dibahas dan masih harus didiskusikan.

• Catat Gagasan Utama Saja

Kamu tidak perlu mencatat semua komentar dan perkataan yang dikatakan oleh peserta rapat. Cukup catat garis besar dan ide-ide utama yang muncul pada pembahasan saja. Perlu diketahui bahwa minutes of meeting sebaiknya dibuat dengan singkat, yang penting poin-poin pentingnya dapat tersampaikan dengan jelas.

Catat juga semua keputusan-keputusan penting yang dibuat pada saat rapat. Jika ada keputusan yang ditunda hingga rapat berikutnya, catat juga hal ini ke dalam minutes of meeting. Kesepakatan dan ketidaksepakatan yang terjadi juga harus kamu catat.

• Minta Klarifikasi Jika Ragu

Jangan takut untuk meminta klarifikasi atau penjelasan ulang jika kamu ragu tentang apa yang sedang disampaikan saat rapat agar minutes of meeting yang kamu buat berisi informasi-informasi yang benar dan tidak misleading.

• Bersifat Objektif

Dalam membuat minutes of meeting, kamu tidak boleh bersifat subjektif dan bias. Semua pembahasan yang dibahas saat rapat harus ditulis apa adanya, kamu tidak perlu memberikan interpretasi terhadap pembahasan tersebut.

Setelah Rapat Selesai

• Rapikan Minutes of Meeting yang Dibuat Selama Rapat

Setelah selesai, segeralah tuliskan minutes of meeting ke dalam format yang lebih rapi. Cantumkan tanggal, waktu, dan tempat rapat selanjutnya di akhir minutes of meeting yang kamu buat. Periksa kembali semua ejaan yang ada, pastikan bahwa semua ejaan yang kamu tulis sudah ditulis dengan benar. Jangan lupa untuk menuliskan nama perusahaan, nama-nama dan jabatan peserta rapat, jenis rapat, dan tujuannya. Jangan ragu untuk meminta peserta lain untuk memeriksa minutes of meeting yang telah kamu buat. Mereka akan memberi tahumu jika ada sesuatu yang kamu lewatkan secara tidak sengaja.

• Buat Highlight

Highlight semua poin utama yang dibahas pada saat rapat, terutama keputusan-keputusan mengenai suatu kegiatan yang disepakati. Selain itu, beri highlight juga untuk nama-nama yang ditugaskan untuk keputusan tersebut dan tenggat waktu yang ditetapkan untuk setiap kegiatan. Hal ini membantu agar minutes of meeting lebih mudah dan lebih cepat dibaca.

• Buat Akses yang Mudah Untuk Minutes of Meeting yang Telah Dibuat

Jika kamu membagikan minutes of meeting tersebut sebagai dokumen elektronik di folder jaringan bersama atau di penyimpanan online, kamu juga harus menyertakan file rapat terkait lainnya di folder yang sama untuk memudahkan orang lain di perusahaan dalam mengakses file tersebut.

Di bawah ini adalah contoh minutes of meeting yang bisa kamu tiru.

Nah, itu lah panduan membuat minutes of meeting beserta contohnya. Membuat minutes of meeting bukanlah tugas yang sulit jika kamu melakukan persiapan yang tepat sebelumnya. Teruslah berlatih dengan menerapkan panduan dan melihat contoh di atas agar kamu bisa lebih andal dalam membuat minutes of meeting. 

Jangan lupa update profil JobStreetmu dan cantumkan skill notulensi atau menulis MoM. Update secara berkala setiap kamu memperoleh pengalaman dan skills baru sebelum melamar pekerjaan.

Temukan pekerjaan impian yang #BebasDrama di JobStreet! 

Kunjungi juga laman Tips Karir untuk lebih banyak informasi dan tips tentang dunia kerja. 

Download aplikasi JobStreet di Google Play Store atau Apple App Store untuk mempermudah akses JobStreet kapan pun dan di mana pun.

Tentang SEEK di Asia 

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Di Asia, SEEK beroperasi dengan brand JobStreet dan JobsDB, platform ketenagakerjaan terbesar di Asia dan pilihan utama bagi kandidat dan perusahaan. SEEK menarik lebih dari 500 juta kunjungan per tahun di enam pasar yang dioperasikannya, yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, dan Thailand.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Pada tahun 2022, SEEK diakui sebagai salah satu dari Australia’s Top Ten Places to Work in Tech dalam penghargaan AFR BOSS Best Places to Work. Tahun ini, SEEK merayakan 25 tahun membantu warga Australia menjalani kehidupan kerja yang lebih memuaskan dan produktif.