10 Contoh Email Resign: Format, Tips, dan Cara Buatnya
Menulis email resign bisa jadi sesuatu yang menantang, terutama bagi yang belum pernah melakukannya.
Pasalnya, email resign bukan hanya soal pemberitahuan terkait keputusan pengunduran diri dari tempat kerja. Namun, email resign juga memengaruhi kesan yang akan kamu tinggalkan di perusahaan.
Melalui email resign yang baik, kamu tidak hanya meninggalkan kesan postif dan profesional, tapi juga bisa membuka pintu kesempatan karier pada masa depan.
Sebaliknya, kamu akan mengalami kerugian jika menulis email resign dengan format yang salah. Salah satu kerugian yang bisa muncul ketika salah menulis email resign adalah kehilangan relasi atau networking.
Lantas, bagaimana cara mengirim surat resign melalui email? Apa saja kata-kata yang harus kamu tuliskan dalam body email surat resign? Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama!
- Pentingnya Membuat Email Resign yang Baik
- Format Email Resign
- Cara Membuat Email Resign
- Contoh Email Resign Profesional
- Tips Membuat Email Pengunduran Diri yang Baik
- Apa yang Harus Dilakukan Setelah Mengirim Email Resign?
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Contoh Email Resign
Pentingnya Membuat Email Resign yang Baik
Email perpisahan resign kerja lebih dari sekadar pesan pengumuman pengunduran diri. Pesan elektronik tersebut juga menyimpan beberapa fungsi berikut ini:
Menjaga hubungan baik dengan perusahaan
Mengirim email pengunduran diri dengan format yang tepat dan baik bisa membantumu menjaga hubungan baik dengan mantan perusahaan.
Kamu juga bisa menghindari perselisihan atau kesalahpahaman yang tidak perlu. Dengan hubungan yang terjaga baik, peluang kerja sama di masa depan pun terbuka lebar.
Menunjukkan profesionalisme
Email resign adalah cerminan etika kerja dan profesionalisme kamu. Dengan email resign kerja yang baik, kamu telah menjaga reputasi baik di mata perusahaan.
Selain itu, email yang kamu kirimkan juga bisa menjadi contoh bagi karyawan lain yang ingin resign di lain waktu.
Memudahkan proses transisi
Dalam email pengajuan resign, kamu wajib menulis tanggal pengunduran diri agar perusahaan punya waktu cukup untuk mencari pengganti dan melakukan transisi.
Jangan lupa juga menyertakan seluruh dokumen penting yang diperlukan untuk mempermudah proses pergantian. Dengan demikian, kamu akan akan meninggalkan kesan positif dan profesional karena ikut membantu dalam proses transisi.
Format Email Resign
Agar email pengunduran diri bisa tersampaikan secara efektif, kamu perlu membuatnya dengan baik dan benar. Berikut format penulisan email resign yang bisa kamu ikuti:
Subjek email yang jelas dan profesional
Ketika membuat email resign, kamu wajib menulis subjek dengan jelas. Adanya subjek dapat memberikan informasi secara langsung sehingga mudah dikenali oleh penerima.
Berikut contoh penulisannya yang benar: Pengunduran Diri - [Nama] - [Jabatan]
Salam pembuka yang sopan
Awali email pemberitahuan pengunduran diri dengan salam pembuka yang sopan. Selain untuk menunjukkan rasa hormat kepada penerima, salam pembuka juga berfungsi untuk membuka komunikasi dengan cara baik.
Paragraf pembuka yang menyatakan niat untuk mengundurkan diri
Dalam paragraf pembuka, sampaikan secara tugas dan jelas niatmu untuk mengundurkan diri dari perusahaan.
Berikut contoh penulisan yang bisa kamu ikuti: “Dengan email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi [jabatan] di [nama perusahaan].”
Tanggal efektif pengunduran diri
Contoh email resign yang baik pasti mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri. Jadi, jangan sampai kamu melewatkan bagian ini, ya.
Berikan informasi jelas tentang tanggal efektif kamu akan berhenti kerja di perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bisa mengatur proses transisi dan pengunduran diri kamu dengan efektif.
Ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang diperoleh
Selanjutnya, sampaikan apresiasi dan terima kasih atas kesempatan yang telah perusahaan berikan. Ucapan apresiasi dan terima kasih itu tidak hanya membantu kamu meninggalkan kesan posifit, tapi juga untuk menjaga hubungan baik yang sudahterjalin.
Contoh penulisannya bisa seperti: “Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan selama bekerja di PT XYZ.”
Penawaran untuk membantu proses transisi
Berikutnya, jangan lupa tawarkan bantuan terkait proses transisi dalam body email. Tunjukkan kesediaan untuk membantu perusahaan dalam proses peralihan tugas.
Inisiatif itu secara tidak langsung menunjukkan bahwa kamu punya dedikasi dalam pekerjaan. Untuk memperkuat inisiatif, kamu juga bisa menyiapkan seluruh dokumen penting yang diperlukan untuk keperluan masa transisi.
Salam penutup yang formal
Terakhir, tutup body email surat resign dengan salam yang sopan, formal, dan profesional. Contohnya seperti: “Demikian surat pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.”
Tanda tangan digital
Karena email resign merupakan surat atau dokumen resmi, kamu wajib membubuhkan tanda tanga digital. Jangan lupa juga untuk menulis nama lengkap dan jabatan di bawah tanda tangan kamu, ya.
Cara Membuat Email Resign
Kini, saatnya kamu membuat email resign kerja berdasarkan format yang telah disebutkan. Berikut cara mengirim surat resign melalui email secara profesional:
1. Buat draf email
Tidak perlu terburu-buru dalam menulis email pengunduran diri. Buatlah draft-nya terlebih dulu sesuai format yang telah dijelaskan di atas. Hal ini berguna untuk menghindari kesalahan penulisan kalimat dan tanda baca.
2. Kirim email ke pihak yang tepat
Sebelum mengirim email resign, cek kembali draft email yang telah kamu buat. Jika semuanya sudah sesuai, kirimkan email tersebut ke pihak yang tepat.
Biasanya, email resign ditujukan kepada atasan langsung. Selain itu, kamu juga bisa mengirimkan salinan email kepada HRD.
3. Konfirmasi secara lisan
Setelah mengirim email perpisahan resign kerja, jadwalkan pertemuan tatap muka dengan atasan untuk membahas pengunduran diri KAMU secara lebih lanjut.
Diskusikan berbagai hal penting seperti tanggal terakhir kerja, proses serah terima tugas, hingga pengembalian aset kantor.
4. Siapkan dokumen pendukung
Terakhir, cetak email yang sudah kamu kirim sebagai surat pengunduran diri resmi.
Kemudian, jangan lupa mengurus dan mengumpulkan semua dokumen pribadimu yang ada di perusahaan, seperti surat keterangan kerja dan slip gaji.
Contoh Email Resign Profesional
Kalau masih bingung atau kesulitan memilih kata untuk email resign, kamu gak perlu khawatir! Kamu bisa mengikuti contoh email pengajuan resign di bawah ini sebagai referensi.
1. Contoh email resign umum
Contoh email resign bahasa Indonesia:
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan selama saya bekerja di PT ABC. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Contoh email resign bahasa Inggris:
Subject: Resignation - Marina Putri - Social Media Officer Dear Mrs. Puji Astuti, I am writing to formally resign from my position as Social Media Officer at PT ABC, effective November 1st, 2024. I would like to express my sincere gratitude for the opportunities and valuable experiences I’ve gained during my time at PT ABC. It has been a pleasure to work with such a talented team. I am happy to assist in the transition process in any way I can. Please let me know if there is anything specific you would like me to do during this period. Thank you for your understanding and support. Sincerely, [Digital signature] Marina Putri |
2. Contoh email resign untuk karyawan tetap
Contoh email resign 1: hendak melanjutkan studi
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Ani Sartika, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Keputusan ini saya ambil setelah pertimbangan matang, mengingat saya telah diterima di program Master of Digital Marketing, University of Melbourne. Peluang untuk melanjutkan studi merupakan kesempatan yang tidak ingin saya lewatkan untuk mengembangkan diri. Selama bekerja di PT ABC, saya sangat menikmati pengalaman dan pembelajaran yang berharga. Saya mengucapkan terima kasih atas bimbingan dan dukungan yang telah Ibu berikan selama ini. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Contoh email resign 2: mengambil peluang kerja baru
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Setelah mempertimbangkan berbagai faktor, saya memutuskan untuk menerima tawaran pekerjaan baru di perusahaan lain yang lebih sesuai dengan minat dan tujuan karier saja. Selama bekerja di PT ABC, saya banyak belajar dan mendapatkan pengalaman berharga. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
3. Contoh email resign untuk karyawan kontrak
Contoh email resign 3: kontrak berakhir
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024, yaitu tanggal berakhirnya kontrak kerja saya. Selama masa kontrak kerja, saya sangat menikmati pengalaman bekerja di PT ABC. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan. Saya berharap PT ABC terus sukses ke depannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Contoh email resign 4: mengundurkan diri sebelum kontrak berakhir
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Saya memahami bahwa tanggal tersebut belum mencapai berakhirnya masa kontrak kerja saya. Keputusan ini saya ambil karena saya harus melanjutkan studi di luar negeri. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama bekerja di PT ABC. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertiannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
4. Contoh email resign karena mendapatkan pekerjaan baru
Contoh email resign 5: pekerjaan baru di industri yang sama
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Setelah mempertimbangkan berbagai faktor, saya memutuskan untuk menerima tawaran pekerjaan baru di PT XYZ sebagai TikTok Content Creator. Peluang ini akan memungkinkan saya untuk mengembangkan karier di bidang social media marketing yang lebih spesifik. Selama bekerja di PT ABC, saya telah banyak belajar dan mendapatkan pengalaman berharga. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan selama bekerja di PT ABC. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Contoh email resign 6: pekerjaan baru di industri berbeda
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Setelah mempertimbangkan berbagai faktor, saya memutuskan untuk menerima tawaran pekerjaan baru di PT XYZ sebagai Junior Data Analyst. Peluang ini akan membuka pintu bagi saya untuk mempelajari industri data science yang selama ini menarik minat saya. Selama bekerja di PT ABC, saya telah banyak belajar dan mendapatkan pengalaman berharga. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan selama bekerja di PT ABC. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
5. Contoh email resign karena alasan pribadi
Contoh email resign 7: alasan umum dan fleksibel
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Setelah mempertimbangkan berbagai faktor, saya memutuskan untuk mengambil langkah ini demi alasan pribadi. Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan selama bekerja di PT ABC. Saya akan selalu mengingat masa-masa menyenangkan di sini. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Terima kasih atas pengertian dan dukungannya. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Contoh email resign 8: pindah domisili
Subjek: Pengunduran Diri - Marina Putri - Social Media Officer Yth. Ibu Puji Astuti, Dengan hormat, Melalui email ini, saya ingin menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Social Media Officer di PT ABC, efektif mulai tanggal 1 November 2024. Keputusan ini saya ambil karena saya harus pindah domisili ke Semarang untuk alasan keluarga. Jarak yang jauh akan menyulitkan saya untuk menjalankan tugas dengan baik. Selama bekerja di PT ABC, saya sangat menikmati pengalaman dan pembelajaran yang berharga. Saya mengucapkan terima kasih atas bimbingan dan dukungan yang telah Ibu berikan selama ini. Selanjutnya, saya bersedia membantu dalam proses transisi pekerjaan ini agar berjalan lancar. Mohon informasikan kepada saya jika ada hal lain yang perlu saya lakukan dalam periode transisi ini. Hormat saya, [Tanda tangan digital] Marina Putri |
Tips Membuat Email Pengunduran Diri yang Baik
Selain mengikuti format dan contoh di atas, perhatikan juga tips di bawah ini agar email resign yang kamu buat bisa efektif:
- Jaga profesionalisme. Tentukan tanggal terakhir bekerja dengan mempertimbangkan kebutuhan tim, kebijakan perusahaan, dan kontrak kerja.
- Sampaikan alasan pengunduran diri dengan jujur dan singkat.
- Hindari bahasa negatif yang emosional atau dapat menyinggung penerima.
- Sebelum mengirim email, sampaikan niat pengunduran diri kamu secara lisan kepada atasan terlebih dahulu.
- Baca ulang email sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan tanda baca dan kata.
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Mengirim Email Resign?
Setelah mengirim email pengunduran diri, lakukan hal-hal berikut agar proses resign kamu dan transisi berjalan lancar:
- Jadwalkan pertemuan tatap muka dengan atasan untuk membahas lebih detail tentang pengunduran diri kamu, seperti tanggal efektif dan handover pekerjaan.
- Buatlah daftar lengkap proyek dan tugas yang sedang berjalan dan dokumentasikan langkah-langkah penyelesaiannya.
- Cek kembali kontrak kerja. Pastikan kamu sudah menerima semua hak yang tercantum dalam kontrak tersebut.
- Siapkan jawaban atas pertanyaan yang mungkin akan diajukan dalam exit interview, seperti alasan resign dan pendapat tentang perusahaan.
- Tetaplah profesional hingga hari terakhir kerja dan pastikan semua tugasmu selesai dengan baik
- Persiapkan diri untuk karier baru dengan meng-update CV.
Kesimpulan
Bagi yang berniat mengundurkan diri dari pekerjaan, pastikan kamu mengirimkan email resign diri secara profesional.
Pasalnya, email resign yang baik tidak hanya berguna untuk menunjukkan kesan profesional , tapi juga bisa menjaga hubungan baikmu dengan perusahaan serta mempermudah proses transisi.
Agar pesan tersampaikan dengan efektif, buatlah email sesuai format yang telah dijelaskan di atas. Kamu juga bisa mengambil referensi dari berbagai contoh email pengajuan resign dalam artikel ini.
Setelah selesai mengirim email resign, pastikan kamu menjadwalkan pertemuan dengan atasan dan HRD untuk membahas lebih detail terkait proses pengunduran diri.
Tak kalah penting, tetaplah profesional hingga hari terakhir kerja sambil mempersiapkan diri untuk karier baru.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Contoh Email Resign
- Berapa lama waktu yang ideal untuk memberi tahu perusahaan bahwa saya akan resign?
Paling lambat 30 hari (one month notice) sebelum tanggal mulai resign.
- Bagaimana jika saya ingin resign karena alasan pribadi?
Kamu tidak wajib menjelaskan alasan pribadi secara detail. Namun, dengan memberikan sedikit penjelasan, perusahaan akan bisa lebih memahami keputusan resign kamu.
- Apakah saya harus menyerahkan surat pengunduran diri secara fisik?
Hal ini bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin masih mengharuskan karyawan untuk menyerahkan surat resign secara fisik.
- Apa yang harus saya lakukan setelah mengirimkan email resign?
Beberapa hal yang harus dilakukan setelah mengirimkan email resign adalah sebagai berikut:
- Jadwalkan pertemuan tatap muka dengan atasan untuk membahas lebih detail tentang pengunduran dirimu.
- Buatlah daftar lengkap proyek dan tugas yang sedang berjalan.
- Cek kembali kontrak kerja, pastikan kamu sudah menerima semua hak yang tercantum dalam kontrak tersebut.
- Persiapkan diri untuk exit interview.
- Tetaplah profesional hingga hari terakhir kerja.
- Persiapkan diri untuk karier baru dengan meng-update CV.
