Apa Itu Screening? Tahapan dan Prosesnya dalam Dunia Kerja

Poin utama:

• Screening adalah tahap awal rekrutmen untuk menyaring kandidat berdasarkan kualifikasi dari pendidikan, pengalaman, hingga skill.
• Screening dilakukan untuk mempercepat proses seleksi dengan mengeliminasi kandidat yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Proses screening umumnya meliputi seleksi CV, interview awal, tes kemampuan, hingga pengecekan referensi.

Dalam rekrutmen karyawan, perusahaan akan melakukan serangkaian proses untuk menyeleksi kandidat. Screening jadi salah satu tahapannya.

Screening adalah salah satu tahap awal rekrutmen yang dilakukan perusahaan setelah menerima berkas lamaran kerja dari para kandidat. Tujuannya adalah supaya perusahaan dapat menemukan kandidat terbaik dan proses rekrutmen menjadi lebih efisien. 

Lantas, apa yang dimaksud dengan screening karyawan? Apa saja tahapannya dan bagaimana agar bisa lolos di tahap ini? Yuk, mari kita bahas! 

• Apa Itu Screening?
• Tujuan Screening Karyawan
• Tahapan Proses Screening
• Tips Lolos Screening
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Screening

Apa Itu Screening? 

Untuk lebih memahami seluk beluk tentang screening karyawan, ada baiknya kita memahami dulu pengertian screening. 

Secara bahasa, screening artinya penyaringan. Jika dikaitkan dengan proses rekrutmen kerja, screening adalah metode sistematis untuk menyaring sejumlah pelamar yang dianggap memenuhi kriteria untuk menduduki posisi yang dilamar. 

Dalam proses screening, rekruter akan menilai dan memilih beberapa kandidat terbaik yang pantas lolos ke tahap seleksi berikutnya. 

Lalu, apa saja aspek yang dijadikan parameter screening? Beberapa aspek parameter screening adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, kepribadian, hingga catatan kriminal. 

Karena ada begitu banyak aspek yang perlu dikonfirmasi, banyak rekruter yang menggunakan bantuan screening tools agar prosesnya lebih efisien dan cepat.

Tujuan Screening Karyawan 

Screening kerja adalah proses penting untuk mendapatkan karyawan yang tepat. Berikut adalah beberapa tujuan screening:

1. Mengurangi jumlah pelamar kerja yang perlu diproses lebih lanjut 

Pada era digital seperti sekarang, perusahaan mungkin menerima ribuan lamaran kerja setiap harinya.

Pasalnya, proses melamar kerja jauh lebih mudah karena ada banyak platform online, seperti Jobstreet by SEEK.

Padahal, perusahaan mungkin hanya membutuhkan satu orang untuk mengisi posisi yang kosong. Bisa dibayangkan, betapa beratnya pekerjaan HRD jika harus menyeleksi begitu banyak pelamar. 

Itulah kenapa diperlukan proses screening. Pada tahap ini, pelamar yang tidak memenuhi kualifikasi minimum akan dieliminasi, sehingga hanya menyisakan sedikit kandidat yang berhak lolos ke proses selanjutnya. 

Dengan begitu, rekruter akan lebih mudah untuk fokus menyeleksi para calon karyawan yang benar-benar sesuai dengan kualifikasi pekerjaan. 

2. Memastikan bahwa kandidat memiliki kualifikasi yang dibutuhkan 

Perusahaan tentu mencari karyawan yang kompeten. Oleh karena itu, dalam proses screening karyawan, HRD akan mengonfirmasi kualifikasi yang tercantum dalam CV pelamar. 

Dari pengecekan awal ini, HRD akan mengetahui apakah informasi yang dicantumkan dalam CV memang benar atau palsu.

Jadi, screening adalah langkah awal untuk memastikan apakah calon karyawan benar-benar memiliki kualifikasi yang dibutuhkan sesuai pekerjaan yang dilamar. 

3. Penilaian kecocokan kandidat dengan perusahaan 

Merekrut karyawan tidak hanya mempertimbangkan kualifikasi teknis saja, tetapi juga kecocokan kandidat dengan nilai dan budaya perusahaan. Istilah ini disebut cultural fit. 

Menurut Business News Daily, cultural fit adalah ketika perilaku dan nilai-nilai seseorang sejalan dengan perusahaan.

Misalnya, perusahaan yang mengusung konsep kantor open space cocok untuk generasi milenial maupun gen Z. 

4. Penilaian kepribadian dan sikap calon karyawan 

Proses screening juga melihat bagaimana perilaku calon karyawan. Untuk mengetahui hal itu, HRD biasanya akan melihat aktivitas pelamar di media sosial. 

Kepribadian dan sikap karyawan penting diketahui karena bisa berpengaruh terhadap produktivitas kerja dan reputasi perusahaan.

Perusahaan tentu tidak ingin mempekerjakan karyawan yang memiliki etika buruk dan tidak profesional.

5. Pemeriksaan latar belakang 

Dalam proses screening, HRD bertanggung jawab untuk memeriksa latar belakang setiap kandidat. Bukan hanya pendidikan dan pengalaman kerja, tetapi juga mengecek riwayat kriminal. 

Pemeriksaan ini dilakukan sebagai upaya dalam menjaga keamanan, kenyamanan, dan reputasi perusahaan. 

Pemeriksaan latar belakang bisa dilakukan dengan beberapa cara, seperti: 

• Memeriksa dokumen SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) atau surat keterangan kelakuan baik dari kepolisian setempat.
• Menelepon tempat kerja sebelumnya untuk mencari tahu bagaimana latar belakang kandidat pada pekerjaan sebelumnya, termasuk sikap dan kinerjanya.
• Meninjau akun media sosial untuk menelusuri rekam jejak interaksi di dunia maya.
• BI Checking untuk meninjau riwayat pembayaran kredit. Biasanya pengecekan ini hanya dilakukan oleh perusahaan tertentu, khususnya untuk profesi di bidang keuangan.

Jika calon karyawan memiliki catatan buruk atau track record yang meragukan, perusahaan akan berpikir dua kali sebelum meloloskannya di tahap screening.

Baca Juga: Tetap Jujur! Ini 5 Cara HRD Mencari Kebohongan Saat Wawancara Kerja 

⁠Tahapan Proses Screening 

Screening lamaran kerja terdiri dari beberapa tahap yang dilakukan secara sistematis, di antaranya: 

1. Screening resume 

Langkah pertama dalam tahap screening adalah memeriksa resume atau CV kandidat. Untuk mempercepat prosesnya, tahap ini bisa dilakukan dengan bantuan Applicant Tracking System sebagai screening tool.

Ketika memeriksa resume, HRD tidak hanya memperhatikan kompetensi dan skill kandidat, tetapi juga pengalaman dan pencapaian kerja sebelumnya. 

Selain resume, rekruter juga mengecek dan mencocokkan berkas-berkas yang dilampirkan seperti SKCK, ijazah, transkrip nilai, sertifikat, dan sebagainya. 

Pengecekan berkas tersebut penting untuk menghindari kemungkinan pelamar kerja yang memalsukan dokumen. 

2. Screening interview 

Tahap screening resume dan dokumen pelengkapnya akan mengeliminasi sejumlah pelamar yang dinilai tidak memenuhi kualifikasi. Pelamar yang lolos pun akan mengikuti tahap initial interview atau screening interview. 

Initial interview adalah tahap wawancara yang dilakukan oleh pihak recruiter sebelum pelamar memasuki tahap user interview. Proses ini berlangsung singkat, bahkan bisa dilakukan lewat panggilan telepon atau video call. 

Pertanyaan yang diajukan pun tidak banyak. Misalnya latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dikuasai.  

Sebagian kandidat mungkin menganggap screening interview adalah hal yang remeh. Padahal, screening interview penting dan menjadi penentu apakah kandidat berhak lolos atau tidak ke proses rekrutmen selanjutnya, lho. 

3. Pengujian 

Pelamar yang lolos screening interview akan diberitahu untuk mengikuti tahap selanjutnya, yaitu pengujian. Tahap pengujian selama proses screening disebut juga screening test. 

Apa itu screening test? Screening test adalah tahap rekrutmen untuk mengetahui kompetensi teknis dan soft skill pelamar. 

Melansir People Force, pertanyaan screening test dapat bervariasi tergantung posisi yang dilamar.

Biasanya, pertanyaan disiapkan oleh tim rekruter untuk menilai sejumlah kompetensi utama yang diperlukan pada posisi tersebut, seperti kemampuan komunikasi, kepemimpinan, manajemen waktu, dan sebagainya. 

Perlu digarisbawahi, tes screening adalah salah satu pengujian selama proses seleksi.

Selain tes screening, masih ada psikotes. Tujuannya untuk menilai kecepatan kandidat dalam menyelesaikan tugas, cara menangani masalah, keakuratan, dan kemampuan menilai situasi. Beberapa perusahaan juga mewajibkan tes kesehatan atau medical exam.  

4. Referensi 

Jumlah pelamar yang berhasil mencapai tahap ini biasanya hanya sedikit. Mereka adalah para pelamar yang telah lolos sejumlah tahapan screening. 

Namun, HRD masih perlu melakukan pengecekan lebih lanjut sebelum memberikan offering letter. Mereka biasanya akan menghubungi referensi kerja yang tertera di surat lamaran atau cover letter.

Tujuan referensi kerja adalah supaya HRD dapat memverifikasi informasi yang disampaikan oleh pelamar. Di samping itu, HRD juga akan mencari tahu reputasi dan track record pelamar di tempat kerja sebelumnya. 

Saat menghubungi referensi kerja, biasanya HR akan mengajukan sejumlah pertanyaan, seperti:

• Apa hubungan Anda dengan kandidat?
• Berapa lama kandidat bekerja sama dengan Anda?
• Apa peran (tanggung jawab, tugas, dll) kandidat selama bekerja?
• Menurut Anda, apa keunggulan yang dimiliki oleh kandidat?
• Apakah kandidat pernah mendapat teguran lisan atau tertulis?
• Bagaimana hubungan kandidat dengan rekan kerja? 

Umumnya, orang yang menjadi referensi kerja adalah rekan kerja atau atasan di tempat kerja sebelumnya.

Jadi, secara tidak langsung, rekan kerja dan atasan turut berpengaruh pada perjalanan kariermu selanjutnya. Karena itu, selalu jaga hubungan baik dengan mereka, ya. 

Baca Juga: Tips Menulis ATS-friendly CV yang Menarik HRD Agar Lolos Seleksi Kerja 

Tips Lolos Screening 

Screening adalah rintangan paling awal yang harus jobseeker lalui dalam perjuangan mendapatkan pekerjaan. Terapkan tips berikut sebagai persiapan untuk melewatinya: 

1. Pastikan resume lengkap dan informatif 

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah mempersiapkan resume atau CV yang lengkap dan informatif. 

Pastikan kamu memasukkan data-data penting, seperti pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan. Pastikan juga resume kamu menonjolkan skill dan kompetensi yang relevan dengan posisi yang kamu lamar. 

Tak kalah penting, coba ubah atau buat CV ATS friendly. Dengan begitu, CV kamu bisa dengan mudah lolos ATS pada tahap CV screening.  

2. Lakukan riset tentang perusahaan yang dilamar 

Sebelum kamu mengirimkan lamaran pekerjaan, penting untuk melakukan riset tentang perusahaan tersebut. Cari tahu apa nilai-nilai perusahaan yang dianut dan bagaimana budaya kerjanya. 

Mengetahui informasi ini akan membantu kamu saat menulis surat lamaran kerja yang sejalan dengan core value perusahaan. Ini akan membuat kamu lebih menonjol di antara para pelamar lainnya. Selain itu, kamu juga akan lebih siap saat melakukan wawancara. 

3. Berlatihlah untuk menjawab pertanyaan wawancara 

Wawancara pada tahap screening menjadi kesempatanmu untuk menunjukkan kompetensi dan memberikan kesan positif di hadapan rekruter. 

Karenanya, persiapkan diri untuk menghadapi wawancara sebaik mungkin. Dengan berlatih menjawab pertanyaan wawancara, kamu akan lebih siap dan percaya diri nantinya. 

Lantas, apa saja pertanyaan yang muncul saat wawancara? Berikut di antaranya:

• Ceritakan tentang diri Anda
• Apa kelebihan dan kekurangan Anda?
• Apa saja rencana Anda di lima tahun ke depan?
• Kenapa Anda tertarik melamar posisi ini?
• Apa yang membuat kami harus mempekerjakan Anda? 

Jika kamu bingung mencari tempat atau alat untuk berlatih menjawab pertanyaan wawancara kerja, kamu bisa menggunakan tools interview dari Jobstreet by SEEK.

4. Datanglah tepat waktu untuk wawancara 

Datang tepat waktu menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu. Di samping itu, datang tepat waktu juga menunjukkan keseriusan untuk bekerja di perusahaan yang kamu lamar.  

Sebaliknya, datang terlambat memberikan kesan negatif seperti tidak menghargai rekruter, manajemen waktu buruk, dan motivasi yang rendah dalam melamar pekerjaan. 

Jika kamu sudah punya jadwal interview kerja, pastikan kamu datang tepat waktu atau lebih awal, ya! Datanglah 30 menit sebelum wawancara dimulai agar kamu punya cukup waktu untuk bersiap dan memantapkan diri menghadapi wawancara.  

Tak kalah penting, setelah melewati sesi interview, sebaiknya kamu mengirim email ke HRD atau perushaan untuk menyampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Dengan mengirim email ucapan terima kasih setelah interview, kamu akan terlihat jauh lebih positif di mata HRD.

Baca Juga: 7 Tips Wawancara Supaya Tidak Tegang 

⁠Kesimpulan

Screening dalam pekerjaan merupakan rintangan awal yang harus kamu lalui untuk mendapatkan karier idaman. Pastikan kamu mempersiapkan diri dengan baik agar bisa lolos berbagai tahap screening, ya.

Untuk memperbesar peluang lolos screening resume, kamu harus membuat CV yang menarik dan lengkap.

Beberapa data penting yang harus tercantum dalam CV adalah riwayat pendidikan, pengalaman kerja, daftar skill atau keahlian, pencapaian, dan tentunya deskripsi diri yang menarik.

Kamu juga bisa melampirkan sertifikat pelatihan atau bahasa agar CV-mu semakin menarik di mata HRD.

Setelah itu, kamu bisa memanfaatkan alat praktek wawancara Jobstreet by SEEK untuk berlatih menghadapi interview kerja.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Pertanyaan Seputar Screening Karyawan 

1. Berapa lama proses screening dalam dunia kerja biasanya berlangsung?
   Durasi proses screening karyawan beragam. Tapi, proses screening biasanya membutuhkan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung pada perusahaan.
2. Apa yang harus dilakukan jika tidak lolos screening dalam dunia kerja?
   ⁠Kamu bisa meminta feedback untuk memahami penyebab tidak lolos screening. Feedback itu berguna sebagai masukan untuk melakukan perbaikan di kesempatan berikutnya. Lalu, perbarui resume dan kembangkan kompetensi yang diperlukan.
   ⁠
   ⁠Selain itu, tingkatkan kemampuan wawancara. Ikuti berbagai pelatihan sekaligus untuk menjalin networking dan meningkatkan peluang mendapat pekerjaan. Terpenting, jangan menyerah dan teruslah mencari peluang kerja lain.
3. Jika riwayat BI Checking yang kurang baik, apakah otomatis tidak lolos screening?
   ⁠Tidak selalu, kecuali jika kamu melamar di sektor perbankan, keuangan, atau posisi yang menangani arus kas besar. Perusahaan di bidang ini memerlukan tingkat kepercayaan tinggi terhadap kedisiplinan finansial kandidat untuk meminimalisir risiko penyalahgunaan wewenang di masa depan.
4. Bagaimana jika tidak sengaja salah mencantumkan data di CV?Segera klarifikasi jujur kepada rekruter sebelum proses berlanjut. Kejujuran di awal jauh lebih dihargai daripada membiarkan rekruter menemukan ketidakkonsistenan data, yang bisa merusak reputasimu.