Reimburse: Pengertian, Jenis, dan Cara Mengajukannya

Reimburse adalah istilah yang akan sering kamu dengar saat memasuki dunia kerja. Kata ini merujuk pada dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. 

Karyawan dapat meminta kembali dana tersebut dengan mengisi form reimburse sebagai bukti pengeluaran. Saat mengajukan reimburse kantor, kamu juga harus melampirkan nota, kuitansi, invoice, atau lainnya.

Yuk, simak serba-serbi sistem reimburse, bentuk, dan cara mengajukan pada artikel berikut! 

• Apa Itu Reimburse?
• Hal yang Dapat Diajukan untuk Reimburse
• Bentuk dan Jenis Reimburse
• Simulasi Pengajuan Reimburse Uang Perjalanan Dinas
• Cara Mengajukan Reimbursement
• Kekurangan Sistem Reimburse
• Contoh Formulir Reimburse
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Reimburse
  ⁠

Apa Itu Reimburse?

Reimburse dan reimbursement berasal dari Bahasa Inggris. Reimburse artinya membayar kembali, sedangkan reimbursement memiliki arti pengembalian. Secara singkat, reimburse adalah pembayaran atau pengembalian dana. 

Investopedia mengartikan reimbursement sebagai biaya dari perusahaan untuk mengganti dana pribadi karyawan, pelanggan, atau pihak lain. 

Sementara, menambahkan dari Clear Tax, reimbursement adalah uang yang dibayarkan organisasi atau perusahaan atas nama pihak ketiga yang berhubungan dengan perusahaan. 

Jadi, kesimpulannya reimburse adalah pengembalian uang atas penggunaan dana pribadi milik karyawan. Uang tersebut dikeluarkan dalam situasi tertentu untuk kelancaran bisnis perusahaan. 

Berbeda dengan kompensasi, sistem reimburse uang tidak dikenakan pajak. 

Perlu dipahami bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda terkait sistem reimburse. Namun, biasanya penggunaan dana pribadi oleh karyawan dilakukan beberapa situasi tertentu. Contohnya, biaya perjalanan bisnis ke luar kota.

Beberapa perusahaan umumnya hanya memberikan uang saku selama perjalanan bisnis dilakukan. Sementara, biaya transportasi, makan, dan akomodasi seringkali memakai dana pribadi karyawan. 

Tetapi, nanti kamu dapat mengajukan klaim reimbursement. Berapa lama uang reimburse masuk tergantung kebijakan perusahaan. Pasalnya, perusahaan harus mengecek kelengkapan data reimburse tersebut terlebih dahulu.
⁠

Hal yang Dapat Diajukan untuk Reimburse

Tidak semua dana pribadi dapat dikembalikan melalui sistem reimburse. Perusahaan hanya mengganti dana untuk kepentingan perusahaan dengan melampirkan bukti pembayaran yang sah. 

Adapun pengeluaran pribadi untuk klaim reimbursement, menurut People Keep, antara lain sebagai berikut: 

1. Penggantian biaya operasional bisnis 

Perusahaan akan mengganti biaya yang kamu keluarkan untuk operasional bisnis. Biaya tersebut mencakup:

• Membayar perlengkapan kantor.
• Melakukan perjalanan bisnis untuk mengikuti program pendidikan atau pelatihan.
• Membeli alat bisnis.
• Penggantian pulsa pribadi untuk menghubungi klien.
• Membayar sewa tempat untuk rapat atau kegiatan perusahaan,
• Jenis pengeluaran lain yang berkaitan dengan biaya perjalanan bisnis. 

Biasanya, reimbursement dapat diajukan maksimal 60 hari setelah biaya dikeluarkan sebagai hak karyawan. Makin cepat melakukan pengajuan, makin baik karena memudahkan proses verifikasi data. 

2. Penggantian biaya perjalanan dinas 

Perusahaan juga memberikan penggantian biaya untuk perjalanan kedinasan. Beberapa jenis perjalanan yang dianggap terkait biaya bisnis, meliputi:

• Bepergian ke dua tempat kerja berbeda.
• Bertemu klien.
• Melakukan kunjungan pelanggan.
• Menjalankan tugas berkaitan dengan bisnis. 

3. Penggantian biaya kesehatan 

Selain kedua biaya di atas, perusahaan juga akan memberikan ganti untuk biaya pengobatan. Tentunya biaya tersebut harus memenuhi syarat yang berlaku bagi karyawan. Umumnya, biaya yang dapat kamu klaim dalam form reimburse, antara lain:

• Klaim penggantian uang kacamata, perawatan gigi, dan lain-lain.
• Kelebihan bayar (excess) asuransi yang disetujui perusahaan.
• Pengobatan yang tidak ditanggung asuransi kesehatan tetapi ditanggung perusahaan.
• Biaya tebus resep dokter. 

Tunjangan kesehatan lain sesuai ketentuan perusahaan. Misalnya, reimbursement keanggotaan gym, senam zumba, olahraga, bela diri, dan kelas kesehatan mental.
⁠

Bentuk dan Jenis Reimburse

Secara umum, bentuk dan jenis reimburse terbagi menjadi tiga, yaitu: 

Pajak 

Umumnya, perusahaan telah melakukan pemotongan pajak secara otomatis setiap kali pemberian gaji. Namun, seringkali sejumlah karyawan membayar pajaknya secara mandiri. Apabila kamu melakukan hal serupa, maka kamu bisa mengajukan klaim reimburse pajak. 

Reimbursement pajak adalah penggantian dana milik karyawan yang telah melakukan pembayaran pajak penghasilan. Untuk proses pencairan dana, kamu harus menyiapkan Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan (SPT). 

Asuransi 

Reimburse asuransi adalah klaim penggantian dana yang diajukan ke perusahaan asuransi. Pemegang polis dapat mengajukan reimbursement atas biaya yang telah dikeluarkan selama pengobatan berlangsung. 

Contoh kasusnya, kamu mengalami masalah kesehatan dan harus melakukan tindakan medis. Seluruh biaya selama proses ini, akan ditanggung menggunakan uang pribadi terlebih dahulu. Barulah kemudian, kamu mengajukan reimbursement atas biaya kesehatan. 

Permohonan pengembalian dana dapat diajukan kepada perusahaan asuransi yang bekerja sama dengan perusahaan. Namun, klaim reimbursement ini hanya dapat dilakukan jika pemegang polis sudah memenuhi syarat. 

Terkait apa saja syarat klaim reimburse asuransi, kamu bisa membacanya pada buku polis asuransi kesehatan. Besarannya pun mengikuti batas pertanggungan maksimal. Jika melebihi, kamu harus membayar selisihnya menggunakan biaya pribadi. 

Adapun beberapa hal yang ditanggung oleh polis asuransi secara umum, meliputi:

• Biaya rawat inap (ranap) di rumah sakit.
• Biaya kunjungan dokter.
• Biaya obat-obatan.
• Biaya pembedahan.
• Biaya rawat jalan. 

Hukum 

Lalu ada juga jenis reimbursement hukum. Ini merujuk pada penggantian uang dan waktu yang dihabiskan selama proses investasi. Umumnya, penggantian biaya tersebut dikenal sebagai tunjangan reimburse. 

Contoh reimburse hukum antara lain:

• Sebuah perusahaan mengalami masalah hukum. Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk menyelesaikan masalah tersebut akan diganti perusahaan.
• Saat eksekutif mengeluarkan sejumlah uang dalam proses negosiasi bisnis. Ia dapat mengajukan penggantian pengeluaran tersebut melalui form reimburse.
• Ketika eksekutif melakukan peninjauan perjanjian, melakukan perubahan perjanjian, dan dokumen terkait. Biaya yang dikeluarkan akan diganti oleh perusahaan sesuai kebijakan berlaku.
  ⁠

Simulasi Pengajuan Reimburse Uang Perjalanan Dinas

Untuk lebih memahami seperti apa sistem reimbursement, sebaiknya kamu mengetahui contoh simulasinya. Biasanya, sistem ini berlaku pada penggantian uang perjalanan dinas. 

Adapun, penggantian uang perjalanan dinas dibedakan menjadi dua jenis, yakni: 

Jarak tempuh standar 

Jarak tempuh standar mengacu pada biaya pembelian bahan bakar dan keausan kendaraan. Perhitungan dengan mengikuti jarak tempuh sangat umum terapkan di sebagian besar perusahaan. 

Contoh reimburse perjalanan dinas jika mengacu pada jarak tempuh: 

• Karyawan A menggunakan taksi dengan biaya Rp157 ribu dari rumah ke bandara. Perusahaan akan memberikan ganti sesuai dengan biaya yang tertera pada aplikasi. 
• Karyawan B bertemu klien ke kafe CGZ dengan mobil pribadi. Jarak tempuh keseluruhan 40 km dengan tarif Rp 2.000 per km. Maka sesuai ketentuan, kamu akan mendapatkan ganti sebesar Rp 80 ribu. 

Perjalanan per diem 

Perjalanan per diem dapat disebut sebagai dana penggantian maksimum yang dapat diberikan perusahaan. Ini mencakup penggantian sejumlah uang karyawan untuk penginapan, konsumsi, dan biaya perjalanan yang tidak terduga. 

Sebenarnya, tarif per diem ditentukan oleh IRS berdasarkan General Service Administration (GSA). Namun, Indonesia tidak termasuk dalam daftar wilayah GSA. Alhasil, setiap perusahaan menerapkan tarif perjalanan per diem yang berbeda. 

Contoh A 

Kamu ditugaskan untuk menghadiri rapat di kota Jambi selama tiga hari. Perusahaan XYX telah mempersiapkan tiket pulang pergi. Tetapi perusahaan tersebut juga memberikan biaya per diem sesuai kebijakan berikut:

• Uang penginapan Rp 700 ribu per hari.
• Uang makan Rp 200 ribu per hari.
• Biaya tak terduga Rp 100 ribu per hari. 

Total biaya per diem selama bertugas tiga hari yang bisa diklaim adalah Rp 3 juta. Biaya tersebut akan didapatkan sekalipun digunakan lebih sedikit atau tidak digunakan sama sekali. Misalnya kamu memiliki saudara di lokasi dinas sehingga tidak memerlukan penginapan. 

Contoh B 

Perusahaan ZCZ menerapkan aturan hanya memberikan uang makan dan biaya tak terduga saja. Pasalnya, tiket pesawat pulang pergi dan penginapan sudah diatur oleh perusahaan. Adapun, besaran nominalnya sebagai berikut:

• Penginapan dengan maksimal nilai sewa Rp 1 juta per malam.
• Uang makan Rp 250 ribu.
• Biaya tak terduga Rp 150 ribu. 

Jika yang berlaku demikian, uang yang bisa kamu klaim selama bertugas tiga hari adalah Rp 1,2 juta. 

Contoh C 

Perusahaan JHJ menentukan tarif per diem secara keseluruhan, kecuali tiket pesawat pulang pergi. Rincian nominal berikut:

• Rp 500 ribu per hari untuk tugas ke luar kota (penginapan diatur perusahaan) atau Rp 800 ribu per hari (termasuk biaya penginapan).
• Rp 250 ribu per delapan jam untuk tugas di dalam kota. 

Biaya yang bisa kamu klaim selama bertugas tiga hari di luar kota adalah Rp 1,5 juta (dengan penginapan) atau Rp 2,4 juta (tanpa penginapan).
⁠

Cara Mengajukan Reimbursement

Setiap perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda terkait prosedur klaim uang reimburse. Meskipun sistem reimburse setiap perusahaan berbeda, secara umum cara reimburse adalah sebagai berikut.  

1. Penuhi syarat pengajuan reimburse 

Tidak semua biaya yang dikeluarkan untuk transaksi dapat diajukan sebagai reimbursement. Untuk itulah, penting untuk memenuhi syarat pengajuannya. 

Biasanya, ada tiga syarat yang wajib dipenuhi sebagai kriteria sistem reimburse uang, yakni:

• Bukti asli yang berasal dari pihak ketiga harus diserahkan pada penerima (pihak pertama).
• Bukti asli yang berasal dari pihak ketiga atas nama penerima jasa (pihak pertama).
• Harga harus sesuai dengan bukti, tidak boleh dinaikkan atau diturunkan. 

2. Siapkan dokumen yang dibutuhkan 

Selanjutnya kamu bisa mengikuti alur pengajuan penggantian dana pribadi. Selalu ingat bahwa mengajukan penggantian dana memerlukan kelengkapan dokumen yang sah. 

Dokumen yang dibutuhkan juga harus sesuai dengan jenis reimburse. Berikut ini contohnya: 

Dokumen reimbursement untuk kegiatan operasional perusahaan 

• Faktur atau invoice pembelian kelengkapan atau alat bisnis. Misalnya, struk pembayaran pembelian printer dan nota pembayaran servis komputer kantor yang rusak.
• Bukti pembayaran sewa tempat untuk kegiatan perusahaan. Misalnya, untuk rapat internal, untuk acara HUT perusahaan, atau bertemu klien.
• Bukti pengeluaran lain yang masih berkaitan dengan operasional bisnis. 

Dokumen perjalanan dinas

• Invoice pembelian tiket pesawat, kereta, atau travel apabila tidak disediakan oleh perusahaan. Invoice ini bisa berupa bukti fisik langsung atau digital.
• Struk transaksi tol.
• Struk bensin.
• Struk atau bukti pembayaran taksi.
• Surat jalan.
• Tanda bukti sewa penginapan, bisa bukti fisik maupun digital.
• Struk pembelian oleh-oleh untuk kantor.
• Nota pembelian bingkisan untuk klien.
• Struk pembelian makanan di kafe atau tempat makan lainnya. 

Dokumen klaim reimburse biaya kesehatan

• Polis kesehatan asli.
• Fotokopi KTP tertanggung.
• Rekaman medis.
• Formulir rekening bank.
• Formulir klaim asuransi asli dari perusahaan asuransi. Form ini wajib dibubuhi tanda tangan peserta serta dokter yang bertanggung jawab. 
• Resep dokter.
• Surat keterangan rawat jalan.
• Kuitansi pembayaran rumah sakit lengkap dengan stempel dan logo.
• Dokumen penunjang medis lainnya.
• Surat keterangan polisi. Khusus untuk klaim perawatan akibat kecelakaan lalu lintas. 

3. Ajukan reimburse sesegera mungkin 

Setiap perusahaan memiliki batasan waktu terkait pengajuan klaim penggantian dana. Apabila melewati batas waktu tersebut, pengajuan klaim akan ditolak secara otomatis. 

Misalnya pengajuan klaim pengganti asuransi atau biaya kesehatan. Biasanya, rata-rata pengajuan hanya berlaku hingga 30 hari sejak tanggal perawatan berakhir. Jika tanggal terakhir adalah 1 Agustus, batas klaim sistem reimburse adalah 31 Agustus. 

Jika kamu mengajukan lebih dari 30 hari, klaim tersebut tidak berlaku alias akan ditolak. 

4. Lengkapi alur pengajuan reimburse sesuai ketentuan perusahaan 

Supaya penggantian dana segera diproses, kamu wajib memenuhi alur pengajuan reimbursment. Terkait prosedurnya, kamu bisa langsung bertanya pada bagian terkait, misalnya HRD. 

Sebagai gambaran, prosedur reimburse yang biasanya berlaku di hampir seluruh perusahaan, antara lain:

• Siapkan kelengkapan dokumen.
• Lampirkan foto kegiatan atau daftar hadir acara tertentu.
• Mengisi form reimburse.
• Mengajukan form penggantian dana setelah mendapatkan izin atasan.
• Menyerahkan form penggantian dana dan bukti pembayaran. Biasanya, dokumen dapat disimpan dalam map coklat untuk diserahkan ke pihak terkait.
• Jika pengajuan reimburse dilakukan secara online, scan dokumen tersebut dalam format JPG, PNG, Doc, atau PDF. 

5. Periksa ulang item yang akan diajukan 

Untuk mengantisipasi kesalahan, ada baiknya memeriksa ulang seluruh item yang hendak kamu ajukan. Mulai dari bukti transaksi dari awal hingga akhir secara berurutan. 

Misalnya, memilah dokumen sesuai dengan tanggal atau hari pertama sampai hari terakhir dinas.  

Mengecek semua kelengkapan dapat meminimalisasi kesalahan. Kesalahan bisa berupa pengajuan ganda dan salah sortir pengeluaran pribadi dengan perusahaan. Hal ini dapat membuat pengajuan penggantian dana akan bermasalah hingga klaim ditolak. 

6. Lakukan perhitungan ulang terkait reimburse 

Sangat dianjurkan untuk menghitung ulang seluruh biaya yang dikeluarkan. Jangan sampai terdapat selisih dana yang justru membuat kamu merugi. 

7. Hindari perbuatan curang 

Sistem reimbursement memang memudahkan karyawan dan bisa jadi salah satu benefit di perusahaan. Sayangnya, jangan sampai ini menjadi celah untuk melakukan tindakan curang.

Sebaiknya kamu menghindari hal-hal berikut saat akan mengajukan reimburse:

• Membuat nota atau tagihan palsu alias pengeluaran fiktif.
• Meninggikan nominal pengeluaran dari harga aslinya secara sengaja.
• Mengajukan klaim reimbursement berulang (multiple reimbursement). Kecurangan ini juga terjadi saat karyawan mengajukan beberapa bukti pembayaran yang dimiliki. Padahal pengeluaran ini di luar keperluan perusahaan.
• Menggunakan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran perusahaan. 

Apabila hal tersebut terjadi, bukan mustahil pengajuan reimbursement ditolak. Selain itu, namamu juga akan masuk dalam daftar karyawan bermasalah.
⁠

Kekurangan Sistem Reimburse

Walau sistem reimbursement membantu perusahaan dan karyawan, tetapi masih ada beberapa kekurangan. Keluhan tersebut tak lepas dari potensi tantangan penggantian dana, seperti: 

Waktu proses terlalu lama 

Tak dapat dimungkiri bahwa proses pencairan penggantian dana terbilang lama. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa tahapan pengecekan dan verifikasi. Jika sudah sesuai, baru pengajuan dilakukan dan dicairkan ke rekening karyawan. 

Proses klaim ini menghabiskan waktu hingga 14 hari kerja. Namun, di beberapa perusahaan pencairan ini justru bisa menghabiskan waktu hingga berbulan-bulan. Untuk proses klaim asuransi kesehatan akan dicairkan paling cepat 7 sampai 14 hari kerja. 

Tentunya kecepatan waktu pencairan tersebut tergantung kebijakan yang ditetapkan perusahaan. Tak sedikit karyawan yang merasa malas dan enggan mengajukan reimbursement. Terutama ketika nominal tersebut dianggap kecil. 

Jika demikian, hal tersebut membuat karyawan tidak mendapatkan dana yang menjadi haknya. 

Kehilangan bukti transaksi 

Perusahaan memerlukan bukti transaksi pembayaran yang asli dan sah. Ketika bukti hilang, uang yang seharusnya menjadi hak karyawan tentu tidak akan dicairkan. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk menyimpan bukti pengeluaran. Misalnya, bon, kuitansi, faktur, invoice, atau nota tersebut di tempat yang aman. 

Reimburse yang mengalami keterlambatan 

Alur reimbursement cukup panjang karena terdiri dari beberapa tahap. Bahkan, karyawan masih harus menunggu pencairan dana ketika pengajuan telah diterima. Umumnya, kendala ini biasa disebabkan oleh arus kas yang terbatas. 

Tentunya kendala ini bisa menyulitkan. Apalagi jika karyawan memang membutuhkan dana tersebut dalam waktu singkat. Sebagai solusinya, sebaiknya perusahaan menyiapkan cadangan kas yang dapat dicairkan saat diperlukan. 

Pengajuan belum tentu disetujui 

Perlu diingat bahwa tidak semua pengeluaran pribadi saat perjalanan bisnis akan diganti perusahaan. Sekalipun uang tersebut untuk kepentingan perusahaan. 

Contoh reimburse yang mungkin tidak akan disetujui:

• Bertemu dengan klien tanpa izin dari atasan atau surat jalan dari perusahaan.
• Mengikuti pelatihan di luar rekomendasi perusahaan.
• Menggunakan pulsa di luar kepentingan kegiatan perusahaan.
  ⁠

Contoh Formulir Reimburse

Pada dasarnya tidak ada ketentuan khusus mengenai formulir reimburse. Agar lebih jelas, simak sejumlah contoh formulir penggantian biaya berikut ini. 

Form reimburse perjalanan dinas dan operasional bisnis

Umumnya bagian yang wajib ada di form reimburse jenis ini, meliputi:

• Nama karyawan dan nomor ID.
• Nama atasan langsung dan departemen.
• Periode biaya.
• Tujuan bisnis.
• Tanggal, deskripsi, kategori, dan biaya.
• Total biaya penggantian.
• Kolom tanda tangan karyawan dan persetujuan. 

Form reimburse kesehatan 

Untuk penggantian biaya kesehatan, setiap perusahaan asuransi memiliki standar formulir pengajuan reimburse tersendiri. Umumnya, formulir tersebut memuat sejumlah hal berikut:

• Nama karyawan dan nomor ID.
• Nama atasan.
• Alamat rumah, nomor telepon, dan email.
• Keterangan mengenai klaim yang meliputi: nama pasien, biaya yang dikeluarkan, jumlah biaya, penyedia asuransi dan alamat, tanggal biaya dikeluarkan, jumlah asuransi yang dibayarkan.
• Kolom mengenai informasi pemberian perawatan dan obat lengkap dengan biaya.
• Kolom mengenai nama tertanggung, hubungan, umur, penyedia asuransi, dan jumlah biaya.
  ⁠

Kesimpulan

Jadi, dapat disimpulkan reimburse adalah bagian penting yang berkaitan dengan penggantian dana karyawan. 

Jika kamu menggunakan dana pribadi untuk keperluan perusahaan, jangan ragu untuk mengajukan reimbursement, ya! Selama memenuhi persyaratan, uangmu pasti akan dikembalikan, kok! 

Dengan pengetahuan ini, karyawan dapat mengetahui sistem reimburse dengan lebih mendalam. Di sisi lain, perusahaan bisa menerapkan prosedur penggantian dana dengan lebih praktis dan mudah. 

Ingin tahu informasi lain seputar dunia pekerjaan dan karir? Yuk, buka Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK yang memuat banyak informasi dan tip soal dunia kerja untukmu. Pelajari juga berbagai skills baru melalui berbagai video edukasi berkualitas di KarirKu.   

Kalau kamu sedang dalam proses mencari kerja, jangan lupa perbarui profil Jobstreet. Temukan ribuan lowongan pekerjaan yang sesuai dengan minatmu! 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK secara gratis hanya di Apple App Store atau Google Play Store. Semoga beruntung, ya!
⁠

Pertanyaan Seputar Reimburse

1. Apa yang dimaksud dengan kata reimburse?
   ⁠Reimburse adalah membayar kembali pengeluaran karyawan yang digunakan untuk kebutuhan atau kepentingan perusahaan. Contoh penggunaannya dalam perjalanan bisnis.
   ⁠
2. Apa itu berkas reimburse?
   ⁠Berkas reimburse adalah dokumen tentang pengajuan klaim penggantian dana yang dilengkapi bukti sah.
   ⁠
3. Hal-hal apa saja yang dapat diajukan reimbursement?
   ⁠Semua yang berhubungan dengan pengeluaran bisnis, seperti tiket perjalanan, biaya akomodasi, uang makan, uang bensin, biaya pembayaran kesehatan, pembelian produk perlengkapan kantor, alat bisnis keperluan perusahaan, dan lainnya.
   ⁠
4. Apa itu reimbursement PPh 23?
   ⁠PPh 23 merupakan pajak yang dikenakan pada penggantian biaya transaksi. Selama transaksi tersebut merupakan pendapatan transaksi yang terutang atau jasa yang tercantum dalam daftar kena pajak PPh Pasal 23.
   ⁠
5. Apakah reimbursement dikenakan pajak?
   ⁠Pembayaran reimbursement tidak termasuk jumlah bruto dasar pemotongan PPh. Dengan catatan faktur pembayaran pada pihak ketiga dapat dibuktikan.
   ⁠
6. Berapa persen pajak reimbursement?
   ⁠Penggantian biaya tidak dikenakan pajak. Asalkan memenuhi kriteria dan syarat sesuai ketentuan perusahaan.