Multitasking: Contoh, Jenis, Kelebihan dan Kekurangannya

Multitasking adalah salah satu skill yang disebut penting untuk dimiliki saat bekerja. Kemampuan ini terkait dengan produktivitas seorang karyawan. 

Dengan kemampuan multitugas, kamu akan dengan mudah menyelesaikan berbagai pekerjaan yang datang bersamaan. Tetapi di sisi lain, kemampuan ini juga disebut dapat menghilangkan fokus. 

Lalu, sebenarnya apa itu multitasking? Apakah menggunakan multitasking skill tepat untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam suatu waktu? 

Supaya kamu tidak bingung lagi, pelajari definisi, kelebihan dan kekurangannya berikut ini. Selain itu, pahami juga tips melakukannya agar tidak kehilangan fokus saat bekerja.

• Apa Itu Multitasking?
• Jenis-jenis Multitasking
• Contoh Multitasking di Dunia Kerja
• Kelebihan Multitasking
• Kekurangan Multitasking
• Cara Melakukan Multitasking 
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Multitasking

⁠Apa Itu Multitasking? 

Kata multitasking terdiri dari dua kata, yaitu multi dan task. Jika diterjemahkan secara literal, artinya mengerjakan lebih dari satu tugas. 

Pada dasarnya, pengertian multitasking adalah kemampuan menyelesaikan lebih dari satu pekerjaan secara bersamaan. Definisi ini mirip dengan cara kerja komputer yang sama seperti manusia. 

Multitasking komputer merupakan kemampuan sistem untuk menjalankan lebih dari satu perintah secara bersamaan. 

Namun, arti multitasking pada manusia tidak hanya terbatas pada sekadar menyelesaikan pekerjaan. Justru, memastikan bahwa kualitas kinerja tidak menurun menjadi fokus utama multitasking.

Dengan kata lain, cara ini sangat mengutamakan hasil yang baik. Lalu, apakah perbedaannya dengan multitalent? Sebenarnya, perbedaan multitalenta dan multitasking terletak pada definisinya. 

Multitalenta merujuk kepada orang yang memiliki lebih dari satu kemampuan. Di sisi lain, multitasking adalah kemampuan itu sendiri, di mana seseorang membagi fokusnya saat mengerjakan beberapa tugas dalam satu waktu bersamaan. 

Kamu bisa menerapkan strategi ini untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu singkat.  

Dalam perusahaan, multitasking adalah kemampuan yang biasanya menjadi syarat untuk dimiliki semua pegawai. Tujuannya untuk memaksimalkan efisiensi SDM. Sebab, tanpa perlu mempekerjakan terlalu banyak orang, perusahaan mampu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. 

⁠Jenis-jenis Multitasking 

Kegiatan multitasking dalam pekerjaan terdiri dari berbagai jenis, di antaranya sebagai berikut: 

Concurrent Multitasking 

Concurrent multitasking juga dikenal dengan sebutan parallel multitasking. Jenis strategi inilah yang paling lekat dengan arti multitugas menurut versi tradisional. 

Dalam melaksanakan jenis multitasking concurrent, seseorang harus menyelesaikan lebih dari satu tugas bersamaan. 

Ciri-ciri multitasking dengan concurrent adalah mengerjakan dua hal yang berbeda di satu waktu. Salah satu contoh concurrent multitasking di dunia kerja adalah menyimak jalannya rapat sambil membuat notulensi. Contoh lainnya adalah melakukan riset di internet sambil berdiskusi dengan rekan kerja. 

Sequential Multitasking 

Berikutnya, ada sequential multitasking yang sedikit berbeda dengan concurrent multitasking. Jika jenis multitasking sebelumnya menekankan penyelesaian dua pekerjaan secara bersamaan, sequential multitasking tidak. 

Sesuai namanya, ciri-ciri orang multitasking dengan metode sequential adalah langsung berlanjut ke tugas lainnya setelah menyelesaikan sebuah pekerjaan. Teknik ini cocok untuk kamu yang punya list pekerjaan yang banyak. 

Contohnya, setelah selesai menulis laporan, kamu langsung menyuntingnya. Contoh lainnya adalah kamu mengerjakan tugas lain ketika sedang menunggu loading aplikasi. Melalui strategi ini, harapannya adalah to do list kamu jadi cepat selesai. 

⁠Contoh Multitasking di Dunia Kerja 

Beberapa contoh multitasking di atas belum mencakup semua hal yang akan sering kamu lakukan di tempat kerja. Berikut ini adalah contoh yang lebih lengkapnya: 

Memantau media sosial sambil menciptakan konten baru 

Ketika bekerja sebagai digital marketer, tentunya kamu ditugaskan mencari ide untuk konten yang menarik. Tapi, tidak menutup kemungkinan kamu juga harus membuatnya sendiri. 

Untuk menghemat waktu riset sekaligus mendapatkan inspirasi, kamu akan melihat referensi dari akun kompetitor saat membuat konten promosi online. 

Ini merupakan contoh concurrent multitasking yang lazim saat bekerja di sebuah content agency. 

Menangani dokumen untuk beberapa klien secara bersamaan 

Contoh ini di luar pekerjaan digital marketing. Dalam contoh ini, kasusnya adalah mengerjakan lebih dari satu dokumen untuk beberapa klien pada saat yang bersamaan. Dengan strategi concuurrent multitasking seperti ini, kamu bisa menghemat waktu untuk memenuhi deadline. 

Jika menghadapi situasi di atas, kamu juga bisa berfokus pada satu dokumen dulu sebelum berpindah ke yang lainnya. Nah, inilah contoh sequential multitasking. 

Menerima panggilan pelanggan sambil mencatat laporan 

Inilah contoh penerapan skill multitugas dalam profesi frontliner di divisi customer service. Sebagai CS, kamu akan dituntut menjawab sebanyak mungkin panggilan pelanggan dalam waktu cepat. 

Nah, di saat yang bersamaan, kamu harus mendokumentasikan interaksi tersebut secara tertulis. 

Lantas, apa yang bisa kamu lakukan untuk menghemat waktu? Jawabannya ada di strategi concurrent multitasking. Selama mendengarkan keluhan dari pelanggan, kamu bisa memasukkan laporan mereka di sistem komputer. 

Dengan cara ini, antrean panggilan dan laporan akan selesai secara bersamaan dalam waktu lebih singkat. 

⁠Kelebihan Multitasking 

Apa saja kelebihan dari melakukan multitugas dalam pekerjaan? Kamu bisa menemukan jawabannya dari daftar ini: 

Pekerjaan lebih cepat selesai 

Salah satu kelebihan utama dari multitasking adalah kemampuan untuk menyelesaikan banyak tugas sekaligus.  

Dengan membagi perhatian pada beberapa aktivitas, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Jadi, kamu pun bisa menuntaskan banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih cepat. 

Hasilnya, kamu punya lebih banyak waktu untuk kegiatan lain, contohnya melatih kemampuan pribadi. 

Menghemat waktu 

Normalnya, kamu akan membutuhkan banyak waktu untuk menyelesaikan satu tugas pada satu waktu. Namun, hal ini akan berbeda jika kamu melakukan strategi multitasking dalam dunia kerja. 

Sebab, kemampuan multitasking membuat kamu mampu melakukan lebih dari satu tugas secara bersamaan. Jadi, lebih menghemat waktu yang biasanya diperlukan untuk menuntaskan dua pekerjaan secara terpisah. 

Mencegah kebiasaan menunda-nunda pekerjaan 

Multitasking juga dapat berperan sebagai alat untuk mencegah kebiasaan procrastination, atau menunda-nunda pekerjaan. Apa alasannya? 

Dengan selalu terlibat dalam beberapa tugas sekaligus, kamu bisa terus-menerus merasa lebih produktif. Akhirnya, hal ini akan mengurangi kecenderungan untuk menunda tugas atau pekerjaan. 

Dalam jangka panjang, kamu pun bisa mencetak prestasi di lingkungan perusahaan. Sebab, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin. 

⁠Kekurangan Multitasking 

Strategi penyelesaian tugas satu ini juga tidak dapat terpisahkan dari kekurangannya, yaitu: 

Mengurangi konsentrasi 

Menurut publikasi yang diterbitkan di Science Daily pada tahun 2016, otak manusia hanya bisa berfokus pada satu tugas dalam kurun waktu tertentu. 

Artinya, ketika mengerjakan lebih dari satu tugas bersamaan, beban kognitif otak pun bertambah. Hal ini tentunya akan memberi dampak negatif pada kinerja saraf pusat otak. Dengan demikian, tingkat konsentrasi akan berkurang drastis. 

Secara tidak langsung, kamu akan lebih rentan membuat kesalahan yang luput dari pengecekan. 

Memperpanjang waktu penyelesaian pekerjaan 

Dalam dunia psikologi, ada fenomena yang disebut switch cost. Ini berarti harga yang harus dibayar ketika berusaha menyelesaikan banyak pekerjaan secara paralel dalam suatu waktu. 

Lalu, apa kaitannya dengan multitasking? Perlu diingat bahwa multitasking artinya menghabiskan waktu untuk menyelesaikan lebih dari satu tugas tanpa menurunkan kualitas. 

Nah, saat kamu memeriksa kualitas pekerjaanmu, tentunya akan membutuhkan lebih banyak waktu. Memang, durasinya hanya berlangsung selama beberapa detik. Tapi, jika ditotal, lama-lama ada dampak negatif dengan total waktu yang hilang ini akan menumpuk banyak. 

Menurunkan tingkat kreativitas 

Multitasking berarti membuat otak berusaha berfokus pada lebih dari satu tugas secara intens. Sayangnya, kerja keras ini akan mengurangi performa bagian otak yang mengatur pemikiran kreatif. 

Jika dilakukan terus-menerus, kreativitasmu akan berkurang. Saat memikirkan solusi yang out of the box, mungkin kamu jadi lebih kesulitan. 

Tentunya, hal ini bisa berakibat fatal ketika kamu harus memperhatikan detail sebuah tugas. Pada akhirnya, kualitas kerja malah menurun drastis. Kamu pun akan lebih sulit menghasilkan solusi yang diinginkan. 

Fungsi ingatan otak terganggu 

Riset dari Universitas Stanford menunjukkan bahwa otak manusia lebih mudah melupakan informasi penting saat mengerjakan tugas dengan metode multitasking. 

Alasannya, saat kamu mencoba mengerjakan lebih dari satu tugas secara berbarengan, otak akan kesulitan membedakan satu tugas dengan yang lainnya. Hal ini berisiko pada fungsi ingatan. Kamu mungkin akan salah mengingat detail tugas yang perlu dikerjakan karena saling bertumpukan. 

Memicu stres 

Menyelesaikan satu beban pekerjaan secara bersamaan ternyata memberikan tekanan ekstra pada fungsi kognitif dan mental. 

Otak akan mengirimkan hormon stres yang meningkatkan kewaspadaanmu saat sedang bekerja. Tapi, jika dibiarkan terlalu lama, kamu akan lebih mudah merasa tertekan. Akibatnya, kamu mengalami gejala psikosomatis seperti sakit kepala. 

Kalau dilakukan dengan tidak hati-hati, multitasking dapat memicu beban pikiran berlebih. Tentu saja, jika berkepanjangan ini akan membahayakan kesehatan. 

⁠Cara Melakukan Multitasking 

Jika memang harus menyelasaikan banyak pekerjaan secara bersamaan, kamu wajib melakukannya dengan tepat. Tujuannya agar kamu terhindar dari dampak negatif serta tekanan berlebih pada kondisi otak. 

Berikut ini cara yang tepat untuk melakukan strategi multitasking dalam bekerja:

Memilih tugas yang serupa 

Walaupun melakukan multitasking, otakmu harus dijaga agar proses adaptasi dan transisi lebih mudah. Caranya dengan memilih dua tugas yang memiliki proses yang hampir mirip. 

Saat memilih tugas yang mirip, kamu tidak harus terlalu berpikir keras. Jadi, kamu tak perlu lagi melakukan proses dari awal lagi. Sebab, memori jangka pendek sudah merekam bagaimana proses mengerjakannya. 

Melakukan tugas-tugas yang mirip membuatmu tidak kewalahan. Alhasil, proses kamu ketika harus berpindah tugas lain akan lebih lancar.

Menggunakan daftar prioritas pekerjaan 

Langkah berikutnya untuk menjamin kesuksesan multitasking adalah membuat daftar prioritas. Buatlah daftar dengan mengurutkan pekerjaan dari yang paling urgent sampai yang tidak. 

Manfaatkan tools-tools to do list atau secara menulisnya di kertas juga tidak masalah. Cara ini membantumu menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan sesegera mungkin. Jadi, fokusmu tidak akan terbagi atau terpecah. 

Jika ingin meringankan beban kerja, delegasikan tugas lain yang tidak begitu penting kepada orang lain. Kalau memungkinkan atau deadline masih panjang, kamu bisa mengerjakan di lain waktu. 

Hindari gangguan atau distraksi 

Selama melakukan multitasking saat bekerja, tidak menutup kemungkinan adanya gangguan. Misalnya, rekan kerja atau atasan akan menghampiri meja kerjamu. Hal ini berpotensi mendistraksi pikiranmu dan membuat fokus otakmu semakin kabur. 

Lalu, apa solusinya? Sebaiknya kamu menjauhkan distraksi apapun dari meja kerjamu. Contohnya, matikan notifikasi dari email atau grup chat pekerjaan selama 1-2 jam. Tetapi, kabari dulu rekan kerja bahwa kamu tidak bisa diganggu selama waktu tersebut. 

Alternatif lainnya, kamu bisa memanfaatkan quiet room yang tersedia di perusahaanmu, jika ada. 

Evaluasi hasil pekerjaan 

Saat melakukan multitasking, fungsi kognitif otak akan kesulitan berfokus. Apalagi jika kamu berusaha menyelesaikan banyak pekerjaan dalam satu waktu. Hal ini akan mengurangi perhatianmu terhadap detail. 

Jika tidak diperiksa berulang, bisa saja hasil pekerjaanmu akan memiliki banyak kesalahan. 

Sebagai solusi, sebaiknya kamu menyempatkan waktu untuk mengecek kualitas pekerjaanmu secara berkala. Misalnya, kamu bisa mencurahkan perhatianmu untuk memeriksa ejaan setiap lima menit sekali setelah bekerja.

Kamu tidak perlu bolak-balik memperbaiki kesalahan pada pekerjaan sebanyak lebih dari satu kali. Sebab, ini hanya akan membuang waktu kerjamu. 

Lakukan satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif 

Terakhir, sebaiknya kamu memasangkan kegiatan yang bersifat aktif dan pasif saat melakukan multitasking. Apa alasan di balik strategi ini? 

Kegiatan pasif ini yaitu mendengarkan rapat atau musik. Lalu, kegiatan aktifnya seperti menulis atau bergerak ke lebih dari satu lokasi. Mengerjakan satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif membantu otakmu beristirahat sejenak. 

Hasilnya, kamu bisa mengurangi risiko stres dan burnout, terutama jika harus menyelesaikan tugas yang membutuhkan pemikiran kreatif. Pada akhirnya, kamu akan lebih produktif dalam bekerja. 

⁠Kesimpulan 

Pada dasarnya, multitasking skill adalah kemampuan yang penting untuk banyak bidang, seperti digital marketing, frontliner, dan administrasi. Ketika seorang karyawan memiliki kemampuan mengerjakan lebih dari satu tugas bersamaan, dia pasti mampu meningkatkan efektifitas dalam bekerja. 

Tapi, strategi ini berisiko menimbulkan stres dan membebani fungsi kognitif otak. Jadi, sebaiknya karyawan mampu melakukannya dengan cara yang tepat. 

Nah, kalau kamu percaya diri mampu melakukan multitugas, kamu bisa memasukkan skill tersebut ke dalam CV.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Multitasking 

1. Apa arti dari kata multitasking? 
   ⁠Kata multitasking terdiri dari dua kata, yaitu multi dan task. Jika diterjemahkan secara literal, artinya mengerjakan lebih dari satu tugas. Jadi, multitasking adalah kemampuan untuk menuntaskan setidaknya dua pekerjaan pada saat yang bersamaan.  
   ⁠
2. Apa saja contoh multitasking?
   ⁠Contoh dari multitugas sangatlah beragam. Kamu bisa menemukannya dalam berbagai situasi, entah itu dalam kehidupan sehari-hari atau di tempat kerja. 
   
   ⁠⁠Misalnya, kamu bisa membersihkan kamar sambil mendengarkan musik. Atau, kamu juga dapat membaca buku di sela-sela menunggu masakan matang. Itulah beberapa contoh multitasking di kehidupan sehari-hari. Adapun contoh multitasking di tempat kerja adalah kamu bisa membuat notulensi rapat sambil mendengarkan ucapan dari setiap peserta. 
   ⁠
3. Apa efek dari multitasking? 
   ⁠Jika tidak dibarengi strategi yang tepat, multitugas bisa mengganggu kinerja otak. Akibatnya, kamu akan lebih kesulitan memperhatikan detail yang tertera pada tugasmu. Selain itu, mungkin kamu juga akan merasakan sulitnya memikirkan solusi kreatif. 
   ⁠
   ⁠Pada akhirnya, kedua efek samping tersebut bisa meningkatkan risiko stres berlebih hingga burnout. Jadi, alangkah baiknya kamu tidak terlalu memforsir diri saat melakukan multitasking. 
   ⁠
4. Apa kelebihan multitasking? 
   Multitugas juga memiliki kelebihannya tersendiri. Contohnya, multitasking bisa membantu kamu menghemat waktu kerja atau menghindari pikiran untuk menunda pekerjaan. Hasilnya, kamu bisa bekerja dengan lebih produktif. Alih-alih membiarkan pekerjaanmu menumpuk dalam jangka panjang, multitasking membuat pekerjaan kamu cepat selesai. 
   ⁠
5. Bagaimana cara melakukan multitasking? 
   ⁠Mulai dengan perencanaan yang matang terlebih dahulu. Ketahui urutan prioritas dari setiap tugas yang perlu diselesaikan. ⁠Selanjutnya, kelompokkan setiap tugas dengan proses penyelesaian yang mirip. Jadi, otakmu dapat beradaptasi dengan lebih baik saat berhadapan dengan tugas yang beragam.
   ⁠
   ⁠Jika sudah, cek kembali apakah di sekitar lokasi kerjamu ada hal yang bisa mendistraksi pikiranmu, entah itu keberadaan gadget atau rekan kerja. ⁠Kalau ada, pastikan kamu mengkomunikasikannya sebelum mulai bekerja. Dengan begitu, kamu bisa berfokus pada tugas.