Mengenal Gantt Chart: Tools Penting untuk Project Manager

Pengelolaan sebuah proyek merupakan tanggung jawab utama seorang project manager. Untuk mempermudah pengelolaan proyek, seorang project manager biasanya akan menggunakan alat atau tools tertentu.

Nah, Gantt Chart adalah salah satu tool manajemen proyek yang umum digunakan. Dengan menggunakan bagan (chart) ini, project manager bisa merencanakan kapan suatu proyek harus mulai, kapan harus selesai, dan menyusun keterkaitan satu proyek dengan proyek lainnya.

Gantt Chart memang tools penting untuk seorang project manager. Namun, kamu yang terlibat dalam sebuah proyek juga wajib mengetahui apa itu Gantt Chart. Yuk, pelajari lebih dalam mengenai Gantt Chart dalam penjelasan berikut!

• Apa Itu Gantt Chart?
• Pentingnya Gantt Chart untuk Project Manager
• Elemen Penting dari Gantt Chart
• Siapa Saja yang Bisa Memanfaatkan Gantt Chart?
• Memanfaatkan Gantt Chart untuk Project Manager
• Tips Mengoptimalkan Gantt Chart
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Gantt Chart 

⁠Apa Itu Gantt Chart? 

Dilansir dari Investopedia, Gantt Chart adalah grafik yang digunakan untuk menampilkan jadwal proyek. Grafik ini berbentuk diagram batang yang menunjukkan waktu atau jadwal pengerjaan proyek.

Definisi lain Gantt Chart adalah bagan yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan proyek, khususnya untuk membantu project manager saat membuat jadwal proyek secara detail, seperti dikutip dari Project Manager.

Melalui Gantt Chart, project manager bisa mengatur durasi pengerjaan masing-masing tugas dalam proyek. Selain itu, project manager juga bisa merencanakan urutan proyek yang harus diselesaikan terlebih dahulu. 

Sejarahnya, Gantt Chart disusun oleh Henry Gantt di awal abad ke-20. Gantt membuat bagan ini dengan tujuan meningkatkan kualitas perencanaan proyek serta memantau progres proyek yang sedang berjalan. 

Saat ini, banyak tool project management yang mengadopsi Gantt Chart untuk merencanakan proyek, membuat jadwal kegiatan, mengalokasikan sumber daya, dan memantau progres kemajuan proyek. 

Jika kamu melihat contoh Gantt Chart, bagannya tampak cukup sederhana. Meski demikian, chart ini lebih dari sebatas diagram batang saja, lho!

⁠Pentingnya Gantt Chart untuk Project Manager 

Secara garis besar, Gantt Chart adalah alat untuk mempermudah seorang project manager dalam melakukan tugas manajemen proyek. Berikut beberapa manfaat Gantt Chart:

1. Mempermudah visualisasi proyek 

Bagi seorang project manager, Gantt Chart adalah alat untuk membantu pembuatan visualisasi tentang jadwal serta tahapan proyek. 

Setiap tugas atau aktivitas ditampilkan sebagai batang mendatar (batang horizontal) yang menunjukkan durasi pelaksanaan, waktu mulai, serta waktu berakhirnya tugas atau aktivitas tersebut. 

Dengan visualisasi berbentuk diagram batang, project manager bisa dengan mudah melihat jadwal-jadwal dalam suatu proyek secara menyeluruh. Tak hanya itu, urutan dan keterikatan tugas satu dengan yang lain pun menjadi lebih mudah untuk dipahami. 

2. Memudahkan komunikasi dan kolaborasi 

Gantt Chart adalah alat komunikasi yang efektif untuk tim proyek dan stakeholders. Gantt Pasalnya, Chart memberikan visualisasi jadwal yang jelas, sehingga pihak-pihak yang terlibat dapat memahami seluruh rencana proyek, tanggung jawab masing-masing, dan progres proyek.

Adanya pemahaman yang sama terkait rencana suatu proyek tentunya akan mendorong kolaborasi yang lebih baik. Dengan demikian, kesalahpahaman bisa diminimalisir. 

3. Membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah 

Gantt Chart juga memungkinkan project manager untuk mengidentifikasi potensi masalah sejak dini. Hal itu dapat dilakukan dengan melihat jadwal proyek secara keseluruhan. 

Ketika project manager paham dengan jadwal proyeknya, ia bisa memperkirakan tugas mana yang berpotensi memengaruhi timeline atau yang memerlukan perhatian khusus. 

Ketika masalah yang mungkin akan timbul dalam proyek bisa diidentifikasi lebih awal, project manager pastinya dapat mengambil tindakan pencegahan sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi. 

4. Meningkatkan efisiensi 

Bagan Gantt juga bisa membantu project manager untuk merencanakan dan mengelola sumber daya yang ada dengan lebih efisien. Selain itu, bagan ini memungkinkan project manager untuk memantau kemajuan proyek secara kontinyu. 

Dengan cara ini, project manager dapat memastikan bahwa semua tugas berjalan sesuai jadwal. Waktu yang terbuang juga bisa diminimalkan sehingga efektivitas keseluruhan proyek akan meningkat. 

Baca Juga: Inilah Contoh Personal Selling dan Teknik Lengkapnya

⁠Elemen Penting dari Gantt Chart 

Sebelum membuat Gantt Chart, kamu perlu mengetahui detail dari elemen-elemennya serta cara mengoptimalkan penggunaannya.  

Pasalnya, Gantt Chart bukanlah sekadar bagan biasa yang membutuhkan format tertentu untuk membuatnya. Berikut adalah berapa elemen penting dalam Gantt Chart:

1. Task 

Satu proyek biasanya memiliki banyak tugas atau aktivitas. Dalam bagian ini, kamu bisa membuat dan memantau tugas atau aktivitas apa saja yang perlu diselesaikan dalam proyek tersebut. 

2. Deadline 

Deadline adalah elemen yang mencakup tanggal awal dan akhir pengerjaan tugas atau aktivitas dalam sebuah proyek. 

Melalui elemen ini, manajer proyek bisa memastikan proyek tetap berjalan sesuai jadwal. Tugas atau aktivitas yang paling mendesak juga bisa diidentifikasi melalui elemen diagram Gantt Chart ini. 

3. Timeline 

Elemen penting dalam Gantt Chart selanjutnya adalah timeline. Elemen ini menggambarkan kerangka waktu keseluruhan proyek dari awal hingga selesai serta memberikan visualisasi durasi masing-masing tugas atau aktivitas. 

Timeline juga membantu kamu untuk mengetahui hubungan tugas satu dengan yang lain. Dengan begitu, kamu bisa tahu apakah suatu tugas bisa dijalankan sendiri, atau harus menunggu proyek lain selesai terlebih dulu sebelum memulainya. 

4. Coordinator 

Elemen ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penyelesaian suatu tugas dalam proyek. Sebelum mengisi bagian ini, kamu perlu berdiskusi dengan tim untuk pembagian person-in-charge terlebih dahulu. 

5. Progress bar 

Progress bar adalah elemen visual yang menggambarkan sejauh mana progres sebuah tugas. Progress bar membantu project manager untuk mengetahui progres tugas secara cepat dan mudah. 

6. Progress percentage 

Serupa dengan progress bar, progress percentage menunjukkan progres dari sebuah tugas atau aktivitas dalam proyek. 

Bedanya, progress percentage menampilkan progres dalam bentuk persentase. Biasanya, letaknya ada di dalam atau di sebelah progress bar.    

7. Priority 

Priority adalah indikator penunjuk urgensi dari sebuah tugas dalam proyek. Dalam chart ini, tugas sering diberi label prioritas (misalnya, tinggi, sedang, rendah) untuk membantu project manager memfokuskan waktu dan sumber daya pada tugas yang penting dahulu. 

8. Progress checking 

Progress checking adalah elemen yang berfungsi untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan tugas maupun proyek secara keseluruhan. 

Elemen ini dapat menunjukkan perbandingan antara progres aktual (real-time) dengan jadwal pada rencana proyek. 

Selain itu, kamu juga bisa mengidentifikasi kemungkinan ketidakcocokan antara progres dan jadwal, serta memutuskan tindakan apa yang perlu diperlukan jika ada ketidakcocokan tersebut. 

Pada dasarnya, progress checking bertujuan untuk memastikan proyek tetap pada jalurnya dan membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat waktu.

⁠Siapa Saja yang Bisa Memanfaatkan Gantt Chart? 

Siapa saja yang bisa memanfaatkan Gantt Chart? Apakah chart terbatas hanya untuk project manager saja? Melansir TeamGantt, bagan Gantt Chart dapat digunakan oleh siapa pun yang sedang mengelola suatu proyek. 

Jadi, penggunaan bagan ini tidak terbatas untuk project manager saja. Pemilik bisnis, leader suatu tim, maupun pihak eksekutif bisa menggunakan Ghantt Chart untuk mengelola dan memantau progres suatu proyek. 

Gantt Chart juga bisa digunakan di berbagai macam industri yang sering menjalankan berbagai macam proyek, seperti industri konstruksi, event planning, marketing, manufaktur, hingga pengembangan software.

⁠Memanfaatkan Gantt Chart untuk Project Manager 

Setelah mengetahui definis dan elemen pentingnya, apakah kamu tertarik menggunakan Gantt Chart untuk mempermudah pengelolaan proyek atau tugas? Jika iya, berikut adalah tips dan cara membuat Gantt Chart yang bisa kamu terapkan:

1. Mengidentifikasi tugas dan subtugas 

Pertama, kamu perlu membagi proyek besar menjadi tugas-tugas yang kecil. Jika diperlukan, bagi kembali tugas menjadi subtugas lebih kecil agar mudah dikelola. Setelah itu, tetapkan koordinator atau penanggung jawab untuk setiap tugas tersebut. 

2. Menentukan durasi masing-masing tugas 

Cara membuat Gantt Chart selanjutnya adalah menentukan durasi untuk masing-masing tugas. Estimasikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas. Lalu, tentukan juga tanggal pengerjaan dan kapan berakhirnya. 

3. Membangun timeline proyek 

Setelah mengetahui tugas serta durasi pengerjaannya, susun semua tugas sesuai urutan deadline-nya.

Kamu perlu cermat menetapkan tenggat waktu, jangan sampai terlalu mepet atau terlalu lama, dan membuat pengerjaan proyek menjadi tidak efektif. 

4. Menambahkan milestone dan hubungan antar tugas 

Setelah menyusun timeline proyek, tambahkan milestone untuk menandai pencapaian penting dalam proyek (jika sudah ada). 

Selain itu, coba identifikasi ada tidaknya ketergantungan antara tugas yang satu dengan yang lainnya. Ketergantungan yang dimaksud adalah apakah ada tugas yang perlu diselesaikan sebelum memulai tugas lainnya?

5. Memformat dan menyesuaikan Gantt Chart 

Langkah terakhir membuat Gantt Chart adalah melakukan formatting. Kegiatan ini melibatkan pemberian label, perubahan warna tugas, serta memastikan timeline proyek yang sudah kamu susun bisa dengan mudah terbaca. 

Baca Juga: Storyboard: Definisi, Tujuan, dan Cara Membuatnya 

 

Tips Mengoptimalkan Gantt Chart 

Dengan mengoptimalkan Gantt Chart, kamu bisa membuat bagan pengelolaan proyek dengan efektif dan mudah dipahami oleh semua anggota tim. Berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan Gantt Chart:

1. Gunakan warna dan simbol yang jelas 

Gunakan warna yang berbeda untuk setiap kategori tugas. Tujuannya adalah untuk membedakan tugas satu dengan tugas lain yang berada dalam kategori berbeda, namun masih satu proyek. 

Selain itu, sisipkan juga simbol yang berbeda untuk menandai berbagai aspek dalam Gantt Chart. Misalnya, kamu bisa memilih ikon bendera untuk menandai milestone, garis putus-putus untuk menunjukkan ketergantungan antara dua tugas atau lebih, serta tanda centang untuk menandai tugas yang sudah selesai. 

2. Batasi jumlah tugas pada satu chart 

Terlalu banyak tugas yang diletakkan dalam satu chart bisa membuat orang yang melihatnya bingung. Maka dari itu, batasi jumlah tugas untuk memastikan bagan tetap bisa dibaca dan dimengerti dengan mudah.

3. Sertakan informasi penting seperti nama tugas dan durasi 

Supaya pembaca bisa memahami tugas yang ditampilkan dalam chart dengan mudah, lengkapi chart dengan deskripsi nama tugas yang jelas. 

Sebagai contoh, jika salah satu tugas adalah ‘Riset’, perjelas kegiatan penelitian seperti apa yang dimaksud. Misalnya, ‘Riset pasar - analisis demografi pengguna layanan A’. 

Selain nama yang jelas, durasi setiap tugas juga perlu kamu tulis dalam chart. Dengan demikian, orang yang membaca chart bisa tahu berapa lama alokasi waktu pengerjaan suatu tugas. 

4. Bagikan Gantt Chart dengan tim dan stakeholder 

Selain kepada tim, kamu juga perlu membagikan Gantt Chart ke stakeholder. Dengan demikian, semua pihak bisa memiliki pemahaman yang sama mengenai jadwal serta progres proyek. 

5. Perbarui Gantt Chart secara berkala 

Memperbarui Gantt Chart adalah hal yang penting. Pasalnya, chart ini harus selalu mencerminkan status terkini dari sebuah proyek. 

Jika memang ada perubahan durasi pengerjaan tugas, selalu update informasi tersebut di chart. Demikian juga jika ada tambahan atau penghapusan suatu tugas, pastikan untuk memperbarui Gantt Chart agar informasinya tetap aktual dan valid.

⁠Kesimpulan 

Gantt Chart adalah bagan berbentuk diagram batang yang digunakan untuk menampilkan daftar tugas atau aktivitas yang perlu dilakukan dalam sebuah proyek. Bagan tersebut mencakup durasi pengerjaan serta progres proyek.

Biasanya, Gantt Chart digunakan oleh project manager untuk mempermudah pengelolaan proyek. Akan tetapi, semua orang dari berbagai industri bisa menggunakan Gantt Chart untuk melakukan pengelolaan proyek—tidak harus project manager.

Ada banyak elemen yang dapat kamu jumpai di Gantt Chart. Masing-masing elemen ini penting untuk membantu kamu dalam mengelola tugas, menyusun jadwal, dan memantau progres pekerjaan yang dihadapi.

Untuk membuat Gantt Chart, ada beberapa langkah yang harus kamu lakukan. Pertama, kamu perlu membagi proyek menjadi tugas dan subtugas. Lalu, tentukan waktu pengerjaan dan durasi pengerjaan tugas-tugas tersebut.

Setelah itu, lanjutkan dengan menyusun timeline. Tambahkan informasi mengenai ketergantungan antar tugas (jika ada), dan jangan lupa untuk melakukan formatting terhadap chart tersebut. Bagaimana? Mudah, kan?

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

 Baca Juga: 10+ Contoh Skala Prioritas & Cara Membuatnya 

 

Pertanyaan Seputar Gantt Chart 

1. Apa perbedaan antara Gantt Chart dan timeline?
   ⁠Perbedaan keduanya bisa dilihat dari tiga faktor. Berikut penjelasannya:
   ⁠- Struktur: Gantt Chart menampilkan daftar tugas, subtugas, ketergantungan antar tugas, durasi pengerjaan tugas, serta progres dari masing-masing tugas. Di sisi lain, timeline hanya menggambarkan urutan tugas secara kronologis.
   ⁠- Detail: Gantt Chart lebih detail dibandingkan timeline. Sebab, durasi dan ketergantungan antartugas tidak disertakan dalam timeline.
   ⁠- Visualisasi: Gantt Chart ditampilkan dalam bentuk diagram batang. Di lain sisi, timeline bisa ditampilkan dalam bentuk apa pun selama menggambarkan urutan peristiwa atau tugas.
   ⁠
2. Bagaimana cara menggunakan Gantt Chart untuk proyek Agile?
   ⁠Proyek Agile adalah pendekatan manajemen proyek yang memberikan penekanan pada fleksibilitas, kolaborasi, respons cepat terhadap perubahan, serta pembuatan produk yang terus menerus dalam iterasi kecil. Biasanya, proyek seperti ini dilakukan dalam bidang pengembangan perangkat lunak. Untuk menggunakan Gantt Chart dalam proyek Agile, kamu bisa melakukan hal-hal berikut:
   ⁠- Gunakan Gantt Chart untuk memvisualisasikan sprint dan iterasi.
   ⁠- Pisahkan backlog menjadi tugas atau subtugas, lalu jadwalkan dalam sprint melalui Gantt Chart.
   ⁠- Gunakan Gantt Chart untuk memvisualisasikan progres tugas serta menampilkan tugas apa saja yang sudah selesai dilakukan.
   ⁠- Terakhir, sesuaikan Gantt Chart secara berkala berdasarkan feedback yang kamu peroleh.
   ⁠
3. Apakah Gantt Chart masih relevan di era digital?
   Ya, ⁠Gantt Chart masih relevan di era digital. Hal itu terbukti dengan banyaknya alat project management dan platform kolaborasi yang menggunakan Gantt Chart. Beberapa alat project management yang dimaksud adalah Microsoft Project, Trello, dan Asana.
   ⁠
   ⁠Saat ini, Gantt Chart yang ada di platform-platform tersebut memungkinkan pembaruan secara real time dan akses yang mudah melalui berbagai device. Dengan demikian, chart ini sangat berguna untuk membantu pengelolaan proyek-proyek kompleks yang membutuhkan perencanaan serta koordinasi yang detail.
   ⁠
4. Kapan waktu yang tepat untuk menggunakan Gantt Chart?
   ⁠Gantt Chart tepat digunakan ketika suatu proyek memiliki banyak tugas dengan ketergantungan antar tugas yang kompleks. Selain itu, Gantt Chart juga bisa kamu gunakan jika proyek membutuhkan perencanaan jangka panjang, koordinasi tim yang solid, serta progress tracking secara kontinyu.
   ⁠
5. Bagaimana cara mengintegrasikan Gantt Chart dengan metodologi Agile?
   ⁠Salah satu caranya adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek yang mendukung Gantt Chart dan Agile, misalnya seperti Jira. Tool ini memungkinkan kamu dan tim untuk bekerja dengan framework Agile serta memanfaatkan visualisasi Gantt Chart.