Pelajari Contoh SOP Kerja yang Wajib Dipahami Para Karyawan

(Image by Freepik)

Di mana pun kamu bekerja, pengertian SOP adalah hal yang wajib kamu ketahui. Seperti apa contoh SOP kerja? Simak apa itu SOP kerja dan contohnya di artikel ini.

Dengan adanya SOP, perusahaan bisa menjalankan kegiatan operasional sebagaimana mestinya. Hasilnya, produktivitas kerja pun dapat terjaga.

Tidak hanya itu, kamu dan tim juga bisa meminimalisir kesalahan kerja. Sebab, SOP mengatur keseluruhan prosedur kerja di perusahaan. Memangnya, kepanjangan SOP kerja itu apa?

Yuk, temukan jawabannya melalui ulasan berikut! Kamu juga bisa mendapatkan contoh SOP kerja karyawan untuk berbagai divisi perusahaan. Baca terus sampai selesai, ya!

Apa itu SOP kerja?

(Image by Freepik)

Standard operating procedure merupakan kepanjangan SOP kerja. Dalam bahasa Indonesia, artinya adalah prosedur operasional standar atau standar operasional prosedur. Jadi, apa itu pengertian SOP kerja?

SOP kerja adalah pedoman bagi karyawan untuk menjalankan tugas sesuai jabatan dan alat mengukur kinerja di perusahaan. Pada umumnya, SOP kerja mencakup proses kerja dari tahap awal hingga akhir.

Oleh sebab itu, rincian isi SOP bergantung pada jenis pekerjaan yang dijalankan. Beberapa rincian yang biasanya akan kamu temukan dalam SOP adalah detail pekerjaan, lokasi dan waktu pelaksanaan, serta anggota tim yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.

Dengan informasi yang tercantum di dalamnya, SOP pun menjadi hal yang penting bagi perusahaan dan seluruh karyawan.

Perusahaan membutuhkan SOP agar proses kerja berjalan sebagaimana mestinya. Lantas, seperti apa manfaat SOP bagi karyawan?

Alasan pentingnya SOP kerja bagi karyawan

(Image by Freepik)

Pada dasarnya, SOP perusahaan dapat membantu karyawan untuk melakukan pekerjaan sesuai standar yang berlaku di perusahaan.

Secara lebih spesifik, berikut alasan pentingnya pembuatan SOP perusahaan bagi karyawan:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja

Pembuatan SOP kerja mengatur prosedur operasional pekerjaan secara menyeluruh, mulai dari tahap perencanaan, tata cara pelaksanaan, hingga evaluasi.

Dengan adanya SOP perusahaan dalam bisnis, kamu bisa mengetahui apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Hasil penerapan SOP kerja, efisiensi dan produktivitas kerja akan meningkat. Peningkatan itu dapat berdampak positif pula terhadap hasilnya.

2. Meminimalisir kesalahan dan inkonsistensi

Pembuatan SOP perusahaan menjadi acuan bagi seluruh karyawan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai standar. Hal ini juga mencakup penggunaan alat kerja hingga bagaimana kamu harus bersikap.

Standar tersebut dapat membantu kamu dan tim unit kerja untuk bekerja secara konsisten. Dengan begitu, terjadinya kesalahan maupun human error pun dapat diminimalisir dalam bisnis.

3. Meningkatkan kualitas produk dan layanan

Ketika kamu dan tim unit kerja bisa bekerja dengan cara yang konsisten, kualitas produk dan layanan pun akan mendapatkan hasil yang sama.

Dengan kualitas produk dan layanan yang terjaga, perusahaan bisa mempertahankan kepuasan pelanggan.

Jika kepuasan pelanggan dipertahankan, loyalitas pelanggan akan meningkat sehingga mereka kembali membeli produkmu. Lambat laun, bisnis pun ikut naik.

4. Memudahkan pelatihan dan onboarding karyawan baru

Dokumen pembuatan SOP perusahaan memberikan panduan tentang seluruh aktivitas kerja perusahaan.

Jadi, ketika ada karyawan baru, mereka bisa langsung mempelajari SOP tersebut. Melalui SOP, karyawan baru dapat memahami tugas, tanggung jawab, alur kerja, hingga sumber daya yang dibutuhkan.

Dengan kata lain, adanya SOP perusahaan dapat mendukung proses pelatihan dan onboarding karyawan baru.

Di sisi lain, karyawan baru tersebut juga akan lebih mudah beradaptasi dan menjalankan sistem yang berlaku di bisnis.

5. Memperjelas alur tanggung jawab dan akuntabilitas

SOP perusahaan tidak hanya menjelaskan tentang alur kerja, tapi juga anggota tim yang bertanggung jawab atas tiap tahapan kerja.

Penjelasan tentang alur kerja ini dapat membantu memperjelas alur tanggung jawab dan akuntabilitas dalam setiap pekerjaan.

Selain itu, kalau misalnya kamu butuh approval untuk tugas tertentu, kamu sudah tahu harus melapor ke siapa. Jadi, kamu pun bisa lebih hemat waktu.

Nah, supaya SOP kerja mampu memberikan manfaat secara optimal, tentu pembuatannya tidak boleh asal-asalan. Untuk itu, kamu perlu mengetahui contoh SOP perusahaan yang benar. Seperti apa?

Baca Juga: Lamar Kerja dengan HP? Yuk, Simak di Sini!

Kumpulan contoh SOP kerja di berbagai divisi

Setelah memahami apa itu SOP kerja dan manfaatnya bagi karyawan, kamu juga perlu mengetahui bentuk SOP yang ideal.

Jobstreet telah menyiapkan kumpulan contoh SOP perusahaan sederhana untuk berbagai divisi. Yuk, kita lihat sama-sama beberapa contoh SOP kerja berbagai divisi!

Contoh SOP kerja divisi penjualan

(Image by Freepik)

1. Contoh SOP kerja untuk prosedur penanganan calon pelanggan

Standard Operating Procedure (SOP) - Divisi Penjualan

Penanganan Calon Pelanggan Baru

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu anggota divisi penjualan dalam menangani calon pelanggan baru melalui email dan panggilan telepon.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan prosedur penanganan calon pelanggan baru bagi anggota divisi penjualan.

Pelaksana

Staf divisi penjualan.

Penanggung jawab

Manajer divisi penjualan.

Tahapan prosedur

1. Buatlah daftar calon pelanggan atau pelanggan potensial
2. Cari tahu alamat email dari tiap calon pelanggan
3. Kirimkan email tentang keunggulan produk kepada tiap calon pelanggan
4. Jika Anda menerima balasan, segera jadwalkan panggilan telepon
5. Lakukan panggilan telepon dan kirimkan informasi penting calon pelanggan kepada sales manager.

Sumber daya

• Database berisi daftar calon pelanggan
• Template untuk isi email
• Panduan melakukan panggilan telepon dengan calon pelanggan.

2. Contoh SOP kerja untuk pembuatan penawaran dan closing penjualan

Standar Operasional Prosedur (SOP) - Divisi Penjualan

Penawaran dan Closing Penjualan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu anggota divisi penjualan dalam melakukan penawaran dan closing penjualan produk.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur penawaran dan closing penjualan produk kepada calon pelanggan yang telah setuju untuk meeting.

Pelaksana

Staf divisi penjualan.

Penanggung jawab

Manajer divisi penjualan.

Tahapan prosedur penawaran dan closing penjualan

1. Pelajari profil dan kebutuhan calon pelanggan
2. Buatlah materi presentasi sesuai profil dan kebutuhan calon pelanggan
3. Tonjolkan keunggulan dan manfaat produk yang bisa memenuhi kebutuhan calon pelanggan
4. Sertakan cerita atau testimoni dari pelanggan sebelumnya
5. Lakukan follow-up setelah presentasi.

Prosedur jika calon pelanggan memiliki concern terhadap produk

1. Dengarkan concern atau isu dari calon pelanggan
2. Bangun rasa empati untuk memahami isu tersebut
3. Rangkum isu tersebut dan sampaikan ulang untuk konfirmasi
4. Jelaskan bahwa tim dan unit kerja produksi telah mengatasi isu tersebut hingga tuntas.

Prosedur closing penjualan

1. Sampaikan kembali tentang penjualan produk
2. Tawarkan free trial selama 1 bulan
3. Tawarkan diskon untuk pembelian yang terjadi saat masa free trial
4. Tekankan kembali bahwa isu terkait produk telah diatasi dengan baik.

Sumber daya

1. Product knowledge untuk membuat materi presentasi
2. Hasil riset dan analisis calon pelanggan
3. Data testimoni pelanggan sebelumnya
4. Bukti bahwa isu atau masalah terkait produk telah tuntas.

3. Contoh SOP kerja untuk menangani keluhan pelanggan

Standar Operasional Prosedur (SOP) - Divisi Penjualan dan Customer Service

Penanganan Keluhan Pelanggan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu petugas customer service dalam menanggapi dan menangani keluhan pelanggan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur penanganan keluhan pelanggan.

Pelaksana

Petugas customer service dan staf divisi penjualan.

Penanggung jawab

Manajer divisi penjualan dan customer service.

Prosedur umum penanganan keluhan pelanggan

1. Keluhan pelanggan disampaikan melalui customer service yang tersedia di akun media sosial perusahaan, sambungan hotline, dan WhatsApp
2. Petugas customer service menyampaikan permohonan maaf atas keluhan yang dialami pelanggan
3. Petugas customer service akan merespons pelanggan sesuai keluhan yang masuk. Untuk keluhan terkait produk, petugas customer service bisa merujuk pada dokumen product knowledge
4. Petugas customer service mencatat keluhan pelanggan pada Formulir Keluhan Pelanggan, lalu menginputnya ke dalam sistem Complaint Handling
5. Tim penjualan akan menindaklanjuti laporan keluhan tersebut kepada pihak terkait
6. Tim penjualan menyimpan laporan keluhan sebagai dokumentasi dan bahan penelitian lebih lanjut.

Prosedur jika keluhan pelanggan butuh penanganan lanjutan

1. Pelanggan menyampaikan keluhan yang tidak bisa diatasi petugas customer service dalam satu kali komunikasi
2. Petugas customer service menyampaikan permohonan maaf atas keluhan yang dialami pelanggan
3. Petugas customer service meminta nomor telepon atau alamat email aktif pelanggan
4. Petugas customer service mencatat keluhan pelanggan pada Formulir Keluhan Pelanggan, lalu menginputnya ke dalam sistem Complaint Handling
5. Tim penjualan akan menindaklanjuti laporan keluhan tersebut kepada pihak terkait dan meminta solusi
6. Tim penjualan menuliskan solusi pada Formulir Keluhan Pelanggan, lalu menyampaikannya kembali kepada petugas customer service
7. Petugas customer service menyampaikan solusi kepada pelanggan melalui kontak yang diberikan
8. Petugas customer service memastikan bahwa keluhan tersebut teratasi
9. Petugas customer service mengembalikan Formulir Keluhan Pelanggan kepada tim penjualan
10. Tim penjualan menyimpan laporan keluhan sebagai dokumentasi dan bahan penelitian lebih lanjut.

Sumber daya

• Product knowledge untuk membantu petugas customer service menjawab keluhan
• Akses media sosial, hotline, dan akun WhatsApp resmi perusahaan
• Formulir Keluhan Pelanggan
• Akses sistem Complaint Handling.

Contoh SOP kerja divisi produksi

(Image by Lifestylememory on Freepik)

1. Contoh SOP kerja untuk prosedur standar operasi produksi

Standar Operasional Prosedur (SOP) - Divisi Operasional dan Produksi

Prosedur Standar Operasi Produksi

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu staf produksi dalam melakukan produksi barang secara konsisten, efisien, dan sesuai standar kualitas perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur operasi produksi barang, mulai dari tahap persiapan hingga pelaporan.

Pelaksana

Seluruh staf dalam divisi produksi.

Penanggung jawab

Manajer divisi operasional dan produksi.

Prosedur persiapan produksi

1. Staf memeriksa bahan baku yang akan dipakai untuk produksi barang. Ketersediaan dan kualitas bahan baku harus memenuhi standar
2. Staf mempersiapkan alat dan mesin produksi yang akan dipakai untuk produksi barang
3. Staf mengecek area produksi, pastikan aman dan bersih.

Prosedur proses produksi

1. Ikuti tahapan produksi sesuai resep yang tersedia
2. Timbang dan ukur bahan baku sesuai ketentuan proporsi
3. Masukkan bahan baku sesuai urutan dalam panduan produksi
4. Atur waktu, suhu, dan tekanan selama proses produksi berlangsung
5. Pantau proses produksi secara berkala untuk memastikan kelancarannya.

Prosedur pengujian hasil produksi

1. Saat proses produksi, ambil sampel produk secara acal
2. Lakukan proses pengujian kualitas produk sesuai parameter yang ditentukan
3. Catat hasil pengujian
4. Ambillah tindakan apabila menemukan produk yang tidak memenuhi standar kualitas.

Prosedur penyelesaian dan penyimpanan hasil produksi

1. Lakukan pemeriksaan terakhir pada barang yang telah diproduksi
2. Kemas produk berdasarkan ketentuan standar kemasan
3. Simpan produk yang telah dikemas di area penyimpanan yang tersedia.

Prosedur pelaporan proses dan hasil produksi

1. Catat aktivitas produksi secara menyeluruh dalam laporan harian
2. Laporkan hasil catatan kepada manajer operasional dan produksi.

Sumber daya

• Bahan baku produksi
• Alat dan mesin produksi
• Resep dan tahapan produksi
• Parameter pengujian produk
• Template laporan hasil pengujian
• Template laporan produksi

2. Contoh SOP kerja untuk panduan quality control produk

Standar Operasional Prosedur (SOP) - Divisi Operasional dan Produksi

Prosedur Standar Quality Control Produk

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim operasional dan produksi dalam melakukan quality control produk.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur quality control untuk memastikan bahwa kualitas produk sudah sesuai dengan standar yang ditentukan perusahaan.

Pelaksana

Tim quality control (QC) dari divisi operasional dan produksi.

Penanggung jawab

Kepala Bagian QC.

Prosedur quality control produk

1. Melakukan pemeriksaan produk minimal 1 kali dalam sebulan untuk memastikan bahwa proses produksi berjalan sesuai standar
2. Jika menemukan bagian yang tidak sesuai standar produksi, tim QC wajib menelusuri penyebabnya
3. Kepala Bagian QC rutin menyerahkan laporan kepada Manajer Operasional dan Produksi untuk mendapat approval atas penilaian kualitas produk
4. Manajer Operasional dan produksi memberikan feedback dan melakukan tindakan perbaikan yang sesuai.

Sumber daya

• Data parameter penilaian QC
• Template laporan QC.

3. Contoh SOP kerja untuk penanganan mesin dan peralatan

Standard Operating Procedure (SOP) - Divisi Operasional dan Produksi

Prosedur Standar Pemeliharaan Mesin dan Peralatan Produksi

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu staf operasional dan produksi dalam merawat dan memelihara mesin serta peralatan produksi milik perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur perawatan dan pemeliharaan mesin serta peralatan produksi milik perusahaan.

Pelaksana

Staf pemeliharaan dan perbaikan.

Penanggung jawab

Kepala Bagian Pemeliharaan dan Perbaikan

Manajer Engineering

Manajer Operasional dan Produksi

Prosedur persiapan perawatan dan pemeliharaan mesin produksi

1. Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan menyusun jadwal rutin perawatan mesin dan peralatan produksi. Jadwal berlaku untuk setahun ke depan
2. Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan meminta persetujuan Manajer Engineering atas jadwal perawatan yang telah dibuat
3. Setelah mendapat persetujuan, Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan membagi jadwal perawatan menjadi pemeliharaan mingguan, bulanan, dan tahunan
4. Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan meminta persetujuan dari Manajer Operasional dan Produksi dengan membawa surat pengantar dari Manajer Engineering
5. Setelah mendapat persetujuan, Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan membagi tugas pemeliharaan kepada para staf pelaksana.

Prosedur pelaksana perawatan dan pemeliharaan mesin produksi

1. Staf pelaksana menjalankan pemeliharaan mesin dan alat produksi sesuai jadwal yang telah ditentukan
2. Staf pelaksana mencatat setiap aktivitas pemeliharaan pada buku servis mesin yang tersedia untuk tiap mesin
3. Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan memantau proses perawatan dan pemeliharaan secara rutin dan teliti
4. Kabag Pemeliharaan dan Perbaikan memeriksa dan memberi paraf pada buku servis mesin yang telah diisi staf pelaksana.

Sumber daya:

• Buku manual masing-masing mesin dan alat produksi
• Buku servis untuk tiap mesin dan alat produksi.

Contoh SOP kerja divisi marketing

(Image by Lifestylememory on Freepik)

1. Contoh SOP kerja untuk strategi pengembangan konten marketing

SOP - Divisi Marketing

Prosedur Standar Pembuatan Konten Marketing

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim marketing dalam membuat konten marketing yang sesuai dengan brief dan standar perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur umum pembuatan konten marketing untuk artikel SEO dan media sosial.

Pelaksana

Content Writer

Social Media Manager

Content Editor

Account Executive (AE)

Penanggung jawab

Manajer Marketing

Prosedur persiapan pembuatan konten marketing

1. AE menyerahkan brief konten dari klien kepada Manajer Marketing
2. Manajer Marketing menyampaikan brief klien kepada Content Editor
3. Content Editor mempelajari brief
4. Content Editor membuat editorial plan untuk konten marketing
5. Content Editor menyerahkan editorial plan kepada Manajer Marketing
6. Jika perlu revisi, Manajer Marketing akan mengembalikan editorial plan (EP) kepada Content Editor
7. Jika tidak perlu revisi, Manajer Marketing akan langsung menyerahkan EP kepada AE
8. AE mengirimkan EP kepada klien untuk diperiksa
9. Jika EP sudah mendapat persetujuan dari klien, AE akan mengabarkan Manajer Marketing
10. Content Editor mulai produksi konten marketing sesuai EP.

Prosedur proses pembuatan konten marketing

1. Content Editor meninjau ulang EP dan menyusun daftar tugas berdasarkan skala prioritas
2. Content Editor membagi tugas sesuai kebutuhan konten dalam EP
3. Tugas konten artikel diberikan kepada Content Writer, sedangkan konten media sosial untuk Social Media Manager
4. Content Editor wajib memberi tahu waktu pelaksanaan pembuatan konten
5. Content Writer dan Social Media Manager mengerjakan konten sesuai brief klien dan tenggat waktu yang ditentukan
6. Content Writer dan Social Media Manager boleh melakukan diskusi dengan Content Editor dan Manajer Marketing
7. Setelah konten selesai, Content Editor memeriksa dan mengedit hasil konten dari Content Writer atau Social Media Manager
8. Content Editor boleh mengembalikan konten kepada Content Writer atau Social Media Manager apabila butuh revisi
9. Content Editor menyerahkan hasil konten kepada Manajer Marketing untuk pemeriksaan final
10. Manajer Marketing memeriksa konten dan menyerahkannya kepada AE
11. AE mengirimkan konten kepada klien.

Sumber daya

• Brief klien
• Template EP
• Akses photostock
• Panduan pembuatan artikel dan konten media sosial.

2. Contoh SOP kerja untuk prosedur pembuatan dan publikasi iklan

SOP - Divisi Marketing

Prosedur Standar Pembuatan dan Publikasi Iklan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim marketing dalam membuat dan menayangkan iklan yang memenuhi standar kualitas perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur pembuatan dan penayangan iklan secara efisien, efektif, dan memenuhi standar etika komunikasi.

Pelaksana

Seluruh staf marketing

Penanggung jawab

Manajer Marketing

Prosedur pembuatan dan penayangan iklan

1. Tim marketing dan Manajer Marketing menyusun rencana pembuatan dan publikasi iklan pada formulir rencana pemasangan iklan
2. Rencana tersebut harus menyebutkan media yang akan digunakan (televisi, radio, media massa cetak, billboard, media sosial, atau online ads)
3. Tim marketing merekrut advertising agency untuk memproduksi iklan sesuai konsep yang telah dibuat pada formulir rencana
4. Keseluruhan produksi iklan juga harus sesuai dengan anggaran biaya pada formulir rencana
5. Tim marketing bekerja sama dengan media planner dari tim agency untuk mempublikasi iklan pada media yang telah ditentukan
6. Tim marketing melakukan evaluasi pelaksanaan produksi dan publikasi iklan. Evaluasi rutin dilakukan setelah 1, 3, dan 6 bulan publikasi iklan berlangsung.

Sumber daya

• Formulir rencana pembuatan iklan
• Formulir rencana publikasi iklan
• Formulir evaluasi efektivitas iklan.

3. Contoh SOP kerja untuk pengelolaan media sosial

SOP - Divisi Marketing

Prosedur Standar Pengelolaan Media Sosial

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim marketing dalam mengelola akun media sosial resmi milik perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur pengelolaan akun media sosial resmi milik perusahaan. Prosedur mencakup proses pengunggahan konten dan interaksi dengan audiens.

Pelaksana

Tim media sosial dari divisi marketing

Penanggung jawab

Social Media Lead

Manajer Marketing

Prosedur pengelolaan media sosial

1. Tim media sosial membuat social media content plan untuk periode bulanan
2. Content plan harus mendapat persetujuan dari Social Media Lead dan Manajer Marketing
3. Setelah mendapat persetujuan, tim media sosial membuat konten sesuai konsep dalam plan
4. Social Media Lead dan Manajer Marketing memeriksa detail konten
5. Setelah memastikan segala hal sudah sesuai standar, tim media sosial melakukan tes upload konten pada akun dummy milik perusahaan
6. Jika sudah sesuai, tim media sosial menjadwalkan pengunggahan konten pada masing-masing platform sesuai jadwal dalam plan
7. Tim media sosial melakukan pemantauan dan evaluasi performa konten secara berkala.

Prosedur membalas komentar pada konten media sosial

1. Komentar masuk pada konten media sosial melalui Instagram dan TikTok
2. Tim media sosial membaca tiap komentar dengan saksama
3. Untuk komentar terkait produk, tim media sosial bisa melihat product knowledge sebagai referensi
4. Untuk komentar di luar produk, tim media sosial bisa melakukan konfirmasi jawaban kepada Social Media Lead
5. Balas komentar sesuai panduan brand voice yang telah ditentukan.

Sumber daya

• Template social media content plan
• Akses login akun media sosial dummy
• Akses login akun media sosial resmi
• Dokumen product knowledge
• Dokumen panduan brand voice.

Contoh SOP kerja divisi HRD

(Image by tirachard on Freepik)

1. Contoh SOP kerja untuk rekrutmen dan onboarding karyawan

SOP - Divisi Human Resource Development

Prosedur Standar Rekrutmen dan Onboarding Karyawan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim human resource development (HRD) dalam melakukan proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru sesuai dengan standar kualitas perusahaan.

Pelaksana

Staf divisi HRD

Kepala divisi terkait

Tim divisi IT

Penanggung jawab

Manajer HRD

Prosedur rekrutmen karyawan baru

1. Tim divisi mengajukan formulir permintaan karyawan kepada divisi HRD
2. Tim HRD mencari kandidat karyawan sesuai kebutuhan divisi terkait dan standar kompetensi perusahaan
3. Tim HRD mencari calon karyawan baru melalui Jobstreet, media sosial, dan jalur rekomendasi. Untuk jalur rekomendasi, kandidat tetap wajib mengikuti proses rekrutmen sesuai peraturan
4. Tim HRD akan melakukan screening CV
5. Tim HRD mengundang kandidat yang lolos screening CV untuk mengikuti tes tulis dan wawancara dengan user
6. Jika kandidat lolos tes tulis dan wawancara, tim HRD akan memberikan offer letter kepada kandidat
7. Kandidat diberi waktu tiga hari kerja untuk mempelajari offer letter
8. Apabila kandidat setuju, tim HRD memberikan kontrak perjanjian kerja kepada kandidat untuk ditandatangani
9. Kandidat resmi menjadi karyawan baru di perusahaan dan wajib mengikuti onboarding.

Prosedur onboarding karyawan baru

1. Tim HRD mengirim email kepada kepala divisi terkait dan divisi IT tentang kehadiran karyawan baru dan hari pertama masuk kerja
2. Kepala divisi menyusun rencana kerja selama seminggu ke depan untuk karyawan baru
3. Divisi IT mengatur komputer dan alamat email untuk karyawan baru
4. Pada hari pertama kerja, tim HRD menyambut karyawan baru dan memperkenalkannya kepada kepala divisi terkait
5. Divisi IT membantu karyawan baru login akun email perusahaan
6. Kepala divisi terkait memperkenalkan karyawan baru kepada anggota lain di divisi
7. Kepala divisi terkait menyampaikan rencana kerja untuk seminggu ke depan dan memberikan pelatihan
8. Kepala divisi terkait memberikan tugas kerja pertama
9. Setelah seminggu, kepala divisi terkait mengadakan one-on-one meeting untuk evaluasi awal
10. Kepala divisi terkait memberikan tugas kerja lanjutan sambil tetap memantau.

Sumber daya

• Formulir permintaan karyawan
• Akses mengunggah lowongan kerja
• Template offer letter
• Template kontrak perjanjian kerja
• Materi onboarding.

2. Contoh SOP kerja untuk penilaian kinerja karyawan

SOP - Divisi Human Resource Development

Prosedur Standar Penilaian Kinerja Karyawan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim human resources development (HRD) dalam menilai kinerja berdasarkan parameter-parameter tertentu.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur penilaian sesuai dengan standar kualitas perusahaan.

Pelaksana

Staf HRD

Seluruh karyawan perusahaan

Penanggung jawab

Manajer HRD

Prosedur penilaian karyawan

1. Tim HRD mengadakan penilaian 2 kali dalam setahun, yaitu tiap Juli dan Januari
2. Jadwal Juli untuk menilai kinerja periode Januari–Juni, jadwal Januari untuk menilai kinerja periode Juli–Desember
3. Saat jadwal penilaian, tim HRD akan membagikan formulir penilaian kepada karyawan
4. Melalui formulir tersebut, karyawan harus memberikan penilaian terhadap kinerja diri sendiri, atasan, dan anggota tim (jika punya)
5. Tim HRD akan merekap seluruh hasil penilaian tersebut, sekaligus merekap absensi tiap karyawan
6. Tim HRD menggunakan parameter sesuai masing-masing divisi untuk menentukan apakah karyawan berhak mendapat bonus
7. Tim HRD melaporkan seluruh hasil penilaian kepada pimpinan di tiap divisi
8. Kepala divisi bisa mengadakan sesi one-on-one meeting dengan tiap anggota tim untuk membahas hasil penilaian
9. Jika anggota tim berhak mendapat bonus, kepala divisi wajib menyampaikan kepada anggota tim
10. Kepala divisi dan anggota tim menyusun strategi dan action plan untuk meningkatkan kinerja pada periode selanjutnya.

Sumber daya

• Formulir penilaian
• Dokumen parameter penilaian.

3. Contoh SOP kerja untuk prosedur pemberian cuti dan izin

SOP - Divisi Human Resources Development

Prosedur Standar Pemberian Cuti dan Izin Karyawan

Tujuan SOP

SOP ini bertujuan untuk memandu tim human resources development (HRD) dalam memberikan cuti dan izin kepada karyawan di perusahaan.

Implementasi SOP

Dokumen ini menjelaskan tentang prosedur pemberian cuti dan izin kepada karyawan sesuai standar yang berlaku di perusahaan.

Pelaksana

Divisi HRD

Pimpinan tiap divisi

Seluruh karyawan perusahaan

Penanggung jawab

Manajer HRD

Prosedur pemberian cuti dan izin kepada karyawan

1. Karyawan mengajukan cuti atau izin kerja melalui formulir khusus yang disediakan divisi HRD perusahaan, minimal 1 minggu sebelum memulai cuti
2. Tiap karyawan memiliki hak cuti maksimal 15 hari dalam setahun, tidak mencakup cuti bersama
3. Tim HRD memeriksa pengajuan cuti karyawan pada formulir
4. Apabila pengajuan cuti memenuhi ketentuan, dan karyawan masih memiliki jatah cuti, tim HRD akan mengabulkan permohonan cuti
5. Setelah mendapat persetujuan cuti, karyawan wajib melapor ke atasan atau pimpinan divisi
6. Karyawan berhak cuti sesuai tanggal yang diajukan pada formulir. Karyawan tidak diperbolehkan memperpanjang cuti secara mendadak, kecuali jika ada situasi darurat.

Pengecualian

• prosedur pengajuan cuti di atas tidak berlaku untuk karyawan yang izin sakit atau mengalami situasi darurat (contoh: anggota keluarga meninggal dunia)
• khusus situasi darurat, karyawan boleh langsung mengajukan izin saat hari-H
• bagi yang izin sakit, karyawan wajib menunjukkan surat keterangan dari dokter.

Sumber daya

• Formulir pengajuan cuti dan izin
• Data rekap absensi karyawan.

Pentingnya karyawan menerapkan dan mematuhi SOP kerja

(Image by tirachardz on Freepik)

Kini, kamu telah mengetahui contoh SOP kerja karyawan untuk berbagai divisi perusahaan.

Setelah implementasi SOP resmi berjalan, patuhi dan terapkan SOP tersebut di tempat kerja. Dengan begitu, kamu bisa mendapatkan berbagai manfaat berikut:

1. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Mematuhi SOP dapat memudahkan pekerjaanmu sehari-hari. Kamu bisa mengetahui segala hal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Beberapa hal yang bisa kamu ketahui dari SOP adalah waktu pelaksanaan, rincian alur kerja, cara mengerjakan tiap tahapan, hingga kepada siapa kamu harus melaporkan hasil pekerjaan.

Berbekal informasi tersebut, kamu bisa meminimalisir kebingungan dalam bekerja. Hasilnya, proses bisnis dan kerja jadi lebih lancar dan efisien, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja.

2. Meningkatkan konsistensi dan kualitas hasil kerja

Dokumen SOP perusahaan mengatur alur dan tahapan proses bisnis dan kerja yang telah distandarisasi.

Dengan mematuhi standar tersebut, prosedur kerja pun jadi konsisten. Setiap tahapan akan berlangsung sebagaimana mestinya.

Konsistensi ini biasanya juga akan terlihat pada hasil kerjamu. Produk atau layanan yang kamu kerjakan memiliki kualitas hasil yang baik dan dapat diandalkan.

3. Meminimalisir kesalahan dan risiko

Setiap pekerjaan memang memiliki risiko masing-masing. Risiko inilah yang kerap menyebabkan terjadinya kesalahan. Nah, pembuatan SOP perusahaan dapat membantumu meminimalisir kesalahan dan risiko tersebut.

Sebab, SOP mengatur tentang hal-hal terkait pekerjaan dengan serinci mungkin. Bahkan, dokumen satu ini juga umumnya membahas soal manajemen risiko pada tiap departemen perusahaan.

Jadi, dengan mematuhi SOP, kamu bisa meminimalisir kesalahan dan menjalankan peran sebaik mungkin di tempat kerja.

4. Memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan

Setiap karyawan mengemban peran dan tanggung jawab berbeda di tempat kerja.

Sayangnya, terkadang peran tersebut saling tumpang tindih akibat alur kerja yang tidak jelas. Namun, kamu bisa memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan dengan mematuhi SOP.

SOP tidak hanya membahas alur kerja, tapi juga anggota tim yang bertanggung jawab atas tiap tahapan dalam alur tersebut.

Dengan membahas tentang anggota tim yang bertanggung jawab, kamu bisa tahu harus melapor atau bertanya kepada siapa jika nanti butuh bantuan. Peran dan tanggung jawab pun jadi lebih jelas dan transparan.

5. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi

Dokumen SOP memberimu informasi tentang pihak-pihak yang menjadi pelaksana dan penanggung jawab atas tiap pekerjaan. Hal ini dapat membantu meningkatkan komunikasi dan kolaborasi kerja dan konsistensi karena hasil pekerjaan tidak berbeda-beda.

Bagaimana pun juga, pekerjaanmu dan karyawan lain pasti saling berhubungan. Ada kalanya kamu membutuhkan data dan instruksi dari anggota lain, atau mungkin harus melakukan diskusi kerja dengan atasan.

Nah, dengan mengetahui pihak-pihak yang terlibat, kamu bisa langsung melakukan komunikasi. Alhasil, kolaborasi kerja pun jadi semakin lancar.

6. Meningkatkan kepuasan dan motivasi kerja

Seperti yang telah disebutkan, mematuhi SOP dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan risiko kerja. Hal ini dapat membantumu meningkatkan kualitas performa dan hasil pekerjaan.

Ketika berhasil melaksanakan tugas tersebut, akan muncul rasa bangga dan puas dalam diri kamu. Perasaan positif ini dapat meningkatkan motivasi untuk memberikan yang terbaik dalam pekerjaan.

7. Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman

Bayangkan jika setiap karyawan mematuhi SOP dan instruksi yang berlaku di tempat kerja. Kamu dan seluruh anggota tim bekerja secara teratur sesuai standar. Tiap orang saling mengingatkan dan membantu untuk mematuhi SOP.

Hasilnya, terciptalah manfaat lingkungan kerja yang produktif dan suportif. Kamu pun akan merasa lebih aman dan nyaman selama bekerja.

Kesimpulan tentang contoh SOP kerja

Berdasarkan penjelasan di atas, SOP atau standard operating procedure adalah pedoman bagi karyawan untuk menjalankan tugas sesuai jabatan dan alat penilaian kinerja di perusahaan.

Sebagai karyawan, kamu wajib mematuhi SOP kerja yang berlaku karena dapat memberi manfaat peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Selain itu, SOP juga bisa meningkatkan konsistensi dan kualitas hasil kerja, sekaligus meminimalisir kesalahan dan risiko.

Tidak berhenti sampai situ, fungsi SOP juga mampu memperjelas peran dan tanggung jawab karyawan, meningkatkan komunikasi dan kepuasan kerja, hingga menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman.

Mengingat pentingnya SOP kerja, kamu perlu mengetahui SOP yang benar seperti beberapa contoh di atas.

Informasi ini sangat berguna untuk membuatmu lebih familier dengan SOP kerja, terutama kalau kamu ingin berkarier di bidang HRD.

Selain SOP, masih banyak jenis dokumen kerja lain yang perlu kamu ketahui sebelum masuk dunia kerja.

Dapatkan informasinya melalui rubrik Tips Karier dari Jobstreet by SEEK. Bahkan, kamu juga bisa menggunakan platform Jobstreet untuk mencari lowongan kerja dari berbagai bidang.

Yuk, download aplikasi Jobstreet by SEEK melalui Google Play Store atau Apple App Store untuk menikmati kemudahan akses lowongan kerja dan informasi pengembangan karier!

Pertanyaan seputar contoh SOP kerja

Untuk membantumu lebih memahami tentang contoh SOP kerja, simak jawaban dari berbagai pertanyaan seputar apa itu SOP kerja berikut ini:

1. Apa itu SOP kerja?
   ⁠Standard operating procedure atau SOP adalah pedoman bagi karyawan untuk menjalankan tugas sesuai jabatan dan alat pengukur kinerja di perusahaan. Pada umumnya, SOP kerja mencakup proses kerja dari tahap awal hingga akhir.
   ⁠
2. Apa saja fungsi SOP?
   ⁠SOP berfungsi sebagai acuan atau pedoman bagi karyawan untuk menjalankan pekerjaan sesuai alur dan standar yang berlaku di perusahaan.
   ⁠
3. SOP meliputi apa saja?
   ⁠Pada umumnya, isi SOP meliputi detail proses kerja, lokasi dan waktu pelaksanaan, anggota tim yang bertanggung jawab, hingga sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
   ⁠
4. Apa bedanya SOP dan job desc?
   ⁠SOP adalah pedoman bagi karyawan untuk menjalankan pekerjaan sesuai alur dan standar yang berlaku di perusahaan. Sementara itu, job desc adalah daftar tugas dan tanggung jawab atas suatu pekerjaan.
   ⁠
5. Apa bedanya SOP dengan peraturan perusahaan?
   ⁠Dokumen SOP membahas standar tentang bagaimana seorang karyawan seharusnya menjalankan pekerjaan. Sedangkan, peraturan perusahaan menekankan tentang apa saja yang boleh dan tidak boleh kamu lakukan di tempat kerja.
   ⁠
6. Jenis SOP ada berapa?
   ⁠Secara umum, SOP terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:
   ⁠- SOP teknis: standar prosedur yang membahas teknis operasional pekerjaan, sehingga biasanya lebih rinci
   ⁠- SOP administratif: standar prosedur untuk pekerjaan yang bersifat administratif, seperti perencanaan dan penganggaran
   ⁠- SOP parsial: standar prosedur untuk aktivitas kerja yang output-nya bukan berupa produk akhir
   ⁠- SOP parsial: standar prosedur untuk aktivitas kerja yang output-nya berupa produk akhir.
   ⁠
7. Apa saja prinsip-prinsip penyusunan SOP?
   ⁠Berdasarkan Peraturan Menteri PAN RB PER/21/M.PAN/11/2008, penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip berikut:
   ⁠- Efektivitas dan efisiensi
   ⁠- Kejelasan dan kemudahan
   ⁠- Berorientasi pada pengguna
   ⁠- Dinamis
   ⁠- Keterukuran
   ⁠- Keselarasan
   ⁠- Kepatuhan hukum
   ⁠- Kepastian hukum.
   ⁠
8. Siapa yang bertanggung jawab untuk membuat SOP?
   ⁠Pihak yang bertanggung jawab membuat SOP adalah tim khusus perusahaan. Tim ini idealnya terdiri dari anggota kompeten dari tiap divisi, seperti manajer akuntansi, manajer HRD, manajer sales, dan manajer marketing.
   ⁠
9. Apa langkah pertama membuat SOP?
   ⁠Langkah pertama membuat SOP adalah menyusun tim khusus yang terdiri dari perwakilan kompeten dari masing-masing divisi perusahaan.
   ⁠
10. SOP dibuat untuk apa?
    ⁠SOP dibuat untuk menentukan standar kerja. Dengan begitu, karyawan mempunyai pedoman dalam menjalankan pekerjaan secara konsisten.
    ⁠
11. Bagaimana cara memastikan bahwa karyawan mengikuti SOP?
    ⁠Lakukan evaluasi secara berkala untuk menilai kepatuhan karyawan terhadap implementasi SOP. Tentukan metrik-metrik sesuai masing-masing divisi, lalu gunakan metrik tersebut untuk mengukur kinerja tim.
    ⁠
12. Bagaimana cara merevisi SOP yang sudah ada?
    ⁠Berikut ini adalah langkah-langkah untuk merevisi SOP yang sudah ada:
    ⁠- Tentukan tujuan atau target merevisi SOP
    ⁠- Lakukan audit atau peninjauan SOP
    ⁠- Identifikasi bagian yang perlu perbaikan
    ⁠- Lakukan revisi sesuai kebutuhan kerja
    ⁠- Uji coba implementasi SOP
    ⁠- Evaluasi hasil uji coba
    ⁠- Lakukan penyesuaian SOP dan implementasi lanjutan.
    ⁠
13. Seberapa sering SOP harus diperbarui?
    ⁠Kamu perlu meninjau ulang SOP setiap tahun untuk menilai efektivitasnya. Jika memang hasilnya belum sesuai target, segera bentuk tim khusus untuk memperbarui SOP kerja.