Background Check Karyawan: Tujuan, Jenis, dan Persiapannya
Dalam proses rekrutmen karyawan baru, perusahaan tidak hanya mengedepankan kualitas dari para kandidat. Ada juga tahapan background check karyawan yang fungsinya tak kalah penting.
Melalui proses ini, perusahaan dapat mengetahui latar belakang dari setiap kandidat. Dengan begitu, HRD dapat memverifikasi informasi diri calon karyawan sebelum proses seleksi lebih lanjut.
Lalu, kenapa perusahaan perlu melakukan background checking kepada para kandidat? Bagaimana cara yang tepat untuk menyikapinya? Untuk mendapatkan jawaban atas semua pertanyaan tersebut, simak penjelasan dalam artikel ini!
- Apa Itu Background Check?
- Jenis Background Check Karyawan
- Kapan Background Check Dilakukan?
- Persiapan Menghadapi Background Check Karyawan
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Background Check Karyawan
Apa Itu Background Check?
Background check adalah salah satu tahapan dalam proses rekrutmen dari pihak perusahaan. Sesuai namanya, proses ini bertujuan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang kandidat secara menyeluruh.
Pemeriksaan mencakup berbagai aspek, seperti catatan kriminal, riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, status hukum, hingga catatan kesehatan.
Dalam dunia kerja, background check sering dilakukan oleh oleh HRD perusahaan. Melalui verifikasi dan investigasi latar belakang, perusahaan dapat menilai kelayakan calon karyawan.
Perusahaan dapat memastikan bahwa informasi yang tercantum dalam lamaran kerja, seperti kualifikasi pendidikan dan pengalaman, memang sesuai dengan keadaan kandidat.
Selain itu, proses ini juga membantu perusahaan memitigasi risiko yang mungkin terjadi pada masa depan akibat calon karyawan yang tidak sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Perusahaan tentu tidak ingin mengambil risiko, misalnya mempekerjakan orang yang memiliki catatan kriminal serius. Bisa dibilang, background checking adalah salah satu upaya perusahaan dalam melindungi bisnis secara keseluruhan.
Jenis Background Check Karyawan
Mengingat pentingnya peran employee background check, perusahaan perlu menerapkan proses pemeriksaan yang tepat. Bahkan, di beberapa industri seperti sektor keuangan, kesehatan, atau pendidikan, background check merupakan kewajiban untuk mematuhi peraturan pemerintah.
Dalam prosesnya, akan ada sejumlah aspek penting yang biasanya diperiksa dalam background check. Berikut ini beberapa di antaranya:
Pemeriksaan latar belakang
Jenis background check yang pertama adalah pemeriksaan latar belakang secara umum. Pemeriksaan mencakup verifikasi seluruh informasi yang disampaikan oleh calon karyawan.
Tujuan utamanya adalah memastikan keakuratan dan kebenaran data yang diberikan. Adapun informasi yang biasanya diperiksa meliputi:
- Latar belakang pendidikan. Caranya melalui verifikasi ijazah dan institusi pendidikan, serta melalui situs Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).
- Pengecekan pengalaman kerja melalui surat pengalaman kerja atau paklaring dari tempat kerja sebelumnya. Penfecekan juga bisa dilakukan dengan menghubungi kontak referensi atau perusahaan sebelumnya.
- Keterampilan atau skill kandidat dengan cara mengonfirmasi klaim tersebut melalui sertifikasi tertentu.
- Riwayat kriminal, biasanya melalui SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).
- Beberapa perusahaan juga melakukan penilaian terhadap sifat dan kepribadian kandidat, termasuk melalui media sosial.
Pemeriksaan referensi
Pemeriksaan referensi juga merupakan bagian penting dari background check. Pada jenis pemeriksaan ini, perusahaan menghubungi orang-orang yang pernah bekerja atau berinteraksi secara profesional dengan calon karyawan, seperti mantan atasan atau rekan kerja.
Ada beberapa tujuan mengapa penting pemeriksaan referensi, yaitu:
- Memastikan kebenaran informasi yang dicantumkan dalam CV.
- Mendapatkan gambaran tentang kinerja dan etos kerja calon karyawan dari pihak yang pernah bekerja sama.
Itulah mengapa kamu disarankan mencantumkan referensi di CV yang valid agar proses verifikasi berjalan lancar.
Tes narkoba
Selanjutnya, ada juga cara mengetahui latar belakang seseorang dengan menjalankan tes narkoba. Tujuan tes narkoba adalah untuk memastikan bahwa calon karyawan tidak menggunakan zat-zat terlarang.
Pasalnya, penggunaan narkoba dapat memengaruhi produktivitas dan suasana di tempat kerja. Pada akhirnya, hal ini akan merugikan karyawan lain dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak sehat.
Biasanya, tes narkoba dilakukan di rumah sakit atau laboratorium yang bekerja sama dengan perusahaan. Dalam beberapa kasus, perusahaan dapat bekerja sama dengan lembaga resmi seperti Badan Narkotika Nasional (BNN) untuk memastikan hasil yang akurat.
Setelah tes selesai, hasilnya akan diberikan dalam bentuk laporan resmi yang membantu perusahaan menilai apakah kandidat cocok untuk dipekerjakan atau tidak.
Pemeriksaan kredit
Ada juga background checking yang dilakukan dengan tujuan untuk memeriksa riwayat kredit seseorang.
Umumnya, pemeriksaan kredit dilakukan untuk posisi yang terkait dengan keuangan, seperti manajer keuangan, akuntan, procurement, dan posisi-posisi lainnya yang mengharuskan karyawan untuk menangani keuangan perusahaan.
Tujuan pemeriksaan kredit adalah untuk menilai stabilitas keuangan kandidat dan apakah mereka memiliki riwayat kredit yang baik atau tidak. Kandidat dengan utang yang tinggi atau riwayat kredit macet mungkin dianggap kurang sesuai untuk beberapa posisi.
Namun, pemeriksaan kredit harus dilakukan secara transparan dan dengan persetujuan calon karyawan. Untuk itulah, perusahaan tidak boleh melanggar hak privasi kandidat saat mengakses informasi keuangan kandidat yang sensitif.
Kapan Background Check Dilakukan?
Umumnya, pemeriksaan latar belakang dilakukan setelah kandidat melewati tahap wawancara , tepatnya sebelum perusahaan memberi penawaran kerja resmi atau offering.
Proses ini bisa memakan waktu mulai dari beberapa hari hingga minggu, tergantung pada jumlah informasi yang perlu diperiksa.
Meski background check bertujuan untuk menjaga kepentingan perusahaan, calon karyawan juga memiliki hak atas privasi. Perusahaan harus meminta izin kamu sebagai calon karyawan, sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang.
Informasi yang diperiksa juga harus relevan dengan pekerjaan yang dilamar, dan perusahaan tidak boleh menyalahgunakan data yang ditemukan selama proses background check.
Persiapan Menghadapi Background Check Karyawan
Sebagai calon karyawan, mempersiapkan diri untuk background check adalah langkah penting. Dengan begitu, proses rekrutmen akan berjalan lancar dan hasil pemeriksaan sesuai harapan.
Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan untuk memastikan kamu siap menghadapi background checking:
1. Pastikan informasi di CV akurat
Periksa kembali CV untuk memastikan bahwa semua informasi yang kamu tulis sudah akurat. Cek kembali apakah detail institusi, gelar, dan tahun kelulusan sudah sesuai dengan dokumen resmi atau belum.
Selain itu, mengingat pengalaman kerja adalah salah satu komponen yang akan diperiksa, pastikan juga informasi ini sudah benar. Pastikan tanggal masuk dan keluar kerja, jabatan, serta tanggung jawab pekerjaan terdahulu sesuai dengan kenyataan.
Jangan melebih-lebihkan peran atau pengalaman, ya! Jika kamu mencantumkan keterampilan khusus atau sertifikat, pastikan dokumen pendukung tersedia jika diminta.
2. Meminta referensi kepada atasan
Persiapan selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah dengan mengumpulkan referensi. Pertimbangkan meminta referensi dari atasan yang pernah membawahi kamu di tempat kerja terdahulu.
Pilih atasan yang mempunyai kesan positif atas kinerja kamu dan tentunya masih berhubungan dengan baik.
Sebelum itu, mintalah persetujuan referensi yang akan dicantumkan di CV atau aplikasi kerja. Beritahu mereka bahwa kamu sedang melamar pekerjaan dan kemungkinan akan ada pihak yang menghubungi mereka untuk verifikasi.
Alhasil, mereka akan siap dan memberikan informasi yang positif serta sesuai dengan pengalamanmu.
3. Persiapkan dokumen yang dibutuhkan
Untuk mempermudah proses verifikasi, siapkan dokumen-dokumen pendukung secara lengkap. Kamu bisa menyiapkan berbagai data pendukung, termasuk Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
Untuk membuat SKCK, kamu bisa mendatangi kantor kepolisian sektor (polsek) terdekat. Jangan lupa untuk membawa persyaratan yang dibutuhkan, seperti KTP/SIM, kartu keluarga, akta kelahiran, serta pas foto berwarna.
Keberadaan SKCK menjadi bukti kalau kamu tidak mempunyai catatan kriminal. Selain itu, kamu perlu tahu kalau SKCK merupakan dokumen yang memiliki masa berlaku selama 6 bulan. Kalau sudah kedaluwarsa, kamu perlu melakukan perpanjangan.
Jangan lupa persiapkan dokumen lainnya seperti ijazah, transkip nilai, paklaring, dan sertifikat keterampilan, ya!
4. Perhatikan jejak digital
Banyak perusahaan kini juga memeriksa jejak digital calon karyawan dari media sosial. Perusahaan akan melakukan pengamatan terhadap interaksi yang dilakukan kandidat selama beraktivitas di media sosial.
Hindari kebiasaan menyebar informasi hoax maupun yang tak jelas. Jika ada posting-an yang kamu anggap negatif atau tidak pantas, pertimbangkan untuk menghapusnya.
Sebaliknya, bagikan hal-hal positif atau pencapaian profesional yang dapat memberikan citra baik kepada calon pemberi kerja.
Oleh karena itu, biasakan untuk melakukan interaksi secara sehat di media sosial. Mulai sekarang, perhatikan jejak digitalmu dan pastikan akun media sosial bersih dari konten yang bisa merugikan citra profesional, ya!
5. Jujur
Salah satu kunci sukses dalam menghadapi background check adalah bersikap transparan dan jujur.
Sampaikan setiap informasi dalam CV maupun surat lamaran kerja secara jelas dan tidak mengada-ada. Dengan begitu, kamu tidak perlu merasa gusar saat menjalani pengecekan latar belakang.
Jika ada informasi yang mungkin menjadi masalah, sebaiknya sampaikan secara terbuka kepada HRD. Dengan demikian, kamu dapat memberikan penjelasan dan memperlihatkan upaya untuk memperbaiki situasi tersebut.
Kesimpulan
Background check adalah dalah salah satu tahapan penting dalam proses rekrutmen yang dilakukan oleh perusahaan. Proses tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa calon karyawan memiliki kredibilitas dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan.
Tahapan satu ini umumnya akan selalu ada setiap proses perekrutan karyawan. Jadi, kamu tidak perlu gugup dalam menghadapinya. Sebaliknya, hadapi dengan sikap tenang dan kedepankan kejujuran.
Apalagi, tujuan dari pemeriksaan latar belakang bukan untuk mencari kesalahan yang pernah kamu buat pada masa lalu. Namun, background check adalah tahapan untuk membantu perusahaan dalam menemukan kandidat yang sesuai dan sejalan dengan visi serta misi perusahaan.
Bagaimana? Sudah siap mengirim lamaran dan menggapai pekerjaan impian?
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Background Check Karyawan
- Apa saja informasi yang dicari dalam pemeriksaan latar belakang?
Informasi yang dikumpulkan selama proses background checking cukup beragam. Pihak perusahaan biasanya mencari tahu kebenaran latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, catatan kriminal, maupun data lainnya seperti kepribadian dan riwayat kredit.
- Bagaimana cara menangani hasil pemeriksaan yang kurang memuaskan?
Tetap bersikap jujur menjadi upaya penting ketika menjumpai hasil pemeriksaan latar belakang yang kurang memuaskan. Kejujuran dalam bersikap bisa menjadi nilai plus tersendiri di mata HRD.
- Apakah setiap perusahaan harus melakukan pemeriksaan karyawan?
Ya. Saat ini, hampir setiap perusahaan menjalankan background checking untuk setiap calon karyawan. Hanya saja, metode yang digunakan bisa berbeda satu sama lain.
- Apa yang harus dilakukan jika calon karyawan menolak pemeriksaan?
Karyawan memiliki hak untuk menolak adanya pemeriksaan latar belakang. Apalagi kalau pemeriksaan tersebut melibatkan hak privasi. Namun, tentu saja jika kamu menolak, perusahaan bisa saja memutuskan untuk tidak memproses lamaran kerja ke tahapan selanjutnya.
- Apa saja hak privasi yang dilindungi bagi calon karyawan?
Dalam pemeriksaan latar belakang, calon karyawan berhak untuk mendapatkan pemberitahuan oleh pihak perusahaan. Apalagi, kalau pemeriksaan tersebut melibatkan hal-hal yang sifatnya personal, seperti akun media sosial pribadi dan riwayat kredit.
- Mengapa tes narkoba penting dalam pemeriksaan karyawan?
Tes narkoba menjadi bagian penting dalam pengecekan latar belakang karyawan. Tujuannya untuk menghindari karyawan yang positif narkoba yang kemudian bisa berdampak buruk pada lingkungan kerja perusahaan.
- Apakah hasil pemeriksaan kredit harus dijadikan pertimbangan utama dalam perekrutan?
Tidak selalu. Pemeriksaan kredit umumnya dijadikan landasan dalam keputusan penerimaan karyawan untuk posisi yang berkaitan dengan keuangan.
- Bagaimana memastikan proses pemeriksaan karyawan berjalan dengan adil dan transparan?
Dalam menjalankan praktik pemeriksaan yang adil, perusahaan perlu menempatkan petugas secara tepat. Kalau perlu, perusahaan bisa juga menggunakan layanan dari pihak ketiga untuk penanganan proses perekrutan karyawan baru.