Apa Arti Istilah FollowUp dalam Pekerjaan? Yuk, Simak di Sini!

Image by jcomp on Freepik

Ketika berkomunikasi melalui email maupun chat, mungkin kamu pernah melihat istilah FU di akhir pesan. Memangnya, FU singkatan dari apa? Jawabannya adalah follow up. Apa arti istilah followup?

Follow up sendiri merupakan proses yang penting di dunia pekerjaan karena sangat menyangkut kelancaran operasional.

Memangnya, apa arti istilah followup dan bagaimana cara followup yang baik untuk menjaga hubungan profesional? Yuk, kita pelajari sampai tuntas bersama Jobstreet di sini!

• Apa yang dimaksud istilah followup di dunia kerja
• Inilah pentingnya  fungsi followup
• Kapan harus melakukan follow up?
• Cara melakukan followup yang baik dan efektif
• Contoh follow up respon dari rekan kerja 
• Contoh follow up setelah interview pekerjaan 
• Kesimpulan tentang istilah followup
• Pertanyaan seputar istilah followup

Apa yang dimaksud istilah followup di dunia kerja?

Istilah followup dalam dunia kerja sendiri artinya tindak lanjut. Dengan kata lain, ini adalah permintaan kepada pihak lain untuk melakukan tindakan yang kamu inginkan sebagai lanjutan dari kegiatan sebelumnya.

Misalnya, rekan kerjamu pernah berjanji akan memberikan dokumen dan informasi penting dalam waktu dua hari kerja.

Kalau pada waktu tersebut kamu meminta dokumen tersebut dari mereka, tandanya kamu sudah melakukan follow up.

Inilah pentingnya fungsi followup

Menurut Managed Virtually, berikut adalah berbagai fungsi followup yang dapat menunjang kinerja perusahaan, sehingga sangat penting:

1. Menjaga komunikasi efektif antara karyawan

Ketika kamu melakukan follow up customer, kamu memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang sebuah tugas dan tidak ada yang melewatkan informasi penting.

Hal ini akan menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa semua pihak tahu perkembangan terbaru dari suatu proyek atau tugas.

2. Meningkatkan produktivitas karyawan

Fungsi followup yang berikutnya sangat berkaitan dengan produktivitasmu sebagai karyawan. Sebab, kamu bisa memastikan bahwa tugas-tugas yang telah diberikan sedang dikerjakan sesuai jadwal.

Strategi ini akan membantu kamu dan timmu tetap fokus pada target yang telah ditentukan.

Dengan kata lain, ketika kamu rutin follow up, kamu dapat mendeteksi hambatan lebih cepat dan mencari solusi. Jadi, produktivitas tim pun meningkat dan proyek bisa selesai tepat waktu.

3. Mengatasi masalah lebih cepat

Kalau kamu mengalami masalah dengan tugas yang diberikan atau ada informasi yang kurang jelas, follow up memberi kesempatan untuk menyelesaikan masalah tersebut sebelum bertambah parah.

Jadi, kamu bisa segera mengambil tindakan yang diperlukan agar proyek berjalan lancar.

Kapan harus melakukan follow up?

Kapan waktu yang tepat untuk melakukan follow up? Berikut adalah berbagai contoh situasinya:

Ketika menunggu respon dari partner kerja atau atasan

Jika kamu menunggu balasan dari rekan kerja atau atasanmu mengenai tugas atau proyek tertentu, kamu perlu melakukan follow up.

Misalnya, setelah mengirim email atau pesan, beri waktu beberapa hari sebelum kamu mengirimkan follow up untuk memastikan bahwa pesanmu sudah diterima dengan baik dan pihak lain sedang memproses permintaanmu.

Setelah mengirim proposal atau dokumen

Setelah mengirim proposal penjualan atau dokumen penting, jangan lupa untuk follow up kustomer untuk meningkatkan penjualan.

Inisiatif follow up kustomer ini menunjukkan bahwa kamu serius dan berusaha meyakinkan calon pelanggan untuk membeli produk atau layanan kamu atau bahkan repeat order.

Selain itu, follow up kustomer juga merupakan kesempatan bagus untuk mendapatkan feedback atau konfirmasi bahwa lawan bicara sudah menerima dokumen tersebut.

Jadi, kamu bisa mengetahui apakah mereka akan membeli produk atau layanan kamu. Tawarkan juga konsultasi gratis untuk bisa meningkatkan penjualan.

Setelah pertemuan atau rapat

Sudah selesai dengan meeting? Lakukan follow up untuk merangkum apa yang telah dibahas dan langkah-langkah selanjutnya yang perlu diambil.

Follow up Ini akan memastikan bahwa semua peserta rapat memahami apa yang harus dilakukan dan tidak ada poin penting yang terlupakan.

Setelah interview pekerjaan

Follow up adalah langkah penting setelah menjalani wawancara kerja untuk menunjukkan antusiasme dan minatmu terhadap posisi incaranmu.

Kirim email ucapan terima kasih dalam 24-48 jam setelah interview, dan lakukan follow up lagi jika kamu belum mendapatkan kabar dalam jangka waktu yang dijanjikan oleh pewawancara.

Cara melakukan followup yang baik dan efektif

Image by DC Studio on Freepik

Untuk menjaga hubungan profesional dengan rekan kerja dan atasan, berikut adalah berbagai cara followup yang baik menurut The Muse:

1. Pilih waktu yang tepat

Jika kamu terlalu cepat menghubungi pihak lain, kamu bisa terlihat tidak sabaran. Namun, jika terlalu lama, bisa jadi masalah sudah terlanjur besar atau kesempatan terlewat.

Lantas, seperti apakah timing yang tepat untuk follow up?

Mudahnya, tunggu beberapa hari setelah mengirim email atau pesan pertama sebelum meminta tindak lanjut. Misalnya, jika kamu menunggu respon dari partner kerja atau atasan, berikan mereka waktu sekitar 2-3 hari terlebih dahulu.

2. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas

Bahasa yang sopan dan jelas sangatlah penting dalam cara melakukan followup dengan profesional.

Sapalah orang yang kamu hubungi dengan nama mereka, dan mulailah dengan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian mereka.

Kemudian, jelaskan dengan singkat alasan kamu menghubungi dan apa yang kamu harapkan dari follow up tersebut.

Jangan lupa mengirimkan ucapan terimakasih untuk membangun hubungan yang baik. Agar lebih jelas, kamu bisa menyimak contoh di bagian berikutnya.

3. Berikan pengingat yang relevan

Dalam pesan yang kamu kirimkan, jangan lupa sebutkan secara spesifik nama topik atau tugas yang sedang dibahas.

Pengingat ini akan membantu orang yang kamu hubungi mengingat kembali konteks dari komunikasi kalian sebelumnya sekaligus membangun hubungan yang baik.

4. Tindak lanjuti dengan cepat

Respons cepat menunjukkan bahwa kamu serius dan berkomitmen terhadap sebuah tugas atau proyek. Jadi, setelah menerima balasan, segera tindak lanjuti dengan tindakan yang diperlukan.

Sebagai contohnya, kalau atasan atau rekan kerja meminta informasi tambahan, berikan secepat mungkin.

Kemudian, jika atasan atau rekan kerja mengkonfirmasi sesuatu, pastikan kamu mencatatnya dan menindaklanjuti sesuai arahan.

Contoh follow up respon dari rekan kerja

Berikut adalah contoh follow up melalui email kepada rekan kerja:

Subject: Follow Up: Pembaruan Proyek Aplikasi Mobile

Hai [Nama Rekan Kerja],

Saya ingin menanyakan perkembangan terbaru terkait proyek aplikasi mobile yang kita kerjakan. Terakhir kali kita berdiskusi, kamu menyebutkan bahwa kamu akan menyelesaikan tahap pengujian dalam minggu ini. Apakah ada info terbaru yang perlu saya ketahui?

Mohon beri kabar secepatnya agar kita bisa terus maju sesuai jadwal. Terima kasih sebelumnya.

Salam,

[Namamu]

Contoh follow up setelah interview pekerjaan

Image by jcomp on Freepik

Ini adalah contoh follow up yang bisa kamu gunakan untuk meminta tindak lanjut melalui email setelah menyelesaikan wawancara kerja:

Subject: Follow Up: Interview untuk Posisi [Nama Posisi]

Hai [Nama Pewawancara],

Terima kasih atas kesempatan untuk wawancara pada [tanggal wawancara] lalu. Saya sangat antusias mengenai kemungkinan bergabung dengan tim [nama perusahaan] dan berkontribusi sebagai [nama posisi].

Setelah berdiskusi bersama, saya semakin yakin bahwa pengalaman dan keterampilan saya sangat cocok dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan. Saya sangat tertarik dengan [sebutkan aspek spesifik dari pekerjaan atau perusahaan yang menarik perhatian] dan merasa bahwa saya dapat memberikan kontribusi yang berarti dalam peran ini.

Jika ada informasi tambahan yang Anda butuhkan dari saya atau ada langkah selanjutnya dalam proses rekrutmen, mohon kabari saya. Saya sangat bersemangat untuk melanjutkan pembicaraan ini dan berharap bisa bekerja sama dengan Anda.

Terima kasih sekali lagi atas waktu dan pertimbangannya.

Salam,

[Namamu]

Kesimpulan tentang istilah followup

Sekarang, kamu sudah tahu FU singkatan dari apa, yaitu follow up. Proses komunikasi ini sangat penting di dunia kerja untuk memastikan bahwa proyek bisa selesai tepat waktu.

Nah, untuk melakukannya dengan baik, pastikan kamu menunggu beberapa hari dulu sebelum mengirimkan pesan meminta tindak lanjut, berikan pengingat yang spesifik, dan gunakan bahasa yang sopan serta jelas.

Dengan menguasai cara followup yang baik, artinya kamu sudah punya soft skills untuk sukses di dunia kerja.

Kamu bisa menunjukkannya di profil pencarian kerjamu saat melamar lowongan pekerjaan melalui aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store dan App Store!

Supaya semakin sukses berkarier, jangan lupa untuk terus mengasah kemampuan komunikasi dan keterampilan non-teknis lainnya, ya.

Sebagai langkah pertama, kamu bisa menyimak berbagai panduan di rubrik Tips Karier Jobstreet!

Pertanyaan seputar istilah followup

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar topik istilah followup.

1. Apa kepanjangan dari FU?
   ⁠FU adalah singkatan dari follow up yang berarti tindak lanjut.
2. Bagaimana agar follow up tidak mengganggu rekan kerja? Sebaiknya kamu menunggu setidaknya 2-3 hari kerja sebelum mengirimkan pesan follow up. Kalau kamu hendak melakukannya, pastikan kamu berkomunikasi hanya pada saat jam kerja dan tanyakan terlebih dahulu apakah mereka sedang sibuk.
   ⁠Sebagai gambaran, Growthlist merekomendasikan kamu mengirim email follow up customer antara pukul 10.00 hingga 11.00 untuk memperbesar peluang respons dari pihak lain.
3. Apa saja pertanyaan yang perlu diajukan saat follow up? Jawabannya sangat bergantung pada konteks kamu meminta follow up. Misalnya, untuk tindak lanjut setelah wawancara kerja, kamu bisa menanyakan kapan HRD akan menghubungi kamu untuk informasi tentang tahap seleksi berikutnya kalau kamu lolos.
   ⁠Sedangkan, untuk meminta follow up dari calon konsumen, kamu bisa menanyakan apakah mereka mengalami kendala dan sudah seberapa jauh progres mereka sejak komunikasi terakhir. Follow up Ini akan dapat meyakinkan calon konsumen untuk membeli produk atau layanan kamu. Tawarkan juga ke calon konsumen diskon saat mereka membeli produk atau layanan kamu.