Cara Mengirim CV Lewat Email agar Dilirik HRD
Salah satu hal yang wajib dipahami oleh pencari atau pelamar kerja adalah tata cara mengirim CV melalui email yang baik. Sebab, caramu menyusun email dan CV bisa menjadi penentu apakah lamaran akan dilirik oleh HRD atau justru diabaikan.
Jika email kamu tidak menarik perhatian, bisa jadi semua pengalaman dan keterampilan yang kamu tulis dalam CV atau daftar riwayat hidup akan sia-sia.
Itulah mengapa, penting mengetahui bagaimana langkah-langkah mengirim CV melalui email. Kamu harus memahami penulisan subject, pemilihan kata-kata di body email, hingga jenis format file yang tepat untuk dilampirkan.
Jika kamu ingin melamar kerja via email tetapi tidak tahu caranya, jangan khawatir, ya! Dalam artikel ini, kamu bisa belajar cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar. Yuk, kita pelajari bersama.
- Cara Mengirim CV Lewat Email ke HRD
- Memilih Subject Email yang Tepat
- Waktu Terbaik Mengirim Email Lamaran Kerja
- Tips Tambahan Sebelum Mengirim Email Lamaran Kerja
- Contoh-contoh Email Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Cara Mengirim CV Lewat Email
Cara Mengirim CV Lewat Email ke HRD
Mengirim CV lewat email adalah langkah yang sangat penting dalam proses melamar pekerjaan. Agar email yang kamu kirimkan diterima dan dapat dibaca oleh HRD, ikuti tata cara berikut ini:
1. Gunakan alamat email yang profesional
Pastikan kamu menggunakan alamat email yang profesional. Hindari alamat email yang terkesan tidak serius atau terlalu personal. Jangan menggunakan nama panggilan yang tidak lazim atau angka-angka yang tidak relevan.
Alamat email yang mencantumkan nama depan dan nama belakang adalah pilihan yang lebih baik, misalnya: [email protected].
2. Subject email yang jelas dan relevan
Setiap harinya, HRD pasti akan menerima ratusan email lamaran kerja. Untuk itulah, subjek yang jelas akan memudahkan mereka untuk mengetahui tujuan mengirim email.
Gunakan format yang umum digunakan seperti:
"Lamaran Pekerjaan - [Nama Posisi] - [Nama kamu]. Misalnya: Lamaran Pekerjaan - Marketing Manager - Budi Santoso."
3. Susun body email dengan struktur yang profesional
Agar lebih rapi dan enak dibaca, bagian body email harus kamu tulis secara sistematis. Berikut adalah struktur body email lamaran kerja yang baik:
- Salam Pembuka: Seperti surat pada umumnya, isi email lamaran kerja perlu diawali dengan salam pembuka.
- Bagian Pembuka: Kenalkan diri dan sampaikan maksud serta tujuan kamu secara singkat.
- Bagian Isi: Jelaskan lebih detail tentang pendidikan, pengalaman kerja, prestasi, dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang kamu lamar.
- Penutup: Informasikan dokumen apa saja yang kamu lampirkan secara lengkap dan ucapkan terima kasih.
- Salam Penutup: Jangan lupa untuk menutup email dengan salam penutup.
4. Tulis pengantar email yang menarik
Meskipun CV adalah dokumen utama, pengantar email juga sangat penting. Mulailah dengan salam yang sopan, misalnya "Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD]".
Setelah itu, perkenalkan diri secara singkat. Sebutkan posisi yang kamu lamar, dan jelaskan mengapa kamu tertarik dan merasa cocok untuk posisi tersebut. Jangan terlalu panjang, cukup 2-3 paragraf.
Contoh pengantar email:
Yth. Bapak/Ibu HRD PT XYZ, Perkenalkan, nama saya Budi Santoso. Saya sangat tertarik untuk melamar posisi Marketing Manager yang saya temukan di Jobstreet. Dengan pengalaman lebih dari 5 tahun di bidang pemasaran, saya yakin dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi perusahaan Anda. Terlampir, saya sertakan CV dan portofolio terbaru saya untuk dipertimbangkan. Saya berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai bagaimana saya bisa menjadi bagian dari tim PT XYZ. Terima kasih atas perhatian dan kesempatannya. Hormat saya, Budi Santoso |
5. Nama file CV yang jelas
Pastikan file CV yang kamu lampirkan memiliki nama yang jelas dan profesional, ya! Hindari nama file yang terlalu umum seperti CV_terbaru.pdf atau resume.pdf. Pasalnya, nama file yang abstrak atau terlalu umum dapat membingungkan HRD ketika menyortir banyak dokumen.
Adapun contoh nama file CV yang baik adalah: "CV_NamaLengkap_Posisi.pdf".
6. Format file yang tepat
Gunakan format file yang umum dan mudah dibuka, seperti PDF. Format PDF lebih aman karena tampilan dokumen tidak akan berubah saat dibuka di perangkat atau sistem yang berbeda. Selain itu, cek juga ukuran filenya dan pastikan tidak terlalu besar agar mudah diunduh.
7. Mengakhiri email dengan kesan positif
Untuk mengakhiri email dengan kesan positif, sampaikan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya, "Saya berharap dapat berdiskusi lebih lanjut tentang kesempatan ini. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu."
Jangan lupa cantumkan informasi kontak agar HRD mudah menghubungi kamu, ya!
Memilih Subject Email yang Tepat
Ketika mengirim email lamaran kerja, penting untuk memahami bahwa perusahaan menerima berbagai jenis email. Tidak hanya lamaran kerja, email perusahaan atau HRD kemungkinan besar juga berisi follow-up, pertanyaan, dan lainnya.
Jadi, tulislah subject email yang jelas dan tepat. Hal tersebut akan membantu HRD untuk mengidentifikasi jenis email yang kamu kirim.
Pentingnya subject email
Subject email merupakan hal pertama yang akan dilihat oleh HRD saat menerima email. Hal tersebut menjadi faktor penentu apakah email-mu akan dibuka atau tidak.
Sebuah subjek email yang tidak jelas atau ambigu bisa membuat email diabaikan, bahkan sebelum HRD sempat membacanya. Jadi, pastikan subjek emailmu jelas dan informatif agar lamaranmu mendapatkan perhatian yang layak.
Contoh subject email yang tepat
Beberapa perusahaan menetapkan aturan khusus dalam penulisan subjek email lamaran kerja. Misalnya, mereka mungkin meminta format seperti “Lamaran [Kode Jabatan] - [Nama Pelamar]”.
Dalam situasi ini, pastikan untuk mengikuti aturan yang ditetapkan, ya! Dengan begitu, email-mu tidak tersisih dalam proses penyortiran. Contoh penulisan yang sesuai dengan ketentuan ini adalah: “Lamaran PR123 – Budi Hendrawan”.
Namun, jika tidak ada ketentuan khusus yang diberikan oleh perusahaan, tetaplah menulis subject email dengan jelas dan informatif. Pastikan subjek mencakup kata "lamaran," posisi yang kamu lamar, dan nama kamu.
Contoh penulisan subject email yang baik adalah: “Lamaran Kerja untuk Posisi Public Relation - Budi Hendrawan”.
Dengan menuliskan subject email yang tepat, kamu dapat memastikan bahwa email lamaran yang kamu kirim memiliki peluang lebih besar untuk dibaca dan dipertimbangkan oleh HRD.
Baca juga: Contoh CV ATS Friendly + Cara Membuat dan Template Gratis
Waktu Terbaik Mengirim Email Lamaran
Untuk memperbesar peluang email lamaranmu dibaca oleh HRD, sebaiknya kirimkan email pada waktu yang tepat.
Lantas, kapan waktu terbaik untuk mengirim email lamaran kerja? Menurut Kementerian Ketenagakerjaan RI, waktu terbaik untuk mengirim email lamaran adalah pada hari Senin pagi antara pukul 06.00-09.00.
Selain hari Senin, email lamaran kerja juga dapat kamu kirim setiap hari pada waktu tersebut. Pastikan kamu tidak mengirimnya di atas pukul 16.00 (4 sore), ya!
Ketika mengirim lamaran kerja pada hari kerja dan pagi hari, peluang emailmu berada di urutan teratas kotak masuk HRD akan semakin besar. Hal ini juga dapat memberikan kesan bahwa kamu serius dan profesional dalam melamar pekerjaan.
Baca juga: Skill Negosiasi: Definisi, Prinsip, Tahapan, dan Cara Meningkatkan
Tips Tambahan Sebelum Mengirim Email Lamaran Kerja
Sebelum mengirim email lamaran kerja, penting untuk memeriksa ulang semua hal, mulai dari isi email hingga lampiran. Tujuannya untuk memastikan semuanya telah disusun dengan baik dan sesuai standar profesional.
Lalu, apa saja poin yang harus diperiksa dengan teliti sebelum mengirimnya? Berikut ini penjelasannya:
Pastikan tidak ada kesalahan penulisan
Baca ulang seluruh kalimat pada email lamaran kerjamu, mulai dari subject, body, nama file, hingga isi lampirannya. Pastikan email dan lampiran yang akan kamu kirim bebas dari kesalahan penulisan.
Jika terdapat kesalahan, kamu harus segera memperbaikinya. Beberapa poin penting yang harus kamu perhatikan terkait penulisan adalah nama lengkap, nama perusahaan, nomor telepon atau identitas diri, dan alamat email perusahaan.
Periksa format dan ukuran lampiran
Hal yang tak kalah penting untuk dicek ulang adalah format email. Gunakan format standar untuk email lamaran kerja, dengan paragraf yang tidak terlalu panjang. Pastikan tidak ada penggunaan huruf kapital yang berlebihan, font yang terlalu kecil atau besar, dan warna teks yang tidak perlu.
Lalu, periksa juga ukuran berkas lampiran sesuai dengan ketentuan perusahaan. Perusahaan mungkin meminta agar lampiran dikirim dalam format PDF dengan ukuran maksimal 1 MB.
Jika ada ketentuan khusus terkait format lamaran, pastikan kamu memenuhi persyaratan tersebut agar HRD dapat melirik email lamaranmu, ya!
Cek kelengkapan lampiran
Pastikan CV, cover letter, dan dokumen lain yang diperlukan sudah dilampirkan. Setelah itu, cek juga nama file lampiran. Gunakan nama file yang jelas dan profesional seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Jika kamu menyertakan tautan dalam email, misalnya ke portofolio online, pastikan tautan tersebut berfungsi dan mengarah ke halaman yang benar.
Alamat email dan nama penerima
Sebelum menekan tombol "Kirim", periksa apakah kamu mengirim email ke alamat yang benar atau tidak. Kesalahan penulisan alamat email bisa membuat lamaran tidak sampai ke HRD yang kamu tuju.
Pastikan juga nama penerima jika kamu menyebutkannya dalam salam pembuka. Pastikan nama dan gelar yang digunakan sudah benar, ya!
Patuhi etika dalam mengirim CV lewat email
Agar CV-mu dilirik oleh HRD, kamu juga harus tahu cara mengirim CV lewat email dengan sopan.
Dalam hal ini, penting untuk mengikuti etika umum saat mengirimkan email kepada HRD. Salah satunya adalah menggunakan bahasa yang format dan sopan.
Karena ditujukan kepada lembaga resmi, gunakanlah bahasa yang formal dan sopan saat mengirimkan daftar riwayat hidup lewat email.
Hindari penggunaan bahasa gaul atau terlalu santai yang dapat memberikan kesan tidak profesional. Selain itu, perhatikan juga tata bahasanya adan pastikan kalimatnya efektif serta mudah dipahami.
Menghargai waktu dan privasi penerima
Hindari mengirimkan email di luar jam kerja atau mengirimkan email secara berlebihan dalam waktu yang singkat. Ingatlah bahwa HRD juga memiliki kehidupan pribadi dan kesibukan lain yang perlu dihormati.
Baca Juga: 4 Cara Menjawab Pertanyaan Gaji
Contoh-contoh Email Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
Untuk meningkatkan kualitas email lamaran kerja kamu, kumpulkan beberapa contoh email lamaran yang pernah kamu kirim sebelumnya. Kamu juga bisa melihat email lamaran dari teman yang berhasil mendapatkan pekerjaan.
Tinjau contoh-contoh email yang efektif, lalu identifikasi faktor-faktor apa saja yang memengaruhi keberhasilannya. Faktor-faktor ini bisa kamu terapkan pada email lamaran yang ingin kamu kirim nantinya.
Analisis juga email yang tidak mendapatkan respons positif atau kurang berhasil. Carilah hal-hal apa saja yang menjadi penyebabnya. Manfaatkan hasil analisis tersebut untuk menghindari kesalahan serupa di masa depan.
Sebagai gambaran, berikut ini contoh-contoh email lamaran kerja yang baik dan benar:
Contoh email lamaran kerja untuk posisi marketing
Subjek: Lamaran untuk Posisi Marketing Manager - Andi Setiawan Body Email: Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD], Perkenalkan, saya Andi Setiawan. Berdasarkan [sumber lowongan kerja] atas informasi lowongan kerja di PT ABC, dengan ini saya mengajukan lamaran kerja untuk posisi Marketing Manager. Dengan pengalaman lebih dari 5 tahun di bidang pemasaran, saya yakin dapat memberikan kontribusi signifikan bagi tim di perusahaan ini. Selama bekerja di [Nama Perusahaan Sebelumnya], saya berhasil meningkatkan penjualan sebesar 30% dalam satu tahun melalui strategi digital marketing yang saya kembangkan. Saya memiliki keahlian dalam perencanaan kampanye pemasaran, analisis data, serta manajemen tim. Bersama dengan email ini, saya lampirkan CV dan portofolio saya untuk dipertimbangkan. Saya sangat berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai bagaimana saya dapat berkontribusi di [Nama Perusahaan]. Terima kasih atas perhatian dan kesempatannya. Hormat saya, Andi Setiawan Lampiran: |
Contoh email lamaran kerja untuk posisi desain grafis
Subjek: Lamaran untuk Posisi Desainer Grafis - Siti Nurhaliza Body Email: Yth. Bapak/Ibu [Nama HRD], Saya ingin mengajukan lamaran untuk posisi Desainer Grafis di [Nama Perusahaan]. Saya memiliki pengalaman lebih dari 4 tahun dalam desain grafis dan telah mengerjakan berbagai proyek branding dan pemasaran yang sukses. Di perusahaan sebelumnya, saya bertanggung jawab untuk menciptakan desain visual yang menarik dan konsisten dengan identitas merek. Saya juga memiliki keterampilan dalam menggunakan berbagai software desain seperti Adobe Photoshop, Illustrator, dan InDesign. Dalam email ini, saya lampirkan CV dan portofolio saya untuk informasi lebih lanjut mengenai pengalaman dan hasil kerja saya. Saya sangat berharap bisa mendapatkan kesempatan untuk berkontribusi di [Nama Perusahaan]. Terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan. Hormat saya, Siti Nurhaliza Lampiran: |
Contoh email lamaran kerja bahasa Inggris untuk posisi HRD
Subject: Application for Human Resources Specialist Position - Sarah Chantika Body Email: Dear Hiring Manager, I am writing to apply for the Human Resources Specialist position at [Company Name], as advertised on your website. With a Bachelor's degree in Human Resources and 5 years of experience in the field, I am excited about the opportunity to contribute to your team. At [Previous Company Name], I was responsible for recruitment, employee relations, and performance management. My ability to communicate effectively and build relationships with both management and staff has led to a more cohesive and motivated workforce. I have attached my resume and cover letter for your review. I would appreciate the opportunity to further discuss how my experience and skills align with the needs of your HR department. Thank you for your time and consideration. Sincerely, Sarah Chantika Lampiran: |
Baca Juga: Cara Update Profil Jobstreet Biar Dilirik HRD
Kesimpulan
Ketika mengirim CV dan lamaran kerja via email, kamu harus memperhatikan pengantar yang menarik, subjek email yang jelas, etika dalam mengirim email, dan memastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan maupun lampiran.
Setelah semuanya siap, lampirkan CV dalam surat lamaran kerjamu. Lalu, kirimkan email pada hari dan jam kerja HRD, kemudian tunggu kabar selanjutnya.
Jika tidak ada respons setelah dua minggu, tidak ada salahnya kamu mengirim email follow up untuk menanyakan langsung status lamaran kepada HRD. Hal itu sekaligus menunjukkan keseriusanmu terhadap posisi yang dilamar.
Bagaimana, sudah siap melamar kerja? Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Cara Mengirim CV Lewat Email
- Apa yang harus dicantumkan dalam subject email lamaran kerja?
Apabila perusahaan menetapkan format khusus untuk subjek email lamaran kerja, ikuti format tersebut. Bila tidak, kamu bisa mencantumkan posisi yang ingin dilamar dan nama lengkapmu. Contohnya, "Lamaran Kerja Customer Service – [Nama Kamu]".
- Bagaimana jika saya tidak mempunyai banyak pengalaman kerja?
Kamu dapat mencantumkan pengalaman organisasi, magang, atau prestasi relevan yang kamu miliki.
- Apakah perlu menyertakan foto di CV?
Tidak ada aturan yang pasti karena hal ini bergantung pada kebijakan perusahaan. Namun, menyertakan foto di CV bisa membantu memberikan kesan pertama yang positif. Jika memutuskan untuk melakukannya, gunakanlah foto yang profesional, rapi, dan dengan kualitas gambar yang baik, ya.
- Berapa lama saya harus menunggu sebelum Follow-Up?
Sebelum melakukan follow-up, tunggulah sekitar dua minggu atau setelah melewati waktu yang dijanjikan untuk mendapatkan kabar selanjutnya.
- Bagaimana cara menyebutkan gaji yang diharapkan di email?
Tidak disarankan untuk menyebutkan gaji yang diharapkan dalam email lamaran kerja, kecuali jika perusahaan sendiri yang memintanya. Jika kamu ingin menulis harapan gaji dalam email lamaran kerja, berikut adalah cara yang bisa diikuti:
- Lakukan penelitian untuk mengetahui standar gaji untuk posisi yang kamu lamar.
- Sampaikan kisaran gaji yang diinginkan, bukan jumlah spesifik.
- Hindari menyebutkan angka yang terlalu rendah atau tinggi.
- Sertakan alasan yang membenarkan ekspektasi gaji tersebut.
- Tegaskan bahwa gaji yang disebutkan dapat dinegosiasikan.