Apa Itu Arsiparis? Ini Tugas, Gaji, dan Jenjang Jabatannya

Arsiparis adalah salah satu profesi yang berperan penting dalam memelihara kearsipan suatu organisasi. Kamu akan menemukan profesi ini di berbagai lembaga, instansi pemerintahan, maupun perusahaan swasta. 

Staf kearsipan cukup dicari, termasuk saat seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS). Sayangnya, popularitas profesi ini tidak berbanding lurus dengan pentingnya pekerjaan tersebut. 

Ketersediaan tenaga pengarsip saat ini juga terbilang kecil. Melansir dari CNN Indonesia, saat ini Indonesia hanya mempunyai 11.332 arsiparis. Padahal, idealnya jumlah arsiparis di kalangan pemerintahan saja lebih dari 100.000 orang. Rendahnya persaingan dan tingginya permintaan pengarsip tentu jadi peluang emas yang harus disambut. 

Tertarik terjun sebagai arsiparis? Yuk cari tahu dulu apa itu arsiparis, tugas, gaji, dan skill yang dibutuhkan berikut ini! 

• Apa Itu Arsiparis?
• Fungsi Arsiparis
• Tugas dan Tanggung Jawab Sebagai Arsiparis
• Gaji Profesi Arsiparis
• Jenjang Karier Profesi Arsiparis
• Skill yang Dibutuhkan Sebagai Arsiparis
• Kesimpulan

Apa Itu Arsiparis? 

Sumber : Envato

Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Kompetensi tersebut diperoleh melalui pendidikan formal maupun pendidikan dan pelatihan kearsipan. 

Seorang juru arsip (archivist) mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis akan mengelola arsip dalam berbagai bentuk, seperti dokumen tertulis, lisan, grafis, dan media lainnya. 

Saat menjadi staf arsiparis, kamu akan bertugas mengurus berbagai macam arsip bernilai tinggi. Selain itu, kamu juga membuat dokumen tersebut mudah diakses untuk berbagai keperluan riset.  

Seorang pengarsip umumnya berasal dari jurusan kearsipan, ilmu perpustakaan, maupun ilmu administrasi. Beberapa pekerjaan pengarsipan pada lembaga tertentu juga dapat diisi oleh jurusan yang lebih spesifik, seperti sejarah, antropologi, dan ilmu politik. 

Dalam lingkup pemerintahan, pengertian arsipan tertuang dalam Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis, yang diubah dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016. Pada peraturan tersebut dijelaskan arsiparis adalah seorang pegawai negeri sipil (PNS) yang berkompeten dalam bidang kearsipan. 

Untuk menangani kegiatan kearsipan, seorang arsiparis akan diangkat oleh pejabat berwenang dalam lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa, dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. 

Fungsi Arsiparis 

Sumber : Envato

Secara umum, fungsi arsiparis pada sebuah instansi adalah untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Namun, fungsi tersebut terbagi lagi menjadi beberapa tugas penting terkait kearsipan, yaitu: 

Pengelola arsip 

Arsiparis berperan dalam mengelola arsip-arsip bersejarah seperti dokumen, film, dan barang-barang lainnya. Dalam mengelola arsip, juru arsip akan melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kearsipan. 

Seorang arsiparis juga harus mampu menentukan kebijakan terkait pengelolaan arsip, sekaligus memastikan keberlanjutan dan ketersediaan arsip secara efektif dan efisien. 

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip    

Fungsi berikutnya yaitu menangani bagaimana penyimpanan arsip, baik secara fisik maupun digital. Saat menjalankan fungsi ini, arsiparis harus melakukan pemilihan lokasi dan penyimpanan dengan keamanan terjamin. 

Tak hanya itu, staf arsiparis juga harus menjaga akuntabilitas dari koleksi yang dimilikinya. Hal Oleh karena itulah, mereka harus mampu memelihara arsip agar terhindar dari kerusakan. 

Pelayanan arsip 

Pada berbagai lembaga, instansi, atau perusahaan, seorang pengarsip juga harus memberikan pelayanan kearsipan. Pengarsip harus menyediakan informasi kepada pengguna, baik itu pegawai, pemimpin, maupun masyarakat umum. 

Tujuannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip. 

Pengolahan arsip 

Terkadang seseorang akan memerlukan dokumen atau arsip lainnya untuk kebutuhan riset dan lainnya. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, arsiparis mengolah dokumen tersebut agar mudah diakses dan dipahami. 

Pengolahan arsip dibutuhkan agar dokumen dapat ditemukan dengan mudah sewaktu-waktu. Fungsi pengolahan arsip ini termasuk pemberian indeks, klasifikasi, dan penataan. 

Tugas dan Tanggung Jawab Sebagai Arsiparis 

Sumber : Envato

Berdasarkan fungsi dalam organisasi, berikut tugas atau jobdesk arsiparis yang biasa dilakukan:   

• Tugas arsiparis membuat kebijakan dan prosedur pengelolaan arsip dinamis maupun statis. Kebijakan tersebut dibuat sesuai kepatuhan terhadap hukum dan regulasi. 
• Melakukan klasifikasi dengan cara mengatur catatan dan dokumen ke dalam koleksi kelompok yang mewakili konten dan konteks arsip. Tugas ini melibatkan penyortiran bahan sesuai seri, folder, dan memberinya label dengan tepat. 
• Menyusun alat bantu pencarian dan catatan katalog yang menampilkan isi koleksi. 
• Menjaga integritas fisik dokumen dengan mengendalikan lingkungan, menyimpan, dan menanganinya secara tepat. 
• Mengembangkan koleksi dengan mempertimbangkan faktor seperti kondisi, keunikan, dan signifikansi sejarah. Untuk itulah, profesi ini memerlukan pengetahuan terkait sejarah dan konteks arsip untuk 
• Memberikan layanan informasi dan akses arsip kepada pengguna, peneliti, cendekiawan, dan publik. 
• Mengembangkan alat bantu pencarian dan katalog yang menggambarkan isi koleksi agar mudah ditemukan. 
• Menyediakan layanan referensi bagi peneliti yang membutuhkan bahan atau materi pendukung. 
• Memastikan keamanan dan kerahasiaan arsip, termasuk dengan cara digitalisasi dan konservasi digital. Strategi konservasi materi digital membuat arsip dapat diakses untuk jangka panjang, termasuk menyiapkan cadangan, format file, dan media penyimpanan yang aman. 
• Menjamin kerahasiaan arsip tertentu dengan membatasi akses bagi pengguna.  
• Membuat persetujuan dan mendaftarkan arsip yang akan dimusnahkan. 

Gaji Profesi Arsiparis 

Sumber : Envato

Pada sebuah organisasi, baik di lingkungan pemerintahan maupun swasta, peran arsiparis terbilang penting. Gaji arsiparis dapat berbeda, sesuai lembaga atau instansi dan perusahaan. Untuk level pemula, gaji arsiparis berada pada rentang Rp1.998.583 sampai Rp4.369.672. 

Jika sudah memiliki pengalaman kerja selama 5 tahun, rata-rata gaji arsiparis adalah Rp2.356.772 hingga Rp8.109.141 per bulan. 

Penghasilan tersebut hanyalah gaji pokok saja. Biasanya akan tunjangan jabatan yang dibedakan sesuai tingkat keahlian dan jenjang pendidikan pengarsip. 

Baca Juga: Outsourcing: Pengertian, Sistem, Jenis, dan Contohnya 

Jenjang Karier Profesi Arsiparis 

Sumber : Envato

Saat ini berbagai lembaga yang membutuhkan orang yang ahli dalam mengelola arsip. Di Indonesia, profesi arsiparis sangat dibutuhkan di lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Instansi ini merupakan lembaga tertinggi pengarsipan di Indonesia. 

Selain itu, profesi ini juga dibutuhkan di museum, perpustakaan, dan instansi lainnya. 

Lalu, seperti apa jenjang karier arsiparis? Hal tersebut dapat ditemukan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis serta Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) No. 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis. 

Jenjang jabatan profesi arsiparis dalam lingkup pemerintah, termasuk jabatan fungsional dengan kategori berikut: 

Arsiparis Terampil/Jenjang Jabatan Pelaksana 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah Diploma III bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Pengatur, golongan ruang II/c 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Mahir/Jenjang Jabatan Pelaksana Lanjutan 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah Diploma III bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Pengatur, golongan ruang II/c 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Penyelia/Jenjang Jabatan Penyelia 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Penata Muda, golongan ruang III/a 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Ahli Pertama/Jenjang Jabatan Pertama 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Penata Muda, golongan ruang III/a 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Ahli Muda/Jenjang Jabatan Muda 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Penata Muda, golongan ruang III/a 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Ahli Madya/Jenjang Jabatan Madya 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Penata Muda, golongan ruang III/a 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Arsiparis Ahli Utama/Jenjang Jabatan Utama 

• Syarat Pengangkatan Pertama: Ijazah S1 atau Diploma IV bidang kearsipan atau bidang lain yang ditentukan 
• Pangkat Terendah: Penata Muda, golongan ruang III/a 
• Penilaian Prestasi Kerja: Minimal bernilai baik dalam 1 tahun terakhir 

Selain itu, profesi kearsipan juga beragam dan tidak hanya menjadi staf saja. Bahkan, dalam pemerintahan profesi ini memiliki regulasi jelas tentang kenaikan pangkat dan jabatan. 

Di luar sektor pemerintahan, pengarsip dapat mengisi posisi manajer kearsipan, spesialis kearsipan digital, peneliti dan akademisi, atau konsultan kearsipan. 

Skill yang Dibutuhkan Sebagai Arsiparis 

Sumber : Envato

Arsiparis adalah seseorang yang bertugas memelihara kearsipan, termasuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Profesi ini dibutuhkan di pemerintahan, perusahaan swasta, hingga lembaga pendidikan. 

Jika tertarik menjadi pengarsip, berikut ini skill penting yang harus kamu miliki: 

Memahami ilmu kearsipan dan teknologi informasi 

Inilah skill utama yang harus dimiliki seorang pengarsip. Kamu harus memahami ilmu-ilmu terkait kearsipan, seperti cara mengelola dan melestarikan dokumen. 

Lulusan ilmu administrasi, perpustakaan, ilmu sejarah, dan antropologi biasanya akan lebih diprioritaskan. Sebab, mereka memang sudah memahami terkait kearsipan. Umumnya jurusan tersebut memiliki mata kuliah seperti Program Arsip Vital, Manajemen Pemberkasan, Standarisasi dan Kebijakan Kearsipan, Praktikum Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif, Manajemen Arsip Audio Visual, dan sebagainya. 

Tetapi, jika kamu bukan dari berasal dari jurusan tersebut, bisa mulai mengikuti pelatihan yang relevan. 

Baca Juga: Inilah 20 Pekerjaan yang Dibutuhkan di Masa Depan

Manajemen yang baik 

Ketika menjalankan tugas dan wewenangnya, pengarsip akan terlibat dengan berbagai pihak. Nantinya, arsiparis harus berhubungan dengan pakar sejarah, peneliti, dan pihak lainnya. 

Oleh karena itulah, arsiparis haruslah memiliki kemampuan manajemen yang baik agar tugasnya dapat berjalan baik. 

Pengetahuan teknologi dan informasi 

Pengarsip harus mengembangkan sistem yang logis dalam mengelola berbagai dokumen serta catatan. Tak hanya arsip-arsip lama, kamu juga akan berhadapan dengan arsip digital. Hal tersebut memerlukan pengetahuan teknologi dan informasi. 

Pada akhirnya arsip-arsip tersebut juga akan dikumpulkan dalam sebuah sistem. Kamu juga harus mampu menggunakan software data seperti Microsoft Excel dan sejenisnya. 

Komunikasi dan interpersonal 

Pengarsip perlu berinteraksi dengan stakeholder, seperti pimpinan, mahasiswa, peneliti, jurnalis, dan kalangan masyarakat. Maka, memiliki keterampilan berkomunikasi efektif sangatlah penting untuk berbagi informasi atau membangun relasi.  

Kemampuan berpikir kritis dan analitis 

Pengarsip perlu mencermati dengan teliti mana materi yang perlu dikelola, dilestarikan, atau dimusnahkan. Selain itu, pengarsip juga harus bisa meneliti asal usul dan sejarah arsip tersebut. 

Di tangan arsiparis-lah sebuah arsip tercatat asal-usulnya, waktu diterbitkannya, dan bagaimana kondisinya. Hal tersebut akan membutuhkan kemampuan analisis dan berpikir kritis. 

Kesimpulan 

Sumber : Envato

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Di Indonesia, profesi pengarsip sangat dibutuhkan di lembaga, instansi, maupun perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta. Seorang pengarsip juga akan dibutuhkan untuk ditempatkan di museum, perpustakaan, dan instansi lainnya. 

Seiring era digital yang terus berkembang, bidang kearsipan juga turut meningkat. Kini, pengarsip berperan penting dalam pengelolaan informasi dan data. Prospek kerja profesi arsiparis di Indonesia pun masih terbuka lebar. Kehadiran digitalisasi semakin mendorong lebih banyak sektor kerja yang membutuhkan tenaga profesional untuk mengelola kearsipan. 

Apakah kamu tertarik menjadi seorang arsiparis? Inilah kesempatan bagi kamu yang hendak menekuni profesi arsiparis secara profesional. 

Persiapkan dirimu dengan meningkatkan berbagai keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi arsiparis. Informasi tersebut bisa kamu temukan di laman Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.  

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil! 

Pertanyaan Seputar Arsiparis

1. Apa itu arsiparis? 

Arsiparis adalah seseorang yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Tugas tersebut berupa mengelola arsip dalam berbagai bentuk, seperti dokumen tertulis, lisan, grafis, dan media lainnya. 

2. Apakah arsiparis hanya bekerja di kantor pemerintahan? 

Tidak, pengarsip dapat bekerja di organisasi lain. Selain di pemerintah, arsiparis bisa bekerja di lembaga pendidikan, perpustakaan, museum, dan perusahaan swasta. 

3. Bagaimana cara menjadi arsiparis yang profesional? 

Untuk menjadi arsiparis profesional, kamu dapat melakukan beberapa langkah berikut. 

• Pilih jurusan kearsipan atau jurusan lain yang relevan. Biasanya, posisi ini juga diperuntukan untuk lulusan ilmu administrasi, sejarah, dan ilmu perpustakaan. 
• Mengikuti pelatihan, magang, atau sertifikasi tertentu terkait kearsipan. 
• Tentukan spesialisasi dalam bidang kearsipan. Terdapat beberapa spesialisasi yang dapat dipilih, seperti manajemen arsip secara general, spesialis pengarsipan salah satu jenis media (naskah kuno, foto, video, dst), arsiparis pemerintahan, hingga arsiparis museum. 
• Perluas jejaring dengan sesama pengarsip. 

4. Apa saja tantangan yang dihadapi arsiparis dalam pekerjaannya? 

Berbeda skala dan sifat lembaga, berbeda pula tantangan yang dihadapi pengarsip. Maka, tantangan arsiparis dalam pekerjaan mencakup beberapa hal, antara lain: 

• Besar kecilnya skala pengelolaan arsip dalam jumlah dan tempat penyimpanan 
• Minimnya pendanaan kegiatan pengarsipan. Hal ini sulit memfasilitasi kebutuhan layanan dan pemeliharaan arsip secara efektif 
• Kondisi arsip secara fisik yang termakan usia dan berisiko rusak jika tidak dirawat dengan cara tepat 
• Proses digitalisasi arsip fisik dalam jumlah besar yang tidak selalu berjalan mulus 
• Keterbatasan alat dan fasilitas pendukung proses pengarsipan. 

5. Apakah profesi arsiparis masih menjanjikan di masa depan? 

Ya, mengingat tingginya permintaan profesi arsiparis dari berbagai sektor. Sementara itu, ketersediaan pengarsip saat ini masih jauh di bawah angka kebutuhan seharusnya. Maka, berkarier di bidang yang kurang diminati membuat peluang profesi ini menjanjikan.