Apa Itu SOW dalam Dunia Kerja? Yuk, Cek di Sini!
(Image by Freepik)
SOW atau scope of work adalah komponen penting dalam project management. Beberapa orang juga kerap menyebutnya sebagai SOW. Apa itu SOW?
Saat memasuki dunia kerja, biasanya kamu akan terlibat dalam berbagai proyek berbeda. Nah, fungsi scope of work adalah membantumu membedakan tiap proyek tersebut. Dengan begitu, kamu bisa tetap fokus menjalankan bagianmu untuk mencapai tujuan masing-masing proyek.
Lantas, apa itu SOW? Seperti apa manfaatnya dalam dunia kerja? Kamu bisa menemukan jawaban selengkapnya melalui ulasan di artikel ini.
Artikel ini juga akan memberi informasi tentang kesalahan umum dalam cara menentukan SOW. Yuk, baca sampai tuntas!
- Apa itu SOW (scope of work)?
- Elemen penting dalam scope of work
- Manfaat scope of work
- Contoh scope of work di dunia kerja
- Kesalahan umum dalam cara menulis scope of work
- Kesimpulan tentang apa itu SOW (scope of work)
- Pertanyaan seputar apa itu SOW (scope of work)
Apa itu SOW (scope of work)?
Definisi scope of work dalam bahasa Indonesia adalah ruang lingkup pekerjaan. Secara lebih spesifik, arti scope of work adalah panduan berisi hal-hal yang tercakup dan tidak tercakup dalam suatu proyek.
Pada umumnya, dalam scope of work akan membahas tentang tujuan proyek dan cara mencapai tujuan tersebut.
Tak hanya itu, SOW juga berisi detail pekerjaan yang akan dilaksanakan selama proyek berlangsung, ekspektasi hasil akhir, timeline pengerjaan, serta laporan.
Dengan rincian tersebut, scope of work pun menjadi dasar dari pelaksanaan proyek. Adanya scope of work dapat membantu kamu untuk menyelaraskan tim.
Hasilnya, proyek pun bisa berjalan efisien dan tepat waktu, sehingga mencegah munculnya biaya tambahan.
Pada umumnya, SOW dibuat dalam bentuk dokumen. Seluruh stakeholders yang terkait dengan kepentingan proyek akan mendapatkan dokumen SOW tersebut. Dokumen ini menampung sejumlah elemen penting di dalamnya.
Ada apa saja?
Elemen penting dalam scope of work
(Image by Freepik)
Tiap perusahaan mungkin saja memiliki cara menulis scope of work yang berbeda. Hal ini pun berpengaruh terhadap detail isi dari dokumen tersebut.
Meski begitu, scope of work pada umumnya terdiri dari tiga elemen utama berikut ini:
1. Lingkup pekerjaan
Elemen pertama yang terdapat dalam scope of work adalah lingkup pekerjaan.
Pada umumnya, ruang lingkup tersebut mencakup tujuan, perencanaan kegiatan, sumber daya, anggaran biaya, penjadwalan, dan ekspektasi hasil akhir (deliverables) dari proyek.
Lingkup pekerjaan juga berfungsi sebagai batasan dari proyek yang berlangsung. Dengan begitu, kamu bisa mencegah perubahan ruang lingkup yang tidak terkontrol.
Alhasil, proyek pun bisa berjalan sesuai jadwal dan selesai tepat waktu.
Tak kalah penting, biasanya scope of work juga menjelaskan tentang tahap evaluasi dan standar keberhasilan proyek.
Bagian evaluasi dan standar keberhasilan proyek ini membahas metode evaluasi serta metrik-metrik yang digunakan untuk menentukan kesuksesan proyek kerja.
2. Deskripsi pekerjaan
Berdasarkan ruang lingkup yang telah ditentukan, scope of work akan membaginya menjadi pekerjaan atau tugas-tugas yang lebih kecil. Tiap pekerjaan harus bisa mendukung tim untuk mencapai tujuan proyek.
Untuk elemen deskripsi pekerjaan ini, kamu harus menuliskan deskripsi tiap pekerjaan sejelas mungkin.
Cantumkan langkah-langkah spesifik yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Biasanya, beberapa perusahaan membuatnya dalam bentuk visual agar lebih mudah dipahami.
Selain itu, jangan lupa memberikan tenggat waktu untuk tiap pekerjaan.
Pastikan tenggat waktu tersebut tidak terlalu dekat dengan deadline utama proyek. Dengan begitu, kamu akan punya waktu cukup untuk memeriksa tiap pekerjaan dan melakukan perbaikan.
3. Peran dan tanggung jawab
Agar seluruh pekerjaan bisa selesai dengan baik, delegasikan kepada anggota tim yang tepat. Tentukan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim agar mereka tahu apa yang harus dikerjakan dalam proyek.
Nah, deskripsi peran dan tanggung jawab tersebut juga termasuk dalam elemen penting scope of work.
Untuk memudahkan anggota tim, tuliskan pula sumber daya yang bisa mereka gunakan untuk menjalankan peran tersebut.
Dengan berbagai elemen utama tersebut, scope of work pun menjadi dokumen yang penting untuk kamu pahami. Lantas, apa saja manfaat scope of work di dunia kerja?
Manfaat scope of work
Dokumen scope of work membahas tentang ruang lingkup proyek berjalan secara keseluruhan, mulai dari tujuan hingga ekspektasi hasil yang diharapkan. Dengan memahami scope of work, kamu bisa merasakan berbagai manfaat scope of work berikut:
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
Scope of work memberikan uraian yang jelas tentang target, batasan, pekerjaan, tanggung jawab, deliverables, hingga standar kesuksesan manajemen proyek.
Seluruh hal tersebut tercantum dalam bentuk dokumen yang dibagikan kepada seluruh stakeholders terkait.
Mulai dari anggota tim, ketua tim, penanggung jawab, hingga pihak manajemen. Hal ini pun dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas selama proyek berlangsung.
Tidak hanya itu, scope of work juga memastikan bahwa seluruh stakeholders tersebut mempunyai pemahaman yang sama tentang manajemen proyek.
Dengan begitu, kamu dan tim bisa meminimalisir terjadinya kebingungan dan kesalahpahaman yang berisiko mengganggu kelancaran proyek.
2. Memfasilitasi komunikasi yang efektif
Manfaat scope of work juga bisa kamu rasakan dari segi komunikasi.
Meskipun tiap anggota tim memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing, kamu tidak bisa bekerja sendiri. Tetap perlu adanya komunikasi dan kolaborasi antar anggota tim agar proyek berjalan lancar.
Scope of work dapat memfasilitasi komunikasi tersebut. Melalui dokumen satu ini, kamu dan tim bisa menyamakan persepsi tentang goals yang hendak dicapai. Dari sinilah tercipta keselarasan untuk bekerja sama mencapai goals tersebut.
Di sisi lain, scope of work juga memberimu info tentang pembagian tugas kepada tiap anggota tim. Jadi, jika kamu membutuhkan data dari hasil kerja tertentu, kamu tahu harus memintanya kepada siapa. Komunikasi pun bisa berjalan lancar dan efektif.
3. Membantu dalam manajemen waktu
Info lain yang tercakup dalam scope of work adalah tenggat waktu pengerjaan proyek. Berdasarkan deadline utama tersebut, kamu dan tim bisa menyusun jadwal pengerjaan tugas secara efisien.
Setiap tugas memiliki deadline masing-masing yang tidak terlalu dekat dengan deadline utama proyek.
Lalu, berdasarkan seluruh deadline tersebut, kamu dapat memantau pengerjaan proyek untuk memastikan progress-nya selalu on track sesuai rencana.
Dengan kata lain, scope of work dapat membantumu melakukan manajemen waktu secara efektif. Hasilnya, project management jadi lebih terarah sehingga bisa selesai tepat waktu.
Kabar baiknya lagi, kamu bisa menerapkan scope of work untuk bidang pekerjaan apa pun. Contohnya bisa kamu lihat pada poin di bawah ini, ya!
Contoh scope of work di dunia kerja
(Image by pressfoto on Freepik)
Setelah memahami definisi scope of work dan manfaatnya, kini saatnya kamu mengetahui berbagai contoh scope of work di dunia kerja.
Berikut contoh sederhana scope of work untuk divisi digital marketing dan web developer:
Contoh scope of work divisi digital marketing
- Nama proyek
Digital campaign untuk produk lip vinyl dari brand Cutie. - Tujuan proyek
Proyek ini bertujuan untuk meningkatkan brand awareness terhadap produk terbaru dari brand Cutie, yakni lip vinyl. Melalui digital campaign, proyek diharapkan bisa meningkatkan followers akun Cutie hingga 10.000 dalam 6 bulan, serta meningkatkan peringkat website Cutie pada search online results page (SERP). - Deliverables proyek
Deliverables utama meliputi online series sebanyak 3 episode di YouTube, konten interaktif di Instagram dan TikTok, optimasi search engine optimization (SEO) pada website Cutie, dan promo spesial di e-commerce. - Peran dan tanggung jawab
Ketua divisi digital marketing akan bertanggung jawab atas proyek digital campaign ini. Tim terdiri dari social media manager, copywriter, content writer, editor, graphic designer, dan SEO specialist. - Timeline pengerjaan proyek
Proyek digital campaign untuk produk lip vinyl Cutie akan berlangsung selama 6 bulan, efektif berjalan mulai 1 Juli – 31 Desember 2024. Series YouTube akan dirilis selama Juli, optimasi dan peluncuran website selesai pada Agustus, promo e-commerce berlangsung setiap tanggal kembar, serta mengunggah konten Instagram dan TikTok setiap hari.
Contoh scope of work divisi web developer
- Nama proyek
Pembuatan website untuk PT ABC. - Tujuan proyek
Proyek bertujuan untuk membangun website PT ABC yang responsif dan user-friendly, sehingga bisa muncul pada peringkat atas SERP dan memperkuat branding perusahaan. - Deliverables proyek
Deliverables utama meliputi optimasi SEO pada website, implementasi CMS, pelatihan operasi CMS untuk karyawan, desain UI dan UX baru, serta integrasi fitur e-commerce. - Peran dan tanggung jawab
Ketua divisi web developer akan menjadi penanggung jawab utama proyek. Tim terdiri dari sejumlah web developer serta UI/UX designer. - Timeline pengerjaan proyek
Target pengerjaan website PT ABC adalah 30 November 2024. Desain UI/UX selesai pada Agustus 2024, pengembangan CMS pada September 2024, integrasi fitur e-commerce pada awal Oktober 2024, optimasi SEO pada akhir Oktober 2024, dan pelatihan staf pada awal November 2024.
Kesalahan umum dalam cara menulis scope of work
Agar bisa mendapatkan manfaat optimal agar sesuai rencana, pastikan kamu menghindari kesalahan berikut ini saat menulisnya:
1. Kurangnya rincian
Buatlah scope of work sedetail mungkin. Cantumkan seluruh elemen utama seperti yang telah disebutkan, lalu bagi menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik.
Informasi yang jelas dapat meningkatkan transparansi sekaligus mengurangi miskomunikasi.
2. Tidak menyertakan semua pihak terkait
Dalam cara menentukan SOW, sertakan semua pihak yang terkait dengan proyek. Hal ini tidak hanya mencakup ketua dan anggota tim, tapi juga stakeholders lain seperti pihak manajemen hingga target konsumen.
Dengan begitu, kamu bisa memahami proyek dari lebih banyak sudut pandang.
3. Mengabaikan batasan proyek
Jangan lupa tetapkan batasan proyek saat menyusun scope of work. Pada umumnya, proyek memang bisa mengalami perubahan dalam prosesnya.
Namun, adanya batasan dapat menghindarkanmu dari perubahan yang tidak terkendali, sehingga mencegah pembengkakan biaya.
Kesimpulan tentang apa itu SOW (scope of work)
Terjawab sudah bawah dalam dunia kerja, SOW atau scope of work adalah panduan berisi hal-hal yang tercakup dan tidak tercakup dalam suatu proyek.
Idealnya, SOW membahas tentang lingkup pekerjaan, deskripsi pekerjaan, serta peran dan tanggung jawab.
Fungsi scope of work adalah meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proyek, memfasilitasi komunikasi efektif, dan membantu dalam manajemen waktu. Kamu bisa menerapkannya untuk berbagai bidang pekerjaan.
Selain scope of work, masih ada banyak jenis dokumen lain yang bisa menunjang performa kerjamu. Informasi selengkapnya bisa kamu temukan di blog Jobstreet by SEEK!
Tak hanya itu, kamu juga menggunakan Jobstreet untuk mengeksplor ribuan lowongan kerja dari berbagai bidang.
Agar lebih praktis, langsung saja download aplikasi Jobstreet by SEEK pada perangkat Android atau iOS kamu!
Pertanyaan seputar apa itu SOW (scope of work)
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang umumnya muncul terkait dengan topik apa itu SOW atau scope of work.
- Apa kepanjangan SOW?
Kepanjangan dari SOW adalah scope of work. - Apa itu SOW dalam perusahaan?
Dalam perusahaan, SOW atau scope of work adalah panduan berisi hal-hal yang tercakup dan tidak tercakup dalam suatu proyek. - Mengapa perlu ditentukan ruang lingkup dalam pekerjaan? Ruang lingkup proyek dalam pekerjaan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, memfasilitasi komunikasi efektif, dan membantu dalam manajemen waktu.
