Tips & Cara Membalas Panggilan Interview via WhatsApp
Kamu baru saja mendapat panggilan interview via WhatsApp? Selamat! Itu artinya kamu sudah lolos screening CV dan selangkah lebih dekat dengan pekerjaan impian.
Tapi, kamu tidak boleh asal membalas pesan WA undangan interview tersebut. Soalnya, cara kamu membalas undangan interview juga memengaruhi penilaian HRD atau perusahaan terhadap diri kamu sebagai pelamar kerja.
Lantas, bagaimana cara membalas panggilan interview via WhatsApp yang baik dan benar? Apa saja yang harus diperhatikan untuk menciptakan kesan profesional saat membalas panggilan interview via WA?
Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama!
- Pentingnya Membalas Panggilan Interview dengan Tepat
- Langkah Membalas Panggilan Interview via WhatsApp dengan Tepat
- Contoh Balasan Pesan Interview via WA
- Tips Merespon Panggilan Interview via WA dengan Tepat
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Panggilan Interview via WA
Pentingnya Membalas Panggilan Interview dengan Tepat
Pada era digital seperti sekarang, mendapat panggilan interview kerja via WA sudah jadi hal normal.
Banyak perusahaan atau HRD sudah menggunakan aplikasi pesan seperti WhatsApp untuk mempermudah komunikasi dengan kandidat pelamar kerja.
Nah, bagi pelamar kerja, mendapat panggilan interview setelah berkali-kali mengajukan lamaran kerja tentu menjadi kabar gembira tersendiri. Oleh karena itu, kamu tidak boleh melewatkan kesempatan ini.
Jika panggilan wawancara dikirim melalui pesan WhatsApp, upayakan untuk segera membalasnya dengan tepat. Mengapa? Hal tersebut berkaitan dengan kesan pertama dan profesionalisme kamu sebagai pelamar kerja. Berikut penjelasannya:
Kesan Pertama
Meski terkesan sepele, membalas panggilan interview via WhatsApp secara tepat dan responsif dapat memberikan kesan pertama yang baik di mata rekruter.
Jadi, pastikan kamu segera membalas pesan undangan interview tersebut dengan bahasa yang sopan dan jelas.
Pasalnya, kesan pertama merupakan sesuatu yang sangat penting, khususnya bagi para job seeker.
Jika kesan pertama baik, peluang kamu untuk lolos ke tahap rekrutmen selanjutnya akan lebih besar.
Sebaliknya, jika kesan pertama yang diberikan buruk, perjalanan ke depan akan cukup sulit—tidak peduli seberapa kompetennya kemampuan dirimu.
Profesionalisme
Dilansir dari Future Learn, profesionalisme mengacu pada atribut integritas dan kejujuran, akuntabilitas dan keandalan, kompetensi yang dimiliki, serta yang lainnya.
Artinya, dengan membalas undangan interview WhatsApp secara tepat, besar kemungkinan kamu akan dinilai sebagai sosok yang profesional.
Dengan demikian, tahapan selanjutnya dalam proses seleksi, kemungkinan dapat dihadapi dengan lebih mudah.
Langkah Membalas Panggilan Interview via WhatsApp dengan Tepat
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa kamu lakukan ketika mendapat panggilan interview via WhatsApp:
1. Balas dengan cepat
Meskipun disarankan untuk membalas undangan interview dengan cepat, kamu tidak boleh sembarangan atau asal balas, ya! Kamu bisa susun jawabannya dengan memerhatikan beberapa hal berikut:
Menunjukkan antusiasme
Ketika menjawab pesan panggilan interview, tunjukkan antusiasme terhadap kesempatan tersebut. Salah satunya dengan mengajukan pertanyaan terkait detail panggilan interview tersebut.
Misalnya, tanyakan apakah bisa menggunakan bahasa Indonesia dan peralatan apa yang harus disiapkan.
Menghindari kesalahpahaman
Hindari kesalahpahaman dalam bentuk apa pun. Artinya, kamu harus membaca pesan panggilan interview dengan teliti sebelum membalasnya.
Pastikan tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan wawancaranya. Hindari membalas dengan jawaban ambigu, seperti “Mungkin bisa” atau “Akan saya usahakan”.
Jika ada yang membuatmu bingung, jangan ragu untuk bertanya langsung tanya dan memastikannya kepada HRD. Jika sudah jelas, balas dengan mengonfirmasi secara tegas kehadiranmu pada wawancara jadwal tersebut.
Ucapkan terima kasih
Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas undangan interview dalam pesan balasan yang akan kamu kiri. Selain menjadi bentuk antusiasme, ucapan terima kasih juga akan membuat rekruter merasa lebih dihargai.
Terima kasih merupakan satu dari empat kata ajaib dalam komunikasi yang menunjukkan suatu etika/kesopanan. Adapun tiga kata ajaib lainnya adalah tolong, maaf, dan permisi.
Tunjukkan penghargaan atas kesempatan
Hal berikutnya yang tak kalah penting saat membalas undangan interview WhatsApp adalah menunjukkan penghargaan atas kesempatan yang telah diberikan.
Contohnya, ungkapkan kalau kamu akan hadir secara tepat waktu pada sesi interview yang telah dijadwalkan.
Dengan upaya ini, diharapkan pihak rekruter akan antusias juga untuk bertemu dengan kamu, sehingga proses interview nantinya bisa berjalan secara lebih lancar
2. Konfirmasi detail wawancara
Ketika membalas undangan interview via WhatsApp, jangan lupa mengonfirmasi detail wawancara agar proses interview berjalan lancar dan menghindari kesalahpahaman.
Beberapa detail penting yang harus kamu konfirmasi adalah:
Tanggal
Jika rekruter sudah menentukan tanggal dalam undangan interview, kamu bisa menuliskan ulang format tersebut dalam pesan balasanmu.
Sebaliknya, jika rekruter menanyakan tanggal berapa kamu bersedia wawancara, pastikan untuk memilih tanggal yang tepat di mana kamu tidak ada kesibukan atau urusan mendesak.
Waktu
Jika sudah ditentukan waktu dan durasi wawancara, kamu cukup mengkonfirmasi dengan menuliskan ulang detail tersebut saat membalas pesan rekruter.
Tapi, jika ternyata ada perbedaan waktu seperti WIB, WITA, dan WIT, kamu bisa pastikan kembali apakah wawancara akan mengikuti zona waktumu atau rekruter.
Tempat
Tempat interview menjadi informasi penting yang harus dipastikan detailnya. Jika rekruter hanya mengirim nama gedung atau perusahaan saja, kamu bisa mengonfirmasi dengan mengirimkan alamat detailnya.
Jika memungkinkan, kamu bisa mengirimkan tautan lokasi Google Maps. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman terkait tempat interview yang bisa berakibat fatal.
Nama pewawancara
Poin ini opsional untuk dikonfirmasi. Sebab, beberapa perusahaan memang tidak memberi informasi tentang nama pewawancara.
Tapi, tidak ada salahnya untuk menanyakan kepada rekruter dengan siapa nanti kamu akan wawancara, terutama jika wawancara langsung atau offline.
Tujuannya untuk memastikan orang yang akan kamu temui saat wawancara adalah orang yang tepat.
3. Tanyakan hal-hal yang belum jelas
Jika memang diperlukan, beberapa informasi berikut ini bisa kamu tanyakan saat membalas pesan panggilan interview via WhatsApp agar lebih jelas. Berikut rinciannya:
Durasi wawancara
Berapa lama wawancara tersebut akan dilakukan? Jika memang tidak bisa memberi kepastian, kamu bisa menanyakan perkiraan durasi yang dibutuhkan.
Materi yang akan dibahas
Informasi seputar materi yang akan dibahas juga bisa kamu tanyakan sebagai bekal untuk mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya.
Persiapan dan dokumen yang perlu dilakukan
Selain materi, ada baiknya kamu juga menanyakan dokumen dan persiapan lain yang diperlukan untuk wawancara kepada HRD.
Poin ini sangat penting agar kamu bisa mempersiapkan diri dan dokumen pendukung beberapa hari sebelum wawancara.
Tutup dengan salam profesional
Terakhir, tutup pesan kamu dengan salam yang profesional. Misalnya, kamu bisa menggunakan kata-kata seperti “Hormat Saya”, “Terima Kasih”, “Salam hangat”, “Thank You”, atau “Best Regards”.
Setelah itu, tutup pesan dengan menuliskan nama lengkap kamu untuk menunjukkan kesan profesional.
Untuk poin penutup pesan, kamu tidak perlu menggunakan kalimat-kalimat lucu atau yang sejenisnya. Meskipun menghibur, hal tersebut tidak menunjukkan profesionalitas.
Baca Juga: 10 Hal yang Dapat Membuat Wawancara Kerja Anda Gagal
Contoh Balasan Pesan Interview via WA
Untuk membantu pemahaman kamu, berikut adalah beberapa contoh balasan panggilan interview via WhatsApp yang bisa kamu jadikan referensi:
1. Contoh balasan singkat dan jelas
Selamat Pagi, Ibu/Bapak [Nama pengirim pesan panggilan interview] Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk mengikuti proses interview di PT Cahaya Asia ABC. Saya bersyukur mendapat kesempatan ini, dan berkomitmen akan datang tepat waktu sesuai jadwal yang diberikan. Hormat Saya, |
2. Contoh balasan yang lebih detail
Selamat Pagi, Ibu/Bapak [Nama pengirim pesan panggilan interview] Sebelumnya, saya ucapkan terima kasih karena telah menghubungi dan memberi kesempatan kepada saya untuk mengikuti seleksi interview pada posisi Staf Marketing di PT Indo Teknologi ABC. Saya sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut terkait kualifikasi yang saya miliki sekaligus produk-produk di PT Indo Teknologi ABC. Oleh sebab itu, izinkan saya mengonfirmasi ulang bahwa proses interview akan dilakukan pada:
Jika ada hal lain yang perlu saya persiapkan, mohon informasinya lebih lanjut. Sekali lagi, saya ucapkan terima kasih atas kesempatan wawancara yang diberikan. Hormat Saya, |
3. Contoh balasan jika ada kendala jadwal
Selamat Pagi, Ibu/Bapak [nama pengirim pesan panggilan interview] Benar, ini dengan saya Putra Darmawan. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti tahapan interview di CV Gala Bunga Mawar pada posisi Staf Humas. Saya sangat antusias untuk mengikuti tahapan ini. Namun, terkait jadwal yang diberikan, tampaknya saya tidak bisa mengikuti proses interview jika dilaksanakan pada waktu tersebut, karena saya telah memiliki agenda lainnya yang penting dan mendesak. Oleh sebab itu, jika diperkenankan, saya mohon kebijaksanaan dari Bapak/Ibu untuk mengubah jadwal interview di waktu lainnya. Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat Saya, |
4. Contoh balasan jika ingin menanyakan hal-hal spesifik
Selamat Siang, Ibu/Bapak [Nama pengirim pesan panggilan interview] Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk mengikuti proses seleksi wawancara di PT Rasa Abadi XYZ. Saya sangat antusias untuk mengikuti tahapan ini hingga selesai. Untuk itu, saya ingin menanyakan beberapa hal yang perlu saya persiapan guna mengikuti tahapan wawancara tersebut:
Demikian, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih. Salam Hormat, |
Tips Merespon Panggilan Interview via WA dengan Tepat
Berikut beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk menanggapi panggilan interview via WhatsApp:
Gunakan bahasa yang sopan dan formal
Saat menjawab pesan WhatsApp untuk urusan resmi seperti panggilan interview, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hal ini akan menunjukkan keseriusanmu terhadap posisi kerja yang kamu lamar tersebut.
Hindari penggunaan singkatan dan emoticon yang berlebihan
Selanjutnya, hindari penggunaan singkatan dan emoticon yang berlebihan, apalagi yang aneh-aneh. Hal ini akan membuat pesanmu menjadi tidak profesional dan tampak tidak serius.
Selain itu, pastikan kamu juga tidak menggunakan singkatan dalam kalimat untuk menghindari kesalahpahaman.
Periksa kembali ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim pesan
Sebisa mungkin, kamu juga harus menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar sesuai standar bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa lain yang digunakan dalam pesan tersebut.
Misalnya, dalam bahasa Inggris, kamu bisa menjawab dengan "Thank you very much for the invitation. I am available for the interview. I look forward to the interview for the position in your office."
Lagi-lagi, hal ini membuat pesanmu tampak lebih profesional dibandingkan jika dibuat dengan tata bahasa yang asal-asalan.
Simpan kontak pengirim pesan untuk referensi di kemudian hari
Setelah mendapat pesan panggilan interview via WhatsApp, jangan lupa untuk menyimpan nomor WhatsApp rekruter.
Hal ini untuk menghindari pengulangan perkenalan yang bisa merusak reputasi kamu sebagai pelamar kerja. Selain itu, kontak tersebut juga bisa kamu jadikan referensi jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Siapkan pertanyaan yang ingin diajukan saat wawancara
Terakhir, siapkan beberapa pertanyaan untuk diajukan saat wawancara.
Perlu dipahami bahwa saat wawancara dilakukan, kamu juga berhak mengajukan pertanyaan kepada pewawancara guna mengkonfirmasi berbagai hal yang belum dipahami terkait perusahaan.
Ada banyak topik yang bisa kamu tanyakan, mulai dari job description, budaya kerja perusahaan, hingga tools atau alat yang biasa digunakan perusahaan.
Selain itu, pastikan juga kamu selalu mengawali interview dengan salam pembuka yang baik dan sopan untuk menciptakan kesan profesional.
Kesimpulan
Itulah beberapa tips dan cara membalas pesan panggilan interview via WhatsApp lengkap dengan contohnya.
Sekilas, cara membalas pesan undangan interview mungkin tampak sederhana dan sepele. Namun, hal itu bisa menimbulkan masalah yang merugikan kamu sebagai pelamar kerja jika tidak diperhatikan dengan serius.
Oleh sebab itu, pastikan kamu selalu membalas pesan panggilan interview dengan bahasa yang sopan dan tertata untuk menciptakan kesan profesional.
Selan itu, jangan lupa untuk mengonfirmasi tanggal, waktu, tempat, dan durasi wawancara kepada HRD untuk menghindari kesalahpahaman.
Jika ada yang belum kamu pahami terkait proses wawancara, jangan ragu untuk menanyakan dan memastikannya kepada HRD lewat pesan balasan.
Untuk mempermudah persiapan menghadapi interview kerja, kamu bisa menggunakan alat Simulasi Wawancara di situs Jobstreet.
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Baca Juga: Cara Membuat Profil Jobstreet yang Menonjol
Pertanyaan Seputar Panggilan Interview via WA
- Berapa lama waktu yang tepat untuk membalas pesan undangan interview?
Membalas undangan interview WhatsApp sebaiknya dilakukan sesegera mungkin setelah pesan diterima. Namun, jika tidak memungkinkan, kamu bisa membalasnya dalam kurun waktu maksimal 24 jam.
Jika lebih dari waktu tersebut, biasanya pihak rekruter akan menganggap kamu tidak aktif, sehingga bisa saja akan langsung dicoret dari daftar peserta wawancara.
- Apa yang harus dilakukan jika ada kesalahan ketik dalam pesan?
Jika ada kesalahan ketik pada pesan WhatsApp yang telanjur dikirim, kamu tidak perlu khawatir. Soalny, WhatsApp sudah memiliki fitur edit pesan untuk memperbaikinya.
Namun, jika pesanmu telanjur dibaca pihak penerima, kamu bisa segera menulis pesan susulan sebagai koreksi atas kesalahan yang terjadi. Pastikan untuk memulainya dengan mengajukan ucapan permohonan maaf.
- Apa yang harus dilakukan jika saya tidak bisa hadir pada wawancara?
Jika tidak bisa hadir dalam wawancara sesuai jadwal yang ditetapkan, kamu bisa meminta kebijakan dari rekruter untuk menjadwalkan ulang (reschedule) wawancara.
Sampaikan alasan yang membuat kamu tak bisa memenuhi panggilan tersebut dengan bahasa yang baik. Jika memang alasanmu masuk akal dan bisa diterima, kemungkinan besar kamu akan mendapat kesempatan kedua.