Apa Bedanya Job Description dan Job Specification? Ini Penjelasan dan Contohnya

Poin utama: 

• Fokus job description mencakup tugas, tanggung jawab, dan tujuan utama dari suatu posisi dalam perusahaan.
• Job specification merupakan daftar kualifikasi atau syarat yang harus dipenuhi untuk mengisi suatu posisi dalam perushaan.
• Job description dan job spesification saling melengkapi untuk menggambarkan peran serta kandidat ideal.
• Memahami keduanya sangat penting untuk membantu kamu membuat CV yang profesional dan menjawab wawancara dengan tepat.
• Menganalisa kedua aspek ini bisa meningkatkan peluangmu mendapatkan pekerjaan yang sesuai. 

Pernahkah kamu melihat istilah job description dan job specification di lowongan pekerjaan?

Secara sekilias, keduanya terlihat mirip, bahkan sering dianggap sama. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang cukup penting, meskipun saling melengkapi. 

Memahami perbedaan job description dan job specification bisa menjadi kunci untuk menemukan posisi yang paling cocok untuk kamu.

Dengan memahami kedua istilah tersebut, kamu pun bisa mempersiapkan diri dengan lebih baik, menyesuaikan isi CV, portofolio, hingga menjawab pertanyaan dengan lebih sesuai saat wawancara.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan antara keduanya? Yuk, pelajari penjelasan berikut supaya kamu lebih siap menghadapi proses rekrutmen! 

• Pentingnya Memahami Job Description dan Job Specification
• Apa Itu Job Description?
• Apa Itu Job Specification?
• Perbedaan Utama Job Description dan Job Specification
• Tips Menggunakan Job Description dan Job Specification Secara Cerdas
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Job Description dan Job Spesification

Pentingnya Memahami Job Description dan Job Specification

Memahami perbedaan job description dan job specification sangat penting, terutama bagi kamu yang sedang aktif mencari kerja. 

Selain untuk menilai kecocokan diri terhadap suatu posisi, pemahaman yang baik soal kedua istilah itu juga bisa memudahkan kamu dalam menyusun CV dan menghadapi wawancara kerja.

Berikut beberapa alasan kenapa penting memahami perbedaan job description dan job specification: 

Membantu menemukan pekerjaan yang sesuai 

Memahami perbedaan job description dan job specification akan membantu kamu dalam menilai kecocokan suatu posisi dengan minat, kemampuan, dan kualifikasimu.

Singkatnya, keduanya berperan untuk: 

• Job description menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan ruang lingkup pekerjaan.
• Job specification menjabarkan kualifikasi, kemampuan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan tersebut. 

Intinya, keduanya membantu kamu melihat kecocokan dari dua sisi. Apakah kamu tertarik dengan tugas yang dijalankan dan apakah kamu memiliki kemampuan yang sesuai?

Membuat CV yang lebih tepat sasaran 

Dengan memahami job description, kamu bisa menyusun CV dan cover letter yang lebih relevan. 

Caranya, cari kata kunci dari rincian job specification lowongan kerja yang kamu tuju.

Setelah itu, masukkan kata kunci tersebut ke dalam CV dan sesuaikan dengan pengalaman, keterampilan, serta pencapaian kamu. 

Cara ini secara tidak langsung akan membantu rekruter untuk langsung melihat potensi kamu. 

Lebih siap menghadapi wawancara 

Pemahaman soal isi job description akan membuat kamu lebih percaya diri saat wawancara.

Kamu bisa menjawab pertanyaan dengan contoh konkret dari pengalaman kerja sebelumnya.

Pilihan jawaban bisa disesuaikan agar relevan dengan tugas pada posisi yang kamu lamar.

Apa Itu Job Description?

Melansir laman Wright, job description adalah dokumen yang berisi rincian mengenai tugas, tanggung jawab, dan ruang lingkup pekerjaan untuk suatu posisi.

Informasi ini penting untuk membantu kamu memahami apa yang akan kamu kerjakan jika diterima. 

Beberapa elemen penting dalam job description antara lain: 

• Ringkasan pekerjaan: Gambaran umum tentang peran dan tujuan utama posisi tersebut.
• Tanggung jawab utama: Daftar tugas yang harus dijalankan oleh karyawan.

Contohnya, untuk posisi marketing, job description-nya bisa mencakup: 

• Melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi tren terbaru.
• Menyusun strategi pemasaran yang efektif.
• Berkolaborasi dengan tim lain dalam pengembangan kampanye promosi. 

Apa Itu Job Specification?

Dikutip dari Vermont Human Resources, job specification berisi penjelasan soal kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan tertentu. 

Elemen yang umumnya terdapat dalam job specification adalah: 

• Pendidikan: Tingkat pendidikan yang disyaratkan.
• Pengalaman kerja: Lama pengalaman atau bidang pekerjaan yang relevan.
• Keterampilan: Kemampuan teknis dan nonteknis yang dibutuhkan. 

Sebagai contoh, untuk posisi marketing, job specification-nya bisa mencakup: 

• Gelar Sarjana di bidang pemasaran atau komunikasi.
• Minimal dua tahun pengalaman di bidang yang sama.
• Menguasai perangkat lunak pemasaran digital dan analitik media sosial. 

Perbedaan Utama Job Description dan Job Specification

Meskipun sekilas terlihat mirip, job description dan job specification memiliki fokus yang berbeda.

Keduanya memang saling melengkapi. Tapi, tujuan, isi, dan fungsinya sangat berbeda dalam proses rekrutmen. 

Untuk lebih jelasnya, berikut ini penjelasan mengenai perbedaan job description dan job specification: 

1. Tujuan 

Job description berfungsi untuk menjelaskan apa saja tugas, tanggung jawab, dan peran dari suatu posisi.

Di sisi lain, job specification berfokus pada kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan agar seseorang bisa menjalankan pekerjaan dengan baik. 

Dengan kata lain, job description menggambarkan “apa yang dikerjakan”. Di lain sisi, job specification menjelaskan “siapa yang cocok mengerjakannya.” 

2. Isi 

Biasanya, isi dari job description meliputi tanggung jawab harian, target kerja, serta hubungan dengan posisi lain dalam perusahaan. 

Adapun job specification memuat kriteria yang harus dimiliki pelamar.

Contohnya seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja, serta keterampilan teknis dan nonteknis yang relevan. 

3. Penggunaan 

Dalam praktiknya, perusahaan menggunakan job description untuk memberikan gambaran tentang peran yang akan dijalankan karyawan.  

Sebaliknya, job specification menjadi pedoman bagi HR atau rekruter dalam menyaring dan menilai kecocokan kandidat berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan. 

4. Fleksibilitas 

Umumnya, job description cenderung lebih fleksibel karena bisa menyesuaikan dengan perubahan strategi atau kebutuhan perusahaan.

Di sisi lain, job specification lebih statis. Pasalnya, kualifikasi dasar suatu posisi biasanya tidak banyak berubah dari waktu ke waktu. 

5. Aspek hukum 

Dalam beberapa kasus, job description juga memiliki nilai hukum. Sebab, cakupannya dapat tercantum dalam kontrak kerja yang menjadi acuan hak dan kewajiban karyawan. 

Sementara itu, job specification lebih banyak digunakan untuk proses internal rekrutmen, bukan sebagai bagian dari dokumen legal.

Tips Menggunakan Job Description dan Job Specification Secara Cerdas

Nah, sekarang kamu sudah memahami perbedaan antara job description dan job specification. 

Selanjutnya, gunakan pemahan itu dan ikuti tips berikut ini agar proses pencarian kerjamu lebih efektif: 

• Analisis lowongan dengan cermat. Baca baik-baik kedua bagian, jangan hanya melihat judul posisi dan gaji. Dengan demikian, kamu tidak asal melamar dan mudah mendapatkan pekerjaan yang lebihi sesuai.
• Sesuaikan CV dan surat lamaran. Tulis pengalaman yang paling relevan dengan job specification yang diminta. Cara ini sangat efektif untuk memperbesar peluang lolos screening dokumen lamaran kerja.
• Latih jawaban wawancara berdasarkan deskripsi kerja. Gunakan contoh konkret yang menunjukkan bahwa kamu bisa menjalankan tanggung jawab sesuai job description.
• Evaluasi diri. Kalau ada kualifikasi yang belum kamu miliki, jadikan itu acuan untuk belajar atau meningkatkan kemampuan. 

Kesimpulan  

Memahami perbedaan antara job description dan job specification sangat penting bagi siapa pun yang sedang mencari pekerjaan. 

Pemahaman soal job description berguna untuk mengetahui apa yang akan dilakukan dalam suatu pekerjaan.

Di sisi lain, job specification membantu kamu untuk menilai kecocokan diri dengan posisi tersebut.

Dengan memahami keduanya, kamu bisa menyusun strategi melamar yang lebih efektif, mulai dari menyesuaikan CV, menulis surat lamaran yang relevan, hingga mempersiapkan diri saat wawancara. 

Pada akhirnya, hal ini akan membantumu mendapatkan pekerjaan yang benar-benar sesuai dengan kemampuan serta tujuan kariermu.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

Pertanyaan Seputar Job Description dan Job Specification

1. Apakah job description dan job specification sama dengan profil pekerjaan?
   ⁠Tidak sama. Job description dan job specification merupakan bagian dari profil pekerjaan, tetapi profil pekerjaan memiliki cakupan yang lebih luas.
   ⁠
   ⁠Profil pekerjaan biasanya mencakup deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, serta informasi tambahan seperti kisaran gaji, tunjangan, jam kerja, dan detail lainnya.
   ⁠
   ⁠Sederhananya, job description berfokus pada tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Di lain sisi, job specification menyoroti kualifikasi dan kemampuan yang diperlukan, seperti pendidikan dan pengalaman kerja.
   ⁠
   ⁠Jadi, meskipun keduanya termasuk dalam profil pekerjaan, profil pekerjaan memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang posisi tersebut.
2. Bagaimana cara mengetahui apakah saya cocok dengan job description yang ditawarkan?
   ⁠Pertama, baca dengan teliti setiap tugas dan tanggung jawab yang tercantum di job description. Lalu, bandingkan dengan pengalaman, keterampilan, dan minatmu.
   ⁠
   ⁠Jika sebagian besar tugas sesuai dengan hal-hal yang sudah pernah kamu lakukan atau ingin kamu kembangkan, kemungkinan besar kamu adalah kandidat yang cocok.
   ⁠
   ⁠⁠Sebaliknya, jika banyak aspek penting yang belum sesuai dengan kemampuan atau minatmu, mungkin ada baiknya mencari posisi lain yang lebih pas dengan profilmu.
3. Apakah semua perusahaan menyediakan job description dan job specification yang lengkap?
   ⁠Tidak selalu. Beberapa perusahaan mungkin hanya memberikan gambaran umum tentang posisi yang ditawarkan, tanpa penjelasan detail.
   ⁠
   ⁠Namun, perusahaan yang memiliki proses rekrutmen yang terstruktur dan profesional biasanya menyediakan job description dan job specification yang lengkap. Hal ini membantu kandidat memahami ekspektasi pekerjaan dengan lebih jelas dan memudahkan HR dalam menilai kecocokan pelamar.