Contoh Surat Perjanjian Kerja Sama yang Perlu Karyawan Pahami

Image by Lifestylememory on Freepik

Setelah lolos wawancara kerja dan tes kompetensi, masih ada satu tahapan lagi yang harus dijalani sebelum menjadi karyawan full-time. Apa itu? Ya, onboarding adalah jawabannya!

Apa alasannya? Bisa dibilang, tujuan onboarding bagi karyawan adalah untuk membantumu beradaptasi di tempat kerja baru.

Nah, bagaimana kamu bisa melewati tahapan onboarding ini dengan baik? Mari kita simak manfaat onboarding dan tips menjalaninya di sini!

• Apa itu onboarding di dunia kerja? 
• Manfaat onboarding untuk karyawan baru
• Tahapan proses onboarding yang tepat
• Peran manajer dalam proses onboarding
• Peran HR dalam proses onboarding adalah ini
• Tantangan dalam proses onboarding
• Tips sukses menghadapi onboarding karyawan baru
• Kesalahan umum karyawan baru saat onboarding
• Kesimpulan tentang manfaat onboarding
• Pertanyaan seputar manfaat onboarding

Apa itu onboarding di dunia kerja?

Di dunia kerja, onboarding adalah proses untuk memperkenalkan karyawan baru dengan budaya dan alur kerja di perusahaan, anggota-anggota tim mereka, serta tanggung jawab di posisi mereka.

Tujuan onboarding sendiri adalah untuk memastikan bahwa kamu bisa melebur dengan baik dalam perusahaan. Sebab, hal ini akan sangat berkaitan erat dengan performa kamu di tempat kerja nantinya.

Manfaat onboarding untuk karyawan baru

Memangnya, mengapa onboarding itu penting bagi karyawan baru? Kamu bisa menemukan jawabannya dari manfaat onboarding berikut ini:

1. Peningkatan produktivitas

Menurut studi dari Talmundo, 51% karyawan merasa proses onboarding yang tepat bisa mengurangi waktu untuk menguasai tugas-tugas di tempat kerja.

Dengan kata lain, onboarding dapat membantumu menuntaskan lebih banyak to-do list dalam satu hari penuh.

2. Meningkatkan retensi karyawan

Dilansir dari Devlin Peck, 7 dari 10 pegawai akan semakin betah bekerja selama lebih dari 3 tahun jika mereka menyukai proses onboarding di tempat kerja.

Alasan proses onboarding lebih disukai adalah, ketika perusahaan bisa memberikan dukungan yang kuat serta mengapresiasi pegawai, tentunya karyawan yang bersangkutan akan semakin terdorong untuk bekerja lebih keras.

Selain itu, tingkat kepuasan mereka juga akan meningkat. Terbukti, proses onboarding dapat meningkatkan retensi karyawan.

Tahapan proses onboarding yang tepat

Berikut adalah berbagai tahapan yang akan kamu lewati selama menjalani proses onboarding di tempat kerja:

1. Pra-onboarding

Tahap pra-onboarding adalah dimulai setelah kamu menerima tawaran kerja.

Di tahap pra-onboarding ini, kamu mungkin akan diminta untuk melengkapi dokumen penting seperti identitas diri, nomor rekening bank, dan formulir pajak.

Perusahaan mungkin juga mengirim informasi dasar tentang aturan perusahaan, kebijakan, dan budaya kerja.

2. Persiapan dokumen dan alat kerja

Sebelum hari pertama kerjamu, perusahaan akan mempersiapkan segala sesuatu yang kamu perlukan untuk bekerja. Contohnya, laptop, akses ke email perusahaan, dan akun sistem internal.

Selain itu, perusahaan juga akan menyiapkan dokumen-dokumen kontrak kerja yang perlu kamu tandatangani.

3. Komunikasi sebelum hari pertama

Agar kamu merasa lebih nyaman dan siap, HR atau manajer perusahaan biasanya akan menghubungimu beberapa hari sebelum hari pertama kerja melalui email atau telepon yang termasuk dalam proses onboarding karyawan.

Selama komunikasi tersebut, mereka akan memberitahukan jadwal hari pertama, lokasi kantor, dan siapa yang akan menemanimu saat tiba di kantor.

4. Orientasi perusahaan

Pada hari pertama kerja, kamu akan mengikuti sesi orientasi perusahaan dalam proses onboarding karyawan. Di sesi ini, kamu akan mendapatkan penjelasan tentang visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.

Kamu juga akan mengenal lebih dalam tentang produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan, serta struktur organisasinya.

5. Pengenalan tim

Setelah menyelesaikan orientasi perusahaan, kamu akan berkeliling kantor dalam proses onboarding karyawan.

Nah, pada saat onboarding inilah kamu akan berkenalan dengan rekan-rekan setim dan manajer tim kamu.

Ini adalah kesempatan untuk mulai membangun hubungan baik dengan rekan-rekan kerjamu. Proses onboarding yang baik akan membantu karyawan baru merasa diterima oleh lingkungan kerja tersebut.

6. Pelatihan dan pengembangan

Proses onboarding karyawan selanjutnya adalah pelatihan dan pengembangan.

Di tahap onboarding ini, kamu akan diberikan pelatihan berupa sesi kelas, e-learning, atau mentoring langsung dari rekan kerja yang berpengalaman. Harapannya untuk membantu karyawan baru memahami pekerjaannya dengan baik.

Selain itu, saat onboarding kamu juga akan menerima tugas-tugas awal untuk mulai berkontribusi pada pekerjaan tim.

Namun, dibandingkan dengan rekan tim yang lebih senior, bobot pekerjaanmu mungkin masih lebih sedikit. Proses onboarding ini juga bisa membantu karyawan beradaptasi dengan lingkungan kerja.

7. Penilaian awal

Setelah beberapa minggu bekerja dan kamu sebagai karyawan baru memahami pekerjaanmu, maka akan ada penilaian awal dalam proses onboarding karyawan.

Penilaian awal ini bertujuan untuk melihat sejauh mana kamu sudah memahami pekerjaan dan adaptasi di lingkungan kerja baru.

Biasanya, manajer tim atau HR akan memberimu penilaian berdasarkan hasil diskusi dan feedback. Penilaian awal akan membantumu mengetahui bagian mana yang harus ditingkatkan dari pekerjaanmu.

Peran manajer dalam proses onboarding

Bagaimanakah seorang manajer tim bisa membantumu selama menjalani proses onboarding karyawan? Berikut adalah penjelasan tentang perannya:

Manajer sebagai mentor

Sebagai mentor, manajer tim akan membantu kamu memahami tanggung jawab pekerjaanmu.

Misalnya, dengan memberikan panduan tentang cara menggunakan alat dan sistem kerja, cara mengerjakan tugas dengan benar, dan menjelaskan proyek tim yang sedang berjalan.

Manajer sebagai sumber dukungan

Manajer juga siap membantu jika kamu mengalami kesulitan atau memiliki pertanyaan terkait pekerjaan.

Para manajer akan memantau perkembanganmu dan memberikan feedback secara berkala untuk memastikan kamu berada di jalur yang benar. Mereka juga akan membantu karyawan baru merasa diterima dan meningkatkan produktivitas kamu.

Peran HR dalam proses onboarding adalah ini

Selain manajer tim, HR perusahaan juga memiliki peran penting untuk kesuksesan strategi onboarding karyawan baru. Bagaimana bisa?

HR sebagai fasilitator

Image by freepik

HR akan mengurus semua persiapan administratif, termasuk mengatur jadwal orientasi, menyiapkan dokumen kontrak, dan memastikan kamu memiliki semua alat kerja yang diperlukan.

Selain itu, merekalah yang juga menjelaskan kebijakan perusahaan, aturan, dan prosedur yang perlu kamu ketahui.

HR sebagai penjaga budaya perusahaan

Selain sebagai fasilitator, HR juga menjaga budaya perusahaan. Sebab, mereka akan memperkenalkanmu pada nilai-nilai perusahaan dan membantu kamu memahami budaya kerja yang ada.

Untuk mencapai tujuan tersebut, HR mengadakan sesi orientasi yang menjelaskan visi, misi, dan etos kerja perusahaan.

Tantangan dalam proses onboarding

Apa saja kesulitan yang dapat kamu alami selama onboarding karyawan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya:

1. Informasi yang diterima terlalu banyak

Ketika kamu mulai bekerja di tempat baru, kamu akan menerima banyak informasi sekaligus. Contohnya, mulai dari aturan perusahaan, sistem kerja, hingga tugas-tugas yang harus kamu selesaikan.

Akibatnya, semua informasi diatas bisa membuatmu merasa kewalahan dan bingung.

2. Masih kesulitan menentukan prioritas kerja

Sebagai karyawan baru, kamu mungkin kesulitan menentukan tugas mana yang harus diprioritaskan.

Dengan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan, kamu bisa merasa bingung mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

3. Tidak bertanya saat merasa bingung

Saat merasa bingung atau tidak yakin tentang suatu hal, mungkin kamu merasa enggan untuk bertanya karena tidak ingin terlihat tidak kompeten atau berakhir merepotkan orang lain.

Padahal, tidak bertanya justru bisa membuat masalah menjadi lebih besar. Sebab, anggota tim kamu harus bekerja ekstra untuk memperbaiki kesalahan yang seharusnya bisa dihindari dengan bertanya terlebih dahulu.

Tips sukses menghadapi onboarding karyawan baru

Jadi, bagaimanakah kamu selaku karyawan baru bisa lolos tahap penilaian dari HR dan manajer? Yuk, terapkan keenam strategi onboarding yang tepat untuk karyawan berikut!

1. Melakukan riset soal budaya kerja perusahaan

Sebelum memulai pekerjaan, sebaiknya kamu meluangkan waktu untuk melakukan riset tentang budaya kerja perusahaan.

Pelajari nilai-nilai perusahaan, etos kerja, dan kebiasaan sehari-hari yang ada di tempat kerja baru. Sebab, semua informasi ini akan membantumu beradaptasi lebih cepat dan memahami apa yang diharapkan darimu.

2. Bersikap proaktif

Berikutnya, jangan ragu untuk bertanya kalau ada hal yang tidak kamu mengerti. Alasannya, bersikap proaktif menunjukkan bahwa kamu bersemangat untuk belajar dan memahami pekerjaan dengan baik.

Selain itu, bertanya pada rekan kerja atau manajer akan membantumu mendapatkan informasi yang diperlukan dan mencegah kesalahan.

3. Membuat catatan pribadi

Selama proses onboarding, kamu akan menerima banyak informasi.

Nah, menulis catatan pribadi tentang hal-hal penting akan menghindarkanmu dari information overload dari mengingat banyak hal.

Catatlah detail tentang tugas, prosedur kerja, dan informasi lainnya yang menurutmu penting. Catatan ini akan menjadi referensi berharga saat kamu memerlukannya kelak.

4. Membangun jaringan

Membangun hubungan baik dengan rekan kerja sejak awal sangat penting. Kenali siapa saja yang bekerja di timmu dan di departemen lain.

Sapa mereka, ajak mereka mengobrol, dan bangun koneksi yang positif. Sebab, jaringan yang kuat akan membantumu mendapatkan dukungan dan informasi yang berguna di kemudian hari.

5. Cepat menghafal lingkungan dan rekan kerja

Jangan lupa hafalkan nama-nama mereka, posisi, dan tanggung jawab rekan setim kamu. Ini akan membantumu bekerja sama dengan mereka.

Supaya lebih mudah, kamu bisa mengasosiasikan seorang rekan kerja dengan satu hal unik dari mereka.

Pada akhirnya, mengingat nama dengan baik juga menunjukkan bahwa kamu menghargai keberadaan dan kontribusi mereka.

6. Terbuka terhadap feedback atau masukan

Terakhir dan yang tidak kalah penting, pastikan kamu menerima masukan dengan sikap terbuka. Anggaplah feedback sebagai kesempatan untuk belajar dan berkembang.

Dengarkan setiap saran dari rekan kerja maupun atasan dengan baik, tanyakan jika ada yang tidak kamu mengerti, dan terapkan masukan tersebut dalam pekerjaanmu. Dengan begitu, kamu bisa menjadi rekan kerja favorit.

Kesalahan umum karyawan baru saat onboarding

Sebaliknya, berikut adalah berbagai kesalahan umum yang harus kamu hindari selama menjalani onboarding di perusahaan:

1. Menutup diri dari rekan kerja

Hindari sikap menutup diri dari rekan kerja. Sebab, bersikap terlalu tertutup bisa membuatmu sulit beradaptasi dan merasa terisolasi.

Solusinya, cobalah untuk aktif berinteraksi dengan rekan kerja dan ikuti kegiatan sosial yang diadakan perusahaan.

2. Tidak berkomunikasi dengan atasan

Kurangnya komunikasi dengan atasan bisa menyebabkan masalah di kemudian hari.

Jadi, pastikan kamu selalu berkomunikasi dengan atasan tentang perkembanganmu, tugas yang diberikan, dan jika ada kendala yang kamu hadapi.

3. Tidak menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan

Tidak menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan bisa membuatmu terlihat tidak cocok dengan lingkungan kerja.

Maka dari itu, kamu perlu beradaptasi dengan nilai-nilai dan kebiasaan yang ada. Ini akan membantumu merasa lebih nyaman dan diterima di tempat kerja.

4. Tidak menjaga sikap

Image by Racool_studio on Freepik

Sikap yang tidak profesional bisa merusak reputasimu di tempat kerja. Oleh sebab itu, jangan lupa menjaga sikap dan etika kerja yang baik.

Tunjukkan bahwa kamu serius dengan pekerjaanmu, hormati rekan kerja, dan patuhi aturan perusahaan.

Kesimpulan tentang manfaat onboarding

Onboarding yang tepat sangatlah penting untuk kesuksesan jangka panjang di tempat kerja karena melalui kesempatan inilah kamu bisa berkenalan dengan rekan kerja, detail tugas, dan budaya perusahaan.

Dua manfaat onboarding yang bisa kamu rasakan sebagai karyawan baru adalah sebagai berikut:

1. Peningkatan produktivitas

Menurut studi dari Talmundo, 51% karyawan merasa proses onboarding yang tepat bisa mengurangi waktu untuk menguasai tugas-tugas di tempat kerja.

2. Meningkatkan retensi karyawan

Dilansir dari Devlin Peck, 7 dari 10 pegawai akan semakin betah bekerja selama lebih dari 3 tahun jika mereka menyukai proses onboarding di tempat kerja.

Untuk melewatinya dengan baik, kamu perlu memiliki sikap yang terbuka, keberanian untuk bertanya, dan disiplin untuk mencatat semua informasi penting tentang pekerjaan. Dengan demikian, kamu akan lebih produktif di posisimu.

Sudah siap mengambil langkah berikutnya dalam perjalanan kariermu? Yuk, temukan lowongan pekerjaan di perusahaan idamanmu melalui aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store dan App Store!

Setelah itu, kamu bisa mengirimkan lamaran kerja dalam sekali klik kalau kamu sudah memperbarui profil Jobstreet.

Terakhir, agar kariermu selalu berkembang, pastikan kamu terus mengikuti tren dunia kerja terkini. Misalnya, dengan membaca aneka panduan lengkap di rubrik Tips Karier Jobstreet!

Pertanyaan seputar manfaat onboarding

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar topik manfaat onboarding:

1. Berapa lama proses onboarding biasanya berlangsung?
   ⁠Durasi onboarding kembali lagi ke kebijakan perusahaan masing-masing.
   ⁠Namun, CareerBuilder menyarankan sebaiknya proses onboarding berlangsung selama 3 bulan untuk memastikan karyawan benar-benar memahami budaya kerja dan menguasai tugas mereka.
2. Bagaimana cara membuat onboarding lebih efektif?
   ⁠Sebagai karyawan, kamu bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk bertanya sebanyak mungkin dan mencatat semua informasi yang diperlukan secara lengkap.
3. Apa peran teknologi dalam proses onboarding?
   ⁠Aplikasi onboarding membantu menyederhanakan proses administrasi, sementara platform komunikasi dan kolaborasi online mendukung integrasi karyawan baru dari mana saja. Terutama, untuk remote team.
4. Mengapa evaluasi onboarding penting?
   ⁠Evaluasi dalam onboarding bisa memberikan gambaran tentang kecocokan karyawan dengan perusahaan dalam jangka panjang, sehingga dapat menghemat pengeluaran.