Invoice Adalah: Jenis, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Saat menjalankan suatu bisnis, invoice adalah dokumen penting yang wajib ada. Pasalnya, invoice dapat dijadikan instrumen untuk melacak keuntungan dan kerugian.

Sebab itu, sangat penting untuk mengenal apa itu invoice, termasuk fungsi, jenis invoice, cara pembuatan, dan contoh-contohnya. Yuk simak ulasan berikut ini!

• Apa Itu Invoice?
• Perbedaan Nota, Invoice, dan Kwitansi
• Fungsi Invoice
• Berbagai Jenis Invoice
• Format Invoice
• Cara Membuat Invoice Sederhana
• Tips Menagih Invoice ke Klien
• Contoh Invoice
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Invoice
  ⁠

Apa Itu Invoice?

Berikut adalah berbagai pengertian invoice yang diambil dari berbagai sumber:

• Menurut Cambridge Dictionary:  invoice artinya daftar barang atau pekerjaan beserta biayanya, yang pembayarannya perlu dilakukan menurut waktu yang telah ditentukan.
• Menurut Investopedia: arti invoice adalah dokumen yang berfungsi dalam menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Dalam hal ini, dokumen tersebut biasanya berupa tanda terima dari toko atau catatan online dari penjual.
• Menurut KBBI: invoice memiliki arti daftar barang kiriman yang sudah dilengkapi dengan keterangan tambahan seperti jumlah barang, nama barang, dan harga yang harus dibayarkan. 

Biasanya, setelah pengiriman barang dilakukan, perusahaan penjual akan mencetak invoice. Pembeli pun diharapkan segera membayar pesanannya sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam invoice tersebut.

Baca juga: Panduan Bekerja Freelance dan 25 Contohnya
⁠

Perbedaan Nota, Invoice, dan Kwitansi

Lalu, apa perbedaan invoice dan kwitansi, serta nota? Pada dasarnya, perbedaan antara invoice, nota, dan kwitansi tidak begitu signifikan. 

Akan tetapi, sebagai pemilik usaha, sangat penting untuk memahami kapan sebaiknya menggunakan nota atau kwitansi, atau kapan kamu perlu mengeluarkan invoice. 

Bila merujuk pada definisinya, nota sendiri adalah bukti pembelian yang mencakup daftar barang, harga, dan tagihannya. 

Dalam hal ini, penjual tetap bisa memberikan nota kepada pembeli, terlepas dari apakah pembeli sudah atau belum melakukan pembayaran.  

Nota sendiri umumnya dibuat dalam dua rangkap, satu untuk konsumen dan satu lagi untuk penjual. 

Di sisi lain, kwitansi merupakan bukti pembayaran yang mencatat keterangan seputar jenis barang dan nominalnya, yang kemudian dibubuhi tanda tangan penjual dan pembeli.  

Bedanya, kwitansi hanya akan diberikan jika pembayaran sudah dinyatakan selesai atau lunas. 

Maka jika dibandingkan dengan nota dan kwitansi, invoice lebih sering digunakan sebelum pembayaran dilakukan, atau diposisikan sebagai bentuk tagihan kepada pembeli.
⁠

Fungsi Invoice

Nah, berikut ini beberapa fungsi utama dari invoice yang patut kamu pahami.  

1. Mengurus proses pembayaran 

Fungsi invoice dalam pemrosesan pembayaran sangat penting. 

Pasalnya, invoice tidak cuma berisi tentang informasi tagihan dasar, tetapi juga rincian-rincian penting seperti nomor rekening bank penjual, tanggal jatuh tempo, dan instruksi pembayaran lainnya. 

Semua informasi ini dapat memberikan panduan yang jelas kepada pembeli tentang cara melunasi tagihan dengan akurat dan tepat waktu. 

Dengan memberikan invoice yang lengkap dan terperinci, pembeli tentunya dapat menjalankan proses pembayaran dengan lebih efisien. 

Hal ini pada akhirnya juga bisa mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan transaksi. 

2. Dokumen perusahaan 

Di sisi lain, invoice juga memiliki peran yang penting, yakni sebagai catatan keuangan bagi perusahaan. 

Dengan mencatatkan setiap detail transaksi penjualan dalam dokumen tagihan, perusahaan pun bisa melacak semua pendapatan yang didapatnya dari penjualan secara mudah dan terperinci.  

Hal tersebut juga dapat memberikan gambaran yang jelas tentang sumber pendapatan perusahaan, serta membantu pebisnis untuk mengelola arus kas mereka dengan lebih efektif. 

Secara khusus, invoice umumnya mencatat informasi seputar barang atau layanan yang dijual, jumlahnya, harga satuan, total biaya, dan tanggal transaksi.  

3. Tanda bukti pelaporan pajak 

Invoice juga memiliki fungsi sebagai bukti pelaporan pajak. Semua perusahaan tentunya harus mematuhi kewajiban pajak Badan Usaha. 

Karenanya, pencatatan invoice yang baik dan terperinci sangat diperlukan agar perusahaan bisa menjalankan proses pelaporan pajaknya dengan lebih akurat dan efisien. 

Invoice tidak hanya berperan sebagai dokumen tagihan, tetapi juga menjadi bukti transaksi yang sah di mata otoritas pajak. 

Pasalnya, dokumen tersebut berisi informasi detail seperti jenis barang atau layanan yang diberikan, jumlah, harga satuan, total biaya, serta informasi pihak penjual dan pembeli.
⁠

Berbagai Jenis Invoice

Sebelum mengulas lebih jauh tentang cara membuat invoice, mari pahami dahulu jenis-jenis invoice. Yuk, disimak! 

Standard invoice 

Ini adalah bentuk faktur yang paling umum, dan biasanya dikeluarkan oleh bisnis dengan skala kecil. 

Selain itu, format invoice standar juga terbilang fleksibel sehingga dapat digunakan untuk berbagai jenis industri dan siklus penagihan.  

Faktur standar umumnya mencakup rincian berikut:

• Nama dan informasi kontak bisnis
• Nama dan informasi kontak klien
• Nomor faktur
• Jumlah uang yang harus dibayarkan oleh klien kepada perusahaan tersebut untuk layanan yang diberikan 

Proforma invoice 

Jenis invoice yang kedua adalah invoice proforma. Secara harfiah, faktur ini memiliki arti sebagai pengganti atau bersifat sementara. 

Invoice proforma dibuat ketika produk yang dipesan oleh pelanggan dikirim secara bertahap.  

Karenanya, invoice ini bersifat sementara. Pasalnya, penggunaan dokumen tersebut akan digantikan oleh invoice biasa, setelah seluruh produk telah lengkap dikirim kepada pelanggan.  

Adapun fungsi dari faktur proforma adalah untuk membantu pelanggan mendapatkan informasi tagihan secara proaktif, selama proses pengiriman produk dilakukan secara bertahap. 

Consular invoice 

Jenis invoice lainnya yang patut kamu pahami adalah invoice konsuler. Faktur ini secara khusus digunakan dalam transaksi jual-beli internasional atau kegiatan ekspor-impor. 

Dalam pengaplikasiannya, invoice konsuler akan dinyatakan sah setelah mendapatkan persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan impor.  

Persetujuan ini umumnya diberikan oleh atase perdagangan, kantor konsuler, atau kedutaan besar negara yang mengimpor—yang berlokasi di negara pengekspor.  

Keberadaan faktur konsuler tentunya sangat penting karena itu mencerminkan legalitas dan validitas yang diberikan oleh otoritas negara penerima. 

Ini juga dapat membantu dalam memberikan kepastian dalam keamanan proses perdagangan internasional.

Baca juga: Tips Tampil Business Casual Untuk Pria
⁠

Format Invoice

Saat membuat faktur, berikut adalah format umum yang perlu kamu patuhi. Simak baik-baik, ya! 

1. Tanggal dikeluarkan 

Tanggal faktur adalah tanggal saat faktur dikeluarkan. Selain sebagai penanda waktu pembuatan faktur, tanggal tersebut juga dapat menjadi penanda hari saat transaksi pembelian produk atau layanan dilakukan. 

Sebagai tambahan, meski nomor faktur sudah mencakup tanggal, tanggal faktur tetap harus ditulis pada baris terpisah guna memberikan kejelasan. 

2. Nama dan alamat 

Nama dan informasi kontak pengirim umumnya muncul di bagian atas faktur, di bawah logo, atau biasanya juga diletakkan sejajar ke sisi kiri. 

Nama pengirim (biasanya berisi nama perusahaan atau perwakilan dari bisnismu) harus diikuti oleh alamat perusahaan, nomor telepon, dan alamat email.  

3. Nomor invoice 

Nomor invoice adalah bagian penting yang tidak boleh terlewat saat membuat faktur. 

Pasalnya, nomor invoice adalah komponen penting pada invoice yang dapat memudahkan proses pencarian data atau rekapan di masa yang akan datang. 

Karena itu, setiap tagihan yang dikeluarkan biasanya memiliki nomor yang unik.  

4. Rincian produk atau layanan yang digunakan 

Pada faktur, bagian ini umumnya memberikan informasi mengenai produk atau layanan yang digunakan, termasuk harga dan detail relevan lainnya. 

Semua item yang dibeli sebaiknya diuraikan sejelas mungkin untuk menghindari kebingungan atau kesalahan yang dapat timbul akibat ketidakjelasan informasi seputar produk atau layanan yang digunakan.  

Oleh karena itu, penjelasan ini biasanya disajikan dalam format tabel yang terbagi menjadi beberapa kolom, dengan setiap baris menunjukkan satu produk/layanan yang berbeda. 

5. Syarat pembayaran 

Syarat pembayaran dalam faktur mengacu pada ketentuan/persyaratan yang ditetapkan terkait dengan pembayaran yang harus dilakukan oleh penerima faktur kepada pihak pengirim. 

Bagian ini biasanya mencakup informasi seputar batas waktu pembayaran, metode pembayaran yang diterima, dan kondisi lainnya yang berkaitan dengan proses pembayaran.
⁠

Cara Membuat Invoice Sederhana

Cara buat invoice yang sederhana tetapi sesuai ketentuan adalah sebagai berikut: 

1. Isilah data pembeli 

Tuliskan nama pelanggan dengan jelas. Jika ditujukan kepada perusahaan, cantumkan nama perusahaan secara lengkap dan kemudian tambahkan alamat dan kontak klien. 

2. Sertakan data penerima pembayaran 

Sertakan informasi tentang penerima pembayaran. Nama perusahaan atau bisnis, serta alamat dan kontak yang berlaku.  

3. Buat daftar produk atau jasa yang digunakan 

Cantumkan produk atau jasa yang telah dibeli, dan berikan deskripsi yang jelas terkait jumlah, harga, dan total tagihannya. Jika ada diskon, tambahkan ke dalam deskripsi tersebut. 

4. Tulis tanggal dan nomor invoice 

Tambahkan tanggal dan nomor invoice untuk memudahkan penyusunan laporan keuangan. 

5. Jelaskan tentang ketentuan pembayaran 

Cantumkan deadline pembayaran yang kamu inginkan. Berikan pula informasi tentang cara pembayaran faktur tersebut, misalnya saja melalui transfer bank.
⁠

Tips Menagih Invoice ke Klien

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan ketika ingin menagih invoice ke klien. 

1. Hindari menunda terlalu lama 

Jangan menunda proses penagihan terlalu lama. Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan perjanjian bisnis, segera kirim faktur kepada pelangganmu. 

Dengan mengirimkan faktur secepat mungkin, itu akan mendorong klien untuk melakukan pembayaran lebih cepat.  

2. Pertahankan sikap profesional 

Dalam setiap komunikasi yang kamu lakukan dengan klien, pertahankan sikap profesional. Ini penting untuk menjaga keberlanjutan hubungan bisnismu dengan klien, sembari tetap menekankan urgensi pembayaran mereka. 

3. Komunikasikan dengan klien apabila tidak ada balasan melalui email 

Jika tidak ada respons dari klien setelah kamu mengirimkan invoice lewat email, lakukan komunikasi melalui telepon. 

Tanyakan mengenai faktur yang belum dibayar secara sopan, serta minta konfirmasi atau tindakan lebih lanjut terkait hal tersebut.

Baca juga: Pelajari Cara Negosiasi Gaji yang Tepat Untuk Masa Depan Kariermu!
⁠

Contoh Invoice

Berikut adalah contoh invoice template yang bisa kamu jadikan rujukan"

Contoh invoice sederhana 

Sesuai namanya, faktur ini memiliki format sederhana yang meliputi informasi, seperti:

• Identitas pihak penagih, yang berisi detail nama dan alamat perusahaan atau penjual;
• Data penerima faktur, yang meliputi informasi nama dan alamat pelanggan;
• Nomor faktur;
• Tanggal transaksi terjadi;
• Detail barang atau jasa yang dibeli, termasuk harga per satuan, jumlah barang, dan total pembayaran;
• Metode pembayaran, yang berisi rincian nomor rekening bank dari pihak penagih.
  ⁠

Contoh invoice penagihan 

Invoice penagihan biasanya dikirimkan penjual kepada pembeli yang tidak melakukan pembayaran secara tepat waktu. Karena itu, faktur ini biasanya berisi tenggat jatuh tempo yang baru. 

Tujuannya tentu adalah untuk memastikan pelunasan dilakukan sesuai waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
⁠

Contoh invoice barang 

Untuk contoh invoice excel pembelian barang, faktur tersebut umumnya berisi rincian produk yang dibeli beserta jumlah dan harganya. 

Di dalam deskripsi, penjual juga dapat menyertakan keterangan diskon untuk memberi informasi yang lebih detail terkait jumlah tagihan yang perlu dibayarkan.
⁠

Contoh invoice penjualan 

Ini adalah salah satu contoh invoice penjualan yang berasal dari sebuah unit dagang. 

Meski dokumen ini dibuat tanpa menyematkan logo bisnis, informasi penjualan yang terkandung di dalamnya sudah cukup komprehensif.  

Faktur ini sudah menyertakan detail lengkap seperti nomor faktur, informasi syarat pengiriman, syarat pembayaran, keterangan unit yang dibeli, harga satuan, total tagihan, dan tanda tangan.
⁠

Contoh invoice tagihan jasa proyek 

Contoh invoice di atas bisa kamu jadikan template invoice word untuk tagihan jasa proyek. 

Dalam pembuatan invoice jasa proyek, pihak penyedia layanan harus membuat deskripsi yang jelas terkait jasa yang sudah diberikan. 

Berikan pula petunjuk pembayaran yang jelas, terutama terkait tenggat waktu pembayaran.
⁠

Contoh invoice rental mobil 

Bisnis rental mobil juga memerlukan faktur sebagai alat untuk menyampaikan informasi penagihan resmi kepada pelanggan. 

Di dalamnya, kamu bisa menyertakan detail seperti informasi pelanggan, jenis mobil yang disewa, rincian biaya sewanya, dan keterangan lain yang perlu diketahui pelanggan.
⁠

Contoh invoice hotel 

Biasanya, contoh invoice jenis ini berisi keterangan seperti nama tamu, tanggal check-in, tanggal check-out, tipe kamar yang dipesan, fasilitas kamar, dan metode pembayaran. 

Faktur hotel juga kerap mencantumkan syarat dan ketentuan yang terkait pembatalan atau hal-hal lainnya yang perlu diperhatikan tamu.
⁠

Contoh invoice jasa 

Beberapa elemen penting yang harus ada dalam invoice pembelian jasa, antara lain:

• Identitas penyedia jasa
• Identitas pengguna jasa
• Tanggal invoice dan tenggat waktu pembayaran
• Informasi produk/jasa yang digunakan
• Metode pembayarannya
• Keterangan tambahan (jika diperlukan).
  ⁠

Contoh invoice pembayaran 

Invoice pembayaran adalah dokumen yang dipakai untuk menagih pembayaran atau sebagai bukti transaksi. 

Biasanya, penjual akan mengirimkan invoice pembayaran ini kepada pembeli untuk memastikan pembayaran segera dilakukan, atau setidaknya dilunasi sesuai waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
⁠

Contoh invoice jasa hukum 

Invoice jasa hukum harus berisi keterangan identitas firma hukum (atau pengacara) dan klien. 

Dalam rincian invoice jasa hukum, kamu bisa memaparkan layanan hukum apa saja yang sudah diberikan, honorarium, biaya tambahan (seperti biaya pengadilan misalnya), total tagihan, serta informasi rekening penyedia layanan hukum. 
⁠

Contoh invoice travel 

Kamu bisa menggunakan contoh invoice di atas sebagai template invoice excel untuk faktur travel.

Dalam invoice jasa ini, kamu biasanya akan menjumpai deskripsi rinci tentang layanan perjalanan yang telah atau akan diberikan, seperti tiket pesawat, akomodasi, transportasi darat, dan lainnya.
⁠

Contoh invoice tagihan alat berat 

Faktur ini digunakan oleh perusahaan penyedia alat berat atau jasa penyewaan alat berat. Di dalamnya, terdapat deskripsi rinci terkait jenis alat berat atau layanan yang sudah digunakan. 

Selain itu, pihak penyedia layanan biasanya juga mencantumkan durasi penggunaan alat berat.
⁠

Contoh invoice down payment

Untuk contoh invoice DP, kamu bisa fokus pada komponen seperti besaran uang muka yang harus dibayarkan oleh pelanggan, serta kapan sisa pembayaran harus dibayarkan. 

Jenis faktur ini umumnya juga digunakan untuk memastikan bahwa pihak penjual atau penyedia layanan mendapatkan sebagian pembayaran sebelum mulai bekerja atau memberikan barang/jasa mereka.
⁠

Contoh invoice perorangan ke perusahaan

Faktur ini umumnya mencakup informasi-informasi berikut:

• Harga total barang atau layanan yang diberikan
• Jumlah total yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli barang/jasa, termasuk pajak atau biaya lainnya yang mungkin berlaku
• Instruksi pembayaran, termasuk rekening bank atau metode pembayaran lainnya.
  ⁠

Contoh invoice lewat email

Commercial invoice umumnya berisi informasi yang dibutuhkan oleh pihak bea cukai atau pihak terkait di bidangnya. 

Informasi tersebut termasuk nama dan alamat lengkap penjual (eksportir) dan pembeli (importir), serta deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang diperdagangkan.
⁠

Kesimpulan

Demikian ulasan seputar faktur, mulai dari pengertian, jenis-jenis, cara membuat, hingga contoh invoice. Semoga membantu! 

Setelah tahu apa itu invoice, kamu bisa mencari perusahaan dengan kompensasi karyawan terbaik di situs atau aplikasi Jobstreet by SEEK. Cukup lampirkan portofolio saat kamu mengirim resume di Jobstreet. 

Dengan begitu, tim HR perusahaan punya pertimbangan lebih kuat untuk merekrutmu. Yuk, temukan pekerjaan impianmu di bidang yang kamu inginkan melalui website Jobstreet! 

Kini, Jobstreet by SEEK juga tersedia dalam bentuk aplikasi mobile di Apple App Store dan  Google Play Store. Download sekarang juga, ya!
⁠

Pertanyaan Seputar Invoice

1. Apa yang dimaksud dengan invoice?
   ⁠Invoice atau faktur adalah dokumen yang berisi tentang rincian transaksi penjualan barang atau jasa. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, yang isinya meliputi informasi seperti deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlahnya, harga satuan, total biaya, tanggal transaksi, dan ketentuan pembayaran.
   ⁠
2. Apa yang dimaksud pembayaran invoice?
   ⁠Pembayaran invoice merujuk pada proses pembayaran yang dilakukan oleh pembeli kepada penjual untuk melunasi tagihan yang tertera dalam faktur.
   ⁠Setelah menerima barang atau jasa yang dibeli, pembeli harus membayar jumlah tagihan yang tercantum dalam invoice, sesuai dengan ketentuan yang sudah disepakati (yang berisi keterangan jatuh tempo pelunasan dan metode pembayaran).
   ⁠
3. Apa fungsi dari invoice?
   ⁠Fungsinya adalah sebagai bukti transaksi, catatan keuangan, bukti lapor pajak, tagihan pembayaran, dan pengingat pembayaran.
   ⁠
4. Invoice dibuat oleh siapa?
   ⁠Faktur biasanya dibuat oleh penjual atau perusahaan yang menyediakan barang atau jasa. Dalam hal ini, pihak yang mengeluarkan faktur adalah pihak yang mempunyai hak untuk meminta pembayaran atas barang/jasa yang telah digunakan oleh pembeli.
   ⁠
5. Invoice isinya apa?
   ⁠Invoice umumnya berisi informasi seputar transaksi jual-beli antara penjual dan pembeli. Isi invoice juga bisa bervariasi, tergantung pada jenis bisnis dan perjanjian antara kedua belah pihak.
   ⁠Namun, faktur umumnya mencakup informasi seperti jumlah barang atau jasa yang dibeli, tanggal barang atau jasa tersebut diberikan atau transaksi dilakukan, tanggal jatuh tempo, dan tanda tangan/stempel penjual yang menjadi tanda bahwa faktur tersebut sifatnya sah.
   ⁠
6. Apakah invoice harus ada pajak?
   ⁠Tidak selalu. Inilah yang membedakan antara faktur pajak dan invoice. Invoice tidak mencakup keterangan pungutan pajak, sementara faktur pajak wajib menyertakan detail tersebut.
   ⁠Invoice bersifat wajib, sedangkan faktur pajak bersifat opsional, terutama untuk mereka yang bukan Pengusaha Kena Pajak. Invoice juga bisa dikeluarkan bagi semua jenis penjualan, sementara faktur pajak hanya diperlukan untuk penjualan barang/jasa yang kena pajak.
   ⁠
7. Apakah invoice itu penting?
   ⁠Ya, faktur sangat penting, baik itu dalam konteks bisnis dan transaksi perdagangan. Hal ini karena faktur juga dapat membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan hukum terkait pembukuan, pelaporan pajak, dan peraturan bisnis lainnya.
   ⁠
8. Apakah invoice harus dibayar?
   ⁠Ya, tentu saja. Invoice harus dibayar sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati antara penjual dan pembeli. Karenanya, keterlambatan atau kegagalan pembayaran faktur tanpa adanya alasan yang jelas, bisa memicu konsekuensi serius, seperti dikenakan denda keterlambatan pembayaran, penghentian kredit, atau bahkan pemutusan hubungan bisnis.
   ⁠
9. Apakah invoice harus ada materai?
   ⁠Hal ini tercantum dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020, Pasal 3, yang mengatur ketentuan penggunaan materai pada dokumen yang bersifat perdata.
   ⁠Maka, penggunaan materai pada faktur hanya diperlukan jika nominalnya melebihi Rp 5.000.000 (karena berhubungan dengan penerimaan uang). Jika kurang dari itu, meterai tidak diperlukan.
   ⁠
10. Bagaimana cara membuat invoice?
    ⁠Untuk membuat faktur, pertama-tama tulis informasi tentang perusahaan penjual dan pembeli. Berikan nomor faktur dan tentukan tanggal penerbitannya.
    ⁠Lalu jelaskan secara rinci tentang barang atau jasa yang dibeli. Cantumkan jumlahnya, harga satuan, dan total biaya yang harus dibayarkan.
    ⁠Selanjutnya, tetapkan tanggal jatuh tempo dan metode pembayaran yang diterima penjual. Kamu juga bisa menyertakan informasi pajak jika memang diperlukan.