12 Contoh Surat Pemberitahuan yang Baik untuk Berbagai Kegiatan

Membuat surat pemberitahuan jadi salah satu keterampilan atau skill penting dalam pekerjaan bidang administrasi.

Sebagai alat komunikasi resmi, surat pemberitahuan berfungsi untuk menyampaikan informasi penting ke pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Kesuksesan sebuah kegiatan perusahaan sering kali bergantung pada kejelasan informasi terkait waktu hingga agenda yang tertulis di surat pemberitahuan.

Lantas, bagaimana cara membuat dan contoh surat pemberitahuan yang baik dan benar? Yuk, kita pelajari bersama dalam artikel ini.

• Apa Itu Surat Pemberitahuan?
• Tujuan Surat Pemberitahuan
• Poin Wajib dalam Surat Pemberitahuan
• Cara Menulis Surat Pemberitahuan
• Jenis Surat Pemberitahuan
• 12 Contoh Surat Pemberitahuan
• Kesalahan Umum dalam Menulis Surat Pemberitahuan
• Bagaimana Menanggapi Surat Pemberitahuan?
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Surat Pemberitahuan

⁠Apa Itu Surat Pemberitahuan?  

Surat pemberitahuan adalah pesan tertulis kepada seseorang atau sekelompok orang untuk mengabarkan mereka tentang sesuatu. Dokumen ini sangat penting dalam komunikasi bisnis.

Fungsi surat pemberitahuan adalah untuk memberikan informasi resmi tentang hal-hal penting agar semua orang bisa mengetahui kabar terkini.

⁠Tujuan Surat Pemberitahuan 

Berikut adalah tujuan spesifik dari pembuatan dan pengiriman surat pemberitahuan dalam berbagai konteks:

Melaporkan kegiatan yang memerlukan partisipasi 

Dengan melaporkan kegiatan melalui surat, pembaca atau pihak petinggi terkait dapat menyempatkan waktu kedatangan serta menyiapkan barang-barang yang diperlukan untuk mendukung kelangsungan acara.

Menginformasikan pertemuan antara dua perusahaan 

Dalam konteks kerja sama antara dua perusahaan, surat pemberitahuan berperan penting dalam penyampaian butir kesepakatan dari pertemuan tersebut agar komunikasi antara semua pegawai tetap lancar.

Memperbanyak audiens acara 

Kamu bisa meningkatkan jumlah peserta acara dengan mengirimkan surat pemberitahuan ke berbagai saluran media yang dimiliki.

Selain lewat pos, kamu juga dapat menggunakan email, media sosial, atau bahkan website resmi bisnis untuk memperbanyak audiens.

Arsip dokumen dan informasi 

Surat pemberitahuan juga berguna sebagai arsip dokumen dan informasi untuk perusahaan, lembaga pemerintahan, dan organisasi non-profit.

Adanya dokumen ini bisa menjadi bahan rujukan pengambilan keputusan.  

⁠Poin Wajib dalam Surat Pemberitahuan 

Idealnya, contoh pengumuman pemberitahuan yang baik dan benar harus memiliki semua unsur di bawah ini:

1. Kepala surat 

Bagian yang terletak di bagian teratas surat pemberitahuan ini memuat identitas pengirim. Isinya terdiri dari logo dan nama instansi, alamat, serta informasi kontak seperti nomor telepon dan alamat email.

2. Tempat & tanggal pembuatan surat 

Sesuai namanya, bagian ini menunjukkan kapan dan di manakah kamu menulis surat pemberitahuan.

Kamu harus mencantumkannya agar penerima surat tahu berapa lama waktu yang mereka punya untuk meresponsnya.

3. Nomor, lampiran, dan perihal 

Bagian nomor surat menunjukkan kode surat untuk keperluan pengarsipan. Di sisi lain, lampiran ditujukan untuk memberitahukan apakah ada dokumen lain yang disertakan bersama surat tersebut.

Berikutnya, bagian perihal menginformasikan garis besar tentang isi sebuah surat.

4. Alamat penerima surat 

Alamat penerima surat harus berisikan nama serta jabatan penerima surat, kode pos, serta kabupaten lokasi kantor.

Alamat penerima surat ini berguna untuk mencegah kesalahan pengiriman.

5. Salam pembuka 

Umumnya, salam pembuka dalam surat pemberitahuan menggunakan kalimat “Dengan hormat,” karena pembacanya bukan hanya satu orang.

Tidak menutup kemungkinan orang lain dalam sebuah divisi juga akan membacanya.

6. Paragraf pembuka 

Paragraf pembuka dalam surat pemberitahuan biasanya ditandai dengan kalimat “Melalui surat ini, kami beritahukan bahwa…” untuk menjelaskan inti dari pemberitahuan tersebut.

Inti surat pemberitahuan bisa berupa pengadaan acara tertentu atau penyampaian informasi penting.

7. Isi 

Sesuai namanya, bagian isi menjelaskan informasi mendetail dari sebuah pemberitahuan atau acara. 

Sebagai contohnya, kapan sebuah kebijakan akan berlaku, tempat dan tanggal sebuah kegiatan, dan apa yang harus dilakukan oleh penerima surat. 

8. Paragraf Penutup 

Paragraf ini menandakan bahwa isi surat sudah berakhir. Biasanya, kamu akan menemukan kalimat seperti “Demikian informasi ini kami sampaikan” dalam contoh surat pemberitahuan resmi.

9. Nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim surat 

Bagian yang terletak di bawah paragraf penutup ini menunjukkan identitas pengirim surat agar penerima bisa mengirimkan balasan.

Adanya tanda tangan dari pengirim juga berguna untuk membuat surat resmi semakin sah.

⁠Cara Menulis Surat Pemberitahuan 

Berikut adalah cara membuat pengumuman pemberitahuan dengan baik dan benar: 

1. Tulis dengan bahasa normal, formal, dan mudah dipahami 

Karena surat pemberitahuan umumnya bersifat resmi, kamu harus menggunakan tata bahasa formal dengan ejaan baku. Tapi, pastikan juga bahwa susunan katanya juga mengalir dan mudah dipahami. 

2. Tulis sesuai format surat pemberitahuan 

Menurut Adobe, surat pemberitahuan dalam latar bisnis menggunakan kertas berukuran A4 dan font standar berukuran 12 pt seperti Times New Roman. 

Kemudian, kop surat menggunakan posisi rata tengah (center align), sedangkan isinya menggunakan posisi rata kiri kanan (justify). 

3. Tulis pemberitahuan dari awal menurut tujuannya 

Untuk menghemat waktu pembaca, kamu perlu menuliskan maksud dari pemberitahuan secara singkat di perihal dan paragraf pembuka.

Menurut Slab, cara berkomunikasi petinggi di tempat kerja adalah dengan bahasa singkat dan lugas. Jadi, bagian ini akan membantu mereka membalas surat dengan baik.

4. Kata-kata sederhana dan tidak panjang 

Untuk memastikan isi surat pemberitahuan lebih mudah dipahami, sebaiknya kamu menghindari jargon yang hanya dipahami kalangan tertentu.

Lalu, jangan lupa batasi jumlah kata yang kamu gunakan dalam satu kalimat agar tidak terlalu panjang. Idealnya, satu kalimat berisi maksimal 30 kata.

5. Hindari kesalahan ketik 

Terakhir dan yang tidak kalah penting, kamu harus mengecek kembali isi surat sebelum mengirimkan surat tersebut agar tidak ada kesalahan pengejaan. Bagian penting yang kamu harus periksa adalah nama pengirim, penerima, dan judul kegiatan.

⁠Jenis Surat Pemberitahuan 

Apa saja jenis surat pemberitahuan yang akan sering kamu temui di tempat kerja? Berikut adalah contohnya:

Surat pemberitahuan resmi 

Surat pemberitahuan resmi adalah pesan tertulis dengan format dan bahasa resmi untuk menyampaikan informasi penting secara jelas dan tegas.

Surat pemberitahuan informal 

Di sisi lain, surat pemberitahuan informal adalah pesan tertulis dalam format dan bahasa yang santai untuk menunjang komunikasi yang akrab antara individu atau kelompok. 

⁠12 Contoh surat pemberitahuan 

Kamu ingin membuat surat pemberitahuan yang tepat? Kamu bisa mempelajari 12 template dan contoh surat pemberitahuan sederhana di berbagai latar berikut ini:

1. Contoh surat pemberitahuan kegiatan

⁠2. Contoh surat pemberitahuan perusahaan

⁠3. Contoh surat pemberitahuan pembayaran  

⁠4. Contoh surat pemberitahuan di sekolah

⁠5. Contoh surat pemberitahuan dari kementerian 

⁠6. Contoh surat pemberitahuan tentang perpajakan

⁠7. Contoh surat pemberitahuan pergantian kepemimpinan

⁠8. Contoh surat pemberitahuan OSIS 

⁠9. Contoh surat pemberitahuan penggantian jadwal acara 

⁠10. Contoh surat pemberitahuan perubahan kebijakan perusahaan

⁠11. Contoh surat pemberitahuan pengunduran diri

⁠12. Contoh pemberitahuan lewat WA (Whatsapp) 

⁠Kesalahan Uumum dalam Menulis Surat Pemberitahuan  

Dari contoh di atas, kamu mungkin akan berpikir bahwa membuat atau menulis surat pemberitahuan adalah hal mudah. Nyatanya, banyak orang masih sering melakukan kesalahan saat menulis surat pemberitahuan.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam menulis surat pemberitahuan:

1. Kurangnya kepastian dalam informasi yang disampaikan  

Untuk mencegah miskomunikasi, sebaiknya kamu menjelaskan informasi di dalam surat pengumuman sejelas mungkin.

Hindari susunan dan pemilihan kata yang ambigu, atau memiliki lebih dari satu makna.

2. Gaya bahasa yang tidak sesuai konteks 

Bahasa pemberitahuan yang tidak sesuai dengan konteks akan menunjukkan bahwa kamu tidak mampu beradaptasi dengan situasi.

Untuk pemberitahuan non-formal di grup WhatsApp, sebaiknya kamu menggunakan bahasa tidak resmi. Begitu juga sebaliknya. Kamu harus menggunakan bahasa dan kalimat formal saat menulis surat pemberitahuan resmi di tempat kerja.

3. Format surat yang tidak sesuai standar 

Format surat pemberitahuan yang tidak sesuai standar akan membuat surat terlihat kurang rapi saat dicetak atau bahkan sulit dibaca ketika kamu mengirimkan secara digital.

Sebagai pencegahan, gunakanlah kertas berukuran A4 dan font Times New Roman dengan ukuran 12 pt berwarna hitam.

⁠Bagaimana Menanggapi Surat Pemberitahuan? 

Apa yang harus kamu lakukan ketika menerima surat pemberitahuan? Kamu bisa memberikan respons yang baik dengan tips berikut:

Langkah-langkah yang dapat dilakukan 

Pertama, bacalah isi surat dengan teliti terlebih dahulu agar kamu tidak salah tafsir. Kemudian, perhatikan tenggat waktu yang diminta oleh pengirim dan jangan lupa kirimkan balasan secara tepat waktu.

Etika dalam menanggapi surat pemberitahuan 

Saat menanggapi surat pemberitahuan, pastikan kamu mengawali suratmu dengan kata sapaan yang sopan seperti “Dengan Hormat” atau “Kepada … Yang Terhormat”.

Selain sopan, jangan lupa untuk selalu menulis dengan ejaan baku, kalimat yang singkat, kata-kata yang sederhana, dan ucapan terima kasih. 

⁠Kesimpulan 

Surat pemberitahuan adalah pesan tertulis yang ditujukan kepada seseorang atau kelompok untuk mengabarkan mereka tentang sesuatu. Dokumen ini sangat penting dalam komunikasi bisnis karena fungsinya sebagai alat untuk mengirim informasi.

Mengetahui contoh dan cara menulis surat pemberitahuan yang baik dan benar untuk berbagai konteks akan sangat membantu kemajuan kariermu di bidang administrasi.

Sebab, penulisan surat bisa menunjukkan bahwa kamu adalah individu profesional yang teliti terhadap detail. Kemampuan menulis surat pemberitahuan juga jadi tanda bahwa kamu menguasai komunikasi melalui dokumen surat.

Kemampuan menulis surat resmi juga bisa kamu cantumkan ke dalam CV, lho! Skill itu akan jadi nilai tambah untuk kamu yang ingin melamar kerja di bidang adminstrasi.

Kamu tertarik membangun karir di bidang administrasi? Temukan lowongan kerja administrasi hanya di situs dan aplikasi Jobstreet by SEEK.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar Surat Pemberitahuan

1. Apa bedanya surat pemberitahuan dengan surat resmi lainnya?
   ⁠Surat pemberitahuan bertujuan menyampaikan kabar terkini. Di lain sisi, surat resmi bisa memiliki fungsi lain seperti memberikan instruksi atau menawarkan hal tertentu. 
   ⁠
2. Bagaimana cara menyusun surat pemberitahuan yang berisi berita buruk?
   ⁠Beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk menyusun surat pemberitahuan tentang berita buruk adalah sebagai berikut:
   ⁠- Mulai dengan ungkapkan berita secara langsung.
   ⁠- Berikan alasan atau penjelasan yang jelas mengenai berita buruk tersebut.
   ⁠- Hindari menggunakan bahasa yang menyalahkan.
   ⁠- Sampaikan solusi atau langkah-langkah yang akan diambil untuk mengatasi atau menangani situasi tersebut.
   ⁠- Tutup surat dengan ungkapan apresiasi atas pemahaman dan kerja sama pembaca. 
   ⁠
3. Apakah surat pemberitahuan harus selalu dicetak dan dikirimkan secara fisik? 
   ⁠Tidak. Kamu juga bisa mengirimkan surat pemberitahuan secara digital melalui email dalam file format PDF.