Cara Menolak Panggilan Interview Kerja, Alasan, dan Contohnya

Ringkasan: 

• Menolak panggilan interview kerja perlu dilakukan dengan cara yang sopan dan profesional demi menjaga reputasi karier jangka panjang.
• Ketika menolak interview, awali dengan ucapan terima kasih, sampaikan permohonan maaf, lalu jelaskan alasan secara singkat dan beri harapan baik untuk perusahaan.
• Penolakan interview yang disampaikan dengan baik menunjukkan profesionalitas, menghargai waktu HRD, dan mencerminkan kemampuan komunikasi yang matang.
• Alasan menolak interview bisa beragam, mulai dari sudah menerima tawaran lain hingga pertimbangan lokasi. Selama disampaikan dengan jujur, kamu akan tetap dinilai profesional.
• Cara menolak interview yang tepat membantu menjaga hubungan baik dan membuka peluang kerja sama di masa depan. 

Menolak panggilan interview memang bisa menyisakan beban perasaan tersendiri, ya. Apalagi jika di awal, kamu melamar ke perusahaan tersebut dengan harapan bisa jadi karyawan full time.

Meski ada rasa tidak nyaman, kamu harus menyampaikan penolakan interview kepada HRD dengan baik. Tentunya, demi karier yang lebih cocok denganmu di masa depan. 

Sama halnya dengan undangan interview yang sampai ke e-mail kamu secara profesional, menolak panggilan interview juga punya aturan mainnya tersendiri.

Sebab, hal ini berkaitan dengan reputasi baikmu dalam jangka panjang. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menolak panggilan interview kerja yang benar.

Bagaimana caranya? Yuk, kita pelajari bersama!

• Pentingnya Menolak Panggilan Interview dengan Sopan
• Alasan Profesional untuk Menolak Panggilan Wawancara
• Langkah Menolak Panggilan Interview Kerja yang Profesional
• Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview Kerja
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar Cara Menolak Panggilan Interview

Pentingnya Menolak Panggilan Interview dengan Sopan

Mendapat panggilan interview merupakan hal yang sangat ditunggu-tunggu bagi sebagian besar orang. 

Namun, karena faktor tertentu, adakalanya kandidat harus menolak panggilan interview.

Jika begitu, kamu tetap harus melakukannya secara profesional dan sopan. Apa alasannya? Berikut penjelasannya: 

1. Menjaga reputasi pribadi 

Menolak undangan interview dengan sopan dapat membantu menjaga reputasi pribadi serta citra profesional kamu sebagai pelamar kerja.

Hal ini menunjukkan bahwa kamu menghargai kesempatan yang diberikan oleh HRD dan perusahaan.

Melalui kata-kata penolakan interview yang sopan, kamu juga telah menunjukkan skill komunikasi yang baik. 

2. Membuka peluang kerja di masa depan 

Prinsip menolak undangan interview sama seperti kebaikan yang dibalas dengan kebaikan.

Jika kamu mampu mempertahankan kesan positif dalam penolakan tersebut, secara langsung kamu telah berusaha menjaga hubungan baik dengan HRD dan perusahaan. 

Saat ini kamu memang tidak bisa mengikuti seleksi sampai akhir. Tapi, bukan tidak mungkin, perusahaan tersebut akan menawarkan peluang kerja lagi di masa depan, kan? 

3. Menjaga hubungan baik dengan perusahaan 

Pernah dengar cerita seseorang diterima kembali di perusahaan lama setelah sempat pindah ke perusahaan lain? Itulah salah satu manfaat dari menjaga hubungan baik dengan perusahaan. 

Perusahaan mengundang interview karena merasa kamu punya skill yang relevan. Jika kamu belum bisa mengikuti sesi tersebut, HRD akan menghargainya selama pesan penolakan disampaikan dengan baik. 

Pada masa depan, kamu bisa melamar kembali di perusahaan tersebut tanpa beban. Atau bukan tidak mungkin, perusahaan mengundang kamu untuk suatu proyek lain. 

Alasan Profesional untuk Menolak Panggilan Wawancara

Alasan penolakan panggilan wawancara kerja bisa sangat beragam. Berikut beberapa di antaranya: 

1. Telah menerima tawaran pekerjaan lain 

Melamar pekerjaan di banyak perusahaan dalam satu waktu itu sah-sah saja, kok. Asalkan, kamu harus siap menolak interview di perusahaan lain sebagai salah satu konsekuensinya.

Jika memang sudah diterima kerja di tempat lain dan tidak bisa hadir di interview, sampaikan alasannya secara jelas dan jujur.

Dengan begitu, kamu bisa mempertahankan integritas sebagai kandidat yang profesional.

2. Pertimbangan jarak atau lokasi 

Faktanya, tidak semua kandidat mampu pindah tempat tinggal yang lebih dekat dengan perusahaan. Baik karena kendala izin orangtua, pasangan, atau alasan lainnya. 

Jika kamu menghadapi situasi itu, menolak tawaran interview bisa jadi langkah yang tepat. 

Namun, kamu tetap wajib menyampaikan permohonan maaf dan terima kasih, lalu jujur mengenai kendala jarak dan lokasi kerja.

3. Alasan pribadi 

Beberapa alasan pribadi, seperti melanjutkan studi atau fokus pada hal-hal lain juga kerap menjadi alasan kandidat tidak bisa menerima tawaran interview yang diberikan.

Ini merupakan hal wajar dan pastinya tidak merugikan hubungan profesional. 

4. Alasan profesional 

Terakhir, ada kalanya kandidat mendapatkan gambaran job desc yang lebih jelas setelah komunikasi awal dengan perusahaan. 

Detail seperti tanggung jawab harian, sistem kerja, atau ekspektasi peran yang baru diketahui belakangan bisa menjadi bahan pertimbangan ulang. 

Menolak panggilan interview dalam kondisi ini wajar dan profesional, kok.

Hal ini menunjukkan kamu mempertimbangkan kemungkinan kontribusi yang optimal, baik bagi diri sendiri maupun perusahaan.

Baca Juga: Panel Interview: Arti, Tujuan, Contoh Pertanyaan, dan Strateginya 

Langkah Menolak Panggilan Interview Kerja yang Profesional

Lantas, bagaimana sikap baik dalam menolak panggilan interview kerja agar tampak profesional? Berikut tipsnya: 

1. Beri tahu secepatnya 

Menolak dengan cepat bukan berarti kamu tidak mempertimbangkan lebih dulu, ya.

Setelah menerima undangan wawancara, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan segala macam plus-minusnya.

Jika memang harus dilewatkan, segera balas pesan HRD dengan kata-kata yang baik dan sopan.

Dengan begitu, HRD bisa mencari kandidat lain tanpa harus menunggu keputusanmu terlalu lama. 

2. Sampaikan ucapan terima kasih 

Meskipun kamu menolak panggilan interview, tetap ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Sebab, berterima kasih menjadi hal penting yang menandakan etika kesopanan kamu sebagai kandidat pelamar kerja.

3. Berikan alasan yang jelas dan singkat 

Setelah menyampaikan ucapan terima kasih, selanjutnya kamu perlu memberikan alasan penolakan yang jelas dan singkat untuk menghindari terjadinya kebingungan. 

Entah itu alasan pribadi maupun profesional, pastikan alasan yang kamu berikan tetap logis dan tidak bertele-tele, ya!

4. Jangan lupa minta maaf 

Selain berterima kasih, sampaikan juga permintaan maaf secara tulus. Usahakan jangan sampai kamu melupakan hal penting ini, ya. 

Meminta maaf atas ketidaknyamanan dari penolakan interview menunjukkan empati, rasa hormat, dan apresiasi terhadap waktu serta usaha tim rekrutmen perusahaan. 

5. Gunakan bahasa yang santun 

Menggunakan bahasa yang santun menunjukkan bahwa kamu adalah orang yang beretika dan dapat berkomunikasi dengan baik. 

Penggunaan bahasa yang santun akan memberikan kesan positif kepada HRD, sehingga memungkinkan tetap terbukanya peluang kerja sama di lain kesempatan nantinya. 

Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview Kerja

Ada banyak contoh cara menolak panggilan interview kerja, termasuk menolak panggilan kerja lewat WA (WhatsApp) ataupun mengirim pesan via email. 

Selain itu, ada juga cara menolak panggilan interview karena sudah bekerja atau sudah diterima kerja. 

Namun pada prinsipnya, menolak panggilan interview kerja di berbagai situasi itu sama seperti poin pembahasan sebelumnya. 

Supaya lebih jelas, simak beberapa contoh menolak panggilan interview kerja berikut ini, yuk! 

Tips singkat: Usahakan untuk selalu menyertakan nama posisi dan nama perusahaan yang dituju. Kamu bisa menuliskannya dengan format sederhana, seperti "[nama posisi] di [nama perusahaan]". Contohnya: posisi Content Writer di PT Dreamy Star. 

Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview Kerja lewat WA

Contoh 1 (Bahasa Indonesia) 

Halo. Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Rekruter].  Saya [Nama Kandidat] yang dijadwalkan interview dengan Ibu X pada hari Senin [Tanggal interview] pukul 09.00 WIB via Zoom.  Sebelumnya, saya ucapkan terima kasih banyak atas undangan wawancara kerja untuk posisi Content Writer di PT Dreamy Star. Namun, setelah pertimbangan lebih lanjut, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen karena alasan pribadi.  Lokasi perusahaan dengan tempat tinggal saya cukup jauh sehingga saya merasa akan kesulitan memenuhi kewajiban untuk bekerja full-time secara on-site.  Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Semoga di lain waktu kita dapat bekerja sama dalam situasi yang lebih memungkinkan. Terima kasih.

Contoh 2 (Bahasa Inggris) 

Hello. Good morning, Mr. [Recruiter's Name].  I am [Candidate's Name], scheduled for an interview with Ms. X this coming Monday at 9:00 AM via Zoom.  First of all, I would like to sincerely thank you for the interview invitation for the Content Writer position at PT Dreamy Star. However, after further consideration, I have decided to withdraw from the recruitment process due to personal reasons.  The company's location is quite far from my residence, and I feel it would be difficult to meet the requirements for working full-time on-site.  Once again, thank you for the opportunity. I hope that in the future, we can work together under more feasible circumstances. Wishing you all the best!

Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview Kerja lewat Email 

Contoh 1 (Bahasa Indonesia) 

Subjek: Perihal Undangan Interview Kerja  Yth. Bapak/Ibu [Nama Rekruter],  Terima kasih telah memberikan kesempatan untuk posisi Marketing Specialist di PT Happy Linkon. Saya sangat mengapresiasi undangan interview Bapak/Ibu dan sangat tertarik dengan posisi ini.  Namun, setelah mempertimbangkan sejumlah faktor, saya berubah pikiran karena merasa bahwa informasi mengenai posisi dan job description yang disampaikan kemarin tidak sepenuhnya sesuai dengan yang tertera dalam lowongan kerja. Oleh karena itu, saya dengan berat hati memutuskan untuk mundur dari proses seleksi ini.  Saya berharap keputusan ini dapat memberikan ruang bagi Bapak/Ibu untuk segera menemukan kandidat yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sekali lagi terima kasih dan mohon maaf atas ketidaknyamanannya.  Hormat Saya,  [Nama Kandidat]

Contoh 2 (Bahasa Inggris) 

Subject: Job Interview Invitation  Dear Mr./Ms. [Recruiter's Name],  Thank you for the interview opportunity for the Marketing Specialist position at PT Happy Linkon. I truly appreciate your kind invitation, and I am very interested in this position.  However, after considering several factors, I have changed my mind as I feel the position offered does not fully align with my experience. Therefore, it is with regret that I have decided to withdraw from the selection process.  I hope this will allow you to find a candidate who is a better fit for the company's needs as soon as possible. Once again, thank you for the opportunity, and I apologize for any inconvenience this may cause.  Best regards,  [Candidate's Name]

Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview karena Sudah Bekerja 

Contoh 1 (Bahasa Indonesia) 

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Rekruter],  Pertama-tama, saya mengucapkan terima kasih atas undangan interview kerja yang diberikan untuk posisi Product Manager di PT Akso Blue. Saya sangat menghargai kesempatan ini.  Namun, dengan berat hati saya menyampaikan bahwa saya tidak dapat melanjutkan proses selanjutnya karena saat ini saya sudah bekerja dan terikat kontrak kerja di perusahaan lain.  Terima kasih atas pengertiannya dan mohon maaf atas ketidaknyamanannya. Semoga Bapak/Ibu dapat segera menemukan kandidat yang lebih sesuai untuk posisi ini.  Hormat Saya,  [Nama Kandidat]

Contoh 2 (Bahasa Inggris) 

Dear Mr./Ms. [Recruiter's Name],  First of all, I would like to sincerely thank you for the interview invitation for the Product Manager position at PT Akso Blue. I really appreciate this opportunity.  However, it is with regret that I must inform you that I am unable to proceed with the next steps, as I am currently employed and committed to another company.  Thank you for your understanding, and I apologize for any inconvenience this may cause. I hope you are able to find a candidate who is a better fit for the position.  Best Regards,    [Candidate's Name]

Contoh Kalimat Menolak Panggilan Interview Kerja karena Sudah Diterima Kerja 

Contoh 1 (Bahasa Indonesia) 

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Rekruter].  Terima kasih banyak atas undangan wawancara kerja untuk posisi Graphic Designer di PT High Philos. Sayangnya, saya tidak bisa memenuhi panggilan interview yang dijadwalkan pada [Tanggal interview].  Sebab, pekan lalu saya mendapat tawaran pekerjaan lain dan saya menerima tawaran tersebut. Jadi, saat ini saya sudah secara resmi diterima bekerja di perusahaan terkait.  Bagaimanapun, saya sangat menghargai waktu dan undangan interview yang diberikan. Oleh karena itu, saya berharap agar Ibu bisa segera menemukan kandidat yang tepat untuk posisi ini. Sekian dari saya. Semoga perusahaan Ibu semakin sukses ke depannya.  Sekali lagi terima kasih, dan mohon maaf atas keputusan ini.  Salam Hangat,  [Nama Kandidat]

Contoh 2 (Bahasa Inggris)

Good morning, Ms. [Recruiter's Name],  Thank you very much for the interview invitation for the Graphic Designer position at PT High Philos. Unfortunately, I am unable to attend the interview. Last week, I received another job offer, and I have accepted the offer. Therefore, I am officially employed at the respective company.  However, I truly appreciate the time and opportunity you have given me. I hope you are able to find the right candidate for this position as soon as possible, and I wish your company continued success in the future.  Once again, thank you, and I apologize for this decision.  Sincerely,  [Candidate's Name]

Baca Juga: Walk in Interview: Arti, Persiapan, Contoh, dan Tipsnya 

Kesimpulan

Menolak panggilan interview tidak lantas menjadikanmu sebagai kandidat yang buruk, kok.

Selama penolakannya disampaikan secara sopan dan profesional, HRD akan sangat mengapresiasi keputusan tersebut.

Ingat, selalu sampaikan terima kasih dan permohonan maaf di awal ketika menolak panggilan interview.

Setelah itu, sampaikan alasan yang jujur dan ungkapkan harapan terbaik untuk perusahaan tersebut. Dengan begitu, kamu tetap meninggalkan kesan positif di mata HRD.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil! 

Pertanyaan Seputar Cara Menolak Panggilan Interview

1. Apa yang harus saya lakukan jika saya tidak ingin menjelaskan alasan penolakan secara detail?
   ⁠Jika enggan menjelaskan alasan penolakan secara detail, cukup menyampaikannya secara umum dengan bahasa santun yang singkat dan jelas. Berikut contohnya: “Saya sangat menghargai kesempatan yang Bapak/Ibu berikan, tetapi saat ini saya memiliki prioritas lain yang harus lebih diutamakan.”
2. Apakah saya harus memberikan rekomendasi kandidat lain saat menolak panggilan interview?
   ⁠Memberikan rekomendasi kandidat lain bukanlah suatu keharusan, terlebih apabila perusahaan tidak meminta. Lagi pula, tidak ada jaminan pasti bahwa orang yang kamu rekomendasikan benar-benar sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Jadi, menyampaikan hal seperti ini pun sudah cukup: “Terima kasih atas pengertiannya dan mohon maaf atas ketidaknyamanannya. Semoga Bapak/Ibu segera menemukan kandidat yang lebih sesuai untuk posisi ini.”
3. Apa yang harus saya lakukan jika perusahaan terus menghubungi saya setelah saya menolak?
   ⁠Jika perusahaan terus menghubungi, bahkan ketika kamu sudah menolak, tetaplah bersikap profesional. Ingatkan kembali bahwa sebelumnya kamu telah menolak dengan alasan tertentu. Jangan lupa untuk tetap menyampaikan ucapan terima kasih dan permintaan maaf yang sopan. Kamu juga bisa menyampaikan harapan agar perusahaan bisa segera menemukan kandidat lain yang lebih sesuai.