Apa itu ATS? Ini Manfaat, Fungsi dan Kelebihannya

Jobstreet tim konten – diperbarui pada 29 May, 2024

Seorang perekrut yang hebat tentu tahu bagaimana cara menemukan calon karyawan yang paling berkualifikasi. Namun, sering kali proses perekrutan bisa sangat rumit.

Terlebih lagi, mudahnya proses melamar pekerjaan saat ini menyebabkan membanjirnya jumlah lamaran kerja yang masuk ke perusahaan. Volumenya bisa mencapai ratusan hingga ribuan, padahal posisi yang ditawarkan bisa dihitung jari.

Maka dari itu, perusahaan membutuhkan sistem yang bisa memudahkan dan menghemat waktu dalam proses rekrutmen. Salah satu solusinya adalah Applicant Tracking System (ATS).

Namun, apa itu ATS dan bagaimana manfaatnya? Simak penjelasannya di bawah ini!

Apa Itu Applicant Tracking System (ATS)?
Manfaat Menggunakan ATS
Fungsi dari ATS
Cara Kerja ATS
Kelebihan Penggunaan Sistem ATS
Kekurangan Penggunaan ATS
Tips Memilih Software ATS
Kesimpulan

Apa Itu Applicant Tracking System (ATS)?

Sumber : Envato

Kepanjangan ATS adalah Application Tracking System, yaitu alat yang membantu perusahaan mencari dan memilih karyawan baru dengan lebih efisien.

ATS dirancang secara khusus untuk membantu manajer SDM dan tim rekrutmen dalam mencari karyawan baru dengan lebih efektif dan efisien. Ini karena ATS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses perekrutan karyawan.

Dengan menggunakan ATS, perusahaan dapat menghemat waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong sekaligus menemukan kandidat yang cocok dengan kebutuhan mereka.

Manfaat Menggunakan ATS

Sumber : Envato

Ada banyak manfaat penggunaan ATS dalam proses rekrutmen. Berikut di antaranya:

1. Menghemat waktu dan sumber daya

ATS dapat menyaring ribuan CV pelamar secara otomatis dalam waktu singkat dan tanpa perlu campur tangan manual dari tim HR. Jadi, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam proses seleksi pelamar kerja.

2. Meningkatkan efisiensi proses rekrutmen

Dibandingkan dengan proses manual, ATS jauh lebih cepat dan efisien. ATS bisa memfilter ribuan curriculum vitae dalam waktu singkat berdasarkan kriteria tertentu yang dibutuhkan.

3. Memastikan kandidat yang paling qualified dipertimbangkan

ATS menggunakan algoritma cerdas untuk membaca isi CV pelamar dan melakukan penyaringan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jadi, yang lolos ke tahap selanjutnya hanyalah pelamar paling sesuai dengan kriteria yang diinput ke dalam sistem ATS.

4. Meningkatkan konsistensi dalam pengambilan keputusan

Algoritma ATS menyaring data setiap pelamar dengan parameter yang tetap. Artinya, data yang tersedia juga konsisten. Ini membantu tim HR membuat keputusan yang lebih adil.

5. Mengurangi bias dalam proses rekrutmen

Penilaian CV dilakukan secara objektif oleh sistem sehingga mengurangi bias personal. Dengan begitu, bisa dipastikan setiap pelamar dinilai berdasarkan kualifikasi dan pengalaman yang tertera di CV.

Fungsi dari ATS

Sumber : Envato

ATS memiliki beberapa fungsi utama yang membantu perusahaan dalam proses rekrutmen, antara lain:

1. Memilah dan menyaring resume dan lamaran

Dengan menggunakan algoritma cerdas, ATS bisa memilih lamaran yang paling sesuai dengan kriteria yang ditentukan. Contohnya kriteria pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan.

2. Mengelola alur kerja rekrutmen

Bukan hanya menyaring lamaran, ATS juga bisa membantu mengatur seluruh proses rekrutmen dari awal hingga akhir. Mulai dari menjadwalkan wawancara, mengirim pesan kepada pelamar, dan memantau tahapan rekrutmen, semua bisa dilakukan dengan ATS.

3. Membantu dalam penilaian kandidat

Fungsi ATS berikutnya adalah membantu penilaian pelamar. Dalam hal ini, ATS membaca data pelamar, melakukan penyaringan, kemudian menyediakan data yang terstruktur dari pelamar yang sesuai kriteria. Dengan begitu, tim HR lebih mudah dalam mengevaluasi kualifikasi pelamar.

4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rekrutmen

Secara keseluruhan, penggunaan ATS dapat mempercepat proses rekrutmen berkat fitur otomatisasi dan kemampuan untuk menyaring ribuan lamaran dalam waktu singkat. Perusahaan pun sangat terbantu dalam menemukan calon karyawan terbaik dengan biaya dan waktu yang lebih sedikit.

Cara Kerja ATS

Sumber : Envato

Sampai di sini, kamu sudah tahu pengertian ATS dan manfaatnya, kan? Lantas, bagaimana sih cara kerja software ini? Berikut penjelasannya.

Penerimaan lamaran kerja

Pertama, ATS menerima lamaran kerja secara elektronik, baik melalui situs web maupun melalui email khusus. Selain surat lamaran, ATS juga mengumpulkan curriculum vitae (CV) dan dokumen pendukung lainnya.

Penyimpanan data pelamar

Begitu lamaran kerja masuk ke dalam sistem, ATS menyimpan dan mengatur semua informasi pelamar. Data yang dikumpulkan termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, dan data lain yang relevan.

Penyaringan otomatis

Setelah mengumpulkan data dari pelamar, selanjutnya ATS menggunakan kriteria yang telah ditetapkan dalam algoritma untuk menyaring lamaran secara otomatis. Misalnya, ATS akan mencocokkan kata kunci dengan deskripsi pekerjaan dan mengidentifikasi pengalaman yang relevan.

Dalam proses penyaringan otomatis, lamaran yang sesuai dengan kriteria akan dipilih, sementara lamaran yang tidak sesuai akan ditolak.

Pengelolaan alur kerja rekrutmen

Tidak hanya menyaring surat lamaran dan CV, ATS juga membantu mengelola alur rekrutmen. Software ini dapat mengatur penjadwalan wawancara, pengiriman pesan kepada pelamar, dan pengaturan tahapan rekrutmen lainnya. Alhasil, proses rekrutmen berjalan dengan lancar dan terorganisasi.

Kolaborasi tim

ATS juga bisa menjadi wadah kolaborasi tim rekrutmen, lho. Dengan software ini, tim HRD dapat bekerja sama dengan lebih efisien. Mereka dapat mengakses informasi pelamar, memberikan umpan balik, dan membagikan catatan tentang pelamar.

Pelaporan dan analisis

Di dalam ATS, tersedia fitur untuk melacak proses rekrutmen. Perusahaan juga bisa melihat pelaporan dengan berbagai metrik, seperti waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, sumber lamaran terbaik, dan lainnya.

Integrasi

Terakhir, ATS dapat diintegrasikan dengan software lain yang digunakan oleh perusahaan, khususnya oleh tim HR. Contohnya seperti sistem manajemen sumber daya manusia (HRMS) atau sistem manajemen talenta (TMS).

Dengan demikian, data pelamar dapat diakses dengan lebih mudah oleh tim HR di satu tempat. Integrasi ini juga mencegah duplikasi atau redundansi data.

Kelebihan Penggunaan Sistem ATS

Sumber : Envato

Penggunaan sistem ATS (Applicant Tracking System) telah memudahkan proses seleksi dan menjadi suatu keharusan bagi perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen. Bagaimana tidak? ATS memiliki banyak kelebihan, di antaranya:

1. Otomatisasi tugas rekrutmen yang berulang

Sistem ATS mengotomatisasi tugas-tugas administratif seperti penyaringan lamaran dan penjadwalan wawancara. Selain itu, HR tidak perlu repot membuat balasan satu per satu kepada pelamar untuk menginfokan lolos atau tidaknya dokumen lamaran kerja yang dikirimkan.

2. Meningkatkan akurasi dan konsistensi proses rekrutmen

Dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan, ATS dapat menilai pelamar secara konsisten dan objektif. Hasilnya pun lebih akurat dibandingkan dengan penilaian manual.

3. Membantu dalam pengambilan keputusan rekrutmen yang lebih baik

Salah satu manfaat sistem ATS, yaitu memungkinkan HR mengetahui berapa lama suatu posisi yang terbuka akan terisi oleh kandidat baru. Dengan informasi yang akurat dan struktur yang tersaji di sistem ATS, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik selama proses rekrutmen.

4. Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi

ATS dapat mencatat dan melacak informasi pelamar dengan lebih baik. Ini memastikan bahwa proses rekrutmen tetap sesuai dengan aturan yang berlaku.

5. Meningkatkan pengalaman pelamar

Dilansir dari Oracle, pelamar juga dapat merasakan pengalaman yang lebih baik berkat penggunaan ATS. Misalnya dengan adanya pemberitahuan otomatis, feedback yang cepat, dan alur seleksi yang lebih terorganisir.

Kekurangan Penggunaan ATS

Sumber : Envato

Meskipun sistem ATS memberikan banyak keuntungan, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan, di antaranya:

1. Biaya awal yang tinggi

Implementasi sistem ATS memerlukan biaya berlangganan software, pelatihan untuk tim HR, dan penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Bagi perusahaan kecil dan menengah, biaya ini mungkin terlalu tinggi.

2. Kompleksitas dalam implementasi dan integrasi

Kendati memberikan banyak manfaat, proses implementasi dan integrasi ATS dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan terbilang rumit. Diperlukan waktu dan sumber daya yang memadai untuk melakukan konfigurasi sistem, mentransfer data, dan memastikan bahwa ATS dapat terintegrasi dengan sistem lainnya tanpa kendala.

3. Potensi bias dalam proses rekrutmen

ATS memang dirancang untuk mengurangi bias dalam proses rekrutmen. Meski begitu, algoritma penyaringan yang digunakan bisa saja menghasilkan bias. Misalnya, jika ada kata kunci yang diprioritaskan, beberapa pelamar bisa diuntungkan sementara yang lain dirugikan.

4. Ketergantungan pada teknologi

Perusahaan yang menggunakan ATS harus siap menghadapi risiko ketergantungan pada teknologi. Jika terjadi kegagalan pada sistem atau kendala teknis, proses rekrutmen bisa terganggu secara keseluruhan.

Tips Memilih Software ATS

Sumber : Envato

Saat ini ada banyak pilihan software ATS yang tersedia. Namun, seperti apa software ATS yang bagus? Berikut adalah tips untuk memilih software ATS yang tepat:

1. Ukuran perusahaan

Pertama-tama, pertimbangkan ukuran perusahaan tempat kamu bekerja. Makin besar ukuran perusahaan, makin banyak jumlah pelamar yang tertarik, sehingga makin kompleks pula fitur ATS yang dibutuhkan.

2. Anggaran

Pertimbangan soal anggaran juga tak boleh dilewatkan. Selain biaya berlangganan, ada juga biaya tambahan seperti pelatihan tim HR, dukungan teknis, dan update perangkat lunak.

3. Kebutuhan rekrutmen

Yang tak kalah penting, perhatikan kebutuhan rekrutmen perusahaan dan pastikan software ATS yang dipilih dapat memenuhi standar tersebut. Misalnya, jika perusahaan sering melakukan rekrutmen massal atau memiliki banyak tahapan wawancara, pastikan software tersebut punya fitur yang sesuai.

4. Integrasi dengan sistem lain

Tak ketinggalan, pastikan software ATS dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Integrasi yang baik akan memudahkan manajemen data karyawan agar menjadi lebih efisien.

Kesimpulan

ATS adalah software yang membantu dalam proses penyaringan atau seleksi calon karyawan. Tool ini dapat mengotomatisasi banyak tugas, mempercepat seleksi pelamar yang cocok, dan meningkatkan efisiensi proses rekrutmen.

Dengan menggunakan ATS, perusahaan dapat mengoptimalkan proses rekrutmen, menghemat waktu dan tenaga, serta memastikan mendapatkan pelamar terbaik untuk posisi yang ditawarkan. Tak ayal, kini banyak perusahaan menggunakan ATS dalam proses seleksi pelamar kerja. Oleh karena itu, sebagai pelamar, kamu harus membuat CV ramah ATS.

Kalau CV-mu belum ramah ATS, yuk, segera update CV terbaru kamu di Jobstreet! Bila perlu, update juga profil kamu sesuai kompetensi dan pengalaman terkini. Selanjutnya, kamu bisa browsing lowongan kerja menarik sekaligus melamar pekerjaan langsung secara online. Semua bisa dilakukan dalam satu platform! Di mana lagi kalau bukan Jobstreet?

Yuk, instal Jobstreet sekarang. Download aplikasinya di PlayStore dan Appstore, gratis!

Pertanyaan Seputar ATS

1. Apakah semua perusahaan menggunakan ATS?

Tidak semua perusahaan menggunakan ATS. Namun, sekarang makin banyak perusahaan yang telah menggunakan ATS, khususnya perusahaan besar dan perusahaan yang memiliki volume lamaran tinggi. Maka, sebagai pelamar kerja, ada baiknya kamu mempersiapkan CV dengan format ATS friendly.

2. Bagaimana cara mengetahui apakah perusahaan menggunakan ATS?

Ada beberapa cara untuk mengetahui apakah perusahaan menggunakan ATS:

Perhatikan apakah perusahaan tersebut mempunyai halaman karir di situs web mereka. Jika di laman tersebut tersedia formulir lamaran online, kemungkinan besar perusahaan tersebut menggunakan ATS.
Jika perusahaan meminta kamu untuk mengirimkan CV (curriculum vitae) melalui email atau melalui formulir online, ini bisa menjadi indikasi bahwa perusahaan tersebut menggunakan ATS.
Kamu juga bisa cek apakah perusahaan tersebut memiliki fitur tracking status lamaran atau portal pelamar online. Jika ya, besar kemungkinan perusahaan tersebut menggunakan ATS.

3. Bagaimana cara memastikan resume saya lolos ATS?

Untuk memastikan resume kamu lolos seleksi ATS ketika melamar kerja, pastikan kamu menggunakan format CV ATS-Friendly. Adapun ciri-ciri CV ATS friendly di antaranya:

Gunakan kata kunci yang relevan dengan posisi yang kamu lamar. Baca kembali deskripsi pekerjaan dan sesuaikan kata kunci yang sering muncul.
Gunakan bahasa yang baik dan profesional untuk menulis isi CV. Perhatikan juga apakah CV diminta untuk ditulis dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.
Gunakan format yang sederhana dan mudah dibaca. Hindari format tabel atau grafik kompleks yang mungkin tidak terbaca dengan baik oleh sistem ATS.
Gunakan font CV ATS friendly, yakni font yang mudah dibaca oleh sistem, seperti Times New Roman, Calibri, Arial, dsb.
Simpan file resume dalam format CV ATS yang umum digunakan seperti .doc atau .pdf.
Hindari menggunakan elemen kreatif dalam desain CV, seperti gambar, grafik, atau teks berwarna. Format ini mungkin tidak terbaca oleh sistem ATS.
Periksa ulang dan pastikan tidak ada kesalahan ejaan yang dapat menghalangi pencarian kata kunci oleh ATS.

More from this category: Eksplorasi Karir