Ingin Sukses Work from Home? Miliki 4 Skills dan Tools Penting Ini!
Jika kamu saat ini sedang menjalankan hybrid working, ternyata mempertahankan produktivitas kerja saja tidak cukup. Kamu bisa saja perlu menguasai skills dan tools yang dapat mendukung efektivitas kerja agar semakin produktif. Gak usah bingung! Ini dia 4 skills dan tools yang akan bantu kamu sukses hybrid working.
Manajemen waktu dan project
Kalau lagi work from home, terkadang urusan kerja dan waktu pribadi seringkali tercampur. Jadinya, kamu kurang produktif dan tidak tahu lagi mana batas antara jam kerja dengan waktunya istirahat. Hal ini adalah faktor yang bikin kamu lebih mudah burnout. Urusan rumah yang gak ada akhirnya, kerjaan gak maksimal, dan tahu-tahunya performa kerjamu, atau bahkan tim juga ikut menurun.
Manajemen waktu dan project adalah solusinya. Kamu bisa mulai dari mengatur waktu dan tugasmu terlebih dulu. Dengan begitu, akan lebih mudah bagimu untuk memimpin diri sendiri dan tim. Dengan mengatur waktu dan project yang kamu pegang, kamu jadi bisa membedakan waktu kerja dan waktu bersama keluarga, semuanya jadi lebih teratur.
Jika kamu bingung untuk mulai dari mana, Asana adalah salah satu tools yang akan mempermudah manajemen waktu dan project-mu. Platform ini dapat menghubungkan semua project tim dengan tugas pekerjaanmu. Mulai dari progres pekerjaan, info deadline, hingga pemberitahuan tentang tercapainya goals pekerjaan individu dan tim. Dengan begitu, kamu dapat mengerjakan pekerjaan lebih cepat.
Asana juga menampilkan progres sudah sejauh mana project tim selesai dalam bentuk grafik. Gak cuma itu, kamu bisa menghubungkan beberapa tools lainnya dengan Asana. Misalnya seperti Gmail, Google Calendar, Slack, Google Chrome, dan yang lainnya. Dengan Asana, kamu bisa melihat gambaran besar tentang project yang sedang kamu kerjakan.
Selain Asana, ada alternatif tools lain, nih, yaitu Trello. Trello bakal bantu kamu buat mengatur alur kerja tim sehingga kamu dan tim bisa mengerjakan project dengan lebih teratur dan terarah. Dengan Trello, kamu bisa mulai dengan menggunakan fitur yang ditawarkan seperti board, lists, dan cards.
Selain mengatur project, kamu juga bisa mengatur pekerjaan tertentu dan juga membangun kerja sama tim dalam satu tempat hanya dengan menggunakan Trello. Dengan begitu, kamu dan tim bisa lebih mudah mengetahui apa saja yang perlu dilakukan selanjutnya atau deadline pekerjaan yang sudah dekat.
Jenis Metode Manajemen Project
Gak hanya tools di atas, kamu juga bisa belajar untuk mengenali jenis metode yang bisa memudahkan manajemen project. Beberapa metode yang bisa kamu gunakan adalah Kanban, Waterfall, atau Scrum yang bakal bantu kamu menyelesaikan project.
- Kanban
Metode pertama yang bisa kamu gunakan adalah Kanban. Kamu tahu tidak, Kanban awalnya digunakan oleh industri manufaktur aja, lho. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu banyak perusahaan dari berbagai industri yang menggunakan Kanban karena metodenya yang bikin pengerjaan project jadi lebih mudah.
Kata Kanban itu sendiri juga berarti “papan visual” atau “tanda” dalam bahasa Jepang. Oleh karena itu, papan Kanban terdiri dari tiga kolom dengan judul requested, in progress, dan done yang menunjukkan status tugas atau pekerjaan dalam satu project. Dengan begitu, kamu dan tim bisa mengerjakan project dengan efektif dan efisien.
2. Waterfall
Selain Kanban, kamu juga bisa menggunakan metode Waterfall untuk mengatur project-mu. Metode Waterfall ini banyak digunakan karena alurnya yang linear, jelas, dan detail. Tahap-tahap dalam metode ini juga disusun berurutan ke arah bawah yang bentuknya mirip seperti air terjun sehingga nama metode ini adalah Waterfall.
Dengan Waterfall, project dikerjakan dengan mengikuti lima tahapan berikut:
- Requirements: Tahap penentuan kebutuhan bisnis atau produk
- Design: Tahap pembuatan desain atau rencana bentuk produk
- Implementation/Coding: Tahap penyelesaian masalah saat pembuatan produk
- Verification: Tahap pengujian produk apakah sesuai dengan tujuan yang diinginkan
- Maintenance: Tahap operasi penggunaan produk di lingkungan produksi dan pemberian dukungan
3. Scrum
Metode manajemen project selanjutnya yang bisa kamu pilih adalah Scrum. Selain membantu bekerja sama, Scrum bisa bantu kamu dan tim untuk meminimalisir kemungkinan masalah yang bisa muncul saat pengerjaan project. Metode ini juga bisa digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah dalam perusahaan atau tim, lho.
Biasanya Scrum digunakan untuk pengembangan perangkat lunak, tapi kerangka metode ini juga bisa digunakan di project lainnya. Metode ini bisa dilakukan sesuai tahapan berikut:
- Product Backlog
Tahap pertama di mana kamu dan tim perlu membuat lists produk atau project apa saja yang perlu dikerjakan sesuai dengan skala prioritas.
- Sprint Planning
Setelah itu, project atau produk dengan prioritas teratas disusun menjadi sprint backlog sambil menentukan cara menyelesaikan project tersebut.
- Sprint
Dalam tahap ini kamu dan tim sudah mulai bisa mengerjakan project setiap harinya yang bisa disebut sebagai daily scrum untuk penyelesain produk atau project.
- Sprint Review
Di tahap ini, project atau produk sudah dalam tahap selesai dan memerlukan review.
- Retrospective Process
Tahap terakhir ini adalah tahapan ulang di mana kamu dan tim bisa memulai tahapan dari awal hingga akhir lagi seperti siklus lingkaran yang terus berulang.
2. Menjaga komunikasi yang baik
Saat berkomunikasi dengan kolega di kantor, gak hanya mendengar perkataan saja, kamu juga bisa memperhatikan body language lawan bicara sehingga komunikasi berjalan lancar. Lalu, apakah komunikasi virtual saat work from home juga sama? Tentu tidak. Saat work from home, kamu hanya bisa melihat muka mereka melalui layar laptop. Karena hal ini, kamu gak bisa melihat body language kolega dengan seksama sehingga bisa saja terjadi miskomunikasi.
Untuk membangun kemampuan komunikasi yang baik, kamu bisa mulai dengan memberi dukungan atau menawarkan bantuan kepada kolega, lho. Saat rapat, kamu juga bisa menyampaikan pendapat mengenai suatu hal. Dengan begini, para kolega akan melihat kamu sebagai orang yang suportif, tegas, dan juga percaya diri di saat yang bersamaan.
Berikut 3 rekomendasi tools yang dapat memudahkan kamu menyampaikan pendapatmu agar dapat menjalin diskusi yang baik dengan rekan kerja.
Tools ini akan membantu kamu berkomunikasi dengan kolega melalui channel yang spesifik pada topik tertentu. Dalam channel tersebut, kamu dan kolega lainnya bisa bertukar pesan dan berbagi files sesuai dengan kategori topik yang sedang dibicarakan.
Selain itu, kalau kamu ingin benar-benar fokus bekerja tanpa gangguan, kamu juga bisa mematikan notifikasi dari Slack untuk sementara. Kamu bisa mulai menggunakan Slack hanya dengan tiga langkah, yaitu sign up, mengundang kolega, lalu mencoba layanan yang ditawarkan.
Dengan Loom, kamu dapat merekam layar laptop dan kamera, atau salah satunya. Kamu juga bisa share hasil rekaman tersebut dengan kolega lainnya dengan mudah. Dengan begitu, kamu bisa menonton ulang rapat yang sudah dilakukan sebelumnya untuk lebih memahami project atau poin-poin penting dari rapat itu. Jadi, kamu gak usah khawatir kalau-kalau kamu sempat hilang konsentrasi ketika rapat berjalan.
Satu tools lagi yang akan membantu skill komunikasi kamu adalah Miro. Dengan Miro, kamu bisa menggunakan papan tulis virtual selama work from home dengan canvas papan tulis yang ga terbatas. Kamu bersama kolega lainnya dapat menggunakan Miro untuk brainstorming, diskusi riset dan desain, planning, dan juga membuat diagram. Dengan begitu, semua anggota tim lebih mudah mengerti eksekusi perencanaan yang telah dibuat bersama.
3. Penyelesaian konflik yang baik
Seperti yang sudah di mention di poin pertama, work from home bisa saja memicu burnout sehingga lebih mudah stres. Hal itu tentunya bakal memengaruhi mood dan kinerja kamu. Dari yang awalnya stres, kamu bisa aja gak sengaja melampiaskan hal tersebut saat berkomunikasi dengan kolega yang akan membuat kalian miskomunikasi, lalu berujung dengan konflik. Hal ini bisa terjadi pada dirimu sendiri atau mungkin kolega lainnya.
Kalau sudah begitu kamu perlu banget berupaya untuk menyelesaikan konflik dengan baik. Entah kamu sebagai pihak penengah atau pihak yang terlibat dalam konflik, kamu harus menyelesaikan konflik yang terjadi dengan berpikiran terbuka dan bersikap positif. Kamu bisa diskusikan solusinya bersama kolega, tentu dengan saling menghargai pendapat satu sama lain.
Lalu, kalau sedang work from home bagaimana sebaiknya berdiskusi? Kamu bisa menggunakan tools berikut.
Zoom menawarkan jasa pertemuan virtual dengan video dan suara. Platform ini akan membantu kamu dan tim saling terhubung dan berdiskusi secara real time. Dengan begitu, konflik yang terjadi dapat segera diselesaikan.
Selain rapat, Zoom juga bisa digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan yang dapat mempererat hubungan baik dengan rekan kerja. Misalnya kegiatan team bonding, game night, atau bahkan sekadar pertemuan untuk saling menanyakan kabar dan kondisi masing-masing.
4. Kerja sama yang suportif
Walaupun work from home, terjalinnya kerja sama itu merupakan salah satu hal yang terpenting. Untuk mencapai hal itu, rasa kepercayaan akan satu sama lain harus terlebih dahulu dibangun. Mulailah dengan menanyakan kabar, menawarkan bantuan, atau meminta feedback dari rekan kerja.
Saat work from home, kamu dan kolega sebenarnya dapat lebih mudah dan fleksibel untuk mengobrol ringan secara virtual. Hal sederhana seperti menanyakan kabar di awal rapat dan mengakhiri rapat dengan obrolan ringan pun bisa membantu kerja sama tim, biar tidak terkesan terlalu kaku.
Gak cuma itu saja, kepercayaan dalam tim juga bisa banget dibangun dengan mengajak bertemu atau makan bersama, tentu dengan menjaga protokol kesehatan. Nah, kalau kepercayaan dan kerja sama sudah dibangun dengan baik, kemungkinan muncul konflik dalam tim jadi jauh lebih kecil dan performa tim juga dapat maksimal.
Berikut tools yang dapat kamu gunakan untuk merencanakan bertemu tatap muka dengan kolega di luar kantor.
Kamu bisa mencari tempat bertemu atau workspace untuk mengobrol ringan atau mendiskusikan pekerjaan secara langsung di luar kantor dengan Coworker. Dengan Coworker, kamu bisa booking tempat dengan mudah dan cepat. Kamu bisa melihat daftar kota di Indonesia yang tersedia di web situs Coworker. Selain itu, kamu juga bisa mencari tempat yang sesuai dengan preferensi tim kamu, lho.
Nah, itulah 4 skills dan tools yang bisa kamu gunakan untuk sukses work from home selama masa hybrid working. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, latih dan gunakan skills dan tools di atas untuk membantu pekerjaan kamu. Kamu juga bisa merekomendasikan tools tersebut kepada kolega atau manajer kamu, lho.
Dengan sukses work from home, kamu bisa mencapai jenjang karir kamu selanjutnya tanpa khawatir kesulitan beradaptasi dengan cara kerja yang baru. Selain itu, coba pikirkan, dengan hybrid working, kamu bisa menerapkan work-life balance sehingga beberapa prioritas kamu bisa berjalan dengan lancar.
Selama ada waktu luang saat work from home, ini kesempatan emas buat kamu untuk upgrade kemampuan lainnya dengan mengikuti kursus dari JobStreet atau membaca tips karir dari JobStreet. Jadi, jangan lupa untuk mengunduh aplikasinya di Google Play Store atau Apple App Store untuk mengakses semua hal tersebut, ya!
Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karir, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karir. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.
Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.
Tentang SEEK Asia
SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.
Tentang SEEK Limited
SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.
