Yuk Cari Tahu Jenjang Karier Contracts Administrator!

 Jenjang ​Admin Karir Proyek 

Sistem administratif yang terorganisir dan efektif merupakan beberapa aspek penting yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai goals yang diinginkan. Untuk mencapai tujuan yang dibutuhkan bagi perkembangan perusahaan, biasanya kegiatan perkantoran dan pembangunan akan diklasifikasikan dan dikerjakan dalam beberapa proyek yang berbeda. Mulai dari proyek konstruksi sarana dan prasarana dalam skala besar, proyek pemeliharaan rutin bulanan perusahaan, hingga proyek pengadaan barang elektronik dan keperluan harian. 

Seorang contracts administrator atau admin proyek memiliki peran penting untuk menjamin kesuksesan pengelolaan sebuah proyek. Yuk pahami lebih lanjut mengenai kesempatan berkarier sebagai admin proyek melalui penjelasan berikut!

Apa saja tanggung jawab admin proyek?

Seorang admin proyek akan terlibat dari awal perencanaan pembangunan, pemeliharaan proyek, hingga penutupan kontrak kerja. Posisi ini akan berkaitan erat dengan berkas laporan dan data administratif mengenai pelaksanaan sebuah proyek. Selain itu, tanggung jawab admin proyek juga meliputi pengelolaan inventaris proyek, perekapan dokumentasi lapangan, serta membuat laporan berkala seluruh proses kegiatan pembangunan. 

Dalam beberapa proyek, seorang admin proyek bisa saja mendapatkan deskripsi kerja tambahan yang disesuaikan dengan spesialisasi proyek tertentu. Namun pada umumnya, tanggung jawab yang diberikan kepada administrasi proyek meliputi hal berikut:

• Mengelola dokumen yang berkaitan dengan kontrak pelaksanaan proyek.
• Membuat surat kontrak pegawai bulanan hingga pekerja harian sesuai dengan spesialisasi keahlian dan posisi yang dibutuhkan.
• Mengisi dan menyimpan data kepegawaian, asuransi tenaga kerja, dan mengarsipkan nota pembayaran gaji serta tunjangan seluruh pekerja.
• Membuat laporan rekap presensi dan jam lembur pegawai.
• Bekerjasama dengan project manager dalam pengelolaan keuangan dan sumber daya manusia sehingga proses pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai jadwal.
• Menerima dan memproses kerja sama dengan sub kontraktor sesuai dengan spesialisasi yang dibutuhkan.
• Membuat surat perizinan dan laporan proses pelaksanaan proyek kepada pihak pemerintah daerah setempat atau kepolisian.
• Menerima surat tagihan proyek (invoice atau billing) dan memproses pencairan dari perusahaan.
• Bertanggung jawab atas proses reimbursement dari perusahaan.
• Membuat laporan berkala mengenai alokasi kas, pengelolaan inventaris, dan pencapaian prestasi proyek.
• Membuat salinan dan menyimpan seluruh berkas yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek untuk keperluan pengarsipan perusahaan.

Berapa kisaran gaji admin proyek?

Sebelum mengambil langkah untuk berkarier sebagai admin proyek, pastinya kamu ingin mengetahui estimasi gaji yang bisa kamu dapatkan. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat memengaruhi gaji seorang admin proyek:

• Upah minimum regional (UMR)
• Besar kecilnya budget proyek perusahaan
• Jenjang pendidikan terakhir
• Pengalaman kerja yang dimiliki
• Sertifikasi yang dimiliki
• Keterampilan yang dapat dibuktikan
• Besaran tanggung jawab proyek yang akan dilaksanakan

Estimasi gaji yang dapat diperoleh seorang admin proyek dapat berkisar dari Rp3.000.000-Rp5.000.000. Selain gaji pokok, beberapa perusahaan juga mengalokasikan dana pelaksanaan proyeknya dalam bentuk tunjangan tambahan seperti insentif asuransi dan uang lembur. Jadi, sebelum mengambil posisi sebagai admin proyek, pastikan kamu telah melalui proses negosiasi gaji yang tepat dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas.

Prospek karier admin proyek: langkah apa yang harus diambil?

Menjalani sesuatu yang tidak terarah tentu dapat menghadirkan kekhawatiran mengenai masa depan kariermu. Maka dari itu, kamu perlu memahami seluk-beluk posisi yang berhubungan dengan karier sebagai admin proyek. Simak jenjang karier sebagai admin proyek agar kamu dapat merencanakan langkah yang tepat dalam menjalani profesi ini:

• Tingkat Junior (<2 tahun pengalaman)Staf administrator - Lihat lowongan di JobStreet 
• Tingkat Menengah (3-4 tahun pengalaman)Contracts administrator - Lihat lowongan di JobStreet
• Tingkat Senior (6-10 tahun pengalaman)Senior contracts administrator - Lihat lowongan di JobStreet

Kualifikasi apa yang harus dimiliki?

Setelah mengetahui jenjang karier yang dapat dicapai sebagai admin proyek, kamu perlu memahami bahwa bermodal rasa tertarik saja tidak cukup untuk terjun di industri ini. Kamu perlu mempersiapkan diri secara matang dengan berbagai keterampilan dan kualifikasi yang harus dimiliki untuk mendapatkan posisi tersebut.

Kamu pasti ingin memberikan kesan baik bagi perekrut sehingga dapat dilihat sebagai kandidat potensial. Karena itu, kamu harus memahami berbagai persyaratan, skill, sertifikasi, dan latar belakang pendidikan yang dapat meningkatkan peluang dalam meraih posisi admin proyek.

Yuk simak baik-baik penjelasan berikut:

Keterampilan wajib

• Keterampilan surat menyurat

Seorang admin proyek akan bertanggung jawab dalam membuat berbagai macam surat. Mulai dari perizinan pelaksanaan proyek, kontrak kerja, pencairan dana, surat jalan, sampai surat perintah lembur. Surat-surat tersebut biasanya memiliki ketentuan penulisan dan formatnya masing-masing. Pastikan kamu familiar dengan tata cara dan ragam penulisan surat secara profesional serta sesuai fungsinya.

• Pengoperasian komputer dan perangkat lunak

Pada zaman ini, pembuatan surat menyurat dan laporan pastinya menggunakan aplikasi perangkat lunak atau software. Karenanya, menguasai kemampuan mengetik dan cara kerja komputer adalah skill utama yang wajib dimiliki. Kuasailah program perangkat lunak seperti Microsoft Office dan berbagai fitur di dalamnya agar pekerjaanmu lebih mudah diselesaikan. Cari tahu juga berbagai aplikasi produktif lainnya yang dapat mengoptimalkan pekerjaanmu.

• Responsif dan komunikatif

Sebagai admin proyek, kamu akan berada di posisi yang menuntutmu untuk berinteraksi dengan berbagai macam pihak. Mulai dari pimpinan proyek dari perusahaan, project manager, sub kontraktor, pekerja proyek, hingga staf divisi keuangan perusahaan. Maka dari itu, upayakan untuk melatih skill komunikasi agar kamu dapat memberikan respons yang tepat dalam berbagai macam situasi dan kondisi.

• Memahami proses birokrasi perusahaan

Memiliki komunikasi yang baik tidak cukup jika kamu tidak memahami alur birokrasi dan organisasi dalam perusahaan. Karena proses pembuatan surat dan input laporan pelaksanaan proyek berhubungan dengan berbagai pihak dengan jabatan yang beragam, kamu perlu mengalokasikan waktu khusus untuk mengenal alur birokrasi yang ada. Jangan sampai proses kinerja proyek jadi terhambat karena lembaran dokumen yang kamu buat ternyata salah alamat.

• Pengelolaan waktu

Seorang admin proyek akan bekerja dalam rentang waktu tertentu untuk mencapai target kesuksesan setiap proyek. Pengelolaan waktu secara efisien menjadi aspek penting karena pengerjaan proyek harus selesai sebelum deadline yang diberikan oleh perusahaan. Karena itu, kamu perlu membuat penjadwalan alur kerja serta menentukan prioritas yang lebih penting dan mendesak agar goals sebuah proyek dapat terpenuhi secara maksimal.

• Terorganisir dan detail-oriented

Pekerjaan ini mengharuskan kamu untuk membuat laporan secara berkala dan melakukan pengarsipan berbagai file dan berkas penting. Ketika membuat laporan yang baik, kamu harus jeli dalam memperhatikan detail kejelasan penulisan dan deskripsi informasi yang ada di dalamnya. Selain itu, agar pengarsipan berjalan dengan baik, kamu perlu mengklasifikasikan setiap dokumen dengan memberi nama serta nomor, dan menempatkannya ke dalam berkas tertentu agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan.

Latar belakang pendidikan

Untuk mendapatkan posisi sebagai admin proyek, kamu bisa memulainya dari berbagai program studi seputar administrasi perkantoran. Umumnya, administrasi perkantoran merupakan program D-III yang dapat diselesaikan dalam rentang waktu tiga tahun. Selama masa studi, kamu akan mempelajari ilmu manajemen kearsipan, konsep administrasi dan manajemen, serta komunikasi dan public speaking. Pada umumnya, program studi ini akan mempersiapkan lulusannya agar siap masuk ke dalam berbagai jenjang karier administratif. 

Selain itu, jika kamu ingin mendapatkan peluang lebih besar untuk bekerja dalam pelaksanaan proyek dengan budget besar, tidak ada salahnya untuk mempertimbangkan pendidikan lanjutan pada program S-1 Manajemen Konstruksi atau Teknik Sipil.

Sertifikasi atau pelatihan untuk jenjang karier admin proyek

Pada dasarnya, admin proyek merupakan salah satu profesi spesialisasi dari bidang administrasi. Karena itu, sertifikasi dasar profesi administrasi perkantoran dapat menjadi modal dasar untuk mendapatkan profesi sebagai admin proyek. 

Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) memiliki daftar dan situs resmi lembaga yang mengadakan pelatihan dan sertifikasi di bidang administrasi perkantoran. Dengan memperoleh sertifikasi, kamu dapat menunjukkan kompetensi dan kesiapanmu untuk bekerja sebagai admin proyek. Pastikan untuk memperoleh sertifikasi dari lembaga resmi dan terpercaya seperti berikut:

• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Perkantoran (LSPAP) - Bandung, Jawa Barat
• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Profesional dan Sekretaris Indonesia (LPSAPSI) - Jakarta Selatan, DKI Jakarta
• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Perkantoran Nawa Widya - Surabaya, Jawa Timur

Pengembangan jenjang karier admin proyek

Selain memiliki pengetahuan dasar manajemen administrasi dan sertifikasi yang relevan, menambah pengetahuan mengenai perkembangan industri pengadaan dan pelaksanaan proyek juga penting untuk dilakukan. Menjadi admin proyek dapat meliputi berbagai bidang seperti sipil, mekanik, pembangun jalan raya, instalasi mesin, dan banyak hal lainnya.

Kamu dapat memperkaya pengetahuan dengan mengunjungi beberapa situs pengadaan kebijakan proyek serta mengikuti kursus atau seminar online seperti berikut:

• Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 
• Effective Questioning for Call Handlers - UEA (University of East Anglia)
• Excel Skills to Make an Impression - The Excel Club
• Dynamics 365: Using Power Platform Applications -  CloudSwyft Global Systems, Inc.

Bagaimana cara membuat CV atau resume admin proyek?

Tingkatkan peluangmu untuk dilirik sebagai kandidat potensial oleh perekrut dengan mengirimkan CV atau resume yang singkat, padat, dan informatif. Pastikan juga kamu menyertakan deskripsi pengalaman dan skill yang dimiliki agar perekrut tidak malas untuk meloloskanmu ke tahap wawancara kerja!

Berikut adalah contoh format yang bisa kamu jadikan sebagai referensi:

Kembangkan kariermu bersama JobStreet!

Jangan lupa untuk memperbarui profil JobStreet dengan mengunggah CV atau resume yang telah kamu buat. Perbaruilah profilmu setiap kali mendapatkan pengalaman atau keterampilan baru dari mengikuti berbagai pelatihan dan kursus. Inilah kesempatan untuk menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat terbaik!

Kunjungi situs JobStreet untuk mencari lowongan pekerjaan yang dapat mengantar kamu mencapai kesuksesan karier. Tetap terkoneksi bersama kami kapan pun dan di mana pun dengan mengunduh aplikasi JobStreet melalui Google Play Store atau Apple App Store.

Kunjungi laman Tips Karier untuk mendapatkan tips, berita industri, dan informasi lainnya. Untuk mendapatkan informasi mengenai tren kerja, kamu dapat mengunduh laporan Mengupas Tren Talent Global 2021 dari JobStreet. 

Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.

Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.

Tentang SEEK Asia

SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat  yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.