Plan Do Check Act (PDCA): Siklus, Contoh, dan Penerapannya

Dalam dunia kerja dan bisnis, perusahaan maupun individu harus memiliki kemampuan adaptasi yang baik agar bisa berkembang mengikuti perubahan zaman. Namun, proses untuk mencapai kesuksesan tentu tidak mudah karena pasti ada tantangan.

Nah, PDCA adalah salah satu strategi untuk menangani tantangan tersebut. Secara garis besar, PDCA seperti sebuah siklus yang harus terus berputar agar perusahaan dan individu bisa merasakan manfaatnya.

Lantas, seperti apa implementasinya dalam menangani masalah di dunia bisnis? Untuk mengetahui jawabannya, yuk, simak ulasan lengkap konsep PDCA di bawah ini! 

• Apa Itu PDCA?
• Manfaat Penerapan Plan Do Check Act (PDCA)
• Tahapan Siklus PDCA
• Perbedaan PDCA dan PDSA
• Contoh Penerapan dari PDCA
• Tips Penerapan PDCA yang Efektif
• Kesimpulan
• Pertanyaan Seputar PDCA

⁠Apa Itu PDCA? 

PDCA merupakan singkatan dari Plan-Do-Check-Act. Dalam bahasa Indonesia, keempat aspek tersebut berarti tahap perencanaan, pengerjaan, pengecekan, dan tindakan. 

Arti PDCA adalah metode manajemen yang menggambarkan proses perbaikan secara terus-menerus dan berkelanjutan atas suatu masalah. Metode ini dikembangkan oleh seorang ahli manajemen kualitas terkenal bernama W. Edwards Deming. Itulah mengapa PDCA kerap disebut siklus Deming.

Sebetulnya, PDCA bisa kamu terapkan untuk kehidupan sehari-hari. Namun, metode PDCA lebih sering diaplikasikan di dunia bisnis. 

PDCA berfungsi sebagai kerangka kerja iteratif untuk pengembangan berkelanjutan dan peningkatan efektivitas operasional dalam berbagai bidang, seperti manufaktur, kesehatan, pendidikan, dan layanan.

Nah, kalau dalam dunia bisnis, PDCA biasanya digunakan untuk mengidentifikasi kapan dan kenapa suatu proses tidak berjalan sesuai rencana. Dengan begitu, perusahaan bisa melakukan kontrol dan perbaikan berkelanjutan pada proses tersebut.

⁠Manfaat Penerapan Plan Do Check Act (PDCA) 

Implementasi PDCA memiliki sejumlah manfaat bagi kemajuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Meningkatkan produktivitas dan hasil 

Pada dasarnya, penerapan PDCA dalam perusahaan dapat memberikan perubahan baru. Tujuannya untuk menciptakan perbaikan dalam suatu proses bisnis. 

Jika berhasil dilakukan, hasil dari PDCA akan meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan. 

Sebagai contoh, perusahaan logistik menggunakan PDCA untuk mengidentifikasi kemacetan dalam rantai pasokan. Alhasil, perusahaan mampu mengetahui solusi untuk mempercepat waktu pengiriman. 

Mengurangi kesalahan dan risiko 

Salah satu bagian penting dalam PDCA cycle adalah evaluasi. Dengan melakukan hal tersebut, kamu dapat meminimalisir kesalahan dalam proses kerja. 

Ini akan sangat berguna dalam mengurangi risiko dari dampak kesalahan yang terjadi. Nah, saat risiko ditekan, biaya operasional dan potensi pengulangan pekerjaan akan berkurang.

Meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja 

Fokus pada perbaikan berkelanjutan membantu meningkatkan kualitas produk dan layanan secara keseluruhan. Dengan meningkatnya perbaikan dan minimnya kesalahan, proses kerja pun jadi lebih efektif dan efisien. 

Manfaat PDCA satu ini akan berdampak positif terhadap kualitas kerja. Jadi, kamu bisa menghasilkan pengembangan produk berkualitas maupun layanan terbaik. 

Meningkatkan kepuasan pelanggan 

Ketika perusahaan berhasil memberikan produk dan layanan berkualitas tinggi, pelanggan pun akan merasa puas. 

Selama kamu bisa konsisten mempertahankan kualitas tersebut, loyalitas pelanggan akan meningkat. Kelebihan PDCA satu ini membuat peluang terjadinya repeat order semakin terbuka lebar. 

Meningkatkan budaya kerja yang berkelanjutan 

PDCA adalah model manajemen proyek yang mengutamakan perbaikan secara berkelanjutan. Untuk mewujudkannya, seluruh lapisan perusahaan idealnya akan turun tangan. 

Dari sinilah kelebihan PDCA bisa membangun budaya kerja yang berkelanjutan dan kuat. Secara tak langsung, komunikasi antar anggota tim pun akan meningkat. 

⁠Tahapan Siklus PDCA 

Siklus PDCA (Plan Do Check Act) melibatkan empat tahapan yang saling berkesinambungan. 

Keempat tahapan ini adalah plan (merencanakan), do (melakukan), check (memeriksa), dan act (bertindak). Yuk, kita bahas satu per satu!

Plan (merencanakan) 

Siklus PDCA yang pertama adalah plan. Tahapan ini ditujukan untuk menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan agar mencapai hasil yang diinginkan. 

Beberapa tahapan dalam proses perencanaan ini adalah:

• Untuk membuat plan, kamu perlu mengidentifikasi dan menganalisis akar masalah secara menyeluruh. Agar lebih mudah, gunakan teknik 5W yang meliputi what (apa), when (kapan), why (mengapa), who (siapa), dan where (di mana). 
• Berdasarkan hasil analisis masalah, tetapkan tujuan yang ingin kamu capai dari implementasi PDCA. Pastikan tujuan tersebut jelas, terukur, dan memiliki tenggat waktu. Untuk itu, kamu bisa menerapkan metode SMART goals. 
• Agar tujuan tersebut bisa tercapai, rumuskan rencana aksi yang detail dan terstruktur. Idealnya, rencana ini harus mencakup garis besar masalah, metrik yang dipakai untuk mengukur kesuksesan, manajemen sumber daya yang dibutuhkan, serta solusi. 

Do (melakukan): 

Setelah rencana sudah matang, proses berikutnya adalah Do atau melaksanakannya.

Dalam praktiknya, berikut ini langkah-langkah Do dalam PDCA: 

• Memasuki siklus PDCA do, kamu harus menerapkan rencana aksi yang telah kamu susun. Selama tahap ini, kamu bisa menguji banyak rencana aksi sekaligus. Lakukan secara disiplin dan konsisten agar bisa mendapatkan hasil optimal.
• Biasanya, ada banyak rencana aksi yang harus diuji. Nah, kamu perlu bandingkan satu sama lain untuk menemukan solusi terbaik. Oleh sebab itu, lakukan monitoring terhadap proses dan performa masing-masing solusi. Jangan lupa mengukur progress-nya juga, ya.
• Catat seluruh hasil monitoring-mu terhadap setiap rencana aksi, mulai dari tahapan tiap proses hingga hasil. Catatan ini dapat menjadi dokumentasi penting untuk menilai efektivitas masing-masing solusi perbaikan. 

Check (memeriksa): 

Penerapan PDCA dalam perusahaan juga melibatkan tahapan check. Berikut ini caranya: 

• Analisis hasil dari tiap penerapan rencana aksi. Kemudian, bandingkan hasil tersebut dengan tujuan yang telah kamu tetapkan pada tahap plan. 
• Setelah menganalisis dan membandingkan hasil aksi dengan tujuan, kamu bisa mengetahui apakah perbaikan berhasil dilakukan atau tidak. Jika memang belum mencapai tujuan pada tahap plan, kamu juga dapat mengidentifikasi area mana yang perlu perbaikan dan penyesuaian. 
• Lakukan evaluasi atas proses yang berlangsung pada tahap do dan check. Jadi, kamu bisa melakukan kedua fase tersebut berulang kali hingga mendapatkan hasil perbaikan sesuai tujuan. 

Act (bertindak): 

PDCA cycle pasti akan selalu melibatkan fase act. Ini merupakan fase melakukan tindakan berdasarkan hasil evaluasi untuk memperbaiki dan menetapkan standar baru. Adapun langkah-langkahnya adalah: 

• Menentukan tindakan berdasarkan hasil dari tiga tahap sebelumnya. Biasanya, proses ini mencakup pengecekan ulang atas hasil dari proses check. Lalu, bandingkan ulang dengan tujuan dari proses plan.
• Melakukan perbaikan proses dan standarisasi. Proses ini akan terus berulang hingga kamu dapat menentukan solusi terbaik untuk memecahkan masalah. 
• Setelah berhasil mengembangkan metode PDCA, perusahaan akan menggunakannya sebagai standar baru. 

Namun, ingatlah bahwa proses PDCA terus berulang secara berkelanjutan. Jadi, pastikan kamu melakukannya secara konsisten agar bisa menemukan solusi yang lebih efektif.

⁠Perbedaan PDCA dan PDSA 

Nah, karena terdiri dalam empat tahapan, konsep PDCA kerap disamakan dengan PDSA. Padahal, keduanya cukup berbeda dari satu sama lain. Seperti apa perbedaannya? 

PDCA merupakan singkatan dari plan, do, check, dan act. Sementara itu, PDSA terdiri dari plan, do, study, dan act. 

PDCA dan PDSA adalah dua metodologi manajemen yang berguna untuk mencapai perbaikan berkelanjutan. Meskipun keduanya memiliki kesamaan dalam struktur dan tujuan, PDCA dan PDSA sebenarnya berbeda.

Perbedaan yang paling jelas dari keduanya adalah "check" pada PDCA dan "study" pada PDSA. Check dalam PDCA fokus pada pemeriksaan dan verifikasi hasil. 

Maka dari itu, dalam implementasi PDCA cycle, kamu harus membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tujuannya untuk menilai apakah perubahan yang diterapkan sesuai dengan harapan atau tidak. 

Di lain sisi, study dalam PDSA lebih menekankan pada analisis mendalam dan refleksi terhadap hasil. Jika menerapkannya, kamu harus memahami mengapa perubahan berhasil atau gagal. 

Jika dibandingkan dengan PDCA, PDSA bersifat lebih analitik dengan adanya tahap study tersebut. Itulah kenapa pada umumnya, metode PDSA lebih banyak diterapkan oleh para praktisi di industri kesehatan. 

⁠Contoh Penerapan dari PDCA 

Contoh PDCA (Plan Do Check Act) begitu luas karena metode tersebut bisa kamu terapkan dalam berbagai sektor kehidupan.

Berikut adalah beberapa contoh PDCA sederhana:

Bisnis 

Sebagai contoh, anggaplah suatu pabrik pakaian mengalami keterlambatan proses produksi. Mereka pun menggunakan metode PDCA untuk melakukan perbaikan. Berikut contoh penerapannya:

• Plan: Kamu mengidentifikasi bahwa proses produksi terlambat. Sebagai rencana, kamu bertujuan meningkatkan efisiensi proses produksi dengan beberapa rencana aksi tertentu.
• Do: Terapkan rencana aksi sesuai tujuan. Dalam kasus keterlambatan produksi pabrik pakaian, kamu bisa merencanakan upgrade mesin, memberikan training kepada karyawan, dan mengubah alur produksi.
• Check: Selanjutnya, kamu mulai memantau alur produksi yang telah diubah. Kemudian, catatlah waktu produksi yang baru kualitas hasil produksi. Bandingkan dengan tujuan awal.
• Act" Jika perubahan berhasil, jadikan itu sebagai standar baru proses produksi. Tapi kalau gagal, identifikasi penyebabnya. Setelah itu, tetap lakukan perbaikan secara berkelanjutan.

Pendidikan 

Untuk conth implementasi PDCA di bidang pendidikan, kita akan mencoba menggunakan skenario SMA Mentari yang belum berhasil mencapai target jumlah prestasi akademik maupun non-akademik.

Untuk melakukan perbaikan, berikut contoh PDCA yang bisa diterapkan: 

• Plan: Hasil identifikasi menunjukkan bahwa penyebab jumlah prestasi di SMA Mentari sangat sedikit adalah metode belajar belum optimal, kurangnya kompetensi guru, dan partisipasi orang tua.
• Do: Tenaga pendidik dan staf SMA Mentari kemudian menerapkan berbagai rencana aksi mulai dari memberi lebih banyak pelatihan kepada guru, pembekalan orang tua, hingga perombakan kurikulum ajar.
• Check  Setelah itu, tim terkait mulai memantau dan menganalisis setiap rencana aksi yang sebelumnya telah diterapkan. Kemudian, membandingkannya dengan target yang telah ditetapkan.
• Act: Evaluasi secara menyeluruh atas setiap proses dan hasil rencana aksi. Dari sini, kamu bisa menyusun tindakan lanjut untuk menentukan solusi perbaikan yang paling efektif.

Kesehatan 

RS Sejahtera ingin menangani tingginya tingkat health associated infections (HAI). HAI terjadi ketika pasien mengalami infeksi sekunder karena tinggal di rumah sakit. Tim RS pun melakukan metode PDCA untuk mengatasi masalah tersebut. Berikut contoh penerapannya:

• Plan: Berdasarkan hasil identifikasi, tingginya HAI ternyata disebabkan oleh masa rawat inap yang terlalu lama, buruknya sistem penyaringan udara, dan training karyawan kurang efektif. Tim RS ingin mengurangi tingkat HAI hingga 50%.
• Do: Tim RS mulai menerapkan berbagai rencana aksi yang meliputi perbaikan kualitas pengecekan pasien, mengganti sistem penyaringan udara, hingga memberikan training kepada karyawan.
• Check: Selama beberapa bulan, tim RS berulang kali melakukan tahap do dan check untuk memantau dan menganalisis setiap rencana aksi. Ternyata, training karyawan menunjukkan hasil paling efektif.
• Act: Tim RS menjadikan training karyawan sebagai standar baru untuk menurunkan tingkat HAI. Agar training berjalan optimal, mereka pun kembali mengulangi siklus PDCA. 

Kehidupan pribadi 

Kamu menyadari bahwa kini kamu tidak lagi rajin membaca buku seperti dulu. Untuk mengembalikan kebiasaan positif tersebut, kamu pun menerapkan metode PDCA. Seperti ini contoh PDCA sederhananya: 

• Plan: Garis besar masalahmu adalah turunnya minat baca buku. Setelah melakukan identifikasi, penyebabnya adalah kecanduan gadget dan layanan streaming. Kini, kamu ingin setidaknya bisa membaca satu buku dalam sebulan.
• Do: Untuk menerapkan berbagai rencana aksi sesuai tujuan, kamu pun melakukan unsubscribe layanan streaming. Di sisi lain, kamu juga mengaktifkan screen time pada gadget, membuat tabungan khusus beli buku, hingga mencoba beralih membaca e-book. 
• Check: Selama enam bulan implementasi, kamu memantau proses dan hasil dari setiap rencana aksi. Kamu masih sulit membatasi screen time, tapi kamu mulai kembali baca dengan e-book.
• Act: Akhirnya, kamu memutuskan untuk beralih dari buku fisik ke e-book agar lebih praktis. Supaya tidak mudah terdistraksi dan mencapai target baca, kamu bisa kembali melakukan metode PDCA.

⁠Tips Penerapan PDCA yang Efektif 

Berdasarkan contoh di atas, mungkin kamu sudah terbayang soal cara membuat PDCA. Agar implementasi PDCA-mu lebih efektif, terapkan beberapa tips berikut: 

Libatkan semua pihak yang terkait 

Agar bisa melakukan perbaikan secara berkelanjutan, perusahaan maupun individu membutuhkan kerja sama dengan berbagai pihak. Dengan begitu, setiap aspek bisnis akan mendapat perbaikan yang nantinya akan meningkatkan kualitas kerja.  

Pastikan komunikasi yang jelas dan efektif 

Karena melibatkan semua pihak terkait, PDCA membutuhkan komunikasi dengan jelas dan efektif. 

Lakukan koordinasi secara rutin untuk saling update terkait progress masing-masing. Hal ini juga bermanfaat untuk meminimalisir terjadinya miskomunikasi. 

Gunakan data dan fakta untuk pengambilan keputusan 

Selama proses PDCA, ada banyak keputusan yang harus kamu ambil. Itulah kenapa cara membuat PDCA harus disertai data dan fakta. 

Tujuannya agar kamu bisa mengambil keputusan yang tepat sesuai kondisi lapangan. 

Ciptakan budaya belajar dan perbaikan berkelanjutan 

Setelah selesai melakukan tahap act, bukan berarti siklus PDCA selesai. Bagaimanapun juga, PDCA adalah siklus yang berkelanjutan. 

Maka dari itu, kembalilah ke tahap plan untuk menciptakan budaya kerja yang mendukung perbaikan terus menerus. 

Lakukan review dan monitoring secara berkala 

Jangan lupa pantau terus hasil perbaikan dari implementasi PDCA. Kemudian, lakukan analisis secara berkala, misalnya tiap enam bulan sekali. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui aspek mana saja yang berhasil dan aspek lain yang masih butuh perbaikan dan perubahan

⁠Kesimpulan 

PDCA adalah proses perbaikan secara berkelanjutan. Prosesnya melibatkan tahap plan (perencanaan), do (pelaksanaan), checking (pemantauan), dan act (bertindak). 

Metode manajemen ini lebih sering diterapkan di dunia bisnis, tapi juga bisa untuk bidang pendidikan, kesehatan, hingga kehidupan sehari-hari. 

Dengan metode PDCA, kamu bisa meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, mengurangi kesalahan, meningkatkan kepuasan pelanggan, hingga membentuk budaya kerja berkelanjutan. 

Bahkan, kamu juga dapat menerapkan PDCA untuk memaksimalkan proses pencarian kerja, lho! 

Dengan menggunakan siklus PDCA, kamu dapat merencanakan dan menerapkan strategi, mengevaluasi hasil, hingga melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk memperbesar peluang mendapatkan pekerjaan.

Yuk, persiapkan diri kamu untuk menembus pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK. 

Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dan terhubung dengan pakar industri di KariKu dalam aplikasi Jobstreet.

Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat. 

Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!

⁠Pertanyaan Seputar PDCA 

1. Apa itu PDCA? 
   ⁠Plan-Do-Check-Act (PDCA) adalah metode manajemen yang digunakan untuk mengontrol dan meningkatkan proses dan produk secara berkelanjutan. 
   ⁠
2. Di bidang apa saja PDCA dapat diterapkan? 
   ⁠Kamu bisa menerapkan PDCA di berbagai bidang, mulai dari bisnis perusahaan, HR, kesehatan, pendidikan, hingga kehidupan sehari-hari. 
   ⁠
3. Apa saja tantangan dalam menerapkan PDCA? 
   ⁠Tantangan penerapan Plan Do Check Act (PDCA) adalah: 
   ⁠- Mengetahui dan mengidentifikasi masalah utama 
   ⁠- Menentukan solusi yang tepat 
   ⁠- Keterbatasan sumber daya 
   ⁠- Komitmen untuk konsisten 
   ⁠
4. Bagaimana cara mengukur keberhasilan PDCA? 
   ⁠Tentukan metrik-metrik yang sesuai dengan tujuan Plan Do Check Act (PDCA) kamu. Pastikan pula tujuan tersebut spesifik, dapat diukur, realistis dengan sumber daya perusahaan, dan memiliki tenggat waktu.