Panduan Ampuh Sebelum Kamu Terjun ke Jenjang Karier Staf Administrasi

Banyak yang beranggapan bahwa sebuah organisasi bisa bekerja dengan lancar tanpa bantuan para staf administrasi. Anggapan ini sangatlah salah lantaran staf administrasi berperan bagaikan pihak pendukung yang menyajikan dampak sangat besar dalam berjalannya sebuah organisasi. Oleh karena itu, untuk masuk ke jenjang karier staf administrasi, seorang kandidat wajib hukumnya untuk menguasai manajemen waktu dan projek, pelayanan pelanggan (customer service), serta berbagai keterampilan yang dianggap merupakan tanggung jawab pekerjaan lain, padahal tidak demikian.

Untuk lebih jelasnya, langsung saja simak panduan lengkap untuk menjadi staf administrasi berikut ini!

Apa saja tanggung jawab staf administrasi?

Lowongan pekerjaan staf administrasi beragam, ada yang menyebutnya sebagai staf tata usaha, sekretaris, atau juga staf admin. Meskipun banyak sebutan yang dikenal di dunia kerja, tanggung jawab inti dari profesi ini adalah memastikan pekerjaan yang sedang berlangsung di dalam suatu organisasi berjalan mulus lewat berbagai dukungan administratif yang bisa diberikannya.

Perlu diketahui bahwa tanggung jawab seorang staf administrasi yang harus diberikan ada bermacam-macam, misalnya seperti yang dijelaskan di bawah ini:

• Perancangan kegiatan pertemuan dan kegiatan kerja
• Pengelolaan peralatan, perlengkapan, serta pengadaan barang organisasi
• Surat menyurat kepada pihak eksternal, seperti klien perusahaan, vendor, dan lainnya
• Pendokumentasian transaksi atau pengeluaran serta pengurusan administrasi keuangan jika diperlukan
• Pendokumentasian berbagai dokumen yang terkait dengan urusan kantor
• Penulisan surat tagihan (invoice atau billing)
• Menerima panggilan telepon dari siapa pun dan menghubungkannya kepada pihak yang terkait
• Membantu staf di dalam organisasi dalam penyelesaian masalah administratif

Berapa kisaran gaji staf administrasi?

Sebelum terjun ke jenjang karier staf administrasi, kamu mungkin akan penasaran tentang kisaran estimasi gaji yang bisa kamu dapatkan. Sebelum mengira-ngira, pastikan dulu kamu tahu apa saja yang menjadi faktor penentu nilai gaji di antara lain sebagai berikut:

• Pengalaman kerja
• Jenjang pendidikan terakhir
• Tanggung jawab yang akan dipegang dalam organisasi
• Jumlah stakeholders atau pihak yang harus dibantu
• Sertifikasi yang kamu miliki
• Kemampuan yang terbukti kebenarannya
• Besar kecilnya organisasi
• Industri yang dijalani organisasi
• Upah minimum regional (UMR)

Dengan mempertimbangkan berbagai faktor di atas, tidak ada angka pasti atas gaji yang staf administrasi terima. Ini karena industri yang diterjuni seorang staf administrasi mungkin tidak sama dengan yang lainnya. 

Sebagai contoh, di bidang logistik dan pergudangan, kisaran gajinya adalah Rp5.500.000,00 hingga 6.000.000,00. Sementara itu, untuk bidang engineering dan technical, kisarannya gaji staf administrasinya adalah Rp4.500.000,00 hingga Rp7.000.000,00.

Jenjang karier staf administrasi: mulai dari mana dan apa langkah selanjutnya?

Tentu menjalani sesuatu yang tidak terarah akan sulit dilakukan, terlebih dalam karier. Maka dari itu, kamu perlu memahami peran apa saja yang bisa diambil setelah masuk ke dalam profesi ini. Simak tingkatan jenjang karier untuk staf administrasi berikut!

• Tingkat Junior (<2 tahun pengalaman)Junior administrative staff - Lihat lowongan di JobStreet 
• Tingkat Menengah (3-4 tahun pengalaman)Senior administrative staff - Lihat lowongan di JobStreet
• Tingkat Senior (6-10 tahun pengalaman)Kepala bagian administrasi - Lihat lowongan di JobStreet

Kalau tertarik, persyaratan apa yang harus disiapkan, ya?

Kita tahu bahwa ketertarikan kepada suatu bidang saja tidak cukup jika tanpa adanya persiapan yang matang. Di bawah ini, kamu akan menemukan berbagai macam kualifikasi yang dapat membantumu diterima sebagai staf administrasi, mulai dari keterampilan, sertifikasi, kursus, serta program pendidikan yang bisa ditempuh.

Simak ulasannya berikut ini!

Keterampilan wajib

• Keterampilan surat menyurat

Staf administrasi akan bertanggung jawab dalam menulis catatan, draf, serta surat. Pastikan kamu paham dan terbiasa menggunakan keyboard secara efisien serta membalas pesan secara ramah dan profesional.

• Komunikasi yang baik

Jenjang karier administrasi akan menuntutmu untuk menerima panggilan telepon dari berbagai macam pihak. Maka dari itu, upayakan untuk paham respons apa yang harus diutarakan pada berbagai macam situasi.

• Pelayanan pelanggan (customer service)

Apalah arti komunikasi yang baik jika tidak dilakukan bersamaan dengan kemampuan melayani pelanggan secara baik. Customer service atau pelayanan pelanggan meliputi seberapa mampu kamu dalam memberikan bantuan, dukungan, atau solusi untuk para pelanggan hingga klien.

• Pengelolaan waktu

Mengelola waktu membutuhkan penjadwalan berbagai macam tugas serta memprioritaskan yang lebih penting dan mendesak. Dengan begitu, semua tugas akan terselesaikan sebelum deadline.

• Pengoperasian komputer dan perangkat lunak

Selain menguasai keyboard, pastikan kamu familiar akan cara kerja komputer atau laptop serta berbagai macam aplikasi di dalamnya. Pahami apa saja perangkat lunak (software) atau aplikasi produktif yang mampu mempermudah pekerjaanmu. Kemudian, gunakan agar segala pekerjaan jadi optimal.

Keterampilan tambahan

• Kemampuan kolaborasi

Mendukung pekerjaan berbagai macam staf dalam organisasi adalah pekerjaan yang dilakukan ketika kamu terjun ke dalam jenjang karier staf administrasi. Hal ini menjadikan keberhasilan organisasi sebagai keberhasilanmu. Maka dari itu, upayakan untuk dapat diajak berkolaborasi dengan mudah.

• Kemampuan memperhatikan detail

Lantaran stakeholders yang akan kamu hadapi ada beragam, kamu pasti akan menerima banyak informasi. Usahakan untuk selalu mengelola detail dan informasi secara sempurna.

• Kemampuan menerima masukan secara baik

Bagaimana cara kamu menerima masukan? Perlu dipahami bahwa masukan apa pun akan dapat membantumu di jenjang karier staf administrasi. Apabila masukan terdengar tidak enak di telingamu, upayakan untuk mengolahnya secara bijak dan menjadikannya sebagai panduan di kemudian hari.

Latar belakang pendidikan

Untuk menjadi seorang staf administrasi, kamu bisa memulainya dari berbagai macam program studi seputar administrasi perkantoran. Umumnya, program studi ini merupakan program D-III di mana kamu akan harus melaluinya selama tiga tahun dalam mempelajari manajemen kearsipan, konsep administrasi dan manajemen, komunikasi dan public speaking, serta cara menghadapi berbagai pihak di dalam organisasi nantinya. Bisa dibilang, program studi ini akan mempersiapkan lulusan yang siap masuk ke dalam jenjang karier administrasi.

Sertifikasi atau training untuk jenjang karier staf administrasi

Seperti yang dilansir dari situs resmi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP), ada beberapa sertifikasi yang bisa kamu dapatkan di dalam bidang administrasi perkantoran. Dengan memperoleh sertifikasi-sertifikasi ini, kamu akan dapat terbukti kompeten di bidangmu dan siap untuk bekerja. Berikut adalah beberapa lembaga sertifikasi di bidang administrasi tersebut!

• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Perkantoran (LSPAP) - Bandung, Jawa Barat
• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Profesional dan Sekretaris Indonesia (LPSAPSI) - Jakarta Selatan, DKI Jakarta
• Lembaga Sertifikasi Profesi Administrasi Perkantoran Nawa Widya - Surabaya, Jawa Timur

Pengembangan jenjang karier staf administrasi

Karier staf administrasi tidak hanya berujung sampai ke kepala bagian tata usaha. Bila kamu ingin berpindah ke jenjang karier lainnya, seperti bisnis atau manajemen, kamu dapat melakukannya dengan mengikuti program ekstensi S1 pada jurusan yang kamu mau. Umumnya, kamu perlu menjalani program tersebut selama 1 tahun untuk memperoleh gelar S1.

Namun, jika kamu ingin menguasai ilmu administrasi secara mendalam lebih dulu, kamu dapat mengikuti kursus-kursus online yang relevan. Berikut adalah beberapa di antaranya!

• Effective Questioning for Call Handlers - UEA (University of East Anglia)
• Excel Skills to Make an Impression - The Excel Club
• Dynamics 365: Using Power Platform Applications -  CloudSwyft Global Systems, Inc.
• Business Management: Marketing Principles and Practice - The Open University

Bagaimana cara membuat CV atau resume staf administrasi?

Dengan mengirim CV atau resume, kamu bisa menarik minat perekrut dengan pengalamanmu selama ini. Pastikan kamu untuk membuatnya secara singkat dan padat, informatif, dan tetap menarik. Berikut adalah contoh yang bisa kamu jadikan referensi!

Kembangkan kariermu bersama JobStreet!

Setelah membaca panduan di atas, satu-satunya tindakan yang kamu lakukan adalah mempersiapkan dirimu dengan berlatih, membuat resume, lalu update profilmu di JobStreet atau membuat akun baru jika belum terdaftar. Kunjungi JobStreet untuk menemukan berbagai pekerjaan staf administrasi atau posisi yang berkaitan dengan jenjang karier staf administrasi secara mudah dan efisien.

Namun, bila masih tertarik untuk belajar lebih lanjut, jangan ragu untuk mengunjungi laman Tips Karier JobStreet di mana berbagai tips, panduan, dan juga informasi lainnya terkait industri incaran kamu dikupas dengan tuntas. Kemudian, selain mengunjungi laman tersebut, kamu pun bisa mengunduh laporan kami, Mengupas Tren Global Talent di sini. Selamat mencoba!

Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.

Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.