Offering Letter: Definisi, Contoh, Format, dan Bedanya dengan Kontrak
Dalam proses mencari pekerjaan, kamu pasti akan sangat senang setelah menerima offering letter dari perusahaan.
Pasalanya, offering letter menandakan bahwa kamu sudah selangkah lebih dekat untuk bekerja di perusahaan tersebut.
Biasanya, job seeker akan menerima offering letter setelah melewati atau lolos interview kerja.
Lantas, offering letter artinya apa, sih? Apakah dokumen tersebut sama dengan kontrak kerja? Seperti apa fungsinya, dan bagaimana isi di dalamnya?
Semua pertanyaan itu akan terjawab dalam artikel ini. Yuk, kita pelajari bersama!
- Apa Itu Offering Letter?
- Fungsi Offering Letter
- Pentingnya Offering Letter dalam Dunia Kerja
- Format Offering Letter
- Contoh Offering Letter
- Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
- Kesimpulan
- Pertanyaan Seputar Offering Letter
Apa Itu Offering Letter?
Dalam bahasa Indonesia, offering letter artinya surat penawaran. Adapun dalam dunia kerja, arti offering letter adalah surat penawaran formal untuk memberi tahu bahwa kamu sudah lolos semua tahapan rekrutmen dan terpilih sebagai karyawan baru.
Jadi, bagi kamu yang bertanya-tanya apakah offering letter sudah pasti diterima kerja, jawabannya adalah 99% iya.
Kamu akan dinyatakan resmi menjadi karyawan baru apabila kamu dan pihak perusahaan sudah sama-sama menandatangani kontrak kerja.
Biasanya, rekruter baru akan memberi kontrak kerja setelah kedua pihak sudah menyepakati setiap poin yang tercantum dalam offering letter.
Kalau begitu, apa fungsi offering letter untuk karyawan baru dan perusahaan?
Fungsi Offering Letter
Sebagai surat penawaran kerja, offering letter memiliki fungsi tersendiri bagi perusahaan maupun calon karyawan. Berikut fungsi umum dari offering letter di dunia kerja:
1. Menyampaikan tawaran kerja secara resmi
Rekruter akan menggunakan hasil tes dan interview kandidat terpilih untuk menilai kecocokan mereka dengan kebutuhan perusahaan.
Jika memang cocok, perusahaan akan mengirimkan offering letter untuk menyampaikan tawaran kerja secara resmi.
2. Menjelaskan detail posisi, gaji, dan benefit
Dalam surat tawaran kerja tersebut, biasanya perusahaan menjelaskan detail posisi kerja yang akan diisi oleh kandidat terpilih.
Sesuai posisi tersebut, mereka juga menjabarkan tentang kompensasi, gaji, dan benefit yang akan diterima calon karyawan baru.
3. Mencantumkan ketentuan dan ekspektasi kerja
Selain gaji dan benefit, surat offering letter umumnya juga mencakup informasi tentang kewajiban kerja calon karyawan.
Informasi tentang kewajiban kerja itu meliputi job desc dan sistem kerja secara umum. Dengan begitu, kamu bisa tahu apa yang diharapkan oleh perusahaan dari diri kamu.
4. Membuat kesepakatan awal antara perusahaan dan calon karyawan
Fungsi offering letter selanjutnya adalah dokumen yang menjadi bukti kesepakatan awal antara perusahaan dengan calon karyawan.
Jadi, jika memang ada poin yang ingin kamu sesuaikan dalam surat, kamu berhak melakukan negosiasi hingga mencapai kesepakatan bersama.
5. Menjadi dasar pembuatan kontrak kerja
Apabila kedua pihak telah menyepakati setiap poin dalam offering letter, perusahaan akan membuat kontrak kerja berdasarkan surat tersebut.
Maka dari itu, biasanya kontrak kerja merupakan versi lebih detail dari offering letter.
Pentingnya Offering Letter dalam Dunia Kerja
Offering letter adalah dokumen yang penting bagi calon karyawan baru maupun perusahaan. Berikut penjelasan selengkapnya:
1. Manfaat offering letter untuk calon karyawan
- Memperoleh informasi resmi mengenai tawaran kerja
Pada dasarnya, offering letter adalah surat penawaran kerja. Melalui surat itu, perusahaan secara resmi menawarkan posisi kerja kepada calon karyawan.
Dengan kata lain, surat offering letter memberi informasi resmi bahwa kamu terpilih untuk bekerja di perusahaan tersebut.
- Memahami hak dan kewajiban sebagai karyawan
Salah satu hal penting yang harus tercantum dalam offering letter adalah hak dan kewajibanmu sebagai karyawan.
Hal itu meliputi job desc, sistem kerja, hingga gaji dan benefit.
Dengan mengetahui informasi tersebut, kamu bisa mempertimbangkan untuk mengambil atau menolak tawaran kerja.
- Memiliki dasar untuk negosiasi jika diperlukan
Offering letter kerja tidak bersifat paten. Kalau memang sudah setuju dengan penawaran tersebut, kamu bisa langsung menandatanganinya.
Namun, jika ingin mengusulkan penyesuaian terkait offering letter, kamu boleh melakukan negosiasi dengan rekruter.
- Menjadi bukti penerimaan kerja untuk keperluan lainnya
Sebetulnya, penawaran kerja bisa bersifat verbal. Namun, adanya offering letter dapat menjadi bukti yang mengikat antara kamu dan perusahaan.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan surat tersebut sebagai bukti penerimaan kerja untuk keperluan lain, seperti misalnya untuk pendaftaran kuliah S2.
2. Manfaat surat penawaran kerja untuk perusahaan
- Menarik calon karyawan terbaik
Kapan offering letter diberikan? Jawabannya adalah setelah tahap interview dan sebelum pemberian kontrak kerja.
Dengan memberikan offering letter yang berisi hak serta kewajiban umum karyawan, perusahaan bisa menarik calon karyawan terbaik sesuai posisi yang dibutuhkan.
- Membangun hubungan profesional dengan calon karyawan
Melalui pemberian offering letter, perusahaan dapat membangun hubungan profesional dengan calon karyawan baru.
Hubungan profesional dengan calon karyawan ini dapat membantu menciptakan kepercayaan di antara dua belah pihak saat kamu menerima tawaran dari perusahaan sebelum lanjut ke tahap kerja selanjutnya.
- Meminimalisir risiko kesalahpahaman di awal masa kerja
Fungsi offering letter selanjutnya adalah menginformasikan bahwa perusahaan menerima kamu sebagai karyawan.
Jika sudah menandatangani offering letter, artinya kamu sepakat dengan hak dan kewajiban yang tercantum dalam surat. Dengan begitu, risiko kesalahpahaman pun bisa diminimalisir.
- Meningkatkan transparansi dalam proses rekrutmen
Umumnya, perusahaan menuliskan hak dan kewajiban calon karyawan di dalam offering letter.
Dengan adanya informasi tersebut, transparansi dalam proses rekrutmen akan terjaga. Di sisi lain, kamu juga tahu apa yang perusahaan tawarkan dan harapkan dari kamu.
Format Offering Letter
Supaya offering letter bisa memberikan fungsi dan manfaat secara maksimal, penulisannya harus mengikuti format tertentu.
Umumnya, format offering letter adalah meliputi hal-hal seperti syarat, kerja, hak, dan kewajiban. Berikut detailnya:
Informasi perusahaan
Umumnya, offering letter diawali dengan pernyataan perusahaan bahwa mereka tertarik merekrut kamu.
Bagian ini mencakup informasi perusahaan, seperti nama perusahaan dan nama rekruter sebagai perwakilan perusahaan tersebut.
Informasi karyawan
Berikutnya, offer letter juga mencantumkan informasi calon karyawan. Biasanya, perusahaan hanya akan menuliskan nama panjangmu.
Namun, terkadang ada juga perusahaan yang menulis tempat dan tanggal lahir calon karyawan untuk kelengkapan informasi.
Jabatan dan tanggung jawab
Format offering letter pasti menjelaskan tentang jabatan atau posisi kerja yang akan kamu isi.
Selain itu, surat satu ini juga akan menjabarkan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab yang harus kamu jalankan sesuai jabatan kerja tersebut.
Gaji dan tunjangan
Berdasarkan jabatan kerja yang ditawarkan, offer letter akan menginformasikan soal gaji dan tunjangan.
Poin ini mencakup jumlah gaji, jenis tunjangan dan fasilitas, hingga sistem gaji di perusahaan; apakah gaji bersih (nett) atau gaji kotor (gross) dan detail take home pay.
Cuti dan izin
Selain gaji dan tunjangan, kamu juga berhak mendapatkan cuti dan izin sebagai karyawan. Nah, offering letter juga membahas tentang hal ini.
Biasanya, perusahaan juga akan menuliskan prosedur cuti tahunan dan ketentuan umum soal izin kerja dalam offering letter.
Masa percobaan
Biasanya, kamu akan menjalani masa percobaan (probation) terlebih dulu setelah resmi menjadi karyawan baru.
Tujuan masa percobaan adalah untuk memastikan bahwa kemampuanmu memang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketentuan soal probation ini biasanya juga akan dibahas dalam offering letter.
Masa kerja
Masa kerja termasuk dalam format offering letter. Biasanya, perusahaan akan menjelaskan masa kerja selama probation terlebih dulu.
Kemudian, dilanjutkan dengan informasi masa kerja jika kamu lolos probation nanti; apakah langsung menjadi karyawan tetap atau berstatus kontrak.
Pemutusan hubungan kerja
Bagaimana jika di tengah masa kerja nanti perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK)? Atau mungkin justru kamu yang memutuskan resign?
Ketentuan terkait proses resign ternyata juga dibahas dalam surat penawaran kerja.
Ketentuan lain
Selain aspek-aspek yang telah disebutkan, perusahaan bisa saja menjelaskan soal ketentuan lain pada surat penawaran kerja.
Sebagai contohnya seperti kepastian status ketenagakerjaan dan budaya kerja. Hal ini bergantung pada kondisi dan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Contoh Offering Letter
Supaya punya gambaran lebih jelas soal surat tawaran kerja, berikut adalah contoh offering letter sederhana yang bisa kamu jadikan referensi:
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Berdasarkan penjelasan dan contoh offering letter di atas, terlihat jelas bahwa offering letter berbeda dari kontrak kerja. Kamu bisa melihat perbedaan offering letter dan kontrak kerja dari waktu pemberian dan isinya.
Perusahaan memberikan offer letter kepada calon karyawan untuk menawarkan posisi kerja secara resmi.
Biasanya, perusahaan memberikan offering letter setelah tahap terakhir rekrutmen. Jika kamu setuju dan menandatangani surat penawaran kerja, barulah perusahaan akan membuat kontrak kerja.
Dengan kata lain, perusahaan memberikan surat penawaran kerja lebih dulu daripada kontrak kerja. Namun, isi kontrak kerja lebih rinci daripada offering letter.
Dengan menandatangani kontrak kerja, artinya kamu resmi menjadi karyawan baru di suatu perusahaan.
Kesimpulan
Secara garis besar, offering letter adalah surat penawaran kerja dari perusahaan kepada calon karyawan baru.
Melalui offering letter, perusahaan memberi tahu secara formal bahwa kamu terpilih sebagai karyawan baru di tempat kerja mereka.
Meski sebetulnya tidak wajib, pembuatan offering letter adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan maupun calon karyawan.
Hal itu tidak lepas dari fungsi offering letter yang mencakup dokumen untuk menyampaikan tawaran kerja, menjelaskan hak serta kewajiban calon karyawan, hingga menjadi dasar pembuatan kontrak kerja.
Nah, jika sudah menerima offering letter, kamu boleh berbahagia karena tinggal selangkah lagi menjadi karyawan baru perusahaan.
Namun, jangan sampai kamu terlalu excited sampai lupa membaca dokumen offering letter dengan teliti, ya!
Pasalnya, offering letter berisi banyak poin penting yang memengaruhi hak dan kewajiban kamu sebagai karyawan.
Bagaimana? Sudah siap melamar kerja untuk merasakan sensai bahagia saat menerima offering letter dan kontrak kerja?
Yuk, persiapkan diri kamu untuk menggapai pekerjaan impian dengan membaca berbagai informasi dan Tips Karier di situs Jobstreet by SEEK.
Kamu juga bisa mengakses ribuan konten pembelajaran gratis dari banyak pakar industri di KarirKu dalam aplikasi Jobstreet. Butuh teman diskusi soal karier untuk memperluas networking? Gabung Komunitas Jobstreet, sekarang!
Setelah itu, jangan lupa perbarui profil Jobstreet kamu dan temukan lowongan kerja yang tepat.
Download aplikasi Jobstreet by SEEK di Play Store atau App Store dan nikmati kemudahan untuk mengakses informasi terbaru seputar dunia kerja hanya dalam satu genggaman saja! Semoga berhasil!
Pertanyaan Seputar Offering Letter
- Apakah offering letter bersifat mengikat?
Offering letter adalah dokumen yang tidak mengikat secara hukum karena hanya bersifat sebagai penawaran kerja.
- Apakah offering letter sudah pasti diterima?
Jika mendapat surat penawaran kerja dari perusahaan yang kamu lamar, artinya mereka tertarik merekrut kamu sebagai karyawan di perusahaan mereka.
Namun, menandatangani offering letter bukan berarti kamu resmi menjadi karyawan baru di perusahaan tersebut. Pasalnya, offering letter bukan surat perjanjian kerja. Status karyawan baru tersebut baru akan kamu dapatkan setelah menandatangani dokumen kontrak kerja.
- Apa yang harus dilakukan jika saya menerima offering letter dengan isi yang tidak sesuai?
Kamu bisa menanyakan hal tersebut kepada pihak rekruter yang mengirimkan surat penawaran kerja. Pastikan kamu mendapatkan jawaban yang jelas sebelum menerima atau menolak penawaran kerja tersebut.
- Apakah offering letter wajib dibuat?
Perusahaan tidak wajib membuat surat penawaran kerja, bahkan sebetulnya penawaran kerja bisa berlangsung secara verbal. Namun, adanya surat penawaran kerja dapat membangun transparansi dan hubungan profesional antara perusahaan dan calon karyawan baru.
- Kapan offering letter diberikan?
Umumnya, perusahaan memberikan surat penawaran kerja kepada calon karyawan setelah tahap terakhir rekrutmen.
- Apa yang harus dilakukan jika offering letter tidak sesuai dengan kesepakatan?
Kamu bisa melakukan negosiasi dengan pihak rekruter yang mengirimkan surat penawaran kerja. Sampaikan pertanyaan dan kebingunganmu secara jelas. Jika perusahaan bersedia melakukan penyesuaian, biasanya mereka akan mengirim ulang surat penawaran kerja sesuai kesepakatan terbaru.