6 kebiasaan yang perlu dihindari saat mengirim email

Komunikasi lewat email tidak selalu diterima sesuai dengan maksud kita. Balasan yang terlalu pendek bisa membuat atasan mengira kita tidak antusias, namun balasan yang terlalu panjang dan berbelit akan membuat orang lain kesulitan menangkap inti pesan. Di lain waktu, ketika meminta bantuan tim tanpa menuliskan ‘mohon bantuannya’ atau ‘terima kasih’, pesan yang kita kirim terdengar dingin dan berpotensi menyinggung perasaan.

Dalam email, kita tidak dapat melihat ekspresi wajah, bahasa tubuh, atau intonasi suara, sehingga kata-kata bisa disalahartikan. Hal ini bisa menyebabkan kesalahpahaman bahkan mengganggu relasi kerja.

Lalu, bagaimana memastikan email yang kita kirim dapat diterima dengan baik? Dengan bantuan HR Expert dan Career Coach Lucia Mulati, mari menghindari beberapa kesalahan umum saat mengirim email.

1. Melewatkan etika kesopanan dalam email

Mengirim email adalah bentuk komunikasi dengan orang lain, hanya saja melalui media tulisan. Kita tetap perlu memulai email dengan salam dan menutupnya dengan ucapan terima kasih. Jika dua hal kecil ini dilewatkan, pesan bisa terkesan dingin. Seperti disampaikan Lucia Mulati, saat berbicara dengan seseorang dalam rapat, kita akan menyapa terlebih dahulu, sehingga etika yang sama juga berlaku ketika mengirim email.

Sapaan singkat sudah cukup untuk membuat interaksi lebih cair. ‘Selamat pagi’ atau ‘Semoga akhir pekannya menyenangkan’ dapat digunakan dalam banyak situasi. Jika mengenal penerimanya, tambahkan sentuhan personal, misalnya 'Semoga kembali semangat bekerja setelah liburan.' Ucapan seperti ini membantu membangun hubungan kerja yang positif.

“Kata-kata yang disampaikan tidak perlu berlebihan atau berbunga-bunga,” kata Lucia. “Yang juga penting adalah menyebutkan panggilan seperti Bapak atau Ibu sebelum nama, jika kita belum mengetahui status dan usia penerima email.”

2. Mengirim email bertanda ‘urgent’ tanpa konfirmasi sebelumnya

Menggunakan kata ‘urgent’ dalam email sebenarnya tidak salah, namun akan lebih efektif jika kita sudah berbicara terlebih dahulu dengan orang yang bersangkutan. Tanpa percakapan singkat sebelumnya, email seperti ini bisa dinilai sebagai perintah, bukan permintaan, dan membuat rekan kerja ragu untuk membantu.

Jika ada hal yang perlu segera dilakukan, sebaiknya kita berbincang secara langsung atau melalui telepon untuk menjelaskan bahwa tugas tersebut memang mendesak. “Orang akan cenderung lebih mudah memprioritaskan sebuah permintaan ketika mendapatkan penjelasan secara langsung,” kata Lucia. “Setelah semua pihak memahami konteksnya, email bertanda urgent bisa dikirim sebagai tindak lanjut percakapan, bukan sebagai kejutan yang tidak diharapkan.”

3. Membalas email dengan satu kata

Balasan singkat seperti ‘noted’ atau ‘OK’ memang sudah umum digunakan. Namun, tergantung relasi antara pengirim dan penerima, jawaban seperti ini bisa dianggap terlalu cuek. Karena dalam email tidak ada intonasi suara atau ekspresi wajah, penerima bisa saja menafsirkan balasan tersebut sebagai tanda kurangnya perhatian terhadap pesan mereka.

Lucia menyarankan agar kita tetap membalas email dengan sedikit kehangatan. Tambahan sederhana seperti ‘Baik, terima kasih’ atau ‘OK, akan saya cek lebih lanjut’ dapat membantu mencairkan suasana. Jika email tersebut berisi permintaan, coba berikan respons konkret, misalnya tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya. Dengan begitu, pengirim dapat melihat bahwa pesan mereka dipahami dan akan ditindaklanjuti.

4. Meng-CC semua orang dalam email

Memberikan informasi yang jelas memang penting, tetapi bukan berarti kita harus meng-CC semua orang di kantor dalam setiap email. Lucia mengatakan bahwa “fungsi CC perlu digunakan dengan bijak, dengan mempertimbangkan siapa yang memang harus mengetahui informasi tersebut, termasuk dinamika dan hierarki di kantor.”

Umumnya, hanya libatkan staf yang perlu menindaklanjuti informasi itu dalam kolom CC, seperti anggota tim terkait, pengelola proyek, atau tim keuangan yang membutuhkan rujukan untuk permintaan anggaran.

“Meng-CC orang yang tidak tepat dalam sebuah email dapat menimbulkan risiko. Informasi bisa jatuh ke pihak yang sebenarnya tidak perlu dilibatkan, atau bahkan tidak seharusnya mengetahuinya. Selain itu, praktik ini juga mendorong kecenderungan ‘melempar’ tanggung jawab kepada orang lain,” jelasnya.

5. Memuat informasi berlebihan dalam satu email

Paragraf yang panjang lebih sulit dicerna oleh penerima. “Ketika pesan terlalu berbelit, kita dapat memberi kesan bahwa kita tidak mampu berkomunikasi secara efektif,” ujar Lucia.

Sebelum menyiapkan email, berhentilah sejenak dan fokus pada inti pesan yang benar-benar perlu diketahui penerima. Kita dapat mengikuti panduan sederhana berikut: berikan konteks, jelaskan kebutuhan, serta sampaikan kapan dan bagaimana hal tersebut perlu diselesaikan.

6. Mengabaikan tata bahasa yang tepat

Kesalahan kecil seperti tanda baca yang tidak tepat atau ejaan yang keliru mungkin tampak sepele, tetapi dapat menimbulkan kesan yang kurang baik. “Kesalahan seperti ini bisa memberi sinyal bahwa kita kurang teliti dan kurang profesional,” ujar Lucia Mulati. Kekeliruan dalam tata bahasa juga dapat membuat penerima merasa tidak dihargai atau menilai bahwa kita tidak cermat dalam bekerja.

Jika tugasmu berkaitan dengan bidang komunikasi, pemasaran, atau pekerjaan yang melibatkan penulisan, dampaknya bisa semakin besar. Karena itu, biasakan memeriksa kembali isi email agar pesan yang disampaikan tetap jelas dan rapi.

Cara menulis email yang baik

Saat menulis email, Lucia menekankan pentingnya untuk menempatkan diri pada posisi penerima. Baca kembali pesan yang akan dikirim dan pertimbangkan sudut pandang penerimanya.

Selain itu, perhatikan hal-hal kecil, mulai dari tanda baca, pilihan kata, hingga cara mengakhiri email, lalu sesuaikan semuanya dengan penerimanya. Email untuk rekan kerja yang cukup akrab tentu akan berbeda dengan email untuk atasan. Dengan mempertimbangkan hal-hal ini, komunikasi di tempat kerja juga akan lebih lancar.