Ikuti Sales Profesional, Maksimalkan Penggunaan Microsoft Excel
Begitu juga seorang sales profesional. Utamanya, sales adalah orang yang berkutat di bidang penjualan dari perusahaan tempat dia bekerja. Sales juga adalah seseorang yang sibuk: ia akan bertanggungjawab untuk menetapkan rencana penjualan, mengawasi jalannya penjualan, melaporkan hasilnya, mempromosikan produk, dan lain-lain. Selain itu, berdasarkan posisi spesifiknya seperti Sales Representative, Sales Associate, maupun Sales Manager, masih banyak lagi tugas dan tanggung jawab yang perlu diemban oleh seorang sales.
Jika kamu adalah seorang sales atau tertarik dengan posisi ini, kamu tentunya harus mengerjakan semua tugas tersebut dengan baik. Sayangnya, waktu kamu dalam satu hari hanya terbatas pada 24 jam. Akan sangat buruk jika kamu terlalu lama mengerjakan sebuah tugas, sampai-sampai tugas kamu yang lain malah terbengkalai dan dibiarkan menumpuk.
Salah satu “jebakan waktu” bagi seorang sales adalah tugas pengolahan data penjualan dari perusahaan. Kalau kamu gagap teknologi atau gaptek, maka kamu bisa saja menghabiskan waktu yang tidak sedikit untuk bengong dan garuk-garuk kepala karena kamu memasukkan data yang banyak dan tidak tahu cara menghitungnya secara efisien. Lebih buruk lagi, kamu mungkin bisa berlama-lama memilah data dan memastikan kerapihan spreadsheet yang besar hanya untuk banting meja saat rumus yang kamu pakai ternyata salah.
Nah, ini salah satu alasan mengapa keterampilan memakai Microsoft Excel bukanlah hanya menjadi nilai tambah bagi seorang sales, namun bisa juga menjadi prasyarat untuk melakukan pekerjaan kamu dengan baik. Belum selesai sampai sini, masih ada alasan-alasan lain tentang keharusan kamu belajar memakai program ini dan upskill secepatnya, seperti berikut ini.
Keuntungan Menguasai Microsoft Excel
Fungsi Microsoft Excel utama yang dinikmati oleh penggunanya adalah kemudahan dalam mengolah data. Dengan Excel, kamu tidak perlu lagi repot menghitung data secara manual dan menanggung resiko kesalahan penghitungan yang lebih tinggi. Coba ingat-ingat lagi deh, seberapa sering kamu salah menjawab soal matematika di bangku sekolah dulu hanya karena kekeliruan “sepele” seperti salah mengalikan atau salah menulis angka?
Excel mungkin terlihat sederhana pada awalnya: sebuah alat untuk membuat tabel. Namun, dengan memakai sistem fungsi Microsoft Excel, yang merupakan “kode” operasi penghitungan otomatis, alat ini menjadi jauh lebih kuat. Daripada menjumlahkan cell dalam spreadsheet kamu satu per satu, fungsi SUM bisa menyelesaikannya dalam sekejap. Fungsi AVERAGE akan memberikanmu rata-rata dari beberapa cell, COUNT akan menghitung jumlah cell yang memiliki kriteria yang kamu mau, dan VLOOKUP bisa dengan mudah mencarikanmu isi dari cell apapun dalam spreadsheet dengan cepat, bahkan jika spreadsheet tersebut memiliki ratusan baris dan kolom! Dari segi waktu, penghitungan manual sudah jelas akan kalah.
Selain menghitung, Excel juga mampu memudahkan kamu untuk menyortir data dan merubahnya menjadi berbagai macam diagram yang indah juga mudah terbaca bagi kebutuhan visualisasi data kamu. Kalau kamu ingin lebih praktis lagi, kamu juga bisa memakai berbagai macam template dari banyak tempat, sehingga kamu hanya tinggal memilih template mana yang paling sesuai dengan kebutuhanmu!
Tidak heran jika Excel diandalkan berbagai macam orang untuk keperluan analisis data, penilaian prospek, manajemen alur, prakiraan penjualan, perencanaan wilayah, dan lain-lain. Dengan memangkas waktu pengolahan data, maka seorang sales akan mampu menggunakan waktu dan usahanya untuk meningkatkan penjualan lewat cara lain.
Fungsi Microsoft Excel yang Umum di Bidang Sales
Fungsi-fungsi di atas seperti SUM, COUNT, dan AVERAGE adalah fungsi-fungsi dasar yang akan berguna bagi kebanyakan orang. Sebagai seorang sales, kamu membutuhkan sesuatu yang lebih spesifik. Ini dia beberapa fungsi yang lebih canggih untuk mengolah data di bidang ini:
- SUMPRODUCT
Fungsi yang satu ini memiliki kegunaan dasar untuk mengkalkulasikan jumlah dari perkalian pada larik tertentu. Kamu bisa memakainya untuk menghitung jumlah penjualan dari barang tertentu (semisal total penjualan baju merk A dengan ukuran L saja), total pengeluaran dari data barang yang dibeli (semisal dari daftar belanja), net profit yang didapatkan oleh seorang sales tertentu di lapangan (keuntungan yang didapatkan sales X dan Y), juga total barang tertentu yang dijual di wilayah tertentu (total penjualan sepatu AB di toko cabang Cibaduyut). Jika kamu menguasai fungsi ini, kamu tidak usah takut saat kamu kepepet waktu untuk menghitung banyak hal.
- Pivot Table
Meskipun bukan “fungsi” dalam arti “rumus Excel” seperti yang lain, namun Pivot Table sangat berguna untuk mempermudah pembacaan data dengan “merapikan” tabel. Pivot Table bisa dipakai untuk mengurutkan, menghitung, menganalisis, juga meringkas data dari sebuah tabel yang memuat banyak informasi.
Dengan ini, kamu bisa melihat hal-hal yang sulit dilihat ketika spreadsheet sudah “ramai”, seperti perbandingan, pola, dan tren. Kamu juga tidak perlu repot untuk menempelkan data kamu berkali-kali, sebab Pivot Table bisa disimpan di dalam lembar kerja yang sama atau berbeda, juga ditarik dari data di tempat eksternal seperti lembar kerja lain, model data, atau Power BI. Dengan ini kamu tidak harus menatap layar dengan lama untuk membacanya informasi yang dibutuhkan.
- Filter
Sama seperti Pivot Table, Filter bukanlah sebuah fungsi. Filter adalah alat yang bisa kamu pakai untuk menyembunyikan sebagian data pada sebuah tabel secara sementara. Dengan ini, kamu bisa lebih fokus melihat atau mencari data yang kamu ingin. Alat ini juga mudah digunakan, sebab Excel menyediakan menu drop-down sehingga kamu hanya perlu melakukan beberapa klik.
Contohnya, kamu bisa menggunakan Filter untuk membuat Excel hanya menunjukkan baris-baris di mana “SalesAmount” memiliki nilai 1000 ≥ 7000 dengan memilih opsi between di menu yang disediakan. Nah, pencarian data kamu akan lebih mudah ini.
Cara Meningkatkan Keterampilan Excel
Sekarang, setelah kamu tahu kemudahan-kemudahan yang bisa dimanfaatkan seorang sales dari Excel, mungkin kamu sudah tertarik untuk mulai belajar. Bagus! Ini berarti perjalanan upskill kamu telah dimulai. Berikut tips-tips yang bisa kamu pertimbangkan saat kamu belajar menggunakan Excel:
Pilih sumber yang sesuai
Dengan adanya internet, kendala dalam pencarian sumber bukan lagi tentang masalah ada atau tidaknya sumber, namun memilih dari banyak sekali pilihan yang tersedia dalam genggaman tanganmu. Untuk Excel, kamu bisa mulai dari situs resmi Microsoft. Selain terpercaya, situs ini juga memberikan instruksi-instruksi sederhana secara mudah, dan lebih baik lagi, gratis!
Belum merasa cukup? Masih banyak situs lain di internet yang menyediakan tutorial yang gratis, komprehensif, dan berkualitas, seperti Chandoo, Contextures, GCF Learn Free. Ada juga forum yang bisa kamu pakai untuk bertanya seperti MrExcel, loh! Jika kamu berkenan untuk menyisihkan sedikit uang, – karena harga tak pernah berbohong – situs kursus berbayar seperti Udemy dan Skillshare mungkin bisa menjadi pilihan yang cocok.
Berkenalan dengan Excel
Tak kenal maka tak sayang. Sama seperti peribahasa tersebut, untuk menyayangi Microsoft Excel, kamu bisa coba berkenalan dengannya terlebih dulu secara mandiri. Dengan mengamati tombol-tombol dan interface yang belum kamu ketahui fungsinya sambil melihat cara kerja mereka secara langsung, kamu bisa memperoleh bekal “praktik” dalam pembelajaran kamu kedepannya. Dengan begini, kamu tidak akan terlalu kebingungan saat bertemu dengan fungsi-fungsi “canggih” seperti XNPV, IPMT, XIRR, dan lain-lain.
Tentukan target pembelajaran
Mengingat kompleksitas Excel, maka memilih apa saja yang mau kamu pelajari bisa menjadi tantangan tersendiri. Jika kamu baru memulai, cobalah membuat tabel penjualan produk yang sederhana terlebih dahulu; hanya dengan nama produk, harga, unit yang terjual, dan tanggal penjualan. Gunakan fungsi-fungsi sederhana seperti SUM, AVERAGE, COUNT untuk memulai, lalu kuasai fungsi-fungsi tersebut seiring berjalannya upskilling kamu.
Kemudian, pastikan bahwa pekerjaan kamu sebagai sales akan memaksa kamu untuk memakai Excel. Jangan takut untuk mengambil tugas yang memerlukan perhitungan rumit dan mendetil! Dengan tuntutan pekerjaan di belakang kamu, motivasi untuk belajar akan selalu kuat dan kamu akan mendapatkan keuntungan jangka panjang sambil bekerja. Two birds with one stone!
Jangan berhenti berlatih
Dalam perjalanan upskilling, tentu saja akan ada halangan dan rintangan yang kamu harus hadapi. Kurangnya waktu luang untuk latihan, rasa bosan dalam memakai Excel, bahkan sekedar kepenatan bekerja bisa menjadi alasan untuk berhenti. Tidak ada salahnya jika kamu beristirahat dulu, namun jangan sampai tujuan kamu untuk menguasai Excel menjadi tidak tercapai.
Sekarang, bayangkan kamu sudah ahli dalam menggunakan Excel. Semua data penjualan bisa kamu olah dengan cepat dan laporan yang kamu tulis sangat mendetil juga selalu bersih dari kesalahan. Jika sudah seperti itu, apa sudah saatnya kamu berhenti mempelajari Excel?
Tentu saja tidak! Mungkin efisiensi teknik yang sering kamu pakai masih belum maksimal. Mungkin juga rumus lama yang kamu sudah lupa-lupa ingat ternyata punya aplikasi yang jauh lebih luas. Masih banyak hal yang kamu bisa pelajari dan tingkatkan.
Menjadi ahli dari Microsoft Excel memang sangat keren. Daya saing kamu akan meningkat, dan bagi perusahaan, kamu akan menjadi karyawan yang semakin memikat! Tetap semangat menjadi lebih baik dan pelajari juga tips karir dari JobStreet dan ikuti kursus-kursus eksklusif sekarang. Mau ikut bersaing di dunia kerja? Mulai karir kamu dengan mencari lowongan kerja dengan mudah di aplikasi JobStreet, tersedia di Google Play Store dan Apple App store. Unduh dan perbarui profil kamu sekarang!
Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner karir, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karir. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.
Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.
Tentang SEEK Asia
SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.
Tentang SEEK Limited
SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.
